MAKALAH KOMPREHENSIF

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK

Oleh Kelompok 5

Angga Bagus Pratama (180626)

Deo Farhan (180626)
Syarif Rahman Hasibuan (1806269442)

Program Studi Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia
 Sistem Informasi Manajemen Logistik

Sistem informasi manajemen logistik (SIML) atau Logistic Management Information System
(LMIS) adalah sebuah sistem yang mencatat dan melaporkan dengan tujuan mengumpulkan,
mengatur serta menyajikan data logistik yang sudah dikumpulkan pada semua tingkat sistem.
Sebuah SIML dapat memungkinkan para ahli logistik untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan
untuk membuat keputusan yang terinformasi dengan harapan adanya peningkatan pada layanan
pelanggan. Secara sederhana, SIML mengumpulkan, mengatur dan melaporkan data yang
memungkinkan orang-orang membuat keputusan sistem logistik. Pengumpulan data untuk
mengelola sistem logistik merupakan kegiatan yang terpisah dari pengumpulan data tentang pasien
dan layanan kesehatan yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen kesehatan (SIMRS).
Perbedaan antara SIML dan SIMRS dapat dilihat pada Tabel 1. Posisi SIML pada siklus logistik dapat
dilihat pada Gambar 1.
Tabel 1 Perbedaan SIML dan SIMRS

SIML SIMRS

Jenis data yang Data tentang komoditas Data tentang kondisi kesehatan
dikumpulkan Misal, jumlah komoditas: pasien atau layanan kesehatan yang
● dikeluarkan diberikan.
● dibagikan,
● digunakan,
● diterima, hilang / dicuri / rusak,
● dipesan, dll.

Frekuensi Data dikumpulkan dan dicatat setiap hari dan biasanya disusun dan
pengumpulan data dilaporkan bulanan atau triwulanan.

Frekuensi ● Data dianalisis setiap hari untuk ● Data yang dikumpulkan dapat
penggunaan data dinilai status stok; dianalisis bulanan atau
untuk membuat ● Data dianalisis dan digunakan triwulanan untuk menentukan
keputusan bulanan atau triwulanan untuk pola penyakit;
menentukan persediaan atau ● Data dapat digunakan setiap
pesanan jumlah; tahun, atau setiap beberapa
● data digunakan setiap tahun untuk tahun, untuk melacak pola
melakukan latihan kuantifikasi. penyakit atau kesehatan
penggunaan layanan.
 Gambar 1.1 Posisi SIML pada Siklus Logistik (tengah)

1.1. Data dasar untuk pengambilan keputusan

Manajer logistik perlu untuk mengetahui data yang harus dikumpulkan untuk
pengambilan keputusan serta seberapa sering data tersebut untuk dikumpulkan. Terdapat
tiga data dasar yang dibutuhkan untuk membuat keputusan logistik yaitu stock on hand,
comsumption dan loses and adjusment. Data lain juga dapat digunakan untuk mengelola
sistem logistik, namun ketiga data ini mutlak diperlukan dan digunakan pada SIML untuk
dicatat dan dilaporkan. Tiga data dasar ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1. Tiga Data Dasar Logistik

