PERSEDIAAN & PENERAPAN

METODE PENGENDALIAN
PERSEDIAAN

Kelompok 5
Angga Bagus Pratama (1806268875)
Deo Farhan (1806268944)
Syarif Rahman Hasibuan (1806269442)
 Pembahasan

01 02 03
Pengertian Menilai status Penilaian status
dan Tujuan stok/persediaan : Apa, stok di setiap level
Persediaan Bagaimana, Kapan adalam sistem
 Persediaan adalah kumpulan stock barang (material mentah,
komponen, barang setengah jadi dan barang jadi) yang menunggu
untuk diproses, dipindahkan atau digunakan pada titik rantai
penyediaan barang menurut Ghiani (2004) dalam Kencana (2016)
 Pengertian
• Menilai status stok adalah bagian dari fungsi manajemen
informasi ini dapat digunakan dimanapun untuk menilai
status stok.
• Penilaian status stok biasanya tidak ditulis dalam
laporan di tingkat fasilitas. Status stok terutama dinilai
untuk membuat keputusan terkait dengan pasokan.
Pengertian
 Tujuan
Tujuan menilai status persediaan adalah untuk menentukan
berapa lama persediaan akan bertahan. (USAID, 2011)

Menurut Permenkes Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian Rumah Sakit. Tujuan pengendalian persediaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:
1. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
2. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa,
dan kehilangan serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
 Cara Pengendalian
Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan
(slow moving)
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam
waktu tiga bulan berturut-turut (death stock)
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

(Permenkes Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit)
Menilai Status
Persediaan
 Menilai Status Persediaan
What
• Assessing stock status → bagian dari fungsi
manajemen
• Digunakan untuk → membantu membuat keputusan
terkait waktu yang tepat untuk melakukan suplai ulang
Hasil Penilaian Status Persediaan
If Then

Understocked Place an emergency order

Overstocked Redistribute the stock

Adequately stocked return to other duties and

order at the regular schedule
Deliver (2003) dan USAID (2011)
 How
Daftar Istilah dalam Menilai Status Persediaan
Istilah Sama dengan

Amount we have Stock on hand (stok tersedia)

(Jumlah yang dimiliki)
Amount we use (jumlah Rate of consumption/ AVG monthly
yang digunakan) consumption (tingkat penggunaan/
penggunaan rata-rata sebulan)
How long it lasts (berapa Month of stock (stok bulanan)
lama bisa bertahan)

Maka, Rumus untuk menilai status persediaan :

𝑺𝒕𝒐𝒄𝒌 𝒐𝒏 𝒉𝒂𝒏𝒅
= 𝒎𝒐𝒏𝒕𝒉𝒔 𝒐𝒇 𝒔𝒕𝒐𝒄𝒌 𝒐𝒏 𝒉𝒂𝒏𝒅
𝑨𝒗𝒆𝒓𝒂𝒈𝒆 𝒎𝒐𝒏𝒕𝒉𝒍𝒚 𝒄𝒐𝒏𝒔𝒖𝒎𝒑𝒕𝒊𝒐𝒏
 Tahap-tahap dalam menilai status persediaan
Cari data terkait persediaan yang dimiliki (melalui stockkeeping
Stock on
hand records : inventory control card, bin card, stores ledger; atau sistem
komputerisasi)

• AMC → Rata-rata jumlah produk yang diberikan kepada pasien

AVG monthly dalam tiga bulan terakhir karena data konsumsi biasanya Fluktuasi
consumption
(AMC) • cari data terkait konsumsi bulanan (melalui consumption records :
daily activity register, daily usage logs, atau tick sheets)

Contoh perhitungan AMC

selama tiga bulan terakhir, jumlah

artemether+lumefantrine (ALu) 1×6 yang
digunakan setiap bulan di RS yaitu
April 1.250 Desimal dilema:
Mei 1.364 Saat perhitungan AMC decimal, distribusi
Juni 1.255 tidak dapat dilakukan, sehingga selalu
Total = 3.869 bulatkan hasil perhitungan AMC ke bilangan
bulat terdekat.
Rata-rata = 3.869/3 Maka, pada contoh hasilnya 1.290
= 1.289,6
 Tahap-tahap dalam menilai status persediaan
Contoh perhitungan Month of Stock
Month of Stock
Diketahui :
Setelah Stock on hand dan AMC
diketahui, maka Month of stock atau Stock on hand = 3.000 unit
durasi persediaan dapat bertahan AMC obat ALu 1x6 = 1.290 unit/ bulan
dapat dicari Month of stock = 2,32 bulan

Desimal dilema:
- Hasil perhitungan Month of stock mungkin saja desimal,
- Jika satu bulan adalah 1, maka 0,25 bulan sama dengan sekitar satu minggu.
- Perbedaan satu minggu bisa sangat penting untuk mendapatkan persediaan dan menghindari potensi
kehabisan.
- Saat menilai status persediaan, ikuti aturan pembulatan normal : bulat ke atas untuk ≥ 0,x5 dan bulat ke
bawah ≤ 0,x4.
- misalnya, 3,36 bulan menjadi 3,4 bulan dan 6,74 bulan menjadi 6,7 bulan.
- Maka, pada contoh stok Obat ALu 1x6 dapat bertahan selama 2,3 Bulan atau 2 bulan lebih seminggu

