Perkiraan periode pengadaan

Periode pengadaan meliputi waktu dari satu pesanan sampai pesanan reguler berikutnya akan
ditempatkan. Dalam sistem terjadwal, periode ini mungkin kelipatan satu bulan; dalam
sistem abadi, itu bisa dihitung dalam hari atau minggu untuk tujuan kuantifikasi. Perhatikan
bahwa jumlah yang dipesan ditambah persediaan pengaman harus mencakup waktu sampai
pesanan berikutnya diterima, yaitu periode pengadaan ditambah waktu tunggu (lihat di
bawah). Periode pengadaan dipengaruhi oleh pendanaan dan ketersediaan ruang
penyimpanan serta kadaluwarsa dan stabilitas stok yang dipesan.
Mempertimbangkan pengaruh waktu tunggu
Kuantitas pesanan pengadaan harus cukup untuk bertahan sampai siklus pengadaan
berikutnya selesai. Langkah-langkah proses pengadaan yang diperlukan untuk melakukan
pemesanan dapat memakan waktu beberapa bulan. Selain itu, setelah pesanan dibuat,
seringkali diperlukan beberapa bulan lagi agar obat-obatan tiba di negara tersebut, melewati
bea cukai, dan mencapai gudang pusat. Masa tunggu dari saat pesanan disiapkan sampai tiba
di negara tersebut adalah lead time (Bab 23). Waktu tunggu dapat bervariasi untuk setiap
produk dan/atau pemasok. Ketika lead time diremehkan, kemungkinan hasilnya adalah
kekurangan dan pembelian darurat yang lebih mahal. Saat menghitung untuk program yang
sedang ditingkatkan, jumlah yang dibutuhkan untuk menutupi waktu tunggu juga perlu
ditingkatkan.
Memperkirakan persediaan pengamanan
Stok peengaman adalah jumlah stok yang disimpan sebagai cadangan jika suatu barang tidak
tersedia dari pemasok atau karena permintaan yang tiba-tiba meningkat.
Stok pengaman =CA X LT
CA = Rata-rata konsumsi bulanan, disesuaikan dengan stok- out (lihat Bagian 20.4)
LT = Rata-rata lead time (untuk pemasok yang diproyeksikan atau terburuk
kasus), dalam bulan
Setiap lama waktu dapat digunakan untuk waktu tunggu di persamaan sebelumnya, tetapi
periode harus setidaknya sama panjang sebagai periode waktu tunggu, sambil mengambil
sumber daya keuangan dan ruang penyimpanan menjadi pertimbangan. Ketika waktu tungg
tidak dapat diandalkan, stok pengaman harus ditingkatkan. Dengan waktu tunggu variabel,di
gunakan untuk-
DDE =DDP + (OD × OD%)
DDE = tanggal pengiriman yang diharapkan
DDP = tanggal pengiriman yang dijanjikan
OD = periode keterlambatan rata-rata dalam hari
OD% = persentase pesanan yang lewat jatuh tempo
Saat menghitung untuk program yang sedang ditingkatkan,kuantitas yang dibutuhkan untuk
persediaan pengaman juga perlu ditingkatkan ke atas.
Menyesuaikan kerugian dan perubahan lainnya
Mau tidak mau, beberapa obat akan hilang karena rusak, pembusukan, kadaluarsa, dan
pencurian. Jika kerugian tersebut tidak dipertimbangkan dalam kuantifikasi dan pengadaan,
kemungkinan kehabisan stok untuk menghasilkan. Untuk mencegah kekurangan, persentase
dapat ditambahkan kememungkinkan kerugian saat mengukur persyaratan. Banyak sistem-
sistem harus memungkinkan setidaknya 10 persen untuk kekerugian
Tidak semua obat sama-sama berisiko hilang misalnya, beberapa lebih menarik bagi pencuri
daripada yang lain, seperti ebagai antiretroviral yang berharga dan antimalaria berbasis
artemisinin. Obat-obatan yang paling berisiko dapat bervariasi dari negara ke negara. Jika
mereka dapat diidentifikasi, sesuaikan kuantitas untuk barang-barang tersebut dengan
