Pengertian dokumentasi selanjutnya adalah menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

yang menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan

penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan
keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi lainnya.

Selanjutnya menurut Ensiklopedia Britania, menjelaskan bahwa dokumentasi adalah

pengawasan dan penyusunan biografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari,
dan esai, selain bisa juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut isa di capai.
Yang terakhir adalah menurut FDI (Federation International de Decomentation) mengartikan
dokumentasi adalah proses mengumpulkan dan menyebar dokumen-dokumen dari semua
jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

Tujuan dilakukannya kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan

pengetahuan serta bukti. Dokumentasi berperan sebagai unit pelayanan dalam bidang
dokumentasi, sebagai media penerbit suatu jurnal publikasi, alat dasar dalam
menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah,

untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen, dan lain sebagainya. Kegiatan

dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, mencatat isi
dokumen, pengolahan dokumen, produksi dokumen, penyajian dan penyebarluasan dokumen
dan menyimpan dan menjaga dokumen tersebut.

Pentingnya suatu kejadian tidak akan penting lagi, jika tidak memenuhi syarat dokumentasi
sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting bagi pribadi maupun
suatu organisasi perusahaan. Sebagaimana fungsinya, dokumentasi dapat menyelamatkan
posisi Anda dalam suatu tuduhan yang tidak menyenangkan. Ataupun bisa dijadikan alat
untuk menjatuhkan orang lain. Pada umumnya dokumentasi dimiliki oleh berbagai macam
lembaga.

Dokumentasi terdiri kedalam beberapa jenis, diantaranya:

1. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
Dokumen privat, seperti surat niaga, surat dinas, laporan
2. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
 Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor.
3. Jenis Dokumen Menurut Jenisnya
Dokumen fisik, adalah dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
Dokumen intelektual, mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran,
cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
4. Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi
Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur.

Komputerisasi akuntansi adalah suatu media seperti komputer dan perangkat lunak
(software) akuntansi yang berguna untuk mencatat, menyimpan, dan menganalisis
data keuangan.
kelebihan dan kekurangan aplikasi komputerisasi akuntansi. jadi penjelasan tentang
komputerisasi akuntansi adalah sebuah metode atau alat yang digunakans seorang
akuntan ketika ingin membuat sebuah laporan keuangan dengan otomatis.

Pemahaman akuntansi itu sendiri, itu adalah sistem informasi yang mencatat,
mengumpulkan dan menukar data keuangan untuk keperluan pengambilan keputusan.
Sistem akuntansi yang efektif dapat mencapai tiga tujuan utama. Pertama, laporkan
secara internal kepada manajer untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas
sehari-hari. Kedua, laporan internal digunakan untuk perencanaan strategis, dan
ketiga, laporan eksternal digunakan untuk pihak eksternal yaitu: pemegang saham,
pemerintah dan pihak eksternal lainnya. Ketiganya dihasilkan melalui pemrosesan
data yang disebut transaksi akuntansi.
Pengolahan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau menggunakan
peralatan elektronik (seperti komputer). Kemajuan teknologi komputer berdampak
besar pada semua aspek kegiatan bisnis. Tentunya akuntansi tidak lepas dari pengaruh
ini. Dalam sistem akuntansi manual, data sebagai masukan diproses secara manual
sebagai informasi sebagai keluaran. Dalam sistem atau sistem akuntansi komputer
yang biasa disebut dengan electronic data processing (PDE), data sebagai masukan
juga diproses sebagai informasi sebagai keluaran. Keunggulan menggunakan
komputer ini dapat dilihat dengan jelas yaitu kecepatan, ketepatan dan kemampuan
untuk dengan mudah mengubah data menjadi informasi akuntansi.

keunggulan sistem komputer di bidang akuntansi dibandingkan dengan sistem tulisan

tangan (sistem manual), sistem komputer mempunyai banyak keunggulan, antara lain:

 Waktu lebih efektif

 Mencegah kesalahan
 Posting otomatis
 Pembuatan laporan otomatis
 Pencetakan dokumen otomatis

Kelebihan Komputerisasi Akuntansi

a. Akurasi Tinggi

Sistem akutansi dari komputer memiliki keakuratan tinggi karena didesain

khusus guna menghitung data hingga detail. Setelah data dimasukan maka
pengolahan data terjadi dengan otomatis dan kemungkinan terhindar dari
kesamaan data sehingga lebih akurat.

