BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi
merupakansuatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling
terkait antarasatu dengan yang lain. Pengelolaan di apotek Kimia Farma QMC meliputi
perencanaan, Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Pelayanan, Penyerahan, Pencatatan dan
Pelaporan yang akan dibahas sebagai berikut :

a) Perencanaan

Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-
hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan
yangtelah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk
menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan.Apotek Kimia Farma QMC melakukan perencanaan
berdasarkan pencatatan pada buku stok, obat – obat yang telah habis stoknya akan di catat
pada buku stok sehingga buku stok obat menjadi acuan bagi petugas untuk pemesanan
barang.Perencanaan dan pengadaan obat juga ditinjau dari kebutuhan obat yang sering
diresepkan oleh dokter dan kebutuhan konsumsi.

b) Pengadaan

Pengadaan perbekalan Farmasi di Apotek Kimia Farma QMC ini baik itu obat – obat
yang sering diresepkan dokter maupun obat-obat bebas dan swalayan, akan dilakukan dengan
mengirimkan BPBA ( Bon Permintaan Barang Apotek) ke bagian Business Manager (BM),
kemudian jika obat tersedia digudang maka obat akan dikirim ke Apotek beserta surta
droping, Namun jika obat yang diminta tidak tersedia digudang makan pihak BM akan
memesan ke PBF untuk dikirim ke Apotek yang memesan.

Pemesana narkotik dan psikotropika hanya dapat dilakukan berdasarkan surat pesanan
atau Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dari Apoteker penangung
jawab dan tidak ditunjukan ke BM melainkan langsung ke PBF meupakan jalur resmi untuk
pemesanan narkotik dan psikotropika. Penyaluran narkotik dan psikotropik hanya dapat
dilakukan oleh perusahaan milik negara yang memiliki izin khusus impor narkotik dan
psikotropika kepada industri farmasi (Kemenkes R.I, 2015)
 Pemesanan obat narkotika dan psikotropika harus disertai surat pemesanan khusus
yang didalamnya tertera nama obat, jumlah obat yang dipesan, nama apoteker, SIK apoteker,
alamat apotekerr dan tanda tangan apoteker serta stempel apotek. Surat pesanan Narkotika
dan psikotropika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis Narkotika dan psikotropika
saja.Surat pemesanan khusus narkotik dibuat rangkap 4 yang masing-masing diserahkan ke
PBF ( SP asli dan 1 lembar copy), 1 lembar untuk pihak BM dan 1 lembar disimpan sebagai
arsip apotek. Sedang kan surat pemesanan khusus psikotropika di buat 2 rangkap yang
masing – masing diserahkan kepada PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek.
Untuk pemesanan precursor boleh diisi dengan beberapa jenis sediaan dan surat pemesanan
rangkap 3.

Barang yang terdaftar dalam BPBA akan diantar oleh bagian gudang Bm ke apotek di
setai dengan faktur . Selanjutnya barang akan diperiksa fisik dan jumlahnya oleh Tenaga
Teknis Kefarmasian ( TTK) di apotel guna menjamin mutu sediaan dan perbekalan farmasi
yang diterima sesuai dengan permintaan. Apabila sesuai dengan pesanan, Apoteker pengelola
apotek ( APA) atau TTK yang menerima kemudian menandatangani faktur dan memberi
stempel apotek sebagai buktipenerimaan barang.

Sistempenyimpanan di apotek Kimia Farma QMC meliputi penyimpanan diruang

peracikan, penyimpanan di swalayan farmasi dan penyimpanan alatkesehatan.

