Divisi Logistik

Gugus Tugas Percepatan Penanganan

Covid 19 Provinsi Jawa Barat

Alur Permohonan & Penyaluran

Logistik Covid19 Jabar
Versi 2.0 Publik
September 2020
 Divisi Logistik
Gugus Tugas Percepatan Penanganan
Covid 19 Provinsi Jawa Barat

OVERVIEW
1. Alur Keseluruhan
2. Alur Permohonan logistik untuk rumah sakit & klinik
3. Alur Permohonan logistik untuk puskesmas
4. Alur Permohonan logistik untuk instansi lainnya
5. Alur Permohonan logistik non kesehatan
6. Frequently Ask Questions
1. ALUR
KESELURUHAN
LOGISTIK
Alur Keseluruhan
 Penjelasan Alur Keseluruhan

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

1 [Pemohon] mengisi permohonan via aplikasi pikobar PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website
a.Data instansi pemohon logistik
b.Data identitas pemohon dan foto
E-KTP/kartu pegawai/surat tugas
c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

2 [Admin tim verifikasi administrasi] memverifikasi surat permohonan yang masuk 1. Username Hasil verifikasi administrasi
2. Password

3. Jika ada arahan pimpinan atau permohonan yang masih dikirim via whatsapps atau dalam bentuk PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil data hasil inputan
hardfile, maka, [Admin tim verifikasi administrasi] dapat menginput melalui halaman admin langsung a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon
c.Data kebutuhan logistik
d. file image/pdf bukti arahan
pimpinan

4. [Admin tim verifikasi permohonan] dapat melihat surat permohonan masuk yang telah diverifikasi lalu Rekomendasi Salur Hasil verifikasi permohonan dan
memverifikasi permohonan dan memilih barang yang akan dialokasikan sesuai jenisnya. alokasi rekomendasi salur

Alkes :
1. Fasyankes (puskesmas, klinik, rumah sakit)
2. Pelacakan kontak, pengujian dan manajemen (kebutuhan test masif)

Non kesehatan :
1. Disperindag

Arahan Pimpinan :
1. Disperindag (langsung dan darurat)
 Penjelasan Alur Keseluruhan

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

5 [Admin tim realisasi salur] Melihat hasil verifikasi permohonan, lalu memberikan rekomendasi tersebut Surat permohonan & Status disetujui atau ditolak
pada pimpinan untuk disalurkan Rekomendasi Salur

6 [Admin tim realisasi salur] Jika sudah selesai mendapat arahan pimpinan, admin ini dapat menginput Data permohonan rekomendasi Data realisasi salur
realisasi surat keluar melalui aplikasi poslog salur

7 [Admin tim realisasi salur] Jika data permohonan telah di realisasikan di poslog, maka selanjutnya admin Data permohonan realisasi salur Data realisasi salur
ini menginput data realisasi tersebut di aplikasi permohonan pikobar.

8 [Admin tim verifikasi administrasi] Dapat langsung mencetak surat keluar Data realisasi salur Surat keluar tercetak otomatis

9. [Pemohon] dapat mengecek tracking proses seluruh permohonan yang sudah ditindaklanjuti oleh admin. Id permohonan, email atau no. HP Status tindak lanjut permohonan

10 [Pemohon] dapat mengambil atau menerima barang hasil pengiriman poslog Tidak ada Barang diterima
2. ALUR
PERMOHONAN
LOGISTIK UNTUK
RUMAH SAKIT &
KLINIK
Alur Permohonan logistik untuk rumah sakit & klinik
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk rumah sakit & klinik

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

1 [Pemohon klinik & Rumah sakit] langsung mengakses website logistik untuk melakukan permohonan. PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon dan
foto E-KTP/kartu pegawai/surat
tugas
c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

2 [Pemohon klinik & Rumah sakit] Selain akses ke website, pemohon juga dapat mengakses melalui Handphone untuk akses apps Tampil menu logistik → direct ke
aplikasi pikobar (android/ios), kemudian mengakses menu logistik untuk kemudian di redirect ke website logistik
website logistik yang sama seperti langkah 1

