Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek

perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat yang dikelola secara optimal
untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat
kesehatan, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia seperti tenaga, dana, sarana
dan perangkat lunak (metoda dan tata laksana) dalam upaya mencapai tujuan yang ditetapkan
diberbagai tingkat unit kerja (Anonim, 2001). Tujuan pengelolaan obat di puskesmas adalah
terlaksananya optimalisasi penggunaan obat melalui peningkatan efektifitas dan efesiensi
pengelolaan obat dan penggunaan obat secara tepat dan rasional (Anonim, 2012).

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati
menggunakan sistem dropping. Dimana obat dan perbekalan kesehatan diperoleh dari
Instalasi Farmasi Kota. Pengelolaan ini dilakukan dan sepenuhnya adalah tanggung jawab
dari Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati.

1.      Perencanaan

Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati melakukan perencanaan pengadaan obat dan
perbekalan kesehatan minimal 1 (satu) bulan sekali dengan cara menetapkan jenis dan jumlah
obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk
program kesehatan yang telah ditetapkan. Perencanaan ini dilakukan dengan metode
konsumsi dengan penyesuaian. Tujuan perencanaan ini untuk menyusun kebutuhan obat yang
tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan
farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.

Adapun data yang diperlukan untuk membuat perencanaan ini yakni, pemakaian obat
periode sebelumnya, program kesehatan yang telah ditetapkan, sisa stok yang ada, dan pola
penyakit periode sebelum yang diperkirakan akan timbul di periode mendatang.

Jenis dan jumlah obat yang telah ditetapkan kemudian diisikan ke kolom permintaan
pada LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) yang kemudian dijadikan
acuan permintaan barang ke Instalasi Farmasi Kota.

2.      Pengadaan

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati
berasal dari usulan permintaan obat dari Unit Farmasi Puskesmas ke Instalasi Farmasi Kota
(Sistem Satu Pintu). Dengan adanya sistem dropping,  maka pihak Unit Farmasi Puskesmas
tidak dibebani oleh biaya pengadaan obat dan perbekalan kesehatan dari Instalasi Farmasi
Kota.Tujuan dari pengadaan ini agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat
dengan mutu yang tinggi dan dapat diperoleh pada jangka waktu yang tepat.

Obat yang diadakan di Puskesmas Karang Jati adalah obat generik esensial yang jenis
dan itemnya merujuk pada DOEN. Selain itu sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan
No.085/1989 tentang kewajiban menuliskan resep generik dan atau menggunakan obat
generik di fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah, maka hanya obat generik yang
diperkenankan tersedia di puskesmas. Dengan dasar pertimbangan:

a.    Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan.

b.    Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik.

c.    Menjaga kelangsungan pelayanan publik.

d.    Meningkatkan efektifitas dan efisiensi alokasi dana obat pelayanan kesehatan publik.

3.      Penerimaan dan Penyimpanan

Obat dan perbekalan kesehatan yang datang dari Instalasi Farmasi Kota diterima oleh
petugas apotek yang kemudian melakukan pengecekan atas kesesuaian obat dan perbekalan
kesehatan yang datang dengan pesanan atau permintaan yang telah diajukan, serta melakukan
pengecekan atas keadaan fisik (rusak atau tidak) dan tanggal kadaluarsa. Kemudian obat dan
perbekalan kesehatan tersebut dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat atau kartu
stok. Proses penerimaan diakhiri dengan dimasukkannya data obat dan perbekalan kesehatan
yang telah diterima ke daftar obat masuk pada software SIMO.

Di Puskesmas Karang Jati obat-obat yang masuk seluruhnya disimpan di gudang

obat.Penyimpanan obat ini dilakukan untuk mengamankan obat agar aman (tidak hilang),
tidak mengalami kerusakan fisik maupun kimia sehingga mutu obat selalu terjamin. Dalam
penyimpanan obat petugas memastikan tempat penyimpanan obat kering dan tidak lembab.
Memastikan ruangan yang digunakan untuk penyimpanan mempunyai pintu yang dilengkapi
kunci. Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan di Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati
dilakukan berdasarkan sistem berikut :

a.    Obat mempunyai bentuk sediaan yang berbeda-beda, seperti sirup, tablet, injeksi, salep atau
krim. Dalam sistem ini, obat disimpan berdasarkan bentuk sediaannya. Selanjutnya dipakai
metode yang lebih rinci (point b).

b.    Obat disimpan berdasarkan urutan alfabet namanya.

c.    Serta pengaturan obat secara sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First
Out  (FEFO).

Beberapa obat perlu disimpan pada tempat khusus untuk memudahkan pengawasan,
yaitu obat golongan psikotropika masing-masing disimpan dalam lemari khusus dan terkunci
serta obat-obat seperti vaksin dan supositoria harus disimpan dalam lemari pendingin dengan
suhu terkontrol untuk menjamin stabilitas sediaan.

