LAPORAN

PERTANGGUNGJAWABAN
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya
sehingga kegiatan ​MALAM KEAKRABAN KELUARGA BESAR UKM CINTA
REBANA ITS 2017 ​dapat berjalan dengan lancar sesuai yang telah kami rencanakan.
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Drs. Wahyuddin ME.i, selaku Pembina UKM Cinta Rebana ITS yang telah
mendukung terselenggaranya kegiatan ini.
2. Saudara Ahmad Choirun Najib selaku Ketua Umum UKM Cinta Rebana ITS yang
telah membantu berjalannya kegiatan ini.
3. Seluruh elemen panitia yang telah bersedia menyediakan waktu, tenaga, pikiran, dan
materi sehingga kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar.
4. Semua pihak yang telah membantu kami yang tidak dapat kami sebut satu persatu.
Berikut ini merupakan laporan pertanggungjawaban atas kegiatan kami selama
persiapan hingga akhir acara. Kami menyadari masih ada kekurangan dalam pelaksanaan
kegiatan ini baik ketika persiapan, jalannya acara maupun dalam penulisan laporan ini. Untuk
itu kami mohon maaf jika dalam penulisannya masih terdapat kesalahan.

Surabaya, 27 Nopember 2017

​Panitia Pelaksana
 DAFTAR ISI
Halaman Judul
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
Bab I PENDAHULUAN
A. Nama Kegiatan
B. Latar Belakang
C. Tujuan
D. Target
E. Sasaran Kegiatan
F. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
G. Panitia Pelaksana
Bab II REALISASI KEGIATAN
A. Persiapan Non Teknis
B. Persiapan Teknis
C. Pelaksanaan Kegiatan
D. Anggaran
Bab III EVALUASI DAN KENDALA
A. Evaluasi
● Persiapan
● Pelaksanaan
● Kepanitiaan
● Anggaran
B. Kendala
C. Pemecahan
Bab IV PENUTUP
LAMPIRAN
● Laporan Keuangan
● Dokumentasi Kegiatan
 ● Surat keluar-masuk
Lain-lain
 BAB I
PENDAHULUAN
LAPORAN PERTANGGUNGJWABAN
KEGIATAN
A. Nama Kegiatan
​ alam Keakraban Keluarga Besar​​” UKM Cinta
Nama kegiatan ini adalah “M
Rebana ITS 2017.

B. Latar Belakang
Krisis moral semakin merajarela di era globalisasi sebagai akibat dari lunturnya
nilai-nilai ideologi bangsa dan terkikisnya kultur budaya di Indonesia. Pemuda sebagai salah
satu pilar gerakan perubahan semakin tergerus oleh fenomena degradasi moral bangsa.
Pemuda menjadi sosok yang penting untuk mewujudkan pembangunan bangsa. Sehingga
perlu sebuah perbaikan serta pengembangan moral dan kreativitas pemuda untuk
mewujudkanya.
UKM Cinta Rebana ITS adalah salah satu Unit Kegiatan Mahasiswa yang ada di ITS
dan merupakan suatu organisasi yang menjadi wadah berkumpulnya mahasiswa ITS yang
memiliki minat di bidang seni khususnya seni musik rebana (hadrah). Dalam kegiatan ini,
mahasiswa dapat mengembangkan kreativitas dan bakatnya. Selain itu, kegiatan ini juga
menjadi wadah syiar, khususnya bagi mahasiswa, melalui senandung sholawat Nabi
Muhammad SAW. Tujuan dari UKM CR ITS adalah mewarnai kampus ITS dengan cara
melestarikan kesenian hadrah agar tidak semakin tergerus oleh budaya luar yang terus
menginvasi budaya asli Indonesia. Hal ini juga diharapkan dapat melestarikan tradisi baik
yang sudah ada dan membentengi mahasiswa dari fenomena degradasi moral yang ada.
Disadari bahwa untuk membentuk karakter anggota yang aktif dan berkualitas dalam
organisasi perlu adanya pembinaan yang intensif. Kehadiran mereka tidak bisa serta merta,
tetapi perlu diupayakan secara terencana dan terarah melalui sistem pengkaderan, khususnya
melalui kegiatan-kegiatan yang sangat mendukung. Oleh karena itu, UKM Cinta Rebana
mengadakan kegiatan yang dinamakan ​“Malam Keakraban Keluarga Besar UKM Cinta
Rebana ITS”​​ untuk menunjang sistem pengkaderan anggota UKM Cinta Rebana ITS
C. Tujuan
Adapun tujuan dilaksanakannya kegiatan ini antara lain :
1. Sebagai acara penyambutan anggota baru di keluarga UKM Cinta Rebana-ITS
 2. Sebagai upaya dalam mempererat silaturrahim serta rasa kekeluargaan UKM
Cinta Rebana-ITS
3. Menunjukkan eksistensi UKM Cinta Rebana ITS di dalam lingkup ITS
4. Memperkenalkan ​genre-genre musik di UKM Cinta Rebana ITSsebagai sarana untuk
mempererat tali persaudaraan antar anggota UKM Cinta Rebana.
5. sebagai wadah silahturahim dan membangun komunikasi antar anggota UKM Cinta
Rebana 2017.
6. sebagai upaya untuk meningkatkan kreativitas dan semangat kompetitif di kalangan
mahasiswa, pelajar maupun umum dalam bersholawat dan berkarya dalam bidang seni
rebana.
7. untuk menambah ilmu dan wawasan anggota UKM Cinta Rebana .
8. sebagai Kegiatan Pasca Pelatihan (KPP) atas terlaksananya Diklat VIII UKM Cinta
Rebana ITS 2017.

