BAB III

PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN

3.1 Apotek Kimia Farma 176 “Tanjung Batu”

3.1.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan pada
tanggal 20 Februari 2017 – Tanggal 17 Maret 2017. Tempat pelaksanaan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 176 “Tanjung
Batu” di Jl. Abul Hasan. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Apotek
Kimia Farma Tanjung Batu dibagi dalam 3 shift yaitu shift pagi pukul 08.00 –
15.00, shift sore pukul 15.00 – 22.00 dan shift malam pukul 22.00 - 08.00.

3.1.2 Gambaran Kerja di Apotek

Kegiatan tenaga teknis kefarmasian di Apotek Kimia Farma 176 yaitu
pengadaan obat, penyimpanan obat, pelayanan obat yang terdiri dari pelayanan
obat non resep dan pelayanan resep serta pengelolaan sediaan narkotik dan
psikotropik dari pemesanan sampai pemusnahan dan pelaporan.

3.1.3 Proses Kegiatan Pelayanan

a. Pengadaan Perbekalan Kefarmasian
1) Perencanaan pegadaan obat
Perencanaan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 176 dilakukan
dengan cara melakukan seleksi terlebih dahulu terhadap sediaan farmasi dan
perbekalan kefarmasian yang sesuai dengan kebutuhan meliputi jenis dan jumlah.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui barang atau perbekalan kefarmasian yang
sering dibutuhkan oleh masyarakat. Tahap seleksi dilakukan penentuan obat atau
item apa yang akan dipesan, berapa banyak obat atau item yang ingin dipesan
serta waktu pemesanan. Item atau obat yang masuk kedalam kategori pareto A
(20-25% total item menghasilkan 80% omset) dipesan dengan jumlah yang paling
besar, kemudian item yang termasuk kedalam kategori pareto B (25-40% total
item menghasilkan 15% omset) dan pareto C (50-60% total item menghasilkan

37
 38

5% omset). Pareto merupakan daftar barang yang memberikan kontribusi terhadap

omset apotek.
2) Pengadaan Obat
Pengadaan barang baik obat-obatan dan perbekalan farmasi lainnya
dilakukan oleh tenaga teknik kefarmasian yang bertanggung jawab kepada
apoteker pengelola apotek. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan data
penjualan 3 bulan sebelumnya dengan mempertimbangkan barang yang hampir
habis dan yang sudah habis serta penolakan obat. Kebutuhan barang tersebut
dimasukkan pada BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) dan surat pemesanan
barang.
Kimia Farma No. 176
“Tanjung Batu”

Membuat BPBA (Bon Pemesana langsung ke

Pesanan Barang Apotek) PBF atau Sales
secara online

BM (Bisnis Manajer) membuat SP (Surat Pesanan)

surat pesanan sesuai dengan BPBA

Barang datang sesuai

KFTD (Kimia Farma Trending and dengan SP
Distribution) atau ke PBF lainnya

Pembayaran secara
Barang datang ke BM Kredit

Droping barang ke Kimia Farma No. 176 Pembayaran

"Tanjung Batu" sesuai dengan BPBA dilakukan di BM

Gambar 3.1. Alur Pengadaan Obat

 39

Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 176 dilakukan

dengan sistem grouping, artinya pembelian dilakukan secara terpusat oleh bagian
pembelian di BM yang kemudian disalurkan ke apotek-apotek pelayanan yang
berada di bawah BM tersebut. Bagian pengadaan dan pembelian melakukan
pemeriksaan kembali kesesuaian antara data pada buku defekta dengan persediaan
barang yang ada untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan. Selain itu
diperhatikan juga pergerakkan barang agar tidak terjadi kekosongan persediaan
atau penumpukkan barang di apotek. Kebutuhan barang yang telah mendapat
persetujuan dari manager apotek ditulis pada Bon Permintaan Barang Apotek
(BPBA).
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 176 dilakukan melalui Business
Manager yang berada di Apotek Kimia Farma 176. Prosedur pengadaan barang
melalui BM Kimia Farma Samarinda adalah:
a) Bagian pengadaan dari masing-masing apotek pelayanan membuat daftar
kebutuhan barang atau Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) sesuai
dengan buku defekta yang sebelumnya telah diseleksi dan telah mendapat
persetujuan dari apoteker pengelola apotek. BPBA dilakukan dua minggu
sekali yang kemudian dikirim ke bagian pembelian di Business Manager
melalui program KIS (Kimia Farma Information System) dimana bukti
BPBA baik dalam bentuk soft (file) maupun hard copy yang telah ditanda
tangani oleh APA dikirim ke BM dan disimpan sebagai arsip apotek.
b) Bagian pembelian di Business Manager mengumpulkan data barang yang
harus dipesan berdasarkan BPBA dari apotek pelayanan.
c) Jika barang yang dipesan oleh apotek tersedia di gudang BM Kimia Farma
Samarindau, maka BM Kimia Farma Samarinda akan mengantar langsung
(dropping) barang tersebut ke apotek. Jika barang yang dipesan tidak
tersedia di gudang BM Kimia Farma Samarinda, maka pihak BM Kimia
Samarinda akan melakukan pemesanan ke PBF atau pemasok resmi yang
telah dipilih (standarisasi pemasok).
d) Bagian pembelian Business Manager membuat surat pesanan yang berisi
nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang dan potongan harga
 40

