PENGENDALIAN APOTEK

Dr.rer.nat. Adryan Fristiohady, S.Farm, M.Sc., Apt

.
PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER
UNIVERSITAS HALU OLEO
PENGENDALIAN
 I. PENGENDALIAN SEDIAAN FARMASI

PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI dan PERBEKALAN

KESEHATAN LAINNYA sesuai ketentuan perundangan:
- Perencanaan
- Pengadaan
- Penyimpanan
- Pelayanan
Pengeluaran obat memakai sistem:
- Sistem FIFO (First in first out)
- Sistem FEFO (First expire first out)
• Membuat
Teknik perencanaan:
daftar kebutuhan sesuai barang yang
habis ( buku defecta )
• Melihat pola penyakit yang sedang muncul di
masyarakat
• Memperhatikan waktu (musim hujan / kemarau,
dll)
• Memenuhi permintaan pasien, dokter dll
 Metode Perencanaan (Hartini & Lasmono, 2009)
Penggunaan dalam periode tertentu
Konsumsi  Laporan penjualan obat periode tertentu

Pola penyakit dan pengobatan

Penyakit  Pola penyakit yang ada, dan pola pengobatan yang digunakan :
masyarakat *apoteker swamedikasi, dokter dalam peresepan

Kombinasi Kombinasi metode konsumsi dan pola penyakit

-Konsumsi
- Penyakit  Pola penyakit yang memperhatikan konsumsi pada periode
tertentu

Perencanaan pada saat ada permintaan

Just in Time  Metode tanpa perencanaan sebelumnya, perencanaan muncul
setelah ada permintaan/stok menipis 5
 Tahapan perencanaan
• Pemilihaan jenis perbekalan Farmasi
• Perhitungan kebutuhan ( jumlah ) kombinasi metode konsumsi & Epidemiologi
• Evaluasi perencanaan Metode ABC

Model ABC ( Always Better Control)

Tujuan: Mengatur persediaan untuk menjamin persediaan dan
pelayanannya kepada pasien.
Analisis ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai
nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal.
2. PENGADAAN

Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka

pengadaan sediaan farmasi melalui jalur resmi
Sediaan farmasi yang bermutu sesuai kebutuhan
- Kondisi keuangan
- Jarak dengan PBF
- Jumlah dan jenis sediaan
- Tanggal kadaluwarsa
- Kondisi gudang
Cara pengadaan :
• Pengadaan dalam jumlah terbatas
( untuk kebutuhan jangka pendek, modal terbatas, ED pendek, lokasi pemasok terjangkau)
• Pengadaan secara spekulasi
( Pengadaan jumlah besar, antisipasi kenaikan harga, diskon untuk pembelian jumlah
besar)
• Pengadaan terencana
( membandingkan penjualan dan pembelian )
• Pengadaan secara Intuisi (Prediksi berdasarkan pola penyakit)
• Konsinyasi ( titipan dari pemasok untuk produk baru)
• Nempil (membeli dalam jumlah sedikit dari apotik lain atau dari pemasok dengan cara
join dengan apotik lain untuk obat yang mahal )
Tahapan pengadaan
1. Penyusunan daftar kebutuhan
2. Pemilhan supplier dan Pemesanan
3. Penerimaan dan Pemeriksaan
4. Pencatatan pembukuan
5. Pembayaran
Cara Pembayaran:
• Tunai (COD) Cash On Delivery
• Kredit
Dasar pemilihan Supplier:
• Diskon yang ditawarkan
• Bonus pembelian
• Jangka waktu pembelian
• Pelayanan yang baik, benar dan cepat
• Kemudahan pengembalian sediaan farmasi yang
mendekati kadaluwarsa
• Terjamin kualitas produknya
• Intensitas kedatangan ke apotek dan ketepatan waktu
pengiriman barang
3. PENYIMPANAN
a. Obat / bahan obat harus disimpan dalam wadah
asli dari pabrik. Dalam hal ini pengecualian atau
darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain,
maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan
harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru,
wadah sekurang-kurangnya memuat nomor batch
dan tanggal kadaluarsa
b. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi
yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan
bahan.
II. PENGENDALIAN HARGA
PRICE : Harga menentukan jadi tidaknya seseorang
membeli barang
Ada macam – macam harga:
1. H.E.T = Harga Eceran Tertinggi
2. H.N.A = Harga Netto Apotik
3. H.J.P = Harga Jual Pabrik
4. Retail Price= harga yang dibeli oleh konsumen =
harga eceran.
Ada 3 macam discount:
1. Cash Discount, kalau membeli kontan (membayar
langsung)
2. Quantity Discount, kalau membeli dalam jumlah banyak
3. Bonus, berupa tambahan barang, biasanya dalam
campaign, suatu periode untuk meningkatkan
penjualan.
Harga obat bisa berbeda-beda, karena harga pokok
pembeliannya berbeda-beda, dikarenakan adanya
macam-macam potongan (discount).
III. PENGENDALIAN
Sistem kontrol: KEUANGAN
- Orang
- Uang
- Barang
Keuangan  kelancaran Apotik
Kenapa Analisis keuangan itu penting?

• Bagaimana kemampuan membayar hutang

apotik?
• Apakah dana yang disediakan sudah digunakan
dengan benar?
• Seberapa efisienkah aset apotik dikelola?
• Apakah apotek mendapat laba yang cukup?
Langkah – langkah pengaturan keuangan:
• Buat alur keuangan yang jelas
• 1 pintu atau 2 pintu  siapa yang berhak
mengeluarkan uang.
• Buat rekapan atau laporan harian dengan format
yang sederhana
• Tentukan pos-pos pengeluaran  gaji, ATL,
administrasi, pajak, pemeliharaan sarana dll.
• Tetapkan alokasi uang untuk pembelian  x% dari
pembelian.
Evaluasi keuangan:
• Untuk mengetahui perkembangan dan rugi laba suatu
apotik
• Perlu dilakukan secara periodik  1xsetahun diakhir
tahun
• Evaluasi dilakukan dengan membuat analisa neraca dan
laporan rugi laba
• Hasil evaluasi digunakan mengidentifikasi
penyimpangan dan sebagai dasar rencana
pengembangan apotek.
IV. PENGENDALIAN PELAYANAN
Sesuai dengan
STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK
 Peraturan Menteri kesehatan RI No. 73 tahun 2016
 Untuk meningkatkan pelayanan kefarmasian di Apotek
 Untuk meningkatkan kualitas hidup pasien
 Apoteker harus memahami dan menyadari kemungkinan
terjadinya kesalahan pengobatan ( medication error)
dalam proses pelayanan.
 PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Metode-metode yang dapat dipakai
• Metode EOQ
• Metode ABC
• Re Order Point
Gambar. Economic Order Quantity
 Model EOQ (Economic Order Quantity)
• Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya
fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya
pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya
pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu
adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara
membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
• Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus
Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
• EOQ = √ 2 Co S
• Cm . U
• Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
• Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam
setahun
• S : Jumlah permintaan setahun
• U : Cost per unit
 Model ABC (Always Better Control)
• Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan
persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan
pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah
dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan
kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi
atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :
•
• Kel Jumlah item Jumlah nilai
•
• A 20% 75%
• B 30% 20%
• C 50% 5%
• 100% 100%
•
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

% 50

Biaya 40

Pema 30
kaian Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan
 Reorder Point
Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam
jumlah barang

ROP = d x L
d : Kebutuhan per hari
L : Waktu tunggu (Lead time)

Safety stock
Thank You

E-mail : adryanfristiohady@uho.ac.id
Phone : 0811 41 01234