a. Penyimpanan di Ruang Peracikan

Penyimpanan di apotek Kimia farma QMC di atur berdasarkan bentuk
sediaan, Agarmempermudah pada saat pengambila obat di atur secara alfabetis pada
lemari mengunakan sistem FIFO dan FEFO . Lemari 1 ,2 dan 3 di atur untuk obat
paten , lemari 4 di atur untuk obat generik, lemari 5 di atur untuk obat sediaan liquid
dan semisolid. Penyimpanan persediaan barang/obat di apotek ini diperuntkkan untuk
obat-obat yang penjualanya cepat ( fast moving) yaitu obat-obat yang paling dan cepat
terjual atau yang sering digunakan dan diresepkan oleh dokter.Dengan adanya
penyimpanan barang maka dapat menghindari terjadinya kekosongan.
Untuk sediaan obat narkotik dan psikotropika disimpan secara terpisah yaitu di dalam
lemari khusus dan terkunci dan lemari tersebut hanya dibuka jika adanya permintaan
resep obat tersebut. Sediaan untuk obat yang perlu penyimpanan khusus seperti :
ovula, suppositoria, disimpan dalam lemari pendingin Apotek Kimia Farma QMC.
 Selain itu, penyimpanan obat juga didasarkan pada metode FIFO (First In First Out)
dan FEFO (First Expired First Out). Penyimpanan dengan menggunakan metode ini
dapat menjamin bahwa produk obat yang disalurkan ke konsumen merupakan produk
obat yang aman dan tidak melewati batas kadaluwarsa.
b. Penyimpanan di Swalayan Farmasi
Barang yang di letakkan di swalayan farmasi yaitu obat atau barang yang bisa
dibeli bebas tanpa resepdokter. Produk swalayan farmasi terdiri dari produk Over the
ounter, sumplemen,alat kesehatan,obat bebas ,kosmetik. Produk swalayan farmasi di
susun di rakagar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Produk tersebut
disusun berdasarkan kegunaannya, seperti vitamin dan suplemen, makanan, minuman,
obat batuk dan dan pilek,obat deman,obat diare, produk komestik, produk keperluan
bayi, susu dan lain-lain
c. Penyimpanan Alat Kesehatan
Alat kesehatan adalah bahan instrumen, apparatus, mesin, implant, yang tidak
mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagosis, menyembuhkan
dan meringankan penyakit serta memulihkan kesehatan manusia ,untuk membentuk
struktur dan memperbaiki fungsi tubuh (Permenkes RI no 35 tahun 2014 ). Alat
kesehatan biasanya disimpan di lemari atau gondola khusus perbekalan kesehatan dan
penyusunannya berdasarkan pengunaanya.

Distribusi barang dilakukan melalui penjualan baik dengan pelayanan resep

maupun pelayanan non resep.

A. Pelayanan Resep
Pelayanan resep di Kimia Farma QMC di dahului dengan proses skrining
resep yang meliputi persyaratan admintrasi dan kesesuaian farmasetik ( bentuk
sediaan, dosis, potensi, cara dan lama pemberian).
Pelayanan resep di Kimia Farma QMC meliputi 2 pelayanan resep yaitu
pelayanan resep tunai dan pelayanan resep kredit.
1. Pelayanan Resep Tunai
Ada beberapa standar pelayanan resep yang ditetapkan di Apotek
Kimia Farma QMC diantaranya :
a. Pasienmenerima ucapan salam pembuka dengan ramah, sopan dan
profesional.
b. Resep sah/lengkap yang memenuhi syarat untuk dilayani dan dipenuhi
c. Nama obat terbaca jelas dan terdapat jumlah obat, dosis waktu, dan
cara pengunaan
d. Obat aman dan rasional , tidak ada masalah terkait obat.Jika
adahubungi dokter dan lakukan pencegahan berdasarkan kajian resep.
e. Harga obat benar dan sesuai permintaan dalam resep
f. Obat disiapkan dengan seksama ( cepat, tepat, dan benar) dan
sampaikan “ silahkan tunggu sebentar “
g. Obat yang telah disiapkan diperiksakan kembali sebelum diserahkan.