DATA ITEM DEFINISI CONTOH

 Stock on hand/ Jumlah persediaan yang siap untuk
Persediaan yang dimiliki digunakan.
(Item yang tidak dapat digunakan,
maka tidak termasuk; karena
dianggap kerugian pada sistem.)
Consumption/ Konsumsi Jumlah stok yang dibagikan atau
digunakan selama periode waktu
tertentu.
Losses and adjusment/ - Kerugian adalah jumlah persediaan
Kerugian dan penyesuaian yang dihapus dari daftar yang dimiliki
dengan alasan selain konsumsi oleh
klien atau digunakan pada layanan
pengiriman (misal : kadaluarsa,
pencurian, kerusakan, dll.).
- Penyesuaian adalah jumlah
persediaan yang dikeluarkan atau
diterima dari fasilitas lain dengan
tingkat yang sama dari daftar yang
dimiliki.
Penyesuaian mungkin bertujuan
melakukan koreksi secara
administratif untuk penyimpanan
persediaan. Misalnya, saat Anda
menghitung stok dan temukan
jumlah yang berbeda dari jumlah
yang tertera pada kartu stok untuk
karena alasan ini, penyesuaian
mungkin melibatkan salah satunya
perubahan positif atau negatif untuk
stok.
1.2. Tiga tipe pencatatan logistik
Pada sistem logistik, terdapat tiga hal yang dapat terjadi pada suatu persediaan yaitu
Pusat kesehatan memiliki 300
botol parasetamol di
penyimpanan pada akhir bulan.
Pada tingkat nasional, jumlah
parasetamol yang dimiliki adalah
780.000 botol. Jumlah ini
berdasarkan data stok dari pusat
kesehatan, kabupaten, dan
gudang nasional.
Bulan lalu, pusat kesehatan
menggunakan 120 Determine HIV
test.
Sebulan terakhir, pusat kesehatan
membagikan 1.045 kondom
kepada klien.
Persediaan yang dimiliki rumah
sakit kabupaten sebulan terakhir, :
● 30 kondom pria kedaluwarsa
(hilang)
● 4 IUD dicuri (hilang)
● Memberikan/Meminjamkan
ke fasilitas kesehatan lain
paket garam rehidrasi oral
sebanyak 12
(penyesuaian negatif).
● Menerima 20 jaring malaria
untuk tempat tidur dari
fasilitas kesehatan lain
(penyesuaian positif).
 disimpan, dipindahkan atau dikonsumsi (digunakan). Melalui SIML, pemantauan terhadap
produk tersebut dapat dilakukan setiap waktu. Pemantauan tersebut membutuhkan tiga jenis
pencatatan logistik untuk melacak produk. Masing-masing jenis pencatatan tersebut memiliki
bentuk dan penggunaan yang berbeda.
1.2.1. Stockkeeping records

Stockkeeping records berisi informasi tentang produk yang berada pada penyimpanan.
Data yang harus dimiliki pada pencatatan ini untuk masing-masing produk yaitu jumlah
persediaan yang dimiliki, jumlah yang hilang dan jumlah yang disesuaikan. Pencatatan ini
dapat dilakukan oleh staf yang menerima atau mengeluarkan persediaan dari penyimpanan,
serta oleh staf yang melakukan inventarisasi fisik persediaan, termasuk manajer gudang dan
staf gudang lain serta staf service delivery point (SDP). Persediaan apotek juga harus dicatat
menggunakan catatan penyimpanan jenis ini. Apoteker dan staf apotek lainnya bertanggung
jawab untuk melengkapi catatan ini. Persediaan akan dicatat setiap produk diterima atau
dikeluarkan. Pencatatan juga akan dilakukan saat perhitungan persediaan fisik dilakukan, atau
saat kerugian diketahui. Saat pencatatan penyimpanan persediaan penuh, pencatatan baru
dimulai, menggunakan saldo akhir dari pencatatan sebelumnya. Data pencatatan
penyimpanan persediaan diatur berdasarkan tanggal dan referensi transaksi (nomor unik
sebagai identitas dari catatan transaksi terkait tanda terima atau terbitan, dan / atau nama
fasilitas tempat produk diterima dan dikeluarkan). Pencatatan yang akan dilakukan terkait
penerimaan, penggunaan, kerugian, penyesuaian dari persediaan, serta saldo yang ada.
Persediaan fisik juga akan dicatat untuk memverifikasi kuantitas di penyimpanan. Format
yang paling umum untuk catatan penyimpanan jenis ini adalah individual stock cards dan
store ledgers, seperti stock cards, inventory control cards, dan bin cards.
A. Bin card
Bin card adalah format catatan penyimpanan yang berisi informasi tentang satu produk
dengan nomor lot atau nomor batch yang dapat dilihat pada Gambar 1.2. Setiap item dalam
lot itu akan memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Misalnya, satu lembar bin card akan
menyimpan informasi tentang sejumlah parasetamol di fasilitas penyimpanan. Kartu harus
mencatat stok parasetamol yang ada pada lembar itu saja, serta kerugian dan penyesuaian
untuk lot tersebut. Bin card biasanya ditampilkan di nampan (atau rak atau posisi palet)
tempat produk disimpan.