D. Target
Target dari kegiatan ​“Malam Keakraban Keluarga Besar”​​ UKM Cinta Rebana ITS
ini adalah mampu menjadi wadah silahturahmi dan berkumpulnya anggota UKM Cinta
Rebana angkatan 2015, 2016, dan utanamanya angkatan 2017.

E. Sasaran Kegiatan
Sasaran Kegiatan ini adalah anggota baru UKM CINTA REBANA ITS tahun 2017 yang
telah mengikuti DIKLAT VIII UKM Cinta Rebana ITS 2017.

F. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Kegiatan ​“​Malam Keakraban Keluarga Besar​​” UKM Cinta Rebana ITS 2017 ​ini
diselenggarakan pada :
hari : Sabtu
tanggal : 04 Nopember 2017
tempat : MWC NU Sukolilo

G. Panitia Kegiatan
 Panitia kegiatan ​“​Malam Keakraban Keluarga Besar​​” UKM Cinta Rebana ITS
2017 ​ini adalah anggota UKM Cinta Rebana ITS dengan susunan sebagai berikut :
Pelindung : Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan
Prof. Dr. Ir. Heru Setyawan, M.Eng 19870203 199102 1001
Pembina : Pembina UKM Cinta Rebana ITS
Drs. Wahyuddin, M.Ei. 19590521 198601 1001
Penanggungjawab : ​Ketua UKM Cinta Rebana ITS 2016-2017
Ahmad Choirun Najib 5214100057
Ketua Pelaksana : Teguh Budi Utomo 4116100010
Sekretaris : Kun Rohmatan Nazilah 1515100054
Bendahara : Siti Zumrotul Khasanah 1215100059
Sie Acara :​ ​Bagus Caesar M. ​(Koordinator) 2216100061
M Rizal Aris Maulana 1116100031
Nurfiana Yasmine 1316030107
Muhammad Akmaluddin 2116030069
Dennis Chaniago Ramadhan 4216100067
Hikmatul Munawaroh 1315100103

Sie Pubdekdok : Rakasiwi Ferdin K. ​(Koordinator) 4116100052

Avian Lukman Setya Budi 2216100055
Ulfa rosyida 2416100007
Naila Amirotul Ummah 1316100019
Anggi Nurinda Pratiwi 1216100116

Sie Komsumsi : Nabila Eka Y. ​(Koordinator) 1416100009

​Riska Fitri Amalia 2716100038
Siti Lailatul Mukaromah 2816100014
Ulul Faizati 2816100087

