Divisi Pengadaan dan Logistik

Divisi Perencanaan Pengadaan

PERBAIKAN PROSES BISNIS PENGADAAN

DAN LOGISTIK UNTUK MENUNJANG
PENCAPAIAN TARGET KPI TAHUN 2015
Jakarta, 22 Januari 2015

Summary
Dalam rangka menunjang pencapaian KPI Divisi Pengadaan dan Logistik
tahun 2015 perlu adanya perbaikan proses bisnis yang diwujudkan dalam
program unggulan sebagai berikut :
1. Penetapan standar / template :

Kerangka minimum ToR (Term of Reference) atau KAK (Kerangka Acuan Kerja)
Kerangka dokumen Pengadaan antara lain RKS (Rencana Kerja dan Syaratsyarat), Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan lainnya
Dokumen perjanjian / amandemen

2. Penyusunan / Review SOP, SED dan SK yang terkait dengan kegiatan Divisi

3. Digitalisasi Dokumen yang terkait dengan kegiatan Divisi

4. Intelijen Harga Pasar untuk menunjang efisiensi pengadaan
5. Vendor management yang meliputi :

Penyusunan DPT (Daftar Penyedia Terseleksi)

Penilaian kinerja penyedia

Re-enjinering proses pengakuan pekerjaan

yang akan ditargetkan selesai sebelum Semester I 2015 berakhir.

Big Picture Program Unggulan

PENGGUNA

PENYEDIA

e-Procurement

PASAR

Vendor
Management

dBase Harga
Template
Dokumen

A
r
c
h
i
e
v
i
n
g

Inventory
System (SAP)

Pengadaan &
Perjanjian
Manual

S
c
a
n
n
i
n
g

S
c
a
n
n
i
n
g

Electronic Document Management System

Regulasi (SKD, SED, SOP)

ICON+ SUPPLY CHAIN SYSTEM

Pemetaan KPI Divisi

Pengadaan dan Logistik tahun 2015

DIVISI PENGADAN
& LOGISTIK

KPI Perusahaan
& Penjabarannya
KPI Pengadaan (TI, Jaringan, Umum)
KPI Administrasi Kontrak
KPI Inventory

(KATALISATOR)

Program Unggulan Divisi

KPI DIVISI PERENCANAN PENGADAAN

Keterkaitan antar Program Unggulan

dalam Siklus Pengadaan dan Logistik
RKAP
INTELIJEN
HARGA PASAR
INISIALISASI &
PELAKSANAAN
PROKER

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

KINERJA
PENYEDIA

PELAKSANAAN
PEKERJAAN

PENAGIHAN &
PEMBAYARAN

Intelijen
Harga Pasar
Template
Dokumen

D-Dokumen,
Regulasi &
e-Proc

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

PERENCANAAN
PAKET
PENGADAAN

PERSEDIAAN

Vendor
Management

HISTORIS
HARGA

DATA KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

Vendor
Management

e-Procurement

Template
Dokumen
Digitalisasi Dokumen

Pembenahan Regulasi Pengadaan & Logistik

Intelijen
Harga Pasar

Template
Dokumen

PERSEDIAAN

DATA KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

HISTORIS
HARGA

INTELIJEN
HARGA PASAR

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

KINERJA
PENYEDIA

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

PERENCANAAN
PAKET
PENGADAAN

INISIALISASI &
PELAKSANAAN
PROKER

Matriks Proses Bisnis vs Program Unggulan

Struktur Pengelolaan Program Unggulan

Steering :
GM Keuangan
Manajer DanLog
Manajer RenDan

Program
Manajer
Patricia

Vendor
Management
Patricia

dBase
Harga
Oman

Template
Dokumen
Viola

Digitalisasi
Dokumen
Erna

E-Proc

Regulasi
Adit

Asril

Manajer Program
Sasaran Aktivitas - Timeline

Sasaran :

Tersedianya seluruh kebutuhan sumber daya (anggaran, SDM dan lainnya) selama program berjalan
sampai akhir tahun 2015
Terselenggaranya seluruh kegiatan selama program berjalan sampai akhir tahun 2015

