INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT
(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)
(Heru Sasongko, S.Farm., Apt)

Universitas Sebelas Maret

UNSUR PENTING
DALAM KOMPONEN MANAJEMEN OBAT
Selection

Use

Management Support

Distribution

Procurement

Seleksi

Penggunaan

Dukungan manajemen
Organisasi
Keuangan
Manajemen Informasi
SDM

Distribusi

Pengadaan

Inventory Control ?

Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga

sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi
tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

* Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan
dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang
tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung
terhadap perolehan kembali atas investasi.
* Pengendalian persediaan juga penting dalam
menentukan stok yang benar

Inventory dapat berupa :

* barang mentah (raw material)
* barang setengah jadi (work in process)
* barang jadi (finished goods)
* barang pengemas (packaging materials)

Pengendalian Persediaan yang Efektif ?

Pengendalian persediaan yang efektif adalah

mengoptimalkan dua tujuan :
1. Memperkecil total investasi pada persediaan
2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk
memenuhi permintaan konsumen.

Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu
waktu.
2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.
3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan
pengawasan.

Masalah Pengendalian Persediaan

Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara
pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang
ditimbulkannya.

Pertimbangan Biaya
1.

variabel :

Biaya penyimpanan

Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan

jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian,
penerangan, keusangan, dll.
2.

Biaya pemesanan

Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan

suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan
pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.
3.

Biaya penyiapan

Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi

suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli
tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak
terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan,
ekspedisi.

4. Biaya

kehabisan/kekurangan bahan

Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak

mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,
seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,
biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan,
dll.

Dalam

hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya
persediaan.

Tujuan Inventory Control

Tujuan dari persediaan yang paling penting :

Melindungi dari kerugian.

Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi

dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat
dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba
meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik
tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat
melindungi persediaan dari stok kosong.
Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.
Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur
biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari
sistem persediaan yang baik.

Tujuan Inventory Control (contn)

Meminimalkan waktu tunggu.

Sistem
persediaan
dapat
meningkatkan
ketersediaan obat secara optimal, sehingga
pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.

Meningkatkan efisiensi transportasi.

Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada
sistem persediaan atau stok.

Mengantisipasi fluktuasi.
Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi.
Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan
permintaan yang tidak menentu.

Model-Model Pengendalian
Persediaan

Ada beberapa model sistem pengendalian

persediaan yaitu :
1. Model ABC
2. Model EOQ
3. Model VEN
4. Model JIT

Model ABC (Always Better Control)

Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas

pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin
persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu
pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau
analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada
persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif
tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :

Kel

Jumlah item

Jumlah nilai

A
B
C

20%
30%
50%
100%

75%
20%
5%
100%

ANALISA ABC
80
75 Klas A
60

%
Biaya
Pema
kaian

50
40
30
Klas B
20
10
Klas C
0
10

20

30

40

50

% item persediaan

60

70

80

90

100

Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem

pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan
frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas
pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.

ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya
dg mengatur pembelian yg lebih sering dan
pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk
obat kelas A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
klas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk klas
A harus dicatat secara ketat

Standar Pemesanan
Dasar pemesanan kembali:
1. Minimum and maximum stock levels
2. Consumption-based reordering formula

Minimum and maximum stock

levels
Dalam inventory control, dasar reorder dengan
parameter:
1. Average monthly consumption (CA)
2. Suplier lead time (LT)
3. Procurement period, time until the next order
will be place (PP)
4. Stock on hand in inventory (S1)
5. Stock now on order from supplier but not yet
received (S0)
6. Quantity of stock back-ordered to lower levels
(SB)

Rumus mathemetic Smin

dan Smax
Safety Stock (SS)
SS = (LT x CA)
Smin (Stok minimum)
Smin = (LT x CA) + SS
= 2 SS
Smax (stok maksimum)
Smax = Smin + (PP x CA)

An example of minimum maximum level

calculations is a case in which in the lead
time for tetracyclin capsules is two months,
the average monthly consumption is 1,000
capsules, and additional safety stock
allocated is 2,000 capsules. For a
procurement period of six months, the Smin
& Smax quantity would be set:
Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules
Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules

Jika kondisi stok dibawah stok level

minimum, maka perhitungan order quantity
dirumuskan:
Qo = (Smax + SB)-(S1+So)
Sebagai contoh diatas, tetracyclin yang
tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg belum
datang 2,000, dan tidak ada permintaan dari
pelayanan, maka
Qo = (10,000 + 0) (3,000 + 2,000)
Qo = 5,000

ECONOMIC ORDER
QUANTITY
(EOQ)

Model EOQ (Economic Order Quantity)

Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya

fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya
pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan
dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya
optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun
persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus
Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
EOQ = 2 Co S
EOI = 2 Co
Cm . U
Cm . U S

Dimana Co
Cm
S
U

:
:
:
:

Cost per Order (sekali Pesan)

Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
Jumlah permintaan setahun
Cost per unit

Gambar. Economic Order Quantity

EOQ

Teknik pengendalian persediaan tertua

dan paling terkenal, mudah digunakan
Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan
2. Lead time, waktu antara pemesanan &
penerimaan pesanan, diketahui dan
bersifat konstan

EOQ
3. Persediaan diterima dengan segera
persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk
kumpulan produk, pada satu waktu
4. Tidak mungkin diberikan diskon
5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan
persediaan sepanjang waktu
6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama
sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu
yg tepat.

Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu

Jumlah yg
dipesan
(persediaan
maksimal)

Persediaan
minimum

Reorder Point
Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam
jumlah barang
ROP = d x L
d=

D
Jumlah hari kerja per tahun

d : Kebutuhan per hari

L : Waktu tunggu (Lead time)
D : Kebutuhan tahunan

Biaya Pemesanan
Mencakup:
Biaya pasokan
Formulir
Pemrosesan pesanan
Tenaga para pekerja
dsb

Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan: sewa bangunan,

penyusutan, biaya operasi, pajak,
asuransi
= 6%
Biaya penanganan: peralatan, sewa,
listrik, biaya operasi
= 3%
Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3%
Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak,
asuransi persediaan
= 11%
Pencurian, kelalaian
= 3%
TOTAL
= 26%

Contoh :

Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan

Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun.
Harga perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit
memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20%
dan biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala
instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak
Halothane yang harus dipesan setiap kali
pemesanan. Buat Fixed period system jika
diketahui lead time nya 2 hari!

Jawab :
EOQ = 2 x 50.000 x 1200

0.2 x 900.000

= 120.000.000
180.000

= 666.67

= 25.8 26 botol
Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun
adalah 26 botol.

Economic Order Interval

EOI = 2 x 50.000
0.2 x 900.000 x 1200
= 0,0215 tahun
= 0,258 bulan
= 7,746 hari
Jadi harus beli tiap 7-8 hari sekali atau sebulan 4 kali
pesan
EOF = penggunaan setahun
EOQ

Re order point

ROP = d x L, jika lead time 2 hari,maka

ROP = (1200/365) x 2
ROP = 6,57 botol 7 botol

Jika membangun Safety stock

ROP = 2 x (d x l)
ROP = 14 botol

Model VEN (Vital Essential Non-essential)

Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan
obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat
terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori,
yaitu :
V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk
kelangsungan hidup.
E :
Essential, obat-obat penting yang dapat melawan
penyakit tapi tidak vital.
N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting,
dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.

Characteristic of drug or
target condition

Vital

Essensial

Non Esensial

Occurance of target condition:

- Persons affected (% of
population)
-Person treated (number perday at
average health center

0ver 5 % 1-5 %
Over 5
1-5

Less than 1%
Les than 1

Severity of target condition

- life threatening
- Disabiling

Yes
Yes

Occasionally
Occasionally

Rarely
Rarely

Yes
Yes
No

No
Yes
Possibly

No
No
Yes

Always
Never

Ussually
Rarrely

May or May not

May or may not

Therapeutic effect of Drug

- Prevent serious disease
- Cures serious disease
- Treats minor, self limited,
simtoms and conditions
- Has proven efficacy
- Has unproven efficacy

PUT (Prioritas, Utama,

Tambahan)

Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan

sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV
Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber
dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dlm kelompok AE, BE, CE
Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah
obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis
ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN

Model JIT (Just In Time)

Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara

perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit
atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan
kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat
perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.
Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila
persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika
tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok
pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system
pengelolaan obat.
JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :
1. Pengurangan lead time
2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum
3. Keandalan Equipment
4. Arus produksi yang berimbang
5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.

Beberapa model sistem pengendalian

persediaan yang lain :

1. One Bin System (One storage bin system)

2. Two Bin System (Two and bag account system)

3. Fixed Order Period System = Reorder Cycle System

(Sistem waktu pesanan tetap)
4. Fixed Order Quantity System = Reorder Level System
(Sistem jumlah pesanan tetap)
5. Safety Stock (Buffer Stock) = Persediaan Pengaman
6. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC
7. Card File System
8. Computerized

Pengendalian Persediaan
Analisa alur persediaan
Identifikasi

lokasi stok dlm network

distribusi
Menjaga efisiensi stok TOR

TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold (Harga pokok penjualan)
TOR =
Inventory value (Nilai persediaan)

TOR

Indikator:
TOR rendah berarti masih banyak stok
yang belum terjual
Akan menghambat aliran kas
Berpengaruh terhadap keuntungan
TOR semakin tinggi, pengelolaan
persediaan barang semakin efisien

KEAMANAN

Termasuk: Pencurian; Penyogokan;

Pemalsuan

Keamanan mempunyai pengaruh penting

dan kadang-kadang sangat besar
terhadap kesehatan dan ekonomi

Sistem Pengamanan

Analisa terhadap sumber yang perlu

keamanan
Mempunyai metode yg kuat untuk
memperbaiki keamanan
Penerapan keamanan setelah
memikirkan biaya bagi perdagangan

Keamanan dapat diketahui

Investigasi

secara informal
Penyetokan secara indipenden
Perbandingan pemakaian
Survey terhadap outlet obat

Pencegahan Pencurian
1. Identifikasi semua suplier obat
pemerintah
2. Menangani sumber pencurian di
pemerintah
3. Menutup outlet yang obatnya dicuri

Upaya efisiensi
1.
2.

3.
4.

Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan

dengan metode ABC dan VEN
Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan
stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan
analisis EOQ = Economic Order Quantity
Kadaluwarsa dan rusak
Memperpendek jarak gudang ke pelayanan

Indikator efisiensi perencanaan

1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.

presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan

Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara jumlah
barang dalam satu item obat dalam perencanaan dgn
jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan pemakaiaan
Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan
antisipasi lamanya stock obat yg tersedia
Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih
dari 18 bulan
Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat
yg kosong dalam persediaan
Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak
dipakai
TOR : Perputaran modal yg terjadi dalam I tahun