PROPOSAL

Sistem Informasi Penggajian & Absensi Karyawan

Disiapkan untuk: PT. Bestfood Nusantara

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

DAFTARISI

Daftar isi ..2 1 2 3 4 Latar Belakang . 3 Pemahaman Kami Atas Kebutuhan PT. Bestfood Nusantara 4 Ruang Lingkup .. 5 Metodologi 6 4.1 4.2 4.2 4.2 5 6 7 8 9 Review . 6 Development .... 6 UAT . 6 Go Live . 6

Hasil Akhir 7 Estimasi Waktu Penugasan 8 Biaya Jasa Operasional .. 9 Contoh Aplikasi .... 10 Penutup . 30

Private and Confidential

Page 2

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman. Sehubungan dengan hal ini, semua perusahaan yang bersaing berlomba-lomba untuk menerapkan teknologi dan sistem informasi dalam proses bisnisnya. Salah satu contoh penerapan teknologi dan sistem informasi dalam perusahaan yaitu penggunaan sistem informasi penggajian karyawan / payroll yang didalamnya sudah terdapat modul absensi menggunakan fingeprint dalam pengumpulan, pengolahan serta penyimpanan informasi dan pengambilan kembali informasi yang dibutuhkan.

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya (resources) yang penting dalam perusahaan sebagai tenaga penggerak. Oleh sebab itu perusahaan memilki kewajiban memberikan imbalan atas kerja keras, waktu dan pemikiran dari karyawan dengan berupa gaji, tunjangan, bonus yang sesuai dan tepat waktu. Hal ini dimaksudkan untuk menunjukkan loyalitas dari perusahaan dan meningkatkan semangat karyawan perusahaan untuk tetap produktif dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

PT. Bestfood Nusantara merupakan perusahaan bertaraf internasional yang bergerak di bidang Food, Beverage & Hospitality yang memiliki banyak cabang di jakarta dan beberapa di luar jakarta dan memiliki jumlah karyawan yang sudah cukup banyak yang terbagi kedalam beberapa divisi. Terkait dengan sistem penggajian dan absensi karyawan perusahaan masih memiliki beberapa kendala seperti: lamanya pengiriman data absensi dari masing-masing kantor cabang ke kantor pusat, pembayaran gaji dengan jumlah yang tidak sesuai dengan yang seharusnya, pembayaran gaji yang tidak tepat pada waktunya dikarenakan memerlukan waktu untuk mengirim data absensi dari kantor cabang ke kantor pusat dimana keamanan dari data absensi tersebut tidak sepenuhnya valid.

Private and Confidential

Page 3

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

2. Pemahaman Kami Atas Kebutuhan Perusahaan

Dalam pelayanannya, PT. Bestfood Nusantara selalu menjaga komitmen akan kemandirian dan integritasnya.Oleh sebab itu Sistem Informasi Manajemen Penggajian Karyawan dan Absensi dalam pengelolaan informasi data harus sangat diperhatikan.

Berdasarkan kebutuhan dan lingkup pekerjaan dalam Pertemuaan yang diadakan pada hari kamis, 9 Agustus 2012, lingkup pekerjaan yang dilakukan mencakup :

1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung dibebankan pada perhitungan gaji . 2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi. 3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan. 4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan SPT.

Sistem informasi yang dirancang memiliki pengendalian intern untuk pencatatan data, penyimpanan data, otorisasi dan keterbatasan akses karyawan terhadap data tertentu serta data tersimpan secara terpusat sehingga karyawan dapat melakukan absensi di seluruh kantor cabang dan keamanan data sangat terjamin.

Private and Confidential

Page 4

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

3. Ruang Lingkup
Berdasarkan pemahaman kami atas kebutuhan PT. Bestfood Nusantara, maka penugasan ini memiliki ruang lingkup sebagai berikut: 1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung dibebankan pada perhitungan gaji . 2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi. 3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan. 4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan SPT.