Gambar 1.2 Contoh Bin Card

B. Inventory control card

Inventory control card adalah catatan penyimpanan persediaan individu yang berisi
informasi tentang semua lot dari satu produk. Dibutuhkan satu inventory control card yang
harus disimpan untuk setiap produk. Kartu ini merupakan ringkasan dari banyak bin cards
untuk produk tertentu. Misalnya, satu inventory control card dapat menyimpan informasi
tentang semua parasetamol di fasilitas penyimpanan yang terdiri dari persediaan
parasetamol yang ada di gudang, total kerugian dan penyesuaian, tanpa memperhatikan
jumlah lot atau lokasi produk berada di gudang. Inventory control card dapat dilihat pada
gambar 1.3. Bin cards dan inventory control cards disarankan untuk dipelihara untuk
memastikan bahwa setiap jumlah produk dikelola dengan benar pada gudang yang lebih
besar yang mungkin memiliki banyak bagian dari setiap produk yang disimpan di tempat yang
berbeda. Pada gudang yang lebih kecil, unit logistik dapat menyimpan satu catatan
penyimpanan stok, seperti stock card atau inventory control card.
 Gambar 1.3 Contoh Inventory Control Card
C. Stores ledger
Stores ledger berisi informasi yang sama seperti inventory control card, perbedaannya
yaitu catatan ini terikat seperti buku dan digunakan sebagai pengganti format kartu individu.
Kebijakan pemerintah pada beberapa negara mengharuskan digunakannya stores ledger.
Penggunaan store ledger dapat memberikan kemudahan pada unit logistik untuk mengetahui
halaman yang hilang pada buku tersebut, namun format buku besar kurang diminati
dibanding kartu individu, karena mudah kehabisan ruang untuk produk individu. Penambahan
produk baru juga akan mempersulit pencatatan karena harus menyusun sekumpulan
inventory control card berdasarkan abjad, padahal menyusun halaman berdasarkan abjad
dalam buku yang terikat tidak dapat dilakukan. Pada banyak negara, format pencatatan stok
ditentukan oleh Kementerian Keuangan dan digunakan oleh semua unit pemerintah karena
komoditas dianggap sebagai aset pemerintah dan harus dipertanggungjawabkan dengan
cermat. Stores ledger dapat dilihat pada gambar 1.4.
 Gambar 1.4 Contoh Stores Ledger (Halaman depan, daftar isi, halaman produk)
Informasi yang ada akan dicatat berdasarkan tanggal serta inventory control cards
atau Stores Ledger akan menyertakan informasi tentang waktu pengiriman diterima dan
distribusi dibuat, termasuk jumlah pengiriman. Nomor referensi untuk pengiriman atau
dokumen pengiriman juga perlu disertakan pada inventory control cards dan stores ledger
untuk melacak pergerakan persediaan.
Kolom untuk komentar atau catatan juga perlu disertakan untuk mencatat alasan
kerugian atau penyesuaian. Fasilitas yang terdiri lebih dari satu pemilik toko, kolom untuk
inisial orang yang menerima, mengeluarkan, atau menghitung stok perlu disertakan untuk
melacak aktivitas ini. Inventory control cards dan stores ledger juga harus berisi informasi
deskripsi produk (kekuatan, formulasi, nama merek, dan kode identifikasi) serta informasi
lokasi persediaan. Catatan penyimpanan persediaan biasanya berada pada tempat yang tetap
yaitu pada tempat produk tersebut disimpan (misalnya, gudang, apotek, atau gudang).

1.2.2. Transaction records

Transaction records atau catatan transaksi digunakan untuk mencatat informasi

tentang perpindahan persediaan dari satu fasilitas penyimpanan ke fasilitas penyimpanan lain
serta menjadi bukti permintaan, penerbitan, dan / atau pengiriman. Terkadang, catatan
transaksi akan digabung dengan jenis laporan dan akan menyertakan data seperti persediaan
saat ini, tergantung pada desain sistem, data kerugian dan konsumsi. Staf pada gudang di
fasilitas penerbit dan penerima melengkapi catatan transaksi. Pada apotek atau SDP catatan
dapat transaksi dilengkapi oleh penjaga toko, personel apotek, atau perawat. Pencatatan ini
dimulai saat fasilitas meminta atau mengeluarkan persediaan. Pencatatan dilakukan saat
proses pesanan, penerbitan, dan penerimaan ketika hak milik dari produk yang dipindahkan
berubah serta diselesaikan saat fasilitas penerima mengkonfirmasi bahwa barang yang
dikirim sudah diterima.
Data pada catatan transaksi diatur berdasarkan tanggal dan nomor transaksi yang
bertujuan membantu mengidentifikasi transaksi. Salinan tambahan dari catatan transaksi
dapat menjadi pengingat bahwa permintaan telah dibuat dan belum diterima, atau bahwa
item telah dikeluarkan, tetapi konfirmasi penerimaan masih menunggu keputusan. Catatan
transaksi harus menyertakan nomor referensi yang mengidentifikasi setiap transaksi. Data
pada catatan transaksi diatur oleh produk yang diminta atau dikeluarkan. Satu catatan
transaksi biasanya digunakan untuk meminta atau mengeluarkan sejumlah produk. Pada
catatan transaksi kertas, nama produk dapat dicetak sebelumnya atau ditulis dengan tangan.
Format yang paling umum pada catatan traksaksi adalah bills of lading; receiving
records; receipt voucher; issues voucher ; dan kombinasi dari requisition, issue dan receipt
vouceher. Isi dari catatan ini bergantung pada jumlah transaksi dan bagian yang dicatatan dari
transaksi yang akan dilacak. Format catatan transaksi juga bergantung sistem yang digunakan
menarik atau mendorong. Nomor voucher pracetak pada setiap catatan transaksi akan
membantu melacak pengiriman satuan.
A. Issue and receipt voucher (IRV)
Issue and receipt voucher (IRV) akan mencantumkan item dan kuantitas yang
dikeluarkan ke fasilitas dan menyertakan kolom terpisah untuk jumlah yang diterima saat
terdapat barang yang banyak atau rusak dalam perjalanan. IRV digunakan dalam sistem
dorong; fasilitas distribusi menentukan jumlah yang akan dikirim dan mengeluarkan pasokan
ke fasilitas penerima. Contoh IRV dapat dilihat pada gambar 1.5. IRV harus diisi dalam
rangkap tiga (tiga salinan). Gambaran visual tentang alur IRV antar fasilitas dapat dilihat pada
Gambar 1.6.
 Gambar 1.5 Contoh IRV

