No : Dok 02/PSPA/17

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER Tanggal : 22-08-2017

FAKULTAS FARMASI Mengganti No :
UNIVERSITAS ANDALAS Tanggal : -
RESUME
PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER (PKPA)

APOTEK
A. IDENTITAS PRIBADI
Nama Muhammad Afrizal Maulana, S.Farm
No. BP
Angkatan
1641013336
III / 2016 A
B. IDENTITASTEMPAT PKPA
Nama Apotek Kimia Farma 81 Langsa
Alamat Jalan T.M. Zein No.1E
Pembimbing 1 Asrul Amri, S.Farm., Apt
Pembimbing 2 Dr. Roslinda Rasyid, M.Si, Apt

C. RESUME PKPA
1 ASPEK MANAJERIAL

Perencanaan dan Pengadaan Perbekalan Farmasi :

Perencanaan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No.81 Langsa dilakukan berdasarkan analisis
pareto dan buku defecta. Barang-barang yang dicatat lalu dipindahkan ke dalam Bon Permintaan
Barang Apotek (BPBA) yang biasa disebut Surat Pesanan (SP). Surat Pesanan untuk barang reguler
dibuat 2 kali sebulan yaitu setiap minggu pertama dan ketiga setiap bulannya. Adapun tahap-tahap
pemesanan di Kimia Farma 81 Langsa Yaitu:
 Bagian pembelian di BM mengumpulkan data barang yang harus dipesan berdasarkan permintaan
dari masing-masing apotek.
 Bagian pembelian BM membuat surat pesanan yang berisi nama distributor, nama barang,
kemasan, jumlah barang, yang kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan Apoteker
Pengelola Apotek. Surat pesanan dibuat rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan arsip bagian
pembelian.
Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga
dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Apotek dapat melakukan pembelian mendesak (Cito)
jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan.
Catatan :
- untuk pengadaan narkotika dan psikotropika terdapat formulir khusus SP narkotika dan psikotropika
yang dapat dipesan langsung oleh masing – masing apotek pelayanan kepada PBF kimia farma
melalui SP yang harus ditanda tangani oleh APA.

o Dropping
Pengadaan barang juga dapat dilakukan melalui dropping antar Apotek kimia farma atau dari BM ke
Apotek kimia farma yang dinaungi. Setiap penyerahan barang dari BM ke apotek atau antar Apotek
harus disertaibukti droping. Dengan adanya bukti droping maka jumlah pembelian di Apotek
penerima barang akan bertambah sejumlah harga obat yang diterima sedangkan jumlah pembelian
di Apotek yang melakukan dropping akan berkurang.

Penerimaan Barang
Penerimaan barang di Apotek KF 81 Langsa dapat berasal dari distributor. Barang yang dipesan akan
dikirim ke apotek disertai faktur, kemudian diperiksa (nama, kemasan, jumlah, harga barang, tanggal
kadaluwarsa, dll) kemudian dicocokan antara faktur dengan surat pesanan. Setelah diperiksa dan
sesuai, petugas apotek akan melakukan pencatatan. Barang yang dipesan dapat dikirim dahulu ke
BM lalu dari BM dikirim ke apotek KF 81 Langsa. Jika sesuai maka copy faktur ditandatangani oleh
petugas apotek, diberi tanggal, nama jelas penerima, dan diberi cap apotek.

Penyimpanan Barang
Penyimpanan obat dibedakan dengan penyimpanan produk – produk swalayan farmasi. Obat – obat
bebas dan bebas terbatas disimpan dibagian depan apotek berdekatan dengan produk – produk
swalayan farmasi, sedangkan obat – obat keras disimpang dibagian dalam/belakang apotek yang
satu ruangan. Bila obat pada kotak sudah penuh maka sisa obat disimpan di lemari penyimpanan.
Penyimpanan dilakukan berdasarkan sistem FIFO dan FEFO.
Penataan obat-obatan dilakukan berdasarkan abjad dan dikelompokan berdasarkan:
 Bentuk sediaan, terbagi atas beberapa bentuk sediaan yaitu sirup/ suspensi/ drop, tablet,
suppositoria, obat tetes, salep/ krim/ gel, inhaler, injeksi, dan infus
 Stabilitas sediaan, untuk obat yang tidak stabil dengan suhu ruangan disimpan di lemari es
 Golongan antibiotik.
 Lemari khusus obat Generik biasa.
 Golongan obat, seperti obat narkotik dan psikotropik disimpan di lemari khusus yang dilengkapi
kunci ganda.

