Nama : Boy Andriano Simamora

Nim : 7183144015
Prodi : Pendidikan Administrasi Perkantoran “B”

1. Proses Dokumen-Dokumen Kantor

A. Pengertian Dokumen

 dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termsuk rekaman yang
dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih
menyakinkan.
 dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, mrnyusun,menyelidiki,
meneliti dan mengelola serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga
lebih bermanfaat.

B. Jenis-Jenis Dokumen

 jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

dokumen berdasarkan berkepentinganya terdiri atas dokumen pribadi, dokumen niaga,

dokumen sejarah, dokumen pemerintahaan.

1. dokumen pribadi adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. cont,

ktp, sim, ijazah
2. dokumen niaga adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. cont, cek,
obligasi, saham
3. dokumen sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah. cont, fosil, tugu,
naskah proklamasi
4. dokumen pemerintahaan adalah dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu perusahaan. cont, keppres dan uu

 Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

dokumen berdasarkan bentuk fisiknya terdiri atas dokumen literal, dokumen korporal dan
dokumen privat

1. dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau
direkam
2. dokumen korporir adalah dokumen yang berupa benda bersejarah
3. dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat/ arsip

C. Ruang Lingkup Dokumentasi

1. dokumen litere meliputi bidang perpustakaan

2. dokumen korporil meliputi permusiuman
3. dokumen privat meliputi bidang kearsipan
Advertisement
REPORT THIS AD

D. Dokumen Kantor (surat)

 Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi yang diasampaikan
oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.

 Fungsi Surat

 alat bukti tertulis

 alat pengingat
 bukti historis
 duta organisasi
 pedoman
 sarana promosi

 Bagian- Bagian Surat

 kepala surat/kop surat

 nomor surat
 tanggal surat
 alamat yang dituju
 hal atau perihal
 salam pembuka
 isi surat
 salam penutup
 nama organisasi yang mengeluarkan surat
 nama penandatangan
 jabatan penandatangan
 lampiran
 tembusan
 inisial pengonsep dan pengetik surat

2. Dasar - dasar Surat-menyurat sebagai alat komunikasi

 Semua pekerjaan harus diklasifikasikan perbidang kegiatannya. Bidang-bidang kegiatan

kantor dalam penanganan surat dapat dibedakan menjadi 4 bagian, yaitu :
 Bidang surat - menyurat (korespondensi) Ialah bagian kantor yang menangani pembuatan
konsep surat
 Bidang pengetikan (typing)  Ialah bagian kantor yang menangani pengetikan konsep surat
sampai menjadi surat yang siap untuk dikirim ke alamat yang dituju.
 Bidang pengurusan surat (mail handling)Ialah bagian kantor yang menangani surat-surat
masuk dan keluar
  Bidang kearsipan (filing) Ialah bagian kantor yang menangani penyimpanan dan
menemukan kembali surat atau warkat apabila suatu saat dibutuhkan

3. Mengurus atau menjaga sistem dokumen

A.  Indeks
1.        Pengertian Indeks
a.  Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat.
b. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai, judul buku, deskripsi
buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai
dengan klasifikasinya.
c.  Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk
memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda
membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

2.   Kegunaan Indeks
Indeks mempunyai banyak sekali kegunaan dalam dunia administrasi. Kegunaan indeks adalah
sebagai berikut.
o Singkat, jelas, dan  mudah dipahami.
o Menggunakan kata yang mudah dimengerti.
o Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai.
o Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.

B.       Mengindeks Nama Orang atau Perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption
yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama
masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap
merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih
berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.
1.     Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), yang menjadi kata
tangkap adalah nama orang atau nama badan / lembaga / perusahaan/organisasi. Oleh karena itu,
yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.
2.    Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata
tangkap adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip yang disimpan.
3.    Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), yang menjadi kata
tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.
4.    Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata
tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat yang disimpan.
5.    Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), yang menjadi kata
tangkap adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip.
Selain istilah mengindeks dan kata tangkap, ada istilah lain yaitu unit. Unit adalah bagian terkecil
dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap
ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam menyusun urutan abjad yang
berpatokan kepada unit demi unit dan huruf demi huruf.
C.      Peraturan Mengindeks
Untuk memudahkan dalam menyusun urutan abjad perlu dibuat peraturan-peraturan khusus yang
seragam untuk menentukan bagian-bagian kata yang akan dijadikan dasar dari urutan abjad. Untuk itu
perlu diindeks terlebih dahulu secara seragam. Peraturan mengindeks yang baku sangat diperlukan
sehingga dapat dipergunakan oleh setiap orang secara seragam.
Untuk lebih mudah memahami dalam mempelajari indeks, maka penyajiannya dilakukan dalam
bentuk kolom-kolom. Namun dalam praktik penulisannya dengan cara memberi tanda koma sebagai
batas antara unit 1 dengan unit 2, 3, 4, dan seterusnya.

4. Penyimpanan arsip untuk Rumah Sakit, PLN, PDAM, Perguruan Tinggi, Perusahaan
Swasta, Perusahaan Nirbala :

Untuk menentukan sistem penyimpanan arsip perlu di ketahui hal- hal sebagi berikut karena
semua sistem peniympanan arsip sama baiknya Karena banyak juga perusahaan atau kantor-kantor
swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal
demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat
membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat, maka
dari itu perlu di ketahui sistem penyimanan arsip sebagai berikut :

 Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

 Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah
dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
 Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan,
Bank.

   Sistem subjek cocok digunakan apabila

 Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah

sentralisasi(terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam
pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit
kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan
surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan,
pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek
kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang
dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya
mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

 Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada
umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap
bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan
berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

 Sistem Wilayah cocok digunakan apabila. suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di
berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.suatu perusahaan mempunyai
bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.suatu
perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh:
Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.
 Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak
menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

1. Rumah Sakit            : No. Identitas pasien

2. Kantor Pos              : No. Kode Pos
3. Bank                       : No. Rekening
4. Perguruan Tinggi      : No. Induk Mahasiswa
5. PLN                        : No. Rekening Listrik