“ INVENTORY CONTROL “

MANAGEMENT
 PERSEDIAAN
Modal yg diinvestasikan

40%

Persediaan Aset yang paling mahal

Manajemen persediaan
yang baik
Sangat penting
 Drug Management Cycle

 Selection

Management Support


Organization
Use Procurement
Financing


Information Management
Human Resources


Distribution
 Inventory Control ?
 Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga sebagai
inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat
dilaksanakan secara efektif.

 Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

 * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam
persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh
yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi.
 * Pengendalian persediaan juga penting dalam menentukan stok
yang benar
 Inventory dapat berupa :
 * barang mentah (raw material)
 * barang setengah jadi (work in process)
 * barang jadi (finished goods)
 * barang pengemas (packaging materials)
Pengendalian Persediaan yang Efektif ?
 Pengendalian persediaan yang efektif adalah
mengoptimalkan dua tujuan :
 1. Memperkecil total investasi pada persediaan
 2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk
memenuhi permintaan konsumen.

 Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu
waktu.
 2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.
 3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan
pengawasan.
Masalah Pengendalian Persediaan

 Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara
pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang
ditimbulkannya.
Pertimbangan Biaya variabel :
1. Biaya penyimpanan
 Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan
jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian,
penerangan, keusangan, dll.
2. Biaya pemesanan
 Biaya yang setiap kali harus ditanggung dalam pemesanan
suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan
pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.
3. Biaya penyiapan
 Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi
suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli
tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak
terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan,
ekspedisi.
4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan
Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak
mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,
seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,
biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan,
dll.

Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya
persediaan.
 Tujuan Inventory Control
 Tujuan dari persediaan yang paling penting :
 Melindungi dari kerugian.
Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi
dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari
supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat
seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka
sistem persediaan yang baik dapat melindungi
persediaan dari stok kosong.
 Membuat sistem pengadaan/ manufaktur .
Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur
biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari
sistem persediaan yang baik.
Tujuan Inventory Control (cont’n)
 Meminimalkan waktu tunggu.
Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat
secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat
ditingkatkan.
 Meningkatkan efisiensi transportasi.
Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem
persediaan atau stok.
 Mengantisipasi fluktuasi.
Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem
inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang
tidak menentu.
 Model-Model Pengendalian
Persediaan
 Ada beberapa model sistem pengendalian
persediaan yaitu :
 1. Model ABC
 2. minimum dan maximum stock level
 3. Model EOQ
 4. Model VEN
 5. Model JIT
 Model ABC (Always Better Control)
 Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan
persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan
pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan
adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini
menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan
yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :
  
 Kel Jumlah item Jumlah nilai

 A 20% 75%
 B 30% 20%
 C 50% 5%
 100% 100%
  
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

% 50

Biaya 40

Pema 30
kaian Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan
 ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya
dg mengatur pembelian yg lebih sering dan
pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk
obat kelas A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
klas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk klas
A harus dicatat secara ketat
ECONOMIC ORDER
QUANTITY
(EOQ)
Gambar. Economic Order Quantity
Model EOQ (Economic Order Quantity)
 Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya
fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya
pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan
dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya
optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun
persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
 Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus
Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
 EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co
 Cm . U Cm . U S
  
 Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
 Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
 S : Jumlah permintaan setahun
 U : Cost per unit
 EOQ
 Teknik pengendalian persediaan tertua
dan paling terkenal.
 Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan
2. Lead time, waktu antara pemesanan &
penerimaan pesanan, diketahui dan
bersifat konstan
 EOQ
3. Persediaan diterima dengan segera 
persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk
kumpulan produk, pada satu waktu
4. Tidak mungkin diberikan diskon
5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan
persediaan sepanjang waktu
6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama
sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu
yg tepat.
 Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu

Jumlah yg Q
dipesan
(persediaan
maksimal)

0
Persediaan
minimum
 Reorder Point
Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam
jumlah barang

ROP = d x L
D
d=
Jumlah hari kerja per tahun
d : Kebutuhan per hari
L : Waktu tunggu (Lead time)
D : Kebutuhan tahunan
 Biaya Pemesanan
Mencakup:
Biaya pasokan
Formulir
Pemrosesan pesanan
Tenaga para pekerja
dsb
 Biaya Penyimpanan
 Biaya penyimpanan: sewa bangunan, penyusutan,
biaya operasi, pajak,
asuransi = 6%
 Biaya penanganan: peralatan, sewa,
listrik, biaya operasi = 3%
 Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3%
 Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak,
asuransi persediaan = 11%
 Pencurian, kelalaian = 3%
TOTAL = 26%
 Contoh :

 Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan

Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun. Harga
perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit
memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20% dan
biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi
Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane
yang harus dipesan setiap kali pemesanan. Buat Fixed
period system jika diketahui lead time nya 2 hari!
 Jawab :
 EOQ = √ 2 x 50.000 x 1200
 0.2 x 900.000
  
 = √ 120.000.000
 180.000
  
 = √ 666.67
  
 = 25.8 ≈ 26 botol
 Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 26 botol.
 Economic Order Interval
 EOI = √ 2 x 50.000
0.2 x 900.000 x 1200
= 0,0215 tahun
= 0,258 bulan
= 7,746 hari

Jadi harus beli tiap 7-8 hari sekali atau sebulan 4 kali
pesan
 Model VEN (Vital Essential Non-essential)

Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan

obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat
terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori,
yaitu :
V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk
kelangsungan hidup.
E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan
penyakit tapi tidak vital.
N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting,
dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.
Characteristic of drug or Vital Essensial Non Esensial
target condition
Occurance of target condition:
- Persons affected (% of
population) 0ver 5 % 1-5 % Less than 1%
-Person treated (number perday at Over 5 Les than 1
average health center
1-5
Severity of target condition
- life threatening Yes Occasionally Rarely
- Disabiling Yes Occasionally Rarely

Therapeutic effect of Drug

- Prevent serious disease Yes No No
- Cures serious disease Yes Yes No
- Treats minor, self limited, No Possibly Yes
simtoms and conditions
- Has proven efficacy Always Ussually May or May not
- Has unproven efficacy Never Rarrely May or may not
 PUT (Prioritas, Utama,
Tambahan)
 Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan
sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV
 Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber
dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dlm kelompok AE, BE, CE
 Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah
obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis
ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN
 Model JIT (Just In Time)
 Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara
perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit atau
apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan
kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat
perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.
 Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila persediaan
hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika tidak
didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok pengamanan,
maka akan mengakibatkan terganggunya system pengelolaan obat.
 JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :
 1.      Pengurangan lead time
 2.      Penurunan persediaan ke tingkat minimum
 3.      Keandalan Equipment
 4.      Arus produksi yang berimbang
 5.      Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.

  
 Pengendalian Persediaan

Analisa alur persediaan

 Identifikasi lokasi stok dlm network

distribusi
 Menjaga efisiensi stok  TOR
 TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold (Harga pokok penjualan)

TOR =
Inventory value (Nilai persediaan)
 TOR

Indikator:
TOR rendah berarti masih banyak stok
yang belum terjual
Akan menghambat aliran kas
Berpengaruh terhadap keuntungan
TOR semakin tinggi, pengelolaan
persediaan barang semakin efisien
 KEAMANAN
 Termasuk: Pencurian; Penyogokan;
Pemalsuan

 Keamanan mempunyai pengaruh penting

dan kadang-kadang sangat besar
terhadap kesehatan dan ekonomi
 Sistem Pengamanan
 Analisa terhadap sumber yang perlu
keamanan
 Mempunyai metode yg kuat untuk
memperbaiki keamanan
 Penerapan keamanan setelah
memikirkan biaya bagi perdagangan
Keamanan dapat diketahui
 Investigasisecara informal
 Penyetokan secara indipenden
 Perbandingan pemakaian
 Survey terhadap outlet obat
 Pencegahan Pencurian
1. Identifikasi semua suplier obat
pemerintah
2. Menangani sumber pencurian di
pemerintah
3. Menutup outlet yang obatnya dicuri
 Upaya efisiensi
1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan
dengan metode ABC dan VEN
2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan
stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan
analisis EOQ = Economic Order Quantity
3. Kadaluwarsa dan rusak
4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan
 Indikator efisiensi perencanaan
1. Presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan
2. Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara
jumlah barang dalam satu item obat dalam perencanaan
dgn jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan
pemakaiaan
3. Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan
antisipasi lamanya stock obat yg tersedia
4. Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih
dari 18 bulan
5. Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat
yg kosong dalam persediaan
6. Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak
dipakai
7. TOR : Perputaran modal yg terjadi dalam 1 tahun