PENGELOLAAN OBAT DAN

PERBEKALAN FARMASI
DIKOMUNITAS

NUR FAHMA LAILI., M.FARM., APT

RUANG LINGKUP PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI KOMUNITAS

• 1. Apotek
• 2. Klinik
• 3. Puskesmas
 PERENCANAAN KEBUTUHAN

Proses Penentuan Jenis, Jumlah Dan Harga Obat Dalam Rangka Pengadaan
Dengan Tujuan Untuk Mendapatkan Obat Sesuai Dengan Kebutuhan Dan
Anggaran Serta Menghindari Adanya Kekosongan.
• Pendekatan Metode Konsumsi Berproyeksi Berdasar Pola
Penyakit/Epidemiologi
• Penyesuaian Anggaran: Skala Prioritas, Analisa ‘Abc’
• ‘Buffer Stock’
PERENCANAAN KEBUTUHAN

• Metode Konsumsi Berproyeksi

Perencanaan jangka panjang untuk memprediksi kebutuhan perperiode
akan datang dengan menghitung kebutuhan periode yang lalu ditambah
dengan proyeksi kenaikan rata-rata / trend konsumsi kebutuhan.
• Metode Epidemiologi
Perencanaan jangka pendek untuk memprediksi kebutuhan perperiode
akan datang dengan mempertimbangkan pola penyakit musiman dan
kebutuhan yang sifatnya mendesak/ cito.
ANALISA ABC

• Teknis analisa yang disusun berdasarkan total dana yg dgnk untuk

pemenuhan pengadaan obat perperiode tertentu (tahunan)
• Obat disusun sesuai urutan penyerapan dana terbesar, kemudian
dikelompokkan menjadi Daftar A utk obat pengguna dana 70-80% dari
total dana, B 20-25% , dan C 5-10%.
ANALISA ABC

KATEGORI % BUDGET % ORDER

A 70-80 % 10-20 %

B 15-20 % 10-20 %

C 5-10 % 60-80 %
KELENGKAPAN PERENCANAAN PENGADAAN

• - Membuat anggaran pembelian

• - Pemilihan supplier
• - Kelengkapan persyaratan pembelian (SP, NPWP, SIA, SIPA, KTP )
 PENGADAAN

• proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan

lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi berdasarkan
perencanaan yang telah disetujui
 PENGADAAN BARANG

• Berdasarkan sifat penggunaanya: • Berdasarkan waktu pengadaan :

1. Bahan Baku 1. Pembelian Tahunan
Contoh :bahan antibiotika untuk pembuatan salep Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
2. Bahan Pembantu 2. Pembelian terjadwal
Contoh: untuk pembuatan racikan puyer Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu,
3. Komponen Jadi misalnya 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan

Contoh : Kapsul Gelatin 3. Pembelian tiap bulan

4. Bahan Jadi Merupakan pembelian setiap saat dimana pada saat obat
mengalami kekurangan.
Contoh : Cairan infus, antibiotika
CARA PEMBELIAN PERBEKALAN FARMASI DI
APOTEK DAN KLINIK

Langsung 1. Just in
Time 1. Tender
2. Konsinyasi 2. Penunjukan Langsung
Tidak 3. Spekulasi
Langsung
 PEMBELIAN SISTEM TENDER

• Sistem tender untuk pengadaan perbekalan farmasi dibanding sistem

pembelian langsung lebih menguntungkan dari sisi harga, tetapi banyak
kelemahannya, yaitu:
- perlu waktu untuk realisasi
- resiko penumpukan dan kekosongan karena fluktuasi
- Resiko Expired Date
Sehingga berlaku kebijakan perbekalan farmasi sbg komoditi khusus yg
pengadaannya tdk hrs melalui proses tender.
 PROSES PENGADAAN EFEKTIF

Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total
lebih rendah.
 PEMILIHAN SUPPLIER

• 1. Macam-macam supplier
• 2. Kriteria supplier yang baik
• 3. Mengenal supplier yang ada di apotek
•

