The purpose of assessing stock status is to determine how Tujuan menilai status persediaan adalah untuk
long supplies will last. menentukan berapa lama persediaan akan bertahan.
You may not know it, but you may already understand the
principles of assessing stock status. A simple example from
daily life will show you how you regularly assess stock status.
How often have you decided to prepare rice and then looked at
the rice container to see how much rice you have? When you
determine that you have enough rice, too little rice, or more rice
than you need, you have assessed the stock status.
Suppose you were asked to assess the stock status of a supply of
aspirin in a health facility. For example, you found 100 aspirin
tablets. With this information, could you tell if the clinic has too
much aspirin? Too little? Just enough?
You do not want to know, “How much aspirin does the clinic
have?” but, “How long will the clinic’s supply of aspirin last?”
When you answer this question, you are assessing your stock
status.
If you know that the clinic dispenses about 25 aspirin tablets
every month, you can use the following simple formula to
determine that the aspirin supply will last about four months—
You have just assessed the stock status of the aspirin in the
clinic.
Assessing stock status is a management function; you use this
information wherever you assess stock status. Stock status
assessments are usually not written in reports at the facility
level, nor are the number of months of stock on hand recorded
on a stock card. Stock status is primarily assessed to make
decisions related to resupply. Depending on your inventory
control system, based on your stock status assessment, you
may place an order or, in some cases, place an emergency
order. If from the assessment you see that you do not need to
place an order, you can return to your other duties confident
that your supplies will last until your next order.
Anda mungkin tidak mengetahuinya, tetapi Anda mungkin
sudah memahami prinsip-prinsip menilai status persediaan.
Contoh sederhana dari kehidupan sehari-hari akan
menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda secara teratur
menilai status persediaan.
Seberapa sering Anda memutuskan untuk menyiapkan nasi
dan kemudian melihat wadah nasi untuk melihat berapa
banyak beras yang Anda miliki? Ketika Anda menentukan
bahwa Anda memiliki cukup beras, terlalu sedikit beras, atau
lebih banyak beras daripada yang Anda butuhkan, Anda
telah menilai status persediaan.
Misalkan Anda diminta untuk menilai status persediaan
pasokan aspirin di fasilitas kesehatan. Misalnya, Anda
menemukan 100 tablet aspirin. Dengan informasi ini, bisa
Anda tahu apakah klinik memiliki terlalu banyak aspirin?
Terlalu kecil? Cukup?
Anda tidak ingin tahu, "Berapa banyak aspirin yang miliki
klinik?" tetapi, "Berapa lama pasokan aspirin klinik akan
bertahan?" Ketika Anda menjawab pertanyaan ini, Anda
menilai status persediaan Anda.
Jika Anda tahu bahwa klinik mengeluarkan sekitar 25 tablet
aspirin setiap bulan, Anda dapat menggunakan formula
sederhana berikut untuk menentukan bahwa pasokan
aspirin akan berlangsung sekitar empat bulan –
Anda baru saja menilai status persediaan aspirin di klinik.
Menilai status persediaan adalah fungsi manajemen; Anda
menggunakan informasi ini di mana pun Anda menilai
status persediaan. Penilaian status persediaan biasanya
tidak ditulis dalam laporan di tingkat fasilitas, juga tidak
jumlah bulan persediaan di tangan yang dicatat pada kartu
persediaan. Status persediaan terutama dinilai membuat
keputusan terkait pasokan kembali. Tergantung pada sistem
kontrol persediaan Anda, berdasarkan penilaian status
persediaan Anda, Anda dapat melakukan pemesanan atau,
dalam beberapa kasus, melakukan perintah darurat. Jika
dari penilaian Anda melihat bahwa Anda tidak perlu
melakukan pemesanan, Anda dapat kembali ke tugas Anda
yang lain dengan yakin bahwa persediaan Anda akan
bertahan hingga pesanan Anda berikutnya.
How to Assess Stock Status
Our formula for assessing stock status can be expressed in terms
familiar to logisticians. Te amount we have is the same as stock
on hand. Te amount we use is the same as rate of consumption.
Because stock assessment is measured in terms of months of
stock (a convenient measure because data are often collected
monthly at the service delivery point [SDP] level), the AMC
more accurately describes the rate of consumption.
A physical inventory is the process of counting, by hand, the
total number of units of each commodity in your store or
health facility, at any given time.
Stock on hand
To calculate the months of stock-on-hand, you frst need to know
the quantity of stock on hand. You can fnd stock on hand data in
your stockkeeping records (inventory control card, bin card,
stores ledger; or, perhaps, your computerized system). Te most
accurate source is a physical inventory.
Physical inventories are discussed in detail in chapter 8.
Average monthly consumption is the average of the
quantities of product dispensed to users or patients in the
most recent three months,as appropriate.
Average monthly consumption
In addition to knowing the stock on hand, you also need to know
the AMC. Te average of the quantities of product dispensed to
users or patients in the most recent three months, as appropriate.
one place—consumption records (daily activity registers, daily
usage logs, or tick sheets). Because consumption fuctuates—
sometimes by a great deal—over time, you should not use data
from one month only. To calculate the AMC, frst calculate a
simple average by fnding the sum of a set of monthly
consumption numbers and divide the total by the number of
months used.
When you determine the AMC, in general, you should analyze
Cara Menilai Status
Persediaan
Formula kami untuk menilai status persediaan dapat
diekspresikan dalam hal yang akrab bagi logistik. Jumlah
yang kita miliki sama dengan persediaan di tangan. Jumlah
yang kita gunakan sama dengan tingkat konsumsi. Karena
penilaian persediaan diukur dalam hal persediaan berbulan-
bulan (ukuran yang nyaman karena data sering
dikumpulkan setiap bulan di tingkat titik pengiriman
layanan [SDP]), AMC lebih akurat menggambarkan tingkat
konsumsi.
