SISTEM PENGENDALIAN

PERSEDIAAN MAX-MIN

PENYUSUN
Kelompok 2

1. SYACHRONI NIM 101614453005

2. RIRIN FITRIANA NIM 101614453045
3. RENI SEPTIANA NIM 101614453058

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN

MINAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2017
 Pokok Bahasan

Tiga Jenis
Sistem
Latar Pengendalian
Belakang persediaan

Definisi dan Menyusun

Tujuan Tingkat
Sistem Persediaan
Pengendalian
Persediaan
 Latar Belakang -1
Persediaan adalah bagian dari asset perusahaan,
yang mempunyai tingkat mobilitas cukup tinggi.

Persediaan diadakan untuk :

Mengantisipasi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan.
Mengantisipasi fluktuasi permintaan yang tidak dapat
diramalkan.

Sebagai faktor pendukung perusahaan yang

sangat penting.
 Latar Belakang -2

Target pengelolaan persediaan (Inventory Mana-

gement) tercapai bila tersedianya sediaan dalam
kualitas, kuantitas, harga dan waktu yang tepat;
obat dan alkes rasional (Depkes, 2003)

Pengelolaan obat dan alkes:

Mangindara et al, 2012

 Latar Belakang -3

Inventory is money
sitting around in another form

Harus dikelola secara efektif dan efisien sehingga

menghasilkan persediaan yang optimal.

Persediaan yang seminimal mungkin dapat

memenuhi permintaan/kebutuhan seoptimal
mungkin
 Definisi
Manajemen persediaan merupakan suatu cara mengendali
-kan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang
tepat waktu yaitu dengan biaya optimal.

Sistem pengendalian persediaan dengan metode max-min:

Salah satu contoh mekanisme penataan ulang dasar
persediaan yang umum dalam perencanaan sumber
daya perusahaan, atau ERP.
Menentukan jumlah persediaan max dan min yang
ada di gudang dengan mengatur rencana pemesan-
an persediaan (plan order) agar tidak terjadi stockout
atau overstock.
Perbedaan antara max dan min sering diartikan
sebagai EOQ (Economic Order Quantity).
 Tujuan
Sistem Pengendalian Persediaan Max-Min

Menentukan kapan persediaan harus dipesan atau

digunakan
Menentukan berapa banyak persediaan harus dipesan /
digunakan
Menjaga agar faskes tidak kehabisan bahan-bahan
sehingga menyebabkan terhenti atau terganggunya proses
pelayanan.
Menjaga agar keadaan persediaan tidak terlalu besar atau
berlebihan sehingga biaya-biaya yang timbul dari persedia
an tidak besar pula.
Selain untuk memenuhi permintaan pelanggan, persediaan
juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang/bahan
penggantian atau biaya kehabisan bahan atau barang
(stockout) relatif besar.
Sistem Persediaan bagaikan
Indikator pada Kendaraan

Min Max
 Tiga Jenis
Sistem Pengendalian persediaan max-min

Rumus yang digunakan sama untuk menentukan berapa

banyak barang untuk pesanan
Perbedaan mendasar antara ke-3 sistem adalah pemicu
untuk pemesanannya
 Perbedaan Tiga Jenis
Sistem Pengendalian persediaan max-min

Kapankah petugas logistik harus memesan persediaan?

Ketika di akhir setiap periode review

Ketika persediaan berada pada atau jauh dibawah

tingkat persediaan minimum

Ketika di akhir setiap periode review, berada pada

atau jauh dibawah tingkat persediaan minimum
 Istilah dalam Persediaan -1

Tingkat Persediaan Maksimum

Tingkat persediaan yang tidak
boleh melebihi kondisi normal;
Level maksimal yang dibolehkan
disimpan dalam persediaan
secara ekonomis mencapai optimal

