BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan
penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Definisi diatas
ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004.
Pekerjaan kefarmasian yang dimaksud diatas adalah pembuatan, termasuk pengendalian mutu
sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pelayanan obat
atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat
tradisional.
Dalam pelayanan kesehatan apotek sangat berperan penting untuk memberikan
pengetahuan tentang obat kepada pasien karena obat merupakan komponen yang penting
karena diperlukan dalam sebagian besar upaya kesehatan baik untuk menghilangkan
gejala/symptom dari suatu penyakit, obat juga dapat mencegah penyakit bahkan obat juga
dapat menyembuhkan penyakit. Tetapi di lain pihak obat dapat menimbulkan efek yang tidak
diinginkan apabila penggunaannya tidak tepat. Oleh sebab itu, penyediaan informasi obat
yang benar, objektif dan lengkap akan sangat mendukung dalam pemberian pelayanan
kesehatan yang terbaik kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan kemanfaatan dan
keamanan penggunaan obat.
Pesatnya perkembangan IPTEK mendorong percepatan teknologi dan penelitian di
bidang obat. Dewasa ini meningkatnya kesadaran dan pengetahuan masyarakat tentang
kesehatan juga mendorong masyarakat menuntut pelayanan kesehatan termasuk pelayanan
informasi tentang obat. Di sisi lain, hubungan antara dokter dan pasien yang masih belum
sejajar, membuat komunikasi yang terbangun antar dokter dan pasien juga relatif terbatas.
Pada umumnya dokter hanya memberikan penjelasan secukupnya sesuai pertanyaan pasien.
Sementara pasien dengan keawamannya terkadang tidak tahu apa yang harus ditanyakan.
Informasi mengenai penyakit dan obat yang disampaikan oleh dokter sering kali terbatas oleh
sebab itu dalam sebuah apotek peran apoteker dan asisten apoteker sangat penting untuk
memberikan penyuluhan kepada masyarakat tentang obat.
BAB III
PENGELOLAAN APOTEK
3.1 Pengelolaan Apotek
Menurut Permenkes RI No.26 /MenKes/per/1/1981 dalam bab 2 pasal 3 pengelolaah Apotek
meliputi:
1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan
penyerahan obat atau bahan obat
2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan di bidang
Farmasi lainnya
3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi meliputi:
a. Pengelolaan informasi diberikan baik kepada dokter, tenaga kesehatan, masyarakat.
b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan bahaya dan mutu oba
serta perbekalan farmasi lainnya.
3.2 Pelayanan Apotek
Apotek wajib melayani resep Dokter, Dokter gigi, dan Dokter hewan atas tanggung jawab
APA dengan kewajibannya ;
1. Melayani resep sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesinya yang dilandasi pada
kepentingan masyarakat.
2. Apoteker idak diizinkan mengganti obat generik yang di tulis dalam resep dengan obat paten.
3. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat dalam resep, apoteker wajib berkonsultasi
dengan dokter untuk pemilihan obat yang tepat.
4. Pemberian informasi mengenai penggunaan obat yang tepat aman dan rasional.
BAB IV
PENGELOLAAN OBAT DAN NON OBAT
4.1 Obat Bebas
Obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Misalnya ; Oralit, Glisery Guaicolate, dan lain-
lain.
4.2 Obat Bebas Terbatas
Obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter dengan penyerahan dalam bungkus asli
da nada tanda peringatan P1-P6. Misalnya ; Paracetamol, Anti Histamin, Isonidazid, dan lain-
lain.
4.3 Obat Keras
Semua obat yang berbahaya bila pemakaiannya tanpa resep dokter, yaitu obat yang ;
a. Punya dosis maximum.
b. Sediaan parenteral.
c. Obat baru yang dinyatakan oleh Depkes tidak berbahaya. Misalnya; Antibiotik, Adrenalium,
Acetanilidium, dan lain-lain.
4.4 Obat Wajib Apoteker (OWA)
Obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter. Misalnya; pil KB, obat cacing, dan
lain-lain.
4.5 Obat Narkotik
Obat yang diperlukan dalam bidang pengetahuan dan pengobatan yang menimbulkan
ketergantungan bila digunakan tanpa batas. Misalnya; Morfin, Heroin, Petidin, Dionin, dan
lain-lain.
