MANAJEMEN PENGETAHUAN

“Portal Pengetahuan dan Alat Manajemen Pengetahuan”

Dosen Pengampu : Ninik Probosari, SE, M.Si

Kelompok 5 / EM-F

Disusun oleh :

1. Prista Amelia Dewi (141170280)

2. Ganjar Balko Tirosa (141180208)

3. Matsumura Asaga (141180217)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

YOGYAKARTA
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-Nya
kami dapat menyusun makalah ini. Penyusunan makalah ini dapat terselesaikan berkat dukungan
maupun bimbingan semua pihak yang turut membantu salah satunya dosen matakuliah
Manajemen Pengetahuan yaitu Ibu Ninik Probosari SE, M.Si dengan dukungannya sehingga
dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.

          Kami menyadari keterbatasan dan kemampuan yang kami miliki, makalah ini belum dapat
dikatakan sempurna, kami memohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam hal penulisan dan
lain hal sebagainya , namun demikian kami telah berusaha semaksimal mungkin sesuai dengan
kemampuan untuk mewujudkan makalah ini.

Besar harapan kami makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis pribadi khususnya dan
bagi siapa saja yang memerlukan pada umumnya.

Yogyakarta, 18 November 2019

Tim Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................................ii
BAB I..........................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN......................................................................................................................................1
A. Latar Belakang Masalah..................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah............................................................................................................................1
C. Tujuan...............................................................................................................................................1
BAB II........................................................................................................................................................2
PEMBAHASAN.........................................................................................................................................2
A. Portal Sebagai Dasar........................................................................................................................2
B. Evolusi Konsep Portal......................................................................................................................3
1. The Knowledge Producer Interface..........................................................................................3
2. The Knowledge Consumer Interface........................................................................................3
C. Portal pengetahuan dan Transformasi Bisnis................................................................................3
BAB III.......................................................................................................................................................8
PENUTUP..................................................................................................................................................8
A. Kesimpulan.......................................................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................................8

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan era informasi menuntut keterampilan setiap individu dalam menemukan
dan menggunakan informasi secara efektif dan efisien. Kebutuhan akan penguasaan kemampuan
tersebut muncul sebagai dampak dari ledakan informasi yang membawa perubahan mendasar
dalam sistem teknologi dan komunikasi pada masakini. Penguasaan informasi menuntun
pengguna untuk mampu mencari, mengevaluasi dan menggunakan informasi secara efektif
mengikuti kemajuan teknologi dan perkembangan informasi itu sendiri. Kemajuan
perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat membawa perubahan signifikan pada
bentuk dan media penyajian informasi. Informasi pada masa kini disajikan tidak hanya dalam
bentuk tercetak namun disajikan juga dalam berbagai media/bentuk elektronik yang dapat di
akses melalui jaringan internet. Ada berbagai macam penyedia informasi, salah satunya adalah
portal berita online. Portal pengetahuan merupakan salah satu jenis media massa yang populer.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Portal sebagai dasar?
2. Apa yang dimaksud dengan evolusi konsep portal ?
3. Apa yang dimaksud dengan portal dan transformasi bisnis ?
4. Apa manfaat yang diperoleh dari portal pengetahuan ?
5. Apa yang saja komponen portal pengetahuan ?
6. Apa yang dimaksud dengan lapisan arsitektur portal pengetahuan ?
7. Apa yang saja kategori alat portal ?
8. Apa yang dimaksud dengan kolaborasi ?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan portal sebagai dasar
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan evolusi konsep portal
3. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan portal dan transformasi bisnis
4. Untuk mengetahui manfaat apa yang diperoleh dari portal pengetahuan
5. Untuk mengetahui apa saja komponen portal pengetahuan
6. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan lapisan arsitektur portal pengetahuan
7. Untuk mengetahui apa saja kategori alat portal
8. .Untuk mengetahui apa dimaksud dengan kolaborasi

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Portal Sebagai Dasar
Portal pengetahuan (Knowledge Portal atau KP) merupakan tempat kerja maya (virtual
workplaces) yang mempromosikan upaya berbagi pengetahuan yang aman, diantara beberapa
katagori dari pengguna akhir (seperti pelanggan, mitra, dan karyawan) portal pengetahuan
memilik fungsi sebagai berikut :
1. Menyediakan akses ke data terstruktur yang tersimpan
2. Mengatur data yang tidak terstruktur seperti dokumen elektronik, dokumen kertas,
pelajaran yang dipetik, cerita, dan sejenisnya.
3. aplikasi berbasis web yang menyediakan satu titik akses ke informasi online
4. Sebuah alat yang muncul untuk
a. Menyederhanakan akses ke data yang tersimpan dalam berbagai sistem aplikasi
b. Memfasilitasi kolaborasi antara karyawan
c. Membantu perusahaan dalam menjangkau pelanggan