Pengendalian
Apotek Kimia farma 81 Langsa dengan menggunakan proses stock opname. Stok opname adalah
pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang yang dilakukan setiap 3 bulan sekali. Pemeriksaan
dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan kartu stok atau data di
komputer. Pengecakan jumlah barang/obat serta tanggal yang mendekati expired obat. Ada juga
menggunakan kartu stock. Pendataan barang/obat di Apotek Kimia Farma 81 langsa umumnya
dicatat didalam komputer atau perangkat software apotek.

Pemusnahan
Barang yang terlanjur kadaluarsa maupun resep yang telah disimpan selama 5 tahun (umum) dan 3
tahun (narkotika) dikumpulkan untuk selanjutnya akan dimusnahkan. Cara memusnahkan barang
bisa dengan dikubur, dibakar atau diencerkan. Pemusnahan harus disertai dengan Berita Acara
Pemusnahan yang berkoordinasi dengan pihak Dinas Kesehatan setempat.

Laporan
Laporan terdiri dari laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan triwulan. Laporan ini dilaporkan
dari Apotek kepada BM.
 Laporan harian, yang meliputi:
 Laporan Penjualan Harian
 Laporan pengeluaran per hari kebutuhan apotek. Apotek diberikan uang kas tetap yang
digunakan untuk keperluan apotek. Pemakaian uang ini harus dilaporkan per minggu.
 Rekap tagihan apotek, merupakan rekap tagihan untuk pelayanan kredit.
 Laporan mingguan, yang meliputi:
 Laporan Service Level, merupakan laporan tentang tingkat layanan terdiri dari layanan
barang dari BM ke Apotek dan layanan dari Apotek ke pasien.
 Laporan tentang pelayanan apotek, berasal dari hasil yang dilaksanakan per minggu.
 Laporan bulanan, yang meliputi:
 Laporan penolakan resep
 Laporan penjualan produk kimia farma maupun produk kerja sama.
 Laporan triwulan yaitu laporan stok opname.
 Laporan narkotika, Psikotropika, dan Prekursor

Laporan ini berisikan tentang penggunaan sediaan narkotika dan psikotropika setiap
bulan, diketahui dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Laporan ini dikirim
melalui aplikasi online sipnap. Hard Copynya dikirimkan ke BPOM Banda Aceh setiap
bulannya
Penjualan
Meliputi pelayanan resep dokter secara tunai maupun kredit, penjualan bebas, penjualan OWA dan
penjualan intern (sesama) apotek Kimia Farma. Setiap penjualan resep sudah langsung didata dalam
sistem aplikasi komputer saat melakukan proses pengentrian penjualan resep maupun non resep.
 Pengentrian resep racik dan non racik dibedakan karena ada beberapa hal yang berbeda seperti jasa
racik, dan bahan yang dipakai dalam proses peracikan maupun jumlah obat yang digunakan. Setiap
produk yang ditolak (tidak ada stok) dicatat dalam buku penolakan.

Penanganan Barang Rusak dan Kadaluarsa

Adanya barang rusak dan kadaluarsa memberikan efek kerugian bagi apotek. Agar barang tidak
rusak dilakukan penyimpanan pada kondisi yang sesuai dengan sifat sediaan. Barang kadaluarsa
dapat diantisipati dengan cara:
 Melakukan stok opaname setiap tiga bulan sekali.
 Melakukan substitusi dengan barang yang sama.
 Menawarkan barang yang kurang laku/dekat ED/over stok ke apotek Kimia Farma lain, dimana
barang tersebut menjadi barang Pareto A di apotek tersebut)
 Retur ke distributor, barang-barang yang mendekati waktu kadaluarsa dapat dikembalikan ke
distributor sesuai persyaratan yang telah disepakati sebelumnya.

Pengelolaan Narkotika
Pengelolaan narkotika dimulai dari pemesanan narkotika yang dilakukan oleh apotek KF 81 Langsa
kepada PBF Kimia Farma (distributor tunggal) dengan SP khusus narkotika yang dibuat empat
rangkap (3 lembar -1 asli, 2 copy surat- untuk PBF bersangkutan, dan 1 untuk arsip apotek). SP
narkotika ditandatangani oleh APA mencantumkan nama jelas, nomor SIPA, nomor SIA, nama dan
alamat apotek, nama dan alamat distributor serta stempel apotek. Satu surat pesanan hanya untuk
satu item obat golongan narkotika. Penerimaan narkotika dari PBF harus diterima oleh APA dengan
mencantumkan nomor SIPA pada faktur setelah dilakukan pengecekan faktur dengan SP atau
Tenaga Teknis Kefarmasian (Jika APA sangat berhalangan hadir). Obat – obat golongan narkotika
yang telah diterima kemudian disimpan dilemari khusus narkotika dengan dua pintu dan dikunci
(pemegang kunci yaitu orang yang ditunjuk oleh Apotek, dapat Apoteker maupun TTK). Obat – obat
narkotika hanya dijual berdasarkan resep asli dari Apotek KF Lubuk Begalung yang belum diambil
atau diambil sebagian. Obat – obat narkotika dilaporkan setiap bulan. Laporan dibuat empat rangkap
(mencantumkan nama jelas, SIPA, SIA, alamat apotek dan stempel apotek). Laporan dikirim kepada
Kepala Dinas Kesehatan dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar Pengawas Obat an Makanan
Padang, Penanggung Jawab Obat Narkotika PT. Kimia Farma, dan untuk arsip apotek. Apotek KF 81
Langsa belum pernah melakukan pemusnahan narkotika.

Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma dimulai dari pemesanan psikotropika yang
dilakukan langsung oleh Apotek Kimia Farma ke PBF dengan menggunakan surat pesanan (SP)
psikotropika yang APA (mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIPA dan stempel apotek).
Setiap SP psikotropika dapat memuat beberapa item psikotropika. SP dibuat 2 rangkap (untuk
diserahkan ke PBF bersangkutan dan untuk arsip apotek). Obat yang diterima apotek diperiksa
kesesuaian antara faktur dan surat pesanan, kemudian obat psikotropika disimpan didalam lemari
penyimpanan yang tertutup dan dipisah dari obat keras lain. Pada apotek kimia farma 81 Langsa
lemari sudah memiliki dua pintu dan terpisah dari obat golongan lain dan terkunci. Apotek 81 Langsa
hanya melayani resep psikotropika asli atau salinan resep yang belum diambil sama sekali. Pelaporan
penggunaan psikotropika dilakukan disetiap bulan dan dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan.
Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, nama distributor, jumlah penerimaan,
jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA. Apotek KF
81 Langsa belum pernah melakukan pemusnahan psikotropika.

Rekap resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan dan disusun berdasarkan nomor
resep. Resep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. Resep dari praktek dokter juga
dilakukan pemisahan resep untuk mengetahui omzet dan pencapaian masing-masing dokter praktek.
Resep yang sudah direkap, kemudian dicatat dan di entry ke komputer. Pencatatan meliputi: nama
pasien, nama dokter penulis resep, nama obat yang diresepkan, jumlah obat yang diresepkan, dan
total harga ke dalam program komputer apotek.

