ADMINISTRASI APOTIK

Pengelolaan administrasi di Apotek dilakukan oleh bagian

administrasi yang meliputi:
1. Buku Barang Habis (defacta)
Buku ini digunakan untuk mencatat nama obat atau obat baru
serta jumlah yang harus segera dipesan untuk memenuhi
kebutuhan persediaan dan stockdi apotek.
2. Blanko Surat Pesanan (SP)
Buku ini berisi lembaran-lembaran surat pesanan yang
ditandatangani oleh apoteker sebagai penanggungjawabnya.
Surat pesanan dibuat rangkap dua dengan perincian lembaran
asli diserahkan ke PBF,tembusannya digunakan sebagai arsip.
Obat golongan narkotika, psikotropika dan prekusor dipesan
dengan menggunakan surat pesanan tersendiri yang ditujukan
ke PBF Kimia Farma dengan menyerahkan lembar asli dari surat
pemesanan.
3. Buku Penerimaan Barang
Buku ini digunakan untuk mencatat penerimaan barang yang
dilakukan setiap hari berdasarkan faktur dan tanda terima
barang. Dalam buku ini tercantum nama PBF,nama barang,
jumlah barang, tanggalf aktur,tanggal jatuh tempo, harga obat
satuan, total harga.
4. Kartu Stock
Kartu stock merupakan kartu yang berfungsi untuk
mengetahui jumlah barangyang masuk dan keluar,baik berupa
obat maupun komoditi lainnya.
5. Kartu Stelling
Fungsi kartu ini hampir sama dengan kartu stock yaitu untuk
mengetahui jumlah barang yang ada diruang racik, kartu ini
diletakkan di dalam dos obat yang tersedia di ruang racik, dan
setiap kali menambah atau mengurangi jumlah barang harus
mencatat tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa stock.
Dari kartu stelling dapat dibaca kecepatan jual barang termasuk
fast moving atau slowmoving.
6. Buku Penjualan Obat dengan Resep
Buku ini digunakan untuk mencatat tanggal resep, nomor urut
resep, nama pasien,nama dokter,harga,discount,jumlah
tuslah,harga tuslah,totalharga.

7. Laporan PenggunaanNarkotika
Laporanpenggunaan narkotika dibuat satu bulan sekali dan
ditanda tanganiolehAPAdandilaporkankepada Kepala
DinasKesehatanKota setempat dengan dilengkapi surat
pengantar dan tembusan kepada Kepala DinasKesehatan
Propinsidan BalaiBesar POMpropinsi, sertauntukarsip apotek.
8. Laporan Penggunaan Psikotropika
Laporanpenggunaanpsikotropika
dibuatsatutahunsekaliditanda tangani oleh APA, dilaporkan ke
Kepala Dinas Kesehatan Kota setempat dengan
dengandilengkapisuratpengantardantembusankepadaKepalaBala
iBesar POM serta arsip apotek.
Untuk pelaporan narkotika dan psikotropika pada tahun 2013
sudah menggunakan aplikasi Sistem Pelaporan Narkotika dan
Psikotropika (SIPNAP) yang dikembangkan dan dikelola oleh
Direktorat Bina Produksi dan Distribusi kefarmasian, Ditjen Binfar
dan Alkes dan Kementrian kesehatan Republik Indonesia.
9. Laporan Obat-Obat Generik Berlogo
Laporan obat generik berlogo dibuat setiap tiga bulan sekali,
dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota dengan
dilengkapi surat pengantar dan ditandatangani oleh APA.
10. Laporan Daftar Tenaga Kerja
Laporan daftar tenaga kerja memuat daftar tenaga kerja
diapotek (Apoteker, TTK, dan tenaga lain). Laporan
iniditandatangani oleh APA, dibuat setiap tiga bulan sekali,
 dilengkapi surat pengantar, ditujukankepada Kepala Dinas
Kesehatan Kota.
11. BukuInkaso
Buku inkaso digunakan untuk mencatatfakturyang telah
dibayar pihak apotek kepada PBF. Faktur asliyang disertai faktur
pajak setelah pembayaran faktur dicatat dalam buku kas dengan
menuliskan nomor, tanggal penulisan faktur, tanggal penerimaan
barang, nama PBF, nomor faktur dan jumlah tagihan. Total
pengeluaran pembayaran dijumlahkan per hari.

