JURNAL TERKAIT REGULASI KERAHASIAAN REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 2

1. Alfin Putra Damai Halawa (1913462148)

2. Andre Noventus Manurung. (1913462150)
3. Arnindi Bate’e. (1913462153)
4. Desmi Via S.Silaban. (1913462156)
5. Febriyanto Giawa. (1913462161)
6. Irma Herdiyanti Telaumbanua. (1913462165)
7. Lisnawati Sinaga. (1913462167)
8. Nova Elis Simanjuntak. ( 1913462170)
9. Realis Larosa. (1913462171)
10. Selvin Ria Tafonao. ( 1913462173)
11.Yola Cindy Sianturi (1913462176 )

PRODI D3 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

UNIVERSITAS IMELDA MEDAN

T.A 2020/2021
 KERAHASIAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT AVECIENA
MEDIKA MARTAPURA

ABSTRAK

Rekam medis dikelola dengan prosedur dan standar dan kebijakan dari rumah sakit.
Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan
riwayat pengobatan pasien dijaga kerahasiannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga
kesehatan, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Penelitian
ini bertujuan untuk memberikan gambaran kerahasiaan dan proses permintaan
rekam medis di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Aveciena Medika. Metode
penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif deskriptif. Proses pengumpulan
data dilakukan dengan observasi dan wawancara kepada petugas Unit Kerja Rekam
Medis sebanyak 3 orang. Hasil: pelaksanaan kerahasiaan rekam medis berupa
perjanjian tidak tertulis, yaitu dengan menggunakan sumpah pada petugas perekam
medis, dokter, dokter gigi pada berkas rekam medis yang disimpan. Dalam
permintaan rekam medis yang berkaitan dengan aspek hukum, institusi atau
lembaga dari pihak asuransi, dan kepentingan pasien, rekam medis tidak dapat
dipinjam atau dibawa keluar tetapi diperbolehkan meminjam salinan copy resume
dengan syarat ada surat pengantar dari pengadilan atau pihak asuransi serta
membuat izin tertulis. Kesimpulan. Unit Kerja Rekam Medis belum mempunyai
kebijakan kerahasiaan rekam medis secara menyeluruh dan masih dilaksanakan
dalam unit-unit kecil yaitu dalam hal hak akses ruang illing. Permintaan informasi
medis harus didahului dengan membuat izin tertulis yang ditujukan kepada
pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Kata Kunci : Kerahasiaan, penyimpanan
rekam medis.
PENDAHULUAN rekam medis berkenaan dengan
kerahasiaan seperti informasi tentang
Rumah sakit merupakan bagian
identitas, diagnosis, riwayat
integral dari organisasi sosial dan penyakit, riwayat pemeriksaan dan
kesehatan dengan fungsi riwayat
pengobatan pasien harus
menyediakan pelayanan secara dijaga oleh
dokter, tenaga kesehatan
komprehensif dalam menyembuhkan dan pimpinan sarana pelayanan
penyakit dan pencegahan penyakit kesehatan (PERMENKES No:
pada masyarakat. Rumah sakit juga
269/MENKES/PER/III/2008).
menjadi pusat pelatihan bagi tenaga
Dalam perkembangan teknologi
kesehatan maupun pusat penelitian informasi menjadikan Rekam
medis. Dalam Undang-undang No. medis/rekam kesehatan (kertas) atau
44 Tahun 2009 secara tegas rekam
kesehatan elektronik
menyatakan bahwa rumah sakit digunakan untuk menyimpan data
merupakan institusi pelayanan dan informasi pelayanan pasien.
kesehatan yang menyelenggarakan
Rekam medis dikembangkan secara
pelayanan kesehatan perorangan selektif
seperti dengan melaksanakan
secara paripurna yang menyediakan ataupun mengembangkan sejumlah
pelayanan, rawat jalan, rawat inap, sistem, kebijakan, dan proses
dan gawat darurat. Rekam medis pengumpulan dan berusaha
dalam rumah sakit merupakan menyimpannya supaya mudah
dokumen yang sangat penting bagi diakses serta memiliki sistem
keseluruhan kerja. Rekam medis keamanan (Hatta, 2013). Bahkan
dalam Rumah sakit adalah berkas untuk menghilangkan data penting
catatan yang berisi dokumen dalam rekam
medis, ada pedoman
identitas pasien, hasil pemeriksaan, yang harus diikuti, hal ini seperti
pengobatan yang diberikan, serta yang dilakukan dengan cara cara
tindakan dan pelayanan lain pada membakar habis semua berkas rekam
pasien. Catatan tertulis dibuat oleh medis, ada 13 jenis formulir rekam
dokter atau dokter gigi mengenai medis yang tidak dimusnahkan dan
tindakan-tindakan yang dilakukan berkas rekam medis yang bernilai
kepada pasien dalam rangka guna disimpan permanen dengan
pelayanan kesehatan, lebih lanjut
cara di scan dan disimpan pada keutuhan berkas rekam medis dari
hardisk supaya dapat menjaga kerusakan dan menghemat ruangan
penyimpanan inaktif (Maimun, 2017).
