MODUL PERKULIAHAN

KOMUNIKASI BISNIS

POKOK BAHASAN :

PESAN PERSUASIF DAN NEGATIF

Program Kode
Fakultas Tatap Muka Disusun Oleh
Studi MK
Ekonomi Akuntansi 05 84036 Swarmilah Hariani., SE.M.Acc,CIBA.,CBV

Abstract
Materi ini membahas tentang pesan
bisnis rutin dan positif, menjelaskan
bagaimana strategi permintaan
pesan-pesan rutin, menbuat surat
konfirmasi suatu pesanan,
bagaimana membuat surat
rekomendasi
Kompetensi
Mahasiswa mampu dan memahami
Berbagai hal tentang pesan bisnis
rutin dan positif, menjelaskan
bagaimana strategi permintaan
pesan-pesan rutin, menbuat surat
konfirmasi suatu pesanan,
bagaimana membuat surat
rekomendasi

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

1 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 PESAN PERSUASIF DAN NEGATIF
A. Pesan Persuasif

Persuasi berasal dari persuasio yang kata kerjanya adalah persuadere yang berarti
membujuk, mengajak, atau merayu. Jadi, persuasi adalah setiap usaha untuk mempengaruhi
tindakan atau penilaian orang lain dengan cara berbicara atau dengan menulis kepada mereka
(verbal maupun nonverbal).
Menurut K. Andeerson, komunikasi persuasif didefinisikan sebagai perilaku komunikasi
yang mempunyai tujuan mengubah keyakinan, sikap atau perilaku individu atau kelompok lain
melalui transmisi beberapa pesan.
Menurut R. Bostrom bahwa komunikasi persuasif adalah perilaku komunikasi yang
bertujuan mengubah, memodifikasi atau membentuk respon (sikap atau perilaku) dari
penerima.
Menurut Burgon dan Huffner, komunikasi persuasif adalah proses komunikasi yang
bertujuan mempengaruhi pemikiran dan pendapat orang lain agar menyesuaikan pendapat dan
keinginan komunikator.
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakanaudiens
untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan
suatu pesan dengan cara membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai
pilihan dan membuat mereka setuju.
Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide atau
gagasan kepada orang lain, member saran agar prosedur operasional lebih
efisien, mengumpulkan dukungan untuk suatu kegiatan tertentu dan untuk meminta
bantuandana bagi suatu pembiayaan proyek tertentu. Sedangkan untuk kepentingan
eksternal perusahaan contoh kegiatan penyampaian pesan-pesan persuasif berupa
permintaanatau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan
dana dan kerja sama.
Pesan-pesan persuasi bertujuan untuk
 mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasanya.
 Menjual ide/gagasan kepada orang lain.
 Memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
  Mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan
 Meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Maka dari itu, pesan-pesan persuasi umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung
pada perencanaan strategis yang ketat.

B. Perencanaan Pesan-pesan Persuasif 

Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007: 384)  Bisnis  yang berhasil bersandar pada
pesan-pesan persuasif dalam komunikasi internal maupun eksternal. 
Pesan-pesan persuasi dimulai dengan melakukan analisis audiens,mempertimbangkan
perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct  atau indirect.Pesan-pesan persuasi juga
bertujuan untuk memotivasi audiens untuk melakukansesuatu maka dari itu komunikator harus
mengetahui kredibilitas, menyusun kerangka argumentasi, memilih daya penarik dan
memperkuat posisi ketika mengembangkan pesan-pesan yang disampaikan.
            Berikut adalah proses perencanaan pesan persuasif:
 Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif terbaik adalah dengan menghubungkan suatu
pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual
komunikator harus menganalisis audiensnya kemudian komunikator harus menyusun suatu
pesan yang dapat memenuhi kebutuhan audiens. Melalui analisis audiens secara tepat,
penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secaraefektif.

Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya akan membantu komunikator dalam
memuaskan audiens selain itu juga akan membantu bagaimana audiens
memandangkomunikator. Ketika komunikator memberikan persuasi untuk budaya yang
berbeda, maka cara yang digunakan juga pasti akan berbeda. Misalnya, di Swedia audiens
cenderung fokus terhadap pertanyaan-pertanyaan teoritis dan implikasi strategis sedangkan di
Amerika para audiens lebih cenderung untuk fokus terhadap hal-halyang bersifat teknis dan
praktis.

Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam memyampaikan pesan-pesan persuasif komunikator dapat
menggunakan pendekatan tak langsung (indirect approach). Namun jika audiens bersifat

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
objektif atau audiens lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara
segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).

C. Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif 

Hal yang penting dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif adalah komunikator harus
mampu meyakinkan audiens bahwa ide yang disampaikan dapat dipertanggung jawabkan dan
beralasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas,
membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis
dan memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa yang baik dan tepat.

Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan
keandalankomunikator di hadapan audiens. Jika komunikator tidak dapat menghadapi
audiensdengan tepat, maka audiens akan cenderung bersikap skeptis dan tidak akanmenerima
begitu saja setiap apa yang disampaikan komunikator. Kredibilitas adalah kapabilitas
untuk dipercaya oleh orang lain.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melaluifakta. Semua
bentuk dokumen, file, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan buktiobjektif yang dapat
mendukung kredibilitas.
Cara-cara lain untuk mendukung kredibilitas antara lain :
1.   jadilah seseorangyang ahli dalam bidang tertentu;
2.   antusisas terhadap materi yang disampaikan;
3.   objektif dalam melakukan penilaian akan sesuatu;
4.   sikap hormat dapat membantumemfokuskan kebutuhan audiens;
5.   kejujuran dapat menumbuhkan respek audiens;intensitas yang baik dapat membantu
meningkatkan minat audiens;
6.   dan pengalamanlatar belakang, baik sikap maupun kepercayaan sebelumnya yang dapat
membantumengidentifikasi audiens.

Kerangka Argumentasi
Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention,
Interest, Desire, Action), pengertian dari masing-masing fungsi inidijelaskan sebagai berikut :
a.       Attention (perhatian)
2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
4 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Pada fase ini komunikator harus segera dapat meyakinkan audiens di bagian permulaan
bahwa komunikator mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan. Perkenalkan
audiens dengan suatu masalah atau ide yang dapatmembuat mereka mau mendengar pesan-
pesan yang akan disampaikan.

b.      Interest (minat)
Pada fase ini, komunikator menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan audiens.
Pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dikembangkan dengan agak rinci.
Tujuannya adalah bagaimana audiens mampu berpikir. Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan
yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c.       Desire (hasrat)
Di fase ini, komunikator membuat audiens untuk mengubah keinginanya dengan
menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik
bagi audiens. Pastikan bahwa apaun bukti akan digunakan untuk membuktikan gagasan secara
langsung relevan dengan pokok bahasannya.
d.      Action (tindakan)
Dalam fase ini komunikator menyarankan tindakan spesifik yang diinginkankomunikator
terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh
manfaat dari tindakan yang akandilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana
mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.

Memilih Daya Pemikat.

Kebanyakan pesan-pesan persuasi menggunakan daya pemikat dengan logika (logical
appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeal) untuk melakukan persuasi
audiens.
a.       Pemikat Emosional 
Komunikator dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau
dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional (emotional appeal) tersebut
sangat kuat. Komunikator dapatmenggunaka atau memilih kata-kata yang sangat berpengaruh
pada emosiseseorang, misalnya merdeka, salam super, luar biasa.
b.      Pemikat Logika
Ketika akan memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini :
 Analogi

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti
spesifik pula.
 Induksi
Induksi adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menujukesimpulan umum.
 Deduksi
Deduksi adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang
spesifik.

Hal-hal yang harus dihindari dalam daya tarik logis:

 Hindari generalisasi yang tergesa-gesa
 Hindari Logika Berputar
 Hindari menyerang lawan
 Hindari menyederhanakan isu yang rumit
 Hindari kesalahan asumsi sebab-akibat
 Hindari analogi keliru
 Hindari dukungan tidak logis

c.       Pertimbangan Etika
Pelaku bisnis harus secara etis menginformasikan kepada para pelanggan hal yang
berkaitan dengan manfaat ide, organisasi, produk atau tindakan tertentu sehingga para
pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide, organisasi, produk, atau tindakan tertantu
yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Tunjukkan suatu perhatian kepada audiens dengan
mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan
minat mereka.

Keseimbangan diantara pemikat emosional dan pemikat logika bergantung pada empat

faktor penting yaitu:
1)      tindakan yang diharapkan,
2)      harapan audiens,
3)      tingkat resistensi yang harusdiatasi, dan
4)      seberapa jauh komunikator mampu menjual ide / gagasan tersebutkepada audiens.

