Bertujuan

● Untuk memberikan pengantar beberapa perencanaan, kontrol, dan anggaran fi nancial

masalah dalam menjalankan acara
● Untuk mempertimbangkan organisasi anggaran acara dalam hal pembobolan, pemantauan
dan pencatatan pendapatan dan biaya
● Untuk membahas masalah tambahan fi nancial seperti meningkatkan pendapatan, pendanaan publik,
konsesi dan sponsor
Perkenalan
Perencanaan keuangan dan kontrol nancial fi yang baik adalah aspek penting dari manajemen acara
Proses. Bahkan jika kita hanya menyelenggarakan acara pribadi kecil, kita perlu tahu
berapa banyak yang bisa dihabiskan. Untuk sebagian besar acara, akan ada pendapatan dan
Pengeluaran. Pemantauan, pencatatan, dan kontrol yang cermat terhadap pendapatan dan pengeluaran ini
adalah masalah signifi cant klien, penyelenggara, koordinator dan fi nance offi cers
dari segala jenis. Untuk profesional fi nance offi cer,bab ini akan tampak garis besar yang sangat umum
apa yang harus dilakukan, tetapi bagi orang yang baru dalam pekerjaan bendahara sukarelawan atau
fi nancial offi cer dari suatu peristiwa, itu harus membuktikan titik awal yang membantu. Dengan demikian,
tujuannya
pasal tersebut bukan untuk menangani seluruh subjek manajemen fi nancial yang terkait dengan
area; untuk ini pembaca mungkin ingin melihat Jagels (2010) atau teks serupa. Rekaman
aspek fi nancial peristiwa, mulai dari pembelian barang hingga fi nal dianggarkan
akun, berpotensi jauh lebih rumit daripada ringkasan di sini. Bagus
kontrol fi nancial penting untuk keberhasilan peristiwa, bahkan yang tidak dimaksudkan untuk
profi t-making, tetapi ada banyak buku praktik akuntansi yang berguna dan cukup
perangkat lunak tersedia bagi mereka yang ingin memperluas keahlian mereka.
Untuk acara yang menghasilkan pendapatan, serta yang mana rekaman keluar
terhadap anggaran klien diperlukan, kita dapat mulai melihat kebutuhan

MANAJEMEN KEUANGAN
DAN ANGGARAN
BAB 6
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 105
proses akuntansi, daripada hanya dapat mencantumkan biaya pada selembar kertas.
Bahkan pengintai Middleburg dengan ide penggalangan dana cuci mobil mereka dapat berfungsi untuk
mengilustrasikan
fakta bahwa peristiwa ada yang tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan uang dengan
pengeluaran (beberapa ember air hangat, beberapa spons dan sejumlah besar
pramuka menjadi semua yang dibutuhkan), tetapi masih penting untuk mengetahui uang apa yang telah
Dibuat. Jadi sementara kita mungkin memiliki acara yang sepenuhnya berorientasi biaya di satu sisi, atau
yang sepenuhnya berorientasi pada pendapatan di sisi lain, ada sejumlah besar peristiwa yang
kedua hal ini dan harus dikelola secara nancially dengan cara konvensional, dengan hati-hati
potensi pendapatan, pengeluaran dan profi t, surplus atau break-even,
pada jenis acara.
Dalam semua kasus, beberapa upaya perlu memberikan gambaran tentang aspek fi nancial
acara, baik pada tahap perencanaan, selama acara itu sendiri dan di akhir. Dalam kasus ini
pernikahan atau pencucian mobil pengintai, ini mungkin hanya terdiri dari daftar apa yang telah
dihabiskan atau apa yang telah dibuat (lebih baik melakukan dua daftar - dari apa yang direncanakan dan apa
benar-benar terjadi - baik perkiraan maupun aktual). Jelas, jika pernikahan itu direncanakan untuk biaya
€ 5000, tetap€ € 10.000 dihabiskan, seseorang harus nding uang. Sama halnya, jika para pengintai
berencana untuk menaikkan € 1000 dari mencuci mobil tetapi hanya dinaikkan € 500, maka mungkin yang baru
atap dan redecoration gubuk mereka mungkin harus dikurangi ke atap baru. Fungsi
kontrol fi nancial adalah untuk memberitahu kita apa yang terjadi, tetapi juga terjadi sebelum dan selama
sebuah acara. Sebelumnya, anggaran akan diperlukan sehingga penyelenggara dapat menilai apakah
cenderung sukses dalam istilah fi nancial, dan setelah itu sebagai panduan untuk melihat apakah
acara ini dapat dinilai berhasil melawan tujuan fi nancial-nya. Selain itu, kami akan
melihat cara-cara di mana potensi pendapatan untuk suatu acara dapat ditingkatkan, dan juga pada
pendanaan publik acara dan sponsor.
Tujuan dan perencanaan fi nancial
Pengaturan tujuan penting untuk seluruh acara dan juga merupakan kunci untuk apa yang telah
untuk dilakukan fi nancially. Penyelenggara acara dapat dihadapkan dengan berbagai pilihan fi nancial
tergantung pada apa yang telah diputuskan tentang tujuan (lihat bab 5, tentang
fi proses penyaringan nancial). Perawatan, waktu, dan usaha perlu diambil pada tahap awal
untuk memastikan manajemen fi nancial yang baik, dan bahwa semua jenis pengeluaran dan
pendapatan telah diidentifikasi ed. Acara pribadi kecil, yang tujuannya hanyalah kenikmatan
peserta, mungkin memiliki sedikit cara manajemen fi nancial, kecuali
kesadaran akan potensi pengeluaran dalam istilah yang paling umum. Untuk acara yang sangat besar pada
regional, nasional atau internasional, aspek fi nancial mungkin harus
studi kelayakan fi nancial berdasarkan berbagai teknik yang mungkin, dari biaya -
analisis benefi t untuk menilai pengganda pariwisata dari total proyek acara. Teknik seperti itu
lebih dari batas-batas buku ini dan kami akan berkonsentrasi
aspek yang lebih umum dari manajemen fi nancial dalam hal penganggaran dan pengendalian,
yang sesuai untuk berbagai acara populer.
Salah satu kunci untuk manajemen acara fi nancial yang efektif adalah penunjukan seseorang
bertanggung jawab untuk itu, dengan cara yang sama bahwa anggota komite penyelenggara mungkin
bertanggung jawab atas pemesanan, organisasi, staf, dan publisitas. Ini agak khas peristiwa
(terutama yang mengandalkan sukarelawan staffi ng, seperti yang banyak dilakukan) untuk aspek nancial
relatif kurang dipahami, terutama dalam hal cashfl ow (artinya,
106 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
waktu pendapatan dan pengeluaran). Banyak penyelenggara acara tidak sepenuhnya menghargai
implikasi fi nancial dari keputusan yang mereka buat dan akibatnya terkejut,
ketika akun dilakukan, seberapa sedikit profi t telah dibuat atau seberapa besar kerugian telah
Dikeluarkan. Bahkan rupanya keputusan yang tidak terkait dapat berdampak besar pada pendapatan. J
contoh yang baik mungkin adalah waktu suatu peristiwa. Jika keputusan ini salah, dan mungkin
bentrokan dengan yang serupa pada saat yang sama, maka target pasar mungkin tidak
dapat menghadiri keduanya, dengan kerugian akibat dari penjualan tiket, pendapatan dan pendapatan lainnya,
yang dapat mengakibatkan perkiraan profi t menjadi kerugian aktual. Untuk alasan ini, numerat
dan orang yang mampu harus ditunjuk untuk mengawasi akun.
Hal ini juga berguna untuk memahami hubungan antara pengaturan asli tujuan
dan untuk mengikuti mereka melalui ke dalam fi nancial manajemen dan anggaran. Hal ini tidak baik
mengatakan dalam tujuan (seperti dalam contoh dalam Gambar 6.1), bahwa tujuan utamanya adalah untuk
cukup uang 'untuk membangun kembali stadion kota', jika tidak diketahui berapa biaya yang akan dikenakan,
dan apakah anggaran untuk acara tersebut benar-benar akan dapat mengatasinya. Demikian pula,
tidak baik mengatakan bahwa tujuan untuk pernikahan adalah untuk menghabiskan kurang dari € 5000, jika ini
tidak ditulis dengan benar ke dalam anggaran, atau jika seseorang keluar dan meniup € 4500 pada
pesta pra-pernikahan, hanya menyisakan € 500 untuk seluruh pernikahan yang sebenarnya ('Oh, tidak ada
mengatakan kepada saya kami hanya memiliki € 5000 '). Tujuan dan manajemen fi nancial secara intim
Terhubung. Sangat penting bahwa penyelenggara membuat tautan menjadi jelas - ingat SMART
akronim [lihat halaman 187]: anggaran adalah tentang mengukur.
Masalah cashfl ow juga cenderung serius, terutama untuk acara yang melibatkan pra-pemesanan,
seperti makan malam penggalangan dana. Beberapa pengeluaran atau investasi mungkin harus dilakukan
ACARA REKREASI
Kompetisi Atletik Kota Internasional
Tujuan utama: mengembangkan bakat olahraga di bidang atletik; untuk membawa sejumlah besar pengunjung ke
kota untuk ditonton atau berpartisipasi; untuk meningkatkan citranya.
Tujuan keuangan: untuk menghasilkan cukup uang (surplus dari acara) untuk membangun kembali stadion kota;
untuk menyediakan beberapa perumahan tambahan setelah pesaing pergi, berdasarkan nancing fi
desa atlet bersama dengan pengembang.
ACARA BUDAYA
Desa Meriah
Tujuan utama: mengadakan perayaan tahunan yang menyenangkan bagi desa.
Tujuan keuangan: untuk menghasilkan cukup uang untuk break-even dan untuk membeli bangku baru untuk menempatkan
di samping kolam desa.
ACARA ORGANISASI
Hari Membangun Tim Manajer Penjualan
Tujuan utama: untuk meningkatkan keterampilan tim dari departemen penjualan.
Tujuan keuangan: untuk tetap dalam biaya yang dianggarkan yang diizinkan untuk pengembangan staf.
ACARA PRIBADI
Pernikahan Keluarga
Tujuan utama: untuk merayakan pernikahan dan bersenang-senang.
Tujuan keuangan: untuk biaya kurang dari € 5000.