yang kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan Manager apotek

Pelayanan. Surat pesanan dibuat rangkap dua untuk dikirim ke pemasok dan
untuk arsip apotek.
e) Setelah membuat surat pesanan, bagian pembelian BM langsung memesan
barang ke pemasok. Bila ada pesanan mendadak maka bagian pembelian
akan melakukan pemesanan melalui telepon dan surat pesanan akan
diberikan pada saat barang diantarkan.
f) Pemasok akan mengantar langsung barang yang dipesan melalui bagian
pembelian BM ke apotek pelayanan yang bersangkutan disertai dengan
dokumen faktur dan SP (surat pesanan). Setelah dilakukan pengecekan,
faktur di entry oleh apotek pelayanan kemudian dikirim ke Business
Manager bagian hutang atau pemasok mengantarkan barang ke gudang BM.
Setelah barang atau obat datang ke BM maka BM akan mengecek barang
yang dipesan sesuai dengan BPBA apotek kemudian BM akan droping
barang ke Apotek Kimia Farma 176.
Untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, terdapat formulir khusus SP
Narkotika dan Psikotropika. Pengadaan psikotropika dan narkotika pemesanan
dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan langsung kepada PBF yang
menyediakan melalui Surat Pesanan (SP) tertentu yang harus ditandatangani oleh
Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA).
3) Penerimaan Barang
Penerimaan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
yaitu:
 41

Barang yang dipesan Diperiksa faktur meliputi nama PBF, nama

diterima di Apotek barang, jumlah, nomor batch, tanggal
penerimaan, dan tanggal kadaluwarsa

Faktur diserahkan kepada Ditandatangani dan di stempel

karyawan PBF yang faktur (apabila barang yang datang
mengantar obat sesuai dengan surat pesanan)

Diinput kedalam komputer Disimpan faktur hingga

obat yang telah diterima tanggal jatuh tempo

Gambar 3.2. Proses Penerimaan Barang Apotek Kimia Farma 176

Tanjung Batu
Penerimaan barang di Apotek Kimia Farma 176 “Tanjung Batu” dapat
berasal dari dua sumber yaitu dari gudang BM dan dari distributor. Perbekalan
farmasi yang telah dipesan akan dikirim ke apotek disertai faktur, kemudian
petugas apotek melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima meliputi
nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch dan kondisi barang serta
dilakukan pencocokan antara faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama,
kemasan, jumlah, harga barang, diskon serta nama distributor.
Bila sudah sesuai, penerima barang akan menandatangani, memberi tanggal
penerimaan dan nomor unit penerimaan serta stempel apotek pada faktur asli dan
copy faktur. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang atau
distributor untuk kemudian dijadikan bukti pada saat penagihan pembayaran.
Selanjutnya petugas apotek mencatat barang yang datang dalam buku penerimaan
barang sesuai faktur atau melalui input data komputer apotek.
Bila barang tidak sesuai dengan SP atau terdapat kerusakan fisik maka bagian
pembelian akan membuat surat retur dan mengembalikan barang tersebut ke PBF
yang bersangkutan untuk ditukar dengan barang yang sesuai.
 42

