Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat adalah rangkaian kegiatan puskesmas yang menyangkut aspek perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan obat.

Tujuan pengelolaan obat di puskesmas adalah terlaksananya optimalisasi penggunaan obat melalui
peningkatan efektifitas dan efesiensi pengelolaan obat dan penggunaan obat secara tepat dan rasional.

1. Perencanaan Kebutuhan Obat

Perencanaan kebutuhan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan jumlah dan
jenis obat dalam rangka pengadaan.

Tujuan perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan :

a. Jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan

b. Menghindari terjadinya kekosongan obat.

c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

d. Meningkatkan efesiensi penggunaan obat

Perencanaan obat di puskesmas dilakukan setiap triwulan agar memudahkan petugas kesehatan dalam
menganalisa obat yang masih banyak dan sedikit.

Kegiatan pokok dalam perencanaan kebutuhan obat adalah sebagai berikut :

a. Seleksi atau perkiraan kebutuhan terdiri dari :

1) Memilih jenis obat yang dibutuhkan

Jenis obat yang dibutuhkan disusun berdasarkan usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan
mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman pengadaan barang dan jasa Pemerintah
dan Kep. Menkes RI No. 676/Menkes/SK/V/2005 tentang pedoman umum pengadaan obat esensial
pelayanan kesehatan dasar (Depkes RI, 2005).

Kriteria pemilihan obat idealnya dilakukan setelah mengetahui gambaran pola penyakit diwilayah kerja
masing-masing dan karakteristik pasien yang dilayani. Selanjutnya informasi yang perlu diperhatikan
dalam memilih obat antara lain : 1) obat atau daftar obat yang tersedia, 2) masalah logistik, 3) harga
obat, 4) pola penggunaan obat.

Proses memilih jenis obat, ada yang dilakukan oleh petugas, ada yang dilakukan oleh suatu komite yang
khusus dibentuk untuk melaksanakan pemilihan obat.

2) Menentukan jumlah obat yang dibutuhkan

Menentukan jumlah obat yang diperlukan data dan informasi lengkap, akurat dan dapat dipercaya.
Metode untuk penyusunan perkiraan kebutuhan obat ditiap unit pelayanan kesehatan lazimnya
menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi.

a) Metode Konsumsi

Metode konsumsi yaitu metode perencanaan yang didasarkan atas analisa data konsumsi perbekalan
farmasi pada tahun sebelumnya. Langkah pelaksanaan metode ini adalah :

(1) pengumpulan dan pengolahan data, yang diabil dari pencatatan dan pelaporan informasi baik kartu
stok, buku penerimaan dan pengeluaran serta catatan harian penggunaan obat maupun sumber data
obat kadaluarsa, hilang penerimaan dan pengeluaran obat selama satu tahun dan lead time (jangka
waktu tunggu)

(2) analisa data untuk informasi dan evaluasi yaitu untuk melihat lebih mendalam pola penggunaan
perbekalan farmasi yang dapat dilakukan dengan menganalisa data konsumsi tahun sebelumnya. Hasil
analisa inilah yang dapat digunakan sebagai panduan perencaan perbekalan obat tahun berikutnya.

(3)Perhitungan perkiraan kebutuhan obat-obatan, dengan 9 langkah berikut:

1) Menghitung pemakaian nyata per tahun (a)

(a) = stok awal + penerimaan – sisa stok* – jumlah obat hilang/rusak/kadaluarsa

2) Menghitung pemakaian rata-rata per bulan (b)

(b) = (a) : n

n = bulan

3) Menghitung kekurangan obat (c)

(c) = waktu kekosongan obat x pemakaian rata-rata

4) Menghitung kebutuhan obat sesungguhnya per tahun (d)

(d)=(a)+(c)

5) Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang (e)

(e)=(d)+y%

y = Kenaikan jumlah penduduk pertahun

6) Menghitung waktu tunggu (f)

(f)=(b)xn2

n2 = waktu yang dibutuhkan sejak rencana kebutuhan obat dianjurkan

sampai obat diterima.

7) Menghitung stok pengaman (g)

Diperoleh berdasarkan pengalaman dari monitoring dinamika logistik.