Awalnya, portal hanyalah mesin pencari. Mereka menggunakan teknologi pencarian sederhana
untuk menemukan informasi di Web. Fase berikutnya mengubah portal menjadi "situs navigasi"
untuk menggambarkan fungsi yang tersedia di situs, termasuk minat pribadi dalam kelompok
seperti berita, olahraga, keuangan, pendidikan, sains, dan lainnya. Karena meningkatnya jumlah
informasi yang dapat diakses secara internal dan eksternal, kebutuhan akan informasi yang lebih
personal menjadi lebih kritis dan mendesak. Untuk memfasilitasi akses ke akumulasi informasi
yang besar, portal berkembang untuk memasukkan kemampuan pencarian dan taksonomi
lanjutan. Ini disebut "Portal Informasi".

2
B. Evolusi Konsep Portal
Dari Informasi untuk Portal pengetahuan
1. Fokus pada bagaimana itu akan digunakan oleh pengetahuan pekerja
2. Sebuah komponen kunci dalam arsitektur manajemen pengetahuan
3. Memungkinkan produsen dan pengguna pengetahuan untuk berinteraksi
Portal pengetahuan menyediakan dua jenis interface:
1. The Knowledge Producer Interface
Memfasilitasi pekerjaan pekerja pengetahuan dalam mengumpulkan dan menganalisis
informasi, berkolaborasi dengan rekan atau kolega, dan akhirnya menghasilkan
pengetahuan baru.
2. The Knowledge Consumer Interface
Memfasilitasi penyebaran pengetahuan di seluruh perusahaan. Fitur utama portal
pengetahuan adalah fasilitas personalisasi canggih yang memperhitungkan profil
konsumen.

C. Portal pengetahuan dan Transformasi Bisnis

Portal dapat memenuhi (atau mentransformasikan) tantangan bisnis saat ini :
1. Waktu yang lebih singkat untuk memasarkan
2. Pergantian staf
3. Pelanggan dan investor lebih banyak menuntut (demanding)
4. Ledakan informasi bisnis utama dalam dokumen elektronik
5. Kecepatan pertumbuhan jumlah dan jenis konten

D. Manfaat Portal Pengetahuan

Peningkatan Penurunan
Produktivitas Traffic E-mail
Menemukan dokumen Waktu dalam rapat
Kolaborasi Panggilan telepon
Keputusan yang lebih baik Respon waktu
Kualitas data Upaya berlebihan
Berbagi pengetahuan Biaya operasional
Mengidentifikasi ahli Waktu ke pasar

E. Komponen Kunci Infrastruktur Portal Pengetahuan

3
 1. Intelijen bisnis (pengetahuan)
2. Manajemen konten (dinamis)
3. Manajemen data (terstruktur)
4. Gudang data dan data mart (analitis)

F. Lapisan Arsitektur Portal Pengetahuan

G. Kategori Alat Portal

1. Pertemuan
2. Kategorisasi
3. Distribusi
4. Kolaborasi
5. Menerbitkan
6. Personalisasi
7. Search / menavigasi
H. Kolaborasi
1. Alat kolaborasi menciptakan sistem KM yang mendukung berbagi informasi dan
penggunaan kembali
2. Memungkinkan beberapa pengguna bekerja sama secara terkoordinasi dari waktu ke
waktu (dan ruang) melalui portal

4
a. Jenis Kolaborasi
1. Kolaborasi Asynchronous, tidak memiliki batasan waktu atau ruang. Pertanyaan,
tanggapan, atau akses terjadi kapan saja dan dimana saja
2. Kolaborasi yang Sinkron, interaksi yang terjadi seketika (dalam beberapa detik).
Hal ini dapat menggunakan audio, video, atau teknologi data

b. Perangkat alat kolaborasi

1. Sistem e-mail yang nyaman
2. Browser Web
3. Fungsi pencarian yang sederhana
4. Layanan kolaborasi dengan database multiguna
5. Layanan web
6. Layanan pengindeksan untuk pencarian dokumen full-text
7. Lokasi pusat penyimpanan yang terorganisir dengan baik