4) Penyimpanan
a) Penyimpanan obat di ruang penyimpanan dan peracikan
Setiap obat dimasukkan dalam sebuah kotak dan disusun secara alfabetis
dalam rak penyimpanan obat. Rak penyimpanan obat dikelompokkan berdasarkan
efek farmakologi, bentuk sediaan seperti sediaan padat (tablet dan kapsul),
sediaan setengah padat (salep, krim dan gel), sediaan cair (sirup, larutan,
suspensi), sediaan tetes mata, telinga dan hidung, salep mata, dan inhaler atau
spray serta berdasarkan kelompok obat tertentu seperti obat generik, antibiotika,
obat narkotika dan psikotropika. Obat-obat tersebut juga disimpan secara FEFO
(First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Selain itu terdapat pula
lemari es untuk menyimpan obat-obat seperti suppositoria dan insulin serta
terdapat meja untuk menulis etiket dan aktivitas penyiapan obat lain sebelum
diserahkan kepada pasien.
b) Penyimpanan obat atau barang di swalayan farmasi
Obat atau barang yang disimpan di swalayan farmasi adalah obat atau barang
yang dapat dibeli secara bebas. Produk-produk yang ada di swalayan farmasi
ditempatkan berdasarkan kelompok tertentu misalnya Herbal Medicine, Topical,
Medicine (obat OTC sediaan sirup, emulsi dan suspensi), Multivitamin Sirup,
Medicine (obat OTC sediaan tablet), Milk and Nutrition dan baby care sedangkan
untuk obat-obatan diletakkan secara alfabetis berdasarkan efek farmakologi dan
bentuk sediaan. Obat-obat tersebut juga disimpan secara FEFO (First Expired
First Out) dan FIFO (First In First Out).
c) Penyimpanan Dokumen
Dokumen sebagai arsip apotek disimpan dalam jangka waktu lima tahun.
Untuk resep penyimpanan disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk
mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan
pasien maupun untuk pemeriksaan. Resep yang mengandung narkotika disimpan
terpisah, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan
penggunaan narkotika. Setelah lima tahun, resep dapat dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dibuatkan berita acara pemusnahan resep.
 43

d) Dropping
Droping merupakan peminjaman obat yang dilakukan oleh sesama Apotek
Kimia Farma, droping dilakukan apabila obat-obat yang diminta oleh pasien tidak
tersedia di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu, maka pihak apotek dapat
meminjam obat ke Apotek Kimia Farma lainnya. Pada saat melakukan droping
pihak yang mengambil obat membawa kertas bon permintaan barang di apotek.
e) Pemusnahan Obat Kadaluarsa dan Rusak
Pemusnahan obat yang kadaluwarsa dan rusak di Apotek Kimia Farma 176
Tanjung Batu yaitu dengan cara dibakar atau ditanam di lingkungan apotek. Cara
lain yaitu obat yang kadaluwarsa dan rusak dikumpulkan menjadi satu lalu
diserahkan kepada pihak bisnis manajer untuk dimusnahkan dan dibuat berita
acaranya.
f) Stock Opname
Stock opname dilakukan setiap 3 bulan sekali yaitu bulan Maret, Juni,
September dan Desember dengan cara menghitung sisa stok obat yang ada di
apotek dan kemudian hasilnya dilaporkan kepada pimpinan Apotek Kimia Farma
Samarinda. Stok opname dilakukan untuk menjaga agar stok fisik dan stok di
komputer sama, mengontrol obat yang keluar masuk, melihat HPP (Harga Pokok
Penjualan) di apotek, melihat rugi laba dan mengetahui barang atau obat yang
mendekati masa kadaluwarsa.
Fungsi stok opname yaitu untuk mengetahui apakah terjadi kekurangan
barang atau tidak, mengetahui barang-barang atau obat yang fast, moderate dan
slow moving serta yang tidak tejual, dapat diketahui dengan cara melihat data
pembelian obat selama 3 bulan terakhir.
b. Pelayanan Perbekalan Kefarmasian
Pelayanan farmasi klinik di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
merupakan bagian dari pelayanan kefarmasian yang langsung dan bertanggung
jawab kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan
kualitas hidup pasien.
 44

Pelayanan di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu meliputi pelayanan

resep dokter secara tunai maupun kredit, dispensing obat, pemberian informasi
obat (PIO), swamedikasi, penjualan bebas dan penjualan perbekalan kesehatan.
1) Pelayanan Obat dengan Resep Tunai

Pasien membawa resep

Resep diserahkan kepada

apoteker atau asisten apoteker

Resep dikontrol Persetujuan pasien

dan diberi harga Ya atau Tidak

Resep dikerjakan, dikemas

dan diberi etiket

Obat diserahkan kepada

pasien

Diberi informasi obat yaitu indikasi, aturan pakai

dan informasi lainya terkait dengan obat

Gambar 3.3. Pelayananan Obat dengan Resep Tunai di Apotek Kimia Farma 176
Tanjung Batu
Pelayanan resep tunai merupakan penjualan obat berdasarkan resep dokter
kepada pasien melalui pembayaran langsung, prosedurnya yaitu:
a) Resep diterima di bagian penerimaan resep, lalu diperiksa kelengkapan dan
keabsahan resep tersebut.
b) Diperiksa ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Bila obat yang
dibutuhkan tersedia, kemudian dilakukan pemberian harga dan
diberitahukan kepada pasien.
 45

c) Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran atas obat pada bagian
kasir dan dilakukan pula input nama, alamat serta nomor telepon pasien.
Kasir kemudian akan memberikan struk pembayaran yang tercantum nomor
resep dan struk tersebut juga berfungsi untuk pengambilan obat.
d) Kasir juga mencetak struk pembayaran yang tertulis jumlah obat yang
dibeli. Struk tersebut disatukan dengan salinan resep atau resep asli,
kemudian diserahkan ke bagian penyiapan obat dan peracikan.
e) Tenaga teknik kefarmasian di bagian peracikan atau penyiapan obat akan
meracik atau menyiapkan obat sesuai dengan resep. Setelah obat selesai
disiapkan maka obat diberi etiket dan dikemas.
f) Bila resep tersebut diulang (iter) atau obat hanya ditebus sebagian maka
petugas akan membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Apabila
pasien memerlukan kwitansi maka dapat pula dibuatkan kwitansi dengan
ditulis salinan resep dibelakang kwitansi.
g) Sebelum obat diberikan dilakukan pemeriksaan kembali oleh petugas yang
berbeda meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat, jumlah dan
etiketnya. Juga dilakukan pemeriksaan salinan resep sesuai resep aslinya
serta kebenaran kwitansi.
h) Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep. Pada saat obat
diserahkan kepada pasien, apoteker atau tenaga teknik kefarmasian
memberikan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang
diperlukan pasien.
i) Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep
serta disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun.Pada setiap tahapannya,
petugas apotek wajib membubuhkan paraf atas apa saja yang dikerjakan
pada resep tersebut, sehingga jika terjadi sesuatu dapat dipertanggung
jawabkan atas pekerjaan yang dilakukan.
2) Pelayanan obat dengan resep kredit
Resep kredit adalah resep yang ditulis dokter yang bertugas pada suatu
instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan
kerjasama dengan apotek yang sering disebut Ikatan Kerja Sama (IKS),
 46

pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang

telah disepakati bersama. Pelayanan resep kredit dapat dilakukan melalui
faksimili, telepon, selanjutnya tenaga teknik kefarmasian akan membuat salinan
resep atau pasien datang sendiri membawa resep yang telah diberikan oleh dokter
perusahaan. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan
pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa
perbedaan seperti:
a) Setelah resep kredit diterima dan diperiksa kelengkapannya maka tidak
dilakukan penetapan harga dan pembayaran oleh pasien. Pasien cukup
menunjukkan kartu identitas kepegawaiannya kepada petugas apotek dan
memenuhi administrasinya, kemudian resep langsung dikerjakan oleh
petugas apotek.
b) Penomoran resep kredit dibedakan dengan resep tunai. Resep diberi nomor
urut resep dalam lembar pemeriksaan proses resep.
c) Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien pada
lembar tanda terima obat.
d) Resep, lembar penagihan, nomor resep, nama pasien dan harga obat dicatat
dalam tanda terima kredit. Tanda terima kredit tersebut terdiri dari tiga
rangkap, masing-masing untuk arsip, untuk pasien dan untuk penagih.
e) Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai kemudian
dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masing- masing
instansi atau perusahaan dan dibuat lembar atau kuitansi penagihan untuk
dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran sesuai dengan
kesepakatan bersama
Adapun Instansi yang mengadakan Kerjasama dengan Apotek Kimia Farma
176 Tanjung Batu yaitu PMI, Bank Indonesia, PLN, Rumah Sakit Darjat dan
BPJS. Adapun jatuh tempo pembayaaran yang telah disepakati yaitu satu bulan
untuk instansi PMI, Bank Indonesia, PLN, dan Rumah Sakit Darjat. Sedangkan
jatuh tempo pada instansi BPJS yaitu dua minggu.
 47

3) Dispensing
a) TTK menyiapkan obat sesuai dengan permintaan resep seperti menghitung
kebutuhan jumlah obat sesuai dengan resep dan mengambil obat yang
dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan memperhatikan nama obat,
tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat.
b) Melakukan peracikan obat bila diperlukan.
c) Memberikan etiket sekurang-kurangnya meliputi warna putih untuk obat
dalam/oral meliputi warna biru untuk obat luar dan suntik dan menempelkan
label “kocok dahulu” pada sediaan bentuk suspensi atau emulsi.
d) Memasukkan obat ke dalam wadah yang tepat dan terpisah untuk obat yang
berbeda untuk menjaga mutu obat dan menghindari penggunaan yang salah
4) Penjualan bebas
Penjualan bebas yang dimaksud adalah penjualan obat dan perbekalan
farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (Over
The Counter) baik obat bebas maupun obat bebas terbatas, obat herbal, vitamin
dan suplemen, kosmetika, alat kesehatan, perawatan tubuh, perawatan bayi,
makanan dan minuman kesehatan serta produk susu. Konsumen dapat memilih
dan mengambil sendiri produk yang diperlukannya. Konsumen juga dapat
meminta bantuan petugas penjualan bebas jika tidak menemukan produk yang
diperlukan. Prosedur penjualan bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Pasien (konsumen) mengambil barang diswalayan atau mengajukan barang
yang akan dibeli tanpa resep dokter.
b) Petugas melayani permintaan barang dari pasien dan langsung
menginformasikan harga.
c) Setelah harga disetujui, pasien langsung membayar ke kasir.
d) Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan
struk penjualan bebas (jika pasien meminta).
e) Barang beserta bukti pembayaran struk pembayaran obat bebas diserahkan
kepada pasien.
f) Bukti penjualan obat bebas dikumpulkan dan diurutkan berdasarkan nomor
 48

5) Pelayanan Swamedikasi
Swamedikasi (pengobatan sendiri) merupakan tindakan mengobati diri
sendiri dengan obat tanpa resep (obat keras, bebas terbatas dan obat wajib apotek)
yang dilakukan secara cepat guna dan bertanggung jawab. Pelayanan swamedikasi
di Apotek Kimia Farma Tanjung Batu dilakukan dengan cara:
a) Pasien datang ke Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu dan menanyakan
obat yang tepat untuk penyakit yang ditanyakan.
b) Apoteker atau TTK menanyakan gejala dan lama penyakit yang diderita oleh
pasien
c) Apoteker atau TTK memberikan obat yang tepat kepada pasien sesuai
dengan ketepatan indikasi, ketepatan pasien, ketepatan dosis, ketepatan
pemakaian dan efek samping obat.
d) Nama obat diinput ke komputer dan dilihat harganya, apabila pasien setuju
maka pasien melakukan pembayaran obat yang dibeli melalui TTK atau
apoteker.
Nama – nama obat yang sering keluar dalam pelayanan swamedikasi:
No Nama Obat Komposisi Indikasi
1 Simvastatin Simvastatin 10 mg Anti hiperlipid
2 Forbetes 500 Metformin HCL 500 mg Anti diabetes
3 Mefinal Asam Mefenamat 500 mg Analgesik
4 Cataflam Natrium Diklofenak Anti inflamasi
5 Amoxan 500 Amoxycillin 500 mg Antibiotik
Gambar 3.4. Tabel Obat Yang Sering Keluar dalam Pelayanan Swamedikasi
6) Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pelayanan informasi obat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh apoteker
dan Tenaga Teknis Kefarmasian dalam pemberian informasi mengenai obat,
dievaluasi dengan kritis dan dengan bukti dalam segala aspek penggunaan obat
kepada pasien atau masyarakat. Informasi mengenai obat termasuk obat resep,
obat bebas dan herbal.
Informasi meliputi dosis, bentuk sediaan, formulasi khusus, rute dan metode
pemberian, farmakokinetik, farmakologi, terapeutik dan alternatif, efikasi,
 49