GAMBAR 6.1 Contoh berbagai tujuan acara
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 107
sebelum pendapatan dihasilkan atau tiket terjual, sehingga memaparkan kepada penyelenggara risiko
fi kegagalan nancial. Tempat untuk acara sering memiliki waktu tunggu yang lama untuk pemesanan dan
uang di depan untuk menahan atau confi rm pemesanan. Ketika ini terjadi, bendahara (atau
fi nance offi cer dari panitia penyelenggara) harus memastikan uang suffi cient tersedia
untuk membayar berbagai biaya sebelum tenggat waktu, atau berisiko kehilangan pemesanan dan
acara tersebut. Ini akan berarti perhatian yang cermat terhadap isu-isu seperti penagihan utang dan kredit
Periode. Misalnya, jika agen telah setuju untuk mengambil sejumlah tiket muka
untuk sebuah acara, kapan Anda, sebagai fi nance offi ce dari acara, dibayar untuk mereka? Jika periode
antara pemesanan tiket dan pembayaran terlalu lama, acara Anda mungkin bangkrut di
sementara itu, karena Anda harus membayar uang keluar tetapi belum punya cukup uang tunai datang
di (lihat Gambar 6.2).
Misalkan komite festival kota telah memesan marquee untuk perjamuan abad pertengahan
sebagai klimaks untuk kontes kota tahunannya. Meskipun festival mungkin tidak berlangsung sampai
Agustus, perusahaan marquee, katering dan musisi mungkin semua ingin pemesanan
Biaya. Misalkan biaya pemesanan ini menambahkan hingga € 1000. Kapasitas marquee adalah 250,
dan batas waktu pemesanan adalah akhir Juni. Dengan cara yang sangat mendasar, manajer fi nancial akan
baik harus fi nd € 1000 dari dana yang ada (jika acara telah dijalankan sebelumnya dan dihasilkan
surplus pada tahun-tahun sebelumnya), atau, jika tidak ada dana yang ada, akan
harus mendapatkan 250 deposit sebesar €4 per orang (atau setara) untuk menutupi biaya pemesanan dengan,
katakanlah, seminggu sebelum akhir Juni, untuk memiliki kesempatan acara berjalan; atau dana dari
metode lain, seperti sponsor, sumbangan atau pinjaman(misalnya pinjaman bank,
dalam pikiran bahwa ini harus dibalas dengan bunga, mungkin terhadap beberapa bentuk
keamanan). Ini mungkin hanya rst fi dari beberapa tenggat waktu fi nancial dan berfungsi untuk mengilustrasikan
Pra-penjualan Pendapatan
tiket dll.
Mulai
Laba (atau rugi)
Cashflow
Closedown Investasi
Pembukaan acara
Periode pendapatan puncak
Produksi
Desain
Definisi
Operasi
Divestasi
Pendapatan
Pengeluaran
GAMBAR 6.2 Cashfl ow di acara-acara
Sumber: diadaptasi dari Morris, 1994
108 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
bahwa cashfl ow dan tenggat waktu dapat berarti perbedaan antara apakah acara berjalan
atau tidak.
Membuat anggaran
Dalam organisasi komersial, manajemen senior atau kepala departemen dapat
penyusunan anggaran untuk suatu acara. Namun, dalam kasus banyak peristiwa, dijalankan oleh sukarelawan,
komite, individu, atau keluarga, yang mungkin tidak memiliki pengalaman bagaimana membuat
pekerjaan acara dalam istilah fi nancial, penyusunan anggaran mungkin melibatkan beberapa orang,
atau sukarelawan dengan beberapa latar belakang fi nancial atau organisasi yang cocok untuk tugas. Untuk
orang yang baru dalam aspek fi nancial menjalankan suatu acara, perencanaan anggaran dapat
tidak semudah itu fi rst muncul, karena banyak informasi harus dikumpulkan,
dan banyak teknik baru yang dipelajari, yang mungkin tidak jelas di awal. Namun
waktu dan upaya yang dimasukkan ke dalam penyusunan anggaran yang cermat sangat penting bagi
keberhasilan acara, dan kontrol fi nancial dan umum tentang apa yang sedang terjadi (lihat
Gambar 6.3).
Anggaran untuk suatu acara mungkin tidak lebih rumit daripada daftar pendapatan dan
biaya, atau mungkin sangat rumit. Bagaimanapun, itu harus ditentukan dengan tujuan
acara dalam pikiran. Tidak baik menetapkan anggaran di mana profi t besar diramalkan,
jika acara ini seharusnya untuk hiburan publik dan hanya dimaksudkan untuk menghasilkan
surplus kecil atau bahkan pecah, karena membuat profi t besar mungkin mengakibatkan
mengenakan harga tiket yang terlalu tinggi. Jadi, apa tujuan fi nancial? Apakah acara dimaksudkan untuk
menghasilkan uang atau hanya untuk menutupi biayanya? Jika untuk menutupi biaya, berapa jumlah total
yang dapat dijamu, ditentukan oleh klien atau oleh komite penyelenggara?
Penting untuk diingat bahwa sejumlah besar acara, terutama
memiliki anggaran yang telah ditentukan sebagai bagian dari ringkasan mereka, karena acara tidak
dimaksudkan untuk mengumpulkan uang, tetapi untuk melakukan beberapa fungsi organisasi lain (contoh
menjadi kegiatan konferensi atau membangun tim), sehingga 'pendapatan' hanyalah masalah penggunaan
yang dianggarkan fi gure diletakkan.
Untuk acara berbayar, masalah harga tiket juga sering menjadi sumber perdebatan sengit,
kadang-kadang sebelum upaya apa pun telah dilakukan untuk mengidentifikasi biaya. Ini adalah sangat umum
karena penyelenggara salah melihatnya sebagai isu yang paling penting. Tiket
harga mungkin menjadi masalah penting, tetapi itu tidak cukup baik untuk mengatakan 'Kita harus membuat
● Mengabaikan tujuan acara saat menetapkan anggaran.
● Memetik fi gure keluar dari udara untuk penjualan tiket sebelum fi nding keluar berapa biaya acara (serius dan
disesalkan sering kesalahan). ('Oh, tidak, tidak, Mari kita menagih penyewa!' 'Mengapa?')
● Tidak melibatkan semua orang yang bersangkutan dalam persiapan anggaran dan gagal mengidentifikasi berbagai biaya secara akurat.
● Terlalu optimis tentang permintaan untuk acara atau gagal untuk fi nd tempat dengan kapasitas yang cukup untuk melakukannya
dengan benar.
● Mengabaikan masalah anak perusahaan seperti biaya memastikan keselamatan dan keamanan, atau efeknya harus menambahkan
pajak.
● Tidak memiliki cukup modal atau dana start-up untuk mendapatkan acara dari tanah, mengingat perlunya deposito atau
pembayaran lanjutan dari berbagai jenis.
● Orang menghabiskan uang tetapi tidak mendapatkan tanda terima atau faktur, sehingga uang tidak dicentang dan Anda tidak memiliki
kontrol
bukti bahwa mereka benar-benar menghabiskannya ('Oh, tapi aku punya tas balon!').
GAMBAR 6.3 Beberapa kesalahan penganggaran umum
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 109
itu murah atau tidak ada yang akan datang'. Ini biasanya didasarkan pada pendapat pribadi seseorang, bukan pada
penilaian biaya yang dianggarkan dengan cermat, apalagi pada pandangan objektif tentang
target pasar akan benar-benar membayar. Intinya, biaya perlu dicantumkan fi rst dan akurat
(bukan hanya, 'Pasangan saya mengatakan itu akan sama dengan yang mereka lakukan tahun lalu di sepak bola
tanah'). Penawaran harga atau harga aktual perlu diperoleh untuk semua aspek kegiatan. Untuk
lapangan sepak bola, misalnya, dengan mendapatkan kutipan biaya dari manajer lapangan, bukan
dari 'pasangan anda'. Dalam beberapa kasus perlu ada lebih dari satu kutipan. Kutipan
harus dibuat berdasarkan suka, dan kriteria memutuskan (apakah Anda ingin
kutipan, atau kualitas barang atau jasa terbaik, dll.?). Dari sana, pengeluaran dapat
dinilai dan kemudian, dan hanya kemudian, jika harga tiket diperkirakan, mengingat
angka yang diharapkan datang(Bowdin dkk., 2006).
Dalam kasus jenis acara tertentu mungkin juga ada harga diferensial tiket
(misalnya di acara olahraga, di mana kursi terbaik memiliki harga yang lebih tinggi). Harga diferensial juga
memungkinkan kami untuk menyediakan berbagai tiket dengan berbagai harga, misalnya, tiket keluarga,
tiket rombongan, harga penuh, atau tiket off-peak. Ini membutuhkan pemahaman yang cermat. Kira
acara kami perlu menjual 120 tiket dengan masing-masing € 10 untuk membuat target kami profi t, tetapi perkiraan
kami
dari apa target pasar akan membayar menunjukkan bahwa hanya setengah orang yang kita harapkan
hadir akan membayar harga penuh, meskipun kami mengharapkan kehadiran 120 orang.
Apa yang harus kita lakukan? Mungkin kita mungkin harus membatalkannya. Di sisi lain, kita mungkin fi nd itu
sisanya bersedia membayar € 6.00 untuk tiket (kami akan menyebut tiket 'harga kontribusi' ini).
Apakah ini membantu, bahkan jika kita telah mengatakan harga tiket harus € 10? Itu tergantung pada apakah
€ 6.00 akan cukup untuk menutupi biaya fi xed kami, dan jika cukup orang yang membayar harga penuh masih
Mau ikut. Biaya tetap mungkin € 5.00 per orang (ini adalah contoh ed sederhana).
Total pendapatan dengan demikian akan € 960 dan acara akan membuat profi t, meskipun
kami tidak bisa menjual semua tiket kami dengan harga penuh dan membuat profi t penuh. Anda akan
memperhatikan
bahwa saya tidak menggunakan kata 'diskon' dalam contoh ini. Lupakan 'diskon', karena memberi Anda
ide yang salah, karena tiket kontribusi masih harus menanggung semua biaya fi xed, dan kami masih
harus menjual cukup dari kedua tiket untuk menutupi total biaya kami. Inilah sebabnya mengapa Anda bisa pergi ke,
katakanlah, pusat rekreasi atau taman hiburan pada periode off-peak dan membayar kurang dari yang Anda 000.000
Profi t penuh adalah € 1200, dan dalam hal ini, break-even
diperlukan adalah €750
(yaitutotal fi xed dan biaya variabel)
Kita dapat menjual 60 tiket harga penuh di € 10 = €600
Kami juga dapat menjual 60 tiket harga kontribusi di
€6 = €360.
