Sebuah perusahaan atau lembaga dapat berdiri dan terus berkembang karena adanya dukungan

sumber daya serta pengelolaan yang baik. Dimana setiap karyawan atau staf mempunyai hak
serta kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaan mereka di sebuah perusahaan. Administrasi
adalah bagian dari pengelolaan perusahaan yang meliputi pendataan dan pengaturan hal-hal
yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan agar bisa dioptimalkan.

Administrasi adalah salah satu istilah yang memang sudah tidak asing lagi dalam dunia kerja.
Kata administrasi sering dikaitkan dengan kegiatan catat-mencatat, surat menyurat dan
sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan pasti memiliki
sebuah sistem administrasi. Dimana aktivitas tersebut dilaksanakan oleh ahlinya yang disebut
administrator atau staf administrasi.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi memiliki fungsi yang banyak baik dalam dunia kerja
maupun pendidikan. Dengan adanya administrasi maka dapat membantu memudahkan
pekerjaan baik yang bersifat formal maupun non formal. Terutama dalam hal pengelolaan data-
data, adanya administrasi menjadikan pengelolaan tersebut lebih mudah dan tepat. Mungkin
selama ini sebagian dari Anda sering melakukan pekerjaan administrasi tetapi belum tahu
bahwa pekerjaan tersebut termasuk bentuk administrasi. Untuk itulah, di bawah ini akan
dijelaskan mengenai pengertian administrasi secara lebih mendalam.

Pengertian Administrasi

Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki
kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target
organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu
krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang menjadikan
administrasi mempunyai peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus
berkembang.
Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat,
catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat
teknis ketatausahaan.

Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala proses
kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan
sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.

Baca Juga: Cara Membuat Surat Resmi dan Contoh-Contohnya

Fungsi Administrasi
Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab administrasi
memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut:

Planning atau Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas administrasi
mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.

Organizing atau Penyusunan

Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta
hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan sebuah
organisasi atau perusahaan.

Coordinating atau Mengordinasi

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya
kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya
bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif untuk
kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.

Reporting atau Laporan

Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil kegiatan
atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis.
Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan
posisi dan tugasnya.

Budgeting atau Pembuatan Anggaran

Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun
organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh perusahaan
untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi kerjasama, iklan
dan sebagainya.

Staffing atau Penempatan Posisi

Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi perekrutan
tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

Directing atau Bimbingan

Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang
berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan baik
dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

Baca Juga: Struktur Organisasi : Pengertian, Fungsi, dan Komponennya dalam Bisnis

Tujuan Administrasi
Untuk memahami secara lebih jelas mengenai administrasi, maka Anda perlu memahami tujuan
administrasi. Dimana tujuan administrasi adalah :

Menyusun Program Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang digunakan
sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi maupun data
tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal inilah yang menjadi alasan kenapa
proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi
maupun data yang dibutuhkan bisa ditemukan secara lebih mudah.

Evaluasi Kegiatan Organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi atau
perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari informasi dan data
tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan
organisasi yang telah dilakukan selama ini.

Memantau Kegiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan yan meliputi banyak hal sehingga dalam pelaksanaannya harus
dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik, menjadikan
sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau apa, bagaimana, dimana, kapan dan mengapa
suatu kegiatan dilakukan.

Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat
melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi tersebut
akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas baik dari dalam
ataupun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas
maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.
Cara Kerja Administrasi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dikerjakan oleh
administrator atau staff administrasi. Perlu Anda ketahui bahwa staff administrasi adalah salah
satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan. Adapun
tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, penyimpanan serta
penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan
kepada pihak manajemen.

Sedangkan cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff administrasi dalam
sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi adalah sebagai berikut:

Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting
gabungan maupun kegiatan lainnya.
Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam
bentuk surat atau email.
Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi
pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi adalah bagian yang
sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya administrasi, maka pengelolaan
maupun pengaturan segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa berjalan baik dan lancar.
Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, maka sebuah perusahaan akan tetap
berdiri dan terus mengalami perkembangan.
Kesimpulan
Dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam surat menyurat atau
catat mencatat saja. Melainkan memiliki fungsi yang sangat banyak mulai dari membuat
perencanaan, penyusunan, mengkordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga
pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan atau anggota perusahaan demi mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik termasuk
juga staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat
akan menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan juga
siap bersaing di tengah kemajuan zaman dan ketatnya persaingan.