keamanan penggunaan pada ibu hamil dan menyusui, efek samping, interaksi,
stabilitas, ketersediaan, harga, sifat fisika atau kimia dari obat dan lain-lain.
Kegiatan pelayanan informasi obat di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
meliputi:
a) Menjawab pertanyaan baik lisan maupun tulisan.
b) Membuat dan menyebarkan brosur kepada pasien yang datang ke Apotek
Kimia Farma 176 Tanjung Batu.
c) Memberikan informasi dan edukasi kepada pasien.
d) Memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada mahasiswa farmasi
yang sedang praktik kerja lapangan.
e) Melakukan penelitian penggunaan obat.
7) Konseling
Konseling merupakan proses interaktif antara apoteker dengan
pasien/keluarga untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman, kesadaran dan
kepatuhan sehingga terjadi perubahan perilaku dalam penggunaan obat dan
menyelesaikan masalah yang dihadapi pasien. Untuk mengawali konseling pada
Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu, apoteker menggunakan three prime
questions. Apabila tingkat kepatuhan pasien dinilai rendah, perlu dilanjutkan
dengan metode Health Belief Model. Apoteker harus melakukan verifikasi bahwa
pasien atau keluarga pasien sudah memahami obat yang digunakan.
Kriteria pasien/keluarga pasien yang perlu diberi konseling:
a) Pasien kondisi khusus (pediatri, geriatri, gangguan fungsi hati dan/atau
ginjal, ibu hamil dan menyusui).
b) Pasien dengan terapi jangka panjang/penyakit kronis (misalnya: TB, DM,
AIDS, epilepsi).
c) Pasien yang menggunakan obat dengan instruksi khusus (penggunaan
kortikosteroid dengan tappering down/off).
d) Pasien yang menggunakan obat dengan indeks terapi sempit (digoksin,
fenitoin, teofilin).
e) Pasien dengan polifarmasi, pasien menerima beberapa obat untuk indikasi
penyakit yang sama. Dalam kelompok ini juga termasuk pemberian lebih
 50

dari satu obat untuk penyakit yang diketahui dapat disembuhkan dengan
satu jenis obat.
f) Pasien dengan tingkat kepatuhan rendah.
Tahap kegiatan konseling di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu:
a) Membuka komunikasi antara apoteker dengan pasien
b) Menilai pemahaman pasien tentang penggunaan obat melalui Three Prime
Questions, yaitu:
a) Apa yang disampaikan dokter tentang obat anda?
b) Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang cara pemakaian obat anda?
c) Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang hasil yang diharapkan setelah anda
menerima terapi obat tersebut?
c) Menggali informasi lebih lanjut dengan memberi kesempatan kepada pasien
untuk mengeksplorasi masalah penggunaan obat
d) Memberikan penjelasan kepada pasien untuk menyelesaikan masalah
penggunaan obat
e) Melakukan verifikasi akhir untuk memastikan pemahaman pasien

8) Pengendalian
Dalam hal pengendalian barang, Setiap penerimaan dan pengeluaran barang
dimasukkan dalam sistem data komputer. Dilakukan stock opname setiap tiga
bulan sekali dengan cara menghitung jumlah fisik obat untuk masing-masing item
kemudian dicek kesesuaiannya dengan data yang ada. Hal ini dilakukan untuk
mengontrol stok obat serta pengawasan terhadap kualitas, kehilangan barang,
barang kadaluarsa, barang fast moving atau slow moving, demikian juga barang
yang tidak laku.

3.1.4 Pengelolaan Narkotika

Pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu meliputi:
a. Pemesanan narkotika
Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma selaku
distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika yang dibuat
 51

rangkap empat, yang masing-masing diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi

yang bersangkutan (Surat Pesanan asli dan 2 lembar copy Surat Pesanan), dan satu
lembar sebagai arsip di apotek. Surat Pesanan Narkotika ditandatangani oleh APA
dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIA, nama dan alamat
apotek, nama dan alamat distributor serta stempel apotek. Satu lembar Surat
Pesanan hanya berlaku untuk satu jenis narkotika.
b. Penerimaan narkotika
Penerimaan narkotika dari PBF harus diterima oleh APA dengan
mencantumkan nomor SIK pada faktur setelah dilakukan pencocokan dengan
surat pesanan. Pada saat penerimaan dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis
dan jumlah narkotika yang dipesan.
c. Penyimpanan narkotika
Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari yang
terbuat dari kayu yang kuat dan mempunyai kunci ganda yang dipegang oleh
asisten apoteker penanggung jawab yang diberi kuasa oleh APA.
d. Pelayanan narkotika
Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu hanya melayani resep narkotika
dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma 176
Tanjung Batu sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian.
Apotek tidak melayani resep narkotik yang mencantumkan iter (pengulangan
resep).
e. Pelaporan narkotika
1) Laporan pemakaian narkotika di Apotek KimiaFarma 176 Tanjung Batu
dilakukan setiap bulan.
2) Laporan dibuat rangkap empat dan ditandatangani oleh APA dengan
mencantumkan nama jelas, SIK, SIA, alamat apotek dan stempel apotek,
kemudian dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Samarinda
dengan tembusan kepada: Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan
Samarinda, Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Kalimantan Timur dan arsip
Apotek
f. Pemusnahan narkotika
 52

