PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

RESUME
““PEMILIHAN, PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN
PENGADAAN”

OLEH:

NAMA : Amelia S
STAMBUK : 15120210030
KELOMPOK : 2 (Gel.2)
DOSEN PEMBIMBING : Apt. Rahmawati,S.Si.,M.Sc.

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
MAKASSAR
2022
1. Pemilihan
Menurut Kementrian Kesehatan Republik Indonesia tentang Petunjuk Standar
Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, 2019.
a. Definis Pemilihan
Pemilihan adalah menetapkan jenis obat sediaan farmasi, alat kesehatan
(Alkes) dan Bahan medis habis pakai (BMHP) kemudian disesuaikan dengan
kebutuha rumah sakit berdasarkan Formularium Nasional.
b. Proses Pemilihan obat di Rumah Sakit
1) Berdasarkan formularium Nasional
2) Standar pengobatan/ pedoman diagnose (KSM) terapi, pola penyakit, efektifitas,
keamanan, mutu, harga, dan ketersediaan dipasaran
c. Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit yaitu (Permenkes
No.72, 2016) :
1) mengutamakan penggunaan Obat generic
2) memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan
penderita
3) mutu terjamin termasuk stabilitas dan bioavailabilitas
4) praktis dalam pengangkutan dan penyimpanan
5) praktis dalam penggunaan dan penyerahan
6) menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien
7) memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya
langsung dan tidak lansung
8) Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based
medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang
terjangkau.
2. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses untuk menentukan jumlah dan priode
pengadaan sedian farmasi, alkes, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil
kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, jumlah waktu dan
efisien. Perencanaan ini dilakukan dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan, yaitu :
konsumsi, epidemiologi, kombinasi konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia (Permenkes, 2016).
 Tujuan Perencanaa untuk menghindari stok out atau kekosongan dan harus
mengacu pada formularium rumah sakit.
Adapun tahapan dari perencanaan itu sendiri yaitu :
a. Persiapan
1) Pastikan kembali program dan komoditas apa yang akan disusun dalam
perencanaan
2) Tetapkan stakeholder yang terlibat dalm proses perencanaan, diantaranya adalah
pemegang kebijakan dan pemasok
3) Perencanaan perlu memperhatikan waktu yang dibutuhkan
4) Perlu memperhatikan ketersediaan anggaran dan rencana pengembangan jika ada
5) Obat harus sesuai formularium nasional dan formularium rumah sakit. Dimana
perencanaan perlu memperhatikan waktu yang dibutuhkan atau
mempertimbangkan periode pengadaan, safety stock, lead time dan ketersediaan
anggaran.
b. Pengumpulan data
Yaitu data yang dikumpulkan berupa data penggunaan, obat pasien periode
sebelumnya (data komsumsi), sisa stok, morbiditas dan usulan dari unit pelayanan
(Pengembangan).
c. Melakukan analisis
Menganalisa terhadap usulan kebutuhan seperti :
1) Spesifikasi dari item obat
Jika spesifikasi item obat yang diusulkan berbeda dengan data penggunaan
sebelumnya, maka dilakukan konfirmasi ke pengusul.
2) Kuantitas kebutuhan
Jika kuantitas obat yang diusulkan jauh berbeda dari penggunaan pada periode
sebelumnya, harus dilakukan konfirmasi ke pengusul
3) menyusun dan menghitung rencana kebutuhan obat menggunakan metode yang
sesuai
d. Menghitung RKO dan menyusun RKO
Menyusun dan menghitung rencana kebutuhan obat menggunakan metode yang sesuai
e. Melakukan evaluasi
Melakukan evaluasi terhadap rencana kebutuhan menggunakan analisis yang sesuai
f. Melakukan revisi rencana kebutuhan obat (jika diperlukan)
g. Instalasi farmasi rumah sakit menyampaikan draft usulan kebutuhan obat ke
manajemen rumah sakit untuk mendapatkan persetujuan
Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan dengan
metode sebagai berikut (Kemkes RI, 2019) :
a. Metode Konsumsi
Metode konsumsi adalah suatu metode yang menggunakan data penggunaan
perbekalan farmasi pada Periode sebelumnya. Data yang perlu dipersiapkan untuk
perhitungan metode konsumsi yaitu Daftar obat, Stok awal, Penerimaan, Pengeluaran,
Sisa stok, Obat hilang/rusak, kadaluarsa, Kekosongan obat, Pemakaian rata-
rata/pergerakan obat pertahun; Waktu tunggu, dan Stok pengaman.
Rumus :
A = (B+C+D) – E
Keterangan :
A = Rencana Kebutuhan
B = Stok Kerja (Pemakaian rata-rata x 12 bulan)
C = Buffer stock (stok pengaman) (10%-20%)
D = Lead Time Stock 3-6 bulan. Lamanya waktu antara pemesanan obat sampai dengan
obat diterima (Lead time x pemakaian rata-rata)
E = Sisa stok
b. Metode Morbiditas
Metode morbiditas merupakan suatu metode yang menggunakan angka
kejadian penyakit pada periode sebelumnya. Metode ini diterapkan berdasarkan
jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan
(morbidity load), yang didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan
kunjungan dan waktu tunggu (lead time). Beberapa hal yang menjadi pertimbangan
dalam metode ini, yaitu menentukan jumlah pasien yang akan dilayani dan jumlah
kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit, menyediakan formularium/
standar/ pedoman perbekalan farmasi, menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan
farmasi, dan penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia. Persyaratan utama
dalam metode ini adalah rumah sakit harus sudah memiliki standar pengobatan,
sebagai dasar untuk penetapan obat yang akan digunakan berdasarkan penyakit.
Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah:
 Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.
  Menyiapkan data populasi penduduk.
 Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi
pada kelompok umur yang ada.
 Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh
populasi pada kelompok umur yang ada.
 Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat
menggunakan pedoman pengobatan yang ada.
 Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan
datang.
c. Metode Proxy Konsumsi
Metode ini digunakan untuk perencanaan pengadaan di rumah sakit baru yang
tidak memiliki data konsumsi pada tahun sebelumnya. Metode ini dapat digunakan di
rumah sakit yang sudah berdiri lama apabila metode konsumsi dan atau morbiditas tidak
dapat dipercaya.
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun
yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya
diikuti dengan evaluasi.
Evaluasi perencanaan dilakukan dengan teknik sebagai berikut :
 Analisis ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
 Pertimbangan atau kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik atau terapi
 Kombinasi ABC dan VEN
 Revisi rencana kebutuhan obat
Klasifikasi ABC yaitu :
a. Analisa ABC
Analisis ABC, merupakan bentuk evaluasi aspek ekonomi yang
mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu :
- Kelompok A : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
- Kelompok B : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.
- Kelompok C : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
 menunjukkan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
b. Pertimbangan / Kriteria VEN, merupakan bentuk evaluasi berdasarkan aspek medik /
terapi, yaitu :
- Kelompok V ( Vital ) : Kelompok obat yang harus ada ( life saving ).
- Kelompok E ( Esensial ) : Kelompok obat yang untuk penyakit yang paling
dibutuhkan seperti anti diabetes, anti konvulsi, analgesic, obat utnuk mengatasi
penyebab kematian paling besar.
- Kelompok N ( Non Esensial ) : Obat penunjang yaitu obat kerjanya ringan dan biasa
dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan
ringan. Contoh : suplemen.
c. Kombinasi ABC dan VEN
Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC
adalah benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan
penyakit terbeanyak. Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dari VEN.
Sebaliknya, jenis perbekalan farmasi dengan status N harusnya masuk kategori C.
Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimana anggaran
yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Tabel 1. Tabel analisis kombinasi ABC-VEN

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.
Mekanismenya adalah:
a) Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas utama untuk dikurangi atau
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat
kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA
menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana
yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
b) Pendekatan yang sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC,
NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB, dan EA
d. Revisi rencana kebutuhan obat
Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN terlalu sulit dilakukan
atau diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai
langkah awal dapat dilakukan suatu evaluasi cepat misalnya dengan melakukan revisi
daftar perencanaan obat. Namun sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu kriterianya,
obat atau nama dagang apa yang dapat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya tidak hanya
dari aspek ekonomi dan medik, tetapi juga dapat berdampak positif pada beban
penanganan stok.
Langkah-langkah menentukan Kelompok A, B dan C:
a. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan jumlah obat dengan harga obat
b. Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil
c. Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan
d. Hitung akumulasi persennya
e. Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%
f. Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap dana ±
20%)
g. Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi > 90% s/d 100% (menyerap dana ±
10%).

3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan
perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan,
jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai
standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai
dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok,
penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan
pembayaran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
 Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.
 Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
 Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar.
 Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu
(vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat
dipertanggung jawabkan.

Pengadaan dapat dilakukan dengan cara :

1. Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan sediaan
farmasi dan BMHP dari pemasok. Peraturan Presiden RI No 94 tahun 2007 tentang
Pengendalian dan Pengawasan atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat, Obat
Spesifik dan Alat Kesehatan yang Berfungsi Sebagai Obat dan Peraturan Presiden
Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa.
Ada 4 metode pada proses pembelian :
1) Tender terbuka, berlaku untuk semua distributor yang terdaftar, dansesuai
dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan hargametode ini lebih
menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerlukan staf yang kuat, waktu
yang lama serta perhatian penuh.
2) Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada
distributor tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki Riwayat yang baik.
Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila
dibandingkan dengan lelang terbuka.
3) Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak
banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
4) Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia.Harga
tertentu, relatif agak lebih mahal.
2. Produksi
Produksi sediaan farmasi di rumah sakit mencakup kegiatan membuat,
merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril dan/atau non
steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kriteria sediaan farmasi yang diproduksi :
1) Sediaan farmasi dengan formula khusus
2) Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah
3) Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
4) Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
5) Sediaan farmasi untuk penelitian
6) Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
Jenis Sediaan farmasi yang diproduksi :
1) Produksi steril
Produksi steril meliputi pembuatan sediaan steril (contoh: gauze/tulle) dan
pengemasan kembali sediaan steril.
2) Produksi non steril
Produksi non steril terdiri dari pembuatan puyer, pembuatan sirup,
pembuatan salep, pembuatan kapsul, pengemasan kembali, dan
pengenceran. Persyaratan teknis produksi non steril meliputi ruangan
khusus untuk pembuatan, peralatan peracikan dan pengemasan serta
petugas yang terlatih
a) Pembuatan sirup Sirup yang umum dibuat di rumah sakit: kloralhidrat,
omeprazole, mineral mix
b) Pembuatan salep Salep luka bakar
c) Pengemasan Kembali Alkohol, H2O2, Povidon iodin, klorheksidin
d) Pengenceran Antiseptik dan disinfektan
Apoteker disarankan untuk membuat sediaan farmasi dengan
potensi dan kemasan yang dibutuhkan untuk terapi optimal, tetapi tidak
tersedia dipasaran. Dalam hal ini, harus diperhatikan persyaratan stabilitas,
kecocokan rasa, kemasan, dan pemberian etiket dari berbagai produk yang
dibuat
3. Sumbangan/Hibah/Dropping
Pada prinsipnya pengelolaan sediaan farmasi dan BMHP dari
hibah/sumbangan, mengikuti kaidah umum pengelolaan sediaan farmasi dan
BMHP reguler. Sediaan farmasi dan BMHP yang tersisa dapat dipakai untuk
menunjang pelayanan kesehatan pada saat situasi normal.
Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan :
1) Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan ”biaya tinggi“
2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja (harga kontrak = visible cost +
hidden cost), sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan
terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kedaluwarsa, sertifikat
analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat Kesehatan harus
mempunyai certificate of origin), waktu dan kelancaran bagi semua pihak,
dan lain-lain.
3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai jenis, waktu dan tempat.