persentase yang lebih tinggi mungkin layak, daripada menerapkan penyesuaian yang sama
untuk semua item. Salah satu strateginya adalah membiarkan persentase kerugian hanya
untuk item vital, menerima risiko kehabisan stok untuk item lainnya. Jika kerugian telah
diperhitungkan sebagai bagian dari kuantifikasi metode konsumsi, tidak perlu membuat:
penyesuaian kerugian.
Jelas, kepentingan terbaik dari sistem kesehatan dilayani dengan melakukan segala upaya
untuk mengendalikan kerugian dan pemborosan. Pilihan untuk mengendalikan pencurian
dibahas dalam Bab 43; Bab 40 menawarkan tip untuk menganalisis tanggal kedaluwarsa
dalam inventaris farmasi besar; dan Bab 45 dan 46 memberikan saran untuk mengelola stok
untuk menghindari pemborosan.
Dalam sistem suplai di mana pasien menggunakan atau nomor fasilitas semakin bertambah,
dengan asumsi konsumsi obat akan meningkat adalah wajar. Dalam situasi seperti itu,
diperkirakan kuantitas dapat ditingkatkan dengan persentase yang sesuai terhadap laju
pertumbuhan.
Memeriksa silang hasil kuantifikasi
Karena akan ada beberapa ketidaktepatan dalam perkiraan tidak peduli seberapa ketat
kuantifikasi yang sesuai metode diikuti, memeriksa perkiraan dengan metode kuantifikasi
yang berbeda selalu berguna. Idealnya, perkiraan akan menghasilkan hasil yang sangat
mirip, tetapi dalam praktiknya hal ini jarang terjadi. Kedua set data kemudian dapat menjadi
dievaluasi untuk melihat mana yang tampak lebih realistis, mengesampingkan keandalan
sumber data yang digunakan untuk dua estimasi rekan. Kotak 20-3 memberikan panduan
tentang cara mengevaluasi dan membandingkan estimasi berbasis konsumsi versus berbasis
morbiditas rekan. Jumlah ini kemungkinan akan perlu disesuaikan agar sesuai dengan
anggaran juga.
Kotak 20-3 Membandingkan hasil estimasi berbasis morbiditas dan konsumsi
Skenario berikut mencakup tindakan yang disarankan untuk: mengambil berdasarkan hasil
dari masing-masing metode dan tergantung percaya pada data yang digunakan. Untuk
konsumsi metode, informasi manajemen farmasi sistem harus secara akurat dan andal
memelihara data pada konsumsi (bukan pada pergerakan stok, yang mungkin termasuk
kerugian dan stok kadaluarsa). Faktor penting untuk dipertimbangkan dalam setiap analisis
hasil adalah kemungkinan irasional penggunaan obat dalam sistem.
Estimasi berbasis konsumsi lebih besar dari perkiraan berbasis morbiditas
Jika perkiraan berbasis konsumsi adalah 50 persen lebih besar daripada perkiraan berbasis
morbiditas, lakukan lebih banyak penyelidikan rinci dari data sebelum melanjutkan dengan
kuantifikasi. Apakah entri data dan transkripsi? Dilakukan dengan benar? Apakah populasi
yang benar dan morbiditas yang benar diperoleh? Apakah ada kemungkinan besar kebocoran
skala dan/atau pengalihan pasokan? Ketika data telah diverifikasi, atau untuk perbedaan
kurang dari 50 persen, lanjutkan sebagai berikut—
• Pertimbangkan penilaian sistem secara keseluruhan, kemudianpenguatan informasi
manajemen kesehatan sistem mation dan manajemen farmasi sistem Informasi.
• Mencari fasilitas, wilayah, atau negara pembanding dengan sistem informasi yang andal
dan menggunakan datanya sebagai data proxy.
• Cobalah untuk memperkirakan persentase kepercayaan pada akurasi, kelengkapan, atau
keandalan data dan sesuaikan hasilnya.