4.      Pendistribusian

Tujuannya dari pendistribusian ini adalah terjaminnya mutu dan keabsahan obat serta
ketepatan, kerasionalan dan efisiensi penggunaan obat.Ada dua macam pendistribusian yang
dilakukan oleh Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati, yakni:

a.    Pendistribusian atau Pelayanan Resep

Dengan adanya sistem dropping, maka pasien tidak dipungut biaya atas resepnya.
Resep yang dilayani ada 4 (empat) kelompok yakni, resep umum, usila (usia lanjut), gakin
(keluarga miskin), dan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial).

Pelayanan resep di Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati dilakukan sebagai berikut:
1)   Penerimaan Resep

Setelah menerima resep dari pasien, dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a)    Pemeriksaan kelengkapan administratif resep, yaitu : nama dokter, nomor surat izin praktek
(SIP), alamat praktek dokter, paraf dokter, tanggal, penulisan resep, nama obat, jumlah obat,
cara penggunaan, nama pasien, dan umur pasien. Pemeriksaan kesesuaian farmasetik, yaitu
bentuk sediaan, dosis, potensi,cara dan lama penggunaan obat.

b)   Pertimbangkan klinik, seperti kesesuaian dosis.

c)    Konsultasikan dengan dokter apabila ditemukan keraguan pada resep atau obatnya tidak
tersedia

2)   Peracikan Obat

Setelah memeriksa resep, dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a)    Pengambilan obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan, dengan memperhatikan nama
obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat.

b)   Peracikan obat

c)    Pemberian etiket warna putih untuk obat dalam/oral dan etiket warna biru untuk obat luar,
serta menggunakan etiket\dengan tambahan label “kocok dahulu” pada sediaan obat dalam
bentuk sirup.

d)   Memasukkan obat ke dalam wadah yang sesuai dan terpisah untuk obat yang berbeda untuk
menjaga mutu obat dan penggunaan yang salah.

3)   Penyerahan Obat

Setelah peracikan obat, dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a)    Sebelum obat diserahkan kepada pasien harus dilakukan pemeriksaan kembali mengenai
penulisan nama pasien pada etiket, cara penggunaan serta jenis dan jumlah obat. Penyerahan
obat dalam bentuk sediaan cairan oral diberikan pula sendok takar. Hal ini dilakukan untuk
meminimalkan kesalahan dalam penggunaan obat (kurang tepatnya dosis).

b)   Penyerahan obat kepada pasien dilakukan dengan cara yang baik dan sopan, mengingat
pasien dalam kondisi tidak sehat mungkin emosinya kurang stabil.

c)    Memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien atau keluarganya.

d)   Memberikan informasi cara penggunaan obat dan hal-hal lain yang terkait dengan obat
tersebut, antara lain manfaat obat, makanan dan minuman yang harus dihindari, kemungkinan
efek samping, cara penyimpanan obat, dll.

b.    Pendistribusian ke Poli
 Pendistribusian perbekalan kesehatan ke poli-poli dilakukan dengan cara koordinator
masing-masing poli membuat permintaan perbekalan farmasi, lalu Unit Farmasi menyediakan
sesuai dengan permintaan poli-poli tersebut, kemudian dilakukan penyerahan perbekalan
kesehatan ke poli-poli.

5.      Pengendalian

Pengendalian yang dilakukan oleh Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati meliputi :

a.    Pengendalian ketersediaan obat

Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan barang.
Pengendalian ini dilakukan dengan cara membuat laporan sederhana mengenai sisa
persediaan yang masih ada setiap 1 (satu) bulan sekali yang kemudian disampaikan ke poli-
poli agar dapat disesuaikan antara pola peresepan dan stok yang ada.

b.    Pengendalian penggunaan

Bertujuan untuk menjaga kualitas pelayanan dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan

dana obat.

c.    Pengendalian akan obat dan perbekalan kesehatan yang hampir atau sudah mendekati tanggal
kadaluarsa

Obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati tanggal kadaluarsa ditempatkan

terpisah dengan obat yang lain untuk kemudian dicarikan jalan keluarnya, misalnya dengan
cara dihabiskan hingga batas waktu kadaluarsanya, dengan berkoordinasi dengan dokter
penulis resep.  Untuk Obat dan perbekalan kesehatan yang tidak habis hingga tanggal
kadaluarsanya, kemudian diinventarisir, lalu diusulkan pemusnahannya ke DKK dengan
pembuatan Berita Acara Pemusnahan Obat dan Perbekalan Kesehatan.

d.    Pengendalian akan obat dan perbekalan kesehatan yang rusak

Obat dan perbekalan kesehatan yang rusak yakni tak bisa digunakan lagi karena adanya
kerusakan yang biasa ditandai dengan perubahan fisik, dilakukan pemisahan/penyisihan dari
obat dan perbekalan kesehatan yang masih dapat digunakan, sehingga hal ini dapat
mempermudah pencarian apabila ada pemeriksaan dari DKK atau instansi lainnya (BPK)

