apt. Bai Athur Ridwan, S.Farm., M.Pharm.Sci.

Pendahuluan
• Pengawasan terhadap persediaan inventory
control
• Inventori adalah suatu sistem untuk menjaga agar
persediaan obat selau ada untuk waktu yang telah
ditentukan dan merupakan bagian yang penting dari sistem
suplai obat.
• Tujuan inventory control adalah menciptakan keseimbangan
antara persediaan dan permintaan.
 Pengendalian Persediaan Obat
1. Pengendalian ketersediaan
2. Pengendalian Penggunaan
3. Penanganan ketika terjadi kehilangan, kerusakan, dan
kedaluwarsa.
Model-Model Pengendalian Persediaan
2 model dasar dalam pengendalian persediaan :
1. Sistem periodik : sistem interval pasti (fixed interval sistem), sistem T
(time), atau sistem EOI (Economic Order interval).
2. Sistem Perpetual: Sistem kuantitas pasti, sistem kuantitas, atau
Economic Order Quantity (EOQ).
Sistem Pengendalian Persediaan

• Sistem analisis ABC/pareto menekankan pada persediaan yang

mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal.
• Sistem analisis ABC dapat menimbulkan frekuensi pemesanan dan
menentukan prioritas pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.
• Mis: alokasi anggaran didominasi hanya sebagian kecil atau beberapa
jenis perbekalan farmasi atau dapat memakan anggaran besar karena
penggunaannya banyak atau harganya mahal.
• Pengklasifikasian item menjadi 3 kategori (A, B, dan C) sesuai dengan
nilai penggunaannya.
3 kategori A, B, dan C
• A : merupakan 10-20 % jumlah item menggunakan 75-80 % dana
• B : merupakan 10-20 % jumlah item menggunakan 15-20 % dana
• C : merupakan 60-80 % jumlah item menggunakan 5-10 % dana

Langkah menentukan kelompok A, B, dan C

• Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan
cara kuantum obat x harga obat.
• Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.
• Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
• Hitung kumulasi persennya.
• Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%.
• Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 75% s/d 95%
• Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 95% s.d 100%.
C
O
N
T
O
H
 Berdasarkan analisis tersebut, maka pengadaan persediaan dapat
dikendalikan dengan menentukan frekuensi pesanan, yaitu :
• Item A dipesan harus lebih hati-hati, lebih sering, dan dalam jumlah
yang lebih sedikit untuk meminimalkan biaya pengadaan, persediaan
pengaman rendah,
• Item B dikendalikan dengan frekuensi dan jumlah pengadan yang
optimal, dan
• Item C usaha pengendaliannya minimum.
• Klasifikasi VEN adalah metode evaluasi perencanaan obat dengan
mengklasifikasikan obat-obat sesuai dengan sesuai dengan seberapa
urgensi/dibutuhkannya obat-obat tersebut dalam mengobati penyakit.

• Klasifikasi golongan VEN (Vital, Esensial dan Non esensial) ditentukan :

1. Faktor makro (misalnya peraturan pemerintah atau data
epidemiologi wilayah
2. Faktor mikro (jenis pelayanan kesehatan yang tersedia di RS yang
bersangkutan)
Kategori obat-obat dalam sistem VEN yaitu

1. V (Vital) adalah obat-obat yang termasuk dalam potensial life-

saving drugs. Bila tidak tersedia akan meningkatkan risiko kematian.
2. E (Essensial) adalah obat-obat yang efektif untuk mengurangi
kesakitan. Obat-obat ini sifatnya dapat saling menggantikan dan
harus selalu tersedia di RS.
3. N (Non Essensial) adalah obat-obat yang digunakan untuk penyakit
minor atau penyakit tertentu yang efikasinya masih diragukan,
penyakit yang sembuh sendiri, termasuk sediaan farmasi yang
mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat dibanding
sediaan farmasi sejenis lainnya.
Langkah-langkah dalam dalam melakukan analisis VEN menurut WHO
• Mengklasifikasikan semua obat dalam daftar sebagai V, E, N.
• Menganalisis item N. Bila memungkinkan kurangi jumlah pembelian
atau penghapusan pembelian seluruhnya.
• Identifikasi dan batasi duplikasi terapeutik.
• Pertimbangkan kembali jumlah pembelian yang
diajukan/direncanakan.
• Temukan dana tambahan jika dibutuhkan atau memungkinkan.
Analisis Kombinasi ABC dan VEN
• Analisis kombinasi VEN-ABC dapat dilakukan dengan analisis PUT
(Prioritas, Utama dan Tambahan).
• Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan jika anggaran yang
ada tidak sesuai kebutuhan.

A B C

V AV BV CV Prioritas

E AE BE CE Utama

N AN BN CN Tambahan
• Obat yang masuk Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan
sumber anggaran.
• Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu.
• tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan
utama terpenuhi.