• Cara Pembayaran
• 1. COD
• 2. Cash Lunak
• 3. Kredit
•
PENERIMAAN

• Penerimaan barang datang

• Pengecekan faktur, barang,
kwalitas, kwantitas, dsb.
• Kartu gudang, kartu stock dan
stelling
• Buku barang/buku penerimaan
PENYIMPANAN OBAT

• - Persyaratan penyimpanan yang benar (suhu,

kelembaban, dll)
• - Sistem penyimpanan : kelas terapi, alfabetis
• - Sistem pengeluaran :FEFO, FIFO
- Lay out penyimpanan
GUDANG

- Kapan diperlukan gudang

a. Stok >>
b. Distribusi obat ke lebih dari satu bagian
c. Barang/obat dengan perlakuan khusus
d. Keamanan
e. Tujuan khusus
PENGELOLAAN GUDANG

- Penanggung jawab gudang

- Lay out gudang
- Sistem kontrol
- Jalur distribusi
- Administrasi gudang
- Keamanan
- Peralatan penunjang
PENGENDALIAN PERSEDIAAN ( INVENTORY CONTROL )

- Tujuan pengendalian inventori:

a. Ketersediaan
b. Keseimbangan dengan dana/anggaran yang tersedia
c. Variasi kebutuhan konsumen /pasien terpenuhi
d. Tidak over stok/minimalisasi resiko rusak dan ED
METODE PENGENDALIAN INVENTORY

- Buku defekta
- Kartu Stok dan stelling
- ROP (Re Order Point)
- EOQ (Economic Order Quantity)
- Buffer Stok
PENGELOLAAN OBAT RUSAK DAN KADALUWARSA

• Pengelolaan barang ber-ED

• Tatacara retur barang
• Usaha untuk mengurangi ‘dead stock’
• Pemusnahan obat
DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

• Pengarsipan faktur
• Pengarsipan resep
• Pengarsipan nota-nota
• Pelaporan obat Prekursor dan OOT (Obat-obat tertentu)
• Pelaporan narkotika
• Pelaporan psikotropika
• Dokumentasi pelayanan ( konseling,monitoring )
PENGADAAN PERBEKALAN
FARMASI DI PUSKESMAS
PERMINTAAN

Tujuan :
Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan
kesehatan sesuai dg konsumsi & pola penyakit di wilayah kerja
Diajukan ke DinKes Kab/Kota
PENYEDIA OBAT (DINKES KAB/KOTA)

Obat Generik (KepMenKes No : 085 th 1989)

DOEN Puskesmas

Fornas

Mekanisme pengadaan sesuai dg e-purchasing

Item obat sesuai e-catalog

PERENCANAAN KEBUTUHAN FARMASI
DI PUSKESMAS

Diajukan ke DinKes Kab/Kota

Formulir LPLPO
Kegiatan : permintaan rutin &
khusus
Khusus :
•Kebutuhan meningkat
•Menghindari kekosongan
•Penanganan KLB, obat rusak & ED
PEDOMAN PERENCANAAN

• MASTER BARANG
• DOEN, FORMULARIUM, PDT / STANDAR TERAPI
• ANGGARAN
• SKALA PRIORITAS
• SIKLUS PENYAKIT
• SISA STOCK
• DATA KEBUTUHAN
• DATA PEMAKAIAN PERIODE LALU
• RENCANA PENGEMBANGAN
 PERENCANAAN KEBUTUHAN

• Periodik
• Pendekatan Metode Konsumsi Berproyeksi Berdasar Pola
Penyakit/Epidemiologi
• Penyesuaian Anggaran: Skala Prioritas, Analisa ‘Ven’, Analisa ‘Abc’
• ‘Buffer Stock’
PENGHITUNGAN TREN KEBUTUHAN

1. Koleksi data konsumsi 3 tahun terakhir

2. Prediksi kebutuhan tahun mendatang dengan menghitung

kebutuhan tahunan rata-rata ditambah atau dikurangi tren kebutuhan
tahunan

3. Atau buat prediksi kebutuhan tahun keempat dengan membuat

regresi linier tiga tahun sebelumnya
Thank You