A. PELAYANAN OBAT DI APOTIK

1. Pelayanan Bebas dan Non Resep

Apotekmelayani penjualanobat bebas,bebasterbatasdan
OWA.Obatbebas dan bebas terbatas adalahobat-obatyang boleh
diberikankepadapasientanpa resepdokter.Obat Wajib Apotek
(OWA) menurut
PermenkesRINo.347/MenKes/SK/VII/1990adalahobatkeras
yangdapat diberikan dalam jumlah tertentu oleh apoteker kepada
pasien tanpa resep
dokter,dengandisertaipemberiankonseling,informasi,danedukasiterk
ait obatyangdiserahkan.
Perhitungan hargajualobat bebas dan nonresep pada umumnya
adalah sebagai berikut :
1) Obat bebas : HJA = {( HNA +PPn)+ 10%}
2) Non Resep :HJA = {( HNA +PPn)+ 15%}
3) Obat Resep :HJA = {( HNA +PPn)+ 25%}
Keterangan:
HJA : HargaJual Apotek
HNA : HargaNetto Apotek
2. PelayananResep
 Apotek juga menerima resepdaridokter baik dokter
umum,dokterspesialis, dokter gigi, dokter hewan. Resepyang
masuk harus melaluiprosesscreeningdan mendapat persetujuan
dari apotekersebelum resep disiapkan oleh reseptir maupun
olehapoteker sendiri.Kegiatan pelayananresepharus senantiasa
memperhatikan
StandardOperatingProcedure(SOP)pelayananresepyang
adadiapotekuntuk menjamin mutu pelayanan yang diterima pasien.
SOP merupakan panduan petugas dalam melakukan Pengambilan
obatsesuaipermintaan pasien (lakukan
diagnosissederhana,berikaninformasiserta alternatif pilihanobatjika
diminta ataudiperlukan dengan pengarahan apoteker). Kasir
melakukan kalkulasi dan informasi harga obat kepada pasien
masing-masing tahap pekerjaan.
Perhitungan hargajual obat dengan resep menggunakan rumus:
HJA = {( HNA +PPn)+ 25%}+ E + T
Keterangan:
HJA :HargaJual Apotek
HNA :HargaNetto Apotek
E :Embalase(hargabarangyang
tidaktermasukobat,misalnya plastik, kertas
puyer,kapsul kosong)
T :Tuslah

B. CONTOH MENGHITUNG HARGA JUAL OBAT

1. Hargajual obat (hargadi faktur includePPN)
Berapakah hargaNeurodexper tablet jikaapotekmenghendaki

keuntungan 25%? Jawab:

Harganeurodexper tablet (HNA+PPN 10%)=

,- Keuntungan 25% =Rp. 275 x1,25

=Rp. 343,75,-

Jadi hargaNeurodexper tablet adalah Rp. 343,75,

2. Hargajual obat (hargadi fakturbelumtermasuk PPN)

Berapakah hargaVometaper tablet jika apotek menghendaki

keuntungan 25%? Jawab:

HargaVometa per tablet = ,-

HNA+PPN 10% =Rp. 3.600 x1,1 =Rp.
3960,-

Keuntungan 25% =Rp. 3960 x1,25

=Rp.4.950,- Jadi hargaVometa per tablet adalah Rp.

4.950,-
C. CONTOH MENGHITUNG HARGA RESEP
Daftar Harga Obat

Nama Obat SATUAN HNA HNA + PPN HJA

Ambroxol tab Tab Rp 190 Rp 209 Rp 261
Amoxicillin Tab Rp 420 Rp 462 Rp 578
Antacida tab Tab Rp 65 Rp 72 Rp 89
Caviplex Kaplet Rp 650 Rp 715 Rp 894
Cefadrxyl INF Kapsul Rp 1000 Rp 1100 Rp 1375
Cetrizin Tab Rp 285 Rp 314 Rp 392
Grafadon Kaplet Rp 150 Rp 165 Rp 206
Grantusif Kaplet Rp 450 Rp 495 Rp 619
Paracetamol generik Kaplet Rp 400 Rp 440 Rp 550
Ol Sesami 100 g Rp 3.000 Rp 3.300 Rp 4.125
Cera Flava 100 g Rp 25.000 Rp 27.500 Rp 34.375
Vaselin Flavum 100 g Rp 7.500 Rp 8.250 Rp 10.313
Adeps Lanae 100 g Rp 45.000 Rp 49.500 Rp 61.875
Kloramfenicol serbuk 100 g Rp 3.500 Rp 3.850 Rp 4.813

Ketentuan

Biaya Racik Rp 1.500

Tuslah Rp 1.500
Embalase Rp 1.000
Kertas Puyer @ Rp 100
Kapsul @ Rp 150
Pot salep K Rp 500
Pot salep T Rp 1.000
Pot Salep B Rp 1.500
Botol K Rp 1.500
Botol B Rp 2.000

1. R/ Paracetamol tb ½
Antacida tb ½
Ambroxol tb ½
m.f Pulv dtd No XII
S 3 dd 1 Pulv
Pro: Amar (15Th)
Penimbangan Bahan
 Paracetamol ½ x 12 = 6 tab
 Antacida ½ x 12 = 6 tab
 Ambroxol ½ x 12 = 6 tab
 Harga Obat (Resep Racikan)
Paracetamol 6 tab x Rp 550 = RP 3300
Antacida 6 tab x Rp 89 = Rp 534
Ambroxol 6 tab x Rp 261 = Rp 1566
Kertas Puyer 6 x Rp 100 = Rp 600
Embalase Rp 1000
Biaya Racik Rp 1500
Tuslah Rp 1500+
Total Harga Rp 10000

2. R/ Cefadroxyl cap No. XII

S 2 dd Cap I
R/ Grantusif Kapl No. X
S 3 dd Kapl I
R/ Caviplex No. VI
S 1 dd Kapl I
Pro: Latifa (24 Th)
Penimbangan Bahan
Cefadroxyl Cap 12
Grantusif Kapl 10
Caviplex 6
Harga Obat
Cefadroxyl Cap 12 x Rp 1375 = Rp 16500
Grantusif Kapl 10 x Rp 619 = Rp 6190
Caviplex 6 x Rp 894 = Rp 5364
Embalase = Rp 1000
Tuslah 3 R = Rp 4500+
Total Harga Rp 28190 ~ Rp 28 200