2 ASPEK PELAYANAN FARMASI KLINIS (Apotek)

Pengkajian Resep
Apotek Kimia Farma 81 Langsa menerima resep dari resep asli apotek Klinik KF 81 Langsa maupun
 dokter Praktek di KF tersebut, dan resep atau copy resep asli dari apotek atau pusat kesehatan lain di
Langsa. Resep diterima apabila tempat pembuatan resep tersebut tertera jelas aspek administratif
yang lengkap. Pengkajian ditinjau dari aspek Administratif, Farmasetik, dan Klinis.

Dispensing
Apotek kimia farma 81 Langsa menyediakan permintaan untuk penyiapan obat – obat pasien yang
dibuat khusus seperti kapsul, puyer (pulv), Campuran semi solid dll. Tahap yang dilakukan adalah:
 Menginformasikan harga kepada pelanggan dan meminta persetujuan pasien
 Jika pasien setuju, entry data pasien (nama, alamat, nomor telepon, dan umur) dan data dokter
(nama, alamat, dan nomor telepon)
 Menerima uang pembayaran dari paien lalu menyerahkan struk pembayaran kepada konsumen
lalu menginformasikan kepada pasien untuk menunggu selama proses dispensing atau
penyiapan obat
 Apabila obat non racikan maka setelah obat disiapkan dapat langsung di tulis pada etiket sesuai
dengan bentuk sediaan dan jenis etiket (putih untuk obat oral, biru untuk obat luar), dan
dikemas. Apabila obat diracik maka petugas meminta pasien untuk menunggu lebih lama dari
waktu dispensing obat non racikan.
 Petugas peracikan menyiapkan obat dan menyiapkan etiket yang sesuai dengan resep atau
order obat pasien.
 Petugas lain melakukan pemeriksaan ulang sebelum obat diserahkan, yang meliputi:
 Kesesuaian hasil penyajian atau peracikan dengan resep (nama obat, jenis dosis, jumlah, aturan
pakai, nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon).
 Kesesuaian antara salinan resep (jika diperlukan) dengan resep asli.
 Kebenaran kuitansi (jika diperlukan).

PIO
Pelayanan informasi obat di Apotek Kimia 81 Langsa disiapkan dalam bentuk leaflet dan berupa
penyampaian langsung saat pemberian obat kepada pasien atau kepada wali pasien.

Konseling
Apoteker di Apotek Kimia Farma 81 Langsa memberikan konseling kepada pasien – pasien khusus
seperti geriatri, penderita penyakit kronis seperti diabetes melitus dan hipertensi dan pasien anak –
anak. Pemberian konseling dilakukan bersamaan dengan PIO yaitu saat akan memberikan obat –
obat pasien dan umumnya dilakukan saat pasien ingin menanyakan hal yang lebih lanjut tentang
pengobatannya.

Pemantauan Terapi Obat dan Monitoring Efek Samping Obat

PTO dan MESO di Kimia Farma 81 Langsa terjadi ketika pasien datang untuk membeli obat kembali
dan menceritakan tentang hasil terapi dan efek yang tidak menyenangkan yang dirasakan oleh
pasien, yang mana hal ini dapat berlangsung ketika Apoteker menanyakan kondisi pasien ataupun
pasien sendiri yang menceritakan.

3 KESIMPULAN
Apotek Kimia Farma 81 Langsa sudah menjalankan fungsinya secara manajerial sesuai dengan
peraturan perundang – undangan yang berlaku dan Fungsi klinis yang telah diatur dalam standard
pelayanan kefarmasian di Apotek sebagian besar telah dilakukan.
4 SARAN
Agar lebih meningkatkan pelayanan farmasi klinik terutama konseling dengan menyediakan ruang
konseling dan pelayanan farmasi Home Care di Apotek Kimia Farma 81 Langsa sehingga jasa
Apoteker lebih dikenal masyarakat.

Catatan:
1. Resume ini diketik dengan huruf Tahoma, font size 10, 1 spasi pada kotak yang disediakan
2. Pertanyaan di tiap kolom tetap ditampilkan (tidak boleh dihapus)
3. Jika ditemukan ada kesamaan resume secara substansial dengan peserta lain, maka keikutsertaan
peserta dalam Seminar PKPA bisa dibatalkan