MAKALAH KOMPREHENSIF

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK

Oleh Kelompok 5

Angga Bagus Pratama (180626)

Deo Farhan (180626)
Syarif Rahman Hasibuan (1806269442)

Program Studi Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia
 Sistem Informasi Manajemen Logistik

Sistem informasi manajemen logistik (SIML) atau Logistic Management Information System
(LMIS) adalah sebuah sistem yang mencatat dan melaporkan dengan tujuan mengumpulkan, mengatur
serta menyajikan data logistik yang sudah dikumpulkan pada semua tingkat sistem. Sebuah SIML
dapat memungkinkan para ahli logistik untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan yang terinformasi dengan harapan adanya peningkatan pada layanan pelanggan. Secara
sederhana, SIML mengumpulkan, mengatur dan melaporkan data yang memungkinkan orang-orang
membuat keputusan sistem logistik. Pengumpulan data untuk mengelola sistem logistik merupakan
kegiatan yang terpisah dari pengumpulan data tentang pasien dan layanan kesehatan yang merupakan
bagian dari sistem informasi manajemen kesehatan (SIMRS). Perbedaan antara SIML dan SIMRS
dapat dilihat pada Tabel 1. Posisi SIML pada siklus logistik dapat dilihat pada Gambar 1.
Tabel 1 Perbedaan SIML dan SIMRS

SIML SIMRS

Jenis data yang Data tentang komoditas Data tentang kondisi kesehatan
dikumpulkan Misal, jumlah komoditas: pasien atau layanan kesehatan yang
● dikeluarkan diberikan.
● dibagikan,
● digunakan,
● diterima, hilang / dicuri / rusak,
● dipesan, dll.

Frekuensi Data dikumpulkan dan dicatat setiap hari dan biasanya disusun dan
pengumpulan data dilaporkan bulanan atau triwulanan.

Frekuensi ● Data dianalisis setiap hari untuk ● Data yang dikumpulkan dapat
penggunaan data dinilai status stok; dianalisis bulanan atau
untuk membuat ● Data dianalisis dan digunakan triwulanan untuk menentukan
keputusan bulanan atau triwulanan untuk pola penyakit;
menentukan persediaan atau ● Data dapat digunakan setiap
pesanan jumlah; tahun, atau setiap beberapa tahun,
● data digunakan setiap tahun untuk untuk melacak pola penyakit atau
melakukan latihan kuantifikasi. kesehatan penggunaan layanan.
 Gambar 1.1 Posisi SIML pada Siklus Logistik (tengah)

1.1. Data dasar untuk pengambilan keputusan

Manajer logistik perlu untuk mengetahui data yang harus dikumpulkan untuk
pengambilan keputusan serta seberapa sering data tersebut untuk dikumpulkan. Terdapat tiga
data dasar yang dibutuhkan untuk membuat keputusan logistik yaitu stock on hand,
comsumption dan loses and adjusment. Data lain juga dapat digunakan untuk mengelola sistem
logistik, namun ketiga data ini mutlak diperlukan dan digunakan pada SIML untuk dicatat dan
dilaporkan. Tiga data dasar ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1. Tiga Data Dasar Logistik

DATA ITEM DEFINISI CONTOH

Stock on hand/
Persediaan yang dimiliki
Jumlah persediaan yang siap untuk
digunakan.
(Item yang tidak dapat digunakan,
maka tidak termasuk; karena
dianggap kerugian pada sistem.)
Pusat kesehatan memiliki 300
botol parasetamol di penyimpanan
pada akhir bulan.
Pada tingkat nasional, jumlah
parasetamol yang dimiliki adalah
780.000 botol. Jumlah ini
berdasarkan data stok dari pusat
kesehatan, kabupaten, dan gudang
nasional.
 Consumption/ Konsumsi Jumlah stok yang dibagikan atau Bulan lalu, pusat kesehatan
digunakan selama periode waktu menggunakan 120 Determine HIV
tertentu. test.
Sebulan terakhir, pusat kesehatan
membagikan 1.045 kondom
kepada klien.

Losses and adjusment/ - Kerugian adalah jumlah persediaan
Kerugian dan penyesuaian yang dihapus dari daftar yang
dimiliki dengan alasan selain
konsumsi oleh klien atau digunakan
pada layanan pengiriman (misal :
kadaluarsa, pencurian, kerusakan,
dll.).
- Penyesuaian adalah jumlah
persediaan yang dikeluarkan atau
diterima dari fasilitas lain dengan
tingkat yang sama dari daftar yang
dimiliki.
Penyesuaian mungkin bertujuan
melakukan koreksi secara
administratif untuk penyimpanan
persediaan. Misalnya, saat Anda
menghitung stok dan temukan jumlah
yang berbeda dari jumlah yang tertera
pada kartu stok untuk karena alasan
ini, penyesuaian mungkin melibatkan
salah satunya perubahan positif atau
negatif untuk stok.
Persediaan yang dimiliki rumah
sakit kabupaten sebulan terakhir, :
● 30 kondom pria
kedaluwarsa (hilang)
● 4 IUD dicuri (hilang)
● Memberikan/Meminjamkan
ke fasilitas kesehatan lain
paket garam rehidrasi oral
sebanyak 12
(penyesuaian negatif).
● Menerima 20 jaring malaria
untuk tempat tidur dari
fasilitas kesehatan lain
(penyesuaian positif).