Mengantri untuk tiket
Sumber: © istockphoto.com/Kris Vandereycken
110 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
pada periode puncak. Ini adalah tentang memiliki harga tiket diferensial untuk waktu yang berbeda, untuk waktu
yang berbeda
target pasar dan kelompok yang berbeda, dalam pengetahuan bahwa tidak semua orang akan membayar harga
penuh,
pada waktu tertentu. Maskapai juga melakukannya. Anda mungkin memiliki dua kursi terakhir di pesawat di
€ 50, ketika orang lain telah membayar € 500 tiket, tetapi itu karena pesawat menutupi
total biayanya, dan mereka mungkin juga memiliki dua orang dengan kursi murah, bukan
dua kursi kosong. Di sisi lain, jika semua orang membayar € 50, maka mereka mungkin tidak bisa
mampu untuk taksi pesawat sepanjang landasan. Hal ini juga berlaku untuk peristiwa, dan dapat mengarahkan Anda
ke
lakukan beberapa harga tiket kreatif, jika Anda harus. Tetapi hanya jika Anda harus.
Masalah utama bagi penyelenggara acara adalah mengetahui berapa banyak orang yang akan hadir. Dalam rangka
untuk menyiapkan anggaran yang cukup akurat, perkiraan kehadiran dapat didasarkan pada
survei pasar, kehadiran pada acara serupa atau sebelumnya, pengetahuan tentang ukuran
basis pelanggan yang tersedia dan sebagainya. Dari sudut pandang penyusunan anggaran,
penyelenggara mungkin ingin optimis tentang kehadiran, tetapi, mengingat potensi masalah
tentang tenggat waktu pemesanan dan deposito, penting untuk bersikap realistis tentang berapa banyak tiket
dapat dijual dan apakah venue dapat fi lled,atau apakah anggaran harus
untuk menerobos bahkan, jika, katakanlah, setengah tempat adalah fi lled. Optimisme sangat bagus, tetapi tes nyata
seringkali ketika panitia penyelenggara atau tim penjualan keluar dan mencoba menjual tiket dan
fi nd bahwa 'tidak ada yang ingin membelinya belum'. Ada cara di mana respon semacam ini
dapat di-infl uenced, seperti dengan meminta deposit (setelah orang
uang mereka umumnya cenderung membayar saldo ketika saatnya tiba), atau dengan menawarkan
diskon untuk pembelian di muka (seperti tiket pesawat pembelian di muka), atau dengan menjual
tiket ke indikator opini utama sebagai cara menghasilkan minat.
Break-even adalah masalah utama dan kadang-kadang tidak dipahami dengan baik. Katakanlah acara akan
dikenakan biaya
€ 500 untuk memakai, dan tempat ini akan menampung 100 orang. Sekilas fi rst Anda mungkin
Katakanlah, kita perlu menjual 100 tiket di € 5. Tetapi jika Anda melakukan ini, Anda akan membuat kerugian bahkan
jika
99 dari 100 tiket terjual. Anda harus mempertimbangkan apa yang anda realistis break-even
intinya adalah. Untuk membuat € 100 profi t dalam hal ini Anda harus menjual 100 tiket di tiket
harga € 6, bukan € 5.
Kultus diffi lainnya muncul karena biaya yang tidak terduga atau masalah anak perusahaan, yang umum
apakah pajak harus ditambahkan ke harga tiket. Untuk sebagian besar acara skala kecil atau keluarga,
ini tidak relevan, tetapi untuk acara besar itu harus diperiksa dengan pemerintah yang benar
karena ada ambang batas minimum untuk pembayaran (di Inggris, ini adalah HM
Pendapatan dan Bea Cukai dan ambang batas PPN Inggris pada saat penulisan adalah £ 68.000 sebelumnya
registrasi diperlukan).
Bagi mereka yang baru menganggarkan acara, Formulir Anggaran Garis Besar di Gambar 6.4 akan membantu Anda
memahami apa yang diperlukan dan informasi apa yang mungkin hilang. Ini juga dapat menunjukkan bahwa
setelah Anda memiliki identifi ed semua biaya, ide-ide fi rst Anda tentang berapa banyak yang harus
dikenakan sebagai
biaya masuk atau tiket mungkin benar-benar salah. Yang paling penting dari semua, mungkin juga terbukti
bahwa tidak ada margin keselamatan dalam menjalankan acara antara pendapatan dan perkiraannya
Biaya. Dalam istilah sederhana, harus ada cukup orang yang menghadiri dan membayar untuk menutupi
biaya dan pastikan ada profi t atau surplus kecil. (Meskipun beberapa acara tidak
dimaksudkan untuk membuat profi t.)
Misalkan total biaya kami adalah € 1000. Kami memperkirakan bahwa 100 orang akan hadir, sehingga
biaya akan tampaknya € 10 per orang. Ini, bagaimanapun, bukan posisi yang aman untuk
bahkan jika 99 orang datang ke acara itu akan tetap membuat kerugian. Anggaran harus
dikerjakan berdasarkan gagasan bahwa lebih banyak orang akan datang ke acara tersebut daripada
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 111
FORMULIR ANGGARAN PENDAHULUAN
Peristiwa yang Diusulkan: _________________ Tanggal Hari Ini: _________
___________________________________________________________________________________________
Tanggal Kejadian: _________________ Hari-hari untuk pergi: ________
Staf/Tenaga Kerja: Jumlah sukarelawan yang dibutuhkan: _________
Kapasitas Tempat: _________________
Perkiraan jumlah orang yang diharapkan: ____________ (Tamu yang Membayar / Pengunjung Yang Membayar)
Daftar Biaya
________________________________________________________________________________________________
Jumlah setoran: €_____________
Total biaya kepegawaian termasuk makanan staf: €_______________
Sewa Tempat: Jumlah total: €______________
________________________________________________________________________________________________
Contoh Overheads: Jumlah Total €: Kutipan harga terbaik* yang diberikan oleh:
Mengiklankan _____________ ___________
Pencetakan / Poster / Tiket ______________ ________
Tanda / Tempatkan Kartu / Menu / Program ____________ __________
Kaos Kustom / Seragam / Lencana _________ _________
Penyewaan Peralatan ______________ ______________
Makanan ______________ ___________
Minumlah ______________ ____________
Hiburan _______________ ___________
Musik _______________ ______________
Dekorasi _______________ ____________
Linen / Linen Sewa _______________ ___________
Hadiah / Item Gratis ________________ ___________
Floristry / Tanaman _______________ ____________
Keamanan / Crowd Control / Panduan / Titik info ____________ _________
Asuransi ______________ _____________
Menolak Penghapusan / Pembersihan _______________ ___________
Daya / Panas / Cahaya / AC __________ _______
Distribusi Tiket / Alat Tulis / Pos ____________ _______
Aplikasi Lisensi/Lisensi
Audio Visual / Suara _______________ ____________
Telepon / Ponsel / Tautan Radio ___________ ________
Fotografer / Perusahaan Video / Tekan Kit ______________ __________
Total semua biaya termasuk tempat dan staf __ €______________
Item lainnya _______________ ____________
Deposit jatuh tempo oleh: _______________
Jumlah staf berbayar yang dibutuhkan: _________
Daftar deposit atau pembayaran di muka tambahan yang diperlukan:
Total biaya dibagi dengan jumlah tamu yang membayar (termasuk penyewaan tempat, staf, dan barang-barang lainnya
Laba / Surplus Diperlukan? €_____________ (Laba per orang)
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
tidak terdaftar di sini tetapi dikenal, diharapkan atau direncanakan): €______________ (Biaya per orang)
GAMBAR 6.4 Formulir anggaran pendahuluan (garis besar)
* Kutipan harus dibuat sesuai suka dan kriteria memutuskan (apakah Anda ingin kutipan termurah atau apakah Anda menginginkan kualitas terbaik
barang atau jasa dll?) Penawaran harga harus mencakup PPN.
112 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
diperlukan untuk menutupi biaya, misalnya, 125 orang di € 10. Atau bahwa harga tiket adalah
lebih tinggi, misalnya, 100 orang di € 12.50. Dalam hal ini juga perlu untuk mengambil
tidak hanya berapa banyak orang yang kami harapkan untuk hadir, tetapi apakah tempat tersebut
kapasitasnya sesuai. Jika venue hanya akan menampung 75 orang tetapi kita perlu 100
orang-orang untuk hadir untuk menutupi biaya kami atau membuat profi t, maka acara tidak layak
di tempat itu. Hal ini dimungkinkan, atas dasar berbagai perkiraan biaya, untuk penyelenggaraan
komite atau fi nance offi cer untuk menyiapkan beberapa anggaran garis besar komparatif untuk
membantu
proses pengambilan keputusan, di mana masalah, seperti tempat, perlu dibandingkan dengan
lain (lihat Gambar 6.5).
GAMBAR 6.5 Contoh anggaran garis besar komparatif untuk pihak perusahaan yang diusulkan
Tempat: Luigi's Garden Bistro Rolf's Bar & Marquee Rumours Nightclub
Kapasitas Venue: 60 100 120
Tidak ada tamu yang diharapkan: 50 50 50
Biaya: € € €
Tempat Sewa 0 1 450 (Marquee) 500 (Deposit)
Staffi ng Biaya 0 (Termasuk dalam makanan) 0 (Termasuk dalam makanan) 100 (Pintu / mantel)
Pencetakan 50 50 50
Menu dan Tempatkan Kartu 50 50 50
Makanan 1 250 (Makanan duduk) 1.000 (Duduk makan) 750 (Prasmanan)
Minuman Resepsi 300 300 300
Band 500 500 500
Hadiah Raffl e 100 100 100
_____________________________________________________________________________________________________
Total Estimasi Biaya 2 250 3 450 2 350
_____________________________________________________________________________________________________
Harga tiket jika 40 orang hadir: €45 €69 €47
Upaya rst fi ini untuk menyediakan anggaran garis besar yang memadai akan membantu kami mengidentifikasi
informasi lebih lanjut diperlukan untuk menyiapkan perkiraan anggaran yang lebih rinci. Yang rinci
anggaran dapat didasarkan pada sejumlah peserta, atau kami dapat memiliki alternatif yang menunjukkan
kasus terburuk dan kasus terbaik. Hal ini diperlukan, mungkin penting, untuk memiliki ide yang baik
titik di mana acara akan pecah-genap dan membuat profi t. Untuk ini kita harus menanggung
pikiran bahwa beberapa biaya adalah fi xed dan beberapa variabel (Garrison et al. 2007). Misalnya,
untuk berapapun jumlah orang yang hadir, biaya menyewa marquee untuk suatu acara akan
fi xed,mari kita katakan € 1450. Marquee masih akan dikenakan biaya € 1450 apakah satu orang menghadiri
atau apakah 100 orang hadir - ini adalah biaya fi xed. Di sisi lain, biaya
makanan mungkin variabel dalam kaitannya dengan jumlah orang: mari kita misalkan duduk
biaya makan € 20 per orang. Dalam kasus makan, jika satu orang menghadiri biayanya adalah € 20.