Jika lebih percaya diri dalam data konsumsi daripada data morbiditas—
• Periksa data morbiditas untuk meremehkan kejadian penyakit.
• Pastikan data kependudukan adalah yang terbaru. Bertanya apakah ada perpindahan besar
penduduk ke dalam telah terjadi, seperti pengungsi, pekerjaan musiman, atau karyawan
industri baru.
• Tentukan apakah pedoman pengobatan standar telah diikuti.
• Selidiki apakah obat-obatan digunakan dalam program lain atau untuk tujuan lain.

Jika lebih yakin pada data morbiditas daripada data konsumsi—

• Pertimbangkan apakah pencurian, kedaluwarsa, atau stok kebocoran tinggi.
• Selidiki apakah obat-obatan digunakan dalam program lain atau untuk tujuan lain.
• Tanyakan apakah kehabisan stok obat-obatan terkait menyebabkan konsumsi yang lebih
tinggi dari item ini.

Jika yakin dengan kualitas konsumsi dan data morbiditas—

• Gunakan perkiraan berbasis konsumsi untuk menghindari masalah memesan terlalu sedikit
obat-obatan dan persediaan.

Estimasi berbasis morbiditas lebih besar dari perkiraan berbasis konsumsi

Jika tidak yakin dengan kualitas data konsumsi atau morbiditas
• Pertimbangkan penilaian sistem secara keseluruhan, kemudian penguatan informasi
manajemen kesehatan sistem dan sistem informasi manajemen kefarmasian.
• Mencari fasilitas, wilayah, atau negara pembanding dengan sistem informasi yang andal
dan menggunakan datanya sebagai data proxy.
• Cobalah untuk memperkirakan persentase kepercayaan padaakurasi, kelengkapan, atau
keandalan data dan sesuaikan hasilnya.
Jika lebih percaya diri dalam data konsumsi daripada data morbiditas—
• Periksa data morbiditas untuk perkiraan yang berlebihan dari kejadian penyakit.
• Tanyakan apakah telah terjadi perubahan populasi sebagai akibat dari eksodus yang
disebabkan oleh perang, kerusuhan, kekeringan, kelaparan, migrasi pekerja musiman, atau
keberangkatan pengungsi.
• Tentukan apakah pedoman pengobatan standar telah diikuti.
• Selidiki apakah obat-obatan digunakan untuk program lain atau untuk tujuan lain.
• Pertimbangkan apakah cakupan program rendah dan/atau layanan dukungan atau
diagnostik untuk kondisi kesehatan tidak memadai.

Jika lebih yakin pada data morbiditas daripada data konsumsi—

• Pertimbangkan apakah informasi manajemen sistemnya buruk.
• Tanyakan apakah anggaran sudah cukup untuk memenuhi memenuhi kebutuhan penduduk
atau jika proporsi telah pergi tidak diobati.
• Pertimbangkan apakah cakupan program rendah dan/atau layanan dukungan atau
diagnostik untuk kondisi kesehatan tidak memadai, dan apakah akses ke layanan ini telah
dibatasi oleh kerusuhan, pemogokan, atau transportasi masalah.
• Tentukan apakah obat-obatan sedang dipasok dari berbagai sumber yang tidak termasuk
dalam kuantifikasi.
Jika yakin dengan kualitas konsumsi dan data morbiditas—
• Gunakan perkiraan berbasis morbiditas untuk menghindari pemesanan terlalu sedikit obat-
obatan dan perbekalan.
Tabel 20-2 menggambarkan bagaimana tiga berbeda metode kuantifikasi menghasilkan
perkiraan yang berbeda untuk sistem pasokan yang sama di negara Amerika Latin.
Pemeriksaan silang merupakan langkah mendasar dalam menyelaraskan jumlah pengadaan
dengan dana yang tersedia. Ini juga berguna untuk memeriksa silang konsumsi dengan
permintaan teoretis untuk mendapatkan gambaran tentang rasionalitas terapi farmasi dalam
sistem. Jika sistem pasokan biasanya mendasarkan pembelian pada konsumsi masa lalu,
pemeriksaan silang untuk volume tinggi, biaya obat menggunakan metode lain dapat
mengungkapkan target untuk intervensi untuk mempromosikan penggunaan obat yang lebih
rasional. Untuk misalnya, dalam satu kuantifikasi yang dilakukan untuk intrauterine
perangkat (IUD), kualitas data masalah (jumlah) didistribusikan dari titik penyimpanan)
dianggap baik, dan memang itu adalah catatan akurat dari stok yang diberikan keluar.
Namun, IUD yang cukup telah dikeluarkan untuk setiap pria, perempuan, dan anak di
provinsi tersebut. Sebuah perbandingan dari Data populasi dan morbiditas menyoroti
masalah kebocoran dan/atau penjualan kembali IUD di luar negeri. Ini perbandingan
menghasilkan kuantifikasi yang lebih akurat untuk pasokan tahun depan.

