Pengelolaan perbekalan

farmasi rumah sakit

D
I
S
U
S
U
N
Oleh kelompok 4 :
Harlinda hasanuddin 138
A. Herianti 142
Yuliana 140
Rukaya
Muh.Irhas 186
pengertian
 Pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah
suatu proses yang merupakan siklus kegiatan yang
dimulai dari perencanaan, pengadaan/produksi,
penerimaan, pendistribusian, pengawasan,
pemeliharaan, penghapusan, pemantauan, administrasi,
pelaporan, dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan
pelayanan (Quick,1997).
 Pengelolaan obat oleh Instalasi Farmasi Rumah  Sakit 
(IFRS)  mempunyai  peran penting dalam  pelaksanaan 
pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit,  oleh  karena  itu
pengelolaan  obat  yang  kurang  efisien  pada  tahap 
penyimpanan  akan berpengaruh terhadap peran rumah
sakit secara keseluruhan (Sheina,2010).
A. Perencanaan dan seleksi
 Anggaran obat
Menurut Supriyono, penganggaran merupakan perencanaan keuangan
perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan
perusahaan untuk periode yang akan datang (Anonim,2012). Jadi, anggaran
obat adalah suatu perencanaan yang disusun berdasarkan kebutuhan obat
yang akan diadakan dalam suatu instalasi farmasi (Anonim,2012).
 Sistem perencanaan
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemeliharaan jenis, jumlah
dan harga sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan
dan anggaran dalam rangka pengadaan untuk menghindari kekosongan obat
dengan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
pelaksanaan yang telah ditentukan
Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan
jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 Metode perencanaan
Ada tiga jenis metode perencanaan yaitu konsumsi, epidemiologi, dan
kombinasi keduanya yang disesuaikan dengan anggaran setempat.
Perencanaan dengan metode konsumsi dilakukan berdasarkan data
penggunaan obat diwaktu yang lalu, sedangkan metode epidemiologi
dilakukan berdasarkan data tingkat kejadian penyakit dan standart
pengobatan untuk penyakit tersebut (Siregar,2004).
B. Pengadaan
 Pengadaan merupakan kegiatan untuk merelisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui:
1.     Pembelian
2.     Produksi atau pembuatan sediaan farmasi
3.     Sumbangan/drooping atau hibah
 Tujuan pengadaaan :

Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik,
pengiriman barang terjamin  dan tepat waktu, proses berjalan lancer, dan tidak memerlukan
tenaga serta waktu berlebihan
1. Pembelian
Pembelian adalah rengakain proses pengadaan unutuk mendapatkan perbekalan farmasi.
Hal ini sesuai dengan peraturan presiden RI no 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan
pengawasan atas pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alat kesehatan
yang berfungsi sebagai obat dan peraturan presiden RI no 95 tahun 2007 tentang
perubahan ketujuh atas keputusan presiden no 80 tahun 2003 tentang pedoman
pelaksanaan pengadaan barang atau jasa pemerintah.
2. Produksi
Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat, merubah
bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
3. Sumbangan /hibah/droping
Pada prinsipn pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/ sumbangan, mengikuti kaidah
umum pengelolaan perbekalan farmasi regular. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai
untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi normal. (Depkes RI,2008)
C. penerimaan
 Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan
farmasi yang telah diadakan sesuai aturan kefarmasian, melalui
pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi
yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah
maupun waktu kedatangan
Perbekalan farmasi yang di terima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu
diperhatikan dalam penerimaan :
1.      Harus mempunyai Material, Safety, Data, Sheet(MSDS),
untuk bahan berbahaya.
2.      Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai serticate
of origin.
3.      Sertifikat analisa produk (Depkes RI,2008)
D. penyimpanan
Gudang merupakan tempat penyimpanan sementara sediaan farmasi dan alat
kesehatan sebelum didistribusikan. Fungsi gudang adalah mempertahankan
kondisi sediaan farmasi dan alat kesehatan yang disimpan agar tetap stabil
sampai ke tangan pasien (Siregar,2004).
Tujuan penyimpanan adalah :
a.       Memelihara mutu sediaan farmasi
b.      Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c.       Menjaga ketersediaan
d.      Memudahkan pencarian dan pengawasan (Depkes RI,2008)
Pengaturan obat digudang dapat dikelompokkan dengan 7 cara yaitu berdasarkan :
1)      Kelompok farmakologi/terapeutik
2)      Indikasi klinik
3)      Kelompok alphabetis
4)      Tingkat penggunaan
5)      Bentuk sediaan
6)      Random bin
7)      Kode barang.
E. distribusi
 Distribusi rawat inap
Distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan merupakan salah satu tugas utama
pelayanan farmasi dirumah sakit. Distribusi memegang peranan penting dalam
penyerahan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan ke unit-unit disetiap
bagian farmasi rumah sakit termasuk kepada pasien.
Tujuan pendistribusian : tersedianya perbekalan farmasi diunit-unit pelayanan secara
tepat waktu tepat jenis dan jumlah (Depkes RI,2008)
Ada tiga macam sistem pendistribusian rawat inap, yaitu:
a)   Sistem persediaan lengkap (Floor stock system), meliputi semua persediaan obat dan
alat kesehatan yang dibutuhkan diruangan.
b) Resep perorangan (individual prescribing) merupakan cara distribusi obat dan alat
kesehatan berdasarkan permintaan dalam resep atau kartu obat pasien rawat inap.
c) sistem unit dose dispensing (UDD) didefinisikan sebagai obat yang disiapkan dan
diberikan kepada pasien dalam unit dosis tunggal yang berisi obat untuk sekali
minum.
 Disribusi rawat jalan

