PENGENDALIAN SEDIAAN

FARMASI (INVENTORY
CONTROL)
Dr. Indri Hapsari., M.Si., Apt
PENGELOLAAN PERSEDIAAN
FARMASI
• Persediaan farmasi  alat kesehatan dan
sediaan farmasi yang mencakup obat, bahan
obat, obat tradisional dan kosmetika
• Pengendalian persediaan yang efektif 
mengoptimalkan 2 tujuan:
1. Memperkecil total investasi pada persediaaan
2. Mampu menjual/menyediakan berbagai
produk untuk memenuhi permintaan konsumen
PENGELOLAAN PERSEDIAAN
FARMASI
• Masalah klasik pengendalian persediaan 
menyeimbangkan antara pengaturan persediaan
yang ada dan biaya-biaya yang ditimbulkan,
diantaranya:
a.Biaya penyimpanan (holding cost/carrying cost)
b.Biaya pemesanan (order cost)
c. Biaya kehabisan/kekurangan bahan (shortage
cost)
Perencanaan
• Hal-hal yang perlu diperhatikan:
1. Pola penyakit
2. Kemampuan masyarakat
3. Budaya masyarakat

Secara garis besar  perencanaan obat dpt mengunakan 2

metode:
4. Metode konsumsi
5. Metode morbiditas

Pengendalaian persediaan metode konsumsi  VEN, EOQ,

Pareto atau ABC dan JIT
Metode Pareto atau ABC
• Metode Pareto  menekankan pembagian item obat
berdasarkan % penggunaan dana dengan jumlah item obat
yang tersedia  Kelompok A, B dan C
• Kelompok A  fast moving atau obat mahal  sekitar 20%
• Kelompok B  penjualan agak lambat atau harganya lebih
murah dari kel A  sekitar 30%
• Kelompok C  slow moving atau obat yg paling murah dari
kelompok lain  maks 50%
Analisis ABC
1. Buat daftar obat dan harga satuan
2. Hitung jumlah kebutuhan atau penjualan dalam periode
tertentu
3. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan  nilai pemakaian
4. Hitung % nilai pemakaian masing-masing item obat
terhadap nilai pemakaian semua obat  % nilai pemakaian
5. Urutkan obat berdasarkan % nilai pemakaian  obat dgn
pemakaian tertinggi di urutan paling atas
6. Hitung % kumulatif nilai pemakaian maisng-masing item
obat
7. Klasifikasikan A,B dan C
Metode VEN
• Pengelompokkan item obat berdasarkan derajat kepentingan
obat vital (V), Esensial (E), dan Non esensial (N)
V  obat yang harus ada
E  obat yang penting untuk diadakan
N  obat yang kurang penting

• Metode gabungan antara metode VEN dan ABC  Vital-A,

Vital-B, Vital-C, Essensial-A, Essensial -B, Essensial-C, Non
esensial-A, Nonesensial-B, Nonesesial-C  dana terbatas 
mengutamakan obat golongan Vital-A
Metode EOQ
• Metode EOQ  menetapkan jumlah order item obat dengan
mempertimbangkan biaya order dan biaya penyimpanan 
menetapkan kuantitas order  biaya yg dikeluarkan minimum

• EOQ = 2.Co.S
√ Cm.V

Keterangan:
Co: Cost per order (sekali pesan)
Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
S : jumlah permintaan setahun
V : Cost per unit
Metode EOI
• Digunakan untuk obat-obat yang habis pada waktu tertentu
 Pendekatan EOI

EOQ = 2.Co
√ Cm.V.S

Keterangan:
Co : Cost per order (sekali pesan)
Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
S : Jumlah permintaan setahun
V : Cost per unit
Safety stock (SS)
• Safety stock  level pengadaan ulang atau level persediaan
maksimum

• Safety stock (SS)

SS = (LT x CA)

Keterangan:
LT : Lead Time (waktu tunggu dari pesan obat sampai barang
datang)
CA : Compsution Average (rata-rata penggunaan sehari atau
sebulan)
Stok minimum
Minimal persediaan yang diatur untuk mencegah persediaan
habis

Stok minimal
Smin = (LT x CA) + SS
= 2 SS

Stok minimal = 2 x safety stock

Stok maksimal
Stok maks = S min + (PPxCA)