c. Manajemen konten - Kategorisasi dan Penerbitan

1. Menggunakan metadata untuk menentukan jenis informasi
2. Mengkategorikan dokumen serupa ke kelompok bernama
3. Direktori / kemampuan pengindeksan (indexing capability) untuk secara otomatis
mengelola gudang data perusahaan yang terus bertambah
4. Menyediakan pemeliharaan taksonomi yang dinamis

d. Agen cerdas - Pengumpulan dan Personalisasi

1. Software yang mengeksekusi berbagai tugas secara otonom (misalnya, membandingkan,
belajar, mencari)
2. Menemukan rincian hubungan yang sebelumnya tidak diketahui antara organisasi dan
pelanggan
3. Menganalisis permintaan prioritas pelanggan dengan belajar dari pengalaman pembelian
mereka

e. Layanan Agen cerdas

1. Layanan pelanggan online yang disesuaikan (customized)
2. Profil pelanggan berdasarkan catatan
3. Mengintegrasikan profil pelanggan ke kegiatan pemasaran kelompok
4. Memprediksi kebutuhan pelanggan
5. Menegosiasikan harga dan jadwal pembayaran
6. Melakukan transaksi keuangan mewakilkan pelanggan
f. Isu penting untuk Portal pengetahuan

5
 1. Tanggap terhadap kebutuhan pengguna
2. Struktur konten dalam sistem yang besar
3. Persyaratan kualitas konten
4. Integrasi dengan sistem yang ada
5. Skalabilitas
6. Perangkat keras-kompatibilitas perangkat lunak
7. Sinkronisasi teknologi dengan kemampuan pengguna

Vendor Portal
Vendor Produk Ringkasan Fitur Penggunaan Terbaik
Portal KM
Lotus / IBM Lotus Raven 1,0 •Taksonomi • Self-creating dan
(dalam versi beta) intelijen pemurnian/menyempurnakan
• Alat kolaborasi taksonomi
QuickPlace • Sumber daya personil
• Memberikan nilai terkait dengan sumber data
untuk data • Kolaborasi canggih
berdasarkan • Repurposing portal dengan
penggunaan mudah
• Replikasi portal • Pengembangan aplikasi
• Memfasilitasi cepat dengan paket KM
manajemen konten terkait
terkait

Open Text MyLivelink Portal • alur kerja • KM terintegrasi

1.0 dengan Livelink terintegrasi • Manajemen dokumen dan
software 8.5.1 KM • integrasi cepat alur kerja
fitur • Ruang kolaborasi kustom
• penyebaran Portal (pribadi, proyek, atau
Cepat perusahaan

Plumtree Plumtree Corporate • Populasi otomatis • Mudah dan konten yang

Portal 4.0 • E-mail, voice, dan luas serta integrasi aplikasi
pemberitahuan • Skalabilitas
nirkabel • Keamanan yang canggih
• Integrasi dengan • Taksonomi yang mudah
direktori LDAP dilatih (trainable)
• Alat-alat E-room • Berbagai akses data
• Kustomisasi dan
perpanjangan (extensibility)

Woolamai WebMeta Mesin • Integrasi cepat • Kegunaan (usability)

1.0 • Antarmuka portal • Melacak statistik situs
fleksibel • Streaming konten ke

6
•Pengetahuan perangkat nirkabel
taksonomi
menyesuaikan
dengan pandangan
data
•Fungsi data mining
• statistik situs web

7
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Knowledge Portals merupakan tempat kerja maya (virtual workplaces) yang
mempromosikan upaya berbagi pengetahuan yang aman, diantara beberapa katagori dari
pengguna akhir.  KP memberikan kemudahan akses pada data terstruktur yang tersimpan dan
mengorganisasikan data yang tidak terstruktur.  Aplikasi berbasis web ini memberikan satu
tempat akses pada informasi online, dan mampu menyederhanakan akses ke data yang tersimpan
dalam berbagai sistem aplikasi. Portal dapat memberikan solusi dan mengubah tantangan-
tantangan bisnis saat ini, terkait dengan: waktu penyerahan yang lebih cepat, pergantian staf, 
permintaan pelanggan dan investor yang lebih kompleks, peningkatan yang tajam dalam
pengelolaan dokumen elektronik yg menjadi informasi bisnis kunci dan kecepatan dalam
pengelolaan konten yang meningkat jumlah dan jenisnya.

DAFTAR PUSTAKA

1. https://muhammaddebyafriansyah.wordpress.com/2017/12/16/knowledge-portals/
2. Ninik Probosari & Yuni Siswanti, 2017, Manajemen Pengetahuan: Pendekatan Konsep
dan Aplikasi Riset (Edisi Revisi)