Persediaan fisik adalah proses penghitungan, dengan
tangan, jumlah total unit setiap komoditas di toko atau
fasilitas kesehatan Anda, pada waktu tertentu.
Persediaan di tangan
Untuk menghitung bulan persediaan di tangan, Anda frst
perlu mengetahui jumlah persediaan di tangan. Anda dapat
menyimpan data tangan di catatan stockkeeping Anda
(kartu kontrol inventaris, kartu bin, buku besar toko; atau,
mungkin, sistem komputerisasi Anda). Sumber yang paling
akurat adalah inventaris fisik.
Persediaan fisik dibahas secara rinci dalam bab 8.
Konsumsi bulanan rata-rata adalah rata-rata jumlah
produk yang disalurkan kepada pengguna atau pasien
dalam tiga bulan terakhir, sebagaimana mestinya.
Konsumsi bulanan rata-rata
Selain mengetahui persediaan di tangan, Anda juga perlu
mengetahui AMC. Rata-rata jumlah produk yang diberikan
kepada pengguna atau pasien dalam tiga bulan terakhir,
sebagaimana mestinya.
satu tempat—catatan konsumsi (register aktivitas harian, log
penggunaan harian, atau lembar centang). Karena konsumsi
mengutasingkan—terkadang dengan banyak—seiring waktu,
Anda tidak boleh menggunakan data dari satu bulan saja.
Untuk menghitung AMC, frst menghitung rata-rata
sederhana dengan fnding jumlah set angka konsumsi bulanan
dan membagi total dengan jumlah bulan yang digunakan.
Ketika Anda menentukan AMC, secara umum, Anda harus
data for the most recent three months. For example, if during
the last three months, the number of blisters of
artemether+lumefantrine (ALu) 1×6 dispensed, each month, in
a hospital was—
Decimal.dilemma:.Average.month.consumption.(AMC)
When you calculate the AMC, the answer will probably have a
decimal. because you cannot distribute a portion of a product,
always round up the AMC to the nearest whole number.
The answer you obtained means that, based on recent usage,
the current stock on hand of ALu 1×6 will last for 2.3 months. If
you think back to why we assess stock status, you will
remember why this calculation is important. If you received a
report stating that 3,000 blisters were in a warehouse, you
might assume that this quantity is more than enough for several
months. Te reality is that, given the current rate of
consumption, the stock will only last for 2.3 months. If new
stock is not received before 2.3 months have passed, the facility
is at risk of a stockout and, ultimately, customers will not be
served.
Decimal.dilemma:.Months.of.stock.
When you calculate months of stock, your calculation will
usually have a decimal. If one month is 1.0, 0.25 months is equal
to approximately one week. Depending on the lead time, a one-
week difference could be crucial to obtaining supplies and
avoiding a potential stockout. Therefore, do not round to the
nearest whole month; we want to include one-tenth of a month.
When assessing stock status, follow normal rounding rules:
round up to the nearest decimal place if the digit in the 100’s
place is 5 and above; round down for 4 and below.
for example, 3.36 months becomes 3.4 months and 6.74
months becomes 6.7 months.
When to Assess Stock Status
You should regularly assess the stock status of each product in
your storeroom. We recommend that you consider assessing the
stock status monthly for all products that you store. Even if you
only report or order quarterly, you should assess stock status
more often to ensure that you are not at risk of a stockout. Stock
menganalisis data selama tiga bulan terakhir. Misalnya, jika
selama tiga bulan terakhir, jumlah lecet artemether +
lumefantrine (ALu) 1×6 dispensasi, setiap bulan, di rumah
sakit adalah -
Desimal.dilema:. Average.month.consumption. (AMC)
Ketika Anda menghitung AMC, jawabannya mungkin akan memiliki desimal. karena Anda
tidak dapat mendistribusikan sebagian produk, selalu ulatkan AMC ke bilangan bulat
terdekat.
Jawaban yang Anda peroleh berarti bahwa, berdasarkan
penggunaan terbaru, persediaan saat ini di tangan ALu 1×6
akan berlangsung selama 2,3 bulan. Jika Anda berpikir
kembali mengapa kami menilai status persediaan, Anda
akan ingat mengapa perhitungan ini penting. Jika Anda
menerima laporan yang menyatakan bahwa 3.000 lecet
berada di gudang, Anda mungkin berasumsi bahwa jumlah
ini lebih dari cukup selama beberapa bulan. Te reality
adalah bahwa, mengingat tingkat konsumsi saat ini,
persediaan hanya akan berlangsung selama 2,3 bulan. Jika
persediaan baru tidak diterima sebelum 2,3 bulan berlalu,
fasilitas tersebut berisiko mengalami stockout dan, pada
akhirnya, pelanggan tidak akan dilayani.
Desimal.dilema:. Bulan.of.stock.
Ketika Anda menghitung persediaan berbulan-bulan,
perhitungan Anda biasanya akan memiliki desimal. Jika satu
bulan adalah 1,0, 0,25 bulan sama dengan sekitar satu
minggu. Tergantung pada waktu prospek, perbedaan satu
minggu bisa sangat penting untuk mendapatkan persediaan
dan menghindari potensi persediaan. (Maka janganlah kalian
mendekati bulan terdekat) dengan cara melakukan salat lima
waktu. kami ingin memasukkan sepersepuluh bulan. Saat
menilai status persediaan, ikuti aturan pembulatan normal:
bulat ke atas ke tempat desimal terdekat jika digit di tempat
100 adalah 5 ke atas; bulat ke bawah selama 4 ke bawah.
misalnya, 3,36 bulan menjadi 3,4 bulan dan 6,74 bulan
menjadi 6,7 bulan.