6.      Pencatatan

Pencatatan yang dilakukan oleh Unit Farmasi Puskesmas obat dan perbekalan
kesehatan yang rusak meliputi semua tahap pengelolaan dan pelayanan kefarmasian, yaitu:

a.    Setiap obat yang diterima dan yang dikeluarkan dicatat di dalam kartu stok dan software
SIMO.

b.    Catatan harian penggunaan obat, dimana penggunaan berdasarkan resep dipisahkan antara
resep umum, resep gakin, dan resep BPJS serta dimasukkan dalam software SIMO. Setiap
penggunaan obat psikotropika, data penggunaan (meliputi\tanggal resep, nama pasien, dan
 jumlah pemakaian) dicatat di daftar pemakaian obat psikotropika. Pencatatan atas obat dan
perbekalan kesehatan yang rusak dan/atau kadaluarsa dilakukan secara periodik.

c.    LPLPO berdasarkan pada:

a)    Kartu stok obat

b)   Catatan harian penggunaan obat

7.      Pelaporan

Pelaporan yang dilakukan oleh Unit Farmasi Puskesmas meliputi :

a.    LPLPO (stok awal obat, penerimaan, pengeluaran, stok akhir, permintaan bulan berikutnya)

1)   Satu rangkap diberikan ke Instalasi Farmasi Kota untuk diisi jumlah yang diserahkan, yang
kemudian akan digunakan sebagai data pelaporan Instalasi Farmasi Kota ke Dinas Kesehatan
Kota.

2)   Satu rangkap untuk arsip Unit Farmasi Puskesmas. Pelaporan LPLPO dilakukan secara
periodik, setiap awal bulan.

b.    Laporan Psikotropik

Laporan penggunaan psikotropika yang dibuat 3 rangkap, dan ditandatangani oleh

Pimpinan Puskesmas dengan mencantumkan nama jelas dan stempel Puskesmas, kemudian
dikirimkan atau ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Balikpapan (UP. Kasie Farmasi).
Sedangkan 2 rangkap yang lain digunakan sebagai:

1)   Arsip Instalasi Farmasi Kota

2)   Arsip Unit Farmasi Puskesmas Karang Jati

Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan sebelum tanggal 10.

c.    Laporan monitoring peresepan (diare, isna, myalgia) dibuat 2 rangkap di tujukan ke DKK

dan untuk arsip Puskesmas Karang Jati.

d.    Laporan pemusnahan resep-resep secara periodik yakni setiap 3 tahun dengan membuat
usulan pemusnahan ke DKK.

e.    Laporan penggunaan obat generik (dibuat 2 rangkap, dikirim ke DKK dan untuk arsip
Puskesmas )

f.     Laporan pelayanan kefarmasian (dibuat 2 rangkap, dikirim ke DKK dan arsip Puskesmas
Karang Jati).

g.    Laporan stok opname yang dilakukan berkala setiap 1 (satu) bulan sekali.
h.    Laporan kegiatan unit farmasi yang kemudian akan dipresentasikan pada Mini Lokakarya
(Minilok) Puskesmas yang secara umum diadakan setiap 1 (satu) bulan sekali.

8.      Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara terus menerus untuk mendapatkan
hasil terbaik. Kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan Unit Farmasi Puskesmas
Karang Jati meliputi :

a.    Aspek Pelayanan Kefarmasian

Untuk memantau perkembangan pasien dalam penggunaan obat, dilakukan

program home care dan melaksanakan Pelayanan Informasi Obat.

b.    Aspek Manajemen Mutu

Untuk memantau kesesuaian antara prosedur kerja dan instruksi kerja dengan kondisi
nyata, dibentuklah tim audit internal yang beranggotakan koordinator masing-masing unit
dan divisi yang ada di Puskesmas Karang Jati. Tim ini akan melakukan pemantauan tiap 3
(tiga) bulan sekali. Hasil temuan akan dibahas dan dievaluasi pada Minilok Puskesmas untuk
mencari langkah-langkah perbaikan.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan
bahwa :

1.      Sistem pengelolaan obat yang dilakukan di Puskesmas Karang Jati yakni sistem dropping,
dimana pengelolaan tersebut telah sesuai prosedur meliputi perencanaan,
pengadaan/permintaan, penerimaan dan penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,
pencatatan, pelaporan, serta monitoring dan evaluasi.

2.      Pelayanan resep Puskesmas Karang Jati terdiri dari resep umum, gakin, usila, dan BPJS.

3.      Pengadaan obat di Puskesmas Karang Jati berasal dari IFK sesuai dengan permintaan yang
tercantum dalam LPLPO.