4.6 Obat Psikotropik
Obat yang mempengaruhi proses mental, bisa merangsang atau menenangkan serta
mengubah kelakuan seseorang. Misalnya; Diazepam, Esilgan, Nitrazepam, Flunitrazepam,
dan lain-lain.
4.7 ALKES dan PKRT
Alat kesehatan; bahan, instrument, mesin implant yang tidak mengandung obat digunakan
untuk mencegah, mendiagnosa, menyembuhkan dan meringankan penyakit.
Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga; alat, bahan, atau campuran bahan untuk memelihara
dan perawatan kesehatan manusia, hewan, rumah tangga, dan lain-lain. Misalnya;
1. Alkes berupa PKRT; kapas, kasa pembalut, sikat gigi, sabun cuci, insektisida, dan lain-lain.
2. Alkes bukan PKRT; pengeriting rambut, peralatan gigi, peralatan kimia, dan ;ain-lain.
BAB V
ADMINISTRASI PEMBELIAN
5.1 Perencanaan
Perencanaan kebutuhan / perbekalan farmasi disusun berdasarkn obat yang diresepkan
dokter. Obat bebas dan barang swalayan disusun berdasarkan kebutuhan dan iklan.
Pengadaan obat dan non obat dalam apotek disesuaikan dengan kecepatan penjualan barang
dengan sumber pembelian adalah PBF yang ditunjuk / dipercaya.
5.2 Pemesanan
Dilakukan oleh APA berdasarkan tingkat kebutuhan dan keadaan keuangan apotek. Prosedur
pembelian;
1. Petugas pembelian membuat surat pesanan (SP) dan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
ke PBF yang ditunjuk dan disahkan oleh APA.
2. SP dan BPBA dibuat rangkap 2; Lembar 1 untuk PBF, lembar 2 untuk apotek dan disimpan
sebagai arsip.
5.3 Penyimpanan
1. Bagian gudang menerima kiriman barang dari PBF
2. Bagian gudang memeriksa keadaan fisik barang, kesesuaian dengan faktur dan SP.
3. Barang disimpan di gudang secara alfabetis, dicatat pada kartu stock dan melakukan entri
pada komputer sesuai dengan barang yang diterima.
4. Bagian gudang mengeluarkan barang ke ruang peracikan sesuai dengan permintaan bagian
pelayanan untuk penjualan.
Dalam penyimpanan obat digolong-golongkan menjadi;
1. Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk, cairan, setengah padat, dan
lain-lain.
2. Obat jadi disusun menurut abjad atau menurut bentuk sediaan.
3. Obat yang mudah rusak atau meleleh disimpan di almari es.
4. Obat narkotik dan psikotropik dalam almari terkunci.
5. Penyusunan obat dapat diatur secara pabrik
6. Obat antibiotik diberi kartu kadaluarsa.
Metode Penyimpanan;
1. FIFO (First in First Out)
Barang masuk lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu.
2. LIFO (Last in First Out)
Barang masuk terakhir harus dikeluarkan lebih dahulu.
5.4 Pelaporan Pembelian
1. Kartu stok, untuk mencatat ketersediaan obat.
2. Buku defecta, untuk mencatat barang yang hampir atau habis.
3. AP dan BPBA, untuk mencatat permintaan barang dari peracikan yang kemudian diserahkan
pada bagian pemberian (PBF).
5.5 Pelaporan Penggunaan Pengeluaran
1. Laporan penjualan harian (LPH)
Laporan seluruh hasil penjualan yang berasal dari laporan tiga shift kerja yang disetorkan
koordinasi penanggung jawab keuangan.
2. Laporan penggunaan narkotik dan psikotropik.
Dilakukan tiap awal bulan selambatnya tanggal 10. Laporan dibuat berdasarkan stock
opname, bila ada ketidaksesuian ditelusuri lewat komputer. Khusus petidin dan morphin,
injeksi resep harus dilampiri KTP pembeli. Membuat laporan tembusan kepada : kepala
Dinkes propinsi Jawa Timur,kepala BPOM Jawa Timur, kepala Dinkes kota yang
bersngkutan, Penanggung jawab narkotik dan OKT,arsip Apotek.
c. Stock Opname
Pengontrolan atas semua pengunaan barang di apotek dengan cara mencocokkan
jumlah barang yang ada dengan jumlah yang tertulis pada kartu stock barang.
