PEMBAHASAN
2. Pengadaan
Kegiatan pengadaan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di Apotek Kimia
Farma No. 115 Pamulang dilakukan secara terpusat oleh Bisnis Manajer (BM). BM akan
memberikan daftar nama obat dan jumlahnya ke Apotek untuk di droping apakah sudah sesuai
dengan kebutuhan apotek atau tidak. Tetapi sebelumnya Apoteker dan Asisten apoteker sudah
melakukan pemeriksaan barang yang habis (kosong) atau persediaan yang menipis yang akan
ditulis di buku defecta. Sehingga Apoteker akan memeriksa kesesuaian berkas droping dan buku
defecta, apakah sudah sesuai atau tidak, ketika telah disetujui maka BM akan mengirimkan
laporan tentang perencanaan pemesanan obat beserta biaya yang diperlukan oleh seluruh Apotek
Kimia Farma yang ada di Samarinda termasuk Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang ke
PT.Kimia Farma Tbk. (Pusat) untuk memverifikasi dana yang bertujuan untuk mencairkan dana
untuk biaya pembelian perbekalan farmasi. Selanjutnya BM akan membuat Surat Pesanan (SP)
ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) untu memesan barang yang dibutuhkan oleh apotek. PBF
akan mengirimkan barang ke BM. BM akan memeriksa atau mengecek barang yang diperlukan
oleh Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang. Kemudian BM akan mengirimkan barang tersebut
ke Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang beserta data droping barang.
Pengadaan obat yang tergolong narkotika, psikotropika, prekursor dan obat-obat tertentu
dilakukan oleh masing-masing apotek dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang telah
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan dikirim secara langsung ke Pedagang
Besar Farmasi (PBF) resmi. Dalam satu surat pesanan narkotik hanya dapat digunakan untuk
satu macam obat (satu bentuk dan kekuatan sediaan). Surat Pesanan narkotika dibuat rangkap
empat, lembar berwarna putih untuk PBF, lembar berwarna merah muda untuk laporan ke
SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika), lembar berwarna kuning dan biru
sebagai arsip apotek. Surat pesanan psikotropik dibuat rangkap tiga. Satu surat pesanan
psikotropik berlaku untuk lebih dari satu macam obat (satu bentuk dan kekuatan sediaan)
dengan syarat harus ke distributor yang sama, namun apabila produk berasal dari PBF yang
berbeda maka surat pesanan harus dibuat terpisah. Surat pesanan obat yang mengandung
prekursor dan obat-obat tertentu dibuat rangkap 1 dan diserahkan kepada PBF terkait.
Kegiatan pembelian obat dan perbekalan kesehatan di apotek dikelompokkan menjadi:
a. Pembelian Rutin
Pesanan rutin yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang satu bulan
dua kali, yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga oleh BM. Keuntungan dari sistem ini
adalah tercapainya efisiensi baik dari segi waktu, biaya maupun pemilihan PBF. Sedangkan
untuk pesanan narkotika menggunakan surat pesanan khusus, langsung ke Kimia Farma
Trading and Distribution, serta untuk psikotropika pemesanannya juga langsung ke PBF
tanpa melalui prantara Bisnis Manager (BM).
b. Pesanan Cito
Pesanan cito adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan kapan saja
karena suatu kebutuhan yang segera. Seperti permintaan obat oleh dokter prakter yang ada di
Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang, maka akan langsung dibuatkan surat pesanan ke
PBF langsung tanpa prantara BM. Barang pesanan cito tidak dikirim ke gudang BM
melainkan dikirim langsung ke apotek.
c. Dropping Antar Apotek
Pembelian obat dan perbekalan kesehatan dapat dilakukan antar sesama apotek Kimia
Farma lainnya. Tujuannya untuk menghindari penolakan pembelian obat ataupun resep yang
mempengaruhi omset penjualan. Hal ini dilakukan jika terjadi pembelian obat dan perbekalan
kesehatan oleh konsumen tetapi barang tersebut kurang atau tidak tersedia di apotek.
Misalnya apotek KF A (yang membutuhkan barang) kemudian menelepon ke apotek KF B
untuk mengetahui ketersediaan obat X. Jika obat tersedia, apotek KF.A mengirimkan Bon
Permintaan Barang Apotek (BPBA) sebagai surat pesanan yang berisi nama obat dan jumlah,
yang dibutuhkan oleh apotek KF A. Apotek KF A akan mengambil barang langsung ke
apotek KF B. Apotek KF B akan memberikan barang dan bukti droping. Penjualan obat X
akan masuk ke omset apotek KF A. Dengan adanya bukti droping maka nilai pembelian di
apotek pelayanan KF A akan bertambah senilai obat X, sedangkan nilai pembelian apotek KF
B akan berkurang senilai obat X.
d. Konsinyasi
Konsinyasi merupakan suatu bentuk hubungan kerjasama antara Apotek Kimia Farma
dengan distributor yang telah memiliki ikatan kerja sama dengan Apotek Kimia Farma Pusat.
Dalam setiap bulan dilakukan pengecekan dari pihak distributor untuk mengetahui jumlah
produk yang telah terjual selama satu bulan. Barang konsinyasi untuk produk yang termasuk
dalam produk obat baru, barang promosi, suplemen makanan, dan alat-alat kesehatan. Barang
tersebut pembeliannya tidak dibayar dimuka, tetapi pihak Apotek Kimia Farma membuat
faktur setelah ada transaksi penjualan, dan mengirimkan uang hasil penjualan kepada BM,
dan BM akan membayar ke distributor sesuai dengan harga dari produk yang telah terjual.
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah,
mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam faktur dan kondisi fisik yang diterima.
Penerimaan barang di Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang, yaitu ketika barang datang ke
apotek, apoteker atau asisten apoteker akan meminta berkas dropingan barang dari pihak BM
atau meminta faktur dan bukti surat pesanan dari PBF untuk memeriksa apakah barang yang
dipesan sudah sesuai atau tidak.
Adapun langkah-langkah yang harus dikerjaan saat penerimaan barang dari PBF maupun
BM, sebagai berikut :
1. Pemeriksaan Barang dan kelengkapannya yang terdiri dari :
a) Alamat pengiriman barang yang dituju.
b) Nama Obat, dosis obat dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan yang tertera
pada berkas dropingan dari BM serta surat pesanan dan faktur dari PBF. Jika barang tidak
sesuai dengan SP atau terdapat kerusakan fisik maka dapat dibuat nota pembelian
barang/retur dan mengembalikan barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk ditukar
dengan barang yang sesuai.
c) Tanggal kadaluarsa (expire date).
d) Harga atau diskon sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati
2. Jika barang telah sesuai maka faktur ditandatangani dan dibubuhkan stempel apotek. Faktur
asli (warna putih) dan salinan faktur (warna biru) diserahkan kepada petugas PBF (sebagai
bukti penagihan), sedangkan Salinan faktur (warna kuning) diambil sebagai arsip apotek
untuk bukti penerimaan dari PBF.
3. Barang tersebut kemudian di input jumlahnya di komputer, sehingga barang tersebut
jumlanya bertambah dan disimpan pada rak atau gondola yang tersedia sesuai dengan
namanya.
4. Salinan faktur lalu dimasukkan datanya ke dalam komputer melalui administrasi penerimaan
barang yang terintegrasi dalam program sebagai data pembelian dan menambah stok barang.
Data yang dimasukkan antara lain nama barang, kemasan, jumlah, harga, dan diskon. Bukan
hanya faktur tetapi data dropingan dari apotek KF lainnya perlu dimasukan ke sistem
komputer sebagai bukti penerimaan barang dari apotek tersebut dengan mamasukan nomor
dropingan.
4. Penyimpanan
Penyimpanan obat/barang di Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang dilakukan
menggunakan prinsip FIFO dan FEFO. Tujuan dari sistem FIFO dan FEFO ini untuk
menghindari kemungkinan terjadinya penumpukan barang yang dapat berujung pada
kadaluarsanya obat sebelum dapat dijual sehingga dapat merugikan apotek.
FIFO (First In First Out) yaitu penyimpanan barang dimana barang yang datang lebih
dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan
barang yang terakhir datang ditaruh dibelakang, demikian seterusnya. Jadi barang yang lebih
awal masuk harus dikeluarkan lebih dahulu. Sedangkaan FEFO (First Expired First Out) yaitu
penyimpanan barang dimana barang yang mendekati tanggal kadaluarsanya diletakkan di depan
sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang tanggal
kadaluarsanya masih lama diletakkan dibelakang, demikian seterusnya. Jadi obat yang tanggal
kadaluwarsa nya sudang mendekati expired date mak akan dikeluarkan lebih dahulu. Sistem ini
digunakan agar perputaran barang di apotek dapat terpantau dengan baik sehingga
meminimalkan banyaknya obat-obat yang mendekati tanggal kadaluarsanya berada di apotek.
Karena jika obat telah mencapai masa kadaluwarsanya sebelum dapat dijual maka apotek akan
mengalami kerugian.
Sistem penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang antara lain :
1. Berdasarkan golongan obat:
a) Narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus dengan dua pintu (lemari
dalam lemari) yang menempel pada lantai engan tujuan tidak bisa dipindahkan sehingga
tidak mungkin dicuri dan yang dilengkapi dengan dua buah kunci yang dipegang oleh
Apoteker Pengelola Apotek.
b) Obat keras dan generik disimpan di rak penyimpanan dan disusun alfabetis dan sesuai
dengan bentuk sediaan dan efek farmakologinya. Rak-rak tersebut diberi warna yang
berbeda-beda. Warna oranye (orange) untuk obat generik dan obat kolesterol, warna ungu
untuk sediaan obat tetes dan salep mata, tetes telinga dan hidung, warna hijua tua untuk
obat antasida dan obat mual muntah, warna hjau muda untuk sediaan salep, krim dan jelly
(gel), warna Aquamarine untuk vitamin, warna Dogerblue untuk obat diabetes mellitus,
warna merah untuk obat kardiovaskular, warna merah muda untuk obat antibiotik dan
kontrasepsi oral, warna kuning untuk obat alergi, warna ungu untuk obat syaraf, warna biru
muda untuk obat nyeri, warna moccasin untuk sediaan aerosol dan inhaler, warna putih
untuk obat-obat dokter praktek.
c) Obat bebas dan obat bebas terbatas atau obat OTC (over the counter) serta obat tradisional
disimpan di swalayan. Disimpan secara alfabetis, sesuai efek farmakologinya, dan sesuai
bentuk sediaan.
2. Bentuk Sediaan
Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaannya yaitu:
a) Padat (tablet, kaplet dan kapsul)
b) Cair (Sirup, suspensi, dry syrup, Tetes mata, tetes hidung, tetes telinga )
c) Semi solid (salep, krim, dan gel)
d) Inhaler, aerosol
e) Suppositoria, ovula.
3. Efek farmakologinya
Berdasarkan efek farmakologinya, penyimpanan obat dibagi menjadi:
a) Narkotika
b) Psikotropika
c) Antibiotik
d) Kardiovaskular
e) Diabetes Mellitus
f) Pencernaan
g) Anti alergi
h) Anti nyeri
i) Vitamin dan suplemen
4. Berdasarkan sifat fisika-kimia obat, obat-obat yang bersifat termolabil disimpan di lemari es.
Contohnya : suppositoria, ovula, dan insulin.
Selain obat-obatan, Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang juga menyediakan beberapa
kosmetika yang penyimpanannya diletakkan di swalayan farmasi. Begitu pula dengan perbekalan
kesehatan seperti alat-alat kesehatan, untuk alat kesehatan seperti alat ukur tekanan darah,
glukosa, asam urat ditempatkan di rak khusus dietalase karena barang tersebut mahal dan untuk
menghindari pencurian.
Penyimpanan obat diberi keterangan mengenai waktu kadaluarsa dari obat-obat tersebut
dengan diberi stiker berwarna untuk memudahkan dalam menghindari obat kadaluarsa, disetiap.
stiker berwarna merah menunjukkan obat kadaluarsa pada tahun berjalan, stiker berwarna
orange menunjukkan obat kadaluarsa pada 1 tahun setelah tahun berjalan, stiker berwarna hijau
menunjukkan obat kadaluarsa minimal 2 tahun setelah tahun berjalan, stiker berwarna kuning
menunjukkan obat kadaluarsa minimal 3 tahun setelah tahun berjalan, stiker berwarna putih
menunjukkan obat kadaluarsa minimal 4 tahun setelah tahun berjalan.
5. Pengendalian
BAB II Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai
kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan
pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan,
kekosongan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian
persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan cara manual atau elektronik. Kartu
stok sekurang-kurangnya memuat nama obat, tanggal kadaluarsa, jumlah pemasukan, jumlah
pengeluaran dan sisa persediaan.
Stock opname merupakan kegiatan pengecekan kesesuaian jumlah obat secara fisik
dengan sistem serta pengecekan kadaluarsa obat. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara fisik
dengan dokumen yang ada (stok di komputer), dilakukan pengecekan ulang double check)
untuk selanjutnya dilakukan penelusuran penyebab ketidaksesuaian tersebut. Biasanya stock
opname dilakukan 3 bulan sekali dengan mempertimbangkan fluktuasi penggunaan obat di
Apotek.
6. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan bertujuan untuk mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan
kebutuhan masing-masing obat, serta mengawasi arus barang agar penyalurannya mengikuti
aturan FIFO (first in first out) dan FEFO (first Expired first out) sehingga mengurangi resiko
obat-obat kadaluwarsa. Berikut beberapa kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di
Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang:
a. Pencatatan Defekta
Pencatatan di buku defekta berisi nama barang yang habis atau hampir habis selama
pelayanan atau barang-barang yang stoknya jumlahnya kurang karena barang tersebut
diperkirakan akan cepat terjual, sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya
sebelum stok barang tersebut habis.
b. Pencatatan Stok Barang Menggunakan KIS (Kimia Farma Information System)
Pada umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia
pada setiap rak obat, pada saat terjadi penambahan atau pengurangan jumlah obat serta jumlah
sisa obat yang tersedia. Tetapi di Apotek Kimia Farma sekarang menggunakan sistem
komputer yang disebut KIS (Kimia Farma Information System). Dimana setiap terjadinya
transaksi penjualan dan penerimaan barang diinput kedalam komputer, maka secara otomatis
setiap item obat stoknya berkurang atau bertambah
7. Pemusnahan
Pemusnahan sediaan farmasi non narkotik dan psikotropik, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang dilakukan di BM Tangerang untuk
dimusnahkan bersama melalui pihak ketiga yaitu IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah). Hal
ini dilakukan agar bahan yang yang dimusnahkan tidak merusak lingkungan. Untuk sediaan
farmasi yang mengandung narkotika, psikotropika, atau obat-obat tertentu, pemusnahannya juga
dilakukan di apotek masing-masing oleh Apoteker, dengan disaksikan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten / Kota dan BPOM. Setelah pemusnahan dilakukan, maka berita acara pemusnahan
harus dibuat sebagai bukti. Resep yang telah disimpan lebih dari 5 tahun, dimusnahkan oleh
Apoteker dengan cara dibakar, disaksikan oleh staff di Apotek. Pemusnahan resep juga
dibuktikan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan Resep yang dilaporkan kepada DinKes
Kabupaten / Kota.