Dalam hal kepentingan kesehatan
pasien, ada hak dari pasien untuk
meminta berkas rekam medis tersebut
dengan melalui pengadilan ataupun
permintaan pasien sendiri, Permintaan
institusi, untuk kepentingan
penelitian, pendidikan, audit medis,
dengan ketentuan dan batas-batas
tertentu sepanjang tidak merugikan
orang lain. Permintaan rekam medis
dilakukan secara tertulis dan ditujukan
kepada pimpinan sarana pelayanan
kesehatan. Rekam medis merupakan
bagian penting dari pelayanan
perawatan pasien di rumah sakit atau
sarana pelayanan kesehatan. Karena
data merupakan informasi tentang
perawatan kesehatan pasien. Lebih
lanjut dalam menangani pasien yang
meninggal duniapun memerlukan
prosedur yang tepat dan efisien,
seperti yang dipaparkan Sunaryo dan
Sugiarsi (2014) kebijakan prosedur
peminjaman dan pemanfaatan dan
lama peminjaman dokumen rekam
medis pasien meninggal sering belum
diatur pada pasien meninggal. Dari
sisi lain, Keadaan ruang yang kurang
memadai dan belum sesuai dengan
ukuran dimensi tubuh petugas illing
rawat jalan menjadikan permasalahan
yang semakin kompleks, dan anjurkan
untuk disesuaikan dengan ukuran
dimensi tubuh petugas illing, sehingga
merasa nyaman dalam melakukan
pekerjaannya (Putri dkk, 2014). Dari
hal tersebut maka ruangan yang tepat
dan sesuai ukuran menjadi salah satu
bagian terpenting guna menunjang
kinerja petugas rekam medis menjadi
lebih optimal. Dan inilah merupakan
salah satu kekurangan yang terjadi di
rumah sakit. Bahkan dalam hal
lainpun pengelolaan rekam medis
belum berjalan dengan optimal,
menjadi kendala tersendiri, meskipun
secara kuantitas petugas sudah
mencukupi namun belum berkualitas,
yang terkait dengan belum memiliki
standar prosedur pengelolaan rekam
medis dan uraian tugas rekam medis
(Ulfa, 2015) Dalam pelaksanaan
penjajaran dokumentasi rekam medis
masih banyak yang belum mempunyai
prosedur tetap meskipun
kebijakannya tercantum dalam
prosedur tetap penyimpanan dan
pencarian dokumen rekam medis,
didalamnya disebutkan bahwa sistem
penjajaran dokumen rekam medis
menggunakan sistem penjajaran
Terminal Digit Filing atau sistem
akhir angka, sedangkan dalam
pelaksanaan pengambilan kembali dengan pendekatan kualitatif dengan
dokumen rekam medis dilakukan oleh alasan bahwa peneliti menemukan
petugas iling berdasarkan 1 digit banyak sekali variabel yang muncul
angka akhir. Saat melakukan dan tidak mampu membatasi dengan
penyimpanan dan pengembalian melakukan pengontrolan. Peneliti
kembali dokumen rekam medis masih melakukan observasi awal dan
ditemukan dokumen rekam medis menemukan adanya masalah pada rak
yang salah letak (misile), yang penyimpanan rawat jalan yang masih
disebabkan oleh petugas iling kurang ditempat terbuka, ruang penyimpanan
fokus dalam melakukan penyimpanan yang tidak terkunci dan kebijakan
dokumen rekam medis karena adanya akses kerahasiaan rekam medis yang
petugas tambahan dan kesalahan belum ada. Dari beberapa hal tersebut
penulisan nomor rekam medis oleh berarti rekam medis tidak terlindungi
petugas pendaftaran. Dari hal tersebut oleh hukum, sehingga kerahasiaan
dilakukan penjajaran dokumen rekam rekam medis sangat rawan untuk
medis yang disalah gunakan oleh pihak lain. Dari
Terminal Digit Filing yang benar dan paparan tersebut, maka fokus peneliti
dilakukan pelatihan petugas filing lebih tertarik untuk lebih menggali
terkait dengan sistem penjajaran proses kerahasiaan rekam medis
dokumen rekam medis. Dalam secara kualitatif, sehingga peneliti
mengatasi terjadinya kesalahan salah dalam hal ini akan berusaha
letak (misile) dilakukan dengan membatasi dengan fokus dalam
melakukan penyisiran dokumen mendalami bagaimana proses
rekam medis secara periodik pelaksanaan kerahasiaan rekam medis
(Anggara dkk, 2015). 71 Dari apa di Unit Kerja Rekam Medis di Rumah
yang disampaikan tersebut diataslah sakit Aveciena Medika Martapura”.
yang membuat masalah tidak bisa
METODE PENELITIAN
disederhanakan, namun menjadi
kompleks dan peneliti tidak mampu Penelitian kualitatif lebih menekankan
memilah-milah permasalahan makna dilakukan terhadap
tersebut. Permasalahan tersebut sekumpulan objek yang bertujuan
menurut peneliti lebih cocok didekati untuk melihat gambaran fenomena
yang terjadi di lapangan dicari pola dan tema. Data Display
(Notoatmodjo, 2010). Penelitian (penyajian data) yaitu peneliti akan
menggunakan metode penelitian menyajikan data dalam bentuk uraian
kualitatif yang digunakan pada objek singkat, bagan, hubungan antar
dengan setting alamiah dan dimana katagori.. Menyajikan data yang
peneliti adalah merupakan instrument digunakan dalam penelitian sacara
kunci (Sugiyono, 2010). Teknik deskriptif. Dengan maksud dapat
pengumpulan data dengan memahami apa yang terjadi dan
menggunakan triangulasi data merencanakan kerja.Conclusion
observasi, wawancara dan Drawing /
pengumpulan dokumen. Subjek dalam Veriication Langkah terakhir yang
penelitian adalah 3 orang yang terdiri peneliti lakukan adalah menarik
dari 2 orang petugas pendaftaran dan kesimpulan dan melakukan veriikasi.
1 orang koder di unit kerja rekam Kesimpulan dalam penelitian dapat
medis Rumah Sakit Aveciena Medika menjawab rumusan masalah
Martapura. Pada penelitian ini dilapangan. Kesimpulan penelitian ini
observasi dengan menggunakan daftar merupakan temuan tambahan yang
Check-list, dan wawancara bebas ada yang berupa deskripsi atau
terpimpin dan menggunakan metode gambaran kerahasiaan rekam medis.
pencatatan langsung, alat tulis dan
HASIL
tape recorder. Analisis data dilakukan
melalui 3 tahap, yaitu data reduction Pelaksanaan Kerahasiaan Rekam
(reduksi data), data display (penyajian Medis Berdasarkan hasil observasi di
data), dan Conclusion dapat hasil adanya kebijakan
Drawing / kerahasiaan rekam medis, tanda
peringatan selain petugas dilarang
Verification.. secara rinci dijelaskan
masuk, buku peminjaman, Tracer
sebagia berikut. Data Reduction
berkas Rekam Medis yang belum
(Reduksi Data)Peneliti akan
terbentuk, namun dalam hal
melakukan Reduksi data dengan
keamanan ruang iling terkondisikan
merangkum, memilih hal yang pokok,
dengan baik yaitu menggunakan
memfokuskan pada hal yang penting,
kunci. Rumah sakit ini mengacu pada
kebijakan HPK (Hak Pasien Dan kepada seluruh petugas rekam medis
Keluarga) tentang perlindungan atau tenaga medis lainnya” (Informan
informasi. Dan dalam waktu dekat 1). Nina Rahmadiliyani dan Faizal.
rumah sakit akan dilakukan akreditasi, Kerahasiaan Rekam Medis di Rumah
sehingga masih tetap menggunakan Sakit Aveciena Medika Martapura
format sebelumnya dan belum dirubah Jurnal Manajemen Informasi
sama sekali. Terkait dengan proses Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2
pelaksanaan yang berjalan masih Oktober 2018 ISSN: 2337-6007
belum sesuai dalam hal rak (online); 2337-585X (Printed) 72
penyimpanan rekam medis rawat jalan Hasil wawancara menunjukan bahwa
yang tidak berada pada ruang iling. Rumah Sakit belum mempunyai
Pada ruang penyimpanan rekam kebijakan kerahasiaan rekam medis
medis juga belum ada tanda dan mengacu pada Kebijakan HPK
peringatan “selain petugas RM (Hak Pasien Dan Keluarga). Salah
dilarang masuk”, namun dalam satu upaya penerapan kerahasiaan
melakukan pelacakan berkas rekam rekam medis dengan melakukan
medis sudah melalui sistem billing di sumpah kepada seluruh petugas yang
SIM-RS. Hasil observasi yang ada di rumah sakit untuk menjaga
dilakukan sesuai dengan wawancara kerahasiaan informasi rekam medis
yang dilakukan kepada informan 1 baik itu informasi identitas pasien,
sebagai berikut: “Untuk kebijakan diagnosis, riwayat penyakit, riwayat
kerahasiaan rekam medis memang pemeriksaan maupun riwayat
belum ada tapi kami mengacu pada pengobatan. Hasil wawancara yang
kebijakan HPK tentang perlindungan dilakukan pada informan 2 yaitu:
informasi dikarenakan rumah sakit “satu upayanya dalam menjaga
akan melakukan akreditasi, upaya kerahasiaan rekam medis yaitu di
perlindungan informasi nya ada, rumah sakit di ruang rekam medis
missal nya dilakukan sumpah selalu di kunci dan hanya orangorang
kerahasiaan informasi pasien.Untuk yang berkepentingan boleh
penerapannya kemarin itu kita ada masuk”.(informan 2). Hasil
melakukan sumpah, sumpah menjaga wawancara menunjukan bahwa rumah
kerahasiaan informasi medis, sumpah
sakit belum mempunyai kebijakan terkunci dan dalam hal akses nya pada
kerahasiaan rekam medis dan salah ruangan iling hanya memberi
satu upaya yang dilaksanakan untuk wewenang kepada petugas yang
menjaga kerahasiaan rekam medis berkepentingan seperti dokter,
yaitu pada ruang penyimpanan rekam perawat ataupun tenaga medis lainnya
medis selalu dikunci dan hanya untuk melengkapi pencatatan ataupun
petugas yang berkepentingan yang untuk kepentingan pasien. Hasil
boleh masuk seperti dokter, perawat wawancara dapat di simpulkan bahwa
ataupun tenaga medis lainnya untuk rumah sakit belum membuat
melengkapi pencatatan ataupun untuk kebijakan yang mengatur kerahasiaan
kepentingan pasien. Hasil observasi rekam medis dan lebih mengacu pada
diatas juga didukung wawancara yang kebijakan HPK (Hak Pasien Dan
dilakukan pada informan 3 mengenai Keluarga) yang dirasa HPK lebih
proses pelaksanaan kerahasiaan sesuai dengan instrumen penilaian
rekam medis yaitu: “kebijakan khusus akreditasi. Proses Permintaan Rekam
tentang kerahasiaan setahu saya Mekam Medis Berdasarkan hasil
belum ada, untuk proses menjaga observasi yang dilakukan kepada
kerahasiaannya ruang iling selalu petugas tentang proses permintaan
dikunci” Upaya pelaksanaan rekam medis didapat, buku
kerahasiaan rekam medis yaitu peminjaman rekam medis dan tracer
seluruh petugas rekam medis berkas Rekam Medis dan alur
disumpah untuk menjaga kerahasiaan permintaan atau peminjaman rekam
informasi rekam medis baik itu medis tidak ada. Hasil wawancara
informasi identitas pasien, diagnosis, tentang proses permintaan rekam
riwayat penyakit, riwayat medis kepada informan yaitu sebagai
pemeriksaan maupun riwayat berikut “untuk alur peminjaman
pengobatan kepada pihak-pihak atau belum ada tapi prosedur atau
golongan yang tidak berkepentingan. pelaksaannya kalau rekam medis itu
Salah satu upayanya dalam menjaga dipinjam oleh pihak ke-3 harus ada
kerahasiaan rekam medis di Rumah surat pengantar” (informan 1). Hasil
Sakit dalam segi keamanannya wawancara informan 1 mengenai
ruangan iling selalu dalam keadaan permintaan rekam medis untuk
kepentingan berobat pasien,
permintaaan pengadilan, kepentingan
pasien sendiri, kepentingan asuransi
dan penelitian sebagai berikut:
“untuk kepentingan berobat pasien
setelah melakukan pendaftaran rekam
medis nya langsung dicari apabila
tidak ada dibuatkan yang baru, untuk
kasus hukum harus ada surat perintah
atau pengantar, untuk kepentingan
pasien sendiri, pasien tidak boleh
membawa ke luar rumah sakit, kalau
pihak asuransi hanya diberi copy
resume saja, untuk kepentingan
penelitian juga harus ada surat
penelitian” (informan 1) Hasil
wawancara menunjukan bahwa
Proses permintaan rekam medis untuk
kepentingan pasien untuk berobat.
Untuk pasien rawat jalan, pasien
mendaftar di bagian pendaftaran
kemudian rekam medis di carikan dan
langsung di antar ke poli tujuan
pasien. Untuk pasien rawat inap
setelah melakukan pendaftaran,
pasien tersebut dicarikan rekam medis
lamanya dan apabila rekam medis
lamanya tidak ditemukan maka akan
langsung dibuatkan rekam medis
baru. Proses permintaan rekam medis
untuk memenuhi permintaan penegak
hukum. Rekam medis dapat dipinjam
untuk kasus hukum karna berkas
rekam medis dijadikan sebagai bukti
pengadilan dan harus ada surat atau
izin tertulis kepada pimpinan sarana
pelayanan kesehatan Proses
permintaan rekam medis untuk
kepentingan pasien itu sendiri. Rekam
medis tidak dapat dipinjam oleh
pasien namun hanya boleh meminjam
resume 73 medisnya saja dan itupun
dalam bentuk copy atau salinannya,
karena berkas rekam medis milik
pihak Rumah Sakit dan isi nya adalah
milik pasien Proses permintaan rekam
medis untuk permintaan institusi atau
lembaga misalnya dari pihak asuransi
di Rumah Sakit. Pihak institusi atau
pihak asuransi tidak bisa meminjam
rekam medis pihak asuransi hanya
hanya diperbolehkan resume medis
nya saja dan itu pun harus ada surat
pengantar dan izin tertulis kepada
pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Proses permintaan rekam medis untuk
kepentingan penelitian, pendidikan
dan audit medis. Untuk kasus tersebut
informasi tentang identitas, diagnosa,
riwayat penyakit, riwayat
pemeriksaan dan riwayat pengobatan
dapat dibuka dengan catatan tidak
menyebutkan identitas pasien dan
tetap harus melakukan izin tertulis
kepada pimpinan sarana pelayanan
kesehatan. Berdasarkan paparan
tersebut diatas dapat diambil simpulan
untuk alur peminjaman rekam medis
belum optimal, prosedur peminjaman
rekam medis dari pihak ke-3 harus ada
surat pengantar dan disertai
keterangan untuk meminjam,
sedangkan untuk keperluan asuransi
hanya memperbolehkan mengcopy
resume karena berkas rekam medis
milik rumah sakit dan isi nya milik
pasien, untuk kasus tersebut pihak
asuransi harus membuat surat
permintaan tertulis, untuk kasus
hukum rekam medis dapat dipinjam
dikarenakan rekam medis dijadikan
sebagai bukti dan harus ada surat
pengantar permintaan dari pengadilan.
PEMBAHASAN
Pelaksanaan kerahasiaan rekam medis
masih terdapat kendala dalam hal rak
penyimpanan rekam medis rawat jalan
yang tidak memiliki ruang iling.
Alasan yang diperoleh adalah untuk
mempercepat pelayanan poliklinik. Di
rumah sakit memerlukan ruang rekam
medis dan harus ada memiliki tracer.
Petunjuk keluar/tracer sangat penting.
Dalam hal iiling pun memerlukan
ruang yang sesuai. Hal tersebut sesuai
dengan pernyataan menurut Dirjen
Yanmed, (2006) bawa tracer
merupakan alat yang penting untuk
mengawasi penggunaan rekam medis.
Hal ini sejalan dengan penelitian
(Putri dkk, 2014) yang meneliti
tentang tata ruang tempat
penyimpanan dokumen rekam medis
ditinjau dari aspek antropometri untuk
ukuran tata ruang iling rawat jalan
yang disesuaikan dengan data
antropometri petugas iling rawat jalan
setelah disesuaikan menjadi 185,5 cm,
Panjang rak menjadi 142,5 cm, Lebar
rak menjadi 54 cm, Jarak antar rak
menjadi 102 cm, luas ruangan menjadi
35,69m2. Artinya dengan keadaan
ruangan kurang memadai dan belum
sesuai dengan ukuran dimensi tubuh
petugas iling rawat jalan menjadikan
kerja tidka optimal. Lebih lanjut hal
tersebut juga didukung penelitian
(Oktamianiza dan Andriani, 2016).
Bahwa kondisi fisik ruangan terhadap
kinerja petugas dalam pengelolahan
rekam medis menunjukkan bahwa
luas ruangan pengilahan data 3,8m x
3,4m, luas ruangan penyimpanan (I)
3,8m x 7,4m. Luas ruangan
penyimpanan (II) 1,7m x 10,6m. Suhu
ruangan rekam medis 29oC - 31oC.
pencahayaan diruangan rekam medis
21,6 Lux – 142,2 Lux. Hal ini sangat Ouput dari sistem informasi rekam
mempengaruhi kinerja petugas rekam medis dibagian iling dapat diketahui
medis, sehingga kondisi ruangan jumlah dokumen rekam medis yang
rekam medis belum memenuhi dipinjam. Upaya pelaksanaan dalam
standar luas, suhu dan pencahayaan menjaga kerahasiaan rekam medis di
mempengaruhi kerja perekam medis rumah sakit tersebut yaitu dengan
dalam melakukan tugasnya. Begitu melakukan janji sumpah tidak tertulis
pentingnya kebijakan yang berkaitan seluruh petugas rekam medis baik
dengan kerahasiaan rekam medis, informasi identitas pasien, diagnosis,
maka ada atuaran dalam alur prosedur riwayat penyakit, riwayat
penyimpanan. Hal ini sejalan dengan pemeriksaan maupun riwayat
penelitian (Ratnasari dan Sugiarsi, pengobatan kepada pihak-pihak atau
2016). Bahwa standar prosedur golongan yang tidak berkepentingan.
operasional yang berlaku meliputi Salah satu upaya dalam menjaga
Input data Sistem Informasi Rekam kerahasiaan rekam medis di Rumah
Medis meliputi nomor rekam medis, Sakit Aveciena Medika Martapura
nama, alamat, umur, jenis kelamin, yaitu dalam segi keamanannya
tujuan periksa, cara bayar, tracking ruangan iling selalu dalam Nina
masuk, outget, user simpan, master Rahmadiliyani dan Faizal.
pasien. Dalam pemantauan dokumen Kerahasiaan Rekam Medis di Rumah
rekam medis petugas iling Sakit Aveciena Medika Martapura
menggunakan komputerisasi dan Jurnal Manajemen Informasi
manual. dalam pemantauan dokumen Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2
rekam medis masih terdapat miss ile Oktober 2018 ISSN: 2337-6007
karena petugas yang kelelahan dan (online); 2337-585X (Printed) 74
juga faktor usia sehingga dapat keadaan terkunci dan dalam hal akses
memperlambat dalam pelayanan. nya pada ruangan iling hanya
Sedangkan dalam transaksi dokumen memberi wewenang kepada petugas
rekam medis petugas iling yang berkepentingan seperti dokter,
menggunakan tracer baik peminjaman perawat ataupun tenaga medis lainnya
dokumen rekam medis maupun untuk melengkapi pencatatan ataupun
pengembalian dokumen rekam medis. untuk kepentingan pasien. Hal ini
sesuai dengan pernyataan menurut Berdasarkan Kitab Undang-Undang
Hatta (2013) bahwa kerahasiaan Hukum Acara Pidana, rahasia
adalah proteksi terhadap rekam medis kedokteran baru dapat dibuka bila
dan informasi lain pasien dengan cara diminta oleh hakim majelis di
menjaga informasi pasien dan hadapan sidang majelis. Dokter
pelayanannya. Dalam pelayanan bertanggung jawab atas kerahasiaan
kesehatan, informasi itu hanya rekam medis sedangkan kepala sarana
diperuntukkan bagi pihak tenaga pelayanan kesehatan bertanggung
kesehatan yang berwenang. Informasi jawab menyimpan rekam medis
yang terdapat dalam rekam medis Ruang filing dalam hal sistem
sifatnya rahasia. Apa yang ditulis penyimpanan berkas Rekam Medis
dokter yang bersifat rahasia bagi dapat menggunakan sistem
pasien tidak dibaca oleh orang lain. desentralisasi yaitu berkas rawat jalan
Sehingga menyebabkan dokter perlu dan rawat inap tidak ditempatkan pada
share dengan dokter lain dan ada satu folder. Ruang iling atau ruang
persetujuan pasien karena dalam hal penyimpanan juga termasuk dalam hal
demikian dokter konsultan akan kerahasiaan dan keamanan menurut
membaca segala rekaman dan catatan Diirjen Yanmed (2006) menjelaskan
dokter pertama (Hanaiah dan Amir, Sistem Penyimpanan rekam medis
2008) Sjamsuhidajat, Dkk (2006) sistem penyimpanan Desentralisasi
mengemukakan bahwa setiap dokter kelebihan eisiensi waktu, sehingga
dalam melaksanakan praktik pasien mendapat pelayanan lebih
kedokteran wajib menyimpan cepat, beban kerja yang dilaksanakan
kerahasiaan yang menyangkut riwayat petugas lebih ringan namun
penyakit pasien yang tertuang dalam kekurangan bias terjad duplikasi
rekam medis.Rahasia kedokteran dalam pembuatan rekam medis dan
tersebut dapat dibuka hanya untuk biaya yang diperlukan untuk peralatan
kepentingan pasien untuk memenuhi dan ruangan lebih banyak.
permintaan aparat penegak hukum Sedang sistem penyimpanan
(hakim majelis), permintaan pasien Sentralisasi, Kelebihannya
sendiri atau berdasarkan ketentuan mengurangi duplikasi dalam
perundangundangan yang berlaku. pemeliharaan dan penyimpanan
berkas rekam medis, mengurangi kehilangan, yaitu pada hari kamis
jumlah biaya yang dipergunakan Kebijakan memiliki peran yang vital,
untuk peralatan dan ruangan, Tata sedangkan kebijakan merupakan
kerja dan peraturan mengenai pedoman untuk menentukan atau
kegiatan pencatatan medis mudah melaksanakan program dan kegiatan,
distandarisasikan, memungkinkan adapun fungsi dari kebijakan itu
peningkatan eisiensi kerja petugas sendiri yaitu memberikan petunjuk,
penyimpanan. Kekurangannya rambu dan signal penting dalam
petugas menjadi lebih aktif, karena menyusun program kegiatan,
menangani unit rawat jalan dan unit memberikan informasi mengenai
rawat inap dan tempat penerimaan bagaimana srategi akan di laksanakan,
pasien harus bertugas selama 24 jam. memberikan arahan kepada
Hal ini sesuai dengan penelitian (Sari pelaksana, Untuk kelancaran dan
dan Masturoh, 2017). Sistem keterpaduan upaya mencapai visi misi
peyimpanannya yang digunakan sasaran dan tujuan,
adalah desentralisasi, sedangkan menyelenggarakan pengelolaan
untuk penjajarannya middle digit iling urusan tata usaha. Keputusan Menteri
dengan modiikasi. Penyebab Kesehatan Republik
ketidaktersediaan yaitu terbatasnya Indonesia No 377 tahun 2007 tentang
SDM, kesalahan penyimpanan, Standar Profesi Perekam Medis dan
dokumen rekam medis dibawa pasien, Informasi Kesehatan, dalam batasan
terbatasnya sarana dan prasarana, dan ruang lingkup pada poin ke-2
kesalahan penulisan nomor. tentang aspek hukum dan etika profesi
Dampaknya pembiayaan klaim menyebutkan bahwa membuat standar
kurang sesuai, hangusnya klaim, tidak dan pedoman manajemen informasi
terdapatnya laporan klaim, kesehatan meliputi aspek legal dengan
terganggunya pengobatan pasien, dan unsur keamanan (safety), kerahasiaan
pasien menunggu lama. Terdapat (conidential), sekuritas, privasi serta
kesamaan ketidaktersediaan dokumen integritas data. Proses kerahasiaan
rekam medis yang hilang jika dilihat informasi medis seperti identitas,
berdasarkan hari kunjungan diagnosis, riwayat penyakit, riwayat
sebelumnya dan saat terjadi pemeriksaan, dan riwayat pengobatan
pasien oleh tenaga medis terlaksana Kesimpulannya penyediaan dokumen
oleh tenaga medis yang bersangkutan rekam medis pasien lama terlambat
dengan rekam medis. akan tetapi ada dan alur penyediaan dokumen rekam
beberapa hal yang belum memerlukan medis pasien lama di rawat jalan tidak
pembenahan. Dalam menjaga sesuai. Untuk memecahkan masalah
kerahasiaan rekam medis masih tersebut ada baiknya jika kualitas
belum sesuai karena pihak Unit Kerja pelayanan lebih ditingkatkan
Rekam Medis menggunakan sistem khususnya dalam hal kecepatan
desentralisasi di karenakan untuk penyediaan dokumen rekam medis
memudahkan pelayanan poliklinik. Proses permintaan atau peminjaman
Hal 75 ini sesuai dengan penelitian rekam medis untuk alur peminjaman
Rusdiansyah (2011) yang menyatakan rekam medis belum ada atau belum
agar rekam medis tidak jatuh ke pernah dilakukan oleh orang atau
tangan yang tidak mempunyai lembaga lain. dalam prosedur
wewenang dan dari penyalahgunaan peminjaman rekam medis dari pihak
informasi yaitu dengan cara membuat ke-3 harus ada surat pengantar dan
kebijakan atau Standar Operasional disertai keterangan untuk meminjam,
Prosedur yang betujuan untuk sedangkan untuk keperluan asuransi
menjaga kerahasiaan dan keamanan dengan memperbolehkan meng-copy
rekam medis. resume karena berkas rekam medis
Pernyataan diatas didukung dengan milik rumah sakit dan isi nya milik
penelitian Andria dan Sugiarti, pasien, untuk kasus tersebut pihak
(2015).Penyediaan dokumen rekam asuransi harus membuat surat
medis. Alur penyediaan dokumen permintaan tertulis, sedangkan untuk
rekam medis pasien lama di rawat kasus hukum rekam medis dapat
jalan 100% tidak sesuai. Hal ini dipinjam dikarenakan rekam medis
disebabkan karena jumlah kunjungan dijadikan sebagai bukti dan harus ada
pasien lama meningkat, petugas yang surat pengantar permintaan dari
kurang, kapasitas rak penyimpanan pengadilan. Unit Kerja Rekam belum
kurang, sistem penjajaran tidak mempunyai alur pemberian informasi
berurutan dan tidak adanya tracer. atau alur permintaan rekam
medis.Alur pemberian informasi
rekam medis kepada pihak ke-3
(Asuransi, pengadilan, dan lainlain),
yang pertama harus ada surat kuasa
dari pasien. Pemegang kuasa harus
menunjukan identitas diri (sebagai
karyawan suatu perusahaan asuransi
atau pengadilan), kemudian harus
memperoleh ijin dari pimpinan saran
pelayanan kesehatan kesehatan
setelah disetujui oleh komite medis &
rekam medis dan diperbolehkan
meminjam atau menyalin salinan
resume medis. Pemaparan informasi
dipengadilan, pihak rumah sakit dapat
memberikan salinan rekam medis dan
bila diminta aslinya harus ada
permintaan secara tertulis dan ada
tanda terima dari pengadilan. Bila ada
keraguan tentang isi rekam medis,
maka pihak pengadilan dapat
memerintahkan saksi ahli untuk
menanyakan arti dan maksud yang
terkandung didalamnya (Rustiyanto,
2009). Unit Kerja Rekam Medis
Rumah belum mempunyai tracer,
Petunjuk keluar/tracer menurut Dirjen
Yanmed (2006) yaitu suatu alat yang
penting untuk mengawasi penggunaan
rekam medis. Dalam pengunaanya
diletakkan sebagai pengganti pada
tempat berkas rekam medis yang di
ambil dari rak penyimpanan. Petunjuk
keluar tetap berada pada rak ile
tersebut. Sampai berkas rekam medis
yang dipinjam kembali ke tempat
semula.
Hambatan: kenyataan sekarang yang
dihadapi adalah masih banyak rumah
sakit kekurangan tenaga rekam medis
untuk mengelola dokumen medis.
Solusi dari permasalahan ini adalah
melakukan pelayanan kesehatan
partnership yang menempatkan health
provider dan health receiver dalam
suatu pola kemitraan (partnership).
Saran, pelayanan kesehatan supaya
mendayagunakan tenaga rekam medis
(Judi, 2017). Ketentuan pengeluaran
rekam medis yaitu (1) rekam medis
tidak boleh boleh keluar dari ruang
penyimpanan tanpa ada kartu
peminjaman rekam medis, peraturan
ini tidak hanya berlaku bagi
orangorang diluar rekam medis, tetapi
juga bagi petugas rekam medsi
sendiri. (2) seseorang yang meminjam
rekam medis, berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik
dan tepat waktunya. (3) Rekam medis
tidak dibenarkan berada diluar rumah
sakit, kecualiatas perintah pengadilan.
(4) Dokter-dokter atau pegawai rumah
sakit yang berkepentingan dapat
meminjam rekam medis untuk dibawa
ke ruang kerja, tetapi harus dokumen rekam medis pasien
dikembalikan pada akhir jam kerja. meninggal belum diatur pada prosedur
(5) Jika beberapa rekam medis akan tetap RSUD
digunakan selama beberapa haru, Karanganyar.Kesimpulan dari
rekam medis tersebut disimpan dalam penelitian ini adalah RSUD
tempat sementara di ruang rekam Karanganyar sudah mempunyai
medis. (6) Kemungkinan rekam medis prosedur tetap mengenai kebijakan
dipergunakan oleh beberapa orang, dokumen rekam medis pasien
dan berpindah dari satu orang ke lain meninggal tetapi belum mengatur
orang harus dilakukan dengan cara prosedur peminjaman, pemanfaatan
mengisi “Kartu Pindah Tangan”. dan lama penyimpanan dokumen
Pemanfaatan informasi pada dokumen rekam medis pasien meninggal
rekam medis pasien meninggal (Sunaryo dan Sugiarsi, 2014). Dalam
mempunyai prosedur tetap mengenai Permekes 269 tahun 2008 Bab IV
dokumen rekam medis pasien Pasal 10 yang berisi, Informasi
meninggal di RSUD Karanganyar tentang identitas, diagnosis, riwayat
hanya memuat tentang pengertian penyakit, riwayat pemeriksaan dan
dokumen kematian, tujuan serta riwayat pengobatan dapat dibuka
pembuatan surat kematian segera dalam hal: (1) Untuk kepentingan
setelah pasien dinyatakan meninggal. kesehatan pasien. (2) Memenuhi
Pihak yang pernah memanfaatkan permintaan aparatur penegak hukum
dokumen rekam medis pasien dalam rangka penegak hukum atas
meninggal adalah bidan, peneliti, perintah pengadilan. (3) Permintaan
asuransi jasa Nina Rahmadiliyani dan dan/atau persetujuan pasien sendiri.
Faizal. Kerahasiaan Rekam Medis di (4) Permintaan institusi/lembaga
Rumah Sakit Aveciena Medika berdasarkan ketentuan
Martapura Jurnal Manajemen perundangundangan. (5) Untuk
Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 kepentingan penelitian, pendidikan,
No.2 Oktober 2018 ISSN: 2337-6007 dan audit medis, sepanjang tidak
(online); 2337-585X (Printed) 76 menyebutkan identitas pasien. (6)
raharja, kepolisian, serta PPAT. Permintaan rekam medis untuk tujuan
Dalam peminjaman dan pemanfaatan tersebut di atas harus dilakukan secara
tertulis kepada pimpinan sarana harus mengikuti prosedur yang
pelayanan kesehatan. Dirjen Yanmed, berlaku, informasi medis dapat
2006 menyebutkan informasi medis diberikan, apabila pasien
seorang pasien dapat diberikan kepada menandatangani serta memberi kuasa
pihak-pihak; (1) Asuransi. (2) kepada pihak ketiga untuk
Pasien/keluarga pasien. (3) Rumah mendapatkan informasi medis
sakit yang menjadi tempat rujukan. mengenai dirinya, hal ini bertujuan
(4) Dokter lain yang merawat pasien. untuk melindungi rumah sakit dari
(4) Kepolisian. (5) Untuk keperluan tuntutan yang lebih jauh. Untuk
pengadilan. Fitur keamanan data melengkapi persyaratan bahwa surat
pasien pada sistem informasi rawat kuasa/ persetujuan tindakan medis
jalan berbasis komputerisasi didapat harus ditanda tangani oleh orang yang
keamanan data di BBKPM Surakarta bersangkutan, ruah sakit menyediakn
dalam hal otentikasi petugas formulir surat kuasa, dengan demikian
mempunyai hak untuk mengubah tanda tangan dapat diperoleh pada saat
password, dalam hal otorisasi petugas pasien tersebut masuk dirawat.
mempunyai hak untuk mengases Revitalisasi pengelolaan rekam medis
menu yang berbeda, itur interditas dalam pemberdayaan petugas rekam
pada item data sudah ada pembeda, medis menunjukkan bahwa terdapat
pada itur pemulihan pasca bencana peningkatan pengetahuan dan
sistem pernah eror ketika listrik mati keterampilan pada praktis rekam
dan belum ada uninterruptible power medis dengan kenaikan sebesar
supply (UPS) untuk 2123% yaitu membandiingkan antara
menanggulangnya, penyimpanan data hasil post test dan pre test sehingga
pada simks menggunakan 2 media disimpulkan bahwa pelatihan intensif
yaitu hardisk utama dan hardisk dapat meningkatkan pengetahuan dan
ekternal, manfaat dar itur keamanan keterampilan praktisi rekam medis
ini adalah untuk menanggulangi (Wijaya dan Siswati, 2016).
ancaman dari berbagai gangguan Ketentuan-ketentuan berikut secara
seperti human eror, natur, technical umum dapat dijadikan pedoman bagi
dan faktor kesengajaan (Dyah dkk, setiap rumah sakit, kecuali jika ada
2013). Pemberian informasi medis ketentuan-ketentuan khusus yang
ditetapkan oleh peraturan diserahkan kepada dokter yang
perundangundangan yang berlaku merawat nya. (7) Permohonan
yaitu: (1) Setiap informasi yang permintaan informasi harus secara
bersifat medik yang dimilki oleh tertulis, permohonan informasi secara
rumah sakit tidak boleh lisan sebaiknya ditolak. (8) Informasi
disebarluaskan oleh pegawai rumah rekam medis hanya dikeluarkan
sakit itu sendiri, kecuali bila ada dengan surat kuasa yang ditanda
pimpinan rumah sakit mengizinkan tangani dan diberi tanggal oleh
(2) Rumah sakit menggunakann pasien/keluarga pasien. (9) Informasi
rekam medis dengan cara yang dapat di dalam rekam medis boleh
membahayakan kepentingan pasien diperlihatkan kepada perwalian rumah
kecuali jika rumah sakit itu sendir sakit yang sah untuk melindungi
akan menggunakan rekam medis kepentingan rumah sakit dalam hal
tersebut bila perlu unutk melindungi yang bersangkutan dengan
dirinya atau mewakilinya. (3) Para pertanggung jawaban. (10) Informasi
asisten dan dokter yang bertanggun boleh diberikan kepada rumah sakit
jawab dapat berkonsultasi dengan lain, tanpa surat kuasa yang ditanda 77
bagian rekam medis andaikata ada tangai oleh pasien berdasarka
keraguraguan. (4) Dokter tidak boleh permintaan dari rumah sakit itu yang
memberikan persetujuan kepada menerangkan bahwa pasien tersebut
perusahaan atau asuransi atau badan sekarang dalam perawatan mereka.
lain untuk memperoleh rekam medis. (11) Dokter dari luar rumah sakit yang
(5) Badan-badan sosial boleh mencari keterangan mengenai pasien
mengetahui isi data sosial dari rekam pada suatu rumah sakit harus memilik
medis, apabila mempunyai surat kuasa dari pasien tersebut. (12)
alasanalasan yang syah untuk Ketentuan ini tidak saja berlaku bagi
memperoleh informasi, namun untuk bagian rekam medis, tetapi juga
data medisnya tetap diperlukan surat berlaku bagi semua orang yang
persetujuan dari pasien yang menangan rekam medis dibagian
bersangkutan. (6) Permohonan pasien perawatan, bangsalbangsal dan lain-
untuk memperoleh informasi lain. (13) Rekam medis yang asli tidak
mengenai catatan dirinya dirinya boleh dibawa keluar rumah sakit,
kecuali bila atas permintaan untuk memberikan informasi
pengadilan, dengan surat kuasa hendaklah berisi indikasi mengenai
khusus tertulis dari pimpinan rumah periodeperiode perawatan
sakit. (14) Rekam medis tidak boleh tertentu.Surat kuasa/persetujuan itu
diambil dari tempat penyimpanan hanya berlaku untuk informasi medis
untuk dibawa kebagian lain dari termasuk dalam jangka waktu/tanggal
rumah sakit, kecuali jika diperlukan yang ditulis didalamnya (Dirjen
untuk transaksi dalam kegiatann Yanmed, 2006). Sjamsuhidajat (2006)
rumah sakit itu. (15) Dengan mengungkapkan Rahasia kedokteran
persetujuan pimpinan rumah sakit, tersebut dapat dibuka hanya untuk
pemakaian rekam medis untuk kepentingan pasien untuk memenuhi
keperluan riset diperbolehkan. permintaan aparat penegak hukum
Mereka yang bukan dari staf medis (hakim majelis), permintaan pasien
rumah sakit, apa bila ingin melakukan sendiri atau berdasarkan ketentuan
riset harus memperoleh persetujuan perundangundangan yang berlaku.
tertulis dari pimpinan rumah sakit. Berdasarkan Kitab UndangUndang
(16) Bila suatu rekam medis diminta Hukum Acara Pidana, rahasia
untuk dibawa kepengadilan segala kedokteran (isi rekam medis) baru
ikhtiar hendaklah dilakukan suapya dapat dibuka bila diminta oleh hakim
pengadilan menerima salinan rekam majelis di hadapan sidang majelis.
medis yang dimaksud. Apabila hakim Dokter dan dokter gigi bertanggung
meminta yang aslii tanda terima harus jawab atas kerahasiaan rekam medis
diminta dan disimpan di folder sampai sedangkan kepala sarana pelayanan
rekam medis yang asli tersebut kesehatan bertanggung jawab
kembali. (17) Fakta bahwa seorang menyimpan rekam medis.
majikan telah membayar atau telah SIMPULAN Unit Kerja Rekam Medis
menyetujui untuk membayar ongkos di Rumah Sakit Aveciena Medika
rumah sakit bagi seorang pengawal Martapura belum mempunyai
nya. Tidak dapat dijadikan alasan bagi kebijakan kerahasiaan rekam medis
rumah sakit untuk memberikan namun pihak Rumah Sakit Aveciena
informasi medis pegawai tersebut Medika mengacu pada kebijakan Hak
kepada majikan tadi. (18)Pengesahan Pasien dan Keluarga. Proses
pelaksanaan kerahasiaan rekam medis
di Unit Kerja Rekam Medis Rumah
Sakit
Aveciena Medika sudah dilaksanakan
dengan baik yaitu dalam hal hak akses
ruang illing. Namun masih terdapat
kekurangan yaitu pada ruang illing
rekam medis rawat inap belum
mempunyai tanda peringatan selain
petugas Rekam medis dilarang masuk.
Proses permintaan rekam medis oleh
pihak ke-3 misal nya pihak asuransi
atau pengadilan di Rumah Sakit
Aveciena Medika hanya
memperbolehkan memberikan salinan
resume medis kepada pihak yang
bersangkutan. Permintaan informasi
medis harus didahului dengan
membuat izin tertulis yang ditujukan
kepada pimpinan sarana pelayanan
kesehatan.