b. Adanya PenerapanOtomatisasi

Dibandingkan dengan akutansi manual komputerisasi akutansi memiliki nilai

yang lebih unggul karena banyak proses yang lebih efektif dan efisien.
Komputerisasi akutansi . bisa menyederhanakan proses penyimpanan catatan
transaksi dalam bentuk elektronik. Pada saat yang sama, transaksi diposting
secara otomatis ke akun-akun dalam buku besar dan buku pembantu.

c. Akses Data Menjadi Lebih Mudah

Setiap individu atau user dimudahkan ddengan adanya komputerisasi akutansi

karena Komputerisasi akuntansi menyajikan informasi tentang saldo akun
untuk mendukung pengambilan keputusan karena saldo akun diposting sejak
transaksi muncul sesuai dengan hakikat akutansi

d. Keandalan atau Reliabilitas Laporan Keuangan

Perhitungan transaksi perusahaan dengan komputerisasi akutansi sangatlah

akurat dan memiliki ketepatan tinggi sehingga laporan yang dihasilkan sangat
baik. Dengan akses yang cepat melalui alat perhitungan yang tersistem
reliabilitas bisa terwujud.

e. Adanya Skala Perhitungan

Setiap perusahaan pasti membutuhkan jenis jenis akutansi yang jumlah banyak
dan kompleks. Dengan sistem komputerisasi semua hal dapat terjaga
dikarenakan pemilihan data dengan sistem tersebut bisa menyaring banyak
dokumen.

f. Kecepatan dalam Proses Akuntansi

komputerisasi akuntansi menunjang keseluruhan proses pembuatan akun

menjadi lebih cepat. Setelah input data maka jenis – jenis laporan keuangan
bisa dihasilkan secara langsung semudah menekan tombol yang diinginkan.
Seorang manajer tidak usah menunggu berjam-jam, bahkan berhari-hari untuk
menyerahkan laporan keuangan pada pihak internal perusahaan yang
membutuhkannya.

g. Keamanan Data Terjamin

Data keuangan perusahaan tentunya lebih aman karena jika terjadi bencana
alampun tidak begitu berpengaruh terhadap data perusahaan dan apabila
terjadi kerusakaan file juga masih mampu untuk di perbaiki

h. Lebih Hemat dalam Biaya

Komputerisasi akuntansi lebih efisien daripada akuntansi berbasis manual
sehingga lebih hemat biaya. Pekerjaan terkait siklus akutansi dan konsep dasar
akutansi akan dilakukan lebih cepat dan lagsung disimpan sehingga
menghemat (efisiensi) waktu.

j. Visualisasi Data

Dengan visualisasi data seorang manajer mampu melihat melalui komputer

sehingga memungkinkan untuk mengambil keuntungan dari opsi melihat data
dalam format yang berbeda. Data dalam tabel dan berbagai jenis grafik bisa
mudah dibuat sehingga visualisasi data dalam fungsi akutansi mudah untuk
diwujudkan.

kekurangan atau kelemahan yang ada di dalam komputerisasi akuntansi.

a. Butuh Biaya untuk Membeli Perangkat

Tentu setiap komponen pada komputer perlu dibeli dengan uang sehingga
membutuhkan biaya yang cukup besar.

b. Butuh Biaya untuk Perawatan (Maintenance)

Dalam setiap komponen pada perangkat komputer pasti membutuhkan biaya

perawatan karena apabila tidak rutin dilakukan perawatan maka bisa
menimbulkan kerusakan yang serius pada perangkat komputer.

c. diperlukan user atau operator yang memiliki pengetahuan tentang teknologi

karena komputerisasi akuntansi ini memiliki sifat teknologi, jadi secara

pengelihatan kita akan lebih sulit dibanding dengan sistem yang manual.
didalam pengoperasiannya tentu membutuhkan seseorang yang tidak gaptek,
agar pekerjaan dapat berjalan baik.

d. Membutuhkan Ketelitian yang Ekstra.

jadi ketika kita mengerjakan pekerjaan kita, jangan sampai ada satu hal yang
terlewat misalkan kita harus menyimpan sebuah dokumen atau hasil kerja kita.
apabila kita lupa menyimpan pekerjaan kita maka hal itu akan sia sia dan
hilang, jadi harus teliti.

e. Berisiko Terjadi Kerusakan pada Sistem

selain perawatan yang mahal, kita perlu memperhatikan sistem komputerisasi

yang kita pakai. karena apabila terjadi kerusakan tidak serta merta dapat kita
perbaiki secara langsung. karena dalam perbaikan tentu di butuhkan tenaga
ahli dan biaya yang mahal.