3 [Pemohon klinik & Rumah sakit] mengisi identitas instansi pemohon Pilih jenis instansi, pilih nama identitas instansi terisi
instansi faskes, nomor telefon,
nama kota, kecamatan,
desa/kelurahan & alamat lengkap

3.1 [Pemohon klinik & Rumah sakit] Jika faskes (rumah sakit/klinik) yang dipilih tidak ada, maka pemohon Nomor izin sarana, nomor Informasi data faskes akan diverifikasi
dapat menambahkan data instansi rumah sakit registrasi, jenis instansi, nama terlebih dahulu oleh admin.
faskes, nama atasan(pimpinan di Estimasi verifikasi 2x24 jam.
faskes tersebut), lokasi faskes

4 [Pemohon klinik & Rumah sakit] mengisi identitas pemohon Nama pemohon, jabatan Identitas pemohon terisi
pemohon diinstansi faskes,
E-KTP/kartu pegawai/surat tugas,
email pemohon no hp/wa 1 & 2
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk rumah sakit & klinik

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

5 [Pemohon klinik & Rumah sakit] Mengisi kebutuhan logistik kesehatan Pilih Nama barang kesehatan, Menampilkan total kebutuhan logistik.
deskripsi (merk/spesifikasi detail),
jumlah(pcs) & satuan, tujuan Nama barang disesuaikan dengan
penggunaan barang yang tersedia digudang

6 [Pemohon klinik & Rumah sakit] Mengupload surat permohonan Nomor surat permohonan, Surat Menampilkan surat permohonan yang
pemohonan logistik dari institusi diupload
kesehatan/faskes yang anda
wakili, yang memiliki tanda
tangan dan cap resmi dalam
bentuk PDF/JPG/JPEG/PNG
(maks. 10MB).

7. [Pemohon klinik & Rumah sakit] Melihat konfirmasi seluruh data yang sudah diinputkan sebelumnya Tidak Ada Proses pengiriman data permohonan
apakah ingin ada info yang diubah atau sudah sesuai. dan informasi tindak lanjut di fitur
lacak & Hotline pikobar pada nomor
08112093306 atau melalui e-mail di
digital.service@jabarprov.go.id.

8. [Admin tim verifikasi administrasi] Data permohonan diproses untuk di tindak lanjuti Data Permohonan dari pemohon Status aksi dari tindak lanjut
3. ALUR
PERMOHONAN
LOGISTIK UNTUK
PUSKESMAS
Alur Permohonan logistik untuk puskesmas
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk puskesmas

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

1 [Pemohon Puskesmas] langsung mengakses website logistik untuk melakukan PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
permohonan jika kondisi darurat a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon dan foto
E-KTP/kartu pegawai/surat tugas
c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

1.1 [Pemohon Puskesmas] Jika kondisi tidak darurat, maka puskesmas dapat berkirim surat Surat permohonan dari puskesmas Surat dikelola oleh dinkes kotakab
kepada dinkes kotakab seperti biasa

1.2 [Pemohon Dinkes Kotakab] Mengumpulkan surat permohonan dari seluruh puskesmas Kompilasi surat permohonan puskesmas Surat permohonan hasil kompilasi
dalam kurun waktu tertentu, mengkompilasi permohonan puskesmas banyak puskesmas

1.3 [Pemohon Dinkes Kotakab] langsung mengakses website logistik untuk melakukan PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
permohonan a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon dan foto
E-KTP/kartu pegawai/surat tugas
c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

2 [Pemohon Puskesmas] Selain akses ke website, pemohon juga dapat mengakses melalui Handphone untuk akses apps Tampil menu logistik → direct ke
aplikasi pikobar (android/ios), kemudian mengakses menu logistik untuk kemudian di website logistik
redirect ke website logistik yang sama seperti langkah 1

3 [Pemohon Puskesmas] mengisi identitas instansi pemohon Pilih jenis instansi, pilih nama instansi faskes, identitas instansi terisi
nomor telefon, nama kota, kecamatan,
desa/kelurahan & alamat lengkap
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk puskesmas

