ADMINISTRASI APOTIK

Pengelolaan administrasi di Apotek dilakukan oleh bagian administrasi yang

meliputi:
1. Buku Barang Habis (defacta)
Buku ini digunakan untuk mencatat nama obat atau obat baru serta jumlah
yang harus segera dipesan untuk memenuhi kebutuhan persediaan dan stockdi
apotek.
2. Blanko Surat Pesanan (SP)
Buku ini berisi lembaran-lembaran surat pesanan yang ditandatangani oleh
apoteker sebagai penanggungjawabnya. Surat pesanan dibuat rangkap dua
dengan perincian lembaran asli diserahkan ke PBF,tembusannya digunakan
sebagai arsip. Obat golongan narkotika, psikotropika dan prekusor dipesan
dengan menggunakan surat pesanan tersendiri yang ditujukan ke PBF Kimia
Farma dengan menyerahkan lembar asli dari surat pemesanan.
3. Buku Penerimaan Barang
Buku ini digunakan untuk mencatat penerimaan barang yang dilakukan setiap
hari berdasarkan faktur dan tanda terima barang. Dalam buku ini tercantum nama
PBF,nama barang, jumlah barang, tanggalf aktur,tanggal jatuh tempo, harga obat
satuan, total harga.
4. Kartu Stock
Kartu stock merupakan kartu yang berfungsi untuk mengetahui jumlah
barangyang masuk dan keluar,baik berupa obat maupun komoditi lainnya.
5. Kartu Stelling
Fungsi kartu ini hampir sama dengan kartu stock yaitu untuk mengetahui
jumlah barang yang ada diruang racik, kartu ini diletakkan didalam dos obat yang
tersedia di ruang racik, dan setiap kali menambah atau mengurangi jumlah
barang harus mencatat tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa stock. Dari
kartu stelling dapat dibaca kecepatan jual barang termasuk fast moving atau
slowmoving.
6. Buku Penjualan Obat dengan Resep
Buku ini digunakan untuk mencatat tanggal resep, nomor urut resep, nama
pasien, nama dokter, harga, discount, jumlah tuslah, harga tuslah, total harga.
7. Laporan Penggunaan Narkotika
Laporan penggunaan narkotika dibuat satu bulan sekali dan ditanda tangani
oleh APA dan dilaporkan kepada Kepala Dinas KesehatanKota setempat dengan
dilengkapi surat pengantar dan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Propinsi dan Balai Besar POM propinsi, serta untuk arsip apotek.
8. Laporan Penggunaan Psikotropika
Laporan penggunaan psikotropika dibuat satu tahun sekali ditanda tangani
oleh APA, dilaporkan ke Kepala Dinas Kesehatan Kota setempat dengan dengan
dilengkapi surat pengantar dan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM serta
arsip apotek.
Untuk pelaporan narkotika dan psikotropika pada tahun 2013 sudah
menggunakan aplikasi Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP)
yang dikembangkan dan dikelola oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi
kefarmasian, Ditjen Binfar dan Alkes dan Kementrian kesehatan Republik
Indonesia.
9. Laporan Obat-Obat Generik Berlogo
Laporan obat generik berlogo dibuat setiap tigabulan sekali,dilaporkan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Kota dengan dilengkapi surat pengantar dan
ditandatangani oleh APA.
10. Laporan Daftar Tenaga Kerja
Laporan daftar tenaga kerja memuat daftar tenaga kerja diapotek
(Apoteker,TTK, dan tenaga lain). Laporan ini ditandatangani oleh APA, dibuat
setiap tiga bulan sekali, dilengkapi surat pengantar, ditujukan kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kota.
11. Buku Inkaso
Buku inkaso digunakan untuk mencatat faktur yang telah dibayar pihak apotek
kepada PBF. Faktur asli yang disertai faktur pajak setelah pembayaran faktur
dicatat dalam buku kas dengan menuliskan nomor, tanggal penulisan faktur,
tanggal penerimaan barang, nama PBF, nomor faktur dan jumlah tagihan. Total
pengeluaran pembayaran dijumlahkan per hari.
A. PELAYANAN OBAT DI APOTIK