Aktivitas Utama :

Identifikasi seluruh kebutuhan sumber daya

Penyelenggaraan rapat, diskusi, workshop, sosialiasi dll
Pelaporan seluruh kegiatan terkait program unggulan secara berkala (setiap bulan)
Pembuatan laporan akhir realisasi program unggulan
Pengelolaan perubahan (change management)

Timeline :

Start
Jan

Feb
Seluruh kebutuhan sumber
daya teridentifikasi

Des 2015
Seluruh Program
Unggulan Terealisasikan

DATA KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

PERENCANAAN
PAKET
PENGADAAN

INISIALISASI &
PELAKSANAAN
PROKER

Template Dokumen
Sasaran Aktivitas - Timeline

Template Dokumen

Sasaran :

Aktivitas Utama :

Identifikasi jenis pengadaan yang dibutuhkan berdasarkan

program pada RKAP 2015
Design dan pembuatan template dokumen ToR, Pengadaan
dan Perjanjian
Penetapan dan pengesahan template dokumen
Penggunan template dokumen dalam aktivitas sehari-hari

Timeline :

Start
Jan

Tersedianya template dokumen ToR, Pengadaan dan Perjanjian

pada akhir Feb 2015 yang telah disepakati bersama sehingga
memudahkan Pengadaan dan pembuatan Perjanjian sesuai
dengan jenis pengadaan yang dibutuhkan
Digunakannya template ToR, Pengadaan dan Perjanjian mulai
Maret 2015 untuk aktivitas rutin Pengadaan dan pembuatan
Perjanjian sesuai dengan jenis pengadaan yang dibutuhkan

Feb

Template
Dokumen
Tersedia

Mar 2015 dst

Penggunaan Template
Dokumen untuk proses
Pengadaan dan Perjanjian

Vendor Management
Sasaran Aktivitas Utama - Timeline

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

KINERJA
PENYEDIA

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

Sasaran :

Vendor
Management

Aktivitas Utama :

Identifikasi kebutuhan, pengumuman, pendaftaran dan seleksi calon

penyedia baru berdasarkan program pada RKAP 2015,
Design dan pembuatan sistem penilaian kinerja penyedia
Penetapan dan pengesahan daftar penyedia terseleksi (DPT)
Penilaian kinerja penyedia terseleksi dan publikasinya setiap semester

Timeline :

Start
Jan

Tersedianya DPT pada akhir Feb 2015 sebagai sumber referensi calon
penyedia sesuai kebutuhan pengadaan tahun 2015 melalui proses
seleksi terbuka
Tersedianya sistem penilaian kinerja penyedia terseleksi pada Mar 2015
yang dapat digunakan untuk penilaian kinerja penyedia pada akhir
Semester I dan II tahun 2015

Feb
DPT
Tersedia

Mar
Sistem Penilaian
Kinerja Penyedia
Tersedia

Jun

Des 2015

Penilaian Kinerja
Penyedia Terpilih
Semester I

Penilaian Kinerja
Penyedia Terpilih
Semester II

Sasaran :
HISTORIS
HARGA

INTELIJEN
HARGA PASAR

Intelijen Harga Pasar

Sasaran Aktivitas Utama - Timeline

Tersedianya Database Harga Barang / Jasa pada akhir Mei 2015

berdasarkan informasi harga pasar dan informasi harga internal ICON+
sebagai sumber referensi proses pengadaan tahun 2015

Aktivitas Utama :

Intelijen
Harga Pasar

Timeline :

Start
Feb

Survey harga pasar untuk barang / jasa yang dibutuhkan ICON+,

Pengumpulan informasi harga barang / jasa dari berbagai sumber
internal ICON+
Design dan pembuatan Database Harga Barang / Jasa
Penetapan dan pengesahan Database Harga Barang / Jasa sebagai
sumber referensi proses pengadaan tahun 2015
Penggunaan Database Harga Barang / Jasa

