A.

Perencanaan Sediaan Farmasi

Perencanaan sediaan farmasi di Apotek Kimia Farma 62 didasarkan metode
kombinasi yakni antara data konsumsi dari data pengeluaran barang periode sebelumnya
dan epidemiologi penyakit. Data konsumsi tersebut dapat dikelompokkan untuk obat fast
moving (cepat beredar) maupun slow moving (lambat beredar). Analisisya menggunakan
pareto, dimana analisis pareto merupakan suatu analisis yang dapat digunakan untuk
menganalisis pola konsumsi perbekalan farmasi, yaitu dengan melihat penjualan pada
periode waktu yang telah terjadi (sebelumnya) untuk perencanaan pengadaan barang
selanjutnya. Pareto berisi daftar barang terjual yang memberikan kontribusi terhadap omset,
disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai terendah disertai jumlah
atau kuantitas barang yang terjual. Analisis pareto penting untuk menentukan jenis barang
yang penjualannya berpengaruh besar terhadap omset. Obat akan digolongkan menjadi 3
kelompok yaitu:
1. Kelompok A: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi paling besar (sekitar
80% dari total dana)
2. Kelompok B: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi dana sekitar 20% dari
total dana
3. Kelompok C: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi dana sekitar 10% dari
total dana.
Data yang diperlukan untuk melakukan analisis pareto adalah:
1. Harga patokan tiap jenis obat
2. Jumlah perkiraan kebutugan obat dalam setahun.
3. Data obat-obatan yang tergolong fast moving, slow moving dan death stock
Pada Kimia Farma 62 pembagian pareto sebagai berikut :
a. Resep :
 Pareto A = 35
 Pareto B = 25
 Pareto C = 21
b. Non resep :
 Pareto A = 14
 Pareto B = 14
 Pareto C = 14
 Epidemiologi dilakukan berdasarkan data tingkat kejadian penyakit, contohnya saat
musim hujan maka pihak Apotek akan merencanakan untuk memesan produk-produk yang
terkait dengan musim tersebut, contohnya obat flu dan obat diare. Penggunaan metode
kombinasi merupakan pilihan yang tepat untuk proses perencanaan sebab metode kombinasi
tidak hanya melihat pada data konsumsi obat periode sebelumnya namun juga melihat pola
penyakit dan frekuensi penyakit sehingga saling menutupi kekurangan dari masing-masing
metode dan mempermudah dalam proses perencanaan daripada hanya terfokus pada satu
metode.