Sie Perlengkapan :​ ​Muchamad Agung S.​(Koordinator)​​ 2216039034

Ahmad Syafiq 1416100078
Muhamad Remang Refandi 3616100088
Rizky fitroni 2216039049
Ahmad Adnan Billah Alfirdaus 2316100103
 BAB II
REALISASI KEGIATAN
A. Persiapan Non Teknis
Persiapan non teknis meliputi pengajuan proposal kegiatan, pencarian dana, publikasi,
koordinasi antar panitia dan pembina, serta pengajuan surat peminjaman tempat. Pengajuan
proposal dilakukan untuk meminta persetujuan kegiatan dan untuk mencari dana ke IKOMA.
Publikasi kegiatan dilakukan H-3 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. Publikasi kegiatan
melalui poster ​online dan secara internal anggota UKM melalui jarkom. Koordinasi antar
panitia dilakukan dengan cara mengadakan rapat koordinasi dan rapat komunal. Rapat
koordinasi dilakukan dengan oleh koordinator persie dan anggota departemen dagri. Rapat ini
membahas tentang konsep “Malam Keakraban Keluarga Besar UKM Cinta Rebana ITS”,
pembentukan panitia, dan pemaparan ​jobdesk persie. Rapat koordinasi dilakukan sebanyak
dilakukan sebanyak 2 kali dan dilanjutkan dengan rapat komunal bersama Kabinet Bahtera
Karya sebanyak 1 kali. Berdasarkan rencana awal, acara “Malam Keakraban Keluarga Besar
UKM Cinta Rebana ITS” akan dilakukan di aula gedung MWC NU Sukolilo dengan alasan
pada saat itu tidak mendapat ruang karena beberapa ruang di lingkungan ITS telah di
booking.​ Selain itu, aula gedung MWC cukup luas sehingga mampu menampung orang
sebanyak peserta acara “Malam Keakraban Keluarga Besar UKM Cinta Rebana ITS”
sehingga acara dapat berlangsung secara kondusif.
B. Persapan Teknis
Persiapan teknis dimulai dari persiapan tanggal 04 Nopember 2017 pukul 15.00 WIB
dengan membersihkan ruang aula gedung MWC NU Sukolilo, mulai dari persiapan ​sound,
microphone,​ LCD, monitor, laptop, kamera, serta dekorasi ruang. Segala sesuatu
dipersiapkan dengan rapi dipersiapkan dengan rapi agar acara dapat berjalan dengan lancar
termasuk perlengkapan registrasi. Sedangkan panitia yang lain mempersiapkan untuk
menampilkan acara yang akan dipentaskan misalnya hadrah, musik kontemporer, dan mauled
diba’. Pukul 17.00 WIB panitia dari konsumsi mengambil konsumsi dan snack untuk
konsumsi ​welcome party.​ Pukul 18.00 WIB registrasi mulai dibuka dan pukul 18.30 WIB
acara dimulai.
C. Pelaksanaan Kegiatan
SUSUNAN ACARA
”​Malam Keakraban Keluarga Besar UKM Cinta Rebana ITS​​”

No. Waktu Susunan Acara Deskripsi Acara

1. 18.00-18 Registrasi Registrasi peserta yang mengikuti Malam

.30 Peserta Keakraban Keluarga Besar UKM Cinta Rebana
ITS
2. 18.30-18 Pembukaan Pembukaan dengan pembacaan Al fatihah dan
.40 penyambutan anggota baru UKM Cinta Rebana
ITS Oleh MC
3. 18.40-18 Pembacaan Ayat Pembacaan ayat Al-Qur’an oleh saudara Nanang
.50 Al-Qur’an
4. 18.50-19 Sambutan Ketua Sambutan saudara Teguh Budi Utomo selaku
.00 Pelaksana ketua pelaksana “Malam Keakraban Keluarga
Besar UKM Cinta Rebana ITS”
5. 19.00-19 Sambutan Ketua Sambutan oleh Ketua UKM CR sauadara
.10 UKM Cinta Muhammad Fahmi Rofiqi
Rebna ITS
6. 19.10-19 Pembacaan Pembacaan Maulin Diba’ dan Mahalul Qiyam
.20 Maulin Diba’ dipimpin oleh personil UKM Cinta Rebana ITS
8. 19.20-21 Forum Forum dipimpin oleh anggota UKM Cinta
.00 Sharing Rebana ITS angkatan 2017. Forum ini berisikan
season kegiatan ​sharing p​ er angkatan yang terdiri dari
angakatan 2014, 2015, 2016, dan 2017 serta
alumni UKM Cinta Rebana ITS. Setiap angkatan
dari anggota UKM Cinta Rebana ITS
menceritakan kesan dan pesan serta kondisi
kekinian angkatannya, serta memberi nasehat
 dan saran dalam mengakrabkan serta merekatkan
rasa kekeluargaan dalam masing-masing internal
angkatannya utamanya untuk angkatan 2017
yang masih baru.
9. 21.00-21 Games Games terdiri atas game yang dapat membangun
.20 rasa solidaritas khusunya untuk angkatan 2017
yang merupakan anggota baru UKM Cinta
Rebana ITS
13. 21.20-21 Doa Doa dipimpin oleh saudara M. Hasby Cholili
.25
14. 21.25-21 Penutup Acara ditutup dengan pembacaan hamdalah
.30
15. 21.25-21 Ramah Tamah Acara ramah tamah diisi dengan makan bersama
.55 antara pengurus dan anggota baru untuk lebih
mengakrabkan dan menambah rasa kekeluargaan
D. Anggaran Dana
​ alam Keakraban Keluarga Besar Ukm Cinta Rebana
Anggaran dana kegiatan ​”M
ITS 2017​​” i​ ni sebesar ​Rp. 750.000,00.​​ Anggaran dana selengkapnya terlampir.

BAB III
EVALUASI DAN KENDALA
A. Evaluasi
Ketua Panitia
Kinerja ketua panitia sudah cukup baik dalam berkoordinasi dengan setiap koodinator
sie. Sambutan ketua panitia masih menggunakan teks.
Sekretaris
Kinerja sekertaris sudah sukup baik namun masih kurang dalam berkoordinasi antara
sekretaris dengan koordinator sie kamjin sehingga surat perizinan tempat perkir kurang maju
lebih awal.
Bendahara
Kinerja Bendahara masih kurang sehingga terkendala dalam penyelesaian SPJ.
Kurangnya ​follow up​ dari bendahara umum dalam penyelesaian SPJ.
Sie Acara
​ embuat acara
Kinerja sie acara sudah cukup baik, namun tidak adanya ​time keeper m
sedikit molor dari ​rundown.
Sie Konsumsi
Secara umum sie konsumsi sudah bekerja dengan cukup baik, meski sedikit terjadi
kebingungan dalam pembagia konsum peserta karena sebelumnya belum ditentukan dan tidak
ada ​briefing d​ ari sie konsumsi kepada panitia yang lainnya tentang teknis pembagian
konsumsi peserta.
Sie Pubdekdok
 Tidak adanya ​photoboot karena waktu persiapan dekorasi kurang dan tidak adanya
desain dekorasi dari sie pubdekdok. Publikasi yang dilakukan kurang awal.
Sie Kamjin
Penjagaan tempat parker kurang intensif dan tidak full sampai acara selesai.

Sie Perlengkapan
Sie perlengkapan secara umum sudah bekerja dengan cukup baik meskipun terjadi
sedikit kendala pada alat makan terutama sendok, piring, dan pisau.