1. Fasilitas penerbit melengkapi tanggal dan jumlah

yang dikeluarkan, menandatangani voucher, dan
mengirimkan dua salinan teratas (1 dan 2) ke
fasilitas penerima, bersama perbekalan. Salinan
terbawah (3) sering disebut salinan pengingat
karena fasilitas penerbit menyimpan salinan
terbawah dari voucher terbitan sebagai pengingat
bahwa sedang menunggu verifikasi bahwa
persediaan telah diterima.
2. Fasilitas penerima memverifikasi jumlah yang
diterima, menandatangani formulir, dan
mengembalikan salinan teratas (1), dan menyimpan
salinan tengah (2) untuk berkasnya.
3. Salinan teratas (1) tiba di fasilitas penerbit, yang
kemudian membuang salinan pengingat (3) dan
menyimpan salinan teratas untuk file-nya. Setiap
fasilitas akan memiliki salinan lengkap IRV untuk
armada permanennya. Semua salinan IRV diberi
label dengan nomor transaksi yang sama sehingga
tidak ada kebingungan ketika salah satu manajer
fasilitas perlu berbicara dengan manajer lain
tentang masalah pengiriman.
Gambar 1.6. Alur IRV antar fasilitas
B. Requisition, issue and receipt voucher
Requisition, issue and receipt voucher (RIRV) mirip dengan IRV, kecuali bahwa RIRV
hanya digunakan dalam sistem tarik yang contohnya dapat dilihat Gambar 1.7. RIRV
mencantumkan item dan jumlah yang diminta oleh fasilitas termasuk kolom jumlah yang
sebenarnya dikeluarkan. Bagian ini penting dalam situasi ketika tidak mungkin untuk
memasok keseluruhan jumlah yang diminta. RIRV juga menyertakan kolom untuk jumlah
yang diterima, yang membantu menghitung kerugian atau kerusakan dalam perjalanan.
 Gambar 1.7 Contoh RIVR
RIRV harus diselesaikan dalam rangkap empat (empat salinan) untuk sistem daftar
permintaan (tarik). Diagram alur RIRV antar fasilitas dapat dilihat pada Gambar 1.8.

1.Fasilitas pemohon melengkapi tanggal dan

jumlah yang diminta untuk setiap item,
menandatangani catatan, dan mengirimkan
tiga salinan teratas (1, 2, dan 3) ke fasilitas
distribusi; mereka menyimpan salinan bawah
(4) sebagai pengingat bahwa mereka telah
memesan dan menunggu kedatangannya.
2.Fasilitas distribusi menyerahkan pesanan,
menandatangani formulir, dan mengirimkan
dua salinan teratas (1 dan 2) ke fasilitas
penerima, dengan perbekalan; mereka
menyimpan salinan bawah (3) sebagai
pengingat.

