BAB 3

TINJAUAN KHUSUS APOTEK SUMBER REJEKI

3.1 Sejarah Apotek

Tempat PKPA berlangsung pada Apotek Sumber Rejeki yang
berlokasi di Jalan Banteng Blorok No.2, Kademangan – Kabupaten Blitar.
Apotek tersebut milik perseorangan yang didirikan oleh apt. Shinta Yasmien
G. Apotek Sumber Rejeki berdiri pada tahun 2021 yang tergolong masih
sangat baru, namun dengan semangat melayani dan memberikan pelayanan
terbaik untuk masyarakat serta tekad yang kuat untuk memiliki usaha sendiri
tepatnya pada bulan Januari 2021 apotek ini berdiri. Tepat disebelah apotek
terdapat toko jamu yang merupakan usaha milik keluarga yang sekarang
dikelola oleh Ibu dari apt. Shinta Yasmien G.
Selain menyediakan obat-obatan layaknya apotek pada umunya,
Apotek Sumber Rejeki juga menyediakan obat-obat dari Cina sehingga
menjadikan segmentasi pasar dari apotek ini luas. Pada awal berdirinya
apotek tersebut dikelola langsung oleh apt. Shinta Yasmien G tanpa campur
tangan orang lain. Namun seiring berjalannya waktu pemilik apotek
memutuskan untuk menambah ketenagakerjaan untuk membantu
menjalankan apotek karena dirasa sudah berkembang dan membutuhkan
bantuan tenaga kerja.

3.2 Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Sumber Rejeki

Apotek Sumber Rejeki memiliki seorang Apoteker Penanggung
Jawab Apotek (APA) dan dibantu oleh dua orang Tenaga Teknis
Kefarmasian (TTK). Struktur organisasi Apotek Sumber Rejeki dapat dilihat
pada gambar 3.1

29
 Apoteker Penanggung Jawab (APA)
Apt. Shinta Yasmien G., S.Farm

Tenaga Teknis Kefarmasian

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Apotek Sumber Rejeki

3.2.1 Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA)

Apoteker penanggung jawab sekaligus pemilik dari Apotek Sumber
Rejeki mengelola apotek dibantu dengan dua orang Tenaga Teknis
Kefarmasian (TTK). APA Apotek Sumber Rejeki bertugas dalam
mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kegiatan operasional apotek dari
aspek kefarmasian sesuai dengan peraturan yang berlaku meliputi
pengawasan dan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai hingga pelayanan farmasi klinik, pengelolahanya meliputi
beberapa hal seperti perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pemusnahan, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan. Pelayanan farmasi
klinik yang dilakukan di Apotek Sumber Rejeki meliputi beberapa hal seperti
pengkajian resep, dispensing, konseling, cek kesehatan seperti tekanan darah,
kolesterol, asam urat, dan gula darah selain itu dilakukan juga swamedikasi.

3.2.2 Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK)

Tenaga teknis kefarmasian memiliki kualifikasi pendidikan minimal
SMK Farmasi atau D3 Farmasi yang belum memiliki Surat Tanda Registrasi
Tenaga Teknis Kefarmasian (STRTTK). Tenaga teknis kefarmasian di
Apotek Sumber Rejeki memiliki tanggung jawab dalam memastikan stok
sediaan farmasi, alat kesehatan pengisian buku defekta, juga memastikan
apotek tetap bersih dan rapi. TTK di Apotek Sumber Rejeki mulai bekerja

30
pada shift pagi dan siang pada pukul 08.00-16.00 dan shift kedua mulai pukul
13.00-20.30 WIB. Selain itu TTK juga membantu apoteker dalam
pendokumentasian resep dan faktur serta membantu dalam pelayanan cek
kesehatan.

3.3 Lokasi, Bangunan, dan Sarana Penunjang

3.3.1 Lokasi dan Bangunan Apotek Sumber Rejeki
Apotek Sumber Rejeki berada di Jalan Banteng Blorok Nomor 2,
Kota Blitar, Apotek ini terletak di tepi jalan alternatif menuju Kota Malang
dan memiliki area parkir yang luas sehingga mudah untuk dijangkau
masyarakat sekitar. Status bangunan Apotek Sumber Rejeki adalah milik
pribadi dan sudah berbentuk bangunan permanen yang bersih dan kokoh yang
dirawat dan dijaga kondisinya secara berkala

Gambar 3. 2 Tampak Depan Bangunan Apotek

3.3.2 Tata Ruang

Tata ruang pada Apotek Sumber Rejeki terdapat area yang terdiri
dari area pelayanan, area peracikan, lemari penyimpanan obat, dan toilet.
Tata ruang juga disesuaikan sehingga antara pasien dengan petugas yang
melayani tidak saling terganggu. Tata ruang Apotek Sumber Rejeki dapat
dilihat pada Gambar 3.3 dibawah ini.

31
 Gambar 3. 3 Denah Tata letak Apotek Sumber Rejeki

3.3.2 Sarana Penunjang

Apotek Sumber Rejeki memiliki sarana dan prasarana untuk
menunjang kegiatan pelayanan kefarmasian, diantaranya :
a. Ruangan dan perlengkapan bangunan Apotek
Apotek Sumber Rejeki terbagi menjadi dua sektor yaitu sektor depan
dan sektor belakang, pada tiap sektornya terdapat beberapa ruang. Pada
sektor depan terdapat Ruang pelayanan apotek, kasir, dan pada sektor
belakang terdapat lemari narkotika-psikotropika, lemari bahan obat generik
dan paten, lemari sediaan siru paten dan generik, beserta sediaan topikal salep
dan tetes mata, meja peracikan resep, selain itu juga tersedia kamar mandi.

32
b. Perlengkapan sediaan apotek
Apotek Sumber Rejeki memiliki perlengkapan sediaan apotek yang
cukup lengkap mulai dari obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat
psikotropika dan narkotika, obat tradisional, obat china, alat kesehatan.
c. Alat Peracikan
Alat peracikan di Apotek Sumber Rejeki

3.4 Pengelolaan Sediaan Farmasi

3.4.1 Perencanaan
Perencanaan merupakan aspek yang penting dalam manajemen
suatu apotek. Tujuan dari perencanaan adalah menghindari kekosongan
maupun penumpukan sediaan obat dan alat kesehatan. Perencanaan
dilakukan dengan memperhatikan obat dalam kategori slow moving atau fast
moving. TTK bertugas untuk mengisi buku defekta, buku defekta adalah buku
untuk menulis sediaan obat maupun alat kesehatan yang stok nya hanya
tersisa sedikit. Setelah ditulis pada buku defekta, APA membuat pesanan
untuk pengadaan barang. Selain itu perencanaan sediaan farmasi di Apotek
Sumber Rejeki juga melihat kondisi yang terjadi, seperti pada musim
pancaroba pengadaan vitamin serta obat flu, batuk, sakit tenggorokan lebih
ditingkatkan.

3.4.2 Pengadaan Barang

Pengadaan barang di Apotek Sumber Rejeki dilakukan dengan
mempertimbangkan beberapa hal seperti daya beli konsumen, musim, serta
jumlah permintaan dari barang yang akan diadakan. Barang-barang yang
akan dipesan adalah barang yang dicatat pada buku defekta, hal ini dilakukan
agar stok barang di apotek tetap terkontrol. Setelah stock barang yang sudah
habis persediaannya atau menipis ditulis pada buku defekta yang selanjutnya
33
akan di pesankan pada PBF. Beberapa kriteria pemilihan PBF untuk
dilakukan pemesanan barang antara lain :
- Legalitas PBF yang dituju
- Ketersediaan barang yang dibutuhkan
- Kecocokan jumlah minimum pemesanan barang yang dibutuhkan
sesuai dengan ketentuan PBF
- Harga / diskon yang diberikan
- Durasi pengiriman
Surat pesanan yang tersedia pada Apotek Sumber Rejeki antara lain:
- surat pesanan reguler (paracetamol, ibuprofen, vitamin, dsb)
- surat pesanan prekursor (pseudoefedrin hcl, dextrometrofan dsb)
- surat pesanan obat-obat tertentu (tramadol, haloperidol, amytripilin dsb)

3.4.3 Penerimaan
Penerimaan barang dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian
(TTK), faktur akan diberi stempel apotek oleh TTK dan diberi tanda tangan
oleh APA. Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat, bahan obat dan alat
kesehatan dicocokan pada saat penerimaan. Selain itu, kesesuaian jumlah,
jenis dan bentuk sediaan obat tersebut juga diperiksa dan dilakukan
pemeriksaan berupa data pada Surat Pesanan (SP), faktur serta kondisi fisik
barang tersebut. Jika ditemukan obat,bahan obat, dan alat kesehatan diduga
palsu, pecah, stabilitas obat rusak, dsb bets tersebut harus segera dipisahkan
dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Tetapi jika
seluruh obat dan alat kesehatan yang diantar telah sesuai dengan faktur,
kondisi yang baik dan tidak mendekati kadaluwarsa, maka produk tersebut
selanjutnya akan dibawa ke gudang penyimpanan. Faktur yang dibawa oleh
kurir tersebut pada saat mengantar barang akan ditandatangani oleh Apoteker
sebagai pihak penerima, kemudian tanggal penerimaan barang juga harus di
34
tulis dengan jelas pada faktur tersebut. Faktur yang sudah ditandatangan
kemudian di stempel dengan stempel PBF yang bersangkutan.
Lembar copy faktur dari pihak supplier akan di terima oleh PBF apabila
pembelian kontan, dan data dari faktur tersebut kemudian di input. Data yang
di input berupa data nomor faktur, nama obat pesanan, jumlah pesanan,
tanggal kadarluwasa, diskon (bila ada) dan harga ecer tertinggi (HET) yang
di peroleh untuk pembelian produk tersebut. Faktur yang diterbitkan PBF
terdiri dari 3 faktur yaitu 1 faktur untuk arsip PBF, 1 arsip untuk apotek, dan
1 arsip untuk penagihan.

3.4.4 Penyimpanan
Penyimpanan barang dilakukan dengan pengaturan yang jelas agar
mempermudah dalam pengelolaan barang, pengawasan, dan pengambilan
barang. Sediaan farmasi yang diterima diletakkan sesuai dengan masing-
masing rak, sedangkan stok obat diletakkan pada lemari bagian bawah.
Penyimpanan obat di Apotek Sumber Rejeki menerapkan metode FIFO (First
In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Sistem FIFO bersifat lebih
mutlak bahwa barang yang pertama kali masuk ke gudang harus dikeluarkan
pertama kali. Sedangkan pada sistem FEFO, barang yang pertama kali keluar
dari gudang adalah barang yang mendekati masa kadaluarsa . Penataan pada
rak penyimpanan disusun berdasarkan beberapa sistem dibawah ini yang
dapat memudahkan mengkontrol pendistribusian obat dengan benar, antara
lain sebagai berikut :
1. Alfabetis : berdasarkan abjad agar memudahkan dalam pengambilan
dan pengecekan
2. Bentuk sediaan : dibedakan berdasarkan sediaan padat, cair, dan
semisolid

35
 3. Farmakologi : berdasarkan kegunaan obat seperti antidiabetes,
saluran pencernaan, obat analgesik dan antipiretik, obat flu dan
batuk, dan vitamin.
4. Golongan : berdasarkan obat bebas/obat bebas terbatas/obat keras
(tercampur menjadi satu), psikotropika dan narkotika (pada lemari
khusus)
5. Sediaan khusus : obat yang membutuhkan suhu dingin dalam
penyimpanannya seperti suppositoria, insulin pen dan injeksi.
Namun obat yang disimpan dalam lemari pendingin (suhu 2-8˚C)
oleh Apotek Sumber Rejeki adalah sediaan suppositoria.

3.4.5 Pemusnahan
Sediaan farmasi yang mengalami kerusakan maupun sudah
mencapai ED (Expired Date) dipisahkan dengan obat yang masih dalam
kondisi baik. Pemusnahan pada Apotek Sumber Rejeki masih belum pernah
dilakukan karena Apotek baru berjalan 2 tahun.

3.4.6 Pencatatan dan Pelaporan

a. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika
Pelaporan narkotika dan psikotropika wajib dilakukan setiap bulan,
pelaporan dapat dilakukan secara online melalui website SIPNAP. Apotek
Sumber Rejeki melakukan pelaporan yang dilaporkan langsung oleh apoteker
melalui SIPNAP, selain itu apoteker juga membuat catatan pribadi terkait
jumlah stok obat narkotika dan psikotropika. Berikut merupakan alur dari
pelaporan melalui SIPNAP dapat dilihat pada Gambar 3.4

Buka website SIPNAP (www.sipnap.kemkes.go.id) dan akan tampil halaman log in

Masukkan data user ID, password, dan key code. Kemudian, klik log in
36
 Klik menu laporan dan pilih pilihan upload atau input pelaporan, baik
narkotika atau psikotropika.

Pilih jenis entry, baik web form (untuk melaporkan dalam bentuk isian di aplikasi)
atau upload (untuk melaporkan dalam bentuk format Excel).

Setelah berhasil memasukkan data, klik untuk menyimpan data pelaporan. Data yang
berhasil disimpan akan ditampilkan pada preview laporan.

Klik kirim pelaporan dan akan muncul pesan bahwa pelaporan telah berhasil

Selanjutnya, akan muncul data transaksi pelaporan. Lalu, klik email hasil transaksi
untuk didokumentasikan.

Gambar 3. 4 Alur Pelaporan Narkotika dan Psikotropika melalui SIPNAP

b. Pencatatan dan Dokumentasi Terkait Manajemen Apotek

Berikut merupakan pencatatan dan pendokumentasian yang
dilakukan Apotek Sumber Rejeki terkait dengan manajemen apotek:
1. Kartu Stok
Kartu stok diberikan pada beberapa obat pada area belakang
meliputi obat oral paten, oral generik, sedangkan obat lain di area
belakang dan area depan menggunakan pencatatan secara elektronik
di komputer apotek. Kartu stock meliputi tanggal obat dikeluarkan /
dimasukan, jumlah item, paraf, no batch dan keterangan.
2. Resep
Penyimpanan resep secara fisik dikelompokkan berdasarkan bulan
resep tersebut diterima oleh apotek. Selain pencatatan secara fisik

37
 dilakukan juga dokumentasi secara digital menggunakan aplikasi
pada komputer apotek, hal ini dilakukan agar mempermudah
penelusuran. Pada resep yang terdapat keterangan ne det memiliki
arti resep tersebut belum diserahkan, sedangkan det memiliki arti
telah diserahkan.
3. Surat Pemesanan
Surat pemesanan obat reguler, prekursor, dan OOT secara fisik di
dokumentasikan sebagai arsip apotek. Surat pesanan ini disimpan
selama minimal 5 tahun sebagai arsip apotek lalu setelah itu
dimungkinkan untuk dilakukan pemusnahan terhadap dokumen.
4. Buku Defekta
Buku defekta digunakan untuk pencatatan terhadap sediaan farmasi
dan alat kesehatan yang jumlahnya di apotek tinggal sedikit hingga
habis. Pengisian buku defekta di Apotek Sumber Rejeki merupakan
tanggung jawab dari TTK yang bertugas.

3.5 Pelayanan Kefarmasian

3.5.1 Pelayanan Resep
Pelayanan resep diawali dengan melakukan skrining pada resep
yang diterima meliputi skrining administrasi, klinis, dan farmasetis. Kajian
skrining administrasi meliputi :
a) Nama pasien, umur, jenis kelamin dan berat badan
b) Nama dokter, nomor surat izin praktik (SIP), alamat, nomor telepon,
dan paraf
c) Tanggal penulisan resep
Kajian skrining farmasetik meliputi :
a) bentuk dan kekuatan sediaan;
b) stabilitas; dan
38
 c) kompatibilitas (ketercampuran Obat).
Kajian skrining klinis meliputi:
a) ketepatan indikasi dan dosis Obat;

b) aturan, cara dan lama penggunaan Obat;

c) duplikasi dan/atau polifarmasi;

d) reaksi Obat yang tidak diinginkan (alergi, efek samping Obat,

manifestasi klinis lain);

e) kontra indikasi; dan

f) interaksi.
Tahapan awal dari pelayanan resep yaitu penerimaan resep,
memeriksa ketersediaan obat, pembayaran resep, pengerjaan resep,
pemeriksaan akhir, dan penyerahan yang disertai dengan KIE.

3.5.2 Pelayanan non Resep

Apotek Sumber Rejeki dalam pelayanan non resep melayani
pelayanan obat bebas, obat bebas terbatas, dan OWA (Obat Wajib Apotek).
Sebelum pemilihan obat, apoteker harus melakukan penggalian informasi
dengan menggunakan metode WWHAM, yaitu:
• Who: Siapa yang sedang sakit?
• What: Apa gejala yang dialami?
• How long: Berapa lama gejala tersebut dirasakan?
• Action: Tindakan apa yang telah dilakukan?
• Medicine: obat apa yang telah atau sedang dikonsumsi?

Dengan metode tersebut apoteker akan menerima informasi yang

diutuhkan untuk memberikan saran kepada pasien untuk memilih obat
tertentu. Selain metode WWHAM apoteker juga perlu menanyakan kepada

39
pasien apakah mempunyai riwayat alergi pada obat atau tidak dan jika gejala
yang dirasakan pasien tidak kunjung membaik maka disarankan untuk
dikonsultasikan dengan dokter, atau apabila gejala yang dirasakan sudah
terlalu parah maka harus segera dikonsultasikan dengan dokter.

40