Memperkirakan total biaya pengadaan

Ketika memperkirakan biaya obat-obatan pada daftar terukur,masalah kritis adalah
menentukan harga pembelian berikutnya. Menggunakan harga pembelian terakhir tidak
memadai, karena dalam kebanyakan kasus, melakukan hal itu menghasilkan perkiraan yang
terlalu rendah dari yang sebenarnya harga pembelian berikutnya, yang menyebabkan dana
tidak mencukupi ketika saatnya tiba untuk memesan.
Ada dua cara dasar untuk memperkirakan harga pembelian berikutnya obat; keduanya
biasanya diperlukan untuk memperkirakan biaya untuk daftar lengkap obat-obatan.
Opsi pertama adalah mendapatkan data tentang obat-obatan saat ini harga di pasar di mana
obat-obatan akan dibeli dikejar. Seperti yang dibahas dalam Bab 21, sumber data harga
termasuk pemasok lokal, agen pengadaan internasional,dan referensi seperti Ilmu Manajemen
untuk Kesehatan Panduan Indikator Harga Obat Internasional, yang diperbarui setiap tahun.

Tabel 20-2 Perbandingan hasil kuantifikasi dalam bahasa Latin negara Amerika
Obat-obatan Perkiraan Perkiraa Perkiraan
Konsumsi Morbiditas Konsumsi
Proxy
Paket ORS 1 11,290,000 18,650,000 14,850,000
L
Chloroquine 1,230,000 2,233,000 2,005,000
300 mg
tablet
Paracetamol 20,960,000 14,010,000 22,320,000
500 mg
tablet

Pilihan lain untuk memperkirakan harga pembelian berikutnya adalah menyesuaikan harga
pembelian terakhir untuk faktor-faktor seperti—
• Inflasi internasional untuk produk yang dibeli antarsecara nasional
• Devaluasi mata uang lokal untuk produk yang dibeli internasional (jika relevan)—
persentase ini ditambahkan dengan harga obat-obatan yang dibeli dipasar nasional
 • Inflasi lokal untuk produk yang dibeli di lokal pasar, menambahkan persentase yang sesuai
berdasarkan situasi lokal saat ini
Setelah perkiraan harga diperoleh, persentase untuk pengiriman dan asuransi obat-obatan
diperoleh dari sumber internasional (biasanya 15 hingga 20 persen) dan semua yang diketahui
biaya, seperti yang dibayarkan kepada dewan tender atau untuk bea cukai setempat, harus
ditambahkan.

Menyesuaikan dan merekonsiliasi jumlah akhir

Keputusan sulit harus sering dibuat untuk mengurangi jumlah obat-obatan atau jumlah obat-
obatan atau keduanya sampai perkiraan jumlah dan biaya sesuai dengan anggaran yang
tersedia. Pengurangan ini mungkin memerlukan kebijakan keputusan mengenai penyakit
prioritas, kelompok usia prioritas, fasilitas prioritas yang harus disediakan, pemilihan
alternatif terapi yang lebih murah, dan perubahan pedoman. Bab 40 membahas beberapa
pendekatan untuk membuat pengurangan secara rasional, menggunakan alat khusus seperti:
sebagai kategori VEN (vital, esensial, nonesensial), ABC analisis, dan analisis kategori
terapeutik. Cara lain memberikan dasar untuk pengurangan adalah untuk memeriksa silang
kuantifikasi dengan metode lain untuk mengetahui dimana perkiraan terukur jauh lebih tinggi
dari yang diperlukan berdasarkan data morbiditas dan kehadiran yang diketahui atau jauh
lebih tinggi dari bahwa dalam sistem kesehatan yang sebanding.
Menghilangkan penyesuaian untuk kerugian yang diharapkan mungkin langkah pertama yang
menggoda dalam mengurangi jumlah, tetapi itu salah ekonomi kecuali kerugian sebenarnya
akan dihilangkan. Jika kerugian kemungkinan terjadi, mereka harus dimasukkan ke dalam
final kuantifikasi, atau kehabisan stok hampir pasti akan terjadi. Memotong persentase
keseluruhan yang diperbolehkan untuk kerugian mungkin mungkin dengan menargetkan
kelonggaran untuk barang-barang itu paling banyak risiko dan / atau menghilangkan
penyesuaian untuk pengobatan nonvital cines, dengan harapan bahwa beberapa kehabisan
stok akan terjadi untuk obat-obatan yang tidak ditanggung.