D. Menulis Permintaan Persuasif 

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
6 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Hal yang peling penting ketika menyusun permintaan persuasif (persuasive request ) untuk
suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Perlu perhatian khusus
terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau tak langsung dalam memnuhi
permintaan tersebut.
Manfaat langsung ( direct  benefit ) permintaan persuasif meliputi pengurangan beban kerja
seorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yangmemberikan tanggapan
atas survey. Manfaat tak langsung (indirect  benefits) permintaan persuasif meliputi
peningkatan atau perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau tantangan untuk
membuat kontribusi yang berarti bagi perusahaan.
            Tiga kesalahan umum dalam pesan persuasif adalah:
 Tujuan yang ingin disampaikan gagal dijelaskan sehingga menghambat menuju tahap
perencanaan.
 Gagal spresikan tujuan anda dengan jelas kepada audiens anda. Dalam hal ini
ketidaknyamanan dengan ide meminta seseorang memberi waktu,uang atau considers
lain, tetapi bila anda tidak meminta, kemungkinannya adalah anda tidak akan mendapat
respons positif.
 Gagal menyadari bahwa keputusan yang anda inginkan agar diputuskan oleh seseorang
adalah terlalu kompleks atau berisiko untuk dapat terjadi dalam satulompatan.

Permintaan Persuasif Untuk Tindakan

Permintaan persuasif untuk tindakan dapat berupa surat permintaan peningkatan
anggaran atau sesuatu yang menyenangkan, sebaiknya menggunakan perencanaan
organisasional AIDA ketika merencanakan pesan-pesan persuasif tersebut.
Pada kalimat pembuka gunakanlah kalimat yang mampu menarik perhatian pembaca
yang menunjukkan bahwa penulis sangat mengetahui sesuatu yang dibutuhkan dan diharapkan
pembaca. Di samping itu gunakanlah pesan persuasif yang bersifat memuji atau menyanjung
pembaca, hal ini sangat membantu dalam penulisan pesan-pesan persuasif dan dibenarkan.
Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan
pembaca pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya diketahui penulis mengenai suatu
kondisi dan juga tindakan yang diharapkan penulis didasari oleh faktayang ada, manfaat
bantuan, dan pengalaman yang dapat mendorong minat pembaca.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

7 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Setelah pesan yang akan disampaikan dirasa telah relevan dengan pembaca,maka
akhirilah tulisan dengan permintaah atau permohonan yang spesifik.

Contoh:

 Denpasar, 6 April 2011

No       : 001/SK/IV/2011
Lamp      : ---
Hal      : Permohonan Kerja Sama

Kepada Yth:

            Bapak Alex
di –
            Denpasar

 Terimakasih atas waktu yang disediakan buat saya untuk berbicara dengan
bapak kemarin tentang beberapa ide kisah teknologi jam tangan.

Saya kira “The Creation of a Watch” bisa menjadi ide bagus. Saya ingin
menawarkan peluang kepada bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New
Jersey dan membahasnya dengan insinyur, perancang, dan tenaga pemasaran
bagaimana sesungguhnya sebuah jam tangan diproduksi – mulai dari awal hingga
akhir.

Kita dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang

mendukung:
            . Riset dan pengembangan
            . Teknologi produk
            . Disain
            . pemasaran massal

Akan saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang
memproduksi jam tangan di Amerika – tepatnya di Rolly, New Jersey.

Saya akan segera menghubungi bapak per telpon  untuk mengetahui apakah

kami dapat menyusun kunjungan bagi bapak.

Demikian kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa
bekerja sama dalam proyek ini.

 Hormat kami,
2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
8 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
   John Doe
  Account Executive

PT. SURAT SURAT

Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 07/Sp-PTSS/I/2020 Jakarta,1 Januari 2020

Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Direktur
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari koran Surat Baru bahwa Anda
mencari agen untuk produk Kertas di Indonesia. Perusahaan kami ingin mendaftarkan
diri untuk menjadi agen tunggal produk Anda tersebut. 
Kami telah berpengalaman menjadi agen untuk beberapa produk dari
perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Pengalaman tersebut diharapkan
menjadi bahan pertimbangan Anda. Kami siap berdiskusi dengan Anda.
Atas pertimbangan dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

(Suratman)
Direktur Penjualan

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian

Surat pengaduan persuasif cenderung merujuk pada surat pengaduan atau

suratkeluhan (complaint letter ), tujuannya adalah melakukan persuasi kepada orang lain untuk
melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Disini perlu ditunjukkan perbedaan
antara apa penulis harapan dengan apa yang sebenarnya telah diterima penulis.
Kebanyakan surat pengaduan (claim letter ) dimulai dengan penyampaian pesan-pesan
rutin. Namun demikian, dapat juga ditulis surat pengaduan persuasif yang menambahkan bukti
tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik  perhatian pembaca.