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

3.1 [Pemohon Puskesmas] Jika faskes (rumah sakit/klinik) yang dipilih tidak ada, maka pemohon dapat Nomor izin sarana, nomor Informasi data faskes akan diverifikasi
menambahkan data instansi rumah sakit registrasi, jenis instansi, nama terlebih dahulu oleh admin.
faskes, nama atasan(pimpinan di Estimasi verifikasi 2x24 jam.
faskes tersebut), lokasi faskes

4 [Pemohon Puskesmas] mengisi identitas pemohon Nama pemohon, jabatan Identitas pemohon terisi
pemohon diinstansi faskes,
E-KTP/kartu pegawai/surat tugas,
email pemohon no hp/wa 1 & 2

5 [Pemohon Puskesmas] Mengisi kebutuhan logistik kesehatan Pilih Nama barang kesehatan, Menampilkan total kebutuhan logistik.
deskripsi (merk/spesifikasi detail),
jumlah(pcs) & satuan, tujuan Nama barang disesuaikan dengan
penggunaan barang yang tersedia digudang

6 [Pemohon Puskesmas] Mengupload surat permohonan Nomor surat permohonan, Surat Menampilkan surat permohonan yang
pemohonan logistik dari institusi diupload
kesehatan/faskes yang anda
wakili, yang memiliki tanda
tangan dan cap resmi dalam
bentuk PDF/JPG/JPEG/PNG
(maks. 10MB).

7. [Pemohon Puskesmas] Melihat konfirmasi seluruh data yang sudah diinputkan sebelumnya apakah - Proses pengiriman data permohonan
ingin ada info yang diubah atau sudah sesuai. dan informasi tindak lanjut di fitur
lacak & Hotline pikobar pada nomor
08112093306 atau melalui e-mail di
digital.service@jabarprov.go.id.

8. [Admin tim verifikasi administrasi] Data permohonan diproses untuk di tindak lanjuti Data Permohonan dari pemohon Status aksi dari tindak lanjut
4. ALUR
PERMOHONAN
LOGISTIK UNTUK
INSTANSI
LAINNYA
Alur Permohonan logistik untuk instansi lainnya
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk instansi lainnya
NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

1 [Pemohon Instansi] langsung mengakses website logistik untuk melakukan permohonan . PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
Pemohon instansi : a.Data instansi pemohon
1. Organisasi/Lembaga kedinasan b.Data identitas pemohon dan
2. Dinkes kota kab foto E-KTP/kartu pegawai/surat
3. Internal Divisi GTPP Jabar tugas
4. Arahan Pimpinan c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

1.1 [Pemohon Dinkes Kotakab] Dapat mengakses permohonan logistik via web pelaporan kasus pikobar Akun username & Password dari Tampil halaman admin pelaporan
jika sudah memiliki akun username dan password. kemudian didalamnya akses menu logistik tim pikobar pelaporan kasus kasus → direct ke website logistik

1.2 [Pemohon Dinkes Kotakab] langsung diarahkan ke halaman website logistik untuk melakukan PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
permohonan a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon dan
foto E-KTP/kartu pegawai/surat
tugas
c.Data kebutuhan logistik
d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

2 [Pemohon Instansi] Selain akses ke website, pemohon juga dapat mengakses melalui aplikasi pikobar Handphone untuk akses apps Tampil menu logistik → direct ke
(android/ios), kemudian mengakses menu logistik untuk kemudian di redirect ke website logistik yang website logistik
sama seperti langkah 1

3 [Pemohon Instansi] mengisi identitas instansi pemohon Pilih jenis instansi lainnya, input identitas instansi terisi
nama instansi, nomor telefon,
nama kota, kecamatan,
desa/kelurahan & alamat lengkap
 Penjelasan Alur Permohonan logistik untuk instansi lainnya
NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

4 [Pemohon Instansi] mengisi identitas pemohon Nama pemohon, jabatan Identitas pemohon terisi
pemohon diinstansi, E-KTP/kartu
pegawai/surat tugas, email
pemohon no hp/wa 1 & 2

5 [Pemohon Instansi] Mengisi kebutuhan logistik kesehatan Pilih Nama barang kesehatan, Menampilkan total kebutuhan logistik.
deskripsi (merk/spesifikasi detail),
jumlah(pcs) & satuan, tujuan Nama barang disesuaikan dengan
penggunaan barang yang tersedia digudang

6 [Pemohon Instansi] Mengupload surat permohonan Nomor surat permohonan, Surat Menampilkan surat permohonan yang
Bentuk Surat : pemohonan logistik dari instansi diupload
1. Organisasi/lembaga/dinkes : surat permohonan instansi yang anda wakili, yang memiliki
2. Divisi PPM/ Arahan Pimpinan : Nota Dinas tanda tangan dan cap resmi
dalam bentuk
PDF/JPG/JPEG/PNG (maks.
10MB).

7. [Pemohon Instansi] Melihat konfirmasi seluruh data yang sudah diinputkan sebelumnya apakah ingin - Proses pengiriman data permohonan
ada info yang diubah atau sudah sesuai. dan informasi tindak lanjut di fitur
lacak & Hotline pikobar pada nomor
08112093306 atau melalui e-mail di
digital.service@jabarprov.go.id.

8. [Admin tim verifikasi administrasi] Data permohonan diproses untuk di tindak lanjuti Data Permohonan dari pemohon Status aksi dari tindak lanjut
5. ALUR
PERMOHONAN
LOGISTIK NON
KESEHATAN
Alur Permohonan logistik non kesehatan
 Penjelasan Alur Permohonan logistik non kesehatan

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

1 [Pemohon Instansi] langsung mengakses website logistik untuk melakukan permohonan . PERSIAPKAN ADMINISTRASI : Tampil landingpage website logistik
Pemohon instansi : a.Data instansi pemohon
1. Organisasi/ b.Data identitas pemohon dan
2. Lembaga Sosial foto E-KTP/kartu pegawai/surat
3. Panti Asuhan tugas
4. Internal Divisi GTPP Jabar c.Data kebutuhan logistik
5. Arahan Pimpinan d.Data hasil scan dokumen surat
permohonan/Nota Dinas
& laptop untuk akses website

2 [Pemohon Instansi] Selain akses ke website, pemohon juga dapat mengakses melalui aplikasi pikobar Handphone untuk akses apps Tampil menu logistik → direct ke
(android/ios), kemudian mengakses menu logistik untuk kemudian di redirect ke website logistik yang website logistik
sama seperti langkah 1

3 [Pemohon Instansi] mengisi identitas instansi pemohon Pilih jenis instansi lainnya, input identitas instansi terisi
nama instansi, nomor telefon,
nama kota, kecamatan,
desa/kelurahan & alamat lengkap

4 [Pemohon Instansi] mengisi identitas pemohon Nama pemohon, jabatan Identitas pemohon terisi
pemohon diinstansi, E-KTP/kartu
pegawai/surat tugas, email
pemohon no hp/wa 1 & 2

5 [Pemohon Instansi] Mengisi kebutuhan logistik non kesehatan Pilih Nama barang non
kesehatan, deskripsi
(merk/spesifikasi detail),
jumlah(pcs) & satuan, tujuan
penggunaan
Menampilkan total kebutuhan logistik.
Nama barang disesuaikan dengan
barang yang tersedia digudang
 Penjelasan Alur Permohonan logistik non kesehatan

NO KEGIATAN KELENGKAPAN OUTPUT

6 [Pemohon Instansi] Mengupload surat permohonan Nomor surat permohonan, Surat Menampilkan surat permohonan yang
Bentuk Surat : pemohonan logistik dari instansi diupload
1. Organisasi/lembaga : surat permohonan instansi yang anda wakili, yang memiliki
2. Divisi PPM/ Arahan Pimpinan : Nota Dinas tanda tangan dan cap resmi
dalam bentuk
PDF/JPG/JPEG/PNG (maks.
10MB).

7. [Pemohon Instansi] Melihat konfirmasi seluruh data yang sudah diinputkan sebelumnya apakah ingin ada - Proses pengiriman data permohonan
info yang diubah atau sudah sesuai. dan informasi tindak lanjut di fitur lacak
& Hotline pikobar pada nomor
08112093306 atau melalui e-mail di
digital.service@jabarprov.go.id.