Metode gabungan ini

digunakan untuk
melakukan pengurangan
obat.
• EOQ merupakan ukuran pesanan yang memperkecil total biaya.
• Metode EOQ bila diterapkan dengan benar akan dapat menurunkan
biaya penyimpanan, resiko kerusakan obat dan menurunkan angka
kadaluarsa obat.
• Menentukan jumlah obat yang perlu dipesan dilakukan dg
menghitung nilai EOQ dari masing-masing item obat
• persediaan resiko penyimpanan
• biaya pemesanan dan biaya distribusi
• perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara
membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
jumlah order untuk tiap barang bisa dicari dengan formula sebagai
berikut:
Contoh Perhitungan EOQ RL
• Diketahui Co= Rp.5000,- S=640, Cm= 5% V = Rp.7259,- sehingga
2𝑥5000𝑥640
• EOQ = = 132,8 botol = 133 botol
0,05𝑥7259
• Sehingga dari perhitungan tersebut diketahui bahwa persediaan
(untuk sekali pesan) yang harus dibangun adalah 133 botol.
• Obat-obat yang digunakan habis waktu tertentu yang dihitung
dengan pendekatan EOI:

•
Cotoh Perhitungan EOI RL
• Diketahui Co= Rp.5000,- S=640, Cm= 5% V = Rp.7259,- sehingga
• Kapan waktu RL akan habis dalam ?
2𝑥5000
• EOI = = 75,73 hari = 76 hari
0,05𝑥7259𝑥640
• Sehingga diketahui bahwa obat yang dipesan akan habis dalam waktu
76 hari, sehingga interval pemesanan dilakukan setiap 76 hari sekali.
• Dari setiap nilai EOI masing-masing item obat dikurangi dengan lead
time, sehingga ditemukan hari dimana rumah sakit harus memesan
obat kembali atau re-order.
Stok Minimal
• Stok minimum merupakan minimal persediaan yang diatur untuk mencegah
persediaan habis.
• Rumus stok minimal:
• Smin (Stok minimum) = 2 x Safety Stok

Stok Maksimal
• Rumus Stok maksimal : Smax = Smin + (PP x CA)

• Ket : PP : Procurement Period (periode pengadaan)

Sistem pengendalian pesediaan lainnya yang sering digunakan antara
lain :
1. Model Fixed Order- Period
• Pada sistem ini, ada 2 nilai yang harus ditentukan yaitu:
a. Interval waktu pemesanan
b. Batas maksimum inventory setiap kali dilakukan pemesanan.
2. Two bin system (two and bag account system)
two and bag account system menggunakan dua kantung (bin).
3. One bin sistem
Menggunakan 1 kantong : persediaan dibagi menjadi 2 bagian yaitu
bag. 1 untuk memenuhi kebutuhan rutin dan bag. 2 untuk
memenuhi kebutuhan selam periode pengisian kembali.
• Syarat untuk pengendalian persediaan dengan 1 atau 2 kantong
adalah
a. Apabila holding cost cukup mahal
b. Apabila obat yang diminta/dipergunakan adalah tertentu dan
jenisnya tidak banyak
c. Apabila kepastian waktu pemesanan tidak jelas
4. Fixed Order Quantity Sistem (Sistem jumlah pesanan tetap)
• jumlah yang dipesan dari pemasok (suplier) adalah tetap pada
titik kritis (order point = OP/reorder point = ROP).
• Jumlah yang dipesan adalah jumlah paling ekonomis ditinjau dari
biaya-biaya yang yang harus dikeluarkan.
• ada 2 nilai yang harus ditentukan untuk setiap jenis obat/barang :
a. Berapa jumlah yang harus dipesan
b. Kapan harus dilakukan pemesanan.
5. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC
Kombinasi ditekankan pada inventory cadangan (safety stock) dan
periode pesanan/frekuensi pesanan per periode tertentu (N kali
pesanan).
6. Safety stock (buffer stock)
7. Card file system
Sistem pencatan dengan kartu stok sederhana
8. Material Requarement Planning (MRP)
• Digunakan untuk industri/pabrik (termasuk farmasi) atau
perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requarement
Planning (DRP) misal untuk apotek, PBF dan farmasi rumah sakit.
• Berguna bagi produk yang terdiri dari bahan/komponen yang
harus dirakit, kumpulan bahan, tahapan waktu pemesanan dan
kebutuhan kapasitas yang besar.
9. Computerized/ ICT (Information and Communication Tecnology)
Merupakan cakupan segala macam teknologi yang digantikan untuk
mengumpulkan, menyimpan, mendapatkan kembali, memproses,
menganalisa, dan mengirimkan informasi.
Indikator Efisiensi Pengendalian
a. ketepatan perencanaan: melihat dari satu item obat dalam
perencanaan dengan jumlah barang dan item tersebut dalam
kenyataan pemakaian. (Standar 100%)
b. Kecukupan obat : jumlah bulan yang menunjukan antisipasi lamanya
stok obat yang tersedia. (Standar 12-18 bulan)
c. Stok berlebih : stok obat yang kecukupan obatnya lebih dari 18 bulan.
d. Stok mati: stok obat yang dalam 3 bulan atau lebih tidak dipakai.
e. Stok kosong : jumlah stok akhir adalah 0 (nol)
f. TOR: perputaran modal yang terjadi selama 1 tahun. (Standar 8-12
kali)
 Tugas
1. Tentukan kategori kelompok obat A, B dan C berdasarkan sistem analisis
ABC/Pareto dari daftar obat yang dibagikan melalui link berikut
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fBuHcKAy8bXNW5f-U3UjYteGg4-
j0KVv/edit?usp=sharing&ouid=100100203686050524707&rtpof=true&sd=true
2. Rumah Sakit A menggunakan RL 500cc sebanyak 640 per tahun, dan melakukan
pengadaan setiap 7 hari dengan waktu tunggu selama 2 hari. Hitunglah Berapa
Stok maksimal RL yang disediakan dalam waktu 1 minggu !