PENCATATAN DAN PELAPORAN

OBAT

KIAONARNI O.W
 SIKLUS PENGELOLAAN OBAT

1. Perencanaan

5. Penggunaan 2. Pengadaan
DUKUNGAN MANAJEMEN -
ORGANISASI-PENDANAAN -
MANAJEMEN INFORMASI -
SUMBER DAYA MANUSIA

4. Distribusi 3. Penyimpanan
PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA
OBAT

• merupakan rangkaian kegiatan

dalam rangka penatalaksanaan
obat2an secara tertib, baik obat2an
yang diterima, disimpan,
didistribusikan dan digunakan di
RS/Puskesmas dan atau unit
pelayanan lainnya.
 TUJUAN PENCATATAN DAN
PELAPORAN

1.Bukti bahwa suatu kegiatan yang

telah dilakukan
2.Sumber data untuk melakukan
pengaturan dan pengendalian
3.Sumber data untuk pembuatan
laporan
A. SARANA PENCATATAN DAN
PELAPORAN :
1. Di gudang obat Puskesmas :
• Kartu stok obat
• LPLPO
2. Di kamar obat Puskesmas :
• Catatan penggunaan obat
• LPLPO
3. Di Puskesmas pembantu :
• Catatan penggunaan obat
• LPLPO Sub unit
A. SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN
(LANJUTAN)

4. Di kamar suntik :
• LPLPO Sub unit
• Catatan harian penggunaan obat suntik
B. PENYELENGGARAAN
PENCATATAN :

• a. Di gudang Puskesmas :
• 1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari
gudang dicatat di dalam Kartu Stok
• 2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat
dibuat berdasarkan :
• (a). Kartu Stok Obat
• (b). Catatan harian penggunaan obat
B. PENYELENGGARAAN
PENCATATAN :

• b. Di kamar obat :
• 1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada
pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian
• 2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang
obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan
sisa stok
B. PENYELENGGARAAN
PENCATATAN :

• c. Di kamar suntik :
• Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat.
Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan
menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.
• d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat
perawatan serta di ruang pertolongan gawat darurat,
pencatatan diselenggarkan seperti pada kamar obat.
 C. ALUR PELAPORAN

• Data LPLPO merupakan kompilasi dari data

LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO
dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :
• a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes
Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang
diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai
satu rangkap LPLPO dan satu rangkap
lainnya disimpan di Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota.
• b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas
 D. PERIODE PELAPORAN

• Pelaporan dilakukan secara periodik,

setiap awal bulan.
• Untuk Puskesmas yang mendapatkan
distribusi setiap bulan LPLPO dikirim
setiap awal bulan, begitu juga untuk
Puskesmas yang mendapatkan distribusi
setiap triwulan.
PENCATATAN

• Mengapa?
= alat pengontrol untuk pengelolaan
perbandingan antara stok nyata dengan
teori stok
= alat untuk merencanakan distribusi

• Bagaimana mengisinya ?
 Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi
 Lakukan pengecekan stock setiap bulan
• Untuk membandingkan stok pada kartu obat (stok secara teori, informasi
) dengan stock yang sebenarnya yang ada pada rak
• Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur, rusak, salah…
Pengelola
an Obat
kab-Kota
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
• PENGERTIAN
• Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit
pelayanan kesehatan seperti Puskesmas pembantu
 FORM PENCATATAN DAN
PELAPORAN YANG DIGUNAKAN DI
PUSKESMAS

1. Form LPLPO puskesmas

2. Form LPLPO unit
3. Kartu Stok
4. Catatan Harian pengeluaran obat
5. Laporan Narkotika
6. Laporan Psikotropika Pengelola
an Obat
kab-Kota
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
UPOPPK : KAB/KOTA BULAN :
ALAMAT : TAHUN :
TELP :

Penerimaan
Nama Pemak Pe
Stok Persed Sisa Per
K N Generik/ Satuan Awal ia
aian
stok
Stok
mint
mb K
O o Generic an
Opt
aan
eri et
D . name APBD an
E Prov. II LL
2 1
1 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12 3

……………….., Tanggal …………

Pengelola Menerima/Melaporkan
an Obat
kab-Kota
Jumlah Kunjungan : Pengelola Obat

Mengetahui
Kepala / Penanggung Jawab
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
PUSKESMAS : BULAN :
KECAMATAN : TAHUN :
ALAMAT :
TELP :