Tingkat Persediaan Minimum

Marjin pengaman yang diperlukan
untuk mencegah terjadinya
kekurangan barang; dan
Tingkat minimum ini juga merupakan
titik untuk melakukan pemesanan
kembali
 Istilah dalam Persediaan -2

Stock Safety (Persediaan aman) = Buffer Stock

Penyangga tambahan atau persediaan cadangan
yang disimpan di gudang untuk menghindari
kekosongan (stockouts) yang disebabkan oleh
berbagai hal

Lead Time (waktu tunggu)

Jangka waktu diperlukan untuk menunggu pemesanan

persediaan, ketika barang diterima, hingga siap
digunakan

Reorder Point (ROP)

Titik pemesanan kembali harus diadakan sehingga
kedatangan atau penerimaan bahan tepat pada waktu-
nya jumlah persediaan sama dengan
safety stock.
Tingkat Persediaan Max vs Jumlah Persediaan Max

Tingkat persediaan maksimum = 3 bulan

Laju konsumsi = 100 blister per bulan
Jumlah persediaan maksimum = 300

3 Bulan x 100 Blister = 300 Blister

Tingkat Rerata laju Jumlah
persediaan maksimum konsumsi persediaan maksimum
bulanan
 Aturan bagi Petugas Logistik dalam
Forced-ordering max-min system

Review semua tingkat persediaan barang yang ada

diakhir setiap Periode Review, dan pesan
persediaan secukupnya agar tingkat persediaan
barang tersebut mencapai Maksimum

Periode Review:
Interval rutin antara pemeriksaan status persediaan yang di
gunakan untuk menentukan dilakukannya pemesanan

Lebih disukai dalam sistem max-min review tidak selalu

menghasilkan keputusan untuk melakukan pemesanan
 Emergency Order Point
Emergency Order Point (EOP) adalah tingkat
persediaan di mana pesanan darurat harus
dilakukan untuk menghindari kehabisan
persediaan terlepas dari apakah telah melewati
akhir periode review.

EOP di Nigeria = 2 minggu (0.5 bulan)

Aturan bagi Petugas Logistik dalam
Forced-ordering max-min system
dengan EOP

Review semua tingkat persediaan barang

yang ada diakhir setiap Periode Review,
dan pesan persediaan secukupnya agar
tingkat persediaan barang tersebut
mencapai Maksimum. Jika tingkat
persediaan setiap
barang jauh dibawah EOP sebelum akhir
periode review, lakukan pesanan darurat
Variasi Forced ordering Truk pengiriman

Truk pengiriman mendatangi setiap faskes di akhir

periode review, petugas faskes atau petugas
pengiriman menghitung berapa jumlah persediaan saat
ini dan menambah kekurangan yang ada hingga
mencapai kondisi maksimum

Keuntungan : tidak ada waktu tunggu. Barang tidak

digunakan dapat dikumpulkan

Contoh : DTTU Zimbabwe dan Denmark

 Aturan bagi Petugas Logistik dalam
Continous review system

Review semua tingkat persediaan barang setiap

kali digunakan; jika tingkat persediaan mencapai
kondisi minimum atau jauh dibawah
minimum, lakukan pemesanan yang cukup untuk
mencapai kondisi maksimum

Tidak ada periode review yang pasti

Tidak ada EOP
Petugas logistik HARUS tahu jumlah maksimum dan minimum
Variasi Continous review : 2 wadah

Aturan keputusan sama seperti Continous review system, yaitu:

Review semua tingkat persediaan barang setiap
kali digunakan; cek persediaan jika dibawah
minimum, lakukan pemesanan untuk mencapai kondisi

maksimum
Contoh Continous review : 2 wadah
 Aturan bagi Petugas Logistik dalam
Standard system

Review semua tingkat persediaan barang yang ada

diakhir setiap Periode Review;

Jika tingkat persediaan mencapai kondisi minimum

atau jauh dibawah minimum, lakukan pemesanan
yang cukup untuk mencapai kondisi maksimum;

Jika tingkat persediaan setiap barang jauh

dibawah EOP sebelum akhir periode review,
lakukan pesanan darurat

Periode review tetap

Petugas logistik HARUS tahu jumlah maksimum, minimum, EOP
 Rumus Menghitung Jumlah Pesanan
Berapakah jumlah setiap barang yang akan dipesan?