Pemusnahan narkotika dan psikotropika dilakukan atas izin direksi

kemudian mengajukan surat permohonan tentang pemusnahan narkotika kepada
Badan POM. Setelah ijin keluar, maka dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri
dari seorang apoteker, asisten apoteker dan petugas dari Badan POM atau Dinas
Kesehatan. Kemudian tanggal pemusnahan tersebut ditentukan dan dibuat berita
acara yang memuat:
1) Nama jelas, sifat dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.
2) Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan
pemusnahan.
3) Nama apoteker pengelola apotek.
4) Nama saksi dari pemerintah dan dari apotek (masing-masing 1 orang).
5) Cara pemusnahan.
6) Tanda tangan dan identitas apotek pengelola apotek dan saksi-saksi
Selanjutnya berita acara ini dikirim kepada:

3.1.5 Pengelolaan Psikotropika

Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
meliputi:
a. Pemesanan Psikotropika
Pemesanan psikotropika di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
dilakukan ke PBF Kimia Farma atau PBF lain dengan menggunakan surat
pesanan psikotropika yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab
Apotek (APA) dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIPA dan
stempel apotek. Setiap surat pesanan dapat berlaku untuk lebih dari satu item
psikotropika. Surat pesanan dibuat rangkap 2, yang masing-masing diserahkan ke
Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek.
b. Penyimpanan Psikotropika
Penyimpanan obat psikotropika di Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu
diletakkan di dalam lemari khusus yang terpisah dari sediaan lain dan tersusun
rapi.
 53

c. Pelayanan Psikotropika
Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu hanya melayani resep psikotropika
dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma 176
Tanjung Batu sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian
atau salinan resep yang sah dan legal dari apotek lain yang masih dalam lingkup
kota Samarinda. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep.
d. Pelaporan Psikotropika
Pelaporan penggunaan psikotropika di Apotek Kimia Farma. 176 Tanjung
Batu dibuat setiap bulan dan dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Samarinda. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat,
namadistributor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian dan
stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor
surat ijin kerja (SIK), serta stempel apotek dengan tembusan kepada:
1. Kepala Kantor Dinas Kesehatan Propinsi Kalimantan Timur.
2. Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Samarinda.
3. Arsip Apotek.
e. Pemusnahan Psikotropika
Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan
narkotika. Dalam pelaksanaannya pemusnahan psikotropika dapat dilakukan
bersamaan dengan pemusnahan narkotika.
Pelaporan yang dilakukan apoteker telah sesuai dengan yang dipersyaratkan
bahwa untuk narkotika dilakukan setiap akhir bulan sedangkan untuk psikotropika
dilakukan setiap satu bulan sekali. Pelaporan ini dilakukan dengan menunjukkan
jumlah yang dipesan dengan jumlah yang telah dijual, agar adanya tranparansi
penjualan secara sah sesuai resep dokter. Laporan dikirim ke Dinas Kesehatan
Kabupaten atau Kota setempat dengan tembusan dinas Kesehatan Provinsi dan
Balai Besar Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM) setempat dan arsip Kimia
Farma Apotek.
3.1.6 Pemusnahan Resep
Tata cara pemusnahan resep telah diatur dalam Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 73 tahun 2016 tentang Standar pelayanan
 54

kefarmasian di apotek. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima)
tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan Resep dilakukan oleh apoteker disaksikan
oleh sekurang-kurangnya petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau cara
pemusnahan lain yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan Resep dan
selanjutnya dilaporkan kepada dinas kesehatan kabupaten atau kota.