Jika 50 orang menghadiri biaya adalah € 1000 dan jika 100 orang menghadirinya adalah € 2000. Ini adalah variabel
biaya (lihat Gambar 6.6).
Dalam hal pengeluaran dan biaya, sangat penting bahwa kami telah menghitung dengan benar
total biaya dan telah mencakup setiap biaya yang mungkin terlibat. Hal ini sangat penting
untuk memastikan bahwa semua biaya telah diperiksa dan bahwa daftar tersebut benar-benar
Lengkap.
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 113
Bagan Break-even (Profitabilitas)
0
500
10
1000
1500
2000
2500
Biaya / Pendapatan (Euro)
Jumlah Orang yang hadir
20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120
Margin keselamatan
Total
Biaya
Tetap
Biaya
Variabel
Biaya
Kehilangan
Pendapatan
Keuntungan
Titik genap
Perhatikan bahwa margin keselamatan adalah jumlah kapasitas atau produksi di atas titik genap yang dapat Anda capai dengan
permintaan (dibandingkan dengan kapasitas maksimum tempat atau produksi maksimum yang mungkin). Dalam contoh ini, kehadiran maksimum Anda
mengharapkan adalah 100 orang, meskipun tempat itu dapat menampung 120. Untuk mencapai profi t 54 orang atau lebih harus hadir.
GAMBAR 6.6
Bagan jeda-genap
Anggaran terperinci
Akan sangat mudah untuk menggunakan istilah fi nancial umum 'kontrol anggaran' pada tahap ini.
Namun, 'kontrol' sering memusatkan pikiran manajer fi nancial hanya pada biaya atau pengeluaran,
dan jelas, dalam hal manajemen acara, penghasilan dan seluruh gambaran
sama pentingnya. Jika tujuan acara adalah tentang kualitas daripada kemampuan profi , maka
konsentrasi berlebihan pada biaya mungkin akan merusak keberhasilan acara, karena
bahan akan dibeli daripada yang berkualitas baik. Kami telah mencatat bahwa
jenis peristiwa tertentu dapat lebih dipimpin oleh pendapatan daripada yang dipimpin oleh biaya.
Anggaran adalah perkiraan atau rencana, yang membantu mengatur pengoperasian suatu peristiwa (atau
bisnis apa pun) selama periode waktu tertentu. Dalam kasus bisnis seperti hotel,
anggaran mungkin tahunan. Dalam kasus suatu peristiwa, karena peristiwa adalah salah satu
dan waktu terbatas, anggaran biasanya untuk jangka waktu acara tersebut. J
anggaran juga merupakan alat manajemen di mana tanggung jawab untuk berbagai kegiatan (misalnya.
penjualan atau kontrol biaya) dapat dilihat, dengan cara yang sama seperti
rencana acara. Anggaran, baik perkiraan apa yang dimaksudkan untuk terjadi dan catatan
apa yang terjadi (atau, setelah peristiwa, apa yang telah terjadi), bertindak sebagai sarana
membandingkan perkiraan dengan realitas dan menetapkan target yang dapat diupayakan oleh penyelenggara
untuk mencapai (lihat Gambar 6.7).
Keuntungan memiliki anggaran adalah bahwa itu adalah perkiraan rinci tentang apa yang harus
terjadi secara nancially, dan dengan demikian membantu perencanaan (Yeoman et al. 2004) tetapi, seperti halnya
elemen lain dari rencana, seharusnya tidak menjadi faktor pengendali tunggal. Anggaran hanya
itu, panduan fi nancial, bukan jaket selat. Anggaran harus menghasilkan koordinasi yang lebih baik
antara penyelenggara acara. Misalnya, anggaran dapat dibagi menjadi pendapatan
anggaran, sebagai target bagi staf penjualan tiket untuk mencapai; anggaran publisitas untuk pemasaran
staf untuk menjaga dalam dan anggaran operasi bagi pengelola acara untuk memastikan bahwa
dia belum overspent untuk mencetak, dekorasi, staf, peralatan atau sumber daya lainnya.
114 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
(RINGKASAN) ANGGARAN ACARA
Peristiwa: __________
Tanggal Kejadian: _______________ Tanggal anggaran ini: __________
Kehadiran (Tamu yang membayar)
________________________________________________________________________________________________
Pendapatan / Anggaran Pendapatan €: Aktual €:
Penjualan Tiket _______________ _______________
Katering ______________ _____________
Pendapatan dari sewa stand konsesi ______________ _____________
Undian _______________ _______________
Total Penghasilan €______________ €_____________
Lainnya (Tentukan) ____________________ _________ _____________
Pengeluaran: Anggaran €: Aktual €:
Tempat Sewa _______________ _______________
Staf / Tenaga Kerja _______________ ______________
Mengiklankan _____________ ________________
Pencetakan / Poster / Tiket _____________ ________________
Tanda / Tempatkan Kartu / Menu / Program ______________ _______________
Kaos Kustom / Seragam / Lencana ____________ ______________
Penyewaan Peralatan _______________ ______________
Perkiraan: Aktual:
_____________ _____________
Makanan _______________ _______________
Minumlah ______________ _______________
Hiburan _______________ ______________
Musik _______________ _____________
Dekorasi _______________ _______________
Linen / Linen Sewa _______________ ________________
Hadiah / Item Gratis ________________ ________________
Floristry / Tanaman ______________ _______________
Keamanan / Crowd Control / Panduan / Titik info ___________ ______________
Asuransi _______________ ______________
Item lainnya _______________ ________________
Total Biaya €_____________ €____________
_______________________________
Surplus (Laba) / Defisit (Rugi) €______________ €______________
Menolak Penghapusan / Pembersihan ______________ ______________
Daya / Panas / Cahaya / AC ____________ ________________
Distribusi Tiket / Alat Tulis / Pos ___________ ________________
Aplikasi Lisensi/Lisensi
Audio Visual / Suara ______________ ______________
Telepon / Ponsel / Tautan Radio ___________ ________________
Fotografer / Perusahaan Video / Tekan Kit _______________ _______________
GAMBAR 6.7 Bentuk anggaran umum
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 115
Wirksworth, Inggris
STUDI KASUS 19 Peristiwa break-even:
makan malam tahunan Ecclesbourne Valley
Kereta api
Kereta Api Ecclesbourne Valley
● Kereta Api Lembah Ecclesbourne
● Kereta apiwarisan 14 km di Wirksworth, dekat Derby, Inggris
● Menjalankan sejumlah acara publik setiap tahun
● Makan malam tahunan yang ditargetkan untuk anggota dan pemegang saham
● Tujuan acara: untuk mengumpulkan uang untuk kereta api
KOTAK FAKTA

T dia Ecclesbourne Valley Railway adalah tipikal dari banyak

kereta api warisan dan museum kereta api di Inggris dan di
bagian lain dari Eropa. Ini adalah kereta api milik pribadi 14 km
di English Midlands, memberikan pengalaman wisata untuk
orang-orang yang tertarik dengan sejarah kereta api, lokomotif uap, dan
peralatan kereta api bersejarah dan artefak. Sebagai objek wisata
dijalankan sebagian besar oleh sukarelawan, tidak hanya meningkatkan pendapatannya melalui
penjualan tiket, kegiatan ritel, katering, dan
sarana, tetapi juga melalui acara-acara berbagai jenis, amal
sumbangan dan kontribusi otoritas setempat. Ini
berbagai penggalangan dana diperlukan untuk menjaga operasional kereta api
dan untuk membantu memulihkan dan memelihara artefak bersejarahnya.
Pada musim acara 2009, makan malam tahunan berikutnya
dikenakan biaya. Jenis makan malam ini, sering disebut makan malam penggalangan dana
atau makan malam 'Sportsman's', sangat khas dari acara semacam ini.
Makan malam seperti itu umum di antara semua jenis amal,
organisasi sukarela dan olahraga, dan dalam kasus beberapa
organisasi yang lebih kecil, makan malam semacam ini mungkin
acara sosial besar dalam kalender mereka. Dalam kebanyakan kasus, tujuan
adalah sebagai berikut. Tujuan utama: penggalangan dana (baik di
umum, atau untuk alasan tertentu c, misalnya kit baru untuk klub rugby;
perbaikan tempat klub; anggar baru, dll.);
tujuan sekunder: pertemuan sosial organisasi
anggota dan pendukung; peningkatan profi le organisasi
di antara pendukung dan sponsor potensial; kesempatan untuk
mengundang tamu, kontributor, atau sponsor terhormat dengan cara
terima kasih atas minat mereka atau bantuan yang diberikan kepada organisasi.
Dalam kasus Ecclesbourne Valley Railway,
untuk mengumpulkan dana untuk pemeliharaan dan perbaikan
stok bergulir bersejarah (mesin, kereta, gerobak, dll.).
116 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
Anggaran dimaksudkan untuk bertindak sebagai ukuran kinerja antara yang diprakirakan
dan hasil aktual yang bertanggung jawab oleh penyelenggara. Perkiraan ini
mungkin sering diffi kultus untuk acara karena sifatnya yang unik, dan mungkin hanya
perkiraan perkiraan. Di sisi lain, beberapa peristiwa mungkin pernah terjadi sebelumnya, di
keadaan serupa, atau tahun-tahun sebelumnya, dan anggaran baru dapat dibuat dengan sedikit
penyesuaian dari hasil aktual dari peristiwa terakhir.