Keterangan:
S maks : S maksimal
S min : S minimum
PP : Procurement Period (Periode pengadaan)
CA : Consumption Average (Rata-rata pengunaan sehari atau
sebulan)
Metode JIT (Just In Time)
• Metode JIT  order dilakukam apabila persediaan hampir
atau sudah habis
• Kelemahan  apabila tidak didukung dengan keteraturan
defecta, perhitungan stok pengamanan  terganggunya
sistem pengelolaan obat
• Persyaratan JIT:
a. Pengurangan lead time
b. Penurunan persediaan ke tingkat minimum
c. Keandalan equipment
d. Arus produksi yang berimbang
e. Kinerja keseluruhan sistem yg dapat diprediksi
Model Pengendalian Persediaan
1. Sistem Periodik  didasarkan pada waktu interval
pemesanan  sistem interval pasti (fixed interval sistem),
sistem T (Time), sistem EOI (Economic Order Interval)
2. Sistem perpetual  didasarkan pada masing-masing item
barang yang dilakukan secara kontinyu dan pada saat stok
turun di bawah level reorder yang telah direncanakan baru
dilakukan pemesanan  sistem kuantitas pasti atau
Economic Order Quantity (EOQ)
Pembelian
• Kriteria PBF:
1. Menyediakan obat dengan kualitas baik, jumlah sesuai dgn
yang dipesan, ED panjang
2. Pelayanan yang memeuaskan  frekuensi kunjungan tinggi,
jangka waktu pemesanan dengan pengiriman (lead time)
singkat, kemudahan retur, memberi insentif khusus
3. Harga bersaing  discount dan bonus
4. Jangka waktu pembayaran longgar (cash atau kredit)
Pembayaran
• Pembayaran dapat dilakukan dengan
1. Cash keras/tunai/Cash on Delivery (COD)  pembayaran
dilakukan secara langsung pada saat barang datang
2. Cash lunak  pembayaran dilakukan dalam jangka waktu 1
hari sampai 2 minggu sesudah barang datang
3. Kredit  jangka waktu pembayaran umumnya di atas 2
minggu
Manajemen Keuangan di Apotek
Laporan rugi- laba Apotek “A”
Manajemen Keuangan di Apotek
• Neraca keuangan

Neraca Apotek “A”

Analisis laporan keuangan
1. Test of all performance
a. Perolehan atas modal sendiri (Return on Equity/RoE)
 mengukur efefktivitas penggunaan dana yang telah
diinvestasikan
ROE= Laba bersih x 100%
Modal Pemilik

b. Perolehan Atas Harta (Return on Asset/ROA)

 mengukur efektivitas penggunaan aset yang ada di
apotek
ROA = Laba bersih x 100 %
Total Harta
Analisis laporan keuangan
2. Test of Profitability
a. Persentase laba kotor (PLK)
 persentase megukur daya laba apotek
sebelum beban usaha diperhitungkan  semakin
besar semakin baik  rata-rata berkisar antara 20-
30%
PLK = Penjualan – HPP x 100 %
Penjualan
Analisis laporan keuangan
b. Persentase Laba Bersih (PLB)
 mengukur daya laba apotek setelah beban
usaha diperhitungkan  semakin besar semakin
baik  berkisar antara 5 – 7,5%
PLB = Laba bersih x 100 %
Penjualan
Analisis laporan keuangan
3. Test of Liquidity
a. Rasio Lancar (RL) /Current Ratio (CR)
 membandingkan aktiva lancar apotek yang memberikan
uang tunai untuk membayar hutang lamncarnya  berkisar
antara 2 – 3,8

CR = Harta Lancar
Kewajiban Lancar
Analisis laporan keuangan
b. Rasio cepat (RC)/ Quick Ratio (QR)
 mengurangi persediaan dengan aset lancar, kemudian
dibagi dengan kewajiban lancar

QR = Harta lancar – Persediaan Obat

Kewajiban lancar

c. Masa perkiraan Hutang

 waktu yang dibutuhkan apotek untuk membayar pembelian
kreditnya
MPH = Perkiraan Hutang
Pembelian per hari
Analisis laporan keuangan
4. Ratio of Solvency
Rasio solvabilitas  ukuran yang menunjukkan apakah
apotek dapat membayar hutang jangka

5. Test of Efficiency
a. Perputaran persediaan (PP)/ Turn over ratio (TOR)
 ukuran kecepatan persediaan dibeli, dijual dan kemudian
diganti lagi  perputaran apotek minimal 4 kali pertahun

TOR = HPP
Persediaan rata-rata
Contoh kasus
Analisis Finansial
• Analisa finansiia diperlukan dlm pengelolaan
usaha atau perusahaan  manfaatnya:
1. untuk mengetahui keadaan perusahaan
2. pembuatan rencana pembelanjaan atau
rencana lain
3. kontrol operasi perusahaan
4. menentukan nilai perusahaan
• Perusahaan yg dpt memenuhi kewajiban jangka
panjang  yang likuiditasnya baik  belum berarti
hasil usahanya sukses
perlu mengetahui sumber modal kerja
yang menyebabkan dana tersedia 
bertambah atau kurang
Analisis Finansiil
1. Rasio jangka pendek
 utk mengetahui tingkat likuiditas
 memperbandingkan aktiva lancar yg
tersedia terhadap hutang jangka pendek