Jumlah Persediaan Maksimum

- Jumlah persediaan yang ada

- Jumlah pesanan terdahulu

___________________________
= Jumlah yang akan dipesan
catatan:

Jumlah persediaan maksimum = rerata konsumsi perbulan x jumlah

persediaan maksimum.

Rerata konsumsi perbulan = rerata jumlah barang yang diberikan

kepada pasien dalam 3 bulan terakhir, jika memungkinkan.
Contoh forced ordering Klinik TB

Maksimum = 3 bulan jumlah persediaan

Emergency order point = 1 bulan

Berapakah jumlah pesanan maksimum dan

darurat jika rerata konsumsi bulanan =
100 paket?

Maksimum 3 bulan x 100 paket = 300 paket

EOP 1 bulan x 100 paket = 100 paket

 Contoh forced ordering Klinik TB

Maksimum = 3 bulan jumlah persediaan /

300 paket

EOP = 1 bulan atau 100 paket

Klinik TB saat ini memiliki persediaan 200 paket. Apakah

dibutuhkan pemesanan darurat?

Aturan Petugas Logistik:

Jika tingkat persediaan setiap barang jauh
dibawah EOP sebelum akhir periode review,
lakukan pesanan darurat

Tidak diperlukan. Klinik tersebut belum mencapai EOP

 Contoh Forced ordering Klinik TB

Maksimum = 3 bulan jumlah persediaan

atau 300 paket
Persediaan yang ada = 200 paket
Belum ada paket obat yang dipesan

Berapakah jumlah paket obat yang harus dipesan saat akhir

periode review?

Aturan petugas logistik : pesan persediaan secukupnya agar tingkat

persediaan barang tersebut mencapai maksimum dan

Rumus jumlah pesanan :

persediaan max persediaan yg ada pesanan terdahulu

(300 200 0 = 100)

 Contoh Continous Review Klinik Gizi Buruk

AMC = 100 RUTF

Maksimum = 3 bulan jumlah persediaan
atau 300 RUTF
Minimum = 2 bulan / 200 RUTF
Belum ada RUTF yang dipesan

Petugas logistik baru menggunakan 50 RUTF dan sisa perse-

diaan 200 RUTF. Haruskan dia memesan tambahan RUTF?
Berapa banyak yang dipesan?

Aturan petugas logistik : jika tingkat persediaan mencapai kondisi

minimum atau jauh dibawah minimum, lakukan pemesanan yang
cukup untuk mencapai kondisi maksimum

Rumus jumlah pesanan :

persediaan max persediaan yg ada pesanan terdahulu

(300 200 0 = 100)

 Contoh Standard version Klinik Imunisasi

AMC = 100 vial

Maksimum = 3 bulan jumlah persediaan
atau 300 vial
Minimum = 2 bulan / 200 vial
Belum ada vial yang dipesan
Di akhir periode review, vial yang tersisa 200 buah. Haruskah
pertugas logistik memesan vial tambahan? Berapa banyak
yang dipesan?

