Tugas #2 - Part 1 Project Plan Dan Proposal - 2016SC - Kelompok3 - Revised

UNIVERSITAS INDONESIA
SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN KINERJA

PENGIRIMAN BARANG DI PT. XYZ
DOKUMEN RENCANA PROYEK
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Analisis

Kebutuhan dan Perancangan Sistem Informasi
DIAN KRISNANJAYA (1606946613)

DZUL AZHAR ISKANDAR (1606946645)
FALDY HILDAN FEIZAR (1606946651)
MUHAMMAD FUAD DWI RIZKI (1606946771)
SURYA MUHAMMAD EDWIN (1606946960)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
SEPTEMBER 2016
PROJECT PLAN
SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN KINERJA

PENGIRIMAN BARANG DI PT. XYZ
Document Revision : v1.0
Date of Issue: 24 September 2016
Disusun oleh :
Dian Krisnanjaya
Dzul Azhar Iskandar
Faldy Hildan Feizar
Muhammad Fuad Dwi Rizki
Surya Muhammad Edwin
Project Plan
Approval Signatures
Project Name: Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT.

XYZ
Project Manager
(Tanda Tangan) (Tanggal)

Dian Krisnanjaya
(Project Manager)
Project Sponsor
(Tanda Tangan) (Tanggal)

Putrini Monica Tuilan
(Project Sponsor)
Project Plan v1.0 Page i

Project Plan
Daftar Isi
1. Ringkasan Proyek......................................................................................................1
1.1. .Business Problem..................................................................................................1

1.2. .Business Needs.....................................................................................................2
1.3. .Business Opportunity............................................................................................2
1.4. .Ruang Lingkup Proyek.........................................................................................3
1.4.1 Tujuan..........................................................................................................3
1.5. .Assumptions, Constraints and Risks.....................................................................4
1.6. .Project Deliverables.............................................................................................5
1.7. .Schedule and Budget Summary............................................................................5
2. Feasibility Analysis......................................................................................................6
2.1. .Technical Feasibility.............................................................................................6

2.2. .Economic Feasibility............................................................................................7
2.2.1 Total Benefit of Ownership..........................................................................7
2.2.2 Intangible Benefit........................................................................................9
2.2.3 Total Cost of Ownership..............................................................................9
2.2.4 Cost Benefit Analysis.................................................................................10
2.3. .Organizational Feasibility..................................................................................14
3. Managerial Process Plans........................................................................................16
3.1. .Staffing Plan.......................................................................................................16

3.1.1 Project Organization Chart.......................................................................16
3.1.2 Role Requirement.......................................................................................17
3.1.3 Resources Estimation.................................................................................18
3.2. .Work Plan...........................................................................................................19
3.2.1 Project Phases and Methodology..............................................................20
3.2.2 Work Breakdown Structure........................................................................20
3.2.3 Schedule and Resource Allocation............................................................22
3.2.4 Cost and Benefit Estimate.........................................................................24
4. Technical Process Plans...........................................................................................25
4.1. .Process Model....................................................................................................25

4.2. .Methods, Tools, and Techniques.........................................................................26
Organisation Project Plan

MTISC - Kelompok 3 Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT. XYZ
Date Version Page ii
24 September 2016 v1.0
Project Plan
4.3. .Infrastructure......................................................................................................26
4.4. .Product Acceptance............................................................................................27
Annex A.............................................................................................................................28
Annex B.............................................................................................................................29

Date Version Page iii
Project Plan
Daftar Gambar
Gambar 2.1. Break-Even Chart..............................................................................12
Gambar 3.2. Project Organization Chart..............................................................17
Gambar 3.3. Fase-fase Proyek................................................................................20
Gambar 3.4. Work Breakdown Structure................................................................21
Gambar 3.5. Penjadwalan (Gantt Chart)...............................................................22
Gambar 4.1. Process Model....................................................................................25
Gambar 4.2. Infrastructure.......................................................................................27

Date Version Page iv
Project Plan
Daftar Tabel
Tabel 2.1. Total Benefit of Ownership..........................................................................7
Tabel 2.2. Total Cost of Ownership...............................................................................9
Tabel 2.3. Cost Benefit Analysis.................................................................................10
Tabel 3.1. Role Requirement.......................................................................................17
Tabel 3.2. Resources Estimation.................................................................................18
Tabel 3.3. Task Deliverable and Dependency.............................................................22
Tabel 3.4. Cost and Benefit Estimate...........................................................................24

Date Version Page v
Project Plan
Document Change Control
Bagian ini menyediakan kontrol untuk pengembangan dan distribusi

revisi Project Chater sampai ke titik persetujuan. Project Charter tidak
berubah sepanjang siklus hidup proyek, melainkan dikembangkan pada
awal proyek (segera setelah persetujuan inisiasi proyek, dan dalam tahap
awal perencanaan proyek). Project Charter memberikan referensi yang
berkelanjutan bagi semua stakeholder proyek. Tabel di bawah ini termasuk
angka revisi (didefinisikan dalam Documentation Plan Outline), tanggal
update/masalah, penulis yang bertanggung jawab untuk perubahan, dan
deskripsi singkat dari konteks dan/atau ruang lingkup perubahan dalam
revisi itu.
Revision Date of Issue Author(s) Brief Description of

Number Change
1.0 24 Oktober 2016 Dian Krisnanjaya Managerial Process Plan
Dzul Azhar Iskandar Project Overview
Faldy Hildan Feizar Technical Process Plan
Muhammad Fuad Economic Feasibility