A.    Menarik Perhatian
1.      Untuk pembukaan gunakan pedoman berikut ini:
-          Pujian yang tulus
-          Pernyataan yang tidak memerlukan jawaban
-          Komentar atau pernyataan yang tidak disetujui
-          Pernyataan mengenai masalah dasar, atau
-          Kajian ulang singkat mengenai apa yang telah dilakukan mengenai masalah itu
2.      Di bagian awal, nyatakan sesuatu yang dapat anda dan penerima setujui atau yang
anda ingin yakinkan pada penerima

B.     Minat dan Keinginan

1.    Nyatakan semua fakta dan rincian yang perlu, dan jalin dengan manfaat penerima.
2.    Berikanlah uraian yang menunjukkan kepada penerima bahwa perusahaan mereka
bertanggung jawab atas masalah dan bahwa permintaan anda nyata, logis, dan
beralasan
3.    Imbau perasaan penerima untuk bersikap adil, menginginkan niat baik dan pelanggan,
perlunya reputasi baik, atau rasa tanggung jawab legal atau moral
4.      Tekankan sasaran anda untuk memperoleh penyesuaian
5.      Sajikan kasus anda dengan cara yang tenang dan logis

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 6.      Beritahu penerima bagaimana perasaan anda; rasa kecewa terhadap produk,
kebijakan, atau jasa yang diberikan mungkin bagian terpenting dari argumen anda

C.     Tindakan
1.      Pastikan tindakan yang dminta adalah kesimpulan yang logis berdasarkan masalah
dan fakta yang diutarakan
2.      Nyatakan permintaan secara spesifik dan yakin
3.      Tentukan batas tanggal (kalau memang tepat)
4.      Nyatakan manfaat utama bagipenerima sebagai pengingat manfaat dalam pernyataan
yang lebih awal

Contoh

PT. SURAT SURAT

Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 05/SP-PTSS/I/2020 Jakarta,12 Januari 2020

Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Manajer Penjualan
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456

Dengan Hormat

Terima kasih atas pengiriman barang yang sudah tiba di perusahaan kami
kemarin pagi. Sayangnya, kualitas barang-barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan
harapan kami berdasarkan contoh yang kami peroleh dari perusahaan Anda. Semua
produk yang dikirimkan memiliki kualitas yang buruk. Namun, kami yakin bahwa ini
merupakan kelalaian ketika mempersiapkan pesanan kami.
Kami tentu saja tidak memiliki pilihan lain selain meminta Anda untuk mengganti
barang tersebut dengan barang yang sesuai dengan kualitas yang kami pesan. Kami
2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
11 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
berharap agar Anda dapat menyelidiki masalah ini. Karena barang yang kami pesan
sangat dibutuhkan maka kami mohon untuk segera dikirim barang penggantinya. Atas
kerja perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Suratman)
Manajer Penjualan

E.  Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni surat penjualan (sales letter )dan surat
permohonan bantuan (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban,
atau surat-surat khusus lainnya. Dalam melakukan penulisan tersebut diperlukan keterampilan
tulis-menulis yang tinggi.
Terdapat beberapa perbedaan antara pesan-pesan penjualan dengan pesan-
pesan bantuan dana. Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi
yang berorientasi pada laba ( benefit oriented ) untuk melakukan persuasi kepada
pembacaagar mengeluarkan sejumlah uang atas produk yang telah dikeluarkan
perusahaan.Sedangkan untuk pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirimkan
oleh perusahaan nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan
dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping itu keduan pesan ini juga memiliki kesamaan, yaitu keduanya sama-sama
bersaing untuk dan kepentingan publik. Selain itu keduanya juga berusahamelakukan persuasi
kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu
yang ditawarkan.

 Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah
untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah
dihasilkan perusahaan. Perusahaan secara spesifik harus mengetahui apa jenis
produk, bagaimana kualitas produk, bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa
harga produk, berapa diskon produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan
produk, dan berbagai atribut produk lainnya.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

12 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Dengan menggunakan data produk yang telah dikumpulkan, perusahaan
dapatmembentuk citra tentang produk yang ingin dijual tersebut. Selanjutnya perusahaan juga
pelu menganalisis keadaan audiens atau calon pembeli. Dengan kata laian dalam penyampaian
pesan-pesan persuasif mulailah dengan melakukan analisis audiensdan memfokuskan pada
bagaimana kebutuhan, minat dan emosional mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling
menarik bagi audiens. Fokuskan komposisi pesan pada poin penjualan produk yang mampu
menjadi daya pikat bagi audiens. Sebagai contoh, bagaimana masalah harga, kualitas, dan
pelayanan atas penjualan produk sering kali menjadi perhatianaudiens.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan,
diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel ( contoh produk),kartu telepon, surat
elektronik, dan iklan media massa dan elektronik (termasuk Internet ).

Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

Kebanyakan surat-surat penjualan ( sales letters ) disusun berdasarkan perencanaan
organisasional AIDA, yakni dimulai dengan menarik perhatian pembaca, menumbuhkan minat,
mendorong hasrat pembaca dengan menyampaikan manfaat terbaik yang akan diterima
pembaca, dan diakhiri dengan saran tindakan yang diperlukan bagi pembaca.

a.       Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana
caramenarik perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik
perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf.
Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menekankan contoh
produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.

b.      Membangun Minat 
Dibagian ini perlu ditekankan titik penjualan produk kepada pembaca, misalnya dengan
mengatakan bahwa produk memiliki harga yang relatif murah, tahanlama atau tahan cuaca, dan
sejenisnya. Disini juga perlu ditekankan perbedaan antara produk yang dihasilkan perusahaan
dengan produk pesaing, dan apa yang paling diminati oleh pembeli potensial. Selain itu dalam
membangun minat pembaca dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utama
dalam awal paragraf.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

13 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
c.       Meningkatkan Hasrat 
Untuk meningkatkan hasrat pembaca , perusahaan dapat mengungkapkan 
 beberapa manfaat terbaik yang akan diterima pembaca ketika membeli produk. Dalam
menjelaskan manfaat suatu produk atau jasa kepada pembaca cukup dalam garis besarnya
saja dan tidak perlu terlalu rinci karna penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar
singkat, sederhana, dan jelas.

d.      Memotivasi Tindakan
Terdapat beberapa cara dalam meotivasi pembaca untuk melakukan tindakan
( pembelian) dengan segera, salah satunya adalah dengan memilih media penyampaian surat
penjualan yang memungkinkan pembaca memberikan tanggapan atas surat tersebut. Selain itu
dapat juga dicantumkan pemberian diskon ( potongan harga ), pemberian penawaran khusus,
pemberian hadiah,memberikan kesempatan uji produk, dan memberikan garansi atas produk
dalam menulis surat penjualan.

Yogyakarta, 10 Maret 2011

Kepada
Yth. Manajer General Affair
PT Maju Terus
Jl Malioboro 23
Yogyakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, perkenankanlah kami memperkenalkan perusahaan kami kepada

Bapak. Perusahaan kami bernama PT Selalu Jaya yang bergerak di bidang distributor alat tulis
kantor.

Menurut informasi yang kami peroleh, PT Maju Terus adalah perusahaan properti yang
sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa kantor pemasaran di Yogyakarta.
Sehubungan dengan hal itu, perkenankanlah kami menawarkan beberapa produk alat tulis
kantor yang kami pasarkan. Bersama surat ini kami lampirkan daftar barang beserta harganya
masing-masing.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

14 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 Jika perusahaan Bapak membutuhkan layanan kami, maka cukup menghubungi kami
melalui nomor telepon 0274-xxxxxx dan kami akan mengantarkan barangnya langsung ke
lokasi. Selanjutnya kami akan mengirimkan invoice setiap akhir bulan untuk transaksi-transaksi
yang terjadi pada bulan yang bersesuaian. Kami akan memberikan discount khusus jika
akumulasi pembelian dalam satu bulan lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah).

Kami berharap agar penawaran ini dapat dilanjutkan ke dalam suatu bentuk kerjasama
yang menguntungkan kedua belah pihak. Apabila Bapak berminat, kami siap melakukan
presentasi dan melakukan membicarakan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima
kasih.

Hormat kami,
PT Selalu Jaya

Edi Susilo
Manajer Marketing

Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana

Teknik yang digunakan dalam penulisan surat permohonan dana (fundraising letters)

sama dengan teknik yang digunakan dalam dalam penulisan surat penjualan. Satu hal yang
tidak boleh dilupakan adalah perusahaan perlu meyakinkan pembaca betapa penting dan
mulianya orang yang memberikan bantuan dana ( donasi ) bagiorang lain yang sangat
membutuhkan. Sebelum menulis surat permohonan dana perlu membuat persiapan yang baik,
dengan cara memahami siapa pembaca, apa bahasa yang digunakan, apa manfaatnya, dan
bagaimana latar belakang pembaca pada umumnya.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk lebih memahami apa sebenarnya yang dikehendaki
oleh pembaca. Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat
permohonan bantuan dana, yaitu :
a.       Surat harus dapat menjelaskan kebutuhan secara spesifik  
2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
15 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
b.      Surat dapat menunjukkan kepada pembaca arti pentingnya donasi yang akan
disumbangkan kepada pihak lain
c.       Surat dapat mengemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.
d.      Surat dapat menjelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.
            Agar surat penggalangan dana tetap personal, segera, dan efektif, jauhi tiga kesalahan
umum:
1.      Hindari membuat surat tersebut terkesan seperti komunikasi bisnis dari jenis apa pun
2.      Hindari ruang untuk beramah-tamah (ha-ha yang anada tulis sementara anda memikirkan
argument sebenarnya
3.      Hindari menganggap sasaran organisai lebih penting daripada hal-hal yang dipikirkan
pembaca (kesalahan fatal)

Contoh
SURAT PERMOHONAN BANTUAN DANA
No :01/GK/23/Salvatore
Hal : Permohonan Dana
Lampiran : 1
Kegiatan Gelar Kesenian Salvatore sudah menjadi ritual bagi SMU Salvatore pada
setiap penghujung tahunnya. Kegiatan Gelar Kesenian Salvatore telah menjadi sarana positif
bagi remaja putra dan putri Salvatore untuk mengembangkan kreativitas mereka dan juga untuk
menjalin komunikasi yang positif dengan sekolah SMU lainnya.
Dalam rangka mensukseskan Gelar Kesenian Salvatore 2011 maka pihak panitia
meminta kesediaan dari para orangtua murid SMU Salvatore untuk mendukung penggalangan
dana bagi Gelar Kesenian Salvatore. Bantuan sukarela dapat di berikan melalui anak murid
yang bersangkutan ataupun dengan cara mentransfer ke :
Jenis rekening : BCA
No. Rekening : 065-678-1236
Atas nama : Johan Suwandi
selaku ketua penggalangan dana Gelar Kesenian Salvatore 2011.
Untuk mempertanggung jawabkan semua penggunaan dana maka kami, pihak panitia
gelar Kesenian Salvatore 2011 mengundang para orang tua murid sekalian untuk menghadiri
rapat penggunaan dana yang akan di adakan pada :

Hari : Sabtu
2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
16 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
Tanggal : 23 Mei 2011
Lokasi : Gedung serba guna Salvatore
Waktu : pk. 19.00 WIB – selesai
Sebagai bukti kesungguhan kami dalam mengadakan kegiatan yang positif dalam
bentuk gelar kesenian maka kami juga mengundang para orang tua murid sekalian untuk
menghadiri Gelar Kesenian Salvatore 2011 yang akan di adakan pada tanggal :
Hari : Sabtu
Tanggal : 26 Desember 2011
Lokasi : Gedung serba guna Salvatore
Waktu : pk. 18.00 WIB – selesai
Kami sangat mengharapkan partisipasi dan sumbangsih para orangtua murid sekalian.
Atas perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Jakarta, 10 Mei 2011
Ketua Panitia
Gelar Kesenian Salvatore 2011
( Johan Suwandi)
F. Menulis Surat Tagihan

Surat tagihan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk membayar atau
melunasi sebuah tagihan yang telah dibebankan kepada pihak yang terkait. Biasanya surat
tagihan dikirimkan ketikasang pihak terkait sudah jatuh tempo untuk membayar tagihan
tersebut. Tujuan proses penagihan adalah mempertahankan niat baik sementara menagih
haknya.
Tanggapan pengutang kemungkinan emosional, terutama kaaupengutang teliti. Dalam
menetralkan perasaan iniharus menggunakansebuah imbauan positif, dengan menekankan
manfaat membayar sesuai dengan permintaan dari peusahaan atau pemberi utang. Bila
imbauan positif ini gaga, maka harus dipertimbangkan mengenai imbauan negative, yang
menekankan konsekuensi yang tidak menyenangkan bila tidak bertindak dan bukannya
manfaat karena bertindak tanpa menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam dan
menggangu pelanggan. Membujuk adalah kebalilkan dari memaksa, jadi gunakan bahasa yang
sopan dan menggunakan bahasa bisnis.