20.4 Metode konsumsi

Dalam metode konsumsi, daftar semua obat yang memenuhi syarat untuk pengadaan
disiapkan, dan catatan inventaris paling akurat dari konsumsi masa lalu digunakan untuk
menghitung jumlah yang dibutuhkan untuk setiap obat.
Konsumsi selama periode terakhir enam hingga dua belas bulan disesuaikan untuk kehabisan
stok untuk mendapatkan rata-rata konsumsi bulanan. Persentase untuk peningkatan
penggunaan yang diproyeksikan ditambahkan ke konsumsi bulanan yang diproyeksikan.
Kemudian konsumsi rata-rata bulanan dikalikan dengan jumlah bulan yang akan dicakup oleh
pengadaan. Keamanan tingkat stok dan waktu tunggu (dalam bulan) juga dikalikan dengan
proyeksi konsumsi bulanan. Ketiga sosok ini ditambahkan untuk mendapatkan kebutuhan
kotor selama periode tersebut, mengurangi stok yang dapat digunakan di tangan dan stok apa
pun yang dipesan dari taksiran kotor, untuk mendapatkan kuantitas yang akan dibeli. Rumus
kuantifikasi ini sama dengan konsumsi berdasarkan formula pemesanan ulang yang
dijelaskan dalam Bab 23. Penyesuaian kemudian dibuat untuk kerugian.
Biaya unit yang diantisipasi untuk setiap obat (bukan biaya unit terakhir) dengan jumlah unit
yang akan dibeli. dikejar untuk mendapatkan nilai pembelian yang diharapkan untuk
keseluruhan kuantitas. Semua nilai pembelian untuk masing-masing obat adalah
ditambahkan untuk mendapatkan total biaya pengadaan yang diharapkan. Jika ini biaya lebih
besar dari anggaran, penyesuaian dilakukan, karena dijelaskan pada bagian sebelumnya.
Contoh
Tabel 20-3 menunjukkan sampel kuantitatif berbasis konsumsi kation dari negara Karibia
timur. sampel ini adalah bukan daftar kuantifikasi lengkap, tetapi menggambarkan perkiraan
untuk sembilan belas obat. Kotak 20-4 memberikan ringkasan perhitungan yang digunakan
dalam kuantifikasi berbasis konsumsi.
Langkah-langkah dalam kuantifikasi
Langkah 1. Siapkan daftar obat yang akan dikuantifikasi. NS daftar obat harus
disiapkan seperti yang dijelaskan dalam Bagian 20.3, diurutkan ke dalam urutan yang paling
memudahkan pengumpulan data, dan didistribusikan kepada pejabat dan fasilitas yang akan
memasukkan data konsumsi.
Langkah 2. Tentukan periode waktu yang akan ditinjau untuk konsumsi. Jika
pengadaan akan mencakup dua belas- periode bulan, data konsumsi selama dua belas terakhir
bulan harus ditinjau (jika data berguna satu tahun penuh adalah tersedia). Tinjauan dua belas
bulan juga dapat digunakan untuk pengadaan meliputi enam bulan, tetapi jika variasi
musiman signifikan, seperti dengan malaria, menggunakan enam metode yang sama periode
bulan dari tahun sebelumnya mungkin lebih disukai. periode tinjauan singkat, seperti tiga
bulan, tidak cukup untuk merencanakan pengadaan untuk mencakup dua belas bulan, kecuali
tiga bulan bulan yang ditinjau mencerminkan kondisi konsumsi yang stabil untuk sepanjang
tahun.
Langkah 3. Masukkan data konsumsi untuk setiap obat. Untuk setiap obat dalam daftar,
masukkan—
• Jumlah total yang digunakan selama periode peninjauan, dalam satuan dasar
• Jumlah hari dalam periode peninjauan yangobat habis (jika jumlah hari habis) stok tidak
dapat ditentukan dengan akurat, perkiraan jumlah bulan kehabisan stok selama periode dapat
dimasukkan)
• Waktu tenggang untuk pengadaan terakhir (atau rata-rata dari beberapa pengadaan terakhir)

Menggunakan catatan paling akurat dan terkini yang tersedia adalah penting. Kemungkinan
sumber data konsumsi dan waktu tunggu adalah-
• Catatan stok dan laporan distribusi dari pusat titik distribusi
• Catatan stok dan laporan dari regional atau distrik gudang
• Faktur dari pemasok
• Catatan pengeluaran dari fasilitas kesehatan
Jika data harga yang diproyeksikan tersedia pada tahap ini, masukkan harga saat
memasukkan data konsumsi (lihat langkah 10) dapat menghemat waktu.

Langkah 4. Hitung konsumsi bulanan rata-rata. Konsumsi bulanan rata-rata adalah

variabel kunci dalam rumus kuantifikasi dan harus seakurat mungkin.