B. Kendala
​ alam Keakraban Keluarga Besar UKM
Kendala yang dialami selam kegiatan ​”M
Cinta Rebana ITS 2017​​” i​ ni antara lain:
1. Acara berlangsung saat ​week end sehingga jumlah peserta yang konfirmasi hadir
sedikit.
2. Tidak adanya tempat parkir secara resmi sehingga peserta kebingungan memarkir
motornya.
C. Pemecahan
Ketua Panitia
Untuk ketua panitia sebaiknya lebih mempersiapkan diri lebih matang untuk
menyampaikan sambutan dengan cara latihan dan lebih sering mengadakan ​briefing dengan
sie acara.
Sekretaris
Sebaiknya surat perizinan tempat lebih awal dan berkoordinasi dengan sie acara serta
departemen dagri dalam menentukan hari pelaksanaan.
Bendahara
Dalam mendata keuangan sebaiknya lebih teliti dan mampu mengoperasikan
keuangan untuk pengeluaran agar mudah dalam merekapnya dan segera dapat menyelesaikan
Surat PertanggungJawaban (SPJ).
Sie Acara
 Hendaknya sie membagi ​jobdesk t​ ermasuk panita yang bertugas sebagai ​time keeper
diperjelas.
Sie Konsumsi
Hendaknya teknis persiapan konsumsi peserta dijelaskan ketika rapat komunal agar
tidak lagi kebingungan dalam membagi konsumsi kepada peserta.
Sie Pubdekdok
Untuk acara berikutnya koordinasi antar anggota sie perlu lebih dimaksimalkan
terutama dengan sie perlengkapan agar perlengkapan dekorasi lebih dipersiapkan lebih awal
dan panitia dapat mendekorasi ruangan lebih awal.
Sie Kamjin
Untuk kegiatan selanjutnya sebaiknya sie kajim menentukan tempat parkir sejak rapat
koordinasi dan rapat internal dagri serta membuat shift dalam penjagaan parkir selama acara
berlangsung.
Sie Perlengkapan
Akan lebih baik jika persiapan peminjaman alat dilakukan jauh-jauh hari, sehingga
pada saat pelaksanaan kegiatan sie perlengkapan dapat membantu panitia yang lain
mengingat kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang tidak sedikit.
 BAB IV
PENUTUP
Demikian Laporan Pertanggung Jawaban ini kami buat dengan harapan kegiatan ini
dapat terlaksana di tahun berikutnya dan berjalan dengan baik dan lancar, sehingga apa yang
menjadi tujuan dan sasaran kami dari UKM Cinta Rebana ITS benar-benar tercapai dan
membawa manfaat bagi seluruh pengurus, anggota, dan alumni serta semua pihak yang
terlibat. Kami sadar bahwa dalam penyelenggaraan kegiatan dan penyusunan Laporan
PertanggungJawaban ini masih sangat banyak kekurangan yang memang merupakan kodrat
manusia yang tak luput dari salah dan dosa. Maka dari itu, kritik dan saran yang membangun
serta dukungan dan bantuan dari semua pihak selalu kami harapkan untuk menjadikan
kegiatan ini semakin baik ke depannya. Atas perhatian dan kerja samanya kami mengucapkan
terima kasih.
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
”​MALAM KEAKRABAN”
UKM CINTA REBANA ITS-2017
Surabaya, 27 Nopember 2017

Hormat kami,

Ketua Umum Ketua Pelaksana

UKM Cinta Rebana ITS Malam Keakraban

Ahmad Choirun Najib Teguh Budi Utomo

NRP. ​05211440000057 NRP. 04111640000010

Mengetahui, Menyetujui,
 LAMPIRAN
Lampiran 1
REALISASI DANA
MALAM KEAKRABAN 2017
Pemasukan
No Uraian Jumlah

1 IKOMA Rp 500.000,00
2 KAS UKM Rp 250.000,00
Total Penerimaan Rp 750.000,00

Pengeluaran
No Uraian Jumlah Harga Satuan Total

KONSUMSI
1 Konsumsi Peserta 5 tumpeng 100.000,00 500.000,00
2 Aqua Gelas 3 kardus 15.000,00 45.000,00
Sub Total Rp 545.000,00
PUBDOK
3 Banner 2x4 meter 10.000 105.000,00
4 LCD Proyektor 1 set 50.000 50.000,00
Sub Total Rp 155.000,00
SEKRETARIS
Print proposal dan LPJ
5 2 eksamplar 10.000,00 20.000,00
kegiatan
 Fotokopi Proposal dan
6 2 eksamplar 5.000,00 10.000,00
LPJ
Sub Total Rp 30.000,00
PERLENGKAPAN
7 Trash bag 2 buah 5000,00 10.000,00
8 Kertas Minyak 50 lembar 100.00 5.000,00
9 Balon 1 pack 5.000.00 5.000,00
Sub Total Rp 20.000,00
TOTAL Rp 750.000,00
Lampiran 2
DAFTAR SURAT
“MALAM KEAKRABAN​​”
UKM CINTA REBANA ITS 2017
I. Surat Masuk
Tidak ada surat masuk
II. Surat Keluar
No No Surat Tanggal Surat Tujuan Perihal
Wakil Rektor Bidang
001/MAKRAB/UK Surabaya, 07 Rekomendasi
1 Akademik dan
M/CR-ITS/IX/2017 September 2017 Kegiatan
Kemahasiswaan ITS
Wakil Rektor Bidang
002/MAKRAB/UK Surabaya, 07 Permohonan
2 Akademik dan
M/CR-ITS/IX/2017 September 2017 Dana
Kemahasiswaan ITS
003/MAKRAB/UK Surabaya, 07 Permohonan
3 Ketua IKOMA
M/CR-ITS/IX/2017 September 2017 Dana
Lampiran 3
DOKUMENTASI
“MALAM KEAKRABAN​​”
UKM CINTA REBANA ITS 2017