1.2. Tiga tipe pencatatan logistik

Pada sistem logistik, terdapat tiga hal yang dapat terjadi pada suatu persediaan yaitu
disimpan, dipindahkan atau dikonsumsi (digunakan). Melalui SIML, pemantauan terhadap
produk tersebut dapat dilakukan setiap waktu. Pemantauan tersebut membutuhkan tiga jenis
pencatatan logistik untuk melacak produk. Masing-masing jenis pencatatan tersebut memiliki
bentuk dan penggunaan yang berbeda.
1.2.1. Stockkeeping records
Stockkeeping records berisi informasi tentang produk yang berada pada penyimpanan.
Data yang harus dimiliki pada pencatatan ini untuk masing-masing produk yaitu jumlah
persediaan yang dimiliki, jumlah yang hilang dan jumlah yang disesuaikan. Pencatatan ini
dapat dilakukan oleh staf yang menerima atau mengeluarkan persediaan dari penyimpanan,
serta oleh staf yang melakukan inventarisasi fisik persediaan, termasuk manajer gudang dan
staf gudang lain serta staf service delivery point (SDP). Persediaan apotek juga harus dicatat
menggunakan catatan penyimpanan jenis ini. Apoteker dan staf apotek lainnya bertanggung
jawab untuk melengkapi catatan ini. Persediaan akan dicatat setiap produk diterima atau
dikeluarkan. Pencatatan juga akan dilakukan saat perhitungan persediaan fisik dilakukan, atau
saat kerugian diketahui. Saat pencatatan penyimpanan persediaan penuh, pencatatan baru
dimulai, menggunakan saldo akhir dari pencatatan sebelumnya. Data pencatatan penyimpanan
persediaan diatur berdasarkan tanggal dan referensi transaksi (nomor unik sebagai identitas
dari catatan transaksi terkait tanda terima atau terbitan, dan / atau nama fasilitas tempat produk
diterima dan dikeluarkan). Pencatatan yang akan dilakukan terkait penerimaan, penggunaan,
kerugian, penyesuaian dari persediaan, serta saldo yang ada. Persediaan fisik juga akan dicatat
untuk memverifikasi kuantitas di penyimpanan. Format yang paling umum untuk catatan
penyimpanan jenis ini adalah individual stock cards dan store ledgers, seperti stock cards,
inventory control cards, dan bin cards.
A. Bin card
Bin card adalah format catatan penyimpanan yang berisi informasi tentang satu produk dengan
nomor lot atau nomor batch yang dapat dilihat pada Gambar 1.2. Setiap item dalam lot itu akan
memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Misalnya, satu lembar bin card akan menyimpan
informasi tentang sejumlah parasetamol di fasilitas penyimpanan. Kartu harus mencatat stok
parasetamol yang ada pada lembar itu saja, serta kerugian dan penyesuaian untuk lot tersebut.
Bin card biasanya ditampilkan di nampan (atau rak atau posisi palet) tempat produk disimpan.

Gambar 1.2 Contoh Bin Card

B. Inventory control card
Inventory control card adalah catatan penyimpanan persediaan individu yang berisi
informasi tentang semua lot dari satu produk. Dibutuhkan satu inventory control card yang
harus disimpan untuk setiap produk. Kartu ini merupakan ringkasan dari banyak bin cards
untuk produk tertentu. Misalnya, satu inventory control card dapat menyimpan informasi
tentang semua parasetamol di fasilitas penyimpanan yang terdiri dari persediaan parasetamol
yang ada di gudang, total kerugian dan penyesuaian, tanpa memperhatikan jumlah lot atau
lokasi produk berada di gudang. Inventory control card dapat dilihat pada gambar 1.3. Bin
cards dan inventory control cards disarankan untuk dipelihara untuk memastikan bahwa setiap
jumlah produk dikelola dengan benar pada gudang yang lebih besar yang mungkin memiliki
banyak bagian dari setiap produk yang disimpan di tempat yang berbeda. Pada gudang yang
lebih kecil, unit logistik dapat menyimpan satu catatan penyimpanan stok, seperti stock card
atau inventory control card.