Kapan Menilai Status
Persediaan
Anda harus secara teratur menilai status persediaan setiap
produk di ruang penyimpanan Anda. Kami menyarankan
agar Anda mempertimbangkan untuk menilai status
status should also always be assessed during quantifcation
exercises. See chapter 6 for more information.
If the number of products you store is large, you may not be able
to assess the stock status for each product every month. In such
cases, consider a vital, essential, non-essential (VEN) analysis,
which categorizes products by public health priority; and/or an
ABC analysis, which categorizes products by cost, and count a
subset of products monthly, based on their importance and cost.
Tese techniques are described in chapter 8.
Frequent assessments of stock status are the best way to ensure
that you are aware of the potential for stockouts. Simply looking
up at a shelf and making a decision without considering
consumption data could lead to stockouts and, consequently,
poor quality of care and customer service.
Stock Status Assessment at
Any Level in the System
As a logistics or health program manager, you probably work in
the capital city or a regional center, with provincial, district,
and/or health facility storerooms and warehouses scattered
across the country. Despite the distances to these outlying
facilities, it is important that you are able to assess the stock
status for any level of your system.
Importance of stock status at different levels
Assessing stock status at any level, or even all levels, can give
you more than just a glimpse of stock status in your own
warehouse. You could also know whether—
• Te levels you supervise are overstocked.
• Te levels you supervise are understocked; additional
shipments are needed.
• Any products will expire in storage before they can be
dispensed to users.
• Some facilities have too much stock and others not
enough.
• Supplies are reaching customers instead of sitting in
warehouses.
If you know the stock status at various levels of your pipeline,
you can prevent these problems.
You should assess stock status at diferent levels as often as you
receive reports on dispensed-to-user data. Typically, all reports
do not come in at once. A district level may report monthly, but
the central level may only have new data quarterly. No matter
when new dispensed-to-user data arrives, this new data should
be used to assess stock status.
persediaan setiap bulan untuk semua produk yang Anda
simpan. Bahkan jika Anda hanya melaporkan atau memesan
triwulanan, Anda harus menilai status persediaan lebih
sering untuk memastikan bahwa Anda tidak berisiko
terhadap persediaan. Status persediaan juga harus selalu
dinilai selama latihan kuantcasi. Lihat bab 6 untuk informasi
lebih lanjut.
Jika jumlah produk yang Anda simpan besar, Anda mungkin
tidak dapat menilai status persediaan untuk setiap produk
setiap bulan. Dalam kasus tersebut, pertimbangkan :
1. analisis penting, penting, non-esensial (VEN), yang
mengkategorikan produk berdasarkan prioritas
kesehatan masyarakat; dan/atau
2. analisis ABC, yang mengkategorikan produk
berdasarkan biaya, dan menghitung subkumpulan
produk setiap bulan, berdasarkan penting dan
biayanya.
Penilaian status persediaan yang sering dilakukan adalah
cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda mengetahui
potensi persediaan. Cukup melihat rak dan membuat
keputusan tanpa mempertimbangkan data konsumsi dapat
menyebabkan persediaanout dan, akibatnya, kualitas
perawatan dan layanan pelanggan yang buruk.
Penilaian Status Persediaan
di Level Mana Pun dalam
Sistem
Sebagai manajer logistik atau program kesehatan, Anda
mungkin bekerja di ibu kota atau pusat regional, dengan
gudang dan gudang fasilitas provinsi, kabupaten, dan/ atau
kesehatan yang tersebar di seluruh negeri. Terlepas dari
jarak ke fasilitas outlying ini, penting bagi Anda untuk dapat
menilai status persediaan untuk tingkat sistem Anda.
Pentingnya status persediaan di level yang
berbeda
Menilai status persediaan di level apa pun, atau bahkan
semua level, dapat memberi Anda lebih dari sekadar sekilas
status persediaan di gudang Anda sendiri. Anda juga bisa
tahu apakah-
1. Te tingkat yang Anda awasi overstocked.
2. Tingkat te yang Anda awasi adalah understocked;
diperlukan pengiriman tambahan.
3. Setiap produk akan kedaluwarsa dalam
penyimpanan sebelum dapat dispensasi kepada
pengguna.
4. Beberapa fasilitas memiliki persediaan terlalu
banyak dan yang lain tidak cukup.
5. Persediaan menjangkau pelanggan alih-alih duduk
di gudang.
Jika Anda mengetahui status persediaan di berbagai tingkat
pipa Anda, Anda dapat mencegah masalah ini.
Anda harus menilai status persediaan pada tingkat diferen
sesering Anda menerima laporan tentang data dispensasi ke
pengguna. Biasanya, semua laporan tidak masuk sekaligus.
Assessing stock status at higher levels
When assessing stock on hand at the level above the SDP—for
example, at the district level—you can use stock-on-hand data
from one or more of the following three sources:
• district warehouse stock on hand
• aggregate (sum) of the stock on hand at all SDPs
reporting to the district
• aggregate of the stock on hand for the district warehouse
plus the SDPs reporting to the district.
Te source you use depends on the question you want to answer:
Do you only want to know the stock status of the district
warehouse?
Te stock on hand for only the district warehouse will not tell
you anything about the SDP level, but it does indicate how
long the district warehouse will be able to supply the SDPs;
this is important in determining if the district should be
resupplied.
Do you only want to know the stock status of the service
delivery points?