• Jika manejemen hanya menerima laporan bahwa terdapat 3.000 stok obat di gudang
• Manejemen mungkin saja berasumsi jumlah tsb cukup untuk beberapa bulan.
• Padahal, mengingat tingkat konsumsi saat ini, stok tsb hanya akan bertahan selama
2,3 bulan.
• Jika tidak segera dipesan sebelum 2,3 bulan, faskes berisiko mengalami kehabisan
obat
 When
• menilai status persediaan harus dilakukan secara teratur untuk setiap
produk di ruang penyimpanan Anda.
• Walau laporan atau pemesanan dilakukan scr triwulan, menilai status
persediaan tetap direkomendasikan untuk dilakukan setiap bulan untuk
semua produk yang Anda simpan.
• Jika jumlah produk yang disimpan besar, manajemen mungkin tidak
dapat menilai status persediaan untuk setiap produk setiap bulan.
Analisis untuk menilai status
persediaan untuk produk Definisi
dalam jumlah besar
Analisis VEN (Vital, Essential, - mengkategorikan produk berdasarkan penting, esensial,
Nonessential) atau non-esensial.
- Item penting lebih sering dinilai status persediaannya.
ABC Analysis - produk dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan nilai
moneter.
- Analisis ABC dapat digunakan tidak hanya didasarkan pada
biaya, tetapi pada seberapa sering dipakai atau dikeluarkan.
- Antibiotik dapat dikeluarkan lebih sering dari gudang,
dibanding peralatan x-ray
- Dalam situasi ini, penilaian status persediaan antibiotik
harus lebih sering
Penilaian Status Stok Di Setiap Level Dalam Sistem
Dengan Tepat

Penilaian status stok biasanya digunakan untuk mengambil keputusan terkait rencana
pasokan. Penilaian status stok penting untuk dilakukan untuk melihat apakah perlu
dilakukan pemesanan logistik atau tidak. Penilaian status stok sebaiknya dilakukan setiap
bulan untuk menghindari kehabisan stok.

Menilai status stok dapat dilihat dari data yang dilaporkan di setiap level/tingkat fasilitas.
Fasilitas di level kabupaten biasanya melaporkan hal tersebut setiap bulan dan fasilitas di
tingkat pusat biasanya melaporkan hal tersebut 3 bulan sekali (USAID, 2011).
Pentingnya Status Stock di Setiap Level Dalam
Sistem Dengan Tepat
Penilaian status stok penting juga dilakukan di setiap level/tingkatan fasilitas
kesehatan dalam suatu sistem, hal itu dapat membantu supervisi dalam berbagai
hal sebagai berikut:

Any Products Will

Overstocked
Expire

1 Mengetahui apakah
terdapat overstock ​di
3 Mengetahui apakah ada
produk/logistik yang sudah
setiap tingkatan fasilitas mendekati tanggal kadaluarsa
yang di supervisi

Supplies are reaching

Understocked
2 Mengetahui apakah
4 customers
Mengetahui apakah produk/logistik
terdapat understock ​di
setiap tingkatan fasilitas
3 dapat dijangkau oleh customer​ di
tiap level/tingkatan
yang di supervisi
Cara Menilai Status Stok
Untuk menentukan persediaan bulanan yang tersedia di tingkat mana
pun, dengan melihat inventaris dan data yang telah dibagikan ke
pengguna, dengan cara sebagai berikut:

1. menggunakan rumus SOH (Stock On Hand) untuk level yang ingin Anda nilai.

2. Untuk AMC (Average Month Consumption), gunakan data konsumsi aktual dan
jika memungkinkan gunakan data tingkat/level masalah terendah yang tersedia
jika data konsumsi tidak tersedia.

2. Sesuaikan data yang dilaporkan ke akun untuk pelaporan data yang

belum lengkap.
Cara Menilai Status Stok
Metode 1
Data gudang di tingkat Kabupaten

Karena kabupaten telah membagikan data ke pengguna, kabupaten dapat menilai

status stoknya dengan paling baik dengan menggunakan data AMC dari kedua
fasilitas tersebut. Perhitungannya akan seperti ini.

Jika pengawas daerah menilai status stok hanya menggunakan data ini, mereka
akan kehilangan potensi kehabisan stok di fasilitas 1.
Metode 2
Data persediaan pada fasilitas
Jika distrik hanya melaporkan SOH ke wilayah tersebut, penghitungannya akan
seperti ini

Penilaian ini mengungkapkan bahwa fasilitas harus segera diisi ulang. Namun tidak
menunjukkan bahwa situasinya dapat diselesaikan dengan cepat karena
kabupaten memiliki stok yang cukup untuk memasok kembali fasilitas kesehatan.
Metode 3
Data agregat persediaan kabupaten
dan fasilitas.
jika ditrik melaporkan semua data yang digabungkan, penghitungan akan seperti
ini.

Jika pengawas daerah menilai status stok hanya dengan menggunakan data ini,
mereka akan kehilangan potensi kehabisan stok di fasilitas 1.
Metode 4
Pemisahan data

Informasi ini dapat digunakan untuk menunjukkan masalah di semua fasilitas, di

semua tingkatan. Namun sulit untuk memproses banyak laporan bulanan untuk
banyak fasilitas.
 Referensi
DELIVER. 2003. Malawi: Health Commodities Logistics Management
System Procedures Manual. Arlington, Va.: John Snow,
Inc./DELIVER, for the U.S. Agency for International Development.
Kencana, Gita Gilang. 2016. Analisis Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Obat Antibiotik di RSUD Cicalengka Tahun 2014. Depok :
Permenkes Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian Rumah Sakit
USAID Deliver Project. (2011). The Logistics Handbook: A Practical
Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities.
USA