1 

PERENCANAAN DAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI

HERU SASONGKO

2 Alur Pengelolaan Sediaan Farmasi

PERENCANAANPENGADAANPENERIMAANPENYIMPANANDISTRIBUSIPENGENDA
LIANPENGHAPUSANPENCATATAN & PELAPORANMONITORING & EVALUASI

3 PERENCANAANEfektif & EfisienJumlahjeniswaktu

4 Tujuan perencanaanPerkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
kebutuhan.Menghindari terjadinya kekosongan obat.Meningkatkan penggunaan obat secara
rasional.Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

5 Faktor yang berpengaruh

Pola penyakitBudaya masyarakatKemampuan masyarakat

6 Tahapan perencanaan Pemilihan jenis perbekalan farmasi

Evaluasi perencanaanABC,VEN, EOQPerhitungan kebutuhanmetode konsumsi, epidemiologi,
atau kombinasiPemilihan jenis perbekalan farmasi

7 Metode Perencanaan Epidemiologi Konsumsi Kombinasi

Prediksi berdasar prevalensi penyakitPenggunaan obat sebelumnyaPenggunaan sebelumnya
disesuaikan dengan prevalensi

8 Langkah-Langkah Metode Konsumsi

EvaluasiEstimasi jumlah kebutuhan medatangPerhitungan

9 Metode EpidemiologiSusun daftar masalah kesehatan/ penyakit utama yang terjadiLakukan

pengelompokkan pasienTentukan frekuensi tiap penyakit per periodeSusun standar terapi rata-
rata/ terapi idealDengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi
pengobatan yang diperlukanHitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit

10 Teknik Perencanaan di Apotek

membuat daftar kebutuhan sesuai barang yang habis (buku defecta)melihat pola penyakit yang
sedang muncul di masyarakatmemperhatikan waktu (musim hujan/kemarau, dll.)memenuhi
permintaan pasien, dokter, dll.

11 PENGADAAN Kondisi keuangan Jarak dengan PBF

Sediaan farmasi yang bermutu sesuai kebutuhanKondisi keuanganJarak dengan PBFJumlah dan
jenis sediaanTanggal kadaluarsaKondisi gudang

12 Sistem Pengadaan Perbekalan Farmasi RS

1.Pelelangan2.Pemilihan Langsung3.Penunjukan Langsung4.Swakelola5.Produksi6.Donasi

13 PelelanganPELELANGAN UMUM: pemilihan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka

dengan pengumuman secara luas melalui media masa dan papan pengumuman
resmiPELELANGAN TERBATAS: jika penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan
diyakini terbatas (untuk pekerjaan yang komplek)

14 Pemilihan LangsungJika cara Pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian
sasaran, dilaksanakan dengan cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia
barang/jasa yang memenuhi syarat melalui permintaan harga ulang (price quotation) atau
permintaan teknis dan harga serta dilakukan negosiasi secara bersaing, baik dilakukan untuk
teknis maupun harga,sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat
dipertanggungjawabkan

15 PEMILIHAN LANGSUNG: pemilihan barang/jasa dapat dilakukan dengan membandingkan

sebanyak-banyaknya penawaran (minimal 3) 

16 Penunjukan LangsungYaitu pengadaan barang/jasa yang penyedia barang/jasanya ditentukan

oleh kepala kantor/Satuan kerja/Pemimpin proyek/bagian proyek/pejabat yang
disamakan/ditunjuk

17 Penunjukan langsung ditujukan untuk :

Pengadaan barang/jasa yang berskala kecilPengadaan barang/jasa yang setelah dilakukan
Pelelangan Ulang hanya 1 (satu) peserta yang memenuhi syarat; atau

18 pengadaan yang bersifat mendesak/khusus setelah mendapat persetujuan dari Menteri/Kepala

Lembaga Pemerintah Non Departemen/Gubernur/Bupati/Walikota/Direksi BUMN/BUMD;
ataupenyedia barang/jasa setempat;

19 SwakelolaYaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri

dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan tenaga.

20 ProduksiRumah sakit / apotek memproduksi sendiri obat, alat kesehatan atau perbekalan
lainnya yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan

21 Tujuan Obat lebih murah jika diproduksi sendiri.

Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah SakitObat untuk penelitianKerjasama
dengan pihak ketigaSumbangan

22 DonasiDonasi pada dasarnya bukan merupakan sistem pengadaan barang, akan tetapi
merupakan penerimaan barang atau jasa yang berwujud sumbangan

24 Cara Pengadaan di Apotek

pengadaan dalam jumlah terbatas(untuk kebutuhan jangka pendek, modal terbatas, ED pendek,
lokasi pemasok terjangkau)pengadaan secara spekulasi(pengadaan jumlah besar, antisipasi
kenaikan harga, diskon untuk pembelian jumlah besar)pengadaan terencana( membandingkan
penjualan dengan pembelian)pengadaan secara intuisi(prediksi berdasarkan pola
penyakit)konsinyasi(titipan dari pemasok, untuk produk baru)nempil(membeli dalam jumlah
sedikit dari apotek lain, atau dari pemasok dengan cara join dengan apotek lain, untuk obat yang
mahal)
25 Tahapan pengadaan Penyiapan daftar kebutuhan
Pemilihan supplier dan PemesananPenerimaan dan
PemeriksaanPencatatan/PembukuanPembayaran

26 Cara PembayaranTunai (COD)Kredit

27 Dasar pemilihan supplier

Diskon yang ditawarkan.Bonus pembelian.Jangka waktu pembayaran.Pelayanan yang baik,
benar dan cepat.Kemudahan pengembalian sediaan farmasi yang mendekati
kadaluwarsa.Terjamin kualitas produknya.Intensitas kedatangan ke apotek dan ketepatan waktu
pengiriman baran

NDAHULUANPengelolaan obat di rumah sakit merupakan salah satu manajemen rumah sakit
yang penting.Jika pengelolaan tidak efisien akan berdampak negatif terhadap rumah sakit baik
secara medis maupun ekonomi (Quick et al, 1997).Pengelolaan obat bertujuan agar obat yang
diperlukan bisa selalu tersedia setiap saat diperlukan dalam jumlah yang cukup, tepat jenis, tepat
waktu, dan mutu yang terjamin serta digunakan secara rasional

3 Tahap Pengelolaan Obat

SELEKSIPERENCANAANPENGADAANPENYIMPANANDISTRIBUSIPENGGUNAAN
OBAT.Untuk menganalisis kualitas pengelolaan obat→ perlu indikator dari tiap tahap
pengelolaan obat.

4 Indikator Pengelolaan Obat

Merupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk monitoring, evaluasi, dan
mengubah atau meningkatkan mutu pengelolaan obat di farmasi rumah sakit (Jati,
2010).Indikator juga digunakan untuk menetapkan prioritas, pengambilan keputusan, serta untuk
pengujian cara atau metode dalam mencapai sasaran yang ditetapkan.

5 Dasar-dasar seleksi kebutuhan obat meliputi :

merupakan proses kegiatan sejak dari :meninjau masalah kesehatan di RS↓identifikasi pemilihan
terapi, bentuk dan dosismenentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat
esensialStandarisasi, menjaga, dan memperbaharui standar obatDasar-dasar seleksi kebutuhan
obat meliputi :1. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan
efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan risiko efek samping yang ditimbulkan.2. Jenis
obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.3.
Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah banyak, maka kita memilih berdasarkan
“drug of choice” dari penyakit yang prevalensinya tinggi.4. Jika ada obat baru, harus ada bukti
yang spesifik untuk terapi yang lebih baik.5. Menghindari penggunaan obat kombinasi, kecuali
jika obat kombinasi tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.Indikator
seleksi obat: kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN
6 Acuan yang digunakan dalam perencanaan
DOEN, Formularium RS, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard Treatment Guidelines/STG)
dan kebijakan setempat yang berlakuData catatan medikAnggaran yang tersediaPenetapan
prioritasPola penyakitSisa persediaanData pengggunaan periode yang laluRencana
pengembanganPERENCANAANMerupakan suatu proses kegiatan dalam pemilihan jenis,
jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan
dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain metode konsumsi, epidemiologi,
serta metode kombinasi konsumsi dan epidemiologi yang disesuaikan dengan anggaran yang
tersedia (Anonim, 2004).Tujuan perencanaan: untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang
sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan, menghindari terjadinya stock out dan
meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

7 Beberapa indikator yang digunakan dalam perencanaan obat adalah (Pudjaningsih,

1996):
Persentase Dana→ persentase dana yang tersedia pada IFRS dibanding kebutuhan dana yang
sesungguhnya.Nilai standar persentase dana yang tersedia adalah 100%.Penyimpangan
perencanaan→ jumlah item obat dalam perencanaan dan jumlah item obat dalam kenyataan
pakai.Nilai standar batas penyimpangan perencanaan adalah %.

