2012

Modul Pelatihan

PERENCANAAN PROYEK (LINGKUP, WAKTU,

DAN BIAYA)

Disusun oleh:
Asrul Harun Ismail, ST, MT.

Jurusan Teknik Industri

Fakultas Teknik
Universitas Pancasila
 Contents
I. MANAJEMEN LINGKUP PROYEK ................................................................................. 4
1.1. Mengumpulkan persyaratan-persyaratan (Collect Requirements) .............................. 5
1.2. Mendefinisikan Lingkup (Define Scope)........................................................................ 9
1.3. Membuat WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) ................................................... 12

II. MANAJEMEN WAKTU PROYEK .................................................................................. 18

2.1. Define Activities (Definisi Kegiatan berdasarkan WBS) .............................................. 18
2.2. Sequence Activities (Keterkaitan Kegiatan) ................................................................ 19
2.3. Estimate Resources (Estimasi Sumberdaya) ............................................................... 22
2.4. Estimate Duration (Estimasi Durasi) ........................................................................... 23
2.5. Develop Schedule (Membuat Jadwal)......................................................................... 24

III. MANAJEMEN BIAYA PROYEK ..................................................................................... 27

3.1. Estimasi Biaya .............................................................................................................. 27
3.2. Menentukan Budget/Anggaran .................................................................................. 28

1
PERENCANAAN PROYEK

(LINGKUP, WAKTU dan BIAYA)

Pemahaman:
Pentingnya mendefinisikan lingkup proyek
Persyaratan stakeholders
Deliverables & milestones proyek
Konsep dari Work Breakdown Structure
Pengembangan jadwal
Proses estimasi biaya dan anggaran
Pengembangan Skill:
Mengembangkan Work Breakdown Structure
Mengembangkan jadwal proyek

2
3
 I. MANAJEMEN LINGKUP PROYEK

Semua yang diperlukan dalam sebuah proyek dari awal hingga akhir

Terkait dengan penjelasan dan pengendalian dan tidak dimasukkan ke dalam

proyek

LINGKUP DI DALAM KONTEKS PROYEK

Lingkup produk

 Fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari suatu hasil produk atau jasa

Lingkup Proyek

Define Scope
Planning Process

Collect Requirements
Requirements documentation Project scope
statment

Define
Requirements
Activities
documentation
Monitoring & Controlling

Requirements
traceability matrix
process

Verify Scope

Control Scope

Gambar 1. Diagram Proses Alur Manajemen

Requirement/persyaratan berbeda dengan tujuan dan deliverable. Dalam manajemen

lingkup proyek menggambarkan bagaimana kita mengetetahuitujuan atau deliverable
yang sudah diselesaikan dengan baik. Contoh: jika kita melibatkan pembuatan mobil
medel baru, salah satu kebutuhannya adalah style atau warna cat. Seperti yang sudah
diperkirakan, kebutuhan selanjutnya adalah membuat breakdown deliverable.
Kebutuhan menguraikan karakteristik dari deliverable yang lebih spesifik secara rinci.
Contohnya, salah satu deliverable pembuatan mobil baru adalah sandaran kursi

4
 berbentuk bulat. Requiremen-nya termasuk jenis pabrik, nomor model (apakah
sandaran kursi tersebut untuk mobil atau truk pick-up?),warna dari pabrik, apakah
dilengkapi dengan sandaran tangan yang bisa diatur secara elektronik, jenis
headrests, dll.
Satu deliverable bisa mempunyai requirement/persyaratan satu atau lebih, harus
dirincikan kebutuhan masing-masing deliverable. Manager proyek perlu menentukan
apakah informasi pada rincian deliverable dan requirement sudah cukup untuk
menghasilkan suatu produk atau jasa. Jika tidak, dilibatkan tim lebih lanjut (dalam
mendefinisikan persyaratan-persyaratan).

Devinisi deliverable dan requirement harus ada. Ini bukanlah sepenuhnya tanggung
jawab manager proyek. Reqirement merupakan fungsi utama dari user/pengguna atau
stakeholder. Manager proyek harus memfasilitasi proses tersebut, namun manajer
proyek perlu memberitahukan pada customer ataupun stakeholder mengenai apa yang
sedang dibuat.

Reference:Chapter 4 of Project Management Jump Start,by Kim Heldman,Sybex@2005

MANAJEMEN LINGKUP PROYEK: darimana memulainya?

1.1. Mengumpulkan persyaratan-persyaratan (Collect Requirements)

Mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder terhadap sasaran

proyek
Menjelaskan kondisi yang dipenuhi sehingga deliverable sesuai dengan kontrak,
spesifikasi, standar atau dokumen formal lainnya
Membuat breakdown deliverables
Mengapa requirement penting?
Merupakan wujud kebutuhan customer yang terukur
Sebagai dasar perencanaan proyek
Jika penetapannya salah atau buruk, maka perencanaan tidak akan berjalan
dengan baik.
Menggambarkan obligasi tim proyek terhadap customer
Hati-hati dalam merincikan persyaratan, merupakan tanggung jawabjawab dari
tim.

