PENCATATAN DAN

PELAPORAN MANAJEMEN
FARMASI
Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi yang
dilakukan:

1.        Membukukan keluar masuknya perbekalan farmasi dalam

kartu induk, kartu stok gudang, buku harian barang
inventaris dan barang habis pakai, serta buku penerimaan
dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai.
2.        Menggunakan dokumen sumber yang sah, yaitu surat
pemesanan, surat perintah kerja atau kontrak, faktur
pembelian atau penjualan dan bukti barang keluar.
Tujuan dilakukannya pencatatan adalah
untuk menjamin agar barang-barang yang ada dalam
persediaan digunakan secara efisien sesuai dengan
kebutuhan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun
penumpukan.
Pengerjaan pencatatan yang secara teratur dan terus
menerus bertujuan untuk meningkatkan pengawasan
terhadap alur masuk dan keluar barang demi
menghindari kebocoran dan kesalahan dalam
penyaluran.
Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan
berkesinambungan diharapkan dapat meningkatkan
pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang, sehingga
dapat menghindari kebocoran dan kesalahan dalam
penyaluran, selain itu juga dapat digunakan sebagai bahan
evaluasi, apakah perbekalan farmasi yang ada dalam
persediaan telah sesuai dengan kebutuhan secara proporsional
dan tidak terjadi penumpukan.
Hasil dari pencatatan digunakan sebagai dokumentasi dan
menjadi sumber dalam melakukan pelaporan.
Pelaporan jumlah perbekalan farmasi, laporan penggunaan
psikotropik dan narkotik dilakukan secara berkala setiap bulan.
Laporan stock opname, evaluasi perencanaan dan penerimaan
serta evaluasi permintaan dan penerimaan dilakukan setiap
triwulan.
Parameter yang digunakan untuk evaluasi pencatatan dan
pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi waktu (tanggal
usulan, tanggal surat perintah kerja), evaluasi jumlah (rencana
anggaran belanja, surat perjanjian jual beli) dan evaluasi harga
satuan dan evaluasi merk.
Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi
adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.
Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital
maupun manual.Kartu yang umum digunakan untuk melakukan
pencatatan adalah kartu stok.

Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi

bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap
terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan
pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Fungsi pencatatan

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi

(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data

mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu)
sumber anggaran.

c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,

perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding
terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat
penyimpanan.
Hal-hal yang harus diperhatikan:

a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan

farmasi bersangkutan

b. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

pengeluaran, hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di
dalam kartu stok.

d. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir

bulan.
Informasi yang didapat:
a. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)
b. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
c. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
d. Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa
e. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

Manfaat informasi yang didapat:

a. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi
b. Penyusunan laporan
c. Perencanaan pengadaan dan distribusi
d. Pengendalian persediaan
e. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian
f. Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala
 PELAPORAN
Pelaporan adalah
kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi
perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan
yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat

sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang
akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran
sureat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk
membuat perencanaan.
Selain itu, pencatatan stok obat juga bertujuan untuk mengetahui
pengeluaran dan pemasukan obat, sehingga mudah dimonitor.
Pencatatan stok obat meliputi keluar masuknya obat, baik obat
narkotik, psikotropik ataupun jenis obat lain yang dicatat dalam kartu
stok masing – masing.
Pencatatan stok dapat dilakukan untuk periode tertentu, baik per hari,
per minggu atau pun per bulan. Pencatatan pada buku pemasukan,
hanya dilakukan pada waktu barang masuk.
Penyelengaraan pencatatan :
Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.
TUJUAN:

- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

- Tersedianya informasi yang akurat
- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan
- Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN
1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan
2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
3. Sumber data untuk pembuatan laporan

A. SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Di gudang obat Puskesmas :
Kartu stok obat LPLPO
2. Di kamar obat Puskesmas :
Catatan penggunaan obat LPLPO
3. Di Puskesmas pembantu :
Catatan penggunaan obat LPLPO Sub unit
4. Di kamar suntik :
LPLPO Sub unit Catatan harian penggunaan obat suntik
B. Penyelenggaraan pencatatan

a. Di gudang Puskesmas :
1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Kartu
Stok
2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan :
(a). Kartu Stok Obat
(b). Catatan harian penggunaan obat
b. Di kamar obat :
1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien dicatat pada buku catatan
pemakaian obat harian
2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat berdasarkan
catatan
pemakaian harian dan sisa stok
c. Di kamar suntik :
Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat.
Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan
menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.

d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan

serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan
diselenggarakan seperti kamar obat.
C. Alur pelaporan
Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas
Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :

a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda tangani
disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di Instalasi
Farmasi Kabupaten/Kota.
b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas
D. PERIODE PELAPORAN
1. Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.
2. Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal
bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan.
PENCATATAN
Mengapa?
= alat pengontrol untuk pengelolaan
perbandingan antara stok nyata dengan teori stok
= alat untuk merencanakan distribusi
Bagaimana mengisinya ?
 Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi
 Lakukan pengecekan stock setiap bulan
Untuk membandingkan stok pada kartu obat (stok secara teori, informasi ) dengan
stock yang sebenarnya yang ada pada rak
Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur, rusak, salah…
Pengertian pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/
Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara
tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang
digunakan di unit pelayanan kesehata/’/n seperti Puskesmas

