Pengadaan

Sediaan Farmasi
dan Perbekalan
Kesehatan
Unit Kompetensi : FAR. FK02.002.01
 Tujuan dan Manfaat

Setelah selesai mengikuti Agar peserta pelatihan

pelatihan, peserta pelatihan dapat memahami dan
diharapkan dapat dapat melakukan
memahami dan mampu pengadaan dan sediaan
melakukan pengadaan farmasi di Apotek Kimia
sediaan farmasi dan Farma
perbekalan kesehatan di
Apotek Kimia Farma
 Definisi
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan dalam
pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dimana :
❑ Sediaan Farmasi meliputi obat, bahan obat, obat
tradisional, dan kosmetika.
❑ Alat Kesehatan meliputi instrument, apparatus, mesin
dan/atau implant yang tidak mengandung obat yang
digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,
menyembuhkan, dan meringankan penyakit, merawat
orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia
❑ Bahan Medis Habis Pakai adalah kesehatan yang
ditujukan untuk penggunaan sekali pakai (single use)
Sumber : Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 35 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
yangdidaftar
Kefarmasian Apotek produknya diatur dalam peraturan
perundang-undangan
Melakukan Pemilihan Terhadap PBF /
Distributor
Dibuat daftar PBF/Distributor yang
menyediakan obat yang sesuai dengan
kebutuhan

Menetapkan standar kualifikasi

PBF/distributor

Dibuat pilihan PBF/distributor yang

sesuai
Dibuat Daftar PBF/Distributor yang Menyediakan
Obat Yang Sesuai Dengan Kebutuhan

Pengecekan daftar PBF/distributor yang

menyediakan obat dapat dilakukan melalui
database yang telah ada atau dari
iaipdjakarta.id/pedagang-besar-
farmasi dimana tersedia database yang
mencakup 2103 distributor/PBF yang
menyediakan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan di seluruh
Indonesia.
Dari database ini dapat dibuat daftar nama
PBF yang sesuai dengan kebutuhan obat
 Menetapkan Standar Kualifikasi Pemilihan
Distributor/PBF

1) Ketersediaan barang
2) Kualitas barang yang dikirim dapat
dipertanggungjawabkan
3) Besarnya potongan harga (diskon)
yang diberikan
4) Kecepatan pengiriman barang yang
tepat waktu
5) Cara pembayaran
 Dibuat Pilihan Distributor Yang Sesuai

Berdasarkan standar yang telah ditetapkan maka pilih

distributor yang sesuai dengan kondisi apotek. Umumnya
dipilih distributor yang:
1. Memberikan diskon besar
2. Lokasinya dekat dengan apotek (hemat biaya pengiriman
dan waktu pengiriman lebih cepat)
3. Cepat dan tepat waktu dalam mengirim barang
Membuat Permintaan
Pembelian Barang
1. Metode Pembelian dan Metode Pengadaan
Ditetapkan Sesuai SOP

Menetapkan
metode pembelian
secara tunai/COD Menetapkan metode
dengan syarat ada pembelian secara
potongan kredit dengan waktu
tunai/discount tempo bayar minimal
besar 1 bulan setelah
barang datang
Alur Pengadaan Barang di Apotek Kimia
Farma
 Jika apotek tidak Cara lain untuk
memiliki stok obat- pengadaan yang
obatan yang diperlukan memerlukan segera
pencatatan obat yang
segera (cito), apotek adalah melakukan
sudah/hampir habis
bisa mengirimkan SP pembebanan kepada
stoknya pada buku
obat tersebut ke PBF Apotek Kimia Farma
defekta
melalui BM dan barang lain yang masih
dapat dikirimkan pada memiliki persediaan
hari itu juga. obat
obat golongan
narkotika hampir sama
bila tidak ada maka BM
dengan pengadaan obat
akan mengirimkan
biasa, hanya pada
disusun menjadi Bon Surat Pesanan (SP)
pemesanan obat
Permintaan Barang kepada PBF untuk
narkotika tidak
Apotek (BPBA) mengirimkan obat yang
menggunakan BPBA
dipesan langsung ke
namun menggunakan
Apotek Kimia Farma
Surat Pesanan
Narkotika model N-9
Apabila gudang di
kantor BM masih
Surat pesanan tersebut
memiliki stok obat
BPBA kemudian ditandatangani oleh
sesuai BPBA, maka BM
dikirimkan ke gudang APA dan hanya memuat
akan memberikan
BM satu nama obat
(dropping) obat
narkotika saja
tersebut ke Apotek
Kimia Farma
 2. Melakukan Negosiasi
• Negosiasi dilakukan bagian Merchandise pusat atau
pengadaan BM berdasarkan :

Jaminan
Kualitas
ketersediaan
barang barang
Layanan purna
jual agar bisa
dilakukan retur
apabila barang Harga Yang
yang diterima Wajar
tidak
sesuai/cacat/tidak
laku
3. Monitoring Kesepakatan Dalam Transaksi
Meliputi kesepakatan diskon, trading term, ketentuan listing, dll.
Hal ini dimaksudkan untuk memastikan tidak
ada pihak yang melakukan “One Prestasi”
 4. Monitoring Jadwal Kedatangan Barang

Pantau jadwal
sales yang
mengirim barang
Pastikan barang
datang tepat
waktu
 MONITORING
PengawasanJADWAL KEDATANGAN BARANG
terhadap
kedatangan barang Sehingga, tidak
meliputi waktu terjadi kekosongan
antara pemesanan stock selama periode
awal hingga waktu pengadaan ditambah
pemesanan dengan lead time.
berikutnya yang
Waktu yang
telah dijadwalkan.
dibutuhkan
distributor untuk
mengantarkan Penilaian terhadap
barang dapat kinerja distributor
diketahui dari dilakukan secara
pengamatan awal berkala
saat pemilihan
distributor
 Waktu untuk
memesan barang
Jumlah stock untuk
cadangan jika barang
datang
terlambat/lebih lama Waktu untuk barang
datang

Waktu untuk
menunggu barang
datang
 PEMERIKSAAN KEDATANGAN BARANG DAN
COMPLAINT TERHADAP DISTRIBUTOR
Lakukan
Lakukan pemeriksaan
pemeriksaan fisik kondisi fisik
Barang datang barang terhadap barang
SPB dan Faktur (kebersihan,
Pembelian keutuhan, segel,
ED)

Jika terdapat
ketidaksesuaian
Follow-up hasil Pengajuan
laporkan ke APA,
complaint ke complaint barang
atau lakukan
distributor ke distributor
complaint barang
sesuai SOP
 Kesimpulan
Dalam pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,
harus dilakukan :
❑ Pemilihan PBF/distributor yang sesuai
❑ Membuat permintaan pembelian barang sesuai dengan SOP
❑ Melakukan negosiasi, kesepakatan, dan monitoring barang
❑ Melakukan complaint apabila barang tidak sesuai ketentuan