PERENCANAAN

LOGISTIK FARMASI RUMAH

SAKIT

VERONICA M.DAMPUNG,S.Si,M.Kes, Apt

PENGERTIAN
 Perencanaan adalah proses kegiatan
seleksi perbekalan farmasi dan penentuan
jumlah perbekalan farmasi dalam rangka
pengadaan dengan tujuan untuk
mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai
dengan kebutuhan dan anggaran, serta
menghindari kekosongan stok obat. (Yenis
1998).
 Fungsi perencanaan merupakan hasil rangkuman
dari tugas pokok, aturan, gagasan, pengetahuan,
pengalaman dan keadaan atau lingkungan.
Perencanaan dilakukan melalui beberapa
pertimbangan meliputi :
 Monitoring, evaluasi dan pelaporan yang memadai
yang berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan
pengendalian terhadap deviasi-deviasi yang terjadi.
 Kajian dan analisis dari berbagai segi seperti :
politik, ekonomi, social, budaya, geografi,demografi,
teknologi dan ilmu pengetahuan.
 Periodisasi perencanaan untuk menentukan skala
prioritas secara menyeluruh sehingga dapat dilakukan
penanganan yang lebih terperinci.
Perencanaan
Kebutuhan Logistik
 Perencanaan kebutuhan logistik dapat berpatokan
jawaban yang dihasilkan dari pola pertanyaan 5 W + 1 H
antara lain seperti berikut :
 Barang Logistik apa yang akan diadakan ?
 Mengapa diadakan ?
 Berapa jumlah dan jenis barang yang diadakan dan berapa dana yang
dibutuhkan ?
 Kapan barang tersebut diadakan dan diterimakan ?
 Siapa yang akan menggunakan dan siapa yang diberi tanggung jawab
mengadakan barang logistik ?
 Bagaimana cara pengadaan barang logistik ?
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam
Perencanaan Kebutuhan logistik

 Fungsional
 Biaya dan manfaat
 Anggaran
 Keamanan
 Standarisasi
 Secara umum periodisasi perencanaan
antara lain :
Rencana jangka panjang (Long term)
Rencana jangka menengah (Middle term)
Rencana jangka pendek (Short term)
 Secara umum dijumpai dalam praktek
pengelolaan obat masalah yang sering timbul
dalam proses pengadaan obat-obatan dan
sediaan farmasi adalah:
Jumlah obat tertentu ternyata terlalu banyak
dipesan
Jenis obat tertentu tidak dapat digunakan
Kehabisan jenis obat tertentu
Obat yang datang tidak sesuai dengan yang
dipesan
Harga obat yang dipesan terlalu mahal
 Perencanaan Obat bertujuan:
Mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat
sesuai kebutuhan
Menghindari kekosongan obat
Meningkatkan penggunaan obat secara
rasional
Meningkatkan efisiensi
 Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mencapai tujuan
perencanaan adalah :
Alokasi dana tersedia
Struktur biaya persediaan
○ 1).Biaya per unit (item cost)
○ 2) Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)
 Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
 Biaya pengiriman pemesanan
 Biaya transportasi
 Biaya penerimaaan (Receiving cost)
 Biaya penyiapan (set up cost) : surat menyurat dan untuk menyiapkan perlengkapan
dan peralatan
○ 3).Biaya pengelolaan persediaan (carrying Cost)
 Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai
persediaan digunakan untuk investasi (Cost of Capital)
 Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini
berubah sesuai dengan nilai persediaan.
○ 4).Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence,
deterioration and loss)
○ 5).Biaya akibat kehabisan persediaan (Stock out Cost)
Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan dilakukan
KEGIATAN PERENCANAAN (Anshari
2009)
 Tahap Seleksi (Tahap Pemilihan Obat)
 Tahap Rekapitulasi (Tahap Kompilasi
Pemakaian Obat)
 Tahap Kalkulasi (Tahap Perhitungan
Kebutuhan Obat)
 Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
 Tahap Penyesuaian Rencana
Pengadaan Obat
 Tahap Seleksi (Tahap Pemilihan Obat)
 Fungsi seleksi adalah untuk memilih obat-obatan yang secara nyata
dibutuhkan dalam pelayanan kepada masyarakat. Hal ini bisa dilihat dari
tingkat konsumsi dan prevalensi penyakit.
 Sebagai dasar seleksi setiap item adalah:
 Obat dan perbekalan farmasi harus memiliki izin edar
 Berdasarkan seleksi ilmiah, medik, statistik bahwa obat yang dipilih
memiliki benefit ratio lebih baik
 Menghindari duplikasi dan kesamaan jenis
 Jika memilih obat baru, harus ada bukti merujuk kepada keunggulan
komparatif atas khasiat spesifik
 Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali memiliki keunggulan
dibandingkan obat tunggal
 Memilih drug of choice dari obat dengan prevalensi tinggi
 Menekan/ mencegah penggunaan branded dan suplemen
 Kartu stok menunjukkan jenis obat yang memang diperlukan
Tahap Rekapitulasi (Tahap Kompilasi Pemakaian Obat)

 Tahap rekapituasi ini bertujuan untuk:

Mengetahui pemakaian tiap item obat di tiap unit
pelayanan kesehatan
Mengetahui persentase pemakaian tiap item
Mengetahui pemakaian rata-rata tiap item untuk
tingkat kabupaten/kota
 Data yang diambil adalah data dari penggunaan
obat tahun sebelumnya, kemudian dihitung berapa
besar demand (D) yaitu total pemakaian setahun
masing-masing item obat dan rata-rata kebutuhan
per bulan.
Tahap Kalkulasi (Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat)

 Ada dua pendekatan yang lazim

digunakan untuk membuat sebuah
perencanaan obat yaitu pendekatan
epidemiologi (morbiditas) dan
pendekatan konsumsi.
 Metode perencanaan
1) Metode konsumsi: analisis data pemakaian th
sebelumnya

2) Metode epidemiologi: perencanaan berdasarkan

data jumlah kunjungan, pengunjung, bor, los, standar
terapi.

3) kombinasi konsumsi & epidemiologi

40
METODE KONSUMSI
 Metode konsumsi didasarkan atas
analisis data konsumsi obat
sebelumnya. Perencanaan kebutuhan
obat menurut pola konsumsi mempunyai
langkah-langkah sebagai berikut :
pengumpulan dan pengolahan data,
perhitungan perkiraan kebutuhan obat
dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat
dengan alokasi dana.(Quick, 1997)
METODE KONSUMSI
 Jumlah kebutuhan obat menurut metode
konsumsi dapat dihitung dengan rumus :
METODE KONSUMSI
 Keunggulan :
data yang diperoleh akurat,
metode paling mudah,
tidak memerlukan data penyakit maupun standar
pengobatan. jika data konsumsi lengkap pola penulisan
tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka
kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil.
 Kekurangan :
tidak dapat untuk mengkaji penggunaan obat dalam
perbaikan penulisan resep
kekurangan dan kelebihan obat sulit diandalkan,
tidak memerlukan pencatatan data morbiditas yang baik
METODE EPIDEMIOLOGI
 Metode epidemiologi didasarkan pada jumlah
kunjungan, frekuensi penyakit dan standar
pengobatan.
 Langkah-langkah pokok dalam metode ini adalah
sebagai berikut :
menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani,
menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan
frekuensi penyakit,
menyediakan standar pengobatan yang digunakan untuk
perencanaan
menghitung perkiraan kebutuhan obat dan penyesuaian
kebutuhan obat dengan alokasi dana.
METODE EPIDEMIOLOGI
 Keunggulan :
perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran,
standar pengobatan mendukung usaha
memperbaiki pola penggunaan obat.

 Kekurangan :
membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil,
data penyakit sulit diperoleh secara pasti,
diperlukan pencatatan dan pelaporan yang baik.
METODE KOMBINASI
 Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
Penetuan kebutuhan merupakan perincian
dari fungsi perencanaan yang
memperhitungkan semua faktor yang
mempengaruhi penentuan kebutuhan
terutama menyangkut keterbatasan
organisasi.
 Metode konsumsi dpt dilakukan dengan
cara analisis ABC (pareto)
 Metode epidemiologi dpt dilakukan dengan
cara analisis VEN (Vital,Esensial, Non
esensial)
 Analisis ABC
 Kelompok A
kelompok jenis obat yang jumlah rencana
pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar
70 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
 Kelompok B
kelompok jenis obat yang jumlah rencana
pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar
20 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
 Kelompok C
kelompok jenis obat yang jumlah rencana
pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar
10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
 Analisa VEN

 Kelompok V
kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital),
yang termasuk dalam kelompok ini: obat
penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk
pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk
mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.
 Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah
adrenalin, antitoksin, insulin dan obat jantung.
 Kelompok E
kelompok obat-obat yang bekerja pada sumber
penyebab penyakit (kausal).
 Contoh obat yang termasuk jenis obat
Essensial adalah antibiotic, obat
gastrointestinal, NSAID dan lain-lain.
 Kelompok N merupakan kelompok jenis obat-
obat penunjang yaitu obat yang berkerjanya
ringan dan biasa dipergunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk
mengatasi keluhan ringan.
 Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-
essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-
lain.
Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini :
 Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan
datang.
 Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang
akan datang.
dengan rumus : a=b+c+d–e–f
Ket :
a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b : Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan tahun
anggaran yang bersangkutan)
c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d : Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)
e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember di Unit Pengelola
Obat GFK
f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari -
Desember)
 Menghitung rancangan anggaran untuk total
kebutuhan obat dengan cara sebagai berikut :
a. Melakukan analisis ABC – VEN (vital, esensial,
non esensial)
b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan dengan anggaran yang tersedia
c. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan berdasarkan 10 besar penyakit.
 PEDOMAN
PERENCANAAN
doen – peningkatan
data catatan
formularium – kunjungan
standar terapi rs. medik. pasien.

kemungkinan perhitungan lead

time, dan stok anggaran yg
hilang, rusak, pengaman/buffer
ed. stock.
tersedia.

penetapan siklus
prioritas.
sisa stok.
penyakit.
SEKIAN