Gambar 1.3 Contoh Inventory Control Card

C. Stores ledger
Stores ledger berisi informasi yang sama seperti inventory control card, perbedaannya
yaitu catatan ini terikat seperti buku dan digunakan sebagai pengganti format kartu individu.
Kebijakan pemerintah pada beberapa negara mengharuskan digunakannya stores ledger.
Penggunaan store ledger dapat memberikan kemudahan pada unit logistik untuk mengetahui
halaman yang hilang pada buku tersebut, namun format buku besar kurang diminati dibanding
kartu individu, karena mudah kehabisan ruang untuk produk individu. Penambahan produk
baru juga akan mempersulit pencatatan karena harus menyusun sekumpulan inventory control
card berdasarkan abjad, padahal menyusun halaman berdasarkan abjad dalam buku yang
terikat tidak dapat dilakukan. Pada banyak negara, format pencatatan stok ditentukan oleh
Kementerian Keuangan dan digunakan oleh semua unit pemerintah karena komoditas dianggap
sebagai aset pemerintah dan harus dipertanggungjawabkan dengan cermat. Stores ledger dapat
dilihat pada gambar 1.4.

Gambar 1.4 Contoh Stores Ledger (Halaman depan, daftar isi, halaman produk)
Informasi yang ada akan dicatat berdasarkan tanggal serta inventory control cards atau
Stores Ledger akan menyertakan informasi tentang waktu pengiriman diterima dan distribusi
dibuat, termasuk jumlah pengiriman. Nomor referensi untuk pengiriman atau dokumen
pengiriman juga perlu disertakan pada inventory control cards dan stores ledger untuk melacak
pergerakan persediaan.
Kolom untuk komentar atau catatan juga perlu disertakan untuk mencatat alasan
kerugian atau penyesuaian. Fasilitas yang terdiri lebih dari satu pemilik toko, kolom untuk
 inisial orang yang menerima, mengeluarkan, atau menghitung stok perlu disertakan untuk
melacak aktivitas ini. Inventory control cards dan stores ledger juga harus berisi informasi
deskripsi produk (kekuatan, formulasi, nama merek, dan kode identifikasi) serta informasi
lokasi persediaan. Catatan penyimpanan persediaan biasanya berada pada tempat yang tetap
yaitu pada tempat produk tersebut disimpan (misalnya, gudang, apotek, atau gudang).

1.2.2. Transaction records

Transaction records atau catatan transaksi digunakan untuk mencatat informasi tentang
perpindahan persediaan dari satu fasilitas penyimpanan ke fasilitas penyimpanan lain serta
menjadi bukti permintaan, penerbitan, dan / atau pengiriman. Terkadang, catatan transaksi akan
digabung dengan jenis laporan dan akan menyertakan data seperti persediaan saat ini,
tergantung pada desain sistem, data kerugian dan konsumsi. Staf pada gudang di fasilitas
penerbit dan penerima melengkapi catatan transaksi. Pada apotek atau SDP catatan dapat
transaksi dilengkapi oleh penjaga toko, personel apotek, atau perawat. Pencatatan ini dimulai
saat fasilitas meminta atau mengeluarkan persediaan. Pencatatan dilakukan saat proses
pesanan, penerbitan, dan penerimaan ketika hak milik dari produk yang dipindahkan berubah
serta diselesaikan saat fasilitas penerima mengkonfirmasi bahwa barang yang dikirim sudah
diterima.
Data pada catatan transaksi diatur berdasarkan tanggal dan nomor transaksi yang
bertujuan membantu mengidentifikasi transaksi. Salinan tambahan dari catatan transaksi dapat
menjadi pengingat bahwa permintaan telah dibuat dan belum diterima, atau bahwa item telah
dikeluarkan, tetapi konfirmasi penerimaan masih menunggu keputusan. Catatan transaksi harus
menyertakan nomor referensi yang mengidentifikasi setiap transaksi. Data pada catatan
transaksi diatur oleh produk yang diminta atau dikeluarkan. Satu catatan transaksi biasanya
digunakan untuk meminta atau mengeluarkan sejumlah produk. Pada catatan transaksi kertas,
nama produk dapat dicetak sebelumnya atau ditulis dengan tangan.
Format yang paling umum pada catatan traksaksi adalah bills of lading; receiving
records; receipt voucher; issues voucher ; dan kombinasi dari requisition, issue dan receipt
vouceher. Isi dari catatan ini bergantung pada jumlah transaksi dan bagian yang dicatatan dari
transaksi yang akan dilacak. Format catatan transaksi juga bergantung sistem yang digunakan
menarik atau mendorong. Nomor voucher pracetak pada setiap catatan transaksi akan
membantu melacak pengiriman satuan.
A. Issue and receipt voucher (IRV)
Issue and receipt voucher (IRV) akan mencantumkan item dan kuantitas yang
dikeluarkan ke fasilitas dan menyertakan kolom terpisah untuk jumlah yang diterima saat
terdapat barang yang banyak atau rusak dalam perjalanan. IRV digunakan dalam sistem
dorong; fasilitas distribusi menentukan jumlah yang akan dikirim dan mengeluarkan pasokan
ke fasilitas penerima. Contoh IRV dapat dilihat pada gambar 1.5. IRV harus diisi dalam
rangkap tiga (tiga salinan). Gambaran visual tentang alur IRV antar fasilitas dapat dilihat pada
Gambar 1.6.

Gambar 1.5 Contoh IRV

1. Fasilitas penerbit melengkapi tanggal dan jumlah

yang dikeluarkan, menandatangani voucher, dan
mengirimkan dua salinan teratas (1 dan 2) ke
fasilitas penerima, bersama perbekalan. Salinan
terbawah (3) sering disebut salinan pengingat karena
fasilitas penerbit menyimpan salinan terbawah dari
voucher terbitan sebagai pengingat bahwa sedang
menunggu verifikasi bahwa persediaan telah
diterima.
2. Fasilitas penerima memverifikasi jumlah yang
diterima, menandatangani formulir, dan
mengembalikan salinan teratas (1), dan menyimpan
salinan tengah (2) untuk berkasnya.
3. Salinan teratas (1) tiba di fasilitas penerbit, yang
kemudian membuang salinan pengingat (3) dan
menyimpan salinan teratas untuk file-nya. Setiap
fasilitas akan memiliki salinan lengkap IRV untuk
armada permanennya. Semua salinan IRV diberi
label dengan nomor transaksi yang sama sehingga
tidak ada kebingungan ketika salah satu manajer
fasilitas perlu berbicara dengan manajer lain tentang
masalah pengiriman.
Gambar 1.6. Alur IRV antar fasilitas
 Pada buku Deliver (2003) dijelaskan bahwa apoteker kabupaten bekerja sama
dengan Regional Medical Stores (RMS) dan staf pusat kesehatan untuk berkoordinasi
terkait pengelolaan dan distribusi komoditas kesehatan. Saat produk bergerak melalui
sistem pasokan medis, informasi bergerak ke atas SIML dari pusat kesehatan ke
kabupaten dan ke RMS dan Health Technical Services and Support (HTSS). Informasi
ini digunakan untuk membuat keputusan terkait pasokan yaitu untuk pemesanan dan
saat mengeluarkan komoditas kesehatan pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang
memadai.
B. Requisition, issue and receipt voucher
Requisition, issue and receipt voucher (RIRV) mirip dengan IRV, kecuali bahwa RIRV
hanya digunakan dalam sistem tarik yang contohnya dapat dilihat Gambar 1.7. RIRV
mencantumkan item dan jumlah yang diminta oleh fasilitas termasuk kolom jumlah yang
sebenarnya dikeluarkan. Bagian ini penting dalam situasi ketika tidak mungkin untuk
memasok keseluruhan jumlah yang diminta. RIRV juga menyertakan kolom untuk jumlah
yang diterima, yang membantu menghitung kerugian atau kerusakan dalam perjalanan.

Gambar 1.7 Contoh RIVR

RIRV harus diselesaikan dalam rangkap empat (empat salinan) untuk sistem daftar
permintaan (tarik). Diagram alur RIRV antar fasilitas dapat dilihat pada Gambar 1.8.
 1.Fasilitas pemohon melengkapi tanggal dan
jumlah yang diminta untuk setiap item,
menandatangani catatan, dan mengirimkan tiga
salinan teratas (1, 2, dan 3) ke fasilitas
distribusi; mereka menyimpan salinan bawah
(4) sebagai pengingat bahwa mereka telah
memesan dan menunggu kedatangannya.
2.Fasilitas distribusi menyerahkan pesanan,
menandatangani formulir, dan mengirimkan
dua salinan teratas (1 dan 2) ke fasilitas
penerima, dengan perbekalan; mereka
menyimpan salinan bawah (3) sebagai
pengingat.

3.Fasilitas penerima menandatangani formulir, memverifikasi jumlah yang diterima, dan mengembalikan
salinan teratas (1). Fasilitas penerima menyimpan salinan kedua (2) untuk dokumennya dan membuang
salinan pengingat (4).
4.Salinan teratas (1) tiba di fasilitas distribusi, yang membuang salinan pengingat (3) dan menyimpan salinan
teratas untuk file-nya. Setiap fasilitas akan memiliki salinan lengkap RIRV untuk armada permanen, karena
transaksi hanya memiliki satu nomor RIRV di kedua fasilitas tersebut, sehingga tidak terjadi kebingungan
saat pengiriman.

Gambar 1.8 Alur RIVR

Selain deskripsi item dan jumlah setiap item yang dipindahkan, semua catatan transaksi
harus menyertakan tanggal, tanda tangan, dan spasi untuk komentar. Tanda tangan
menunjukkan tanggung jawab dan otorisasi transaksi (oleh, misalnya, departemen akuntansi
atau manajer program). Batasi jumlah tanda tangan yang diperlukan pada catatan transaksi, jika
memungkinkan, untuk mengurangi beban administrasi dan waktu yang dihabiskan untuk
mengumpulkan tanda tangan. Ruang untuk komentar harus tersedia untuk mencatat penyebab
jumlah yang dikirim berbeda dari jumlah yang diterima.