Aturan petugas logistik: Review semua tingkat persediaan barang

yang ada diakhir setiap Periode Review; Jika tingkat persediaan
mencapai kondisi minimum atau jauh dibawah minimum, lakukan
pemesanan untuk mencapai kondisi maksimum;

Rumus jumlah pesanan :

persediaan max persediaan yg ada pesanan terdahulu

(300 200 0 = 100)

 LANGKAH LANGKAH DALAM
MENYUSUN TINGKAT MAX - MIN

1. Menentukan waktu tunggu (Lead Time)

2. Menetapkan Review Period
3. Mengatur Safety Stock
4. Menetapkan Minimum Stock Level
5. Menetapkan Maximum Stock Level
6. Menentukan Emergency Order Point
 Step 1 Menentukan Lead Time

Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah

Waktu tunggu adalah jangka waktu diperlukan
untuk menunggu pemesanan persediaan,
ketika barang diterima, hingga siap digunakan

30
 Step 2 Menetapkan Review Period

Review periode sering dikaitkan dengan periode

pelaporan. Salah satu hal yang memicu untuk
melakukan pemesanan adalah setiap kali
barang mencapai tingkat min.
Review dapat diatur setiap kali saat pesanan
diproses pada jangka waktu minimum

31
 Step 3 Mengatur Safety Stock

Stok cadangan membantu mengantisipasi

situasi yang tidak direncanakan, seperti
keterlambatan dalam pengiriman, peningkatan
konsumsi atau kelangkaan produk, termasuk
pencurian atau kadaluwarsa.

Istilah lain untuk stok cadangan adalah security

stock atau buffer stock.

32
 Step 4 Menetapkan Minimum Stock Level

Forced Ordering & Continuous Review Versions:

MINIMUM LEAD TIME SAFETY

STOCK = STOCK LEVEL + STOCK
LEVEL LEVEL

Ketika data-data yang digunakan sangat minim informasinya:

SAFETY STOCK REVIEW

LEVEL PERIOD STOCK
LEVEL

33
 Step 4 Menetapkan Minimum Stock Level
(lanj.)

Standard Ordering Version:

Ketika data-data yang digunakan sangat minim informasinya:

SAFETY STOCK REVIEW

LEVEL PERIOD STOCK
LEVEL

34
 Step 5 Menetapkan Maximum Stock
Level

Untuk semua sistem

35
 Step 6 Menentukan Emergency
Order Point

Hanya
Forced Ordering & Standard Versions

36
Masalah dalam Desain Sistem
Pengendalian Persediaan -1
Analisa jalur distribusi secara keseluruhan

Penetapan level stok max-min pada level kementrian

sampai dengan kecamatan (Puskesmas) akan membentu
k pipa jaringan distribusi yang panjang.
Oleh karena itu perlu diperhitungkan daya simpan obat
di gudang penyimpanan.

Level Minimum (bulan) Maksimum (bulan)

Kementrian 6 12
Propinsi 5 9
Kabupaten 3 6
Kecamatan 2 3
Total 16 30
Masalah dalam Desain Sistem
Pengendalian Persediaan -2
Analisa jalur distribusi secara keseluruhan

Solusi yang dapat diambil :

Memperpendek periode review pada satu atau lebih
tahapan (level)
Mengurangi waktu tunggu pada satu atau lebih tahapan
(level)
Meningkatkan kehandalan sistem untuk mengurangi
safety stock level. Misalnya dengan mengurangi ketida
kpastian dalam penawaran atau permintaan atau kedua
nya.
Mengeliminasi salah satu level pada jalur pipa distribusi
.
Masalah dalam Desain Sistem
Pengendalian Persediaan -3
Penggabungan Sistem dan Level Max Min
Menggunakan tipe sistem maksimum dan minimum
yang berbeda pada setiap level.
Misalnya : menerapkan sistem standar pada level
Kementrian sampai dengan Kabupaten dan
forced ordering pada level Kabupaten sampai dengan
Kecamatan (klinik pertama)

Menggunakan level maksimum minimum yang berbeda

pada fasilitas yang berbeda pada level yang sama
Misalnya : enam bulan pada klinik pedesaan dan tiga bul
an pada klinik perkotaan.

Menggunakan level maksimum minimum yang berbeda

untuk produk yang berbeda pada satu fasilitas.
Misalnya : maksimum tiga bulan untuk obat obatan
ARV dan maksimum enam bulan untuk alat kontrasepsi.
 Pemilihan Sistem Pengendalian
Persediaan Max-min yang Tepat

Untuk menerapkan sistem pengendalian persediaan max-

min, yang harus dilakukan adalah memilih satu dari lima
pilihan, yaitu:
Forced-ordering (FO)
Forced-ordering/delivery truck (FODT)
Continuous review (CR)
Two bin continuous review (TBCR)
Standard version (SV)

Mempengaruhi kesuksesan suatu sistem logistik pada

suatu tempat.

Hal lain yang dilakukan adalah menentukan tingkat max-

min dan mekanisme yang akan digunakan
mekanisme alokasi (push) atau reakuisisi (pull).
 Faktor Pengaruh Dalam Pemilihan
Sistem Pengendalian Persediaan Max-min
Turn Pa
ge 74
PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN
MAKSIMUM - MINIMUM PADA FASILITAS
KESEHATAN
Sistem pengendalian persediaan obat di Puskesmas dilakukan melalui
penyusunan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
yang disusun setiap bulan
Cara penghitungan kebutuhan obat di Puskesmas :
Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan
pemakaian pada periode sebelumnya.

SO = SK + WK + WT + SP - SS

Keterangan :
SO = Stok optimum
SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan)
WK = Waktu kekosongan obat
WT = Waktu tunggu (Lead Time)
SP = Stok penyangga
SS = Sisa Stok
Sumber : Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di
Puskesmas, Ditjen Farmasi dan Alkes, Depkes RI, 2003
 Contoh penghitungan kebutuhan obat :
Pada tanggal 1 Maret 2002 di Puskesmas Sehat Kabupaten Manisapa sisa
persediaan amoksisilin kaplet 500 mg = nihil. Penerimaan selanjutnya diperkirakan
akan diperoleh pada bulan April 2002. Pemakaian amoksisilin kaplet per triwulan
selama ini di Puskesmas adalah 60 botol@100 kaplet. Permintaan obat pada
periode April Juni 2002 diajukan oleh Puskesmas ke IPFK pada akhir bulan
Maret 2002. Terjadi kekosongan obat selama enam hari kerja.
Penghitungan :
Pemakaian per triwulan = 60 botol @100 kaplet
Sisa stok = nihil
Pemakaian rata-rata per bulan = 60/3= 20 botol @ 100 kaplet
Pemakaian rata-rata per hari = 20/25 x 100 kaplet = 80 kaplet
Waktu kekosongan obat = 6 hari kerja = 6 x 80 kaplet = 480 kaplet
Kebutuhan waktu tunggu (5 hari) = 5 x 80 kaplet = 400 kaplet

Rencana permintaan amoksisilin kaplet 500 mg peridoe April Juni 2002 = pemak
aian triwulan + kebutuhan waktu tunggu + waktu kosong obat sisa stok = 6000+
400+480-0 = 6880 kaplet dibulatkan menjadi 70 botol @ 100 kaplet.
Penerapan di Puskesmas :
Permintaan obat menggunakan Forced-ordering max min system dimana
permintaan dilakukan secara rutin pada akhir periode yang telah ditetapka
n. Namun demikian Puskesmas tidak menerapkan atau menghitung Max st
ock level/max quantity ataupun min stock level/ min quantity. Puskesmas h
anya mengajukan permintaan berdasarkan pemakaian selama triwulan.

Permintaan kebutuhan obat hanya memperhitungkan pemakaian per

triwulan.
Contoh : pada LPLPO Tahun 2016 diketahui pemakaian per bulan alupurinol
100 mg (kemasan botol isi 100 kaplet) adalah bulan Januari 256 botol,
Februari 129 botol, Maret 142 botol.

Maka permintaan obat pada bulan April = 256 + 129 + 142 = 527
botol
Dibulatkan ke bawah menjadi 500 botol (seharusnya menurut teori
dibulatkan ke atas).
Thank you