Dwi Rizki
Surya Muhammad Organizational

Edwin Feasibility

Date Version Page vi
Project Plan
1. Ringkasan Proyek
PT. XYZ merupakan perusahaan penyedia jasa logistik yang selama 30

tahun sudah berkontribusi mendukung bisnis perusahaan-perusahaan client dalam
manajemen logistiknya. PT. XYZ memiliki 4 (empat) layanan bisnis dalam
memberikan solusi logistik yaitu, inter-island (pengiriman antar pulau dengan
kapal), land-trucking (pengiriman darat dalam satu pulau), air-freight (pengiriman
melalui jalur udara) dan customs-clearance (pengurusan administrasi kepabeanan
dalam kegiatan ekspor-impor).
1.1 Business Problem
Dalam menjalankan bisnisnya, yang menjadi perhatian khusus

manajemen PT. XYZ adalah layanan inter-island yang menjadi bisnis
utama perusahaan selain land-trucking, mengingat adanya peningkatan
permintaan dari perusahaan-perusahaan client (khususnya yang bergerak
di bidang telekomunikasi) yang membutuhkan dukungan untuk
pengiriman material-material pembangunan infrastruktur telekomunikasi
ke daerah-daerah pelosok Indonesia (antar pulau) sesuai dengan misi PT.
XYZ yaitu send anywhere. Di layanan bisnis inter-island ini PT. XYZ
bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan agen pengiriman yang
tersebar di berbagai pulau di seluruh Indonesia. Perusahaan-perusahaan
agen inilah yang menjadi bergerak mengirimkan barang hingga ke lokasi
baik yang di pusat daerah maupun yang di pelosok.
Seiring dengan peningkatan permintaan dan semakin

bertambahnya daerah-daerah tujuan pengiriman material, maka penting
bagi pihak manajemen PT. XYZ untuk mendata agen-agen yang tersebar
di berbagai pulau, memantau status pengiriman material, dan
mengevaluasi kinerja pengiriman yang dilakukan agen-agen. Aliran
informasi pengiriman barang tersebut selama ini belum tercatat dengan
baik sehingga tidak memungkinkan untuk melakukan evaluasi kinerja
pengiriman yang dilakukan oleh agen-agen, apakah pengiriman

Date Version Page 1
Project Plan
tersampaikan dengan on-time dan material sampai dalam kondisi baik

(tidak kurang dan tidak mengalami kerusakan).
1.2 Business Needs
Atas dasar permasalahan bisnis yang disebutkan sebelumnya, maka

dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat melakukan pengoperasian
sebagai berikut:
1. Pencatatan data dari pengiriman barang yang terkomputerisasi

(selama ini manual) yang mengintegrasikan pelaku bisnis ke dalam
satu sistem untuk kemudian dapat dimanfaatkan untuk pengolahan
informasi yang efisien dan akurat.
2. Menyajikan informasi status pengiriman barang yang lebih baik.
Dari sejak terjadi permintaan pengiriman barang hingga
penerimaan barang di lokasi tujuan.
3. Memberikan kemudahan akses bagi setiap pelaku bisnis (dalam hal
ini pihak penyedia jasa logistik, perusahaan klien, dan agen
pengiriman) dalam proses pengiriman barang untuk dapat melihat
transaksi pengiriman baik data historis maupun saat ini.
4. Menyajikan informasi statistik dan pelaporan yang lebih baik
untuk melihat rangkuman transaksi yang sudah dilakukan. Berguna
bagi manajer operasi untuk memantau kinerja pengiriman.
5. Menyajikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan

strategik bagi level top manajemen.
1.3 Business Opportunity
Atas dasar permasalahan yang sudah disebutkan sebelumnya, dapat

disimpulkan bahwa pihak manajemen PT. XYZ mengharapkan adanya sistem
informasi yang mampu memberikan informasi status pengiriman yang bisa
diakses secara langsung, melihat data historis pengiriman barang, melakukan
manajemen data agen-agen, dan mampu memberikan informasi strategik
untuk melakukan agent selection (penentuan keputusan pemilihan agen),
Date Version Page 2
Project Plan
sehingga didapat efisiensi waktu dalam menjalankan proses bisnis dan

keuntungan lebih dapat diraup dibanding dengan sistem manual yang ada saat
ini. Selain itu, aplikasi sistem informasi ini juga dibutuhkan oleh manajemen
sebagai pendukung pengambilan keputusan secara tepat, cepat dan akurat.
Oleh karena itu, untuk menunjang mendukung kebutuhan manajemen

dalam penyediaan informasi tersebut maka diusulkanlah suatu pengembangan
proyek Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT.
XYZ.
1.4 Ruang Lingkup Proyek
Identifikasi masalah yang dilakukan dalam kasus di PT. XYZ ini

ada dalam lingkup proses bisnis pengiriman barang (shipping). Lebih
jelasnya terbagi dalam 2 (dua) fokus berikut ini :
1. Pengelolaan data selama proses pengiriman (shipping) sejak

request diterima dari perusahaan client, persetujuan pembayaran
dan daerah tujuan pengiriman, penentuan modal transportasi
pengiriman, pemilihan agen, dan penerimaan barang oleh
customer.
2. Berfokus pada pelaporan untuk kepentingan manajemen dalam
mengevaluasi kinerja pengiriman yang dilakukan oleh agen-agen.
1.4.1 Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari diajukannya proyek

pengembangan Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman
Barang di PT. XYZ adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan data shipping (pengiriman) yang terkomputerisasi