Tujuan Stock Opname;
o Mengetahui jumlah barang yang tersisa.
o Mengetahui barang yang kadaluarsa.
o Mengetahui barang yang termasuk fastmoving dan slowmoving.
5.6 Pembelian
Cara melakukan pembelian;
a. Pembelian dalam jumlah terbatas
Pembelian sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu pendek.
b. Pembelian secara spekulasi
Pembelian dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan dengan harapan ada kenaikan harga
dalam waktu dekat aatau karena ada diskon / bonus.
c. Pembelian berencana
Berhubungan dengan pengendalian persediaan dengan pengawasan stock obat, dengan cara;
o Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan
o Cara pembelian ekonomis yaitu supaya memperoleh diskon / bonus.
5.7 Harga Obat
Macam-macam metode;
a. Harga standar
Harga yang ditetapkan lebih dahulu untuk jangka pendek buka untuk jangka panjang.
b. FIFO
Menurut harga lama waktu obat itu dibeli walaupun harga sudah naik.
c. LIFO
Menurut pembelian harga terakhir.
5.8 Administrasi
Mengarsipkan surat masuk dan keluar
a. Pengetikan laporan seperti; laporan narkotik, jumlah resep dan harganya, omzet dll.
b. Pembukuan; keluar dan masuknya uang yang disertai bukti.
c. Administrasi penjualan; anggaran dan pembayaran secara tunai atau kredit.
d. Administrasi pergudangan; mencatat keluar masuknya barang dan diberi kartu stok
e. Administrasi pembelian; mencatat pembelian tunai / kredit dan pengumpulan nota.
f. Administrasi piutang; mencatat penjualan kredit, pelunasan piutang dan lain-lain.
g. Administrasi kepegawaian; absensi, mencatat kepangkatan, gaji, dan lain-lain.
5.9 Keuangan
Kontrol pemasukan uang , bendahara dibantu administrasi pengontrol tagihan piutang
dari penjualan tunai / kredit. Mengadakan evaluasi dan pencatatan secara efektif dan efisien.
Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa persetujuan atasan.
Pengeluaran dapat berupa;
a. Pembayaran hutang dagang
b. Pembayaran gaji pegawai dan keperluan Apotek.
BAB VI
ADMINISTRASI PENJUALAN
6.1 Penjualan Narkotik
a. Dilayani bila ada resep asli dan sah.
b. Jumlah narkotik yang keluar dipotong di kartu stok dan di entri di komputer.
c. Pasien membubuhkan paraf dibalik resep.
6.2 Penjualan Tunai
Penerimaan uang tunai dicatat oleh kasir kecil pada laporan penjualan harian dan
kemudian diserahkan pada kasir besar untuk dicatat dalam buku penjualan kasir besar
membuat bukti penerimaan kas dan mencatat dalam buku kas lalu direkap menjadi laporan
penjualan bulanan.
6.3 Penjualan Kredit
Penjualan barang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan kesepakatan, biasanya
kepada; BUMN, instansi pemerintah, perusahaan swasta.
6.4 Penjualan Bebas / HV
Pelayanan non resep meliputi ; obat bebas, obat bebas terbatas dan alkes.
6.5 Laporan Penjualan
Ditulis pada nota penjualan. Nota penjualan ada 2 yaitu;
a. Nota HV ( penjualan bebas dan bebas terbatas)
b. Nota OWA
Masing-masing ditulis; nama barang, jumlah barang, dan harga. Semua transaksi dientri
dalam komputer sebagai Laporan Penjualan Harian. Total omzet LPH harus sama dengan
nota dan fisik uang yang ada. LPH diserahkan pada kasir besar beserta uangnya. Bila yang
tidak sesuai dengan LPH mungkin untuk kegiatan lain seperti beli bensin, foto copy dilampiri
dengan tanda bukti LPH yang direkap per bulan diserahkan pada kantor TU.
BAB VII
ADMINISTRASI PERSONALIA
7.1 PSA (Pemilik Sarana Apotek)
a. Bertanggung jawab pada jalannya apotek.
b. Mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan.
c. Mendorong karyawan agar giat bekerja.
d. Memilih dan menempatkan karyawan sesuai keahlian.
e. Merekrut calon karyawan.
f. Sama dengan APA.
g. Mengatur keuangan apotek.
7.2 APA (Apoteker Pengelola Apotek)
Secara Umum
a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan apotek.
b. Membuat rencana anggaran, keuangan unit tiap tahun.
c. Menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan di apotek.
d. Meningkatkan produktivitas karyawan.
e. Layanan informasi kepada pasien dan masyarakat.
Bidang Pengabdian Profesi
a. Pengontrolan bagian pembuatan, pelayanan resep yang dibuat.
b. Memberikan informasi pada pasien, dokter, dan lain-lain.
c. Komunikasi untuk melancarkan hubungan dengan pasien, dan dokter.
Bidang Administrasi
a. Membuat laporan dan surat menyurat.
b. Memimpin, mengatur, dan mengawasi pekerjaan TU, keuangan, perdagangan, dan statistik.
c. Pengawasan penggunaan dan pemiliharaan aktiva pendek.
Bidang Komersial
a. Merencanakan dan mengatur kebutuhan barang.
b. Mengatur dan mengawasi penjualan.
c. Menentukan kebijakan harga.
d. Meningkatkan permintaan dan mencari langganan baru.
7.3 AA (Asisten Apoteker)
Secara Umum
a. Menginventarisir, mensistematika dan menganalisa resep yang masuk.
b. Menentukan jenis obat dalam resep dan diberi etiket.
c. Evaluasi dan menyusun konsep rencana kebutuhan obat.
d. Menghubungi dokter bila resep kurang jelas.
AA Bagian Kasir
Bertanggung jawab kepada APA
a. Menerima setoran penjualan tunai harian beserta bukti setoran.
b. Mengatur pembayaran uang atas persetujuan APA / PSA.
c. Menyimpan uang dan setor ke bank.
d. Membuat buku kas harian.
AA Bagian Pelayanan
Dipimpin AA senior
a. Koordinasi dan pengawasan kerja bawahannya, mengatur jadwal dinas dan bembagian tugas
harian.
b. Mengatur dan mengawasi kelengkapan obat sesuai persyaratan farmasi.
c. Membina dan memberi pengarahan tentang pelaksanaan teknis farmasi kepada bawahannya.
d. Mengatur dan mengawasi penyediaan dan penyimpanan obat / non obat.
e. Memeriksa ulang resep yang telah dilayani.
f. Membuat laporan narkotik-psikotropik
BAB VIII
PENUTUP
8.1 Kesimpulan
Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran
perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
Sistem Manajemen di Apotek
Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek. Sekecil apapun
suatu apotek, sistem manajemennya akan terdiri atas setidaknya beberapa tipe manajemen,
yaitu :
Manajemen keuangan
Manajemen pembelian
Manajemen penjualan
Manajemen Persediaan barang
Manajemen pemasaran
Manajemen khusus
Struktur Organisasi yang ada di apotek terdiri dari;
Direktur / Pemilik Apotek
Kepala / Pengelola Apotek
Tenaga Teknis Kefarmasian (Asisten Apoteker)
Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Bagian pembelian
Fungsi dan Personalia di Apotek adalah;
Koordinator Kepala bertugas Secara aktif berusaha sesuai dengan bidang tugasnya untuk
meningkatkan atau mengembangkan hasil usaha apotek, mengatur dan mengawasi
penyimpanan serta kelengkapan obat sesuai dengan teknis farmasi terutama di ruang
peracikan.
Seorang Apotek bertugas untuk memimpin seluruh kegiatan apotek. Serta mengatur,
melaksanakan dan mengawasi administrasi.
Tenaga Teknis Kefarmasian (Asisten Apoteker) bertugas untuk mengerjakan pekerjaan sesuai
dengan profesinya
8.2 Saran
Semoga makalah ini bisa memberi pengetahuan yang mendalam kepada para mahasiswa
khususnya pengetahuan mengenai Aminoglikosida.
Semoga makalah ini bisa dimanfaatkan dan dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
DAFTAR PUSTAKA
Anief, Moh. Apt. 2005. Ilmu Meracik Obat Teori dan Praktek. Cetakan ke -12.
Gajah Mada University Press. Yogyakarta.
Hartono HDW, Drs. 1998 . Manaiemen Apotik. Depot Informasi Obat. Jakarta
Umar. Apt. M.M. 2004. Manaiemen Apotek Praktis. Caraka Nusantara. Jakarta