5
 Pada proyek dibawah kontrak, persyaratannya secara spesifik tertulis sebagai
pernyataan pekerjaan
Persyaratan fungsional
Mendeskripsikan karakteristik deliverable secara umum, bahasa non-teknis,
Harus dimengerti oleh para customer,
Customer sebagai peran utama, mengarahkan aturan dalam pengembangannya.
Persyaratan Tekhnis
Menggambarkan fitur deliverable (misal: spesifikasi pencapaian dan dimensinya
secara fisik) dalam rincian pernyataan secara teknis.
Menawarkan pada staf mengenai cara apa yang harus mereka lakukan pada
proyek tersebut.

Project Scope Management

Requirements
documentation Develop
Develop project
project charter Requirements management
management plan
plan

Project charter

Collect Plan
Requirements Procurement
Stakeholder Requirement
register documentation

Identify
Requirements Requirements
stakeholder
documentation traceability matrix

Define Scope Verify Scope

Control scope
Create WBS

Gambar 2. Collect Requirements

Tools & Techniques untuk pengumpulan requirements:

a. Interviews

Open-ended interview, sebuah survey melalui interview

b. Focus groups

Digunakan ketika mengembangkan sebuah produk untuk penggunaan secara

luas untuk mengetahui minat user/pengguna

6
 Outcome bukanlah suatu keputusan yang telah disepakati, tapi lebih pada
beberapa ide sebagai pertimbangan tim proyek.

c. Facilitated Workshops

Merupakan key cross-functional stakeholders untuk merincikan requirement

produk

Pelaksanaan facilitated workshop yang baik dapat membangun kepercayaan,

mengembangkan relationship, dan mengembangkan komunikasi antar
partisipan

d. Group Creativity Techniques

Brainstorming
Nominal group technique
Delphi technique
Mind mapping
Affinity diagram
e. Group Decision Making Techniques
f. Kuesioner dan Survey
g. Observasi
h. Prototypes
Output Collect Requirement:

 Requirements Documentation
 Requirement Management Plant
 Requirement Traceability Matrix
Output Requirements:
Dokumentasi requirements bisa meliputi hal-hal berikut ini (tapi bukan merupakan
suatu batasan):
a. Business need atau peluang yang akan digunakan
b. Sasaran-sasaran bisnis dan proyek
c. Persyaratan Fungsional
d. Persyaratan Non-fungsional
e. Persyaratan Kualitas/Mutu
f. Kriteria-kriteria
g. Persyaratan pendukung dan training
h. Asumsi dan batasan
i. Perencanaan Manajemen:

7
 1) Mendokumentasikan bagaimana persyaratan-persyaratan tersebut akan
dianalisa, didokumentasikan dan diatur melalui proyek.
2) Bisa meliputi hal-hal berikut ini, namun bukan merupakan batasan:
Bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut akan direncanakan, dilaksanakan
dan dilaporkan.
Konfigurasi kegiatan-kegiatan manajemen
Proses pemrioritas persyaratan
Product metrics yang akan digunakan dan dasar pemikiran rasional untuk
penggunaannya.
Traceability structure
j. Requirements Traceability Matrix
1) Merupakan sebuah tabel yang menghubungkan persyaratan-persyaratan dari
mana asalnya dan melacaknya melalui project life cycle (siklus hidup proyek)
2) Menghasilkan suatu struktur untuk mengatur perubahan-perubahan pada
lingkup produk
3) Atribut yang digunakan bisa meliputi:
Identifikasi secara unik, deskripsi requirement, masukan secara rasional,
owner, sumber, prioritas, versi, status saat ini, tanggal proyek terselesaikan.
Definisi Lingkup

Mengembangkan deskripsi proyek dan produk secara rinci

Penjelasan sasaran-sasaran proyek menjadi deliverable dan persyaratan
pekerjaan untuk membuat deliverable

Persiapan membuat pernyataan lingkup proyek secara rinci sangat kritis sehubungan
dengan pelaksanaan dan keberhasilan proyek atas deliverable yang besar/penting,
asumsi, dan batasan-batasan yang didokumentasikan saat inisiasi proyek sebelum
menyatakan lingkup proyek. Selama perencanaan, lingkup proyek didefinisikan dan
digambarkan dengan spesifikasi sebaik mungkin karena merupakan sebagian besar
informasi mengenai proyek yang sudah digambarkan. Kebutuhan, keinginan dan
harapan stakeholder dianalisa dan dikonbersi menjadi persyaratan-persyaratan.
Asumsi-asumsi dan batasan-batasan dianalisa kelengkapannya, dengan
menambahkan asumsi dan batasan yang diperlukan. Tim proyek dan stakeholder
lainnya yang memberikan masukan sebelum membuat pernyataan lingkup proyek, bisa
melaksanakan dan mempersiapkan analisis. (PMBOK 3Rd ed)