1.2.3. Consumption records

Consumption records atau catatan konsumsi digunakan untuk mencatat jumlah setiap
produk yang digunakan oleh atau dibagikan kepada pengguna akhir, atau digunakan di SDP
ketika layanan disediakan. Data penting pada catatan ini yaitu data konsumsi atau lebih
spesifik seperti jumlah produk tertentu yang dikonsumsi dalam periode waktu tertentu. Catatan
ini dilengkapi oleh service providers yang membagikan produk ke klien atau menggunakan
produk di SDPs. Saat persediaan dibagikan kepada klien atau digunakan oleh provider selama
penyediaan layanan. Jumlah total setiap produk yang digunakan atau dikeluarkan akan
dihitung totalnya pada akhir periode pelaporan. Catatan konsumsi biasanya dibuat berdasarkan
tanggal kunjungan, pengeluaran atau penggunaan. Catatan ini akan dijilid pada buku atau
dicetak pada kertas berukuran besar. Satu catatan dapat terdiri dari beberapa halaman yang
biasanya digunakan per bulan, namun dalam buku yang dijilid halaman baru dimulai setiap
bulan. Format catatan konsumsi terdiri dari daily activity registers (DARs), pharmacy
dispensing registers, daily usage registers or logs, dan tick sheets.
A. Daily activity registers (DARs)
Format DARs adalah catatan jumlah setiap produk yang diterima oleh pelanggan
(menurut nama atau nomor klien) dan menurut tanggal yang dapat dilihat gambar 1.9. Format
ini bekerja dengan baik terhadap merek (untuk program KB) atau nama / kekuatan / formulasi
masing-masing produk (untuk obat-obatan) yang dicetak sebelumnya di formulir. Pada bagian
bawah DAR, jumlah total yang dikeluarkan atau digunakan dihitung untuk setiap produk untuk
dimasukkan pada pelaporan. Nama lain atau contoh DAR adalah Daily Dispensing Register.

Gambar 1.9. Contoh DAR

B. Daily usage log/ register
Daily usage log/ register digunakan untuk mencatat jumlah produk terkait dengan
laboratorium yang digunakan secara personel pada tanggal tertentu, misalnya jumlah tes HIV
yang digunakan pada departemen konseling dan pengujian HIV pada hari tertentu, atau jumlah
pemberi lowongan yang digunakan di laboratorium pada hari tertentu. Penggunaan ini format
ini berfungsi dengan baik saat produk dicetak sebelumnya, berdasarkan merek, pada formulir.
Contoh format ini dapat dilihat pada Gambar 1.10.
 Gambar 1.10 Contoh Daily Usage Log
C. Tick sheet
Tick sheet atau lembar centang digunakan untuk mencatat jumlah setiap produk yang
dibagikan kepada pengguna. Contoh format ini dapat dilihat pada Gambar 1.11. Format ini
menunjukkan satu unit yang dikeluarkan. Pada beberapa kasus, setiap kotak mewakili klien
dan nomor dari setiap item yang dibagikan ditulis di dalam kotak. Lembar centang tidak
mencatat informasi berdasarkan hari atau klien. Pada beberapa kasus, lembar centang dapat
dibuat dari buku catatan terikat spiral biasa. Format ini dapat digunakan dengan baik pada
fasilitas kesehatan kecil yang tidak mengumpulkan data umum pasien dan pada distributor
berbasis komunitas.

Gambar 1.11 Contoh Tick Sheet

Data lain dapat dimasukkan pada catatan konsumsi, namun catatan ini tidak boleh
digunakan untuk mengumpulkan data yang tidak akan digunakan pada pengambilan keputusan
 manajemen logistik, karena akan membebani staf yang menerapkan sistem tersebut.
Penggunaan formulir yang berlebihan dan staf dengan tambahan bidang data untuk dikelola
dapat meningkatkan risiko memperlambat pelaporan dan mencegah pengiriman data tepat
waktu untuk membuat keputusan, namun jika mengumpulkan data layanan dalam jumlah
terbatas dengan data logistik sebenarnya dapat mengurangi beban pelaporan untuk provider
yang mungkin tepat untuk memasukkan beberapa pelaporan data layanan pada catatan ini.
Data yang relevan harus dikumpulkan pada tempat yang sesuai dalam sistem logistik, serta
formulir dan laporan yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengirimkan data harus jelas
dan mudah digunakan. Catatan ini biasanya tetap dan berada pada fasilitas pengiriman layanan.
Pada SIML yang berfungsi dengan baik, hubungan antar data yang ditemukan dalam
catatan akan menjadi jelas. Misalnya, pada SDP data konsumsi yang tercatat di DAR harus
mendekati jumlah penggunaan yang dicatat pada inventory control card (ICC). Selain itu,
nomor transaksi pada RIRV atau IRV harus sesuai dengan nomor yang tercatat di ICC. Secara
berkala, manajer pada unit logistik harus memverifikasi kualitas data. Menyimpan catatan
yang akurat sangat penting untuk manajemen rantai pasokan yang baik. Pada seluruh tingkat
sistem, manajer harus dapat dengan cepat dan mudah melaporkan stok yang ada untuk barang
apa pun. Pada gudang kecil, hal ini berarti melakukan pemeriksaan ke area penyimpanan dan
membaca nomor dari kartu stok yang berlokasi strategis. Pada gudang besar, hal ini berarti
dapat menemukan file ICC dengan cepat, atau mencari pada database. Pada seluruh transaksi
harus jelas staf yang melakukan pemesanan dan waktu pemesanan serta waktu pesanan
tersebut dikirim dan diterima. Saat ada pertanyaan, unit logistik harus dapat melacak transaksi
dengan menggunakan nomor referensi dari catatan penyimpanan persediaan untuk menemukan
catatan transaksi.