8) Menghitung kebutuhan obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang

akan datang (h)

(h)=(e)+(f)+(g)

9) Menghitung jumlah obat yang perlu diadakan pada tahun anggaran yang akan datang (i)

(i)=kebutuhan obat yang diprogramkan-sisa stock

(4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.

Kelebihan metode konsumsi adalah metode yang paling mudah, tidak memerlukan data epidemiologi
maupun standar pengobatan, bila data konsumsi lengkap dan kebutuhan dan kebutuhan relatif konstan
maka kemungkinan kekurangan dan obat sangat kecil.

Kekurangan metode konsumsi adalah data obat dan data jumlah kunjungan pasien yang dapat
diandalkan mungkin sulit diperoleh, tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan
tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau
adanya kehilangan (Depkes RI, 2009)

b) Metode Epidemiologi

Metode epidemiologi yaitu metode perencanaan berdasarkan pada data kunjungan, frekuensi penyakit
dan standar pengobatan yang ada langkah-langkah pelaksanaan metode ini adalah sebagai berikut :

(1) pengumpulan dan pengolahan data yaitu menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani,
menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.

(2) menyediakan pedoman standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan,

(3) menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan obat,

Dalam menghitung perkiraan kebutuhan obat berdasarkan metode epidemiologi perlu dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut:

a) Perhitungan jumlah setiap obat dengan menghitung jumlah masing-masing obat yang diperlukan
perpenyakit serta pengelompokkan dan penjumlahan masing-masing obat.

b) Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan mempertimbangkan peningkatan
kunjungan, kemungkinan hilang, rusak atau kadaluarsa.

c) Menghitung kebutuhan obat yang diprogramkan untuk tahun yang akan datang dengan
mempertimbangkan waktu tunggu dan stok pengaman.

d) Menghitung jumlah yang harus diadakan tahun anggaran yang akan datang.

e) Menghitung jumlah obat yang dibutuhkan per kemasan.

(4) penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Kelebihan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan obat yang mendekati kebenaran, dapat
digunakan pada program-program yang baru, standar pengobatan dapat mendukung usaha perbaikan
pola penggunaan obat.

Kekurangan metode epidemiologi adalah membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit
sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang termasuk dalam daftar tidak
melapor, memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan dan variasi obat terlalu luas.

2. Pengadaan Obat

Pengadaan obat adalah suatu proses untuk pengadaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan. Tujuannya adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat dengan mutu yang
tinggi dan dapat diperoleh pada jangka waktu yang tepat.

Pengadaan adalah suatu siklus yang memerlukan langkah-langkah yaitu :

a) Memilih metode pengadaan obat

b) Memilih pemasok dan dokumen kontrak

c) Pemantauan status pesanan

d) Penerimaan dan pemeriksaan obat

3. Penyimpanan Obat
Penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengaman dengan cara menempatkan obat-obatan yang
diterima pada tempat yang dinilai aman. Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk:

a) Memelihara mutu obat, dengan memperhatikan.

1) Penataan ruang gudang

2) Ruangan kering (tidak lembab)

3) Ada ventilasi

4) Lantai dari legel atau semen dan apabila tidak ada lemari atau rak untuk obat atau tempat obat tidak
cukup maka obat diletakkan dilantai yang diberi alas papan.

5) Pemindahan harus hati-hati

6) Golongan antibiotic harus dalam wadah tertutup dan terhidar dari cahaya matahari

7) Vaksin dan serum dalam wadah tertutup terhindar cahaya matahari dan disimpan dalam lemari es.

b) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

1) Mempunyai ruang khusus atau gudang obat dan pelayanan obat

2) Mempunyai pintu yang lengkap dengan kunci

3) Khusus untuk narkotika

c) Memudahkan pencarian dan pengawasan

1) Pengaturan obat dikelompokkan bentuk sediaan, disusun menurut abjad dengan nama generic

2) Penyusunan obat dengan memperhatikan kadaluarsa atau cara penyusunan First in First out (FIFO)
(Dep Kes RI, 2009).