Tujuan sekunder adalah untuk memberikan kesempatan sosial bagi
pemegang saham dan anggota kereta api, anggaran untuk
berdasarkan jumlah maksimum 150 tamu dan
titik genap dari 38 tamu.
Ada beberapa masalah menarik dalam mempertimbangkan data ini:
Pertama, tidak seperti contoh teks kami, biaya fi xed untuk ini
makan malam dapat dikurangi agak untuk menurunkan break-even
Titik. Misalnya, ini dapat dilakukan dengan tidak mempekerjakan tamu
pembicara dan menghilangkan biaya yang dialokasikan. Sehingga
jika permintaan tiket memang sangat rendah, tetapi
masih berharap untuk melanjutkannya tanpa memiliki
speaker, beberapa biaya fi xed dapat disimpan di sini. Beberapa lebih lanjut
fi xed biaya dapat disimpan dengan tidak memiliki menu
dan menempatkan kartu dicetak secara profesional, tetapi hanya mencetak
satu menu per meja di komputer rumah. Juga, biaya
mengirimkan tiket fi nal mungkin jatuh jika jumlahnya lebih sedikit.
Jadi jika organisasi ingin acara dilanjutkan untuk sekunder
alasan (dalam hal ini alasan sosial) ini masih bisa
dilakukan, meskipun sangat sedikit profi t bisa dibuat.
Kedua, uang lebih lanjut dapat dikumpulkan selama acara
sendiri, terpisah dari pendapatan tiket.
Tempat: The Bear Inn, Alderwasley, Derbyshire, Inggris.
Tanggal event: Jumat 25 September 2009
Kapasitas maksimum tempat: 150 pengunjung.
Harga Tiket: €45
Biaya Tetap Untuk 150 orang Untuk 38 orang
€€
Sewa venue 300.00 300.00
Biaya pembicara tamu 150.00 0.00
Menu dan tempatkan kartu 75,00 2,25
Mail-out kepada pemegang saham
mempromosikan acara 285.00 285.00
Fotokopi pemesanan
formulir untuk mail-out 60.00 60.00
Fotokopi dan
mail-out dari tiket yang dipesan 51.75 30.00
921.75 677.25
Biaya Variabel
Biaya makan malam per
kepala €26,40 3 960,00 1 029,60
Total Biaya 4 881,75 1 706,85
Pendapatan di tiket
harga €45 6 750,00 1 710,00
Profi t pada acara €1 868,25 €3,15
Ini sangat umum pada makan malam amal dan dilakukan
dengan memegang raffl es, bermain bingo, memiliki berbagai moneyraising
permainan(misalnya atasan dan ekor, dll.) atau memegang lelang
hadiah atau janji yang disumbangkan. Ketiga, tindakan memegang
acara ini dapat mendatangkan sponsor baru, pengiklan, atau
Kontak. Sebagai konsekuensinya, jika penyelenggara pada penggalangan dana
makan malam harus membuat keputusan tentang apakah akan berjalan
makan malam mereka dalam kasus hanya break-even pada penjualan tiket,
mereka mungkin masih ingin melanjutkan karena
benefi ts.
Berdasarkan kasus ini
1 Misalkan acara di atas memiliki tiga tambahan
pendapatan, raffl e, permainan bingo, dan
lelang hadiah, yang masing-masing membawa € 350
per kegiatan, apa yang akan menjadi total profi t dari acara ini
pada kapasitas maksimumnya?
2 Pertimbangkan aktivitas penggalangan dana atau makan malam yang Anda miliki
Menghadiri. Bagaimana pendapatan utama telah diperoleh dan
sumber pendapatan tambahan apa yang memiliki penyelenggara
Ditemukan?
3 Biaya pembicara tamu dalam hal ini sangat
kecil, pembicara menjadi orang lokal dengan minat
dalam sejarah kereta api. Apa yang mungkin biaya telah untuk
pembicara 'selebriti' atau profesional?
4 Mungkin biaya ini telah menghapus potensi profi t
dari peristiwa ini? Bagaimana ini bisa diatasi?
Situs web terkait bagi mereka yang tertarik dengan Ecclesbourne Valley Railway: www.e-v-r.com
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 117
Penganggaran juga merupakan metode pengendalian pengeluaran dan biaya karena harus membantu
untuk membangun garis tanggung jawab yang jelas tentang siapa yang dapat atau tidak dapat membelanjakan uang.
Terkait dengan
anggaran juga harus membuat manajer menyadari biaya dan pendapatan, sehingga
tidak menjadi terlalu antusias dalam membelanjakan uang, atau gagal mengeksploitasi kesempatan untuk
menghasilkan uang atau menghasilkan pendapatan dari beberapa aspek acara. Misalnya, mungkin
sangat menyenangkan memiliki selebriti media membuka karnaval atau menyajikan pemenang olahraga
persaingan dengan hadiah mereka, tetapi sebagian besar selebriti media mengenakan biaya besar untuk muncul,
dan jika ini belum dianggarkan, itu tidak boleh dilakukan - itu mungkin mengakibatkan suatu peristiwa
yang seharusnya meja profi membuat kerugian.
Karena membantu proses perencanaan, anggaran juga harus berupaya memastikan bahwa
sumber daya yang tersedia bagi penyelenggara paling ekonomis atau effi yang digunakan secara strategis, sehingga
membantu menjaga biaya tetap terkendali atau untuk memastikan profi t atau surplus dibuat. Misalnya
tidak ada gunanya mempekerjakan 20 ushers sepanjang hari jika mereka hanya akan diperlukan untuk rst fi
sepuluh menit, dan biaya seperti ini mungkin muncul dalam perkiraan sebagai keluar dari garis
dengan sisa anggaran. Anggaran dapat dibuat lebih atau kurang rinci tergantung
kebutuhan penyelenggara atau klien. Untuk acara kecil, mungkin cukup untuk menyertakan
biaya kecil (biaya mengantar, misalnya) di garis anggaran tentang staffi ng. Di sisi lain
tangan, kita mungkin ingin memiliki rincian lengkap dan lengkap dari semua item. Untuk melakukan ini, jenderal
dengan daftar pendapatan dan biayanya, dapat dipecah menjadi informasi tambahan (lihat
Gambar 6.8).
Siapa yang menghabiskan apa
Kami sekarang telah menyiapkan anggaran terperinci kami, telah disetujui oleh klien atau
komite penyelenggara, dan persiapan serius akan segera dimulai. Orang-orang akan menginginkan
untuk keluar dan menghabiskan uang, tetapi sebelum mereka melakukannya, sangat penting bahwa kita memiliki
sistem kontrol
(Dan orang-orang yang apabila membelanjakan) atau mengalah kepada yang lainnya (apa yang mereka belanjakan)
sehingga mereka mampu untuk berse Setiap bagian dari kebutuhan anggaran
memiliki seseorang yang bertanggung jawab untuk itu (bukan hanya fi nance offi cer yang menulisnya).
Pendapatan
bagian dari anggaran mungkin menjadi tanggung jawab departemen pemasaran, bersama dengan
pengeluaran mereka sendiri. Misalnya, anggaran pengeluaran iklan mungkin € 1000,
tetapi dalam memberikan departemen pemasaran jumlah ini untuk dibelanjakan, kami berharap mereka untuk
menarik
500 orang ke acara, membayar € 10 tiket. Oleh karena itu departemen pemasaran harus
memiliki target yang jelas tentang bagaimana uangnya paling baik dihabiskan untuk menarik 500 orang.
Demikian pula, jika kita mengharapkan departemen katering untuk menghasilkan uang, katakanlah, € 500 pada
minuman,
perlu memiliki beberapa gagasan tentang jenis minuman apa yang akan dijual, dan berapa banyak
harus menjual dan pada harga berapa dan profi t untuk membuat yang diharapkan € 500.
Masalah penting adalah siapa yang diizinkan untuk menghabiskan uang. Jika departemen memiliki anggaran,
biasanya akan menjadi kepala departemen yang memiliki wewenang untuk membelanjakannya, dan kunci
pertanyaannya adalah berapa banyak dan siapa lagi yang dapat mengotorisasi ini. Manajemen acara tergantung
pada
pada kemampuan manajer dan penyelenggara acara untuk memecahkan masalah, seringkali sangat cepat.
Jika mereka tidak memiliki dana untuk melakukan ini, atau kemampuan untuk mengambil keputusan dengan cepat,
maka
mungkin gagal (asco fi tiket di malam pembukaan Millennium Dome adalah contoh
– ketidakmampuan untuk menangani masalah tidak bisa mendapatkan tiket yang cukup
kepada cukup banyak orang yang mungkin telah dihasilkan dari kurangnya wewenang manajer tiket untuk
menghabiskan cukup uang untuk mengeluarkan tiket tepat waktu). Juga, dalam keadaan normal, banyak
item untuk acara telah dipesan sebelumnya, dan agar ini berlangsung dengan benar tidak hanya pembelian
118 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
RINGKASAN ANGGARAN ACARA TERPERINCI DAN PERINCIAN BIAYA
Peristiwa: __________
Tanggal Kejadian: _______________ Tanggal anggaran ini: __________
Jumlah penonton
___________________________________________________________________________________________
Saldo Pembukaan (Di bank): €_____________
Pendapatan / Anggaran Pendapatan €: Aktual €:
Penjualan Tiket
Individu _______________ _______________
Keluarga _______________ _____________
Kelompokkan _____________ _______________
Diskon / Penatua ____________ _____________
Membayar pengunjung / tamu _________ ______________
Pengunjung gratis / perhotelan _____________ ________________
VIP ________________ ______________
Tekan _______________ _______________
Katering
Makanan Restoran ______________ ________________
Minuman Restoran _______________ _______________
Bilah Kopi Arena ______________ ________________
Area Perhotelan Arena Ekstra ______________ ________________
Pendapatan dari sewa stand konsesi
Es Krim Berdiri _______________ _______________
Ritel Berdiri _______________ _______________
Perkiraan: Aktual:
Saldo Penutupan (Di bank) €____________ €_______________
Surplus (Laba) / Defisit (Rugi) €______________ €______________
Total Biaya €_____________ €____________
Undian
Sabtu Undian _________________ ______________
Minggu Undian _________________ ______________
Lainnya (tentukan): Parkir ______________ ______________
Total Pendapatan €______________ €______________
Pengeluaran: Anggaran €: Aktual €:
Tempat Sewa _______________ _______________
Etc. _______________ _______________
Etc. _______________ _______________
Selebaran (10.000) ____________ _________________
Karya seni untuk selebaran ________________ _______________
Sisipan surat kabar (10.000) _________ ________________
Spanduk (2) _______________ _______________
The Telegraph: 3 Iklan (halaman 1/8) _________ ______________
Radio Lokal: 6 iklan (10 detik) __________ __________________
Iklan
Ikat pinggang dan ban lengan sukarelawan __________ _______________
Tas hadiah sukarelawan _______________ _______________
Makanan sukarelawan ________________ ________________
Seragam staf ________________ _______________
Asuransi staf _______________ _____________
Makanan staf _______________ _______________
Upah staf ________________ _______________
Staf / Tenaga Kerja _______________ ______________
GAMBAR 6.8 Anggaran: Pendapatan dan biaya terperinci - ringkasan hasil fi nal
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 119
menentukan cati yang diperlukan (yang menjelaskan jenis item apa yang sedang dipesan secara rinci, sehingga Anda
dapatkan apa yang Anda pesan pada hari itu, misalnya 500 kursi susun biru, bukan 250 kursi hijau),
tetapi juga membeli nomor pesanan untuk item apa pun di atas jumlah tertentu (lihat Gambar 6.9). In
dengan cara ini pengeluaran dapat dicatat dengan benar (Lucey, 2002).