Langkah-langkah dalam menagih hutang:

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

17 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
1.      Pemberitahuan dan pengingat
Pada umumnya pemberitahuan standar ini adalah sepuck formulir surat ataupernyataan,
seringkali menggunakan computer, menyatakan dengan jelas jumah hutang, tangga jatuh
tempo, dan denda untuk pembayaran yang terlambat,dan sisa hutang yang masih belum
dibayar. Pemberitahuan standar ini merupakan sebuah tanda kepercayaan.
Perusahaan masih yakin bahwa pelanggan mempunyai niat untuk membayar hutangnya
dan hanya perlu diingatkan. Jadi,nadanya tidak terlalu serius.

2.      Permintaan informasi
Biala peanggan masih belum memberikan respon setelah surat pembeitahuan, maka
langkahselanjutnya adalah permintaan informasi. Jangan menyalahkan pelanggan dalam surat
yang menayakan informasi.
3.      Peringatan yang mendesak
Tahap peringatan yang mendesak menunjukkan peningkatan yangsignifikan. Dalam tahap ini
menyampaikan keinginan dari pihak pemberi hutang atau kreditor untuk segera menagih
pembayaran yang terlambat dan kemauan untuk bersikap serius, tetapi hindari ancaman
berlebihan.
            Peringatan mendesak mungkin ditandangani oleh pejabat puncak perusahaan,
menyebutkan konsekuensi negative kalua tidak mengindahkan, dan harus tetap membuka
kesepatan untuk membayat tanpa kehilangan muka.

4.      Ultimatum
Ultimatum merupakan tahap akhir bila pengutang masih belum memberikan respon. Dalam
tahap ini pperusahaan dalm posisi yang sah dan tidak agi bersedia untuk kembali ke tahap
komunikasi dan negosiasi sebeumnya.
            Ultimatum harus menyatakan konsekuensi dengan tepat kaau tidak membayar, harus
menghindari adanya hal-hal yang mengarah pada fitnah dan menyinggung perasaan, dan tidak
perlu menggunakan nada pribadi yang membantu.
Contoh surat penagihan

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

18 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
 PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 06/ST-PTSS/I/2020 Jakarta,1 Januari 2020

Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Manajer Keuangan
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456

Dengan Hormat

Setelah beberapa kali kami mengirimkan surat peringatan mengenai rekening yang
melebihi batas waktu sejumlah Rp 50 juta, kami terpaksa mengambil langkah drastis dalam
penagihan. Saat ini, rekening perusahaan Anda sedang dilimpahkan kepada pengacara kami,
yang selanjutnya akan menyelesaikannya secara hukum. 

Sesudah tanggal 1 Januari 2020, rekening perusahaan Anda akan ditangani oleh Bpk.
Surati, Bpk. Surata, dan Bpk. Suratu. Apabila pada tanggal tersebut kami belum menerima
pembayaran maka segala bentuk komunikasi dalam masalah ini dialihkan kepada ketiga orang
bersangkutan, yang akan bertanggung jawab dalam tindakan hukum terhadap perusahaan
Anda.
Terima kasih untuk perhatiannya. 

Hormat kami,

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

19 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV
(Suratman)
Direktur Keuangan

DAFTAR PUSTAKA
1. Mary E. Guffey dkk, “Komunikasi Bisnis Prospek dan Produk”, Salemba Empat,
Jakarta. 2006.
2. Bovee & Thill, “Komunikasi Bisnis, Kelompok Gramedia, Jakarta, Jakarta. 2005.
3. Djoko Purwanto, “Komunikasi Bisnis, Erlangga, Jakarta, 2011.

2015 Komunikasi Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

20 Swarmilah Hariani., SE., http://www.mercubuana.ac.id
M.Acc,CIBA.,CBV