If you only use the SDP data, you will know how long stocks
will last at the entire service delivery level, but you will not have
information about the district warehouse, or about individual
SDP stock levels.
Do you want to know the stock status of the entire district?
If you aggregate the stock on hand for both SDPs and the district
warehouse, you will assess the stock status of the entire district,
but you will not be able to distinguish between stock in the
district warehouse and stock in the SDPs.
Some countries do special studies to assess stock status for every
facility in the system at approximately the same time. Such a
study produces a snapshot of stock status that can inform
decisionmakers of changes that may need to be planned for the
upcoming year. It is important to note that each time you
aggregate data, you lose some visibility in the system. For
example, if, at the central level, you want to know stock status of
individual facilities, then you cannot aggregate any of the data.
If the central level only needs regional-level stock status, then
district and facility data will be aggregated and the central level
will not have visibility of the true stock situations at the district
level or facilities.
Regardless of how often you assess stock status or what data
sources you use, be sure that you document how you calculated
the months of stock. Tis may be important when you review
your decisions.
Use stock-on-hand data to assess stock at higher levels
The following example shows four methods for assessing stock status
at higher levels. Imagine that you are the district warehouse manager;
you have two health facilities reporting to you. At the end of the
month, you conduct a physical inventory of your warehouse and
receive reports from both health facilities. You find—
Tingkat distrik dapat melaporkan setiap bulan, tetapi tingkat
pusat mungkin hanya memiliki data baru setiap triwulan.
Tidak peduli kapan data dispensed-to-user baru tiba, data
baru ini harus digunakan untuk menilai status persediaan.
Menilai status persediaan di level yang lebih
tinggi
Saat menilai persediaan di tingkat di atas SDP—misalnya,
di tingkat distrik—Anda dapat menggunakan data
persediaan di tangan dari satu atau beberapa dari tiga
sumber berikut:
1. persediaan gudang distrik di tangan
2. agregat (jumlah) persediaan yang ada di semua SDP
yang melaporkan ke kabupaten
3. agregat persediaan di tangan untuk gudang distrik
ditambah SDP melaporkan ke distrik.
Sumber te yang Anda gunakan bergantung pada pertanyaan
yang ingin Anda jawab:
Apakah Anda hanya ingin tahu status persediaan gudang
distrik?
Persediaan te di tangan hanya untuk gudang distrik tidak
akan memberi tahu Anda apa pun tentang tingkat SDP,
tetapi itu menunjukkan berapa lama gudang distrik akan
dapat memasok SNP; hal ini penting dalam menentukan
apakah kabupaten harus diasupplied.
Apakah Anda hanya ingin mengetahui status persediaan
titik pengiriman layanan?
Jika Anda hanya menggunakan data SDP, Anda akan tahu
berapa lama persediaan akan bertahan di seluruh tingkat
pengiriman layanan, tetapi Anda tidak akan memiliki
informasi tentang gudang distrik, atau tentang tingkat
persediaan SDP individu.
Apakah Anda ingin tahu status persediaan seluruh distrik?
Jika Anda menggabungkan persediaan di tangan untuk
SDP dan gudang distrik, Anda akan menilai status
persediaan seluruh distrik, tetapi Anda tidak akan dapat
membedakan antara persediaan di gudang distrik dan
persediaan di SNP.
Beberapa negara melakukan studi khusus untuk menilai
status persediaan untuk setiap fasilitas dalam sistem pada
waktu yang hampir bersamaan. Studi semacam itu
menghasilkan snapshot status persediaan yang dapat
memberi tahu pembuat keputusan perubahan yang
mungkin perlu direncanakan untuk tahun mendatang.
Penting untuk dicatat bahwa setiap kali Anda
menggabungkan data, Anda kehilangan visibilitas dalam
sistem. Misalnya, jika, di tingkat pusat, Anda ingin
mengetahui status persediaan fasilitas individual, maka
Anda tidak dapat menggabungkan data apa pun. Jika
tingkat pusat hanya membutuhkan status persediaan
tingkat daerah, maka data kabupaten dan fasilitas akan
dikumpulkan dan tingkat pusat tidak akan memiliki
visibilitas situasi persediaan yang sebenarnya di tingkat

Method 1: Use only district warehouse stock on hand
Because the district has dispensed-to-user data, it can assess its stock
status best by using the AMC data from both facilities. The calculation
would be—
If the regional supervisors assess stock status using only these data,
they would miss the potential stockout at facility 1. The region would
feel confident knowing that the district warehouse had enough stock
to supply its facilities for another six months.
Method 2: Use only health facility stock on hand
If the district reports only the aggregated clinic stock on hand to the
region, the calculation would be—
If the regional supervisors assess stock status using only these data,
they would identify a serious emergency. This assessment reveals that
the facilities need to be restocked immediately. However, this
assessment does not show us that the situation can be resolved fairly
quickly because the district has enough stock on hand to easily
resupply the health facilities. Ideally, the regional supervisor would
have this data, as well as the data in method 1; and the supervisor
would be able to make a well-informed decision.
Method 3:Aggregate the district and facility stock on hand
If the district reports all data aggregated, the calculation would be—
If the regional supervisors assess stock status using only this data, they
would miss the potential stockout at facility 1. The region would know
that there were sufficient supplies in the entire district, but they
would not be able to tell how they were distributed between the
district and facility levels.
Method 4: Disaggregate data
In an ideal setting, the regional supervisor would receive all the data
for all the facilities. This information could be used to pinpoint
problems at all facilities, at all levels. It may, however, be difficult to
process the numerous monthly reports needed for so many facilities.
Managers must understand what each method tells them and the
kabupaten atau fasilitas.
Terlepas dari seberapa sering Anda menilai status
persediaan atau sumber data apa yang Anda gunakan,
pastikan Anda mendokumentasikan bagaimana Anda
menghitung bulan persediaan. Tis mungkin penting ketika
Anda meninjau keputusan Anda.
Gunakan data stock-on-hand untuk menilai persediaan di
level yang lebih tinggi
Contoh berikut menunjukkan empat metode untuk menilai status
persediaan di tingkat yang lebih tinggi. Bayangkan bahwa Anda
adalah manajer gudang distrik; Anda memiliki dua fasilitas
kesehatan yang melaporkan kepada Anda. Pada akhir bulan, Anda
melakukan inventaris fisik gudang Anda dan menerima laporan
dari kedua fasilitas kesehatan. Anda menemukan -
Metode 1: Gunakan hanya persediaan gudang distrik di
tangan
Karena kabupaten ini memiliki data dispensasi-ke-pengguna,
dapat menilai status persediaannya yang terbaik dengan
menggunakan data AMC dari kedua fasilitas tersebut.
Perhitungannya adalah...
Jika pengawas regional menilai status persediaan hanya
menggunakan data ini, mereka akan melewatkan potensi
persediaan di fasilitas 1. Wilayah ini akan merasa yakin
mengetahui bahwa gudang distrik memiliki persediaan yang
cukup untuk memasok fasilitasnya selama enam bulan lagi.
Metode 2: Gunakan hanya persediaan fasilitas kesehatan
di tangan
Jika distrik hanya melaporkan persediaan klinik gabungan di
tangan ke wilayah tersebut, perhitungannya adalah...
Jika pengawas regional menilai status persediaan hanya
menggunakan data ini, mereka akan mengidentifikasi keadaan
darurat yang serius. Penilaian ini mengungkapkan bahwa fasilitas
perlu segera diisi ulang. Namun, penilaian ini tidak menunjukkan
kepada kita bahwa situasi dapat diselesaikan dengan cukup cepat
karena kabupaten memiliki persediaan yang cukup di tangan
untuk dengan mudah memasok kembali fasilitas kesehatan.
Idealnya, pengawas daerah akan memiliki data ini, serta data
dalam metode 1; dan atasan akan dapat membuat keputusan
yang terinformasi dengan baik
Metode 3:Agregat persediaan distrik dan fasilitas di tangan
Jika distrik melaporkan semua data yang dikumpulkan,
perhitungannya adalah...
Indonesian translation. 
Jika pengawas daerah menilai status persediaan hanya
strengths and weaknesses of each, and then choose the method most
appropriate to their program.
Understanding your assessment of stock status at
higher levels
Figure 3.1 illustrates why it is important to assess stock status at
higher levels. Stock on hand nationwide (the total months of
supply at all levels) appears to be relatively steady and high.
However, if you assess the supply status of the central
warehouse only, you might believe the stocks are rapidly
depleting and that more stock is urgently needed. Te graph
shows that this is not true; rather, stock is gradually being
redistributed to lower levels in the pipeline.
However, the graph also shows that product is being
redistributed in very large quantities—your clinics have 12
months of stock and may actually be overstocked!
Understanding stock status at all levels, therefore, is important
when you manage a supply pipeline.
Adjusting consumption data
When you assess stock status at the lower levels in the pipeline
from the higher levels, you should base AMC on actual
dispensed-to-user data from the dispensing level (consumption
data). Tese data can only come from SDPs. However, you may
encounter problems with consumption data: incomplete data
because of a missing time period, or incomplete reporting or
stockouts. When complete dispensed-to-user data for the last 3
months are not available, use one of the following techniques:
• Use the dispensed-to-user data from previous complete
reports (older than three months).
• Adjust incomplete data to estimate complete reporting.
• Adjust for stockouts.
• For dispensed data, substitute issues data from the
lowest possible level.
Adjusting data for incomplete reporting
At higher levels, collecting 100 percent of reports from SDPs
(which include consumption data) may be challenging. Many
systems experience these challenges because it is unusual to
menggunakan data ini, mereka akan melewatkan potensi
persediaan di fasilitas 1. Wilayah ini akan tahu bahwa ada
persediaan yang cukup di seluruh distrik, tetapi mereka tidak akan
dapat mengetahui bagaimana mereka didistribusikan antara
tingkat kabupaten dan fasilitas.
Metode 4: Data disaggregate
Dalam pengaturan yang ideal, pengawas daerah akan menerima
semua data untuk semua fasilitas. Informasi ini dapat digunakan
untuk menentukan masalah di semua fasilitas, di semua
tingkatan. Namun, mungkin sulit untuk memproses banyak
laporan bulanan yang diperlukan untuk begitu banyak fasilitas.
Manajer harus memahami apa yang setiap metode memberitahu
mereka dan kekuatan dan kelemahan masing-masing, dan
kemudian memilih metode yang paling sesuai dengan program
mereka.
Memahami penilaian Anda tentang status
persediaan di tingkat yang lebih tinggi
Gambar 3.1 menggambarkan mengapa penting untuk menilai
status persediaan di tingkat yang lebih tinggi. Persediaan di
tangan secara nasional (total bulan pasokan di semua tingkatan)
tampaknya relatif stabil dan tinggi. Namun, jika Anda menilai
status pasokan gudang pusat saja, Anda mungkin percaya
persediaan cepat menipis dan bahwa lebih banyak persediaan
sangat dibutuhkan. Te graph menunjukkan bahwa ini tidak benar;
sebaliknya, persediaan secara bertahap didistribusikan kembali ke
tingkat yang lebih rendah dalam pipa. Namun, grafik juga
menunjukkan bahwa produk didistribusikan kembali dalam
jumlah yang sangat besar — klinik Anda memiliki persediaan 12
bulan dan mungkin benar-benar overstocked! Memahami status
persediaan di semua tingkatan, oleh karena itu, penting ketika
Anda mengelola pipa pasokan.
Menyesuaikan data konsumsi
Ketika Anda menilai status persediaan di tingkat yang lebih
rendah dalam pipeline dari level yang lebih tinggi, Anda harus
mendasarkan AMC pada data dispensed-to-user aktual dari
tingkat pengeluaran (data konsumsi). Data Tese hanya bisa
berasal dari SDP. Namun, Anda mungkin mengalami masalah
dengan data konsumsi: data yang tidak lengkap karena periode
waktu yang hilang, atau pelaporan atau persediaanout yang tidak
have all SDPs reporting on time. When this is the case and you
want to assess stock status, you can use the consumption data
that are available and adjust them to account for the missing
data.
To adjust the data, divide the quantity reported by the percentage
reporting, using the following formula—
Menyesuaikan data untuk pelaporan yang
For example, if you receive 8 of 10 reports, you have 80 tidak lengkap
percent of the expected reports. If the sum of the Pada tingkat yang lebih tinggi, mengumpulkan 100 persen
consumption from those reports equals 100 units consumed, laporan dari SDP (yang mencakup data konsumsi) mungkin
the estimated total consumption would be—
As in any stock status assessment, divide the estimated
total consumption by the number of months of data used
(following the guidelines discussed in section 3.2). This
will give you an estimated AMC to use in the general
formula for assessing stock status.
If you use this technique to estimate consumption, remember
the following:
• Document how you made your adjustment.
• If reporting is very low, (for example, below 70
percent), substitute issues data for consumption data (discussed
below).
• Not all SDPs are equal in terms of number of client
visits or quantity of product dispensed. Te basic technique
described here assumes that consumption rates for the missing
SDPs are approximately the same as the SDPs that have
reported. However, if SDPs that have not reported are very
diferent from those that have reported (i.e., they are known to
dispense much larger or much smaller quantities to users), you
can substitute issues data for consumption data, or you can
adjust reported consumption data to refect the percentage of total dalam pasal 3.2). Ini akan memberi Anda perkiraan
consumption that the reporting facilities represent. To adjust for AMC untuk digunakan dalam rumus umum untuk
incomplete reporting when the non-reporting sites are not similar
in size to those reporting, use the following formula—
Adjusting data for stockouts
In gathering your stock on hand, or consumption data, you
may discover that a stockout has occurred. In some cases, you
may find that facilities have been rationing supplies to avoid a
stockout or have been hoarding supplies (gathering large
lengkap. Ketika data dispensed-to-user lengkap selama 3 bulan
terakhir tidak tersedia, gunakan salah satu teknik berikut:
- Gunakan data dispensed-to-user dari laporan lengkap
sebelumnya (lebih lama dari tiga bulan).
- Sesuaikan data yang tidak lengkap untuk memperkirakan
pelaporan lengkap.
- Sesuaikan untuk stockout.
- Untuk data yang dispensasi, ganti data masalah dari
tingkat serendah mungkin.
menantang. Banyak sistem mengalami tantangan ini karena
tidak biasa memiliki semua SDP yang melaporkan tepat
waktu. Ketika demikian dan Anda ingin menilai status
persediaan, Anda dapat menggunakan data konsumsi yang
tersedia dan menyesuaikannya untuk memperhitungkan
data yang hilang.
Untuk menyesuaikan data, bagi kuantitas yang dilaporkan
oleh pelaporan persentase, menggunakan rumus berikut—
Misalnya, jika Anda menerima 8 dari 10 laporan, Anda
memiliki 80 persen dari laporan yang diharapkan. Jika
jumlah konsumsi dari laporan tersebut sama dengan 100
unit yang dikonsumsi, perkiraan total konsumsi akan—
Seperti dalam penilaian status persediaan, bagi
perkiraan total konsumsi dengan jumlah bulan data
yang digunakan (mengikuti pedoman yang dibahas
menilai status persediaan.
Jika Anda menggunakan teknik ini untuk memperkirakan
konsumsi, ingatlah hal berikut:
1. Dokumentasikan bagaimana Anda membuat
penyesuaian.
2. Jika pelaporan sangat rendah, (misalnya, di bawah
70 persen), masalah pengganti data untuk data
konsumsi (dibahas di bawah).
3. Tidak semua SDP sama dalam hal jumlah kunjungan
klien atau kuantitas produk yang disalurkan. Teknik
dasar te yang dijelaskan di sini mengasumsikan
bahwa tingkat konsumsi untuk SDP yang hilang
kurang lebih sama dengan SDP yang telah
melaporkan. Namun, jika SNP yang belum
melaporkan sangat berbeda dari yang telah
melaporkan (yaitu, mereka diketahui mengeluarkan
jumlah yang jauh lebih besar atau jauh lebih kecil
kepada pengguna), Anda dapat mengganti data
quantities) to avoid future problems. For established
programs, if you know that a stockout, hoarding and
rationing, or incorrect data reporting occurred in a particular
month, you should disregard the data for that month and
include data from earlier months when these events did not
occur, until you have 3 months of data without such
problems. You can use the following formula to determine an
average of the (n) other periods and use that as the data for
the stocked out period—
For new or expanding programs, or those with seasonal
considerations, you may need to adjust the consumption data
for what would have been if the stock had been available and
dispensed normally. In these cases, you may not have a
sufficient number of months of historical data or, due to
programmatic changes, data from past months may not be
reflective of current or future program realities. Therefore,
supervisors could analyze trends, targets, and data from non-
stocked out facilities to develop assumptions about the
missing rates of consumption.
These adjustments and calculations should not be done at the
facility level. Facility-level staff time should be focused on
providing services and serving customers, not doing
sophisticated calculations, like the ones described here. These
adjustments are made primarily for two reasons: (1) if it has
been decided that resupply quantities should account for days
out of stock, and (2) when estimating consumption for an
entire program or country, in order to assess national stock
status.
Regardless of which approach you take, document how you
adjusted the data and keep detailed notes on how you made
your calculations. It is important to be able to repeat your
stock status assessment and to calculate the same answers if
you are called on to demonstrate your decision-making
process.
masalah untuk data konsumsi, atau Anda dapat
menyesuaikan data konsumsi yang dilaporkan
untuk merefect persentase konsumsi total yang
diwakili fasilitas pelaporan. Untuk menyesuaikan
pelaporan yang tidak lengkap saat situs non-
pelaporan tidak berukuran mirip dengan pelaporan
tersebut, gunakan rumus berikut—
Menyesuaikan data untuk stockout
Dalam mengumpulkan persediaan Anda di tangan, atau
data konsumsi, Anda mungkin menemukan bahwa
stockout telah terjadi. Dalam beberapa kasus, Anda
mungkin menemukan bahwa fasilitas telah menjatah
persediaan untuk menghindari persediaan atau telah
menimbun persediaan (mengumpulkan dalam jumlah
besar) untuk menghindari masalah di masa depan. Untuk
program yang ditetapkan, jika Anda tahu bahwa
stockout, penimbunan dan penjatahan, atau pelaporan
data yang salah terjadi pada bulan tertentu, Anda harus
mengabaikan data untuk bulan itu dan menyertakan data
dari bulan-bulan sebelumnya ketika peristiwa ini tidak
terjadi, sampai Anda memiliki 3 bulan data tanpa
masalah tersebut. Anda bisa menggunakan rumus berikut
untuk menentukan rata-rata (n) periode lain dan
menggunakannya sebagai data untuk periode stocked
out—
Untuk program baru atau perluasan, atau yang memiliki
pertimbangan musiman, Anda mungkin perlu
menyesuaikan data konsumsi untuk apa yang akan terjadi
jika persediaan telah tersedia dan dispensasi secara
normal. Dalam kasus ini, Anda mungkin tidak memiliki
jumlah bulan data historis yang cukup atau, karena
perubahan terprogram, data dari bulan-bulan terakhir
mungkin tidak mencerminkan realitas program saat ini
atau masa depan. Oleh karena itu, supervisor dapat
menganalisis tren, target, dan data dari fasilitas non-
persediaaned out untuk mengembangkan asumsi tentang
tingkat konsumsi yang hilang.
Penyesuaian dan perhitungan ini tidak boleh dilakukan di
tingkat fasilitas. Waktu staf tingkat fasilitas harus
difokuskan pada penyediaan layanan dan melayani
pelanggan, tidak melakukan perhitungan canggih, seperti
yang dijelaskan di sini. Penyesuaian ini dilakukan
terutama karena dua alasan: (1) jika telah diputuskan
bahwa jumlah pasokan ulang harus memperhitungkan
hari-hari di luar persediaan, dan (2) ketika
memperkirakan konsumsi untuk seluruh program atau
negara, untuk menilai status persediaan nasional.
Terlepas dari pendekatan mana yang Anda ambil,
Using issues data instead of consumption data dokumentasikan cara Anda menyesuaikan data dan
You can substitute issues data for dispensed-to-user data menyimpan catatan terperinci tentang cara Anda
when you assess stock status at higher levels, but this can be membuat perhitungan. Penting untuk dapat mengulangi
problematic. Issues data may overestimate consumption if penilaian status persediaan Anda dan menghitung
excessive quantities of product are being sent from one level jawaban yang sama jika Anda dipanggil untuk
of the system to another. Similarly, issues data could also menunjukkan proses pengambilan keputusan Anda.
underestimate consumption if products are being rationed. To
minimize over-or under-estimates of consumption, if issues
data must be substituted for consumption data, it is best to
collect issues data from the lowest level possible. For
example, this could be the issues data from the facility store
to the dispensary.
Menggunakan data masalah alih-alih data
konsumsi
Adjusting stock-on-hand data
Anda dapat mengganti data masalah untuk data dispensasi
Similar to the situation described when adjusting consumption
ke pengguna saat Anda menilai status persediaan di tingkat
data, you may be in a situation when not all reports are received.
yang lebih tinggi, tetapi ini bisa bermasalah. Data masalah
When complete stock-on-hand (SOH) data for all facilities are
not available, the stock-on-hand data must be adjusted for dapat overestimate konsumsi jika jumlah produk yang
incomplete reports. Tis can be done in two ways, exactly as berlebihan dikirim dari satu tingkat sistem ke tingkat lain.
described when you adjust consumption data. Demikian pula, data isu juga bisa meremehkan konsumsi
jika produk dijatah. Untuk meminimalkan konsumsi secara
berlebihan atau kurang, jika data masalah harus diganti
Adjusting.stock.on.hand.by.percentage.reporting. dengan data konsumsi, yang terbaik adalah mengumpulkan
To do this calculation, divide the quantity of stock on hand data masalah dari tingkat terendah. Misalnya, ini bisa
reported by the percentage of the reports received. menjadi data masalah dari toko fasilitas ke dispenser.

Menyesuaikan data stock-on-hand

Mirip dengan situasi yang dijelaskan saat menyesuaikan
data konsumsi, Anda mungkin berada dalam situasi ketika
tidak semua laporan diterima. Ketika data stock-on-hand
(SOH) lengkap untuk semua fasilitas tidak tersedia, data
persediaan di tangan harus disesuaikan untuk laporan yang
However, not all SDPs are the same size. Te calculation above tidak lengkap. Tis dapat dilakukan dengan dua cara, persis
can be used if you think that the facilities that reported are seperti yang dijelaskan ketika Anda menyesuaikan data
representative of all facilities. If they are not, then you may konsumsi.
need to do a slightly diferent calculation.
Adjusting.stock.on.hand.by.percentage.reporting.
Adjust.stock.on.hand.by.percentage.represented Untuk melakukan perhitungan ini, bagi kuantitas persediaan
To do this calculation, divide the quantity of stock on hand di tangan yang dilaporkan oleh persentase laporan yang
reported by the percentage of stock on hand the reporting diterima.
facilities represents.

Namun, tidak semua SDP memiliki ukuran yang sama. Te

Just as you did for the consumption data, document all of the
assumptions and calculations that you did, including the
rationale for the adjustment method chosen. Again, this
calculation should not be at the facility level; instead, central
level managers (or intermediate level, in some cases) should do
this when they want to assess national stock status for a
product.
perhitungan di atas dapat digunakan jika menurut Anda
fasilitas yang dilaporkan merupakan perwakilan dari semua
fasilitas. Jika tidak, maka Anda mungkin perlu melakukan
perhitungan yang sedikit berbeda.
Adjust.stock.on.hand.by.percentage.represented
Untuk melakukan perhitungan ini, bagi kuantitas persediaan
di tangan yang dilaporkan oleh persentase persediaan di
tangan fasilitas pelaporan mewakili.
 Sama seperti yang Anda lakukan untuk data konsumsi,
dokumentasikan semua asumsi dan perhitungan yang Anda
lakukan, termasuk alasan untuk metode penyesuaian yang
dipilih. Sekali lagi, perhitungan ini tidak boleh berada di
tingkat fasilitas; sebaliknya, manajer tingkat pusat (atau
tingkat menengah, dalam beberapa kasus) harus melakukan
ini ketika mereka ingin menilai status persediaan nasional
untuk suatu produk.

Chapter Summary Ringkasan Bab

In.this.chapter,.you.learned.the.following: In this chapter you learned the following :
1. Tujuan menilai status persediaan adalah
untuk menentukan berapa lama
1. The purpose of assessing stock status is to determine how long
supplies will last. persediaan akan bertahan.
2. Data specifc—yaitu persediaan di tangan
2. Specifc data—that is, stock on hand and rate of consumption—
dan tingkat konsumsi—diperlukan untuk
are needed to assess stock status.
menilai status persediaan.
3. The general formula for assessing stock status: 3. Rumus umum untuk menilai status
persediaan:

To calculate months of stock, follow these four key steps:

1. Organize monthly consumption data for the product in Untuk menghitung persediaan berbulan-bulan, ikuti empat
chronological sequence. langkah utama ini:
. Calculate your AMC: add the most recent 3 months of data 1. Atur data konsumsi bulanan untuk produk dalam
urutan kronologis.
. divide the sum by 3 months
1. Hitung AMC Anda: tambahkan data 3 bulan
. round this fgure up to the nearest whole unit.
terbaru
.
5. Collect your current stock-on-hand data. 2. membagi jumlah dengan 3 bulan
. Calculate your months of stock on hand: divide stock on hand by 3. bulatkan fgure ini ke seluruh unit terdekat.
the AMC
4.
. round this fgure up to the nearest tenth decimal. 5. Kumpulkan data stock-on-hand Anda saat ini.
. 6. Hitung persediaan bulan Anda di tangan: bagi
persediaan di tangan oleh AMC
To determine the months of stock available at any level, given
7. bulatkan fgure ini hingga desimal kesepuluh
inventory and dispensed-to-user data, do the following:
1. Apply the general formula using the stock on hand for the level terdekat.
you want to assess. 8.

2. for the AMC, use actual consumption data when possible and
use the lowest level of issues data available when consumption
data are not available.
3.
Adjust reported data to account for incomplete reporting.
To adjust consumption data, you can— use consumption
data from past reports
adjust incomplete data to estimate complete reporting
(either by the percentage reporting or the percentage representative)
adjust for stockouts
substitute issues data from the lowest level possible
consider seasonality, if applicable; and adjust, if needed.
Untuk menentukan bulan-bulan persediaan yang tersedia di
tingkat apa pun, diberikan inventaris dan data dispensasi ke
pengguna, lakukan hal berikut:
1. Terapkan rumus umum menggunakan persediaan di
tangan untuk tingkat yang ingin Anda nilai.
2. untuk AMC, gunakan data konsumsi aktual jika
memungkinkan dan gunakan data tingkat masalah
terendah yang tersedia saat data konsumsi tidak tersedia.
3.
Sesuaikan data yang dilaporkan untuk memperhitungkan
pelaporan yang tidak lengkap.
1. Untuk menyesuaikan data konsumsi, Anda
dapat— menggunakan data konsumsi dari
laporan sebelumnya
2. menyesuaikan data yang tidak lengkap untuk
 memperkirakan pelaporan lengkap (baik
dengan persentase pelaporan atau
perwakilan persentase)
3. sesuaikan untuk stockout
4. pengganti mengeluarkan data dari tingkat
terendah mungkin
mempertimbangkan musiman, jika berlaku; dan sesuaikan, jika
diperlukan.