1. Pelayanan Bebas dan Non Resep

Apotek melayani penjualan obat bebas, bebas terbatas dan OWA. Obat bebas
dan bebas terbatas adalah obat-obat yang boleh diberikan kepada pasien tanpa resep
dokter. Obat Wajib Apotek (OWA) menurut Permenkes
RINo.347/MenKes/SK/VII/1990 adalah obat keras yang dapat diberikan dalam
jumlah tertentu oleh apoteker kepada pasien tanpa resep dokter, dengan disertai
pemberian konseling, informasi, dan edukasi terkait obat yang diserahkan.
Perhitungan harga jual obat bebas dan non resep pada umumnya adalah sebagai
berikut :
1) Obat bebas : HJA = {( HNA +PPn)+ 10%}
2) Non Resep : HJA = {( HNA +PPn)+ 15%}
3) Obat Resep : HJA = {( HNA +PPn)+ 25%}
Keterangan:
HJA : Harga Jual Apotek
HNA : Harga Netto Apotek
2. Pelayanan Resep
Apotek juga menerima resep dari dokter baik dokter umum, dokter spesialis,
dokter gigi, dokter hewan. Resep yang masuk harus melalui proses screening dan
mendapat persetujuan dari apoteker sebelum resep disiapkan oleh reseptir maupun
oleh apoteker sendiri. Kegiatan pelayanan resep harus senantiasa memperhatikan
Standard Operating Procedure(SOP) pelayanan resep yang ada diapotek untuk
menjamin mutu pelayanan yang diterima pasien. SOP merupakan panduan petugas
dalam melakukan Pengambilan obat sesuai permintaan pasien (lakukan diagnosis
sederhana, berikan informasi serta alternatif pilihan obat jika diminta atau diperlukan
dengan pengarahan apoteker). Kasir melakukan kalkulasi dan informasi harga obat
kepada pasien masing-masing tahap pekerjaan.
Perhitungan harga jual obat dengan resep menggunakan rumus:
HJA = {( HNA +PPn)+ 25%}+ E + T
Keterangan:
HJA : HargaJual Apotek
HNA :HargaNetto Apotek
 E :Embalase(harga barang yang tidak termasuk obat, misalnya plastik,
kertas puyer,kapsul kosong)
T :Tuslah

B. CONTOH MENGHITUNG HARGA JUAL OBAT

1. Harga jual obat (harga di faktur include PPN)

Berapakah harga Neurodex per tablet jika apotek menghendaki keuntungan 25%?

Jawab:

Harga neurodex per tablet (HNA+PPN 10%)= ,-

Keuntungan 25% =Rp. 275 x1,25 =Rp. 343,75,-

Jadi hargaNeurodex per tablet adalah Rp. 343,75,

2. Harga jual obat (harga di faktur belum termasuk PPN)

Berapakah hargaVometa per tablet jika apotek menghendaki keuntungan 25%?

Jawab:

Harga Vometa per tablet = ,-

HNA+PPN 10% =Rp. 3.600 x1,1 =Rp. 3960,-

Keuntungan 25% =Rp. 3960 x1,25 =Rp.4.950,- Jadi

harga Vometa per tablet adalah Rp. 4.950,-

C. CONTOH MENGHITUNG HARGA RESEP
Daftar Harga Obat

Nama Obat SATUAN HNA HNA + PPN HJA

Ambroxol tab Tab Rp 190 Rp 209 Rp 261
Amoxicillin Tab Rp 420 Rp 462 Rp 578
Antacida tab Tab Rp 65 Rp 72 Rp 89
Caviplex Kaplet Rp 650 Rp 715 Rp 894
Cefadrxyl INF Kapsul Rp 1000 Rp 1100 Rp 1375
Cetrizin Tab Rp 285 Rp 314 Rp 392
Grafadon Kaplet Rp 150 Rp 165 Rp 206
Grantusif Kaplet Rp 450 Rp 495 Rp 619
Paracetamol generik Kaplet Rp 400 Rp 440 Rp 550
Ol Sesami 100 g Rp 3.000 Rp 3.300 Rp 4.125
Cera Flava 100 g Rp 25.000 Rp 27.500 Rp 34.375
Vaselin Flavum 100 g Rp 7.500 Rp 8.250 Rp 10.313
Adeps Lanae 100 g Rp 45.000 Rp 49.500 Rp 61.875
Kloramfenicol serbuk 100 g Rp 3.500 Rp 3.850 Rp 4.813

Ketentuan

Biaya Racik Rp 1.500

Tuslah Rp 1.500
Embalase Rp 1.000
Kertas Puyer @ Rp 100
Kapsul @ Rp 150
Pot salep K Rp 500
Pot salep T Rp 1.000
Pot Salep B Rp 1.500
Botol K Rp 1.500
Botol B Rp 2.000

1. R/ Paracetamol tb ½
Antacida tb ½
Ambroxol tb ½
m.f Pulv dtd No XII
S 3 dd 1 Pulv
Pro: Amar (15Th)
Penimbangan Bahan
 Paracetamol ½ x 12 = 6 tab
 Antacida ½ x 12 = 6 tab
 Ambroxol ½ x 12 = 6 tab
 Harga Obat (Resep Racikan)
Paracetamol 6 tab x Rp 550 = RP 3300
Antacida 6 tab x Rp 89 = Rp 534
Ambroxol 6 tab x Rp 261 = Rp 1566
Kertas Puyer 6 x Rp 100 = Rp 600
Embalase Rp 1000
Biaya Racik Rp 1500
Tuslah Rp 1500 +
Total Harga Rp 10000

2. R/ Cefadroxyl cap No. XII

S 2 dd Cap I
R/ Grantusif Kapl No. X
S 3 dd Kapl I
R/ Caviplex No. VI
S 1 dd Kapl I
Pro: Latifa (24 Th)
Penimbangan Bahan
Cefadroxyl Cap 12
Grantusif Kapl 10
Caviplex 6
Harga Obat
Cefadroxyl Cap 12 x Rp 1375 = Rp 16500
Grantusif Kapl 10 x Rp 619 = Rp 6190
Caviplex 6 x Rp 894 = Rp 5364
Embalase = Rp 1000
Tuslah 3 R = Rp 4500 +
Total Harga Rp 28190 ~ Rp 28 200