(selama ini manual) yang mengintegrasikan business actors ke

Date Version Page 3
Project Plan
dalam satu sistem untuk kemudian dapat dimanfaatkan untuk

pengolahan informasi yang efisien dan akurat.
2. Menyajikan informasi status shipping (pengiriman) barang yang
lebih baik. Dari sejak terjadi shipping request hingga penerimaan
barang di site.
3. Memberikan kemudahan akses bagi setiap business actors (dalam
hal ini pihak penyedia jasa logistik, perusahaan client, and agen
pengiriman) dalam proses shipping untuk dapat melihat transaksi
pengiriman baik data historis maupun current.
4. Menyajikan informasi statistik dan reporting yang lebih baik untuk
melihat summary transaksi yang sudah dilakukan. Berguna bagi
manajer operasi untuk memantau kinerja pengiriman.
5. Menyajikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan
strategik bagi level top management.
1.5 Assumptions, Constraints and Risks
Sistem ini nantinya diharapkan akan memberikan keuntungan lebih

bagi perusahaan. Proyek ini diasumsikan dapat memberikan informasi data
terkait bisnis yang terkomputerisasi yang dijalankan oleh perusahaan,
meninggalkan sistem lama yang masih manual, sehingga pengolahan
informasi menjadi lebih efisien dan akurat.
Sistem juga diharapkan mampu membuat report dalam bentuk excel

(*.xls, *.xlsx) yang berguna untuk mendukung kinerja mid level management
dan juga report dalam bentuk dashboard yang berguna sebagai penunjang
keputusan di level top management baik dari segi pengiriman barang, kinerja
agen sampai tingkat kepuasan customer.
Sistem yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam

hal memonitor pengiriman, data client, serta data dan kinerja agen serta
kebutuhan lain seperti yang sudah maupun belum ada dalam sistem yang

Date Version Page 4
Project Plan
lama, serta tampilan dari sistem yang memudahkan user dalam menggunakan
sistem serta memiliki tingkat keamanan yang baik.
1.6 Project Deliverables
Proyek ini diharapkan mampu menghasilkan sistem informasi yang

mampu memberikan informasi status pengiriman yang bisa diakses secara
langsung, melihat data historis pengiriman barang, melakukan manajemen
data agen-agen, dan mampu memberikan informasi strategik untuk
melakukan agent selection (penentuan keputusan pemilihan agen). sehingga
didapat efisiensi waktu dalam menjalankan proses bisnis dan keuntungan
lebih dapat diraup dibanding dengan sistem manual yang ada saat ini.
1.7 Schedule and Budget Summary
Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT. XYZ

ini diharapkan dapat selesai dalam waktu 63 hari kerja dengan alokasi sumber
daya yang telah ditentukan (didefinisikan di halaman 13). Untuk total biaya
proyek, estimasinya adalah sebesar Rp. 361.163.603,00 (didefinisikan di
halaman 7).

Date Version Page 5
Project Plan
2. Feasibility Analysis
Analisis kelayakan dilakukan untuk mengkaji dan menilai sejauh mana

manfaat yang dapat diperoleh dari suatu proyek. Analisis kelayakan menuntun
organisasi dalam menentukan proyek apakah dapat disetujui atau tidak. Analisis
kelayakan juga mengidentifikasi pentingnya resiko yang harus diatasi jika proyek
disetujui. Dalam proyek ini, analisis kelayakan dilakukan dari 3 sudut pandang
yaitu teknis, ekonomi, dan organisasi.
2.1 Technical Feasibility
Hal pertama yang dilakukan dalam analisa kelayakan adalah

melakukan analisa kelayakan teknis. Analisa kelayakan teknis membahas
kelayakan teknis pada proyek, sejauh mana sistem dapat dirancang,
dikembangkan, dan diterapkan pada organisasi. Pada dasarnya analisa
kelayakan teknis berusaha menjawab pertanyaan Bisakah kita
membangun?.
Untuk menjalankan bisnisnya, PT. XYZ memiliki 2 (dua) unit bidang

operasional yang dibedakan dari jenis material yang digunakan. Unit pertama
adalah operasional yang memiliki material untuk mendukung logistik
telekomunikasi dan yang kedua adalah operasional yang memiliki material
untuk logistik barang-barang retail. Unit ini terbentuk karena karakteristik
dan cara penanganan untuk setiap material berbeda.
Jika dibandingkan dengan pesaing, PT. XYZ memiliki keunggulan

dalam sumber daya manusia yang terampil. Karyawan PT. XYZ mengetahui
bagaimana cara menjalankan fungsi-fungsi dalam bisnisnya dengan baik.
Karyawan PT. XYZ mengetahui proses pengiriman mulai dari penerimaan
material, konfirmasi, pemilihan moda transportasi yang digunakan,
penunjukan agen, handover material ke agen, dan penerimaan informasi
bahwa material telah sampai. Saat ini semua proses tersebut menggunakan
shipping report dimana setiap prosesnya masih manual.