1.3. Sistem pelaporan dan meringkas laporan

Stockkeeping, transaction dan consumption records. Pengumpulan data akan berguna, catatan
harus tersedia untuk manajer dalam bentuk informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
1.3.1. Six rights untuk data SIML
Pelanggan yang berharap mendapatkan barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada tempat yang
tepat, waktu yang tepat, kondisi yang tepat dan dengan biaya yang tepat maka masuk akal bagi
manajer pada unit logistik untuk mengharapkan hal yang sama untuk informasi yang mereka
butuhkan. Hal tersebut terwujud dalam enam hak untuk data. Manajer logistik membutuhkan :
1. data yang tepat (item data penting),
2. waktu yang tepat (pada saat mengambil tindakan),
3. tempat yang tepat (tempat pengambilan keputusan),
4. jumlah yang tepat (memiliki semua data penting dari semua fasilitas),
5. memiliki kualitas yang tepat (kami harus yakin bahwa data tersebut lengkap dan akurat); dan
6. biaya yang tepat (unit logistik tidak menghabiskan lebih banyak untuk mengumpulkan
informasi daripada yang pengeluaran untuk persediaan).
Catatan penyimpanan stok dan catatan konsumsi disimpan pada tempat penyimpanan dan
fasilitas pemberi layanan, namun catatan ini berisi semua data penting yang diperlukan untuk
membuat keputusan. Melalui hal tersebut, catatan transaksi diharapkan berpindah dari satu fasilitas ke
fasilitas lain, catatan tersebut biasanya tidak berisi data logistik penting. Melalui laporan, data penting
tersebut diberikan kepada pengambil keputusan.