Pemberian
Pem
Nama
Stok akaia Sisa
K N Generik/ Satuan Awal
Peneri Persedia
n stok
Stok Permin K
O o Generic maan an Opt taan
AP
et
D . name
PK Ask BD
E D es II
2 1
1 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12 3

……………….., Tanggal …………

Jumlah Kunjungan :
Pengelola
an Obat
Mengetahui/Menyetujui
kab-Kota
Menyerahkan Meminta Menerima
Kepala Dinkes kab/Kota Petugas GFK Kepala Puskesmas
Petugas Puskesmas
KARTU STOK
•Mengapa?

untuk mengetahui perpindahan semua barang :

penerimaan, distribusi, kadaluarsa, rusak…
Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok
Untuk memperkirakan permintaan
Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan
Pengelola
an Obat
kab-Kota
KARTU STOK
•Dimana ?

kartu stock diletakkan ditempat

penyimpanan masing-masing obat dan
perbekalan kesehatan

•  Bagaiman mengisinya?
• Isilah kartu stock setiap kali ada
pemasukan-pengeluaran (segera) Pengelola
an Obat

• Satu baris untuk setiap mutasi kab-Kota

 KARTU STOK
NAMA OBAT :
KEMASAN : SUMBER ANGGARAN :
ISI KEMSAN : RUANGAN :
SATUAN :

Pen
Pabrik/
No. gelu Sisa
Manufa Dar/Kepada Exp. date Penerimaan Ket Paraf
Batch ara Stok
ctur
n
TGL.

Pengelola
an Obat
kab-Kota
 CATATAN HARIAN
Dinas Kesehatan Kab/Kota : PENGELUARAN
OBAT PETUGAS :
Tanggal :
Puskesmas :
Sub Unit :

…
…

Paracetamol tab
Amoxicillin Kap

Dexamethason

HHydo Ibuprof

Kalsium laktat
… …

Antalgin tab
…… … …

GG tab

OBH
…… …. …
… .... …
…. …
…
…

Pengelola
an Obat
kab-Kota
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN
OBAT (LPLPO)

Kegunaan
• Sebagai bukti pengeluaran obat di UPOPPK.
• Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah
Sakit/Puskesmas
• Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari
Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK
• Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Pengelola

Sakit / Puskesmas an Obat

kab-Kota
 FORMULIR V : LPLPO
Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat

Sub UPK  Puskesmas

Puskesmas  Gudang kabupaten/kota
Kab/Kota  Propinsi

Pengelola
an Obat
kab-Kota
PENCATATAN DAN PELAPORAN
TERDIRI DARI

•Kartu stok dan kartu stok induk

•LPLPO dan SBBK
•Buku penerimaan
•Buku pengeluaran
PENCATATAN DAN KARTU
STOK
A. FUNGSI :
• Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau
kedaluwarsa)
• Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan
mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang
berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
• Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1
(satu) kejadian mutasi obat.
• Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun
laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan
sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanannya
 KEGIATAN YANG HARUS
DILAKUKAN
• Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan
dengan obat bersangkutan
• Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari
ke hari
• Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa)
langsung dicatat didalam kartu stok
• Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan
pada setiap akhir bulan.
KOLOM-KOLOM PADA KARTU STOK DIISI SEBAGAI
BERIKUT
• Tanggal penerimaan atau pengeluaran
• Nomor dokumen penerimaan atau
pengeluaran
• Sumber asal obat atau kepada siapa obat
dikirim
• No. Batch/No. Lot.
• Tanggal kedaluwarsa
• Jumlah penerimaan
• Jumlah pengeluaran
• Sisa stok
• Paraf petugas yang mengerjakan
 KARTU STOK INDUK
• a. Fungsi :
• Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi obat
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).
• Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi
1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran
• Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian
mutasi obat
• Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :
• Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanan.
• Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan
distribusi serta pengendalian persediaan.
 KEGIATAN YANG HARUS
DILAKUKAN
•Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala
Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan.
•Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke
hari
•Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa)
langsung dicatat didalam kartu stok
•Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan
pada setiap akhir bulan
 KEGUNAAN LPLPO :
• Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit
Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan.
• Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah
Sakit/Puskesmas
• Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari
Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK
• Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah
Sakit / Puskesmas
 LAPORAN PENGELOLAAN OBAT
TAHUNAN

Fungsi:
•Untuk mengetahui gambaran umum
pengelolaan obat di daerah
Kabupaten/Kota selama satu tahun
anggaran