Mei

Jun 2015 dst

Database
Harga
Tersedia

Penggunaan Database
Harga sebagai rujukan harga
barang / jasa

PERSEDIAAN

DATA
KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

HISTORIS
HARGA

INTELIJEN
HARGA
PASAR

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

KINERJA
PENYEDIA

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

PERENCANAA
N PAKET
PENGADAAN

INISIALISASI &
PELAKSANAA
N PROKER

Digitalisasi Dokumen
Sasaran Aktivitas Utama - Timeline

Digitalisasi Dokumen
Sasaran :

Tersedianya dokumen digital (e-Filing) pada akhir Feb 2015 untuk semua fungsi di Divisi Pengadaan dan
Logistik yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan ICON+

Terdigitalkannya semua dokumen (e-Document) untuk semua proses dan hasil pekerjaan di Divisi
Pengadaan dan Logistik pada akhir Mei 2015 yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan ICON+

Aktivitas Utama :

Scanning semua dokumen arsip Divisi Pengadaan dan Logistik (Pengadaan, Adkon dan Inventory)
Design dan pembangunan sistem e-Document
Penggunaan sistem e-Document

Timeline :
Jan

Feb

Mei

Jun 2015 dst

Start

e-Filing
Tersedia

e-Document
Tersedia

Penggunaan
e-Document

PERSEDIAAN

DATA
KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

HISTORIS
HARGA

INTELIJEN
HARGA
PASAR

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

KINERJA
PENYEDIA

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

PERENCANAA
N PAKET
PENGADAAN

INISIALISASI &
PELAKSANAA
N PROKER

Implementasi e-Procurement
Sasaran Aktivitas Utama - Timeline

e-Procurement
Sasaran :
Terlaksananya proses pengadaan melalui sistem electronik (electronic procurement, e-Proc) mulai Agustus
2015 dengan mengoptimalkan sistem e-Proc PLN sehingga menunjang pencapaian target ICON+

Aktivitas Utama :

Memonitor pelaksanaan design dan pembangunan sistem e-Proc PLN

Penggunaan sistem e-Document

Timeline :
Jan

Agu

Sep 2015 dst

Start

e-Proc PLN
GO LIVE

Penggunaan
e-Document

PERSEDIAAN

DATA
KONTRAK
(MANUAL / EPROC)

PENGADAAN
(MANUAL / EPROC)

HISTORIS
HARGA

INTELIJEN
HARGA
PASAR

DAFTAR
PENYEDIA
TERSELEKSI

KINERJA
PENYEDIA

KEBUTUHAN
CALON
PENYEDIA
BARU

PERENCANAA
N PAKET
PENGADAAN

INISIALISASI &
PELAKSANAA
N PROKER

Pembenahan Regulasi
Sasaran Aktivitas Utama - Timeline

Pembenahan Regulasi
Sasaran :

Tersedianya Surat Keputusan Direksi (SKDir), Surat Edaran Direksi (SED) serta Standard Operating
Procedure (SOP) pada akhir Apr 2015 untuk setiap aktivitas di Divisi Pengadaan dan Logistik

Terimplementasinya Surat Keputusan Direksi (SKDir), Surat Edaran Direksi (SED) serta Standard
Operating Procedure (SOP) pada Juli 2015 untuk setiap aktivitas di Divisi Pengadaan dan Logistik

Aktivitas Utama :

Review dan improvement SKDir, SED dan SOP yang sudah ada
Drafting dan Pengesahan SKDir, SED dan SOP baru yang dibutuhkan
Pemberlakuan SKDir, SED dan SOP dalam kegiatan rutin Divisi Pengadaan dan Logistik

Timeline :
Jan

Apr

Jul 2015 dst

Start

SKDir, SED dan

SOP Tersedia

Implementasi

Thank you
PT Indonesia Comnets Plus
Wisma MuliaBuilding 50-51th fl. Gatot Subroto 42
Jakarta, Indonesia
T (021) 5253019
F (021) 5253659
www.iconpln.co.id