Form Pencatatan Dan Pelaporan Yang Digunakan Di Puskesmas

1. Form LPLPO puskesmas
2. Form LPLPO unit
3. Kartu Stok
4. Catatan Harian pengeluaran obat
5. Laporan Narkotika
6. Laporan Psikotropika
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
UPOPPK : KAB/KOTA BULAN :
ALAMAT : TAHUN :
TELP :

Penerimaan
Nama Pemak Pe
Stok Persed Sisa Per
K N Generik/ aian Stok mb K
Satuan Awal ia stok mint
O o Generic an
Opt
aan
eri et
D . name APBD an
E Prov. II LL
2
1    3   4 5  6  7(5+6)  8   9(7-8) 10  11 12   13
                       
                       

……………….., Tanggal …………

Obat
Kota

Peng
elola
kab-

Menerima/Melaporkan
an

Jumlah Kunjungan : Pengelola Obat

Mengetahui
Kepala / Penanggung Jawab
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
PUSKESMAS : BULAN :
KECAMATAN : TAHUN :
ALAMAT :
TELP :

Pemberian
Pem
Nama
Stok akaia Sisa
K N Generik/ Peneri Persedia Stok Permin K
Satuan Awal n stok
O o Generic maan an Opt taan
AP
et
D . name
PK Ask BD
E D es II
2
1    3   4 5  6 7(5+6)  8   9(7-8) 10  11 12   13
                     
                     

……………….., Tanggal …………

Jumlah Kunjungan :
Obat
Kota

Peng
elola
kab-

an

Mengetahui/Menyetujui Menyerahkan Meminta Menerima

Kepala Dinkes kab/Kota Petugas GFK Kepala Puskesmas Petugas Puskesmas
KARTU STOK
Mengapa?
untuk mengetahui perpindahan semua barang : penerimaan, distribusi,
kadaluarsa, rusak…
Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok
Untuk memperkirakan permintaan
Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan
Dimana ?
kartu stock diletakkan ditempat penyimpanan masing-masing obat dan
perbekalan kesehatan

 Bagaiman mengisinya?
I Isilah kartu stock setiap kali ada pemasukan-pengeluaran (segera)
 Satu baris untuk setiap mutasi
 KARTU STOK
NAMA OBAT :
KEMASAN : SUMBER ANGGARAN :
ISI KEMSAN : RUANGAN :
SATUAN :

Pabrik/Man No. Penge Sisa

Dar/Kepada Exp. date Penerimaan Ket Paraf
ufactur Batch luaran Stok

TGL.
                   

                   

                   

                   
Obat
Kota

Peng
elola
kab-

an

                   

                   

                   
 CATATAN HARIAN
Dinas Kesehatan Kab/Kota : PENGELUARAN
OBAT
Puskesmas :
Sub Unit : PETUGAS :
Tanggal :

…
…
…
HHyd
Amoxi Antal Dexa Parac …… …
o Kalsium ………
cillin gin meth GG tab OBH etam …..... …
Ibupr laktat ……
Kap tab ason ol tab …. …
of
…
…
…

                           
Obat
Kota

Peng
elola
kab-

an

                           

                           
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)
Kegunaan
 Sebagai bukti pengeluaran obat di UPOPPK.
 Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas
 Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas
kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK
 Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

Formulir V : LPLPO
Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat
Sub UPK  Puskesmas
Puskesmas  Gudang kabupaten/kota
Kab/Kota  Propinsi
Pencatatan dan pelaporan terdiri dari
1. Kartu stok dan kartu stok induk 2. LPLPO dan SBBK
3. Buku penerimaan 4. Buku pengeluaran
PENCATATAN DAN KARTU STOK
A. FUNGSI :
1. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak atau kedaluwarsa)
2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)
jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
3. Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.
4. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan
pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanannya
Kegiatan yang harus dilakukan

1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat

bersangkutan
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut

1. Tanggal penerimaan atau pengeluaran

2. Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran
3. Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim
4. No. Batch/No. Lot.
5. Tanggal kedaluwarsa
6. Jumlah penerimaan
7. Jumlah pengeluaran
8. Sisa stok
9. Paraf petugas yang mengerjakan
KARTU STOK INDUK
a. Fungsi :
1. Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).
2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)
jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran
3. Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat
4. Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :
5. lat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.
6. Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan
distribusi serta pengendalian persediaan
Kegiatan yang harus dilakukan

1. Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan.
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir
bulan
Kegunaan LPLPO :
1. Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan.
2. Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas
3. Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas
kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK
4. Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

LAPORAN PENGELOLAAN OBAT TAHUNAN

Fungsi:
Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan obat di daerah
Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran