BAB III

SOP DAN MANAJEMEN PUSKESMAS

3.1. SOP dan Metode Perencanaan

Perencanaan kebutuhan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis
Pakai di Puskesmas setiap periode dilaksanakan oleh Ruang Farmasi di
Puskesmas. Proses seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Sediaan
Farmasi periode sebelumnya, data mutasi Sediaan Farmasi, dan rencana
pengembangan. Proses perencanaan kebutuhan Sediaan Farmasi per tahun
dilakukan secara berjenjang (bottom-up). Puskesmas diminta menyediakan
data pemakaian Obat dengan menggunakan Laporan Pemakaian dan Lembar
Permintaan Obat (LPLPO). Selanjutnya Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi
Puskesmas di wilayah kerjanya, menyesuaikan pada anggaran yang tersedia
dan memperhitungkan waktu kekosongan Obat, buffer
stock, serta menghindari stok berlebih (PerMenKes, 2016).
Puskesmas Kelayan Dalam melakukan perencanaan berdasarkan pola
penyakit, pola konsumsi dan juga gabungan antara keduanya . Salah satu
metode perencanaan yang digunakan oleh Puskesmas Kelayan Dalam yaitu
dengan melihat pola penyakit yang sedang terjadi di masyarakat sekitar.
Metode perencanaan lain yang digunakan di puskesmas Kelayan Dalam
adalah dengan melihat pola konsumsi, yaitu melihat obat yang sering
digunakan oleh dokter dalam resep.

SOP PERENCANAAN
Petugas farmasi menentukan jenis obat yang diperlukan sesuai dengan
pola penyakit
 Petugas farmasi mengetahui jenis obat setiap bulan dari masing masing
masing jenis obat di unit pelayanan puskesmas. Data pemakaian obat di
puskesmas di peroleh dari LPLPO

Apoteker dan petugas farmasi menentukan kebutuhan obat dilakukan

pendekatan perhitungan melalui metode konsumsi dan pola penyakit

Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang

Menghitung rancangan pengadaan obat yang akan datang

3.2. SOP dan Metode Permintaan

Permintaan sedian farmasi dan bahan medis habis pakai di puskesmas
diajukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah daerah setempat
(PerMenKes, 2016).
Permintaan dan pengadaan oleh Puskesmas Kelayan Dalam
menggunakan surat pesanan yaitu LPLPO yang dibuat langsung oleh
apoteker atau asisten apoteker yang akan dikirim ke dinas kesehatan
kabupaten/kota setempat, LPLPO dikirimkan pada setiap akhir bulan dan
permintaan barang akan diterima pada setiap awal bulan, adapun LPLPO
bantu yang di gunakan untuk pustu, posyandu lansia, dan pusling setiap
sebulan sekali, dan ada pengadaan sendiri lewat ekatalog yaitu JKN yang
dilakukan 1 tahun sekali.
SOP PERMINTAAN
 Permintaan obat untuk kebutuhan pelayanan dilakukan
oleh petugas farmasi

Petugas farmasi melakukan permintaan rutin sebulan

sekali menggunakan surat pesanan/LPLPO yang dikirim
kedinas kesehatan kabupaten/ kota

Draft usulan ke Pemda mengenai permintaan obat

Penetapan Bupati/Walikota

mengadakan tender terbuka (Aanwijing tender)

Permintaan barang didistribusikan ke instalasi farmasi

Didistribusikan ke gudang pukesmas

3.3. SOP dan Metode Penerimaan

Penerimaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
suatu kegiatan dalam menerima Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis
Pakai dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota atau hasil pengadaan Puskesmas
secara mandiri sesuai dengan permintaan yang telah diajukan. Tujuannya
adalah agar Sediaan Farmasi yang diterima sesuai dengan kebutuhan
 berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas, dan memenuhi
persyaratan keamanan, khasiat, dan mutu. Masa kedaluwarsa minimal dari
Sediaan Farmasi yang diterima disesuaikan dengan periode pengelolaan di
Puskesmas ditambah satu bulan (PerMenKes, 2016).
Pada puskesmas Kelayan Dalam setiap bulan mengirimkan LPLPO
kepada dinas kesehatan , dan setiap bulan sekali puskesmas menerima obat,
setiap barang datang di periksa kesesuaiannya dengan surat pesanan.
Pemeriksaan yang dilakukan diantaranya adalah nama, jumlah, nomor batch,
tanggal kadaluwarsa, dan kondisi fisik barang tersebut. Setelah di periksa
kemudian mencatat penerimaan obat dalam kartu stok.

SOP PENERIMAAN
Petugas farmasi menerima obat sesuai dengan surat
pesanan yang berupa LPLPO

Petugas farmasi mengecek kesesuaian obat yang dierima,

cek fisik, no batch, hitung ulang jumlah obat, tanggal
kadaluarsa

petugas farmasi mencatat kartu stock

3.4. SOP dan Metode Penataan dan Penyimpanan

Penyimpanan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai dengan
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Bentuk dan jenis sediaan
2. Kondisi yang dipersyaratkan dalam penandaan di kemasan Sediaan
Farmasi, seperti suhu penyimpanan, cahaya, dan kelembaban
3. Mudah atau tidaknya meledak/terbakar
4. Narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan ketentuan
5. Tempat penyimpanan Sediaan Farmasi tidak dipergunakan untuk
penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
(PerMenKes, 2016).
Penyimpanan sediaan farmasi di puskesmas Kelayan Dalam di
simpan berdasarkan metode FIFO dan FEFO, di tata berdasarkan abjad dan
bentuk sediaan. . Obat-obat yang termolabil seperti suppositoria disimpan
dalam lemari pendingin agar sediaan tetap stabil, suhu tidak lebih dari 8
derajat. Penyimpanan obat-obat tertentu, seperti obat psikotropika dan
narkotika di puskesmas Kelayan Dalam disimpan terpisah didalam lemari
khusus yang memiliki pintu 2 rangkap dan 2 kunci yang di pegang 1 apoteker
dan 1 TTK.
PENATAAN DAN PENYIMPANAN

Petugas farmasi menyimpan obat dalam almari/ rak obat atau di

atas pallet sesuai jenis dan bentuk sediaan dengan kartu stok di
samping masing-masing obat.

Petugas farmasi meyimpan obat pada suhu ruang penyimpanan

yaitu 15-30 C dan untuk obat khusus seperti supposutoria pada
suhu dingin 2-8 C

Petugas farmasi menyimpan obat high alert di tempat khusus

terpisah dengan obat lain.

Petugas farmasi menyusun obat dengan nama dan pelafalan

yang mirip look a like sound a like (LASA) secara terpisah
diselingi satu obat non LASA
 Petugas farmasi menyimpan obat narkotika dan psikotropika di
lemari khusus yang terkunci. Kunci lemari khusus dipegang.

3.5. SOP dan Metode Pendistribusian

Pendistribusian Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
merupakan kegiatan pengeluaran dan penyerahan Sediaan Farmasi dan Bahan
Medis Habis Pakai secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub
unit/satelit farmasi Puskesmas dan jaringannya. Tujuannya adalah untuk
memenuhi kebutuhan Sediaan Farmasi sub unit pelayanan kesehatan yang
ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang
tepat. Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain)
dilakukan dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima (floor
stock), pemberian Obat per sekali minum (dispensing dosis
unit) atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan Puskesmas
dilakukan dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan (floor
stock)(PerMenKes, 2016).
Puskesmas Kelayan Dalam memiliki satu unit apotek serta memiliki
satu unit gudang obat, dimana untuk pendistribusian obat-obatan yang ada di
Apotek Puskesmas Kelayan Dalam harus menggunakan buku bantu yang
meliputi nama obat, dosis obat, dan jumlah obat yang di perlukan. Obat-
obatan tersebut di distribusikan setiap satu bulan sekali ke masing-masing
subunit yang ada. Jumlah pemakaian obat dalam satu bulan dari masing-
masing subunit kemudian di catat ke dalam LPLPO Bantu dari setiap subunit
yang ada di Puskesmas Pemurus Baru.

SOP PENDISTRIBUSIAN

Masing-masing sub unit mengisi kebutuhan obat dalam satu

bulan
 Masing-masing sub unit yang ada di Puskesmas Pemurus Baru
menyerahkan buku bantu yang berisi permintaan kebutuhan
obat dalam satu bulan ke petugas farmasi.

Petugas farmasi melakukan verifikasi kebutuhan obat dari

masing-masing sub unit dengan persediaan yang ada.

Petugas farmasi mengkonfirmasi ke masing-masing sub unit

jika ada obat yang tidak tersedia.

Petugas farmasi menyediakan obat sesuai dengan permintaan

yang tertera di buku bantu.

Masing-masing sub unit mengambil obat yang telah di sediakan

oleh petugas farmasi di gudang obat.

3.6. SOP dan Metode Pengendalian

Pengendalian Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai
dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan
dasar dan obat dapat tersedia dengan jenis dan jumlah yang memadai utuk
memenuhi kebutuhan pasien. Dengan tujuan Sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk pedoman dalam melaksanakan penilaian,
pengendalian, penyediaan dan penggunaan obat. (PerMenKes, 2016).
Pada puskesmas Kelayan Dalam petugas farmasi mengendalikan
penyedian obat dengan memantau kesesuaian ketersediaan obat dengan kartu
stok dan formularium. Petugas farmasi mengendalikan penggunaan obat
dengan menggunakan atau mengeluarkan obat sesuai resep berdasarkan
daftar obat yang tercantum di formularium. Pengendalian obat-obat golongan
narkotika dan psikotropika diakukan petugas farmasi dengan melakukan
pengawasan atas kesesuaian diagnosis dengan terapi yang diberikan, petugas
farmasi memberikan penandaan khusus untuk resep narkotika dan
psikotropika dan verifikasi saat penyerahan obat, petugas farmasi melakukan
pengendalian obat narkotika dan psikotropika melalui tertib administrasi
kartu stok dan buku bantu pencatatan obat narkotika dan psikotropika.

SOP PENGENDALIAN
Petugas farmasi membuat permintaan rutin setiap bulan
menggunakan formulir LPLPO dengan jenis dan jumlah sesuai
kebutuhan.

Petugas farmasi menyimpan obat/alkes yang diterima di gudang

obat Puskesmas

Petuags Farmasi menginventarisir obat dengan cara ditulis di

kartu stok obat sebagai pengendali stok
 Petugas farmasi menginformasikan kepada petugas medis
apabila ada obat yang stoknya berlebih untuk menghindari
terjadinya kadaluarsa.

Petugas farmasi mengisi kartu stok dan mencantumkan nama

pasien.

Petugas farmasi menginformasikan kepada petugas medis obat

yang stoknya kosong agar dapat digantikan dengan obat lain
dengan indikasi yang sama

3.7. SOP dan Metode Pencatatan

Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatalaksanaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
secara tertib, baik Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diterima,
disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau unit pelayanan
lainnya. Tujuan pencatatan, pelaporan dan pengarsipan adalah:
a. Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai telah
dilakukan
b. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
c. Sumber data untuk pembuatan laporan(PerMenKes, 2016).
Pencatatan yang di lakukan di Puskesmas Kelayan Dalam meliputi
dua kegiatan yaitu pencatatan harian dan pencatatan bulanan, untuk
pencatatan harian dilakukan menggunakan buku register obat untuk mencatat
nama dan jumlah obat yang di keluarkan dalam satu harinya untuk pelayanan
kefarmasian, pencatatan kartu stok untuk memastikan ketersediaan jumlah
obat sesuai dengan jumlah obat yang telah di keluarkan, dan pencatatan pada
buku bantu untuk setiap pengambilan obat setiap harinya dari gudang obat ke
apotek yang ada di Puskesmas Kelayan Dalam. Pencatatan bulanan yang
dilakukandi Puskesmas Kelayan Dalam meliputi, pencatatan LPLPO bantu
dari setiap sub unit yang kemudian, data yang di dapatkan akan dimasukan
ke dalam pencatatan LPLPO bulanan untuk memastikan jumlah stok obat
yang tersisa dan jumlah pengeluaran obat sesuai. Setiap bulannya juga
dilakukan pencatatan waktu kadaluarsa obat pada saat obat datang dari
instalasi farmasi kota, agar dapat memantau penggunaan obat, sesuai dengan
cepat atau lambatnya waktu expired obat dan di setiap akhir bulan di lalukan
stok opname untuk memastikan jumlah obat yang ada sesuai dengan jumlah
obat yang telah di keluarkan yang telah di catat pada kartu stok.

SOP PENCATATAN

Petugas farmasi melakukan pencatatanregiater obat sesuai

dengan peresepan setiap harinya.

Petugas farmasi melekukanpencatatn kartu stok sesuai dengan

jumlah obat yang di keluarkan setiap harinya.

Petugas farmasi melakukan pencatatan LPLPO bantu dari

masing-masing sub unit setiap bulannya.
 Petugas farmasi melakukan pencatatan LPLPO bulanan yang
berisis data-data dari LPLPO daring masing-masing sub unit.

Petugas farmasi melakukan pencatatan waktu expired obat setiap

kali obat datang dari instalasi farmasi kota.

Petugas farmasi melakukan stok opname setiap bulannya untuk

memastikan jumlah persediaan obat yang ada sesuai dengan
jumlah obat yang di keluarkan.

3.8. SOP dan Metode Pelaporan

Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatalaksanaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
secara tertib, baik Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diterima,
disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau unit pelayanan
lainnya. Tujuan pencatatan, pelaporan dan pengarsipan adalah:
a. Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai telah
dilakukan
b. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
c. Sumber data untuk pembuatan laporan(PerMenKes, 2016).
Pelaporan yang dilakukan setiap bulannya di Puskesmas Kelayan
Dalam meliputi pelaporan LPLPO bulanan yang ditujukan kepada Dinas
Kesehatan Kota dan Instalasi Farmasi Kota, laporan penggunaan narkotika
dan psikotropika, laporan indikator peresepan, laporan penggunan vaksin,
laporan bulanan pelayanan kefarmasian, laporan monitoring penggunaan obat
generik dan laporan penggunaan antibiotik dan injeksi untuk penyakit-
penyakit tertentu seperti infeksi saluran pernapasan atas, diare dan mialgia.

SOP PELAPORAN

Petugas farmasi membuat pelaporan LPLPO bulanan untuk di

serahkan ke Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Selatan.

Petugas farmasi membuat pelaporan penggunaan narkotika dan

psikotropika setiap bulannya.

Petugas farmasi membuat pelaporan indikator peresepan setiap

bulannya.

Petugas farmasi membuat pelaporan penggunaan vaksin setiap

bulannya.

Petugas farmasi membuat pelaporan bulanan pelayanan

kefarmasian.

Petugas farmasi membuat pelaporan monitoring penggunaan obat

generik setiap bulannya.
 Petugas farmasi membuat pelaporan penggunaan antibiotik dan
injeksi untuk penyakit-penyakit tertentu seperti infeksi saluran
pernapasan atas, diare dan mialgia.

3.9. SOP dan Metode Pemusnahan

Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penarikan sediaan
farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-
undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan
oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh
pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM. Penarikan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan
terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri. Pemusnahan
dilakukan untuk Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu
b. Telah kadaluwarsa
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan
atau kepentingan ilmu pengetahuan dan/atau
d. Dicabut izin edarnya.
Tahapan pemusnahan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
terdiri dari:
a. Membuat daftar Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang
akan dimusnahkan
b. Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan
c. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait
d. Menyiapkan tempat pemusnahan; dan
e. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
serta peraturan yang berlaku (PerMenKes, 2016)
Untuk proses pemusnahan obat tidak di lakukan di Puskesmas
Kelayan Dalam melainkan di lakukan di dinas kesehatan provinsi
kalimantan selatan. Untuk proses pemusnahan resep di lakukan setiap 3
tahun sekali dengan cara di rendam terlebih dahulu dengan air lalu setelah
resep obat larut atau hancur baru di kubur di dalam tanah.

SOP PEMUSNAHAN

Petugas farmasi mengumpulkan obat-obatan yang sudah

melewati batas waktu expirednya.

Petugas farmasi menyerahkan obat-obatan yang sudah melewati

batas waktu expirednya ke Dinas Kesehatan Kota.

Dinas Kesehatan Kota mengumpulkan obat-obatan yang sudah

melewati batas waktu expirednya dari masing-masing
puskesmas.

Dinas Kesehatan Kota melakukan pemusnahan obat.

Petugas farmasi mengarsipkan resep selama 5 tahun.

 Petugas farmasi memusnahkan resep yang telah di simpan
selama 5 tahun dengan cara melarutkan resep obat dengan air
dan setelah larut atau hancur resep obat tadi di kubur.

3.10. Struktur Organisasi Puskesmas