8. [Admin gugus tugas logistik Tim verifikasi administrasi] Data permohonan diproses untuk di tindak lanjuti Data Permohonan dari pemohon Status aksi dari tindak lanjut
6. FREQUENTLY
ASK QUESTION
 Frequently Ask Questions

1.Bagaimana cara untuk mengajukan permohonan logistik via Pikobar?

Jawab : Anda dapat mengakses fitur permohonan logistik melalui laman berikut
https://logistik.digitalservice.id/#/landing-page

2. Apakah ada media lain selain via website/apps pikobar untuk memohon logistik covid?
Jawab : Ada, Media Permohonan masih dapat dilakukan langsung direct message via petugas di
dinkes provinsi ataupun petugas gugus tugas logistik covid jabar. Nantinya permohonan ini, akan
dimasukkan oleh petugas tersebut, ke halaman admin logistik pikobar, sehingga datanya akan
terpusat dan terrekap dengan baik di satu tempat.

3.Apa saja yang dibutuhkan untuk mengajukan permohonan logistik?

Jawab :
Anda perlu mengisi formulir pada laman berikut https://logistik.digitalservice.id/#/landing-page
Beberapa hal yang perlu Anda siapkan dan lengkapi diantaranya:
a.Data instansi pemohon
b.Data identitas pemohon dan lampiran dokumen E-KTP/kartu pegawai/surat tugas dalam bentuk
digital
c.Data kebutuhan logistik
d.Data surat pemohon dan lampiran dokumen surat permohonan dalam bentuk digital

4. Barang yang saya mohon tidak ada dalam daftar, bagaimana saya bisa memohon?
Jawab : anda dapat memilih pilihan lainnya untuk dapat memasukan barang yang anda ingin mohon
 Frequently Ask Questions

5. Barang yang saya mohon butuh ingin lebih spesifik keterangannya, bagaimana cara saya
menambahkan informasinya?
Jawab : terdapat inputan deskripsi disetiap barang yang di mohon, silahkan ketikkan disana

6. Satuan barang yang di mohonkan oleh saya ada yang box ada yang pcs, apakah boleh
seperti ini?
Jawab : disarankan satuan barangnya yang dimohonkan seragam yaitu pcs. Jika barang yang
dimohonkan tidak sesuai dengan satuan pcs, maka dapat di ketikkan di dalam deskripsi satuan yang
sesuai dengan surat permohonan.

7.Nama puskesmas/klinik/rumah sakit saya tidak ada, bagaimana saya dapat memohon?
Jawab : Jika nama rumah sakit/klinik/puskesmas, tidak ada dalam daftar, silahkan tambahkan data
rumah sakit/klinik/puskesmas anda secara lengkap dalam form yang tersedia. Selanjutnya admin akan
memvalidasi & mengapprove data tersebut 2x24jam

8.Berapa lama permohonan ini akan ditindaklanjuti?

Jawab : Permohonan Anda akan melalui tahap pengecekan kelengkapan administrasi pengajuan
dalam kurun waktu 2x24 jam. Selanjutnya, kami akan menyampaikan informasi terkait tindak lanjut
permohonan Anda yang akan dikirimkan melalui e-mail pemohon.
 Frequently Ask Questions

9.Bagaimana cara cek permohonan pengajuan logistik yang sudah masuk?

Jawab : Anda dapat menghubungi kami melalui Hotline Pikobar pada nomor 08112093306.

10. Barang yang saya terima tidak sesuai dengan yang saya minta. Kenapa bisa seperti ini?
Jawab : Realisasi distribusi yang dilakukan, menyesuaikan kondisi kasus covid diwilayah pemohon
dan stok yang tersedia.

11. Setelah didapatkan status bahwa barang saya di setujui melalui email, apakah saya dapat
mengambil barangnya langsung dan kemana? ataukah ada media yang mengirimkan barang
permohonan saya?
Jawab :
Barang yang ready untuk salur, dapat dikirim kan oleh pihak PT POS Log langsung ke penerima. Atau,
dapat juga pemohon melakukan kontak ke admin logistik untuk mengkonfirmasi apakah dapat diambil
sendiri oleh pemohon melalui nomor kontak yang ada di email pemohon.
Terima Kasih
Divisi Logistik
Gugus Tugas Percepatan Penanganan
Covid 19 Provinsi Jawa Barat