Date Version Page 6
Project Plan
Dalam proyek yang diusulkan, proses bisnis yang masih manual akan
diganti menggunakan teknologi berbasis web. Teknologi tersebut berupa
sistem informasi yang dapat diakses menggunakan browser melalui jaringan
internet. Ukuran proyek tergolong sedang, sistem akan dibangun selama 63
hari dengan alur kerja yang tidak berbeda jauh dari yang sudah ada kecuali
teknologi yang digunakan. Tidak ada perubahaan yang signifikan dari alur
kerja, sehingga karyawan PT. XYZ dinilai mampu menggunakan sistem baru
sesuai dengan fungsinya.
Sistem baru akan dibangun oleh tim IT profesional yang sudah

berpengalaman dalam membangun sistem informasi dengan teknologi
berbasis web. Sistem tersebut akan ditempatkan pada lingkungan hardware
yang sudah standar dan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan bisnis PT.
XYZ. Tim IT akan terus bekerja sama dengan PT. XYZ dalam setiap fase
pembangunan sistem. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kejadian
kegagalan sistem saat proses pengembangan maupun saat sistem baru sudah
digunakan oleh PT. XYZ.
2.2 Economic Feasibility
2.2.1 Total Benefit of Ownership
Tabel 2.1. Total Benefit of Ownership
Sebelum
Sistem Transaksi Peningkatan Faktor Nominal Setahun Pemasukan
Total paket
yang bisa
dikirim dalam
sebulan 100 12 Rp200,000 Rp240,000,000
Total inquiry
customer
yang bisa
dilayani dalam
sehari 25 240 Rp20,000 Rp120,000,000
Setelah

Date Version Page 7
Project Plan
Sistem
Total paket
yang bisa
dikirim dalam
sebulan 150 50 12 Rp200,000 Rp360,000,000 Rp120,000,000
Total inquiry
customer
yang bisa
dilayani dalam
sehari 40 15 240 Rp20,000 Rp192,000,000 Rp72,000,000
Rp192,000,000
Asumsi tangible benefit didapatkan dari jumlah total paket yang

bisa dikirim dalam satu bulan. Jika sebelum sistem dibuat jumlah paket
yang bisa dikirimkan oleh PT. XYZ adalh sebanyak 100 unit per bulan,
maka setelah sistem diimplementasikan jumlah paket yang bisa
dikirimkan meningkat sebanyak 50 unit per bulan menjadi 150 unit per
bulan. Dengan asumsi nilai 1 (satu) paket adalah Rp. 200.000 maka
dalam satu tahun (12 bulan) nilai benefit yang didapatkan adalah
sebesar:
50 x 12 x Rp 200.000 = Rp.120.000.000
Asumsi benefit yang kedua adalah jumlah layanan inquiry yaitu

menjawab pertanyaan user mengenai biaya pengiriman dari satu kota ke
kota yang lain. Sebelum sistem ada, untuk mendapatkan biaya
pengiriman harus menelpon ke beberapa agen secara manual, sehingga
jumlah pelayanan hanya 25 per hari. Sedangkan setelah sistem ini
diimplementasikan, di mana telah ada database yang mencatat biaya
pengiriman tiap-tiap agen di daerah juga ada statistik historical
pengiriman yang telah lalu untuk mendapatkan perkiraan harga saat ini,
maka jumlah pelayanan meningkat sebesar 15 layanan per hari menjadi,
40 layanan per hari. Dengan asumsi nilai satu inquiry adalah Rp 20.000,
maka dalam satu tahun (5 hari kerja x 4 minggu * 12 bulan)

Date Version Page 8
Project Plan
15 x 240 x Rp 20.000 = Rp 72.000.000
2.2.2 Intangible Benefit

Tingkat kepuasan dan kepercayaan pelanggan meningkat karena
peforma pengiriman perusahaan lebih baik dan memudahkan
dalam pelacakan progress pengiriman barang
Positioning perusahaan lebih baik di mata calon investor dan calon

pelanggan, karena secara sistem IT bisa disejajarkan dengan
pemain-pemain besar jasa logisitk.
2.2.3 Total Cost of Ownership

Tabel 2.2. Total Cost of Ownership
No Item Unit /Day Cost/Unit/Day Subtotals Total
1 Development Team Cost Rp98,538,461
Project manager 63 Rp923,077 Rp58,153,846
System Analyst 28 Rp784,615 Rp21,969,231
Developer 24 Rp692,308 Rp16,615,385
Quality Assurance 3 Rp461,538 Rp1,384,615
IT Support 1 Rp415,385 Rp415,385
2 Software Rp50,000,000
DBMS License 1 Rp50,000,000
3 Hardware Rp33,500,000
Server 1 Rp33,500,000 Rp33,500,000
4 Testing Rp8,350,000 Rp8,350,000

Date Version Page 9
Project Plan
5 Training Rp30,600,000
Pelatihan Agen 100 Rp300,000 Rp30,000,000
Pelatihan Internal 2 Rp300,000 Rp600,000
Total project cost time Rp220,988,461 Rp220,988,461
TCO (Total Cost of Ownership) sistem terdiri dari development

cost, biaya software, biaya hardware, biaya testing, dan biaya training.
development cost merupakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan
selama pengembangan sistem. biaya software adalah biaya lisensi
DBMS yang dibayar sekali pada saat pembelian pertama. biaya
hardware adalah biaya pembelian server aplikasi.
2.2.4 Cost Benefit Analysis

Tabel 2.3. Cost Benefit Analysis
2016 2017 2018 2019 2020 Total
Peningkatan
transaksi
pengiriman
barang 0 Rp120,000,000 Rp127,200,000 Rp134,832,000 Rp142,921,920
Peningkatan
pelayanan
inquiry
customer 0 Rp72,000,000 Rp76,320,000 Rp80,899,200 Rp85,753,152
Total Benefits Rp0 Rp192,000,000 Rp203,520,000 Rp215,731,200 Rp228,675,072
PV of
Benefits Rp0 Rp186,407,767 Rp191,837,119 Rp197,424,608 Rp203,174,840 Rp778,844,334
PV of All
Benefit Rp0 Rp186,407,767 Rp378,244,886 Rp575,669,495 Rp778,844,334
Total Rp137,488,461 Rp0 Rp0 Rp0 Rp0

Development
Cost
(Development
+ Testing+

Date Version Page 10
Project Plan
Training)
Server Rp33,500,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000
DBMS
License Rp50,000,000 Rp0 Rp0 Rp0 Rp0
Total
Operational
Cost Rp83,500,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000
Total Cost Rp220,988,461 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000 Rp3,350,000
PV of Cost Rp214,551,904 Rp3,252,427 Rp3,252,427 Rp3,252,427 Rp3,252,427 Rp227,561,613
PV of All
Cost Rp214,551,904 Rp217,804,331 Rp221,056,758 Rp224,309,186 Rp227,561,613
Total Project
Benefit Cost -Rp220,988,461 Rp188,650,000 Rp200,170,000 Rp212,381,200 Rp225,325,072
Yearly NPV -Rp214,551,904 Rp183,155,340 Rp188,584,692 Rp194,172,181 Rp199,922,412 Rp551,282,722
Cumulative
NPV -Rp214,551,904 -Rp31,396,564 Rp157,188,128 Rp351,360,309 Rp551,282,722
Return of
Investment 242.26%
Break Even
Break Even Point terjadi
Point 2.17 tahun pada tahun ke 3; 0.17

Project Plan
Gambar 2.1. Break-Even Chart
Benefit yang didapatkan oleh PT. XYZ setelah ada nya sistem
informasi pemantauan kinerja pengiriman barang, adalah jumlah
pengiriman barang yang meningkat, karena dari sistem informasi ini
dapat diketahui agen yang dapat mengirimkan barang lebih cepat di
suatu wilayah dan pelayanan permintaan inquiry (pertanyaan dari calon
pelanggan biaya pengiriman ke suatu tempat) dapat lebih cepat, jika
sebelumnya harus dilakukan dengan menelpon secara langsung ke
sejumlah agen, maka setelah implementasi sistem informasi pertanyaan
calon pelanggan dapat dijawab dengan cepat dengan melihat database
atau riwayat pengiriman barang sebelum nya. Detil perhitungan benefit
telah dijelaskan pada bab 2.2.1. Setiap tahun nya (2017 s/d 2020)
diasumsikan terdapat peningkatan benefit sebesar 6%.
Untuk biaya yang dikeluarkan pada proyek ini diantaranya

development cost yaitu biaya personil proyek, biaya testing, dan training
dan operational cost yaitu biaya pembelian server dan biaya lisensi
DBMS yang dikeluarkan saat pengembangan sistem dan deployment.
Untuk biaya server selain biaya pembelian di tahun pertama juga ada
biaya pemeliharaan sebesar 10% dari biaya pembelian. Sedangkan biaya
lisensi DBMS hanya dikeluarkan di tahun pertama.
Selanjutnya untuk menghitung Present Value Benefit dan Cost

menggunakan rumus berikut:
Interest rate yang digunakan adalah 3 %.
Net Present Value didapatkan dengan menghitung selisih antaran

PV Benefits dan PV Costs.

Project Plan
Selanjut nya dari perhitungan economic feasibility/cost benefit

analysis yang dilakukan didapatkan bahwa proyek sistem informasi
pemantauan kinerja pengiriman barang di PT. XYZ akan memberikan
ROI sebesar 242.26 %. ROI dihitung dengan menghitung selisih total
benefit dan total cost lalu dibagi dengan total costs.
Break Even Point dihitung dengan rumus berikut:
Dari hasil perhitungan menggunakan rumus di atas didapatkan

bahwa BEP untuk sistem pemantauan kinerja barang akan dicapai pada
tahun ke 3 yaitu setelah 2.17 tahun.
2.3 Organizational Feasibility
Hal terakhir yang dilakukan dalam analisis kelayakan pada proyek ini
adalah melakukan ananlisis kelayakan organisasi. Seberapa baik proyek
sudah dijalankan pada akhirnya organisasi yang berhak menyetujui apakah
sistem yang dibuat akan diterapkan dalam organisasi. Pada dasarnya analisa
kelayakan organisasi berusaha menjawab pertanyaan Jika sudah dibangun,
apakah organisasi dapat menerima?.
Salah satu cara dalam melakukan analisis kelayakan organisasi adalah

melakukan analisis terhadap stakeholder. Stakeholder adalah orang,
kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi sistem
baru. PT. XYZ telah menjalankan bisnis selama 30 tahun dan dipimpin oleh
seorang presiden direktur. PT. XYZ memiliki karyawan terampil dan
berpengalaman dalam memberikan solusi manajemen logistik kepada

Project Plan
pelanggan. Untuk memperbesar pasar hingga pasar internasional, salah satu

cara yang dilakukan PT. XYZ adalah menjaga kualitas pelayanan dengan
mempertahankan kualitas yang dimiliki karyawan sehingga dapat
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Secara organisasi, jika
melihat pengalaman bisnis dan kualitas karyawan yang dimiliki, PT. XYZ
dinilai mampu untuk menerima perubahan dalam hal teknologi informasi
sesuai proyek yang diusulkan.
Cara lain dalam melakukan analisis kelayakan organisasi adalah

memahami seberapa baik tujuan proyek sejalan dengan tujuan bisnis. Proyek
yang diusulkan berusaha membantu PT. XYZ dalam mencapai tujuan bisnis.
Proyek yang diusulkan sesuai dengan misi PT. XYZ yaitu "send anywhere"
dimana PT. XYZ berusaha memenuhi permintaan pelanggan tanpa adanya
batas geografi, hal ini dapat meningkatkan pasar PT. XYZ hingga ke pasar
internasional. Proyek ini mendukung 4 dari 5 nilai-nilai yang dimiliki
perusahaan yaitu :
1. Send Anywhere
2. Fast & Secure
3. Custom Clearance
4. Effective Tracking
5. Simplified billing and happy client
Proyek ini mendukung nilai bisnis perusahaan pada poin ke 1, 2, 4,

dan 5 dalam hal pengiriman kemana saja, cepat dan aman, pelacakan yang
efektif, dan kemudahan tagihan serta kepuasan pelanggan.
Pihak manajemen PT. XYZ mendukung adanya proyek yang

diusulkan karena sejalan dengan tujuan bisnis dan nilai-nilai yang dimiliki
perusahaan. Bentuk dukungan yang diberikan bisa berupa sosialisasi kepada
seluruh stakeholder khususnya agen sehingga dapat membantu jalannya
proyek pada setiap fase hingga selesai.

Project Plan
3. Managerial Process Plans
Pada bagian ini akan ditentukan setiap proses dalam manajemen proyek
Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT. XYZ. Poin-poin
berikut mendefinisikan perencanaan staf (staffing plan) dan perencanaan kerja
proyek (work plan).
3.1 Staffing Plan
Dalam proyek pengembangan Sistem Informasi Pemantauan Kinerja

Pengiriman Barang di PT. XYZ ini 1 (satu) manajer proyek dibantu oleh 4
(empat) anggota staf proyek. Di bagian ini akan ditentukan perencanaan staf
(staffing plan) yang bertujuan untuk membuat kepastian atas ketersediaan
tenaga kerja kerja (resources) dan penempatannya sesuai dengan
karakterisitik kemampuan (skill) yang spesifik.
3.1.1 Project Organization Chart
Pembentukan tim proyek akan diawali dengan penyusunan

posisi-posisi yang bertanggung jawab sesuai kapasitasnya. Stuktur
organisasi proyek dalam proyek Sistem Informasi Pemantauan Kinerja
Pengiriman Barang di PT. XYZ ini akan mendefinisikan penempatan
masing-masing tim proyek sesuai posisi dan tanggung jawab
pelaporannya saat pengejaan tugas.

Project Plan
Gambar 3.2. Project Organization Chart
3.1.2 Role Requirement
Dari bagan organisasi proyek di atas, setiap peran (role) akan

dijabarkan (breakdown) menjadi lebih detil terkait persyaratan dan
spesifikasi kemampuan (skill). Persyaratan ini akan menentukan
penugasan (assignment) kepada setiap member tim proyek.
Tabel 3.1. Role Requirement

Peran Tanggung Jawab Persyaratan Skill Jumlah Durasi
Staf Kerja
Project Manager Memimpin dan Project management 1 63 hari
mengkoordinasi fundamental,
tim, melaporkan communication skill,
status proyek coordination skill,
kepada project IT/IS Knowledge
sponsor.
System Analyst Mengidentifikasi Problem solving 1 28 hari
masalah, skill, critical
menganalisis thinking, detailed
requirement, documentation skill,
mendesain system, UML modeling,

Project Plan
dokumentasi flowchart modeling

analisis dan desain
Developer membangun basis Web based 1 24 hari
data, membangun programming skill,
aplikasi atau database
program management skill
Quality Menguji sistem, Testing method 1 3 hari
Assurance membuat test knowledge, detailed
script test script skill
IT Support Melakukan Troubleshooting 1 1 hari
deployment skill, server
aplikasi, knowledge, network
memelihara server, knowledge,
menangani deployment skill
masalah sistem
3.1.3 Resources Estimation
Dari setiap role yang sudah didefinisikan sesuai persyaratan di

atas, maka berikut ini adalah estimasi biaya yang rate untuk setiap staf
proyek. Dengan rincian ini akan diketahui berapa total biaya untuk
tenaga kerja dalam pengembangan proyek ini.
Tabel 3.2. Resources Estimation

Role Name Rate (per Rate (per day) Man- Development
month) Day Cost
(Rate * Duration)
Project Dian Rp. Rp. 923.076,92 63 hari Rp.

Manager Krisnanjaya 20.000.000,00 58.153.846,15
System Muhammad Rp. Rp. 784.615,38 28 hari Rp.
Analyst Fuad Dwi 17.000.000,00 21.969.230,77
Rizki
Developer Faldy Hildan Rp. Rp. 692.307,69 24 hari Rp.
Feizar 15.000.000,00 16.615.384,62
Quality Dzul Azhar Rp. Rp. 461.538,46 3 hari Rp.
Assurance Iskandar 10.000.000,00 1.384.615,38

Project Plan
IT Support Surya Rp. Rp. 415.384,62 1 hari Rp. 415.384,62

Muhammad 9.000.000,00
Edwin
Total Rp. Rp. 119 Rp.
71.000.000,00 3.276.923,08 hari 98.538.461,54
Sumber : Kelly Services Indonesia Salary Guide 2016 (http://www.kellyservices.co.id/ID/Resource-
Centre/Salary-Guide/)
3.2 Work Plan
Proyek pengembangan Sistem Informasi Pemantauan Kinerja

Pengiriman Barang di PT. XYZ ini dikembangkan selama jangka waktu 63
hari. Setiap fase pengembangan sesuai dengan metodologi yang digunakan,
akan dibagi-bagi ke beberapa tugas (breakdown), kemudian dari setiap garis
besar tugas tersebut akan direncanakan timeline proyeknya.
Setiap anggota tim proyek yang sudah ditugaskan akan bertanggung

jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing di dalam setiap fase. Berikut
ini adalah perencanaannya dalam bentuk Work Breakdown Structure (WBS)
dan Gantt Chart.

3.2.1 Project Phases and Methodology
Dari total waktu pengerjaan proyek ini, setiap lingkup pekerjaan
akan dibagi ke dalam beberapa fase sesuai dengan standar metodologi
pengembangan sistem. Dalam hal ini metodologi pengembangan yang
digunakan adalah metodologi Waterfall.
Gambar 3.3. Fase-fase Proyek
Fase-fase di atas dijalankan secara berurutan. Setiap fase yang

dilewati harus dipastikan selesai terlebih dahulu sebelum berlanjut ke
fase berikutnya. Hal itu dilakukan untuk menjaga konsistensi lingkup
pekerjaan di setiap fasenya agar mencegah terjadinya perombakan ulang
yang bisa menambah beban kerja dan durasi proyek.
3.2.2 Work Breakdown Structure
Berikut ini adalah bagan struktur yang akan merincikan secara

detil pekerjaan (task) dari setiap fase proyek. Hal ini diperlukan untuk
mengetahui cakupan pekerjaan selama proyek berlangsung yang
selanjutnya akan digunakan untuk penjadwalan (schedule) dan
penugasan (assignment).
Gambar 3.4. Work Breakdown Structure
3.2.3 Schedule and Resource Allocation
Dari Work Breakdown Structure di atas, setiap aktivitas utamanya

akan direncanakan penjdwalan sesuai dengan target penyelesaian
proyek. Resources yang sudah ditentukan akan ditugaskan (assignment)
ke setiap aktivitas fase pengembangan sistem ini.
Gambar 3.5. Penjadwalan (Gantt Chart)
Setiap fase dalam proyek di atas mempunyai deliverable yang

harus dipenuhi ketika fase selesai dilakukan. Berikut ini adalah
deliverables dari fase-fase di atas:
Tabel 3.3. Task Deliverable and Dependency
No. Nama Fase Deliverable Task Dependency
1 Project Initiation Dokumen Project Proposal
2 Project Planning Dokumen Project Plan 1
3 Analisis Sistem Dokumen System Proposal 1, 2
4 Desain Sistem Dokumen System Proposal 3
5 Development Prototype 4
6 Integration and Testing Test Script 5
7 Project Delivery Working Prototype 5, 6

Project Plan
3.2.4 Cost and Benefit Estimate
Proyek pengembangan Sistem Informasi Pemantuan Kinerja

Pengiriman Barang di PT. XYZ ini membutuhkan total estimasi
anggaran sebesar Rp. 361.163.603,00. Anggaran tersebut dirinci dari
semua kebutuhan selama saat proyek dimulai, saat proyek berlangsung,
dan pasca proyek, yang meliputi kebutuhan biaya tenaga kerja (man-
power), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan
kebutuhan lainnya yang dimasukan ke dalam estimasi pengeluaran.
Untuk kepentingan manajemen PT. XYZ dalam memperkirakan

kelayakan dari proyek ini, maka detil dari perhitungan Total Benefit of
Ownership, Total Cost of Ownership, dan Cost Benefit Analysis dibahas
pada bagian Economic Feasibility Study (halaman 6, section 2.2).
Berikut ini adalah rangkuman dari perhitungannya :
Tabel 3.4. Cost and Benefit Estimate

Jenis Estimasi Hasil Perhitungan Detil Perhitungan
Total Benefit of Rp. 228.000.000,00 (per tahun) Halaman 6 (section
Ownership 2.2.1)
Total Cost of Rp. 361.163.603,00 Halaman 7 (section
Ownership 2.2.2)
Cost Benefit 96,75 % Halaman 8 (section
(ROI) 2.2.3)

Project Plan
4. Technical Process Plans
4.1 Process Model
Keseluruhan proses akan dikembangkan sesuai dengan prosedur

standar yang telah ditetapkan. Prosedur standar dalam pembuatan proyek
Sistem Informasi ini adalah:
1. Bertemu dengan orang yang memiliki kompetensi dan bertanggung

jawab terhadap proyek yang akan dibuat.
2. Melakukan diskusi dengan pengguna mengenai solusi yang akan
diberikan oleh sistem.
3. Menghasilkan solusi.
4. Implementasikan solusi tersebut pada sistem dan membuat agar solusi
tersebut tersedia sesuai kebutuhan pengguna.
5. Lakukan uji coba solusi pada sistem.
Proses yang dilakukan oleh PT. XYZ dalam melakukan pengiriman

terhadap barang dapat digambarkan dalam diagram berikut :
Gambar 4.1. Process Model

Project Plan
4.2 Methods, Tools, and Techniques
Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini yaitu

SDLC dengan model waterfall dengan menggunakan bahasa pemrograman
yang mendukung dalam pembuatan sistem informasi berbasis web. Tools
pendukung yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan dalam proses
pengerjaan sistem informasi untuk mendeskripsikan model logika dari sistem
informasi tersebut dalam bentuk simbol simbol, diagram-diagram yang
menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Teknik yang digunakan dalam
pengerjaan sistem informasi ini dilakukan dengan teknik terstruktur yang
berorientasi pada teknik dalam merancang dan menulis program agar lebih
jelas dan konsisten, desain yang terstruktur, analisis terstruktur, pemodelan
data, dan rekayasa informasi.
4.3 Infrastructure
Sistem informasi yang dibuat akan didukung oleh beberapa perangkat

lunak, perangkat keras, dan jaringan komputer yang saling terhubung satu
dengan lainnya. Spesifikasinya adalah terdapat sistem operasi yang
mendukung jalannya sistem informasi ini, perangkat penyimpanan data yang
berupa komputer server serta aplikasi basis data serta konsep jaringan yang
menghubungkan keseluruhan perangkat yang ada.

Project Plan
Gambar 4.2. Infrastructure
4.4 Product Acceptance
Penerimaan terhadap sistem informasi yang buat menjadi hal yang

penting, proses testing terhadap sistem informasi akan melibatkan client dan
agen yang bekerja sama dengan PT. XYZ sehingga dapat diketahui
bagaimana standar yang diingkan oleh client dan agen dari PT. XYZ guna
mendukung proses bisnis yang dijalankan.

Project Plan
Annex A

Project Plan
Annex B


Tugas #2 - Part 1 Project Plan Dan Proposal - 2016SC - Kelompok3 - Revised

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas #2 - Part 1 Project Plan Dan Proposal - 2016SC - Kelompok3 - Revised

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSITAS INDONESIA

SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN KINERJA

DOKUMEN RENCANA PROYEK

Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Analisis

DIAN KRISNANJAYA (1606946613)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN KINERJA

Document Revision : v1.0

Date of Issue: 24 September 2016

Project Name: Sistem Informasi Pemantauan Kinerja Pengiriman Barang di PT.

(Tanda Tangan) (Tanggal)

(Tanda Tangan) (Tanggal)

Project Plan v1.0 Page i

1.1. .Business Problem..................................................................................................1

2.1. .Technical Feasibility.............................................................................................6

3.1. .Staffing Plan.......................................................................................................16

4.1. .Process Model....................................................................................................25

Organisation Project Plan

Organisation Project Plan

Gambar 2.1. Break-Even Chart..............................................................................12

Gambar 3.2. Project Organization Chart..............................................................17

Gambar 3.3. Fase-fase Proyek................................................................................20

Gambar 3.4. Work Breakdown Structure................................................................21

Gambar 3.5. Penjadwalan (Gantt Chart)...............................................................22

Gambar 4.1. Process Model....................................................................................25

Gambar 4.2. Infrastructure.......................................................................................27

Organisation Project Plan

Tabel 2.1. Total Benefit of Ownership..........................................................................7

Tabel 2.2. Total Cost of Ownership...............................................................................9

Tabel 2.3. Cost Benefit Analysis.................................................................................10

Tabel 3.1. Role Requirement.......................................................................................17

Tabel 3.2. Resources Estimation.................................................................................18

Tabel 3.3. Task Deliverable and Dependency.............................................................22

Tabel 3.4. Cost and Benefit Estimate...........................................................................24

Organisation Project Plan

Document Change Control

Bagian ini menyediakan kontrol untuk pengembangan dan distribusi

Revision Date of Issue Author(s) Brief Description of

Dzul Azhar Iskandar Project Overview

Faldy Hildan Feizar Technical Process Plan

Muhammad Fuad Economic Feasibility

Surya Muhammad Organizational

Organisation Project Plan

PT. XYZ merupakan perusahaan penyedia jasa logistik yang selama 30

1.1 Business Problem

Dalam menjalankan bisnisnya, yang menjadi perhatian khusus

Seiring dengan peningkatan permintaan dan semakin

Organisation Project Plan

tersampaikan dengan on-time dan material sampai dalam kondisi baik

1.2 Business Needs

Atas dasar permasalahan bisnis yang disebutkan sebelumnya, maka

1. Pencatatan data dari pengiriman barang yang terkomputerisasi

5. Menyajikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan

1.3 Business Opportunity

Atas dasar permasalahan yang sudah disebutkan sebelumnya, dapat

sehingga didapat efisiensi waktu dalam menjalankan proses bisnis dan

Oleh karena itu, untuk menunjang mendukung kebutuhan manajemen

1.4 Ruang Lingkup Proyek

Identifikasi masalah yang dilakukan dalam kasus di PT. XYZ ini

1. Pengelolaan data selama proses pengiriman (shipping) sejak

Adapun yang menjadi tujuan dari diajukannya proyek

1. Pencatatan data shipping (pengiriman) yang terkomputerisasi

Organisation Project Plan