GAMBAR 6.9 Formulir pesanan pembelian
Perusahaan Acara Middleburg
Jalan Festival Park
Middleburg MG56 2RP
00 44 (0) 1786 123456
Untuk: Nomor Pesanan: 48519
Sewa Furnitur Naga Merah
Ty Gwyn
Fford Uwd Tanggal: 14 Agustus 2010
Swansea, Wales
SW5 6RE
Dear Sir / Madam,
Silakan cantumkan dan kirimkan barang-barang berikut ke alamat dan pada tanggal yang tercantum di bawah ini:
Biaya Deskripsi Ukuran Kuantitas
500 Kursi Susun Standar (Tipe 2000) € 5.600(PPN inc)
Biru saja
Kirim ke Hidup
Bapak Kevin McDonald 28 Agustus 2010
Koordinator Acara (Sebelum pukul 13:.m.)
At: Festival Musik Middleburg
Taman Festival
Middleburg
Anda setia,
Anna Murray
Petugas Pembelian
Perusahaan Acara Middleburg
(Yaitu anak-anak anna@middleburg.co.eu)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Demikian pula, untuk barang-barang kecil, uang tunai kecil mungkin diperlukan dan sistem harus ditetapkan
untuk mengeluarkannya (uang tunai kecil adalah sejumlah kecil uang untuk barang-barang yang harus dibayar
tunai, katakanlah di toko-toko lokal, juga barang-barang kecil dan yang terlalu kecil untuk dibeli
secara massal). Biasanya, sejumlah uang tunai kecil (mungkin € 500) mungkin diadakan oleh acara
dan dikeluarkan pada voucher tunai kecil (lihat Gambar 6.10), sehingga orang dapat
dikirim keluar dengan cepat untuk hal-hal yang diperlukan. ('Oh, kami kehabisan kantong teh. 'Ok, ini dia
120 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
a 20, pergi dan mendapatkan kotak. Dan bawakan aku tanda terimanya.') Di akhir acara, berbagai
voucher dan tanda terima tunai kecil, bersama dengan tanda terima dan faktur utama, akan
disusun untuk membuat akun fi nal.
Anggaran tersebut juga menjadi mekanisme untuk menunjukkan apa yang salah. Jika anggaran menunjukkan
perkiraan pengeluaran € 1000 untuk tempat duduk, tetapi biaya sebenarnya adalah € 2000, Anda perlu fi nd
keluar mengapa, dan untuk melakukannya dengan cepat. Alasannya mungkin sah dan diperlukan, dan Anda
mungkin harus menyesuaikan sisa anggaran untuk memperhitungkan hal ini, mungkin dengan meningkatkan
harga atau memotong kembali pada sesuatu yang lain. Di sisi lain, alasannya mungkin tidak
sah dan Anda harus mengambil tindakan yang sangat cepat. Seseorang mungkin menipumu,
atau pencurian sedang terjadi, atau sejumlah masalah lain, yang
perkiraan anggaran dan aktual mungkin menunjukkan.
Sumber pendapatan lain
Sejauh ini kami berasumsi bahwa pendapatan berasal dari orang-orang yang membeli tiket. Hal ini penting
untuk diingat bahwa mungkin ada sumber pendapatan atau pendapatan lain selain tiket
Penjualan. Sumber-sumber ini mungkin merupakan kegiatan penghasil pendapatan lainnya, atau
Kegiatan.
Acara khusus adalah kegiatan yang beragam sehingga dapat diffi kultus untuk menggenalkan tentang
mereka, terutama dalam istilah fi nancial. Penghasilan tambahan sering diperlukan untuk acara, bahkan
mereka di mana ada defi ned harga tiket. Misalnya, kami mungkin ingin menjalankan amal
atau malam lomba penggalangan dana filantropis dan biaya tiket di € 15. Ini mungkin meningkatkan yang baik
jumlah, di atas dan di luar apa yang diperlukan untuk break-even. Tapi lebih banyak uang mungkin
juga dihasilkan untuk amal dengan memiliki kegiatan lain yang terjadi selain balapan. Sana
bisa jadi raffl e atau lelang ikrar. Mungkin ada permainan seperti 'memukul wiski
botol' (dengan koin denominasi besar, siapa pun yang mendapatkan yang terdekat memenangkan botol, dan
sisa koin dikumpulkan untuk amal). Mungkin ada bar uang tunai, selain,
misalnya, anggur yang termasuk dalam harga tiket. Sedikit pemikiran yang cermat dapat mengidentifikasi banyak
baik, sederhana,
kegiatan penggalangan uang, sehingga membantu meningkatkan pendapatan suatu acara (lihat Gambar
6.11). (Kontrol perlu dilakukan melalui uang tunai yang longgar. Uang harus dicatat
Kas Kecil
Petty Cash diminta untuk: Jumlah yang dikeluarkan
______________________________________________ €____________
______________________________________________
Dikeluarkan untuk (tanda tangan): Tanggal:
___________________________________ _____________
Nama cetak:
___________________________________
Diotorisasi oleh (tanda tangan):
___________________________________
Tanda terima terlampir untuk item Biaya: Jumlah yang digunakan
€________/_____Cents
GAMBAR 6.10
Voucher tunai kecil
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 121
Ini bukan untuk mengatakan bahwa manajer fi nancial dari suatu acara tidak boleh secara aktif mencari
cara eksternal atau tambahan untuk mengumpulkan uang untuk mendukung acara. Bahkan, generasi
pendapatan tambahan seringkali merupakan kegagalan utama dari banyak acara, terutama acara sukarela,
karena salah dipandang kurang penting daripada kontrol fi nancial. Sangat mudah untuk melihat siapa yang
bertanggung jawab atas pengendalian biaya dalam anggaran, tetapi peningkatan pendapatan tambahan atau
tambahan
sering diabaikan: tidak ada yang bertanggung jawab atas ide-ide tentang hal itu atau untuk
ide-ide seperti itu dan akibatnya peluang untuk meningkatkan aliran pendapatan ekstra hilang.
benar jika melalui sampai. Jika dikumpulkan dengan cara lain, misalnya untuk amal, perlu
untuk dikumpulkan dalam wadah tertutup, yang seharusnya hanya dibuka dengan dua orang yang hadir.
Dengan cara ini dapat dihitung dan dicatat secara sah.)
Program / Brosur / Buku Panduan
Katering / Makanan Cepat Saji / Kios Penjualan
Ritel / Suvenir / Pakaian / Merchandising
Area Perhotelan Perusahaan / Lounge Suites / Area Santai / Crèche
Biaya Fotografi / Penjualan Fotografi / Video
Parkir Mobil / Layanan Transportasi
Konsesi / Kios / Tribun / Pitches / Waralaba / Penyewaan / Kontrak
Raffl 's / Lotere / Tombola / Permainan
Hak Siar (biasanya hanya acara olahraga besar)
Penggunaan langganan jenis 'keanggotaan' untuk mendorong kunjungan berulang (jika sesuai)
GAMBAR 6.11 Sumber pendapatan tambahan selain tiket atau harga tiket masuk
Kios penjualan dan stan samping di pasar Natal di Montreux
Peristiwa sangat bervariasi dalam cara mereka didanai. Penting untuk mengenali bahwa
banyak peristiwa memiliki lebih dari satu sumber pendapatan atau pendapatan - pada kenyataannya mungkin ada
banyak sumber pendapatan karena ada biaya yang terkait dengan acara (lihat Gambar 6.12).
Sama halnya, kita tidak boleh menganggap istilah 'pendapatan' sebagaimana tentu berarti pendapatan. Tje
122 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
'pendapatan' untuk mengoperasikan acara mungkin hanya merupakan jumlah yang dianggarkan bahwa organisasi
harus dibelanjakan, didanai oleh organisasi itu sendiri. Demikian pula, peristiwa yang diberlakukan oleh pemerintah
atau
dewan dapat bergantung pada jumlah yang dianggarkan, yang didanai oleh pajak secara nasional atau lokal.
Tujuan pajak adalah untuk menyediakan layanan publik, di mana olahraga, budaya, seremonial
atau acara wisata mungkin menjadi contoh (dengan cara yang sama seperti pengumpulan sampah, penerangan jalan
dan rumah sakit adalah layanan publik yang dibayarkan untuk pajak). Jenis acara tertentu dapat
membutuhkan pendanaan start-up. Ini dapat dicari dari semua jenis tubuh yang mungkin memiliki
kepentingan dalam acara tersebut, bukan hanya pemerintah, dewan atau lembaga, meskipun ada offi cial
(dan beberapa sponsor) yang sering memiliki dana terbatas untuk jenis kegiatan ini (tetapi
banyak panggilan pada mereka).
ACARA REKREASI
Kompetisi Atletik Kota Internasional
Pendanaan: Kemungkinan berbagai pendanaan termasuk lembaga pemerintah seperti dewan olahraga,
pemerintah daerah untuk acara olahraga, dukungan dari sponsor olahraga dan penyiar,
pendapatan yang dihasilkan dari penjualan tiket, konsesi yang menjual makanan, minuman, dan olahraga
barang dagangan terkait.