Manajemen barang dagangan/pengelolaan

barang/ merchandisemanagement

Merencanakan Membuat sistem Menerima barang, membuat

barang dagangan pembelian desain, penyimpanan dan
pemajangan

Mengelola Mengelola Mengelola Mengelola Alokasi

standar persediaan pembelian anggaran barang ke
barang pembelian apotek
dagangan

Barang Barang
reguler cito/mendesak/musiman

Bagan manajemen persediaan barang

Sesuai dengan bagan diatas, perencanaan sediaan farmasi di apotek kimia farma 62 terdiri
dari tiga tahapan :
1) Perencanaan barang dagangan
a. Pengelolaan standar barang dagangan
b. Pengelolaan persediaan
Pada tahap ini dilakukan di Apotek kimia farma 62
2) Pembuatan sistem pembelian
a. Pengelolaan pembelian berdasarkan atas barang regular dan barang cito
b. Pengelolaan anggaran pembelian
c. Alokasi barang ke apotek
3) Sistem penerimaan barang, membuat desain penyimpanan dan pemajangan
Tahapan ini dilakukan oleh kantor pusat kimia farma di Jakarta.
Perencanaan barangan dagangan terdiri dari mengelola standar dan pengelolaan persediaan,
perencanaan standar barang dagangan dilakukan oleh kantor pusat dan terdiri dari :
1. Merchandise structure
2. Produk dan private label
3. Layout
4. Display & shelving
5. Puschassing
6. Pricing
7. Promotion
B. Pengadaan Sediaan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan
farmasi di apotek sesuai dengan data perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan
barang meliputi proses pemesanan, pembelian dan penerimaan barang. Pengadaan barang
dilakukan berdasarkan pada tingkat kebutuhan konsumen (pasien). Pengadaan sediaan
farmasi yang ada di apotek harus melalui jalur resmi untuk menjamin kualitas produk tetap
dipertahankan selama proses distribusi, yaitu melalui PBF (Pedagang Besar Farmasi) Kimia
Farma atau Kimia Farma Trading and Distribution dan PBF resmi lainnya.
Pemilihan PBF atau distributor didasari oleh beberapa hal yaitu legalitas PBF,
misalnya izin resmi, ketersediaan dan kualitas barang yang dikirim dapat
dipertanggungjawabkan (service level), besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan,
kecepatan pengiriman barang (lead time), kedatangan barang yang tepat waktu, dan cara
pembayaran serta waktu jatuh tempo (term of payment).
Kegiatan pengadaan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di Apotek
Kimia Farma 121 dilakukan oleh APA. APA akan memberikan daftar nama obat dan
jumlahnya sudah sesuai dengan kebutuhan apotek ke PBF. APA akan membuat Surat
Pesanan (SP) ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) untuk memesan barang yang dibutuhkan
oleh apotek. PBF akan mengirimkan barang ke apotek dan semua pembayaran dilakukan
secara terpusat oleh BM.
Pengadaan Apotek kimia farma 62 bisa dilakukan menggunakan 5 cara yaitu :
1. Pengadaan Apotek Kimia Farma 62 dilakukan melalui Surat Pesanan (SP). BM
mengirim SP ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan PBF akan mengirim barang yang
dipesan ke gudang farmasi Unit BM Jember. Persediaan barang dan sediaan farmasi yang
telah datang dan tersedia di gudang akan di-dropping ke Apotek. Khusus untuk
pengadaan narkotika, psikotropika, prekursor, dan Obat-Obat tertentu (OOT), Surat
 Pesanan (SP) harus dibuat langsung oleh Apotek yang bersangkutan dan dibuat rangkap
empat. Pemesanan obat golongan narkotika, digunakan SP khusus yang harus
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dengan mencantumkan nama,
nomor Surat Izin Apotek (SIA) dan stempel Apotek. Untuk satu lembar SP hanya berlaku
untuk satu jenis obat narkotika saja. Selain itu, pembeliannya hanya boleh dilakukan
kepada Distributor Kimia Farma yang bertindak sebagai distributor tunggal yang ditunjuk
pemerintah. Untuk pembelian obat golongan psikotropika dilakukan dengan cara yang
sama, tetapi untuk satu lembar SP boleh berisi beberapa jenis psikotropika, dan melalui
distributor resmi yang menyediakan psikotropika. Untuk pembelian prekursor farmasi
dilakukan dengan cara yang sama seperti surat pesanan psikotropika, yaitu surat pesanan
hanya dapat digunakan untuk satu atau beberapa jenis prekursor farmasi. Pembelian Obat-
Obat Tertentu (OOT) menurut Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat Dan Makanan
(PKBPOM) No 7 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan OOT yaitu harus melalui
pedagang besar farmasi yang mendapat izin untuk mengimpor OOT atau melalui industri
farmasi yang dapat melakukan pengadaan OOT. Surat Pesanan (SP) OOT harus
ditandantangani Apoteker penanggung jawab dengan mencantumkan nama lengkap, Surat
Izin Praktek Apoteker (SIPA), nomor dan tanggal SP, serta kejelasan identitas sarana
seperti nama Apotek dan stempel Apotek.
2. Dropping antar Apotek Kimia Farma.
Dropping dilakukan jika barang yang diminta tidak ada dalam persediaan dengan tujuan
untuk menghindari penolakan resep atau obat. Dropping dilakukan dengan menggunakan
sistem BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) sebagai surat pesanan dan Dropping.
3. Pesanan Cito
Pesanan Cito adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan kapan saja
diluar pembelian bulanan rutin karena suatu kebutuhan yang segera, seperti permintaan
obat oleh dokter klinik di Kimia Farma 62 maka akan langsung dibuatkan surat pesanan
ke PBF dan dikirim langsung ke apotek. Pengadaan dengan pembelian mendesak dapat
juga dilakukan bila memerlukan obat yang tidak tersedia di Apotek dengan membeli obat
di Apotek swasta selain Apotek Kimia Farma untuk menghindari penolakan resep.
4. Metode konsinyasi yang berkerja sama dengan suatu perusahaan atau distributor yang
menitipkan produknya untuk dijual di Apotek, kemudian setiap bulan dilakukan
pengecekan dari pihak perusahaan untuk mengetahui jumlah produk yang terjual
barangnya. Apotek Kimia Farma 62 hanya melakukan konsinyanyi khusus produk
suplemen. Pembayaran dilakukan setelah produk terjual, kemudian suplemen yang telah
dipesan akan di dropping ke Apotek Kimia Farma 62 oleh gudang farmasi. Petugas di
 Apotek kemudian melakukan pengecekan kesesuaian barang meliputi nama, jumlah, dan
spesifikasi barang. Jika terdapat ketidaksesuaian maka akan dilakukan pengembalian ke
gudang, tetapi jika sudah sesuai selanjutnya barang dan obat-obat akan dimasukkan ke
tempat penyimpanan masing-masing dan dicatat pada kartu stok yang terdapat pada setiap
macam obat.
5. Prosduksi Mandiri, yakni membuat beberapa macam produk farmasi seperti gliserin dan
H2O2.
C. Penerimaan Sediaan Farmasi
Pesanan yang telah datang dilakukan pengecekan, apoteker akan meminta faktur barang
dari salesman PBF untuk memeriksa apakah barang yang di pesan sudah sesuai atau tidak.
Pemeriksaanya meliputi jenis dan nama barang, dosis obat, jumlah barang, nomor batch,
tanggal kadaluarsa (expire date) serta kondisi fisik barang. Setelah itu, faktur ditanda tangani
dan di stample oleh apoteker. Kemudia barang tersebut akan dientri ke komputer, sehingga
stock obat bertambah.
Tahapan penerimaan obat di Apotek Kimia Farma 62 yaitu :

Barang datang Penerimaan Memeriksa kesuaian

faktur dari faktur (nama dan
petugas PBF alamat apotek)

Faktur Memeriksa Memeriksa nama,

ditandatangani kemasan obat jumlah, dosis, no
oleh Apoteker atau kondisi obat batch, dan ED obat

Jumlah barang
dientri ke
komputer

Alur Penerimaan Perbekalan Farmasi di KF 62

Jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan atau adanya kerusakan
fisik atau barang telah mendekati expire date ataupun telah memasuki expire date maka
bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk
ditukar dengan barang yang sesuai. Persediaan ini untuk menunjang pemakaian perbekalan
farmasi selama 1 bulan dan 3 hari – 1 minggu untuk buffer stock.