3.Fasilitas penerima menandatangani formulir, memverifikasi jumlah yang diterima, dan mengembalikan
salinan teratas (1). Fasilitas penerima menyimpan salinan kedua (2) untuk dokumennya dan membuang
salinan pengingat (4).
4.Salinan teratas (1) tiba di fasilitas distribusi, yang membuang salinan pengingat (3) dan menyimpan salinan
teratas untuk file-nya. Setiap fasilitas akan memiliki salinan lengkap RIRV untuk armada permanen, karena
transaksi hanya memiliki satu nomor RIRV di kedua fasilitas tersebut, sehingga tidak terjadi kebingungan
saat pengiriman.
Gambar 1.8 Alur RIVR
Selain deskripsi item dan jumlah setiap item yang dipindahkan, semua catatan
transaksi harus menyertakan tanggal, tanda tangan, dan spasi untuk komentar. Tanda tangan
menunjukkan tanggung jawab dan otorisasi transaksi (oleh, misalnya, departemen akuntansi
atau manajer program). Batasi jumlah tanda tangan yang diperlukan pada catatan transaksi,
jika memungkinkan, untuk mengurangi beban administrasi dan waktu yang dihabiskan untuk
 mengumpulkan tanda tangan. Ruang untuk komentar harus tersedia untuk mencatat
penyebab jumlah yang dikirim berbeda dari jumlah yang diterima.

1.2.3. Consumption records

Consumption records atau catatan konsumsi digunakan untuk mencatat jumlah setiap
produk yang digunakan oleh atau dibagikan kepada pengguna akhir, atau digunakan di SDP
ketika layanan disediakan. Data penting pada catatan ini yaitu data konsumsi atau lebih
spesifik seperti jumlah produk tertentu yang dikonsumsi dalam periode waktu tertentu.
Catatan ini dilengkapi oleh service providers yang membagikan produk ke klien atau
menggunakan produk di SDPs. Saat persediaan dibagikan kepada klien atau digunakan oleh
provider selama penyediaan layanan. Jumlah total setiap produk yang digunakan atau
dikeluarkan akan dihitung totalnya pada akhir periode pelaporan. Catatan konsumsi biasanya
dibuat berdasarkan tanggal kunjungan, pengeluaran atau penggunaan. Catatan ini akan dijilid
pada buku atau dicetak pada kertas berukuran besar. Satu catatan dapat terdiri dari beberapa
halaman yang biasanya digunakan per bulan, namun dalam buku yang dijilid halaman baru
dimulai setiap bulan. Format catatan konsumsi terdiri dari daily activity registers (DARs),
pharmacy dispensing registers, daily usage registers or logs, dan tick sheets.
A. Daily activity registers (DARs)
Format DARs adalah catatan jumlah setiap produk yang diterima oleh pelanggan
(menurut nama atau nomor klien) dan menurut tanggal yang dapat dilihat gambar 1.9.
Format ini bekerja dengan baik terhadap merek (untuk program KB) atau nama / kekuatan /
formulasi masing-masing produk (untuk obat-obatan) yang dicetak sebelumnya di formulir.
Pada bagian bawah DAR, jumlah total yang dikeluarkan atau digunakan dihitung untuk setiap
produk untuk dimasukkan pada pelaporan. Nama lain atau contoh DAR adalah Daily
Dispensing Register.
 Gambar 1.9. Contoh DAR
B. Daily usage log/ register
Daily usage log/ register digunakan untuk mencatat jumlah produk terkait dengan
laboratorium yang digunakan secara personel pada tanggal tertentu, misalnya jumlah tes HIV
yang digunakan pada departemen konseling dan pengujian HIV pada hari tertentu, atau
jumlah pemberi lowongan yang digunakan di laboratorium pada hari tertentu. Penggunaan
ini format ini berfungsi dengan baik saat produk dicetak sebelumnya, berdasarkan merek,
pada formulir. Contoh format ini dapat dilihat pada Gambar 1.10.

Gambar 1.10 Contoh Daily Usage Log

C. Tick sheet
Tick sheet atau lembar centang digunakan untuk mencatat jumlah setiap produk yang
dibagikan kepada pengguna. Contoh format ini dapat dilihat pada Gambar 1.11. Format ini
menunjukkan satu unit yang dikeluarkan. Pada beberapa kasus, setiap kotak mewakili klien
dan nomor dari setiap item yang dibagikan ditulis di dalam kotak. Lembar centang tidak
mencatat informasi berdasarkan hari atau klien. Pada beberapa kasus, lembar centang dapat
dibuat dari buku catatan terikat spiral biasa. Format ini dapat digunakan dengan baik pada
fasilitas kesehatan kecil yang tidak mengumpulkan data umum pasien dan pada distributor
berbasis komunitas.
 Gambar 1.11 Contoh Tick Sheet