8
 Define Scope

Project Scope Management

Project
Project Document
Document
Update
Collect
Requirements
Project initiator or
sponsor

Project initiator or
Requirements documentation Project initiator or
sponsor
sponsor

Project Scope
Project Charter Project initiator or
Statment
Define Scope sponsor

Organisational Process
Assets

Project initiator or
Project initiator or
sponsor
sponsor

Project initiator or
sponsor
Create WBS

Project initiator or
sponsor

Gambar 3. Diagram Proses Alur Manajemen Mendefinisikan Lingkup

1.2. Mendefinisikan Lingkup (Define Scope)

Input:

Project Charter
Jika tidak digunakan, maka kebutuhan perbandingan informasi harus didapatkan
atau dikembangkan, dan digunakan untuk mengembangkan pernyataan lingkup
proyek lebih rinci.
Requirements Documentations
Organizational Process Assets
 Kebijakan, prosedur, dan template untuk pernyataan lingkup proyek
 Data dari proyek-proyek sebelumnya
 Mempelajari tahapan atau proyek yang pernah berjalan sebelumnya
Translating Objectives Into Deliverables
Analisis Produk
Product breakdown structure (PBS) adalah breakdown secara hirarki dari
komponen yang membentuk produk tersebut
Value Analysis (VA) merupakan dasar dalam analisis komponen produk
Identifikasi Alternatif

9
 Menjelaskan perbedaan pendekatan dalam pelaksanaan proyek
Tekhnik yang digunakan:
 Brainstorming
 Lateral thinking
 Pair wise comparison
Product Breakdown Structure memperlihatkan hubungan antara produk dan sub-
produk dalam suatu proyek. Untuk membuat Product Breakdown Structure pertama-
tama identifikasi produk dari kebutuhan customer. Kemudian identifikasi kebutuhan
produk selanjutnya untuk membuat dan mendukung produk customer (produk
manajemen seperti perencanaan dan pelaporan). Menggunakan masukan-masukan
dari tim proyek, mempertimbangkan apakah sesuai untuk diterapkan pada Product
Breakdown Structure.
Ganbarkan pada struktur secara hirarki dari atas ke bawah (dari ringkasan hingga
detail kegiatannya) pada proyek secara keseluruhan. Itu bisa jadi berguna untuk
membuat breakdown produk menjadi lebih spesifik (missal: syaraf pembuatan sebuah
mobil, perencanaan dan pelapornya). Pada manajemen produk, jangan coba untuk
mengubah biaya yang berbeda hanya untuk membandingkan hasil akhirnya.
Produk tersebut disebut intermediate product dan menghasilkan produk spesialis
utama dari masing-masing kelompok produk. Produk pada cabang paling kecil/akhir
adalah produk/kegiatan yang paling sederhana.
Product Breakdown Structure termasuk dalam perencanaan proyek, rencana
pelaksanaan, perencanaan tim dan paket pekerjaan.

Reference” http://www.crazy colour.com/p2/?little=prosuct_Breakdown_Structure

Output Define Scope

Pernyataan Lingkup proyek

Membuat penjelasan detail dari proyek & produk

Menerjemahkan sasaran proyek menjadi deliverables
Project Document Update
Meliputi: (namun bukan merupakan batasan)
 Daftar stakeholder
 Dokumen persyaratan
 Requirement Traceability Matrix
Pernyataan Lingkup Proyek meliputi :

10
a. Deskripsi Lingkup Produk
Karakteristik produk, jasa, atau hasil proyek yang diambil
Secara umum mempunyai detail yang lebilh sedikit pada tahap awal dan lebih
detail pada tahap selanjutnya.
b. Kriteria-kriteria produk
Proses dan kriteria-kriteria produk atau hasil
c. Deliverable proyek
Proses dan criteria-kriteria produk atau hasil
Deliverable proyek
Tangible/terukur, produk yang verifilable, jasa, atau hasil yang harus ada
pada proyek atau bagian dari suatu proyek
Meliputi produk antara, komponen atau jjasa dari kegiatan untuk memenuhi
hasil akhir
Merupakan bagian dari desain secara umum untuk memastikan definisi
yang sesuai dari produk
Selalu terukur
d. Project exclusions
Kegiatan yang dikeluarkan dari proyek
Membantu me-manage harapan-harapan stakeholders
e. Batasan-batasan proyek
Apapun yang membatasi kegiatan tim proyek
Tiga batasan-waktu, sumberdaya, dan kualitas
f. Asumsi Proyek
Peristiwa atau tindakan yang dipercaya kebenarannya
Asumsi harus didokumentasikan
Meliputi:
Keterbatasan anggota utama proyek; performance anggota tim proyek; skill
anggota tim proyek; waktu penyerahan vendor; performance Vendor;
ketelitian tanggal/hari dalam penjadwalan;Customer yang terlibat dalam
proyek; persetujuan Customer.

11
1.3. Membuat WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Project Scope Management Project

Project
Document Document
update

Develop
project
Collect management
Define Scope plan
Requirement

Define
Activities
Enterprise Requirements
documentation Project scope
Organisation statement
Estimate Cost

Organisational
Process Create WBS
Assets Scope Determine
Baseline budget

Plan Quality

Identify Risk

Plan
Procurements

Work Breakdown Structure (WBS)

Merupakan penguraian pekerjaan yang dilakukan oleh tim secara hirarki yang
berorientasi pada deliverable
Berdasarkan pada sasaran, serta hasil proyek berupa produk ataupun jasa.
Menjelaskan definisi lingkup pekerjaan secara menyeluruh
Memastikan elemen pekerjaan, didefinisikan dan dihubungkan oleh satu
pekerjaan yang spesifik sehingga tidak ada pekerjaan yang sama/ berulang.
Digunakan sebagai framework dalam mendefinisikan kegiatan-kegiatan dalam
proyek

12
WBS: (PMBOK 4th ed)
Adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada deliverable dari suatu pekerjaan
yang dilakukan oleh tim proyek, untuk memenuhi deliverable dan sasaran-sasaran
proyek.
WBS mengorganisir dan menggambarkan lingkup proyek secara keseluruhan
WBS men-sub-kan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan hingga yang terkecil,
untuk lebih dapat dikendalikan, pada masing-masing levelnya yang merupakan
definisi secara rinci dalam suatu proyek.
Pekerjaan yang direncanakan dari level yang paling rendah/kecil di WBS, yang
disebut Work packages, bisa dijadwalkan, diperkirakan biayanya, diawasi dan
dikendalikan.
Pada WBS terdapat pekerjaan secara lebih spesifik. Komponen-komponen dalam
WBS membantu stakeholder dalam mengamati deliverables dalam suatu proyek.

PENTINGNYA PERANAN WBS

Peranan WBS:
 Menguraikan keseluruhan lingkup proyek menjadi deliverable dan mendukung
definisi kebutuhan effort kerja yang effektif
 Menggambarkan dengan jelas lingkup suatu proyek dalam kaitannya dengan
deliverable sehingga tim proyek dan stakeholder dapat memahaminya
 Mendukung pendokumentasian akuntabilitas dan tanggung jawab
 Deliverables yang mengarahkan gubungan antara elemen-elemen WBS
dihubungkan dengan Organizational Breakdown Structure (OBS) diidentifikasikan
melalui Responsibility Assigment Matrix (RAM)
 Menyediakan suatu struktur untuk mengorganisir informasi kemajuan proyek,
status secara berkala, dan performance proyek, dimana project manager yang
bertanggung jawab
 Mendukung dalam menghadapi resiko untuk membantu project manager dalam
mengidentifikasi dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil
yang diinginkan

Reference:Practice Standar for Work Breakdown Structures, Second Edition

The Importance of WBS

13
 &CONTROLLING
MONITORING

PROCESS
GROUP
Scoope Scope
Planning Definition
INITIATING
3.2.2.2 3.2.2.3
PROCESS
(5.1) (5.2)
GROUP Develop
Project Activity
Management Devinition
Plan 3.2.2.5
3.2.2.1 (6.4)
(4.3) Activity
Resource
Estimating
3.2.2.7
(6.3) Activity Duration
Estimating
Create WBS 3.2.2.8
3.2.2.4 (6.3)
(5.3)

Risk
Cost
Management
Estimating
Planning
3.2.2.10
3.2.2.15 Activity
(7.1)
(11.1) Sequencing
3.2.2.6
(6.2)

Risk
Identification
Cost Budgeting
3.2.2.16
3.2.2.11
(11.2)
(7.2) Schedule
Development
3.2.2.9
(6.5)
Human
Qualitative
Resource Planning
Risk Analysis
3.2.2.13
3.2.2.17
(9.1)
(11.3)

Quality Planning
Qualitative 3.2.2.12
Risk Analysis (8.1)
3.2.2.18
(11.4)
Comunication
Planning EXECUTING
3.2.2.14 PROCESS
(10.1) GROUP
Plan
Purchaces &
regulations
3.2.2.20
(12.1) Planning Contracting
3.2.2.21
(12.2)

CLOSING
Risk PROCESS
Responese GROUP
Planning
3.2.2.19
(11.5)

Dua Aturan Penting dalam Mengembangkan WBS

1. The 100 percent rule

Level kecil dalam WBS ( child level) harus 100% selesai untuk bisa melengkapi
level berikutnya yang lebih tinggi (parent level).
Yang dipertanyakan dalam setiap level:
a. Apakah jumlah total kegiatan yang dihasilkan child level sudah memenuhi
100%
b. Apakah ada kegiatan yang terlewatkan?
2. Manajemen proyek harus dirincikan dalam WBS.
Merupakan overhead dari suatu proyek.

