Siklus Pengelolaan Obat

seleksi-perencanaan-
pengadaan-penerimaan-
penyimpanan
Perencanaan
Perencanaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP merupakan tahap awal untuk
menetapkan jenis serta jumlah sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP yang sesuai
dengan kebutuhan

Tujuan perencanaan
1) Mendapatkan perkiraan jenis dan jumlah sediaan farmasi, alat kesehatan danBMHP
yang mendekati kebutuhan
2) Meningkatkan penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP secara rasional
3) Menjamin ketersediaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP
4) Menjamin stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP tidak berlebih
5) Efisiensi biaya
6) Memberikan dukungan data bagi estimasi pengadaan, penyimpanan dan biaya
distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP
Perencanaan

Jumlah Jenis Waktu

Efektif dan Efisien

 METODE
PERENCANAAN

Proses kegiatan pemilihan jenis, jumlah, dan harga

perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan
dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat

Macamnya??

konsumsi

Gabungan
epidemiologi/morbiditas
Metode konsumsi
• Suatu metode perencanaan
obat berdasarkan pada
kebutuhan riil obat pada
periode lalu dengan
penyesuaian dan koreksi
berdasarkan pada
penggunaan obat tahun
sebelumnya.
Metode Epidemiologi
• Metode berdasarkan pola
penyakit yang ada dan
didasarkan pada penyakit
yang ada di rumah sakit
atau yang paling sering
muncul di masyarakat.
Metode Kombinasi
• Metode berdasarkan pola
penyakit yang ada dan
didasarkan pada penyakit
yang ada di rumah sakit
atau yang paling sering
muncul di masyarakat.
Contoh soal
• Dalam kegiatan perencanaan sediaan farmasi, apoteker di Apotek X menggunakan
metode perencanaan sediaan antibiotik didasarkan pada pola penyakit infeksi yang
sering muncul di masyarakat pada periode tersebut.
• Metode perencanaan apa yang digunakan oleh apoteker tersebut?
a. Konsumsi
b. Epidemiologi
c. Tender
d. Negosiasi
e. Perencanaan langsung
 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui, melalui pembelian.
Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan dan BMHP harus melaluijalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.

Dalam proses pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan habis pakai diperoleh
dari PedagangBesar Farmasi (PBF) dan Penyalur Alat Kesehatan (PAK) yang memiliki izin.

Sehingga terjamin keaslian, legalitas dan kualitas setiap sediaan farmasi, alat kesehatan
dan bahan habis pakai yang dibeli
Pengadaan Merealisasikan kebutuhan yg tlh
direncanakan+disetujui

Produksi/ Sumbangan/
Pembelian pembuatan droping/
Sendiri hibah

1. Mutu produk
2. Reputasi produsen
u/ capai keseimbangan yg 3. Harga
tepat antara mutu +biaya 4. Tepat waktu kirim
5. Mutu Pelayanan
pemasok
6. Dapat dipercaya
Beli dg penawaran yg kompetitif 7. Layanan Purna Jual
 Pengadaan Obat di Apotek
Pengadaan secara • Membuat rencana kebutuhan yang dibutuhkan
berdasarkan pola kebutuhan tahun sebelumnya
berencana atau berdasarkan kecepatan arus barang

Pengadaan secara
dalam •• Pola ini hanya
Membuat
pemesanan
dapatkebutuhan
rencana
sampai
digunakanyang
barang
jika jangka
datang
waktu
dibutuhkan
tidak terlalu
berdasarkan pola kebutuhan tahun sebelumnya
jumlah terbatas
berencana lama
atau berdasarkan kecepatan arus barang

Pengadaan secara
dalam
•• Dilakukan padadapat
Pola ini hanya
diperkirakan
waktu-waktu
akan
digunakan
terjadi
tertentu bila waktu
jika jangka
peningkatan
pemesanan sampai barang datang tidak permintaan
terlalu
spekulatif
jumlah terbatas atau
lama kenaikan harga

Pengadaan secara • pemilik barang menitipkan barang kepada Apotek

dan apotek tersebut hanya membayar barang
konsinyasi yang terjual.
 Memilih obat atau perbekalan kesehatan /
metode pengadaan
Hal-hal yang
Persyaratan Pemasok
perlu
diperhatikan Penentuan waktu pengadaan dan
dalam kedatangan obat
pengadaan
obat adalah : Penerimaan dan pemeriksaan obat
KRITERIA OBAT & PERBEK.KES.
PERSYARATAN PEMASOK
• Kualitas dari bahan yang dipesan.
(Certificate of Analysis/CoA)
• Kontinuitas/kesanggupan supplier dalam
menyuplai barang yang berkualitas secara
terus-menerus
• Delivery time/ketepatan waktu pengiriman
sesuai dengan waktu pengiriman yang telah
ditentukan
• Layanan purna jual dan kemudahan dalam
pembayaran
 Surat Pesanan

• Surat Pesanan Reguler

• Surat Pesanan Prekursor
• Surat Pesanan Obat-Obat Tertentu
• Surat Pesanan Psikotropika
• Surat Pesanan Narkotika
Yang perlu diperhatikan
dalam membuat surat pesanan

1. Surat Pesanan Obat dan Alat Kesehatan

– Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek)
– Ditulis nomor urut untuk lembar SP, nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan
2. Surat Pesanan Narkotika
– Ditujukan pada PBF Kimia Farma, dibuat rangkap empat (tiga untuk PBF Kimia Farma dan satu arsip apotek)
– Ditulis nomor urut lembar SP, nama dan jabatan Apoteker Pengelola Apotek sebagai pemesan, jenis dan jumlah yang dipesan
serta tujuan penggunaan
– Satu lembar SP hanya dapat digunakan untuk memesan satu jenis narkotika
3. Surat Pesanan Psikotropika
– Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek
– Ditulis nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat
yang dipesan
– Satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psikotropika. SP ditandatangani oleh APA dan diberi
stempel apotek
Surat Pesanan dapat menggunakan sistem elektronik. Sistem elektronik yang digunakan harus bisa menjamin ketertelusuran produk,
sekurang kurangnya dalam batas waktu 5 (lima) tahun terakhir dan harus tersedia sistem backup data secara elektronik.
Surat pesanan
• Apoteker di apotek akan melaksanakan pengadaan obat. Obat yang harus
dilakukan pemesanan adalah : Cefadroxil 500 mg, Rhinos SR, Diazepam tab 2 mg,
Salbutamol 4 mg, Codein 20 mg
• Obat apakah yang harus dituliskan pada surat pesanan prekursor?
A. Cefadroxil 500 mg
B. Rhinos SR
C. Diazepam tab 2 mg
D. Salbutamol 4 mg
E. Codein 20 mg
Surat Pesanan
• Apoteker akan melakukan pemesanan obat narkotika kepada PT. Kimia Farma.
Obat yang akan dipesan adalah : codein 20 mg, codein 10 mg, morfin tab 10 mg.
• Berapa surat pesanan narkotika yang harus dibuat ?
A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
E. 5
 1. Glibenclamide tab 5 mg
2. Phenobarbital 30 mg
3. Desktromethorphan tab 15 mg
4. Chlorpromazine HCl tab 100 mg
Buku defecta 5. Cefadroxil 500 mg
6. Simvastatin 10 mg
7. Hufagrip Flu batuk (CTM, PCT,
Pseudoefedrin, GG)
8. Codein 10 mg
9. Codein 20 mg
10. Methylergometrine 0.125 mg
11. Paracetamol 500 mg
12. Morfin sulfat Tab
• Dalam hal Apotek merupakan Apotek PRB (Program Rujuk Balik) yang bekerja sama
dengan BPJS, maka pengadaan obat terkait pelayanan JKN dilaksanakan melalui
ekatalog.
• Tahapan pengadaan obat sebagai berikut:
– Data RKO (Rencana Kebutuhan Obat) digunakan sebagai dasar untuk
melaksanakan pengadaan dan penyampaian usulan kebutuhan obat ke
Kementerian Kesehatan melalui aplikasi E-Monev Obat:
http://monevkatalogobat.kemkes.go.id.
– Apoteker melakukan pembelian obat melalui E-Purchasing terhadap obat yang
sudah dimuat dalam sistem Katalog Elektronik portal pengadaan Nasional
sesuai dengan RKO.
– melakukan perjanjian/kontrak jual beli terhadap obat yang telah disetujui
dengan distributor yang ditunjuk oleh penyedia obat/industri farmasi.
Penentuan Waktu Pengadaan dan Kedatangan Obat

Waktu pengadaan dan waktu kedatangan

obat dari berbagai sumber anggaran perlu
ditetapkan berdasarkan hasil analisis data:
a. Sisa stok dengan memperhatikan waktu
b. Jumlah obat yang akan diterima sampai
dengan akhir tahun anggaran
c. Rata-rata pemakaian
d. Waktu tunggu/ lead time
Reorder Point

• Reorder Point (ROP) adalah penentuan waktu

pemesanan kembali agar tidak mengganggu
kontinuitas pelayanan kefarmasian.
• supaya ketersediaan obat terjamin, sehingga
pemesanan obat dilakukan pada saat yang tepat
yaitu saat stok obat tidak berlebih dan tidak
kosong.
Reorder point

Keterangan :
LT = Lead Time
AU = Penggunaan bahan baku
SS = Safety Stock
Reorder point
Apotek X menetapkan lead time obat A selama 4
minggu, pemakaian rata-rata sebesar 30 obat
perminggu, safety stock yang ditaksir sebesar
pemakaian rata-rata untuk 2 minggu. Dari data ini,
maka reorder pointnya adalah sebagai berikut :
• Reorder Point = (4 x 30) + (2 x 30)
= 180
ROP
• Apotek menetapkan waktu tunggu obat A (antihipertensi) selama 3 minggu,
pemakaian rata-rata sebesar 20 obat per minggu. Safety stok yang ditaksir sebesar
pemakaian rata-rata untuk 1 minggu.
• Dari data tersebut, berapakah nilai reorder point?
A. 60
B. 70
C. 80
D. 90
E. 100
Cash keras/ • Pembayaran yang dilakukan secara
langsung pada saat barang datang
COD • Pembayaran narkotika

• Pembayaran jangka waktu 1 hari

Cash lunak sampai 2 minggu

• Pembayaran di atas 2 minggu

Kredit
PENERIMAAN
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah,
mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik
yang diterima.
Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang
diterima sesuai dengan jenis, jumlah dan mutunya berdasarkan Faktur Pembelian dan/atau
Surat Pengiriman Barang yang sah.
Pemeriksaan sediaan farmasi yang diterima meliputi:
1) Kondisi kemasan: segel, label/penandaan
2) Kesesuaian nama, bentuk, kekuatan sediaan obat, isi kemasan antara surat pesanandan
obat yang diterima
3) Kesesuaian antara fisik obat dengan Faktur pembelian atau Surat Pengiriman Barang
(SPB) yang meliputi kebenaran nama produsen, nama pemasok, nama obat, jumlah,
bentuk, kekuatan sediaan obat dan isi kemasan, nomor bets dan tanggal kedaluwarsa.
PENERIMAAN
 PENYIMPANAN
Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari
penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga ketersediaan, serta memudahkan
pencarian dan pengawasan.
Hal khusus yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah:
• Penyimpanan narkotika dan psikotropik
• Obat High Alert adalah obat yang perlu diwaspadai karena dapat
menyebabkan terjadinya kesalahan serius (sentinel event), dan berisiko
tinggi menyebabkan dampak yang tidak diinginkan (adverse outcome). Yang
termasuk obat high alertyaitu : insulin, antidiabetik oral atau obat
kemoterapeutik
• Apotek harus menyimpan Prekursor Farmasi dalam bentuk obat jadi
ditempat yang aman
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan:
• Terdapat lemari pendingin untuk penyimpanan obat tertentu dan alat pemantau suhu untuk ruangan dan lemari
pendingin
• Pengeluaran obat menggunakan Sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO)
• Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi, serta disusun secara
alfabetis.
• Sediaan farmasi harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik, bila dalam keadaan darurat isi dipindahkan pada
wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru
yang memuat nama sediaan farmasi, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa.
• Sediaan farmasi yang mendekati kadaluarsa (3-6 bulan) sebelum kadaluarsadisimpan terpisah dengan penandaan
khusus
• Vaksin harus disimpan pada tempat dengan suhu tertentu dan hanya diperuntunkan menyimpan vaksin saja.
• Jika listrik padam. dilakukan tindakan pengamanan terhadap sediaan farmasi dengan memindahkan sediaan
farmasi ke tempat yang memenuhi persyaratan
• Inspeksi/pemantauan secara berkala terhadap tempat penyimpanan sediaan farmasi
TERIMAKASIH