Data lain dapat dimasukkan pada catatan konsumsi, namun catatan ini tidak boleh
digunakan untuk mengumpulkan data yang tidak akan digunakan pada pengambilan
keputusan manajemen logistik, karena akan membebani staf yang menerapkan sistem
tersebut. Penggunaan formulir yang berlebihan dan staf dengan tambahan bidang data untuk
dikelola dapat meningkatkan risiko memperlambat pelaporan dan mencegah pengiriman data
tepat waktu untuk membuat keputusan, namun jika mengumpulkan data layanan dalam
jumlah terbatas dengan data logistik sebenarnya dapat mengurangi beban pelaporan untuk
provider yang mungkin tepat untuk memasukkan beberapa pelaporan data layanan pada
catatan ini. Data yang relevan harus dikumpulkan pada tempat yang sesuai dalam sistem
logistik, serta formulir dan laporan yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengirimkan
data harus jelas dan mudah digunakan. Catatan ini biasanya tetap dan berada pada fasilitas
pengiriman layanan.
Pada SIML yang berfungsi dengan baik, hubungan antar data yang ditemukan dalam
catatan akan menjadi jelas. Misalnya, pada SDP data konsumsi yang tercatat di DAR harus
mendekati jumlah penggunaan yang dicatat pada inventory control card (ICC). Selain itu,
nomor transaksi pada RIRV atau IRV harus sesuai dengan nomor yang tercatat di ICC. Secara
berkala, manajer pada unit logistik harus memverifikasi kualitas data. Menyimpan catatan
 yang akurat sangat penting untuk manajemen rantai pasokan yang baik. Pada seluruh tingkat
sistem, manajer harus dapat dengan cepat dan mudah melaporkan stok yang ada untuk
barang apa pun. Pada gudang kecil, hal ini berarti melakukan pemeriksaan ke area
penyimpanan dan membaca nomor dari kartu stok yang berlokasi strategis. Pada gudang
besar, hal ini berarti dapat menemukan file ICC dengan cepat, atau mencari pada database.
Pada seluruh transaksi harus jelas staf yang melakukan pemesanan dan waktu pemesanan
serta waktu pesanan tersebut dikirim dan diterima. Saat ada pertanyaan, unit logistik harus
dapat melacak transaksi dengan menggunakan nomor referensi dari catatan penyimpanan
persediaan untuk menemukan catatan transaksi.

1.3. Sistem pelaporan dan meringkas laporan

Stockkeeping, transaction dan consumption records. Pengumpulan data akan berguna, catatan
harus tersedia untuk manajer dalam bentuk informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
1.3.1. Six rights untuk data SIML

Pelanggan yang berharap mendapatkan barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada
tempat yang tepat, waktu yang tepat, kondisi yang tepat dan dengan biaya yang tepat maka masuk
akal bagi manajer pada unit logistik untuk mengharapkan hal yang sama untuk informasi yang
mereka butuhkan. Hal tersebut terwujud dalam enam hak untuk data. Manajer logistik
membutuhkan :
1.data yang tepat (item data penting),
2.waktu yang tepat (pada saat mengambil tindakan),
3.tempat yang tepat (tempat pengambilan keputusan),
4.jumlah yang tepat (memiliki semua data penting dari semua fasilitas),
5.memiliki kualitas yang tepat (kami harus yakin bahwa data tersebut lengkap dan akurat); dan
6.biaya yang tepat (unit logistik tidak menghabiskan lebih banyak untuk mengumpulkan
informasi daripada yang pengeluaran untuk persediaan).
Catatan penyimpanan stok dan catatan konsumsi disimpan pada tempat penyimpanan dan
fasilitas pemberi layanan, namun catatan ini berisi semua data penting yang diperlukan untuk
membuat keputusan. Melalui hal tersebut, catatan transaksi diharapkan berpindah dari satu fasilitas
ke fasilitas lain, catatan tersebut biasanya tidak berisi data logistik penting. Melalui laporan, data
penting tersebut diberikan kepada pengambil keputusan.

1.3.2. Sistem Pelaporan

Laporan memindahkan informasi ke atas dan ke bawah melalui sistem logistik dan memberikan
pembuat keputusan di berbagai tingkat informasi yang tepat, pada waktu yang tepat, di tempat yang
tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat, dan biaya yang tepat. Sistem pelaporan
harus ada untuk memastikan bahwa informasi ini mengalir dengan benar dan konsisten. Sistem
pelaporan dalam rantai pasokan dapat mencakup tingkat di luar titik penyimpanan dan distribusi.
Misalnya, Dinas Kesehatan Kabupaten mungkin tidak memiliki persediaan atau terlibat dalam
distribusi produk, tetapi kantor ini masih perlu menerima laporan LMIS untuk memastikan bahwa
fasilitas tersedia dengan tepat untuk menentukan apakah Dinas Kesehatan Kabupaten perlu
menginvestasikan dana tambahan dan / atau sumber daya untuk pelatihan, staf, jumlah komoditas,
dll. Gambar 2-12 adalah contoh sistem pelaporan yang mencakup laporan ringkasan dan laporan
umpan balik. Ini juga menyoroti bagaimana tingkat berbeda yang terlibat dalam keputusan anggaran
dan pengawasan — tetapi tidak harus dalam manajemen dan distribusi stok langsung — juga
membutuhkan informasi logistik untuk membuat keputusan.
1.3.3. Ringkasan laporan

Apa tujuan utama dari laporan ringkasan? Ini digunakan untuk memindahkan semua item
data logistik penting untuk produk, untuk fasilitas tertentu, dan untuk jangka waktu
tertentu (seperti bulanan, dua bulanan, atau triwulanan) ke pembuat keputusan. Item
data logistik penting apa yang dimuat dalam laporan ringkasan? Mereka harus berisi
ketiga item data logistik penting — persediaan di tangan, konsumsi, dan kerugian.
Penyesuaian juga dapat dilaporkan, jika berguna untuk pengambilan keputusan, tetapi
dilaporkan secara terpisah dari kerugian. Siapa yang melengkapi laporan ringkasan?
Manajer yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan tiga item data logistik penting
biasanya melengkapi laporan ringkasan. Satu laporan ringkasan biasanya disiapkan dan
diserahkan untuk atau oleh setiap fasilitas yang diwajibkan untuk melaporkan, untuk
periode tertentu. Kapan laporan ringkasan selesai? Laporan ringkasan diselesaikan pada
akhir periode pelaporan (biasanya bulanan, dua bulanan, atau triwulanan). Fasilitas di
tingkat yang lebih rendah biasanya diberi tenggat waktu pelaporan, dan setiap tingkat
yang berurutan diberi tenggat waktu lain untuk melaporkan ke tingkat berikutnya.
Misalnya, fasilitas kesehatan dapat diberikan hingga tanggal 10 bulan berikutnya untuk
melapor ke kabupaten, kabupaten memiliki waktu hingga hari ke-20 untuk melapor ke
daerah, dan daerah mungkin memiliki waktu hingga hari terakhir bulan itu untuk melapor
ke tingkat pusat. Beberapa negara mengubah jadwal pelaporan mereka. Misalnya, dalam
sistem pelaporan dua bulanan yang terhuyung-huyung, separuh fasilitas di tingkat yang
lebih rendah akan melaporkan satu bulan dan separuh lainnya akan melaporkan bulan
berikutnya. Keuntungannya adalah mengurangi beban pelaporan di fasilitas tingkat
bawah, karena mereka hanya perlu melapor setiap dua bulan sekali. Beban pekerjaan di
level berikutnya juga setengahnya, karena mereka hanya perlu mereview setengah dari
jumlah laporan di bulan tertentu. Pelaporan dua bulanan yang mengejutkan meratakan
beban kerja selama setahun. Namun, pelaporan yang mengejutkan memiliki implikasi
dalam hal agregasi data, jadwal pengawasan, dan manajemen pengiriman. Untuk
mengumpulkan data, Anda mungkin harus menunggu satu bulan ekstra sebelum data
konsumsi total tersedia. Pertimbangkan sistem di mana setengah fasilitas (Grup A)
melaporkan pada akhir Februari (untuk Januari dan Februari) dan setengah fasilitas (Grup
B) melaporkan pada akhir Maret (untuk Februari dan Maret). Untuk menentukan data
konsumsi nasional bulan Februari, Anda harus menunggu laporan fasilitas Grup B.
Bagaimana data pada laporan ringkasan diatur? Laporan ringkasan biasanya diatur
berdasarkan tanggal — bulanan, dua bulanan, atau triwulanan, tergantung pada siklus
pelaporan. Paling sering, mereka melaporkan stok awal yang ada, kuitansi, jumlah yang
dikeluarkan atau dikeluarkan, kerugian dan penyesuaian, dan stok akhir yang ada untuk
periode waktu tertentu. Dalam format apa laporan ringkasan dicetak? Format yang paling
umum mencakup laporan fasilitas sederhana, laporan fasilitas gabungan, dan formulir
laporan dan permintaan gabungan.
Apa itu laporan ringkasan gabungan? Salah satu keputusan terpenting yang dihadapi
manajer logistik dalam mengumpulkan data pada laporan ringkasan adalah menentukan
kapan dan di tingkat apa data dapat digabungkan. Data apa yang harus dikumpulkan, dan
pada tingkat apa, bergantung pada banyak faktor. Pertama, seberapa terlihat data di
tingkat fasilitas perlu lebih tinggi di sistem (misalnya, apakah tingkat pusat perlu
mengetahui dengan tepat apa yang didistribusikan dan dimiliki setiap fasilitas
kesehatan?)? Kedua, keputusan apa yang perlu dibuat pada level apa (anggaran,
supervisi, distribusi stok, dll.) Dan detail data apa yang diperlukan? Ketiga, apa tugas dan
tanggung jawab kerja staf saat ini yang akan dibutuhkan untuk mengumpulkan data
gabungan? Akankah menggabungkan data menjadi beban yang terlalu berat? Tingkat
mana yang memiliki alat (komputer) dan staf yang dapat mengumpulkan data dengan
lebih mudah? Pertimbangkan jaringan pipa dari tiga wilayah, masing-masing dengan dua
kabupaten, dan setiap kabupaten dengan empat puskesmas. Puskesmas meneruskan
laporan mereka setiap bulan ke kabupaten. Kabupaten kemudian melapor ke wilayah
tersebut dengan salah satu dari tiga cara berikut: 1. Sertakan informasi untuk gudang
distrik hanya pada laporan, dan kemudian sertakan salinan laporan setiap puskesmas
secara terpisah. 2. Sertakan informasi untuk gudang distrik hanya pada laporan, dan
kemudian tambahkan semua data puskesmas bersama-sama pada laporan kedua. 3.
Tambahkan data untuk kabupaten dan puskesmas secara bersamaan, tetapi, di bawah
kolom yang dikeluarkan / dikeluarkan, laporkan hanya data agregat yang dibagikan ke
pengguna dari puskesmas (tanpa menyertakan data masalah dari kabupaten ke
puskesmas). Dengan salah satu dari tiga metode ini, tingkat daerah akan menerima
semua item data logistik penting untuk kabupaten tersebut. Setiap metode memiliki
kelebihan dan kekurangan. Ini dijelaskan lebih rinci di bab 3, Menilai Status Stok.
Apa yang dimaksud dengan laporan gabungan dan formulir permintaan? Ini adalah
laporan ringkasan yang menyajikan data ke tingkat berikutnya yang lebih tinggi dan
meminta persediaan baru. Keuntungan dari laporan ini adalah bahwa tingkat yang lebih
tinggi dapat memverifikasi kebutuhan, dan tingkat yang lebih rendah hanya mengirimkan
satu formulir yang menyertakan data pelaporan dan urutannya. Formulir laporan dan
permintaan (atau Laporan dan Permintaan) terkadang digabungkan dengan Voucher
Penerbitan dan Tanda Terima dan berguna untuk langkah-langkah lain dalam transaksi
(lihat gambar 2-13). Keuntungan lain dari menghubungkan pelaporan ke pemesanan
adalah bahwa tingkat pelaporan sering meningkat karena ketika laporan dikaitkan dengan
pesanan, biasanya mendorong pengiriman laporan tepat waktu. Fasilitas lebih mungkin
untuk mengirimkan laporan mereka ketika mereka menerima sesuatu (mensupply)
sebagai imbalan. Jika laporan dan pesanan ditautkan, penting untuk mempertimbangkan
bahwa frekuensi pelaporan menentukan frekuensi distribusi (yaitu, jika pelaporan
bulanan, maka distribusi harus bulanan). Fasilitas penerbit harus memiliki infrastruktur
 dan kapasitas untuk mendistribusikan produk sesering menerima laporan.
1.3.4. Umpan balik laporan

Gambar Contoh umpan balik laporan

1.4. Menggunakan SIML untuk pengambilan keputusan

1.5. Ringkasan
Hal-hal yang dipelajari dalam topik Sistem Informasi Manajemen Logistik antara lain:

1. USAID (2011).
2. Felix (2017).
1.6. Daftar Pustaka

USAID Deliver Project. (2011). The Logistics Handbook: A Practical Guide for the Supply Chain
Management of Health Commodities. USA