1.3.2. Sistem Pelaporan

Laporan memindahkan informasi ke atas dan ke bawah melalui sistem logistik dan memberikan
informasi yang tepat kepada pembuat keputusan di berbagai tingkat, pada waktu yang tepat, di tempat
yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat, dan dengan biaya yang tepat. Sistem
pelaporan harus ada untuk memastikan informasi mengalir dengan benar dan konsisten. Sistem
pelaporan pada rantai pasokan dapat mencakup tingkat di luar titik penyimpanan dan distribusi.
Misalnya, Dinas Kesehatan pada tingkat Kabupaten mungkin tidak memiliki persediaan atau terlibat
dalam distribusi produk, tetapi kantor ini tetap perlu menerima laporan SIML untuk memastikan
bahwa fasilitas tersedia dengan tepat, sehingga Dinas Kesehatan tersebut perlu menginvestasikan dana
tambahan dan / atau sumber daya untuk pelatihan, staf, jumlah komoditas, dll. Contoh sistem
pelaporan yang mencakup laporan ringkasan dan laporan umpan balik dapat dilihat pada gambar 1.12.
Hal yang harus diperhatikan yaitu upaya pada tingkat manajemen yang berbeda terlibat dalam
penganggaran dan keputusan pengawasan, namun tidak harus terlibat dalam manajemen dan distribusi
persediaan secara langsung serta membutuhkan informasi logistik untuk membuat keputusan.
 Gambar 1.12 Contoh Pelaporan Sistem Logistik pada Program Vaksin Nasional
1.3.3. Ringkasan laporan
Ringkasan laporan digunakan untuk memindahkan semua item data logistik penting
terkait produk, pada fasilitas di tingkat tertentu, dan untuk jangka waktu tertentu (seperti
bulanan, dua bulanan, atau triwulanan) kepada pembuat keputusan. Item data logistik
penting yang dimuat pada ini harus berisi tiga item data logistik penting yaitu persediaan
yang dimiliki, konsumsi, dan kerugian. Penyesuaian juga dapat dilaporkan secara terpisah
dari kerugian, jika berguna untuk pengambilan keputusan. Manajer bertanggung jawab
untuk membuat laporan ringkasan dilengkapi dengan cara mengumpulkan tiga item data
logistik penting. Satu laporan ringkasan biasanya disiapkan dan diserahkan untuk atau oleh
setiap fasilitas yang memang diwajibkan untuk melaporkan secara periodik. Laporan
ringkasan diselesaikan pada akhir periode pelaporan (biasanya bulanan, dua bulanan, atau
triwulan). Fasilitas di tingkat yang lebih rendah biasanya diberi tenggat waktu pelaporan,
dan setiap tingkat yang berurutan diberi tenggat waktu lain untuk melaporkan ke tingkat
berikutnya. Misalnya, fasilitas kesehatan dapat diberikan hingga tanggal 10 bulan
berikutnya untuk melapor ke kabupaten, kabupaten memiliki waktu hingga hari ke-20
untuk melapor ke provinsi, dan provinsi mungkin diberikan waktu hingga hari terakhir
bulan itu untuk melapor ke tingkat pusat.
Laporan ringkasan biasanya diatur berdasarkan tanggal setiap bulanan, dua bulanan,
atau triwulanan, tergantung pada siklus pelaporan. Laporan yang paling sering dilakukan
yaitu persediaan awal yang dimiliki, kuitansi, jumlah yang alihkan atau dikeluarkan,
kerugian dan penyesuaian, dan stok akhir yang ada untuk periode waktu tertentu. Format
laporan ringkasan yang paling umum mencakup simple facility reports, aggregate facility
reports, dan combined report and request forms.
A. Aggregate summary reports
Aggregate summary reports merupakan salah satu keputusan terpenting yang dihadapi
manajer logistik dalam mengumpulkan data pada laporan ringkasan yaitu menentukan
waktu dan di tingkat data yang dapat digabungkan. Kedua hal tersebut bergantung pada
banyak faktor yaitu :
1. kejelasan data di tingkat fasilitas harus lebih tinggi di sistem (misalnya, tingkat pusat
perlu mengetahui dengan tepat distribusi dan persediaan yang dimiliki setiap fasilitas
kesehatan)
2. menentukan tingkat pembuatan keputusan dan keputusan yang perlu dibuat (anggaran,
supervisi, distribusi stok, dll.) serta detail data yang diperlukan
3. tugas dan tanggung jawab kerja staf saat ini yang akan dibutuhkan untuk
mengumpulkan data gabungan. Beban kerja penggabungan data perlu untuk diketahui.
Penting untuk mengetahui tingkat yang memiliki alat dan staf yang dapat
mengumpulkan data dengan lebih mudah.
Setelah mempertimbangkan jaringan informasi dari tiga wilayah,
masing-masing dengan dua kabupaten, dan setiap kabupaten dengan empat puskesmas.
Puskesmas meneruskan laporan mereka setiap bulan ke kabupaten, sehingga dapat
dilapor ke provinsi melalui salah satu dari tiga cara berikut:
1. menyertakan informasi untuk gudang distrik hanya pada laporan, dan kemudian
sertakan salinan laporan setiap puskesmas secara terpisah.
2. menyertakan informasi untuk gudang distrik hanya pada laporan, dan kemudian
tambahkan semua data puskesmas bersama-sama pada laporan kedua.
3. menambahkan data untuk kabupaten dan puskesmas secara bersamaan, tetapi, di
bawah kolom yang dikeluarkan / dikeluarkan, laporkan hanya data agregat yang
 dibagikan ke pengguna dari puskesmas (tanpa menyertakan data masalah dari
kabupaten ke puskesmas).
Melalui salah satu dari tiga metode ini, tingkat daerah akan menerima semua item data
logistik penting untuk kabupaten tersebut.
B. Combined report and request form
Laporan ini menyajikan data ke tingkat yang lebih tinggi serta meminta persediaan
baru. Keuntungan dari laporan ini yaitu tingkat yang lebih tinggi dapat memverifikasi
kebutuhan, dan tingkat yang lebih rendah hanya mengirimkan satu formulir yang
menyertakan data pelaporan dan urutannya. Formulir laporan dan permintaan (atau
Laporan dan Permintaan) terkadang digabungkan dengan IRV dan berguna untuk
langkah-langkah lain dalam transaksi yang dapat dilihat pada Gambar 1.13.
Keuntungan lain dari menghubungkan pelaporan ke pemesanan yaitu tingkat pelaporan
sering meningkat karena ketika laporan dikaitkan dengan pesanan, biasanya mendorong
pengiriman laporan tepat waktu. Fasilitas lebih mungkin untuk mengirimkan laporan
mereka saat menerima sesuatu sebagai imbalan. Saat laporan dan pesanan digabungkan,
penting untuk mempertimbangkan frekuensi pelaporan menentukan frekuensi distribusi
(yaitu, jika pelaporan bulanan, maka distribusi harus bulanan).
 Gambar 1.13 Laporan bulanan dan Permintaan terhadap ARVs (halaman terakhir formulir
dengan 4 halaman)