Pedoman pelayanan farmasi untuk pasien rawat jalan (ambulatory) di RS mencakup:

persyaratan manajemen, persyaratan fasilitas dan peralatan, persyaratan pengelohan
order atau resep obat, dan pedoman operasional lainnya (siregar dan amalia, 2003).
Sistem distribusi obat yang digunakan untuk pasien rawat jalan adalah sistem resep
perorangan yaitu cara distribusi obat pada pasien secara individual berdasarkan resep
dokter. Pasien harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang
akan bertanggung jawab atas pemakaian obat tanpa adanya pengawasan dari tenaga
kesehatan. Apoteker juga harus bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien yang
melakukan swamedikasi (Siregar dan Amalia, 2003).
F. pengendalian
 Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/ kekosongan obat di unit-unit pelayanan.
Tujuan pengendalian : agar tidak terjadi kelbihan dan kekosongan perbekalan farmasi di
unit-unit pelayanan (Depkes RI,2008)
Kegiatan pengendalian mencakup :
a.       Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini
disebut stok kerja.
b.      Menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan
agar tidak mengalami kekurangan/ kekosongan.
c.       Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan sampai obat diterima (Depkes RI,2008)
Pengendalian obat di RS terdiri atas:
a.       Sistem satu pintu,
b.      Penandaan pada wadah perbekalan farmasi yang didistribusikan,
c.       Pengembalian wadah bekas,
d.      Penggunaan kartu kendali,
e.       Menghitung dosis obat,
f.       Menghitung biaya perbekalan farmasi yang dikeluarkan dan membandingkan dengan
unit cost yang diterima (Anonim,2012)
G. penghapusan/pemusnahan
 Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena
kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan
farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
 Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat
dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan
maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standar (Depkes RI,2008).
 Penanganannya sebagai berikut:
1. Catatan dari manufaktur seperti nama dan nomor batch sediaan perbekalan
farmasi harus tertera pada resep pasien rawat jalan, order/P-3 pasien rawat
tinggal, rekaman pengendalian kemasan dan pada daftar persediaan dan etiket
yang bersangkutan.
2. Dokumen tersebut no 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan sebagainya) dikaji
untuk menetapkan penerima (pasien dan unit rawat) no batch perbekalan farmasi
yang ditarik.
3. Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, arus disampaikan
kepada penerima bahwa mereka mempunyai produk perbekalan farmasi yang
akan ditarik itu. Untuk pasien rawat jalan, peringatan harus dilakukan sedemikian
agar tidak menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan. Tetapi pasien harus
dijamin mendapat penggantian perbekalan farmasi yang ditarik. Pimpinan rumah
sakit, perawat, dan staf medik harus diberi tahu setiap penarikan perbekalan
farmasi. Beberapa penjelasan juga harus diberitahukan kepada pasien yang
menerima perbekalan farmasi yang ditarik.
4. Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana perbekalan farmasi
diberikan guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi yang ditarik.
H. PENCATATAN DAN PELAPORAN
1. PENCATATAN
Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk memonitor
transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.
Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan
penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus
ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan
bentuk digital maupun manual.
Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.
Fungsi: a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa). b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan
mencatat data mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran. c. Data
pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,
perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap
keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan.

2. Pelaporan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi
perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan
kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan: - Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi - Tersedianya informasi yang akurat -
Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan - Mendapat data yang lengkap untuk
membuat perencanaan
I. Monitoring dan evaluasi
Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan
perbekalan farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan
kegiatan monitoring dan evaluasi (monev).
Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai msukan guna penyususnan
perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev
daapt dilakukan secara periodik dan
berjenjang. Keberhasilan monev ditentukan oleh surpervisor
maupun alat yang
digunakan.
Tujuan: Meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan
farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum