5 Langkah Mudah Memulai Budaya Lean di Rumah sakit

Beberapa rumah sakit telah memulai inisiatif lean nya sejak era 1990-an. Pada 2001, USA
Today melaporkan hasil sebuah studi mengenai perbaikan manajemen rumah sakit. Studi yang
dilakukan oleh Robert Wood Johnson Foundation tersebut menemukan bahwa rumah sakit
yang menggunakan metode dan filosofi lean dalam manajemennya memiliki performa yang
jauh lebih baik dibandingkan rumah sakit pada umumnya.
Banyak rumah sakit yang kini mengalami kesulitan. Biaya pengobatan perawatan kesehatan
pasien semakin tinggi, namun tidak banyak pasien atau asuransi yang mau membayar lebih.
Tingkat kecelakaan dan kematian yang dialami pasien karena kesalahan yang sebetulnya
dapat dicegah semakin meningkat di seluruh dunia. Karena tingkat stress yang tinggi di rumah
sakit, tidak jarang karyawan dan staf medis merasa frustasi dan lelah, sehingga banyak dari
mereka yang kemudian meninggalkan profesinya.
Lean Healthcare merupakan metodelogi yang memungkinkan industri kesehatan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pasien dengan mengurangi error dan waktu
tunggu. Pada dasarnya, Lean adalah tentang menempatkan segala sesuatu di tempat yang
tepat, di waktu yang sesuai, dalam jumlah yang benar, sementara terus berupaya
meminimalisir waste dan membuat sistem menjadi lebih fleksibel dan terbuka untuk
perubahan.

Berikut 5 langkah bagaimana memulai penerapan budaya Lean di Rumah sakit :

1. Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) bertujuan untuk meningkatkan kegunaan dari proses mapping
dengan menambahkan data seperti material, arus informasi, parameter operasional, lead
time, dan lain sebagainya. Proses pemetaan sendiri bertujuan untuk menentukan
darimana proses akan dimulai, keputusan apa yang akan diambil dan bagaimana arahan
untuk langkah selanjutnya. Tool ini memungkinkan organisasi untuk memetakan berbagai
alur, seperti layanan untuk pasien, barang-barang kesehatan maupun informasi mulai dari
awal proses hingga proses itu selesai. Anda bisa memulai sebuah perjalanan budaya Lean
dengan memetakan keadaan saat ini. Dari peta value stream ini, anda dapat
mengidentifikasi dan memprioritaskan perbaikan apa yang bisa dilakukan pertama kali,
sehingga proses anda menjadi mudah dan efisien.

2. Penerapan Budaya 5R
Langkah kedua, setelah anda memetakan perbaikan apa yang bisa anda lakukan pertama
kali adalah menerapkan prinsip 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Tool 5R ini di
desain untuk meningkatkan efisiensi di area kerja dengan mengurangi aktivitas yang tidak
diperlukan dalam mencari barang-barang di tempat kerja. 5R merupakan budaya tentang
bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya dengan benar. Karena bila tempat
kerja tertata rapi, bersih dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat tercipta,
sehingga 4 sasaran dari penerapan Lean di Rumah sakit, yaitu efisiensi, produktivitas,
kualitas layanan, keselamatan kerja dapat dicapai. Penerapan 5R ini juga tidak
memerlukan analisa mendalam, “Just do it”.
3. Standardisasi Kerja
Pernahkah anda memerhatikan kalau setiap orang melakukan suatu hal dengan cara
mereka sendiri? Dalam industri yang mengutamakan layanan pelanggan atau pasien, tentu
sikap bekerja dengan standar perorangan harus dihindari. Karena tindakan seperti ini
beresiko pada kualitas, keamanan, pelatihan staf, dan banyak lagi, sehingga diperlukan
sebuah aturan tentang standar kerja yang akan berdampak pada output yang memiliki
added value bagi pasien dengan peningkatan dari sisi produktivitas, keamanan, dan juga
kualitas.

4. A3 Problem Solving
A3 problem solving adalah sebuah tool yang digunakan Toyota untuk terus meningkatkan
kinerja operasionalnya. Pusat dari kemampuan pemecahan masalah ini adalah pelatihan
supervisor dan manajer dalam memecahkan masalah dengan pendekatan yang terstruktur.
Untuk mengidentifikasi bagian mana yang ingin dilakukan perbaikan dan peningkatan,
budaya problem solving menjadi salah satu tool penting dalam memulai konsep lean di
rumah sakit.

5. Kaizen Tool
Kenapa Kaizen? Kaizen merupakan tool yang paling populer. Organisasi kesehatan
menyukai cara yang cepat dan sistematis dalam melihat proses, kerja tim, dan juga
bagaimana memperbaiki proses dan menerapkan perubahan dengan cara yang cepat dan
sustainable.***RR