3.1.6 Administrasi di Apotek Kimia Farma No 176 “Tanjung Batu”

Adapun kegiatan Administrasi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 176
Tanjung Batu yaitu:
a. Administrasi Resep
Administrasi ini berupa pembuatan kwitansi dan salinan resep.
b. Administrasi Non Resep
Secara berkala Apotek Kimia Farma 176 Tanjung Batu mempunyai
kewajiban untuk melaporkan :
1) Bukti Setoran Kas
Dibuat oleh kasir sebagai tanda terima dari APA atas hasil penjualan tunai
pada tiap hari dan bukti setoran kas ini divalidasi dan dicetak oleh APA atau
TTK.
2) Laporan Ikhtisar Penjualan Harian
Laporan ini dibuat pada akhir transaksi hari berjalan untuk pembayaran
tunai. Laporan ini memberikan informasi jumlah penjualan OTC, obat
keras, obat resep dan alat-alat kesehatan. Laporan ini dibuat dan divalidasi
oleh APA. Khusus untuk laporan konsinyasi dibuat terpisah dan dicetak per
supplier serta direkap tiap bulan.
3) Laporan Realisasi Penggunaan Dana Kas Kecil
Laporan ini merupakan laporan mengenai penggunaan kas kecil (petty cash)
untuk keperluan operasional apotek, misalnya untuk pembayaran listrik, air,
bensin, keamanan dan lain-lain. Laporan ini dibuat oleh bagian administrasi
yang ditunjuk dan diketahui oleh APA, biasanya laporan ini divalidasi tiap 1
minggu.
 55

c. Administrasi barang
Kegiatan meliputi pembuatan dan pengarsipan dokumen pembelian (faktur
pembelian), defekta, Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat
Pesanan (terutama narkotika dan psikotropika), kartu stok, laporan stock
opname dan lain-lain.
d. Administrasi SDM
Kegiatannya meliputi tata tertib pegawai, pengaturan jadwal kerja, absensi,
lembur pegawai, perhitungan hari kerja, cuti dan lain-lain.

3.2 Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma Trading & Distribution

(KFTD) Cabang Samarinda
3.2.1 Alur Distribusi Barang

Surat Pesanan Diperiksa kelengkapan surat pesanan

Masuk meliputi nama PBF yang dituju, nama otlet,
jenis barang dan jumlah barang dipesan

Gudang Faktur Fakturis

Penyiapan Pengiriman Otlet

Kasir Inkaso dan Kolektor

Gambar 3.5. Alur Pendistribusian/Pelayanan Otlet di PBF KFTD Samarinda

 56

Alur distribusi barang dimulai dari surat pesanan yang masuk ke PBF,
surat pesanan ini bisa via telepon dan melalui salesman yang membawa surat
pesanan dari outlet kemudian bagian gudang bertugas memeriksa kelengkapan
surat pesanan yang meliputi nama PBF yang dituju, nama outlet, jenis barang dan
jumlah barang yang dipesan, kemudian fakturis membuat faktur sebanyak 5
rangkap yang terdiri dari warna putih, merah muda, kuning, hijau dan biru. Warna
biru disimpan oleh bagian fakturis, kemudian sisa 4 rangkap diserahkan ke bagian
gudang untuk dilakukan penyiapan barang. Warna hijau dan kuning disimpan
sebagai arsip gudang, warna putih dan merah muda dibawa oleh salesman ke
outlet untuk dilakukan pengecekan barang oleh outlet apakah sesuai dengan faktur
dan surat pesanan yang diterima. Kemudian faktur yang berwarna putih
dikembalikan dan dibuat data inkaso. Setelah jatuh tempo kolektor akan menagih
piutang. Pembayaran dapat dilakukan dengan via transfer atau melalui kolektor
dan kolektor akan menyerahkan faktur putih apabila pembayaran telah dilakukan.

3.3 Manfaat Yang Dirasakan

a. Meningkatkan keahlian mengenai pekerjaan kefarmasian di Apotek Kimia
Farma Tanjung Batu dan PBF KFTD
b. Mendapatkan pemahaman serta wawasan mengenai pekerjaan kefarmasian
di Apotek Kimia Farma Tanjung Batu dan PBF KFTD
c. Meningkatkan kerjasama antara staf dan peserta Praktik Kerja Lapangan
(PKL) di Apotek Kimia Farma Tanjung Batu dan PBF KFTD
d. Mengetahui dan memahami cara perhitungan margin yang diinginkan untuk
meraih laba.

3.4 Masalah atau Hambatan yang Dihadapi

a. Kesulitan membaca tulisan resep dari dokter.
b. Sering terjadi kekosongan stok obat yang diminta oleh pasien.
c. Sistem peletakan sediaan farmasi yang tidak sepenuhnya hafal
 57

d. Pengecekan sediaan farmasi melalui komputer terkadang stok obat atau

barang yang diinginkan tidak ada, namun setelah di cek pada lemari obat
atau swalayan obat atau barang yang diinginkan ada.