Reference: The Work Breakdown Structure in Government Contracting by Gregory T.Haugan,

Management Conceps @ 2003

14
LEVEL 1
TOTAL

1. PRODUCT 2. SERVICE 3. RESULT 5. PROJECT

4. CROSSCUTTING
BREAKDOWN BREAKDOWN BREAKDOWN MANAGEMENT
LEVEL 2 ELEMENTS
ELEMENTS ELEMENTS ELEMENT ELEMENTS

5 Jenis Elemen WBS: (Haugan 2003)

Product Breakdown-Bagian yang berdasarkan pada struktur fisik suatu produk yang
dikirimkan (sebagai capital asset) adalah dasar paling umum untuk WBS dan yang
paling mudah dalam pengembangannya.proyek tersebut mempunyai output produk
yang terukur, missal: software, bangunan, bendungan, pesawat. Dll,: semuanya
mempunyai struktur yang alami. Sebagai alternative, mungkin ada beberapa hasil
produk seperti system pengawasan di airport, system IT untuk pendaftaran, system
deepwater, atau system orbiting space laboratory.
Service Project Breakdown-Proyek jasa tidak bisa diukur, merupakan deliverable yang
terstruktur. Outputnya adalah penggambaran pekerjaan yang dilakukan untuk pihak
lain, misal: konferensi, pesta, pernikahan, perjalanan liburan, dll. WBS merupakan
kumpulan kegiatan-kegiatan yang terhubung secara logis.
Result Project Breakdown-Hasil proyek tidak punya ukuran, merupakan deliverable
yang terstruktur. Output adalah konsekuensi dari suatu proses yang dihasilkan dalam
suatu produk atau hasil: penelitian penyakit kanker, pengembangan obat-obatan baru,
perubahan budaya, dll.WBS merupakan rangkaian langkah-langkah yang diterima.
Cross-Cutting Element-Merupakan item breakdown dari suatu produk, seperti design
arsitektur, perakitan, atau system test. Hal ini pada umumnya mendukung secara
tekhnis. Mungkin lebih dari satu elemen dalam karakteristik pada level 2. Saat tidak
ada pembatasan, jenis ini jarang digunakan dalam proyek.
Project Management-Merupakan breakdown tanggungjawab manajerial dan proyek
kegiatan manajerial. Meliputi item-item seperti; laporan-laporan, review proyek, dan
kegiatan lain dari project manager atau staf-nya. (secara konseptual, hal ini merupakan
proyek yang overhead) Normalnya, hanya ada satu WBS jenis ini, tapi ada pada
semua proyek sebagai level pada suatu level (sebagai Child level).

15
 PROJECT
MANAGEMENT
ELEMENTS

PROJECT MEETINGS REPORTS PLANS CONTROL ADMINIST PROJECT

STARS & & REVIEW RATIVE SUPPORT
FINISH

1. Project Start & Finish

Contract Award
Complete Project
2. Meeting & Review
Kick-off Meeting
Monthly/Quarterly Project Reviews
Corporate Reviews
In-Process Review
Close-out Meeting
Action Item Tracking System
3. Reports
Monthly Progress Report
Annual Report
Budge/Financial Status Report
4. Plants
Project Charter
Master Schedule
Project Plant (Current and Future Phases)
Risk Management and Other Plants
Project Financing and Budget
5. Control
Schedule Tracking
Cost Tracking
Eamed Value Management Analysis
Variance Analysis
Corrective Action
Work- Around

16
6. Administrative
Project Management Office
Space/Relocation
Correspondence Control System
7. Project Support
Procurement/purchasing
Subcontract Management
Contract Management

WORK PACKAGES

Merupakan level terendah dalam WBS

Menggambarkan keterkaitan dalam mendefinisikan kegiatan serta tanggung jawab

keterlibatan seseorang atau organisasi
Perlu ada seseorang untuk mengidentifikasi dan bertanggungjawab terhadap
pencapaian proyek
Masuk jadwal kegiatan dan millestones jadwal diperlukan untuk melengkapi deliverable
paket pekerjaan atau komponen proyek
WBS, Work Package, dan Hubungan antar kegiatan

17
 II. MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Level 1 PROJECT X

Project PERSONAL System

Level 2 Documentation System Test
Management KOMPUTER Analisys

CIRCUIT
Level 3 structure
BOARD
Hard Disk Power Supply Assembly Subsystem Test

2.1. Define Activities (Definisi Kegiatan berdasarkan WBS)

Menguraikan (rencana) project Work packages menjadi komponen yang lebih kecil
yang disebut kegiatan-kegiatan yang sudah terjadwal sebagai dasar estimasi,
penjadwalan, dan pengawasan & pengendalian pelaksanaan proyek.
Project Management:

1.1. Project Star And Complete

1.1.1. Go Ahead
1.1.2. Complete Project
1.2. Project Meetings
1.2.1. Prepare For Kick-Off Meeting
1.2.2. Start Kick-Off Meeting
1.3. Project Reports
1.3.1. Prepare Interim Progress Report
1.3.2. Deliverinterim Progress Report

Karakteristik Kegiatan-kegiatan/Activities:
Terlaksananya pekerjaan
Seseorang atau organisasi bertanggungjawab terhadap suatu pekerjaan
Mendefinisikan dimulai dan diakhirinya suatu pekerjaan
Biasanya, ada output atau produk yang terukur

18
 Sesuai dengan WBS
Ukuran dan durasi yang cukup dalam pelaksanaan proyek
Status jadwal actual
Data biaya actual (orang/jam)
Tenaga kerja dan kebutuhan biaya
Output kegiatan yang diketahui atau bisa diidentifikasi
Kegiatan-kegiatan usaha yang sangat penting dalam mendukung proyek
Aktifitas yang berdurasi 0 (nol) merupakan milestone atau merupakan suatu
penyelesaian kegiatan lain

2.2. Sequence Activities (Keterkaitan Kegiatan)

Project Time Management

Define
Activities

Activity list
Activity attributes
Define Milestone list
scope

Project scope Project

statment Sequence Project Document
Activities Schedule
update

Organisational
Process Assets
Project schedule
Network diagram
Enterprise I
organization
Develop
Scedule

Keterkaitan Kegiatan

Keterkaitan kegiatan adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasi

hubungan kegiatan-kegiatan dalam proyek
Kegiatan-kegiatan dihubungkan menggunakan hubungan logika.
Setiap kegiatan dan milestone, ada awal dan akhir, yang terhubung setidaknya
satu predecessor dan satu successor
Mungkin diperlukan lead atau lag time diantara kegiatan untuk mendukung jadwal
proyek yang realistic dan terjangkau

19
 Mengaitkan kegiatan-kegiatan dapat dilakukan dengan menggunakan software
manajemen proyek secara manual atau otomatis
Project Network Diagrams

Project Network Diagrams adalah tekhnik yang disarankan untuk menunjukkan

urutan dalam kegiatan.
Project Network Diagrams adalah tampilan skematik tentang hubungan logika
antar kegiatan proyek.

Precedence Diagram Method (PDM)

A B C

Start Finish

D E F

Arrow diagramming Methode (ADM)

B
A C

Start Finixh
D
F
E

Tools & Technique Untuk Keterkaitan Antar Kegiatan:(PMBOK 2008)

1. Precedence diagramming Techniques: (PMD)
PMD adalah metode yang digunakan dalam Critical Path Method (CPM) untuk
membuat network diagram penjadwalan proyek yang menggunakan kotak-kotak,
yang biasa disebut nodes, untuk menyajikan kegiatan-kegiatan, dan
menghubungkannya dengan panah yang memperlihatkan hubungan logika yang
ada diantaranya.
2. Dependency Determination
Mandatory dependency:

20
 Merupakan hal yang diperlukan atau tidak terpisahkan dalam suatu pekerjaan.
Tim proyek menentukan ketergantungan mana yang wajib/penting selama
proses berjalannya kegiatan.
Discretionary dependencies:
Biasanya lebih disukai sebagai hubungan logika yang lebih sederhana
External dependencies
Melibatkan hubungan antara kegiatan-kegiatan di dalam proyek dan yang
bukan termasuk dalam proyek. Pada umumnya hal tersebut di bawah kendali
tim proyek.
3. Applying Leads and Lags:
Lead: terdapat akselerasi kegiatan
Lag; terdapat penundaan kegiatan
4. Schedule Network Templates:
Template standardized schedule network diagram bisa digunakan untuk
mempercepat persiapan kegiatan dalam proyek
5. precedenceDiagramming Method (PDM)
PDM meliputi empat jenis ketergantungan atau hubungan predesesor:
 Finish to start (FS) -Start to Finish (SF)
A
A

A B
B

 Start to start (SS) -Finish to Finish (FF)

A A

B B

21
2.3. Estimate Resources (Estimasi Sumberdaya)

Define Project
Scope Scope
statement Estimate
Define
Activity
Activities
Resources
Acquire Activity resource Project
Project team requirement Document

Resource Activity list

calender Activity
attributes Project
document
Conduct update
Procurement Estimate Identify Risks
Activity
Organisation Duration
al process
Assets
Enterprise
Activity duration
environment
estimate
facture

Enterprise/ Develop
Organisation Schedule

Estimasi kegiatan sumberdaya merupakan proses estimasi jenis dan kuantitas

material, orang, peralatan, atau persediaan yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan.
Tools & Techiques untuk Estimasi Kegiatan Sumberdaya:
Expert judgement
Seseorang atau kelompok dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan
sumberdaya
Alternative analysis
Banyak jadwal kegiatan yang mempunyai metode alternatif
Published estimating data
Biaya unit dan nilai produksi sumberdaya yang diterbitkan untuk seluruh tenaga
kerja, material, dan peralatan untuk Negara yang berbeda atau Negara dengan
keadaan geografi yang berbeda
Bottom-up estimating
Ketika suatu kegiatan tidak dapat diperkirakan kepastiannya, kegiatan tersebut
bisa diuraikan lebih detail. Sumberdaya memerlukan estimasi/perkiraan.
Perkiraan-perkiraan tersebut kemudian ditotal secara kuantitatif untuk masing-
masing kegiatan yan dilakukan sumberdaya

22
 Project management software
Project management software membantu dalam perencanaan, mengorganisir,
dan mengatur wilayah kerja sumberdaya

2.4. Estimate Duration (Estimasi Durasi)

Define Project
Scope Scope
statement Estimate
Define
Activity
Activities
Resources
Acquire Activity resource Project
Project team requirement Document

Resource Activity list

calender Activity
attributes Project
document
Conduct update
Procurement Estimate Identify Risks
Activity
Organisation Duration
al process
Assets
Enterprise
Activity duration
environment
estimate
facture

Enterprise/ Develop
Organisation Schedule

Estimasi durasi merupakan proses memperkirakan jumlah periode pekerjaan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumberdaya yang
dibutuhkan. Proses tersebut menggunakan informasi pada lingkup pekerjaan, jenis
sumberdaya, jumlah perkiraan sumberdaya, dan tanggal/kalender.
Tools & Techniques untuk Estimasi Durasi:
Expert Judgement
Seseoran atau kelompok dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan dan
estimasi durasi/waktu
Analogous estimating
Menggunakan parameter seperti durasi, budget, ukuran, berat, dan lainnya,
proyek yang serupa, sebagai dasar untuk perkiraan pengukuran atau parameter
untuk proyek yang akan datang.
Parametric Estimating
Menggunakan hubungan statistik antara data sebelumnya dan variable lain
untuk mengkalkulasi perkiraan parameter kegiatan, seperti biaya, anggaran, dan
durasi.

23
 Three-point Estimates
a) Most likely(LM)
b) Optimistic (Lo)
c) Pesisimistic (tp)
Reserve Analysis
Project management software membantu dalam perencanaan, mnengorganisir, dan
mengatur wilayah kerja sumberdaya.

2.5. Develop Schedule (Membuat Jadwal)

Schedule Project
data
Document
Project
Define Scope document
Define Estimate Activity update
Activities Resourches

Activity List Activity Resourches

Activity attributes requirements
Acquire Develop Project
Project Team Management Plan

Reourches
Sequence Estimate Activity
Calendar
Activities Duration

Conduct
Project schedule Activity Resourches Estimate Cost
Procurements
network diagrams requirements
Schedule Baseline

Determine
Budget

Develop Schedule

Organizational
Process Assets
Project
Enterprise Plan Quality
schedule
Environmental
factors
Control
Enterprise/ Schedule
Organization Plan
Procurements
(PMBOK 2008)

Pengembangan jadwal merupakan proses menganalisa urutan kegiatan, durasi,

kebutuhan sumberdaya, dan batasan jadwal untuk membuat jadwal proyek.
Tools & Techniques untuk Pengembangan Jadwal:
Schedule Network Analysis
Merupakan tekhnik yang menghasilkan suatu proyek dengan memanfaatkan
tekhnik analisa seperti metode jalur kritis, metode rangkaian kritis, analisa

24
 sebab-akibat, dan tingkatan semberdaya untuk memperhitungkan tanggal
dimulai dan diakhirinya suatu pekerjaan
Critical Path Method (CPM)
Memperhitungkan teori early dan finish dates, late start and finish dates, untuk
seluruh kegiatan tanpa terkecuali untuk pembatasan sumberdaya, dengan
menggunakan forward dan backward pass analysis melalui penjadwalan
Contoh: Precedence Diagram
B C

4 6

ES A EF F

LS 2 LF 8

D E

5 2

ES= Early Star

EF=Early Finish
LS=Late Star
LF=Late Finish
A=Activity
2=duration

Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) merupakan teknik analisa yang digunakan untuk
memprediksi durasi total suatu proyek
Jalur kritis suatu proyek merupakan rangkaian aktifitas yang menentukan waktu
tercepat suatu proyek terselesaikan
Jalur kritis merupakan jalur terpanjang dalam network diagram.

Free Float & total Float

Free Float (FF) atau Free Slack adalah jumlah waktu dimana kegiatan bisa
ditunda tanpa menunda dimulainya kegiatan yang lainnya.
Total Float (TF) atau Total Slack adalah jumlah waktu yang bisa ditunda tanpa
menunda waktu terselesaikannya proyek.

25
Contoh: Total Float, Free Float & Critical path
TF = 0 TF = 0
2 B 6 6 C 12

2 4 6 6 6 12
FF = 0 FF = 0
TF = 0 TF = 0
0 A 2 12 F 20

0 2 2 12 8 20
FF = 0 FF = 0
TF = 3 TF = 3
2 D 7 7 E 9

5 5 10 10 2 12
FF = 0 FF = 3

CASE STUDY
PROSEDUR:
Berdasarkan contoh, lakukan latihan secara individu:
Critical path, Free Float & Total Float

26
 III. MANAJEMEN BIAYA PROYEK

3.1. Estimasi Biaya

Project Cost Managements

Create
WBS Scope Project Activity
baseline document Cost Project
updates estimates Document

Develop Estimate
Schedule Project Costs
schedule Activity
cost
estimates

Develop Human
Resourche Plan Plan
Human
Procurement
resourches
plan
Basis of
Identify Risks Estimates
Risk Register Idetify Risk

Determine
Organisational
Process Assets
Budget
Enterprise
environmental
factors
Enterprise/
Organisation

(PMBOK 2008)

Estimasi Biaya
Estimasi biaya meliputi mengidentifikasi dan mempertimbangkan berbagai
alternatif biaya
Proses Estimasi biaya mempertimbangkan apakah dana yang diharapkan
mencukupi rencana kerja yang dibuat
Tools & Technique untuk Estimasi Biaya:
Expert judgement
Seseorang ataupun kelompok orang yang dengan pengetahuan khusus dalam
estimasi dan perencanaan sumberdaya dapat memberikan pandangan
mengenai informasi atau keadaan pada proyek-proyek serupa
Analogous estimating
Menggunakan parameter seperti durasi, budget, ukuran, dan kompleksitas
proyek serupa sebelumnya, sebagai dasar estimasi untuk proyek ke depan.
Parametric Estimating
Menggunakan hubungan statistic antara data sebelumnya dan variable lain
untuk mengkalkulasi estimasi kegiatan, seperti biaya, budget, dan durasi
Three-point Estimates
1. Most likely (CM)

27
 2. Optimistic (CO)
3. Pessimistic(CP)
Project Management Estimating Softwares
Mpenggunaan PM cost estimating software, computerized spreadsheets,
simulasi, dan statistic.

3.2. Menentukan Budget/Anggaran

Project Cost Managements

Create
WBS Scope
baseline Estimate Project
Costs Document

Develop Activity cost estimates

Schedule Project Basis of estimates
schedule

Project document
updates
Acquire Project Determine
Team Plan
Budget
Resourches Cost performance Procurement
calendar baseline
Contracts

Project funding
Conduct Plan Quality
requirements
Procurement
Control
Organisational Cost
Develop Project
Process Assets
Management
Plan
Enterprise/
Organisation

(PMBOK 2008)

Cost Budgeting

Cost Budgeting melibatkan persetujuan estimasi biaya dari jadwal kegiatan individu
atau work packages untuk menetapkan total biaya untuk mengukur project
performance.
Pada project scope statement terdapat summary budget.

28
 Estimasi biaya jadwal kegiatan atau work package dipersiapkan terlebih dahulu
menjadi permintaan budget secara rinci dan otorisasi pekerjaan.
Tools & Techniques untuk Menentukan Budget:
Expert judgement
Diberikan oleh tenaga ahli di bidangnya, bidang pengetahuan, disiplin, industry, dll,
sebagai pihak yang akan melakukan kegiatan harus menggunakannya dalam
menentukan budget.
Historical Relationships
Bila ada hubungan proyek sebelumnya dengan karakteristik serupa yang terdapat
pengembangan estimasi parametrik atau perkiraan yang sama digunakan untuk
pengembangan model matematikal untuk memprediksi biaya total proyek
Funding limit recincilitation
Penbelanjaan dana harus dicocokkan dengan batas dana yang sudah menjadi
komitmen dalam proyek. Perbedaan antara batas dana dan rencana kadang
mengharuskan adanya penjadwalan ulang pada kegiatan untuk mengatur
pembelanjaan. Hal ini bisa terpenuhi bila diberikan batasan/tanggal pekerjaan ke
dalam jadwal proyek.

29