4. Pendistribusian Obat

Distribusi obat adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan peneriamaan obat-
obatan yang bermutu dari gudang obat secara merata dan teratur dan dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan. Tujuannya adalah terjaminnya mutu dan keabsahan obat serta ketepatan, kerasionalan dan
efisiensi penggunaan obat.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian adalah ketepatan, kecepatan, keamanan, sarana
fasilitas. Puskesmas mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling
dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya (Dep Kes RI, 2009).

Pendistribusian obat berguna untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain:
(1) Sub unit pelayanan lingkungan puskesmas seperti kamar obat, laboratorium. (2) Puskesmas
Pembantu. (3) Puskesmas Keliling. (4) Posyandu.

Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara: (1) Gudang obat menyerahkan obat dan diterima di unit
pelayanan, (2) Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO (Dep Kes RI, 2004).

5. Pengawasan Obat
Pengawasan merupakan fungsi terakhir dari manajemen yang berkaitan erat dengan fungsi
perencanaan, melalui pengawasan standar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk, target,
prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai (Hasibuan,
2003)

Sedangkan pengawasan obat adalah untuk menjamin keadaan obat yang ada, baik pencatatan dan
pelaporannya dari dank e unit-unit yang ada.

Adapun tujuan pengawasan adalah untuk menjamin agar kebijaksanaan organisasi yang telah ditetepkan
dapat terlaksana dengan baik.

Langkah-langkah pengawasan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

a) Pengawasan langsung dilakukan berdasarkan pertimbangan dan laporan yang diterima, yang berisi
masalah-masalah untuk mengamati perkembangan rencana sebelum untuk menguji kebenaran laporan.

b) Pengawasan tidak langsung dilaksanakan berdasarkan pemeriksaan laporan tenteng perkembangan

pelaksanaan rencana.

6. Pelayanan dan Pencatatan Obat

a. Sasaran pokok pencatatan obat di puskesmas :

1) Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat

2) Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu

3) Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang lebih tinggi
b. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit pelayanan
kesehatan :

1) Kartu stock obat

2) Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPLPO )

3) Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat

4) Buku catatan harian penerimaan resep

5) Laporan obat rusak / Daluarsa

6) Surat pernyataan obat hilang (Anonim, 2011).

Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

Keterangan :

CT = Kebutuhan per periode waktu

CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)

T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)

SS = Safety Stock

Berikut contoh perhitungan :

1. Salah satu RS di Kalimantan tengah yang berada di sampit (RS. Murjani) membeli RL (infus Ringer
Laktat) sebanyak 2000 infus dengan pembelian setiap 2 bulan sekali. Karena pabrik obat tidak ada di
Pulau Kalimantan, sehingga infus dibeli dari Surabaya dengan lead time (waktu tunggu) sekitar 3 minggu
(21 hari), sedangkan sisa stock di RS. Murjani hanya ada 1000 infus. Harga infus adalah Rp.
12.000/satuan, maka hitunglah berapa infus RL yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan
untuk membeli sediaan infus tersebut ?

Jawab :

Sebelum memasukkan data ke dalam rumus metode konsumsi, terlebih dahulu di hitung SS (safety stock)
nya dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

= (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000

= 4400 botol
Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400 x Rp. 12.000 = Rp. 52.800.000

2. Kebutuhan obat Amoksisilin di RS. Murjani setiap bulannya sebanyak 6000 obat dengan pembelian
setiap 1 minggu. Karena PBF tidak ada di Pulau Kalimantan, sehingga obat dibeli dari Surabaya dengan
lead time (waktu tunggu) hanya 1 hari, sedangkan sisa stock di RS. Murjani hanya ada 500 obat. Harga
amoksisilin adalah Rp. 8.000/satuan, maka hitunglah berapa obat amoksisilin yang harus dibeli dan
anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli obat tersebut ?

Jawab :

T = 1 minggu = ¼ bulan

Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock) nya terlebih dahulu yaitu dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

= (6000 obat x ¼ bulan) + 200 obat – 500 obat

= 1200 obat

Anggaran yang harus dikeluarkan = 1200 x Rp. 8.000 = Rp. 9.600.000

3. Kebutuhan obat Adrenalin di RS. Murjani setiap bulannya sebanyak 100 ampul setiap 3 bulan
pembelian dengan lead time (waktu tunggu) 1 bulan, tetapi terjadi stock out di PBF Surabaya selama 2
bulan, sedangkan sisa stock di RS. Murjani hanya ada 50 ampul. Harga adrenalin adalah Rp. 5.000/ampul,
sehingga hitunglah berapa adrenalin yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk
membeli obat tersebut ?

Jawab :

Karena terjadi stock out, jadi T = Lead time + lama stock out = 1 + 2 = 3 bulan

Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock) nya terlebih dahulu :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

= (100 obat x 3 bulan) + 300 obat – 50 obat

= 550 obat

Anggaran yang harus dikeluarkan = 550 x Rp. 5.000 = Rp. 2.750.000

Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock

Keterangan :

CT = Kebutuhan per periode waktu

CE = Perhitungan standar pengobatan

T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)

SS = Safety Stock

Contoh perhitungan :

4. Kalimantan tengah merupakan wilayah yang masih banyak terdapat hutan yang lebat, sehingga pasien
gigitan ular di wilayah sampit saja cukup tinggi. RS. Murjani dalam setiap bulannya menerima pasien
gigitan ular sebanyak 5 orang/ bulan. Standar pengobatan untuk gigitan ular, yaitu :

Antibisa ular diberikan 2 botol untuk 1 hari, terapi selama 3 hari

Asam traksenamat diberikan 3 x Injeksi 500 mg, selama 3 hari

Ketorolac injeksi 3% diberikan 2 ampul untuk 1 hari, selama 3 hari

Cefotaxim injeksi diberikan 2 x injeksi 1 g, selama 3 hari

Obat-obatan untuk terapi gigitan ular tersebut hanya tersisa 1 di RS, sedangkan pembelian setiap 1 bulan
sekali dengan lead time (waktu tunggu) 1 minggu (7 hari). Harga untuk 1 kali pemberian standar
pengobatan gigitan ular adalah Rp. 600.000, maka hitunglah berapa obat dalam standar terapi yang
harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli persediaan tersebut ?

Jawab :
Antibisa ular = 2 botol x 3 hari = 6 botol x 5 pasien = 30

Asam traksenamat = 3 ampul x 3 hari = 9 ampul x 5 pasien = 45

Ketorolac inj. 3% = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 =30

Cefotaxim inj = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 pasin =30

Sehingga rata-rata standar pengobatan (CE) = 30

Sama seperti metode konsumsi, untuk melakukan perhitungan terlebih dahulu dihitung Safety stock,
yaitu :

Terapi pengobatan yang harus dibeli adalah :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock

= (30 x 1 bulan) + 7 – 1

= 36

Anggaran yang harus dikeluarkan = 36 x Rp. 600.000 = Rp. 21.600.000

Metode Kombinasi

Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi.

Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah mempunyai data
konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun). Gabungan perhitungan
metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh
prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).

Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan
metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit, perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan
pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kebijakan.

Rumus Metode Kombinasi :

C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock

Keterangan :

CE = Perhitungan standar pengobatan

CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)

T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)

SS = Safety Stock

Contoh perhitungan :

5. Murjani setiap tahunnya pasti ada pasien menderita DBD (deman berdarah), diprediksi ada sebanyak
100 pasien. Penanganan pasien DBD tersebut dengan diberikan infus RL (500 cc) 20 tetes/ menit selama
5 hari. Konsumsi RL setiap bulan adalah 5000 infus, dengan lead time (waktu tunggu) ½ bulan, sehingga
hitunglah berapa RL yang harus disediakan rumah sakit agar tidak terjadi kekosongan?
Jawab :

RL (20 tts/menit) = 1 mL/menit x 60 menit

= 60 mL/jam x 24 jam

= 1440 mL/hari : 500 mL

= 2,88 botol = 3 botol/hari

RL yang dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien = 1500 botol RL

C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock

= (5000 + 1500) x 1 bulan + 3250 – 5000

= 4750 botol RL