2. Pelayanan Resep Kredit

Pelayanan resep kredit diberikan kepada pegawai instansi atau
badan usaha yang telah mempunyai ikatan kerja sama dengan apotek
Kimia Farma.Salah satu keuntungan dari kerja sama ini adalah pihak
apotek Kimia Farmamemilikipelangan yang tetap tanpa harus
melakukan promosi karena pegawai instansi yang bersangkutan akan
diarahkan ke apotek Kimia Farma ketika membutuhkan pelayanan
farmasi.
Pasien yang memiliki kartu pengantar dari instansi atau badan
usaha yang bekerja sama dengan kimia farma dapat menebus resep
dokter ke apotek kimia farma tanpa perlu melakukan pambayaran
tunai, Pihak apotekakan menyimpan resep kredit yang disertai cap
yang sah, dan juga data pasien dari kartu pengantar beserta namaobat
dan jumlah obat yang diterima pasien.Kemudia data tersebut akan
digunakan untuk menagih biaya dari penjualan resepkredit kepada
instansi yang bersangkutan dalam jangka waktuyang sudah disepakati.
 B. Pelayanan Non Resep
Menurut Permenkes RI Nomor 919/MENKES/PER/X/1993 Tentang
kriteria obat yang dapat diserahkan tanpa resep. Obat yang dapat diserahkan
tanpa resep ( Swamedikasi ) harus memenuhi kriteria :
a. Tidak terkontraindikasi untuk pengunaan pada wanita hamil, anak di
bawah usia 2 tahun dan orang tua diatas 65 tahun.
b. Pengobatan sendiri denganobat yang di maksud tidakmemberikan resiko
pada kelanjutan penyakit.
c. Pengunaan tidak memerlukan cara dan alat khusus yang harus dilakukan
oleh tenaga kesehatan
d. Pengunaan diperlukan untuk penyakit yang prevelensinya tinggi
diindonesia.
e. Obat yang di maksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat
dipertangung jawab untuk pengobatan sendiri.
1. Pelayanan OTC ( Over The Counter )
Pelayanan OTCmerupakan pelayanan untuk golongan obat bebas
.Halini dianggap aman untuk membeli dan mengunakan obat-obatan tanpa
resep dengan tetapmengikuti arahan daripihak apotek dan memperhatikan
peringatan pada kemasan.

2. UPDS ( Upaya Pengobatan Diri Sendiri )

Upaya pengobatan diri sendiri atau swamedikasi merupakan upaya
seseorang dalam mengobati gejala sakit atau tanpa berkonsultasi dengan
dokter. Swamedikasi boleh dilakukan untuk kondisi sakit yang ringan, umum
dan tidak kronis.

Pelaporan apotek Kimia Farma QMC dibagi menjadi dua, yaitu

laporan harian yang mencakup pendapatan harian apotek, serta laporan
bulanan yang mencakup laporan hasil penjualan, pembelian serta laporan
narkotika dan psikotropika apotek Kimia Farma QMC dilakukan setiap bulan
paling lambat dilakukan pada tanggal 5 tiap bulannya.
Pelaporan pengunaan narkotika di apotek Kimia Farma QMC dibuat
setiap bulan meliputi laporan pngunaan sediaan jadi narkotika dan laporan
 pengunaan bahan baku narkotika . Pelaporan narkotika mengunakan sistem
online yang bernama SINAP( Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika)
Aplikasi sistem pelaporan Narkotika dan Psikotropika ( SIPNAP )
dikembangkan dan dikelola oleh direktoratBina Produksi dan
DistribusiKefarmasian. Aplikasi ini diperuntukkan bagi seluruh unit
pelayanan, Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Kabupaten / kota dan Dinas Kesehatan
Provinsi Seluruh Indonesia.

a. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Pelaporan pemakaian obat narkotika dan psikotropika dilakukan setiap bulan.

Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika terdiri dari surat pengantar, laporan
penggunaan sediaan narkotika dan psikotropika diberikan kepada Dinas Kesehatan
Kota, Dinas Kabupaten Provinsi, Balai POM dan Bisnis Manager.

Proses input/upload pelaporan narkotika dilakukan untuk seluruh produk yang

terdapat pada unit layanan dalam jangka waktu satu periode ( 1 bulan ). Proses ini
dapat dilakukan melalui menu ( Laporan ,upload/input pelaporan, Narkotika
/psikotropika). Selanjutnya tampilan from input/upload pelporan
narkotika/psikotropika . Input pelaporan Narkotika/psikotropika, pilih jenis entry, web
form, selanjutnya akan di tampilkan form input/upload pelaporan
Narkotika/psikotropika , masukkan data sesuai kebutuhan, kemudian menyimpan
datan pelaporan Narkotika/psikotropika , selanjutnya akan ditampilkan pada form
preview pelaporan.

Apotek Kimia Farma QMC tidak melakukan pemusnahan,namun untuk obat-

obat yang mendekati masa kadaluarsa dan yang sudah kadaluarsa akan dikembaliakan
kepada pihak BM dan pihak BM yang akan melakukan tindakan selajutnya.