2. Perputaran barang dagangan

 perbandingan harga pokok barang yg terjual
selama setahun dgn persediaan rata-rata barang
dagangan
3. Perputaran aktiva
 utk mengetahui besarnya penjualan selama
setahun dibanding dengan aktiva perusahaan
 angka perbandingan  menunjukkan efisiensi
penggunaan aktivanya
peningkatan  pemanfaatannya lebih
baik
penurunan  terjadi kelebihan modal
 artinya penjualan tidak seimbang dgn
investasi aktivanya  penggunaan aktivanya
kurang efisien
4. Margin
 perbandingan antara penghasilan bersih dengan jumlah
penjualan

5. Rentabilitas = return on investment = earning power

 perbandingan antara pendapatan bersih dengan aktiva
bersih rata-rata yg digunakan
 utk mengetahui kemampuan perusahaan menghasilkan
pendapatan
 rentabilitas = margin x perputaran aktiva
= Net profit(NP) x Total Sales(TS) = Net Profit
Total Sales Tot Invs (TI) Tot Invs
 besarnya ROI yg diperoleh  tingkat
pengembangan usaha suatu perusahaan
Rentabilitas dpt ditingkatkan dgn cara sbb:
1. Menaikkan margin
2. Menaikkan perputaran
1. Menaikkan margin
a. Hasil penjualan dinaikkan lebih besar dibanding
biaya
b. Biaya diturunkan lebih besar dibanding
penjualan
2. Menaikkan perputaran
a. Menaikkan hasil penjualan (laba) dibanding
aktivanya (modal lancar)
b. Menurunkan aktivanya lebih besar dibanding
hasil penjualan (laba)
6. Break Even Point (BEP)
 utk mempertahankan kontinuitas usaha
 suatu usaha hrs menjaga tingkat keseimbangan antara hasil
penjualan (total revenue) atau laba yg diperoleh dgn biaya
total
 analisa pendekatan yg digunakan adalah metode break
even analysis
BEP= F C (biaya tetap)
1 – VC (biaya variabel)
TR (hasil penjualan)
bila BEP = 1,maka
FC x TR = TR – VC
Ket:
BEP = Break Even Point
FC = Fixed cost
VC = Variable cost
TR = Total revenue
• Faedah analisa break even, antara lain:
a. Digunakan utk perencanaan laba (profit
planning)
b. Sebagai alat pengendalian (controlling)
c. Sebagai alat pertimbangan dlm
mengambil keputusan
• Asumsi-asumsi dlm analisa BEP
a. Biaya tetap  konstan
b. Biaya variabel  tetap sama
Jika kegiatan produksi naik  biaya variabel akan
berubah proporsional
c. Harga jual per unit tetap  berapapun unit produk yg
dijual
 • Biaya tetap
 adalah jenis biaya yg selama satu periode jumlahnya tetap dan
tidak mengalami perubahan

Rp
Biaya

1 juta Biaya tetap

Unit/rupiah
0 1000 2000 3000 4000 (dalam ribu)

Volume produksi/juml penjualan

• Biaya variabel
 adalah biaya yang naik dan turun bersamaan
dgn volume kegiatan
 bila produksi atau penjualan bertambah 
biaya variabel akan bertambah dan sebaliknya
 naik turunnya biaya variabel  proporsional
dgn volume kegiatan
 pd kenyataannya biaya variabel  tidak selalu
proporsional dgn volume produksi  dpt degresif
dan progesif
 degresif  volume produksi naik  tetapi
kenaikan biaya variabel di bawah proporsional
kenaikan volume produksi
 progresif  volume produksi naik  kenaikan
biaya variabel di atas proporsionalnya
• Biaya total dlm analisa BEP  jumlah total biaya tetap dan biaya
variabel

Rp C Rp
3j Biaya variabel
Biaya total

2j

B
1j
Biaya tetap

A H
0
Produksi/penjualan Produksi/penjualan
• Dapat pula dibuat grafik sbb:
 dimana garis biaya variabel dibuat sejajar dgn garis biaya total
dimulai dr titik nol