8 PENGADAANPengadaan merupakan proses untuk memperoleh barang. Menurut Quick et al

(1997), pengadaan yang efektif menjamin ketersediaan obat dalam jenis dan jumlah yang tepat,
harga yang rasional, dan kualitas obat yang terjamin.Tiga sumber pengadaan
barang:PembelianSumbanganPembuatanMetode pengadaan obat ada empat, yaitu:Open Tender
(Tender Terbuka)Restricted Tender (Tender Tertutup)Competitive Negotiation (Negosiasi)Direct
Procurement (Pengadaan Langsung)

9 Indikator-indikator dalam pengadaan obat

Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnyadigolongkan menjadi 3 kategori: rendah
(<12), sedang (12-24), tinggi (>24)Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi →
kemampuan IFRS dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat
dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan saat itu.Pengadaan obat yang berulang menunjukkan
bahwa yang tersedia di IFRS merupakan obat dengan perputaran cepat (fast moving).Banyaknya
obat yang masuk kedalam jenis slow moving → kerugian bagi rumah sakit.Frekuensi kesalahan
fakturKriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item,
atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang bersesuaianPenyebab:Tidak ada stok,
atau barang habis di PBFStok barang yang tidak sesuaiReorder atau frekuensi pemesanan terlalu
banyakFrekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang
disepakatiTingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya
manajemen keuangan pihak rumah sakit.Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak
pemasok kepada rumah sakit sehingga potensial menyebabkan ketidaklancaran suplai obat di
kemudian hari.

10 PENYIMPANANPenyimpanan merupakan proses kegiatan menempatkan perbekalan farmasi

yang diterima pada tempat yang memenuhi syarat dan aman, sehingga obat berada dalam
keadaan aman, dan dapat dihindari kemungkinan obat rusak.Semakin besar persediaan berarti
resiko penyimpanan, fasilitas yang harus dibangun dan pemeliharaan yang dibutuhkan menjadi
lebih besar.Penyimpanan yang baik bertujuan untuk mempertahankan kualitas obat,
meningkatkan efisiensi, mengurangi kerusakan atau kehilangan obat, mengoptimalkan
manajemen persediaan, serta memberikan informasi kebutuhan obat yang akan datang (Quick et
al, 1997).

11 Indikator penyimpanan obat antara lain (Pudjaningsih, 1996):

Persentase kecocokan antara barang dan stok komputer atau kartu stokProses pencocokan harus
dilakukan pada waktu yang sama untuk menghindari kekeliruan karena adanya barang yang
keluar atau masuk (adanya transaksi). Apabila tidak dilakukan bersamaan maka kemungkinan
ketidakcocokan akan meningkat.Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan
pembelian barang dan pelayanan terhadap pasien.Turn Over Ratio (TOR)TOR = perbandingan
Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam 1 tahun dengan nilai rata – rata persediaan pada akhir
tahun.TOR digunakan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun,
menghitung efisiensi dalam pengelolaan obat.Apabila TOR rendah, berarti masih banyak stok
obat yang belum terjual sehingga mengakibatkan obat menumpuk dan berpengaruh terhadap
keuntungan (Jati, 2010).Sistem penataan gudang.Sistem penataan gudang bertujuan untuk
menilai sistem penataan obat di gudang Standar sistem penataan obat adalah FIFO (First In First
Out) dan FEFO (First Expired First Out).

12 Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan atau rusak

Mencerminkan ketidaktepatan perencanaan dan atau kurang baiknya sistem distribusi dan atau
kurangnya pengamatan mutu dalam penyimpanan obat dan atau terjadinya perubahan pola
penyakit atau pola peresepan oleh dokter. Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan atau rusak
masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Persentase stok matiStok mati = stok obat yang
tidak digunakan selama 3 bulan atau selama 3 bulan tidak terdapat transaksi.
Penyebabnya :Tidak diresepkannya obat oleh dokter karena dokter memilih obat lain.Perubahan
pola penyakit.Dokter tidak taat terhadap formularium.Kurang tepatnya perencanaan pengadaan
obat.Kerugian yang ditimbulkan akibat stok mati: perputaran uang yang tidak lancar, kerusakan
obat akibat terlalu lama disimpan sehingga menyebabkan obat kadaluarsa.Pengatasan yang dapat
dilakukan untuk mengurangi kerugian: mengembalikan beberapa item obat kepada PBF.

13 Persentase nilai stok akhir obat Untuk menilai stok akhir obat, yaitu sebagai berikut :
Stok berlebihStok berlebih → meningkatkan pemborosan & kemungkinan obat ED atau rusak
dalam penyimpanan.Untuk mengantisipasi adanya obat yang melampaui batas
ED:Memberlakukan sistem First in First Out (FIFO) dan atau First Expired First Out
(FEFO)Mengembalikan obat kepada PBF atau menukar obat yang hampir tiba waktu
kadaluarsanya dengan obat baruStok kosongStok kosong adalah jumlah stok akhir obat sama
dengan nol; stok obat di gudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga bila ada
permintaan tidak bisa terpenuhi.Faktor-faktor penyebab terjadinya stok kosong:Tidak
terdeteksinya obat yang hampir habis.Hanya ada persediaan yang kecil untuk obat – obat tertentu
(slow moving).Barang yang dipesan belum datang.PBF mengalami kekosonganPemesanannya
ditunda oleh PBF

14 DISTRIBUSISyarat distribusi yang baik :Ketersediaan obat tetap terpeliharaMutu dan

kondisi sediaan obat tetap stabil dalam seluruh proses distribusiKesalahan obat minimal dan
keamanannya maksimum pada penderitaObat yang rusak dan kadaluarsa sangat minimalEfisiensi
dalam penggunaan sumber terutama personelMeminimalkan pencurian, kehilangan, pemborosan,
dan penyalah gunaan obatIFRS  mempunyai  akses  dalam  semua  tahap  produksi  untuk 
pengendalian,  p emantauan  dan  penerapan pelayanan farmasi klinikTerjadinya interaksi antara
dokter- apoteker-perawat-penderitaHarga terkendaliMeningkatnya penggunaan obat yang
rasionalMerupakan proses yang dimulai dari permintaan sampai penyerahan ke penggunaan
perbekalan farmasi di RS yaitu pasien dan petugas kesehatan.Tujuan distribusi: untuk menjamin
ketersediaan obat, memelihara mutu obat, menghindari penggunaan yang tidak
bertanggungjawab, menjaga kelangsungan persediaan, memperpendek waktu tunggu,
pengendalian persediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan.Sistem distribusi obat di
rumah sakit sangat bervariasi tergantung dari kebijakan yang diterapkan rumah sakit, kondisi
serta fasilitas fisik, sumber daya manusia serta tata ruang rumah sakit tersebut. Macam sistem
distribusi obat di RS: sistem floor stock, individual prescription, dan unit dose dispensing.

15 Indikator-indikator distribusi obat, yaitu (Pudjaningsih, 1996) :

Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasienBertujuan untuk
mengetahui tingkat kecepatan pelayanan apotek rumah sakit.Persentase obat yang
diserahkanBertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan IFRS menyediakan obat yang
diresepkan.Persentase obat yang diberi label dengan benarBertujuan untuk mengetahui
penguasaan peracik (dispenser) tentang informasi pokok yang harus ditulis dalam etiket.

16 PENGGUNAANPenggunaan obat adalah proses yang meliputi peresepan oleh dokter,

pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien.Indikator dalam penggunaan obat
antara lain sebagai berikut (WHO, 2003) :Jumlah rata – rata obat tiap resepTujuannya untuk
mengukur derajat polifarmasi. Biasanya kombinasi obat dihitung sebagai 1 obat. Perhitungan
dilakukan dengan membagi jumlah total produk obat yang diresepkan dengan jumlah resep yang
disurvei.Persentase obat generik yang diresepkanTujuannya untuk mengukur kecenderungan
peresepan obat generikPersentase antibiotik yang diresepkanDigunakan untuk mengukur
penggunaan antibiotik secara berlebihan karena penggunaan antibiotik secara berlebihan
merupakan salah satu bentuk ketidakrasionalan peresepan.Persentase injeksi yang
diresepkanTujuannya untuk mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan.Persentase obat yang
diresepkan dari formulariumTujuannya untuk mengukur derajat kesesuaian praktek dengan
kebijakan obat nasional yang diindikasikan dengan peresepan dari formularium. Tiap rumah
sakit harus mempunyai formularium sehingga dapat dijadikan acuan dalam penulisan resep serta
dibutuhkan suatu prosedur untuk menentukan apakah suatu merk produk tertentu ekuivalen
dengan bentuk generik yang ada pada daftar obat atau formularium.