Private and Confidential

Page 5

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

4. Metodologi
Berikut ini adalah pendekatan dan metodologi kami dalam merancangsistem:

Field Research

Development &

User Testing Training

Migration & Go Live

Penjelasan detil dari metodologi akan dijelaskan di bawah ini:

4.1

Field Research
Dengan melakukan survey langsung ke perusahaan dengan tujuan memperoleh data-data primer seperti struktur organisasi perusahaan, pengendalian intern yang ada dalam perusahaan, kebijakan pada prosedur penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam penggajian.

4.2

Development
Pada tahap ini kami melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey yang sudahdilakukan.

4.3

User Testing & Training

Pada tahap ini kami melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan training hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang telah dibuat.

4.4

Migration & Go Live

Pada tahap ini kami melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan untuk operasional sehariharinya.

Private and Confidential

Page 6

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

5. Hasil Akhir
Hasil akhir dari penugasan ini adalah sebagai berikut : 1. Modul Absensi: - Fasilitas Pembagian Bagian dan Sub bagian yang fleksibel - Fasilitas pengaturan Izin Pegawai (Sakit, Cuti, Alpha dan Dinas) yang fleksibel - Fasilitas pengaturan shift jam masuk dan pulang karyawan yang fleksibel untuk karyawan, staff dan security. - Pengaturan hari kerja yang fleksibel - Fasilitas pengaturan izin tidak masuk dan izin meninggalkan pekerjaan yang fleksibel. - Pencatatan biodata karywan secara lengkap baik yang aktif maupun yang telah nonaktif. - Pencatatan jam lembur pegawai. 2. Modul Penggajian: - Pencatatan data gaji pokok dan tunjangan (uang makan, transport, premi target dll) yang flexibel. - Pencatatan transaksi potongan gaji (jamsostek, spsi, pinjaman dll) dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. - Laporan data gaji/upah pegawai harian, bulanan dan periodik. - Cetak slip gaji/upah. - Laporan biaya lembur bulanan dan periodik sesuai dengan peraturan pemerintah. - Cetak slip lembur pegawai. - Laporan PPh 21 sesuai dengan peraturan pemerintah. 3. Dokumentasi

Private and Confidential

Page 7

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

6. Estimasi Waktu Penugasan

Tahapan
M1

Bulan ke-1
M2 M3 M4 M1

Bulan ke-2
M2 M3 M4

Bulan ke-3
M1 M2 M3 M4

Bulan ke-4
M1 M2 M3 M4

Field Research
Melakukan kick off meeting Observasi Interview

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Development
Membuat standart modul-modul aplikasi

User Testing & Training

UAT Training

Migration & Go Live

Migration Go Live

Catatan: Jadwal tersebut diatas dengan asumsi bahwa data dan informasi yang kami terima secara tepat waktu, termasuk ketersediaan waktupersonil dari pihak perusahaan yang terkait untuk dilakukan wawancara serta pengisian dokumen lainnya seperti kuesioner dan lain-lain untuk menunjang informasi yang kami butuhkan dalam penugasan ini

Private and Confidential

Page 8

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

7. Biaya Jasa Operasional

Berdasarkan ruang lingkup dari penugasan, maka biaya jasa profesional yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:

Professional Fee Discount (after negotiation)

IDR

Rp. 45.000.000,Rp 5.000.000,-

Total

IDR

Rp. 40.000.000,-

Investasi yang Kami tawarkan diatas tidak termasuk biaya akomodasi, penginapan dan biaya makan apabila ke luar kota selama pekerjaan. Termin pembayaran atas jasa professional ini kami tawarkan sebagai berikut:

Termin

Deskripsi Melakukan survey, pengumpulan data dan informasi

(%) 10%

1. Field Research

perusahaan

melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey 2. Development yang sudah dilakukan

60%

melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan

15%

3. User Testing & Training

training hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang telah dibuat

melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke

15%

4. Migration & Go Live

sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan untuk operasional sehari-harinya.

Untuk Termin 1, 3 dan 4 pembayaran dilakukan diawal (sebelum pekerjaan dilakukan). Termin 2, pembayaran dilakukan setelah proses Development dilakukan. Datang ke kantor apabila kami memerlukan data, selebihnya kami akan mengerjakan dari luar kantor. Page 9

Private and Confidential

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

8. Contoh SIM Penggajian yang pernah kami buat

Form : 1. Absen kedatangan

Gambar L.1 : User interface Absen kedatangan

2. Absen pulang

Gambar L.2: User interface Absen pulang

Private and Confidential

Page 10

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

3. Absen apel

Gambar L.3: User interface Absen apel

4. Arsip Absensi (Form_Konfirmasi).

Private and Confidential

Page 11

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

Gambar L.4: User interface Arsip absensi 5. Form Penugasan

Gambar L.5 : User interface From penugasan

Private and Confidential

Page 12

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

6. Lihat Profil

Gambar L.6: User interface Lihat profil pegawai

Private and Confidential

Page 13

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

7. Ms Pegawai

Gambar L.7 : User interface Ms pegawai

Private and Confidential

Page 14

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

Clik button + akan keluar form new_pegawai

Private and Confidential

Page 15

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

Gambar L.8 : User interface Form pegawai baru

Private and Confidential

Page 16

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

8. Master absensi

Gambar L.9 : User interface Master absensi

Private and Confidential

Page 17

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

9. Menu.

Gambar L.10 : User interface Menu

Private and Confidential

Page 18

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

10. Pengajuan Cuti

Gambar L.11 : User interface Pengajua cuti

Private and Confidential

Page 19

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

11. Verifikasi Cuti

Gambar L.12: User interface Verifikasi cuti

12. Verifikasi Absensi

Gambar L.13: User interface Verifikasi absensi

Private and Confidential Page 20

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

13. Verifikasi Cuti (Manajemen)

Gambar L.14: User interface Verifikasi cuti

14. Master gaji

Gambar L.15: User interface Master gaji

Private and Confidential

Page 21

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

15. Master tunjangan

Gambar L.16: User interface Master tunjangan

Private and Confidential

Page 22

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

16. Master potongan

Gambar L.17: User interface Master potongan

17. Form sanksi

Gambar L.18: User interface Form sanksi

Private and Confidential Page 23

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

18. Perhitungan PPh21

Gambar L.19: User interface Perhitungan PPH 21

Private and Confidential

Page 24

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

19. Verifikasi pembayaran gaji

Gambar L.20: User interface Verifikasi pembayaran gaji

Private and Confidential

Page 25

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

Report : 1. Laporan transaksi kehadiran pegawai

Gambar L.21: User interface Laporan transaksi kehadiran pegawai

Private and Confidential

Page 26

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

2. Rekap bulanan. Bulan dan tahunnya bentuknya combobox.

Gambar L.22: User interface Rekap bulanan 3. Report data pegawai

Gambar L.23: User interface Report data pegawai

Private and Confidential

Page 27

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

4. SK penugasan.

Gambar L.24: User interface SK penugasan

5. SK cuti

Gambar L.25: User interface SK cuti

Private and Confidential

Page 28

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

6. Slip gaji

Gambar L.26: User interface slip gaji

Private and Confidential

Page 29

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara

2012

9. Penutup
Demikian Penawaran Jasa ini ditawarkan untuk dapat memenuhi kebutuhan PT. Bestfood Nusantara. Kami mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami dan kami berharap dapat berlanjut dalam bentuk kerja sama yang baik. Jika ada hal-hal yang perlu didiskusikan lebih lanjut, kami bersedia untuk memberikan penjelasan dan presentasi kepada pihak manajemen PT. Bestfood Nusantara.

Hormat Saya,

M. Taufan Ardiansyah IT Consultant

Private and Confidential

Page 30