Rp Biaya total

C
Biaya tetap = Rp. 1 juta

Biaya variabel
1j Rp 1 j

B
Biaya variabel = Rp. 2 juta
Rp 1 j

0 A H
Produksi/penjualan
Grafik diagram menurut volume produksi
S
S4

S3
T
S2 T4
T1 T3
T2
O1 V

O P1 P2 P3 P4
Ket: Produksi/penjualan
T = biaya tetap; V = biaya variabel; S = hasil penjualan
OV = garis biaya variabel; OT = garis biaya tetap;
OS = garis penjualan; OP = garis produksi
• Dari grafik tersebut, dapat ditunjukkan:
Hasil penjualan di bawah B.E.P 
perusahaan rugi
Hasil penjualan di atas B.E.P  perusahaan
laba
Komponen biaya dlm harga
obat
• Klasifikasi komponen biaya  tergantung pd
masing2 produsen sesuai kondisinya
• Biaya dlm produksi obat dpt dibagi sbb:
- bahan baku: bhn aktif, penolong, kemasan
- alat produksi
- tenaga kerja
- jasa pihak ketiga
- tanah dan bangunan
- pajak
• Dalam kalkulasi harga pokok:
- biaya produksi langsung
- biaya produksi tidak langsung
- biaya administrasi umum
- biaya penjualan
Faktor-faktor biaya produksi
• Yang biasanya diperhitungkan adalah 5M:
1. Material
2. Machine
3. Money
4. Man
5. Management
• Faktor2 biaya produksi  meliputi semua biaya
yg dikeluarkan selama produksi berlangsung dgn
menggunakan kombinasi faktor produksi yg
terkait dgn produk yg dihasilkan.
Pembentukan harga produk
a. Perhitungan harga pokok (H.P)
Yang lazim diperhitungkan:
- biaya material langsung
- biaya tenaga kerja langsung
- biaya manufacturing overhead
b. Perhitungan harga jual (H.J)
Urutan perhitungan harga jual sbb:
Harga Pokok Pabrik = H.P.P
Keuntungan Pabrik = K.U.P

Harga Jual Pabrik = H.J.P

Potongan Harga = P.H.P

(Keuntungan) Penyalur = H.E/H.J.A

Harga Eceran (Harga Jual
Apotek)
• Harga jual pabrik dan harga netto apotek
tergantung
- kekuatan produk (besarnya
permintaan
- kekuatan pabrik bersangkutan
1. Obat laku keras
 biaya penuh = biaya tetap + biaya
variabel, keuntungan diharapkan memadai
2. Obat laku sedang
 biaya penuh, keuntungan yg diharapkan lbh kecil
3. Obat kurang laku
 biaya variabel sj, biaya tetap dibebankan pd
perhitungan laba rugi akhir tahun
• Bagi pabrik farmasi:
a. Obat yg laku keras  menjamin pengembangan
usaha (R.O.I yg tinggi)
b. Obat yg laku sedang  menjamin kontuinitas
usaha (mencapai BEP)
c. Obat yg kurang laku  mengancam kontuinitas
usaha
• Setiap pabrik farmasi bertujuan mempertahankan
kontuinitas usaha dan pengembangan usaha  ada 3
unsur yg menentukan yi:
1. hasil penjualan
2. promosi penjualan
3. kebijaksanaan memberi harga
• Analisa sistem pembentukan dan tingkat harga scr
umum  sistem total tdr dr sub sistem yg saling
berhubungan scr kompleks dan saling mempengaruhi
antara satu dgn lainnya. Secara skematis
digambarkan sbb:
Konsumen Profesi
farmasi

Harga Obat

Produsen
Pemerintah Obat
• Untuk menjamin kontuinitas dan
pengembangan usaha  perlu manajemen 
utk memupuk laba  menjamin
pengembalian modal investasi
• Dlm menghadapi kompetisi di pasar obat
umumnya kebijaksanaan pabrik dilakukan sbb:
1. Pengembangan produksi  dilakukan
penelitian pasar terlebih dahulu 
menciptakan spesialite  meningkatkan
performance pembungkus
2. Promosi penjualan  perlu biaya besar  sangat
penting
a. Publisitas
detailer  sasaran dokter
b. Armada juru jual
menciptakan pembeli
c. Iklan
Contoh perhitungan harga obat jadi di
pabrik farmasi
• Bahan aktif Rp. a
• Bahan pembantu Rp. b
• Bahan pengemas Rp. c

Jumlah harga Rp. a + b + c

Kemudian:
• Susut pd pembuatan/
pengemasan 5%
• Exploitasi 20 %
• Bunga 10 %
• Promosi 10 %
• Keuntungan 15 %

60 %
Harga jual pabrik: 160/100 x (a+b+c)
H.J.P ini dpt dibuat perbutir dlm kemasan