ACARA BUDAYA
Desa Meriah
Penghasilan utama mungkin dari tiket masuk, parkir, pendapatan dari menyewa lapangan untuk
berbagai stand, uang yang dikumpulkan dari undian e dan berbagai permainan, juga sponsor kegiatan
organisasi atau individu, sumbangan amal dalam bentuk uang atau dalam bentuk (hadiah).
ACARA ORGANISASI
Hari Membangun Tim Manajer Penjualan
Tidak ada penghasilan langsung seperti itu. Acara akan dibayarkan dalam anggaran tertentu yang ditentukan oleh
organisasi dan dioperasikan oleh Departemen Penjualan itu sendiri (untuk pelatihan staf) atau
departemen, seperti personel, sesuai dengan tujuan organisasi yang sesuai.
ACARA PRIBADI
Pernikahan Keluarga
Tidak ada penghasilan langsung seperti itu. Acara ini akan dibayar oleh orang-orang yang menikah dan
keluarga, dengan sumbangan hadiah dan hal-hal bermanfaat lainnya 'dalam bentuk' misalnya teman-teman menghias
gereja, atau membantu menyiapkan prasmanan, atau berkontribusi fl owers,dll.
GAMBAR 6.12 Jenis pendanaan acara
Sponsor dan pendanaan publik
Salah satu kesalahpahaman umum dalam desain acara adalah pandangan bahwa suatu peristiwa akan
mudah menarik sponsor. Dalam prakteknya daya tarik setiap peristiwa yang diberikan terhadap potensi
sponsor sangat terbatas. Waktu dan usaha yang mungkin dis sia-sia oleh penyelenggara untuk mendapatkan
(sulit dipahami) sponsor dapat lebih baik digunakan di tempat lain, mungkin dalam mengembangkan
aliran pendapatan untuk acara tersebut, seperti katering atau ritel, seperti yang disebutkan sebelumnya.
Aspek terpenting dari sponsor adalah bagi penyelenggara acara untuk
sponsor potensial harus mendapatkan sesuatu dari acara, dan sangat tidak mungkin
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 123
Tour de Prancis
● Dimulai sebagaiaksi publisitas surat kabar, ia merayakan centenary-nya pada tahun 2003
● 22 tim, dari
sembilan pembalap, bersaing untuk € 3 juta uang hadiah - € 400.000 untuk pemenang
● Jersey berwarna (masing-masing disponsori) membedakan pemimpin tepat waktu, pemimpin pada poin, 'Raja
Pegunungan, pendaki terbaik, dan pengendara muda terbaik
KOTAK FAKTA

T dia Tour de France dimulai sebagai balap sepeda 200 km di

1903, sebagai sarana untuk meningkatkan penjualan surat kabar L'Auto.
Kontroversi mendorong perlombaan dari awal dan
'gamesmanship' dari lomba 1904 (seperti penyiraman penggemar
kuku di trek pesaing mereka, atau pesaing
menggunakan mobil dan kereta api untuk mendapatkan tanah) hampir memaksa L'Auto untuk
Batalkan. Pada tahun 1920-an, itu dipandang sebagai yang terberat di dunia
balap sepeda, di mana tim pabrikan bertempur habis-habisan.
Pada saat itu kursus lebih dari 5500 km panjang dan di bawah
aturan yang parah, meskipun, beberapa merasa, bahkan kemudian, yang overt
komersialisme dibayangi bersepeda.
Pada tahun 1930 kompetisi mengubah aturannya sehingga
tim pabrikan digantikan oleh skuat nasional (dari
delapan pengendara, dipilih oleh penyelenggara dan dibayar oleh Tour
itu sendiri); semua orang mengendarai sepeda identik dan karavan publisitas
diperkenalkan, untuk membuat kekurangan uang tunai dari
produsen dan tim mereka. Untuk waktu pertama, radio
menutupi perlombaan. Itu adalah fi rst televized pada tahun 1952, televisi
menjadi baru saat itu.
Selama tahun 1960-an timnas sekali lagi
digantikan oleh tim yang disponsori. Pada tahun 1978 pengendara melanjutkan
mogok di atas tahap pemisahan dan transfer. Kekhawatiran atas obat-obatan
menjadi isu ketika Pedro Delgado menang pada tahun 1988, setelah
diuji positif untuk zat yang dilarang di Olimpiade
Permainan, tetapi tidak oleh penyelenggara Tur.
Pada tahun 1998 diperkirakan bahwa sepertiga dari seluruh Perancis
populasi berbaris rute, tetapi acara diingat
bukan untuk dukungan dan kepentingan publik yang besar, tetapi untuk
skandal lain yang dipublikasikan tentang narkoba. Substansi yang dilarang
EPO telah ditemukan dalam satu mobil tim, hari sebelumnya
dan pengujian staf dan pesaing menyebabkan
berbagai tim ditarik dan serangkaian penangkapan,
termasuk pengendara, tim offi cials dan dokter, mendorong sitdown
dan go-slows di antara para pengendara. Tim Festina
STUDI KASUS 20 Sponsor dan Tour de France
Pemegang Jersey Kuning Alberto Contador selama Tahap Dua Puluh Salah Satu Tour de
Perancis 2009 di Paris, Prancis
Sumber: © Jasper Juinen/Getty Images
124 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
untuk menyediakan uang untuk apa-apa ('Oh, tetapi Anda dapat memiliki iklan dalam program kami ...'
'Benarkah? Mengapa saya harus membutuhkannya?'). Oleh karena itu penting untuk diingat apa yang
acara akan dilakukan untuk sponsor potensial (Skinner dan Rukavina, 2003). Ada beberapa
aspek untuk ini. Pertama, acara dan sponsor potensial harus melihat
target pasar. Tidak baik mencoba untuk mendapatkan produsen alat bantu dengar untuk mensponsori
bola siswa tahunan. Kedua, isu paparan media: apa publisitas dan
rencana hubungan masyarakat untuk acara Anda dan akan sponsor benefi t dari mereka? Ketiga,
Apakah sponsor akan mendapatkan beberapa benefi t langsung selain liputan media? Misalnya, beberapa
tempat-tempat di meja di gala dinner; tiket masuk gratis ke acara untuk sponsor dan
kolega atau mitra; kursi VIP gratis di kotak perhotelan. Tanpa beberapa atau
lain dari benefi ts ini untuk diberikan kepada sponsor potensial, penyelenggara acara akan memiliki signifi -
masalah cant menarik sponsor.
Sponsor akan mencari tidak hanya untuk peluang perhotelan, tetapi juga untuk acara
yang meningkatkan citra mereka (misalnya, sebagai organisasi yang secara aktif mendukung
komunitas) atau mendukung beberapa tujuan pemasaran lainnya. Singkatnya, untuk mendapatkan sponsor
penyelenggara acara harus sesuai (dengan mudah) ke dalam rencana sponsor sendiri, serta
sesuai dengan tujuan acara. Kita juga harus jelas bahwa sponsor adalah, efektif,
teknik promosi komersial, dan bukan metode untuk mendapatkan sumbangan.
Dengan demikian ada berbagai mekanisme untuk mencari sponsor, bukan
hanya memposting surat dan berharap yang terbaik. Lembaga sponsor sekarang relatif
umum, dan dapat ditemukan dengan mencari di web atau direktori telepon. Ini
mengalami publisitas terburuk, tetapi sponsor tetap setia pada
acara tersebut. Meskipun tim Festina berada di pusat
serangan media seputar perlombaan ini, pembuatan jam tangan
fi rm telah melanjutkan sponsornya dengan confi dence dan
tetap menjadi sponsor hingga saat ini.
Sejak zaman tim pabrikan, Tour de
Perancis telah menarik bagi sponsor dan mereka telah tinggal
secara konsisten setia. Misalnya, Layanan Pos AS dimulai
dengan tim kecil dan kehadiran yang cukup rendah, tetapi setelah
1997 menggantikan Motorola sebagai tim terkemuka AS,
menjadi upaya multinasional yang mencakup Nike dalam keluarganya
sponsor dan confi rmed keterlibatannya yang berkelanjutan,
meskipun ada beberapa kritik domestik di AS dari organisasi publik
menghabiskan 'jutaan dolar' di luar negeri.
Tour de France menarik banyak nasional besar dan
perusahaan internasional sebagai sponsor: Nestlé, Champion,
Credit Lyonnais dan Ford membentuk Club du Tour de
Perancis untuk acara centenary, sementara Astra, Coca-Cola,
Festina, Nike, POMU, Sodexho dan France Telecom
Offi cial Partners. Keluarga sponsor diperluas ke
merangkul lebih lanjut 13 offi cial pemasok. Setiap tahun mensponsori
organisasi sedikit berubah dan pada tahun 2009
sponsor telah menjadi Banque LCL dan Cafe de Columbia,
dengan Antargaz, Alden, Skoda, Nike dan AG2R le Mondiale
sebagai mitra.
Berdasarkan kasus ini
1 Bagaimana bersepeda dan Tour de France membandingkan,
sebagai peluang sponsor, dengan olahraga lain dan
Peristiwa?
2 Bagaimana memiliki warisan lomba, termasuk beberapa
aspek negatif, mempengaruhi outlook untuk acara,
tim dan sponsor pribadi?
3 Implikasi apa yang ada untuk memastikan bahwa masing-masing
beberapa perusahaan sponsor mendapatkan
Kembali?
4 Mengapa mensponsori perusahaan atau organisasi
perubahan dan bagaimana mungkin sponsor yang sudah berjalan lama
hubungan dipertahankan?
Situs web terkait bagi mereka yang tertarik dengan Tour de France: http://www.letour.com/
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 125
agensi, dengan biaya tambahan, akan berusaha untuk mencocokkan sponsor potensial dengan penyebab yang
sponsorship (misalnya, lihat www.sponsorshiponline.co.uk). Selain itu, ada
adalah sejumlah badan terkait perdagangan dan bisnis dengan minat untuk mempromosikan
hubungan antara organisasi komersial dan mereka yang mencari sponsor,
perlindungan atau dukungan lainnya. Di Inggris, Seni dan Bisnis (sebelumnya Asosiasi
for Business Sponsorship of the Arts) adalah salah satu contohnya (www.artsandbusiness.
org.uk). Ada juga badan dan asosiasi perdagangan yang memiliki minat pada perusahaan
tanggung jawab, mengambil peran aktif dalam kegiatan masyarakat dan berupaya mempromosikan
pendekatan etis dan sosial terhadap bisnis, yang dapat mencakup sponsor atau
kegiatan perlindungan.
Dalam kasus di mana suatu peristiwa sangat menarik bagi sponsor bahwa ia memperoleh satu atau
lebih dari mereka, pekerjaan belum berakhir. Penyelenggara acara, setelah berhasil mendapatkan
sponsor yang diinginkan, kemudian harus dapat melayani sponsor, yang, untuk
ekspektasi sponsor terhadap acara dan hasilnya untuk bisnis sponsor atau
Merek. Untuk melakukan ini, Perjanjian Sponsor diperlukan (kadang-kadang disebut Sponsor
Rencana Bisnis). Cukup sederhana, ada biaya dan benefi ts yang melekat pada servis
Sponsor. Baik penyelenggara acara maupun sponsor ingin mendapatkan yang terbaik dari
pengaturan ini, dan untuk mencapainya seseorang dari organisasi acara akan membutuhkan
bertanggung jawab atas penghubung dengan sponsor, memastikan bahwa perjanjian sponsor
adalah fulfi lled dan bahwa tujuan tercapai dan diukur. Elemen dari rencana ini
akan mencakup Kepala Perjanjian, yang menyatakan tujuan sponsor pada
bagian dari organisasi acara dan sponsor, dan orang di masing-masing
organisasi yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk memastikan keberhasilan sponsor
kegiatan; Pernyataan Pemasaran, menjabarkan target audiens dan pemangku kepentingan,
dan mencantumkan metode di mana nama atau merek sponsor akan ditempatkan di
mata publik sebelum audiens target (target pasar); anggaran, berurusan dengan bagaimana
dana yang diterima dari sponsor akan dialokasikan, misalnya pada hadiah, peralatan,
kit, gigi, bangunan, dll.
untuk promosi (sponsor akan, tidak diragukan lagi, berharap nama mereka muncul di poster
papan, materi publisitas, program, brosur, tanda dan sejumlah
item yang terkait dengan acara). Di mana ada lebih dari satu sponsor, masing-masing
bidang promosi dialokasikan dalam bagian perjanjian. Bagian evaluasi
juga akan ditemukan di sini, berurusan dengan bagaimana dampak dari sponsor akan
diukur; misalnya, dalam menjaga stek tekan, menit pencahayaan
berita TV atau radio atau media lain dan apakah kesadaran peserta akan
sponsor telah dinaikkan.
Selain rencana ini, penghubung penyelenggara acara offi cer atau tim akan membutuhkan
untuk menangani barang-barang yang diperlukan untuk mendukung sponsor - penghubung waktu offi cer,
alokasi dana perhotelan perusahaan untuk dukungan sponsor, biaya untuk publisitas, pencetakan,
signage, alokasi parkir VIP, biaya perjalanan dan lainnya, serta pengaturan tiket
untuk sponsor. Bahkan, jenis daftar periksa ini juga dapat digunakan untuk
biaya apa yang terkait dengan melayani sponsor, dan dengan demikian berapa banyak uang dalam hal
sponsor sebenarnya diperlukan di atas dan di luar biaya operasi untuk sponsor
proposal menjadi berharga. Cukup sederhana, jika biaya layanan sponsor akan
lebih dari sponsor benar-benar membayar, maka sumber pendanaan lain akan
Lebih disukai.
126 BAGIAN DUA MENGELOLA ACARA
Sponsorship bukan satu-satunya sumber pendapatan alternatif potensial untuk suatu acara (lihat
Gambar 6.13). Berbagai sumber sangat tergantung pada jenis peristiwa. Lokal
otoritas atau lembaga pendanaan lainnya mungkin bersedia memasukkan uang ke dalam suatu acara (untuk
misalnya, acara olahraga atau pariwisata) jika kasus yang sesuai dan sesuai dibuat untuk
itu dan jika kasus seperti itu sesuai dengan tujuan badan pendanaan. Mungkin saja bahwa
ada semacam regenerasi sosial, atau benefi t lainnya untuk mengadakan acara yang
bisa menarik bagi badan pendanaan. Acara ini mungkin, misalnya, menarik
jumlah wisatawan, atau memiliki dampak seni yang mungkin dipercaya dan yayasan seni
pertimbangkan hibah. Perlu dicatat, meskipun, bahwa pendanaan dari badan publik tidak hanya
membutuhkan waktu dan kepedulian dalam menerapkan, tetapi respon dari banyak badan pendanaan publik
terkenal lambat. Mari kita ulangi kata, 'lambat'. Memang, bahkan setelah proses lambat ini,
permohonan hibah Anda mungkin tidak berhasil. Demikian pula, pendanaan dari badan filantropi
memiliki kerugian menjadi agak diffi kultus untuk mendapatkan sebagai pada dasarnya Anda mencari
uang dari pelanggan atau badan yang perlu memiliki kepentingan pribadi atau langsung dalam
Acara. Sifat berumur pendek dari beberapa peristiwa membuat ini menjadi masalah. Hanya ada
tidak cukup waktu untuk membangun hubungan yang dibutuhkan untuk pemberian filantropi bagi banyak orang
semacam peristiwa. Namun, jika kita berurusan dengan edisi berulang, ini dapat berubah, dan
terutama dengan acara terkait seni, yang memiliki tradisi panjang untuk menarik pelanggan
melalui pemasaran hubungan. Filantropi juga dapat ditemukan di tempat-tempat paling aneh,
bahkan beberapa perusahaan komersial yang paling memiliki kesadaran yang kuat tentang
tanggung jawab sosial, yang mengakibatkan kebijakan perusahaan dengan sangat defi nite filantropi
hasil (Harrison, 2000).
● Pengaturan 'Dalam bentuk', pertukaran barang atau kegiatan yang saling benefi, pekerjaan sukarela atau sumbangan
● Hibah dari pemerintah lokal, regional atau nasional atau Uni Eropa
● Hibah dari badan amal; agen pengembangan; seni, rekreasi atau badan warisan
● Hibah lotre atau pendanaan anak perusahaan (pencocokan)
● Kegiatan penggalangan dana yang terkait dengan acara
● Pinjaman komersial (dari bank dll - ini harus dibayar kembali dengan bunga)
● Pendanaan dari kepercayaan atau badan filantropi lainnya, sering terdaftar di direktori nasional lembaga pendanaan dan kepercayaan
● Penyediaan dana atau sumbangan dari patron, sponsership komersial
GAMBAR 6.13 Sumber perlindungan, pendanaan hibah dan pendapatan lainnya untuk acara
Setiap proposal untuk sponsor, pendanaan filantropis (atau lainnya) harus mengatakan banyak
lebih dari 'Ini akan menarik banyak peserta yang akan menghabiskan uang untuk produk Anda
setelah mereka menghadiri acara tersebut'. Pengukuran dan kuantifi kation dari benefi ts harus
dinyatakan. Apakah jenis acara yang dicocokkan dengan tujuan sosial atau komunitas
dari pelindung? Apakah akan ada hasil positif dalam hal citra publik? Apakah itu akan menghasilkan,
Katakanlah, pekerjaan? Ini adalah jenis pertanyaan yang harus ditangani, sangat
seringkali, untuk mendapatkan pendanaan. Sebagai imbalannya, pelanggan harus mendapatkan beberapa
benefi ts. Pelanggan acara sering mendapatkan kursi preferensial; masuk ke area VIP
peristiwa; undangan untuk meluncurkan pesta atau bertemu selebriti; kehadiran pada makan siang pelindung
atau makan malam VIP, dll. Dalam beberapa kasus, pelanggan mungkin berharap nama mereka pada beberapa
aspek
tetapi ini sama sekali tidak selalu terjadi; beberapa pelanggan mungkin ingin tetap pribadi
pendukung suatu peristiwa, dan untuk menghindari publisitas yang terkait dengan mereka.
BAB 6 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ANGGARAN 127

Referensi
Bowdin, G.A.J., McDonnell, I., Allen, J. dan O'Toole, W. (2006) Manajemen Acara,Oxford,
Butterworth Heinemann, Edisike-2, p. 213
Garrison, R.H., Noreen, E., Brewer, P.C. Akuntansi Manajerial untuk Manajer,Maidenhead,
McGraw-Hill, Edisike-12.
Harrison, S. (2000) Hubungan Masyarakat, London, Pers Bisnis, pp. 140–50
Lucey, T. (2002) Biaya, London, Continuum, Edisi ke-6, pp. 27–38
Jagels, M.E. dan Ralston, C.E. (2010) Akuntansi Manajemen Perhotelan,Chichester,
Wiley, Edisike-10
Morris, W.G. (1994) Manajemen Proyek, London, Thomas Telford, hal.
Skinner, B. E. dan Rukavina, V. (2003) Event Sponsorship,Hoboken, Wiley, pp. 53-72
Yeoman, I., Robertson, M., Ali-Knight, J., Drummond, S. dan McMahon-Beattie, U. (2004)
Festival dan Manajemen Acara: perspektif seni dan budayainternasional. Oxford,
Butterworth Heinemann, pp. 273-285
Manajemen fi nancial yang efektif dari acara khusus semakin kompleks. Implikasi fi nancial dari RINGKASAN
menyelenggarakan bahkan kegiatan atau perayaan yang relatif sederhana atau acara pribadi kecil dapat menjadi signifi
cant.
Sejauh mana pendanaan eksternal, seperti melalui sponsor, mungkin tersedia bisa lebih terbatas daripada
penyelenggara meramalkan. Hal ini membuat penganggaran yang cermat untuk sumber pendapatan reguler dan usulan
pengeluaran
sangat penting. Pemantauan, pencatatan, dan pengendalian pendapatan dan pengeluaran ini dengan cermat adalah
sebuah cant signifi perhatian klien, penyelenggara, koordinator dan fi nance offi cers dari semua jenis. Rekaman
aspek fi nancial, mulai dari pembelian barang hingga rekening fi nal yang dianggarkan, berpotensi
penting untuk kesuksesan peristiwa, bahkan mereka yang tidak dimaksudkan untuk menjadi profi t-making. Oleh karena
itu, bahkan mereka
baru untuk organisasi acara harus menganggap manajemen fi nancial yang baik sebagaimana diperlukan dan penting.