1.4. Menggunakan SIML untuk pengambilan keputusan

Informasi merupakan motor penggerak siklus manajemen logistik. Tanpa informasi sistem
logistik tidak akan berjalan sempurna. Seorang manajer logistik akan mengumpulkan informasi
pada setiap aktivitas dalam siklus logistik dan menganalisisnya untuk tindakan kedepan.
Umumnya, pengelolaan logistik akan didukung oleh Sistem Informasi Manajemen Logistik
(SIML). SIM merupakan sebuah sistem untuk melakukan pencatatan dan pelaporan logistik obat
dan BMHP baik yang berbasis kertas atau elektronik. SIML digunakan untuk melakukan
aggregate data, menganalisis, memvalidasi, dan menampilkan data (dari semua tingkatan
manajemen logistik di suatu wilayah), yang dapat digunakan untuk membuat keputusan logistik
dan mengelola rantai persediaan obat dan BMHP. Sebuah SIML yang berfungsi akan memberikan
pengambil keputusan di seluruh rantai pasokan dengan akurat, tepat waktu, dan tepat data, seperti
ketersediaan obat, pengurangan dan penyesuaian stok obat, penggunaan obat, permintaan,
masalah, status pengiriman, dan informasi tentang asset obat dan BMHP yang dikelola.
 Teknologi informasi dan komunikasi semakin berperan dalam mendukung sistem informasi
manajemen logistik. Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan telah mengembangkan sistem informasi manajemen logistik elektronik yang
disebut E-Logistik. E-Logistik dirancang untuk memfasilitasi pengelolaan data obat dan BMHP
untuk menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan yang sangat berbeda.
Beberapa pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan data yang terdapat di E-Logistik
adalah:

● Berapa lama persediaan saat ini dapat bertahan? Kapan harus memesan kembali?
● Dimana persediaan obat dan BMHP dapat diperoleh? Apakah perlu mengalokasikan ke
tempat lain?
● Di mana penggunaan tertinggi? Apakah fasilitas tersebut membutuhkan lebih banyak
obat? Sediaan farmasi apa saja yang diperlukan?
● Seberapa besar kerugian akibat sediaan farmasi yang tidak terpakai?
● Kapan produk akan kadaluarsa? Bisakah kita mendistribusikan sediaan farmasi
sebelum masa kadaluarsa?

Dalam mengelola logistik setidaknya memerlukan 3 informasi penting yaitu (a). Informasi stok
obat dan BMHP atau ketersediaan di setiap tingkat pelayanan kesehatan. (b). Rata-rata
penggunaan obat dan BMHP dalam periode tertentu, (c). Pengeluaran atau pengurangan dan
penyesuaian jumlah obat dan BMHP akibat selain penggunaan seperti kadaluarsa, kerusakan atau
pencurian. Penyesuaian jumlah dilakukan jika terdapat pengeluaran dan/atau penambahan akibat
pengembalian barang. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Obat dan BMHP Teknologi informasi dan
komunikasi semakin berperan dalam mendukung sistem informasi manajemen logistik.

1.5. Ringkasan
Hal-hal yang dipelajari dalam topik Sistem Informasi Manajemen Logistik antara lain:
1. Tujuan dari sistem informasi manajemen logistik adalah untuk mengumpulkan,
mengatur, dan melaporkan data yang memungkinkan orang untuk membuat keputusan
sistem logistik.

2. Data penting yang diperlukan untuk manajemen logistik yaitu persediaan yang
dimiliki. Jumlah stok yang dapat digunakan ini tersedia di setiap, atau semua, level
sistem. Jangan hitung item yang tidak dapat digunakan, tetapi anggaplah sebagai
kerugian bagi sistem serta konsumsi. Kuantitas item tertentu yang dibagikan kepada
pengguna atau digunakan oleh penyedia layanan selama periode waktu tertentu,
kerugian dan penyesuaian. Kerugian adalah jumlah stok yang dikeluarkan dari pipa
untuk alasan apa pun selain konsumsi oleh klien (misalnya, kehilangan, kedaluwarsa,
pencurian, kerusakan, dll.) atau untuk digunakan saat layanan disediakan. Penyesuaian
mencakup jumlah yang ditransfer antara fasilitas atau level. Penyesuaian juga dapat
mencakup perubahan administratif, seperti koreksi matematis setelah penghitungan
fisik ketika jumlah yang berbeda dari jumlah yang tercantum pada kartu stok
ditemukan. Ingat: Penyesuaian dapat berupa perubahan positif atau negatif pada stok.

3. Tiga jenis catatan logistik dan data yang harus ada yaitu Catatan penyimpanan stok,
Catatan transaksi dan Catatan konsumsi atau penggunaan.

4. Pelaporan memindahkan data penting ke pembuat keputusan untuk pengambilan

keputusan.

5. Laporan ringkasan harus berisi semua item data penting persediaan yang dimiliki,
konsumsi, serta kerugian dan penyesuaian. Jenis laporan mencakup laporan sederhana,
laporan gabungan, dan laporan gabungan dan formulir permintaan.

6. Laporan umpan balik menginformasikan tingkat yang lebih rendah tentang kinerja
mereka dan, terkadang, memberikan informasi tambahan tentang pelaporan dari
fasilitas lain. laporan umpan balik juga menginformasikan manajer tingkat yang lebih
tinggi tentang seberapa baik sistem berfungsi.
1.6. Daftar Pustaka

DELIVER. 2003. Malawi: Health Commodities Logistics Management System Procedures

Manual. Arlington, Va.: John Snow, Inc./DELIVER, for the U.S. Agency for International
Development.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2016. Panduan Penggunaan SIML di Instalasi
Farmasi Pemerintah. Jakarta : Kemenkes RI.
USAID Deliver Project. (2011). The Logistics Handbook: A Practical Guide for the Supply Chain
Management of Health Commodities. USA