PENGELOLAAN PERBEKALAN

FARMASI

HERNAWATI BASIR M.Farm., Apt

 DEFINISI
Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai

dari perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,

pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring

dan evaluasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah unit yang
bertanggungjawab terhadap pengelolaan perbekalan
farmasi

Komite Farmasi dan Terapi (KFT) Latar

adalah bagian yang
Belakang
bertanggungjawab dalam penetapan formularium

Sasaran : Pengeloaan perbekalan farmasi yang efektif dan

efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit
 Kebijakan
Pengadaan dan penerimaan
Pengaturan perbekalan farmasi yang dibawa pasien
Pengaturan perbekalan farmasi sumbangan/ hibah
Pengaturan obat-obatan yang diproduksi sendiri dan tidak ada di
pasaran
Pengaturan distribusi Obat
Pengaturan pemberlakuan formularium sebagai dasar pengadaan
obat
Pengaturan uji coba produk baru
Pengaturan harga jual perbekalan farmasi
Pengelolaan obat satu pintu
Pengaturan perbekalan farmasi khusus
Pengaturan pengelolaan resep kadaluarsa dan pemusnahannya
 PERENCANAAN

MONITORING & EVALUASI

PENGADAAN

PENCATATAN & PELAPORAN PENERIMAAN

PENYIMPANAN
PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN DISTRIBUSI
 PERENCANAAN

Salah satu fungsi yang menentukan dalam proses

pengadaan perbekalan farmasi

Tujuan : untuk menetapkan jenis dan jumlah

perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit
 1. Pemilihan

Menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar

diperlukan sesuai dengan pasien/ kunjungan dan pola
penyakit di rumah sakit

Kriteria :
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari kesamaan jenis
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
mempunyai efek yang baik dibanding obat tunggal
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat
pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi
 Rujukan :

Obat:
a. DOEN sesuai kelas RS
b. Formularium RS
c. Formularium Jaminan kesehatan (BPJS Kesehatan, KIS)

Alat Kesehatan:
d. Data pemakaian user
e. Standar ISO
f. Daftar Harga Alat
g. Daftar Alat Kesehatan Ditjen Binfar dan Alkes
h. Spesifikasi yang ditetapkan di rumah sakit
 2. Kompilasi Penggunaan

Untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing

jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun
dan sebagai data pembanding bagi stok optimum

Informasi :
a. Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada massing-
masing unit pelayanan
b. Prosentas penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap
total penggunaan setahun seluruh unit pelayanan
c. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenus perbekalan farmasi
3. Perhitungan Kebutuhan

1. Tepat Jenis

2. Tepat Jumlah

3. Tepat Waktu

4. Tersedia saat dibutuhkan

 3. Perhitungan Kebutuhan

Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada
data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi

Hal yang perlu diperhatikan

a. Pengumpulan dan pengolahan data
b. Analisis data untuk informasi dan evaluasi
c. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
d. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan
alokasi dana
 3. Perhitungan Kebutuhan
Contoh :
Total pengadaan Ranitidin tahun 2012 sebanyak 2.000.000
(habis dalam 10 bulan = 2 bulan kosong)

Sisa stock 31 desember 2012

a. Pemakaian rata-rata per bulan 2.000.000/ 10 = 200.000
b. Kebutuhan pemakaian 12 bulan= 200.000 x 12 = 2.400.000
c. Stock pengamanan (10-20%) = 20% x 2.400.000 = 48.000
d. Lead time 3 bulan = 3 x 200.000 = 600.000
e. Kebutuhan ranitidin tahun 2013 = b+c+d
=2.400.000+48.000+600.000 = 3.048.000
f. Pengadaan 2013 adalah 3.048.000 - sisa stock = 3.048.000 Tab.
 3. Perhitungan Kebutuhan

Metoda Morbiditas/ Epidemologi

Perhitungan didasarkan atas jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk
beban kesakitan (morbidity load) yang harus dilayani

Metoda ini perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan
kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time)

• Menentukan jumlah pasien yang akan dilayani

Langkah • Menentukan jumlah kunjungan kasus
berdasarkan prevalensi penyakit

-langkah • Menyediakan formularium/standar/pedoman

perbekalan farmasi
• Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan
: farmasi
• Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia
 3. Perhitungan Kebutuhan

Contoh
• Menghitung masing-masing obat yang
diperlukan perpenyakit
• Tetapkan kebutuhan obat untuk satu siklus
pengobatan
• Berapa jumlah insiden penyakit tersebut
• Perhitungan juga harus memperhitungkan
kunjungan, lead time dan stock pengamanan
 3. Perhitungan Kebutuhan
Komparasi
Konsumsi Morbiditas
Pilihan pertama dalam Lebih akurat dan mendekati
perencanaan dan pengadaan kebutuhan yang sebenarnya
Lebih mudah dan cepat dalam Pengobatan lebih bijak
perhitungan Perhitungan lebih rumit
Kurang tepat dalam penentuan Tidak dapat digunakan untuk
semua penyakit
jenis dan jumlah
Data yang diperlukan :
Mendukung ketidak bijakan
a. Kunjungan pasien
dalam penggunaan b. Sepuluh besar pola penyakit
c. Prosentase dewasa dan anak
 4. Evaluasi Perencanaan

Cara evaluasi
1. Analisa nilai ABC (aspek ekonomi)
2. Pertimbangan/ kriteria VEN (aspek medik/ terapi)
3. Kombinasi ABC dan VEN
4. Revisi daftar perbekalan farmasi
 4. Evaluasi Perencanaan
1. Analisa nilai ABC (aspek ekonomi)
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi
ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis dan memakan anggaran
terbanyak
 Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah
satu metoda perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi dan biaya
yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokan dalam jenis/
katagori dan jumlahkan jenis/ kategori perbekalan farmasi
 Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total
 Urutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dengan
jenis yang memakan prosentase biaya terbanyak
 Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya
 Identifikasi jenis perbekaln farmasi apa yang menyerap ± 70%
anggaran total
 4. Evaluasi Perencanaan

2. Pertimbangan/ kriteria VEN (aspek medik/ terapi)

VEN adalah singakatan V=vital ; E=esensial ; N=non-esensial
Jadi  menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekan
farmasi dengan kata lain menentukan apakan suatu jenis
perbekalan farmasi termasuk vital (harus tersedia), esensial
(perlu tersedia) atau non-esensial (tidak prioritas untuk
disediakan)

Vital Perbekalan farmasi diperlukan untuk menyelamatkan hidup (life saving drugs) dan bila
tidak tersedia akan meningkatkan kematian
Esensial Perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau
mengurangi penderitaan pasien
Non-Esensial Perbekalan farmasi yang digunakan untuk self-limiting desease, diragukan manfaatnya,
mahal namun tidak ada kelebihan manfaat
 4. Evaluasi Perencanaan
Cara evaluasi
3. Kombinasi ABC dan VEN
Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimana anggaran
yang tidak sesuai dengan kebutuhan
Perbekalan farmasi kategori A adalah yang diperlukan untuk penanggulangan
penyakit terbanyak dalam hal ini statusnya harus E dan sebagian V. Jenis
perbekalan farmasi dengan status N harus masuk kategori C

Golongan A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
 Golongan A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Cara evaluasi
3. Kombinasi ABC dan VEN
Metoda gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat :
 Obat masuk NC masuk prioritas pertama untuk dikurangi, selanjutnya NB,
lanjut NA
 Jika masih kurang maka dimulai lagi dengan EC, EB dab EA
Cara evaluasi
4. Revisi daftar perbekalan farmasi
Jika langkah-langkah di ABC maupun VEN sulit dilakukan atau perlu
tindakan cepat, maka langkah awal dapat dilakukan suatu evaluasi
cepat (rapid evaluation) co. Dengan revisi daftar perencanaan
perbekalan farmasi
Perlu dipertimbangkan :
a. Kembangkan kriterianya
b. Perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang dapat
dikeluarkan adri daftar
c. Pertimbangkan manfaat tidak hanya asspek ekonomik namun
juga medik
d. Bagaimana dampak positif pada beban penanganan stock
 PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui, melalui :
1. Pembelian
2. Produksi/ pembuatan sediaan farmasi
3. Sumbangan/ droping/ hibah

Tujuan : mendapatkan perbekalan farmasi dengan

harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman
barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan
lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu
berlebihan
Hal yang harus dipertimbangkan :
1. Pengadaan yang dipilih bila tidak teliti dapat menjadikan
“biaya tinggi”
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting
untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin
mutu, harus ada MSDS untuk B3 dan certificate of origin
untuk alkes
3. Order pemesanan barang agar barang dapat sesuai
macam, waktu dan tempat
 PENGADAAN
Guna tatakelola yang baik:
1. Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan
2. Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang ditolak penawarannya
3. Standar prosedur opersaional untuk pemeriksaan rutin consignmens (pengiriman)
4. Pedoman mengenai metoda pengadaan bagi panitia pengadaan
5. Pernyatan dari anggota panitia pengadaan bahwa yang berkepentingan tidak mempunyai komnflik
kepentingan
6. SPO pengadaan
7. Kerangka acuan bagi panitia pengadaan
8. Pembatasan masa kerja panitia pengadaan
9. Standar kopetensi bagi anggota tim
10. Kriteria tertentu (integritas; kredibilitas dan rekam jejak yang baik
11. Sistem manajemen informasi yang digunakan untukmelaporkan produk perbekalan farmasi yang
bermasalah
12. Sistem yang efisien untuk memonitor post tender dan pelaporan kinerja pemasok kepada panitia
pengadaan
13. Audit rutin pada proses pengadaan
 PENGADAAN
1. Pembelian

4 metoda proses pembelian

1. Tender terbuka : berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai
dengan kriteria yang telah ditentukan. Butuh staf yang kuat, waktu yang
lama serta perhatian penuh
2. Tender terbatas/ lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu
yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik
3. Pembelian dengan tawar menawar ; dilakukan bila item tidak penting, tidak
hanya banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item
tertentu
4. Pembelian langsung ; pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia
 PENGADAAN
2. Produksi

Produksi perbekalan farmasi merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk

dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril uttuk memenui
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit

Kriteria :
1. Sediaan farmasi dengan formula khusus
2. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga yang lebih murah
3. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
4. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
5. Sediaan farmasi untuk penelitian
6. Sediaan nutrisi parenteral
7. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
8. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
 PENGADAAN
2. Produksi
Jenis Sediaan Farmasi yang di produksi

Produk Steril Produk Non Steril

1. Sediaan steril 1. Pembuatan puyer
2. TPN 2. Pembuatan sirup
3. Pencampuran obat suntik/ 3. Pembuatan salep
sediaan intravena 4. Pengemasan kembali
4. Rekonstitusi sediaan 5. Pengenceran
sitostatika
5. Pengemasan Kembali
 PENGADAAN
2. Produksi
Persyaratan Teknis

Produk Steril Produk Non Steril

1. Ruangan aseptis 1. Ruangan khusu untuk
2. Peralatan : LAF, autoclave, pembuatan
oven, cytoguard, APD 2. Peralatan : peracikan,
3. SDM petugas terlatih pengemasan
3. SDM petugas terlatih
 PENGADAAN
2. Produksi
PRODUKSI STERIL
1. Pembuatan sediaan steril
Contoh : pembuatan methylen blue, triple dye, paten blue, aqua steril
2. Total Parenteral Nutrisi (nutrisi parenteral lengkap)
TPN adalah nutrisi dasar yang diperlukan bagi penderita secara intravena
yang kebutuhan h=nitrusinya tidak dapat dipenuhi secara enteral. Contoh :
campuran karbohidart, protein, lipid, vitamin, mineral untuk individual.
Mengemas kedalam kantong khusus untuk nutrisi
3. Pencampuran obat suntik (IV-admixture)
Persyaratan produk intravena
a. Sesuai secara terapeutik dan farmasetik
b. Bebas dari kontaminan mikroba dan pirogen
c. Bebas dari partikulat pada tingkat yang dapat diterima dan kontaminan
toksis lainya
 PENGADAAN
2. Produksi
3. Pencampuran obat suntik (IV-admixture)
Contoh :
a. Mencampur sediaan intravena kedalam cairan infus

b. Melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang

sesuai
c. Mengemas menjadi seddiaan siap pakai

Keuntungan :
a. Terjaminnya sterilitas produk obat suntik

b. Terkontrolnya kompatibilitas perbekalan farmasi

c. Terjaminnya kondisi penyimpanan yang optimum sebelum dan sesudah pencampuran

d. Efisiensi

e. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan pencampuran perbekalan farmasi

f. Terjaminnya mutu produk

g. Terjaminnya keamanan petugas terhadap keterpaparan dan kontaminan produk

2. Produksi

PRODUKSI NON STERIL

1. Pembuatan sirup; ; sirup yang umum di rumah sakit : OBH, inadryl
loco, kloralhidrat
2. Pembuatan salep ; salep sulfadiazin, salep AAV, salep 2-4
3. Pengemasan kembali : Alkohol, H2O2, Povidon Iodin, Washbensin
4. Pengenceran ; antiseptik dan desinfektan
3. Sumbangan / Hibah/ Droping

Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari

hibah/sumbangan mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan
farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk
menunjang pelayanan kesehatan di saat situasi normal
Regulasi :
 Memiliki Formularium RS
 Prosedur penanganan bila terjadi ketidaktersediaan stok obat di RS
 
Dokumen implementasi :
 Formularium dan daftar stok obat RS
 Bukti rapat PFT dalam menyusun dan mengembangkan
Formularium
 MoU dengan pemasok obat
 CONTOH KRITERIA PEMILIHAN OBAT UNTUK MASUK
FORMULARIUM:
1. Mengutamakan penggunaan obat generik.
2. Perbandingan obat generik : original: me too= x:y:z
3. Memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling
menguntungkan pasien.
4. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas.
5. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan.
6. Praktis dalam penggunaan dan penyerahan
7. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien
8. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan
biaya langsung dan tidak langsung.
9. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence
based medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan, dengan harga
yang terjangkau
 PENERIMAAN

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan

farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan peraturan
kefarmasian, melalui pembelian langsung tender, konsinyasi
atau sumbangan

Tujuan : untuk menjamin perbekalan farmasi yang

diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah
maupun waktu kedatangan
 PENERIMAAN
Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan
disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit.
Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat
persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera
disimpan dalam lemari atau tempat lain yang aman
Perbekalan farmasi harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah
ditetapkan

Hal yang harus diperhatikan :

1. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan
berbahaya (B3)
2. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin
3. Sertifikat analisa produk
 PENERIMAAN
Kegiatan pada pemeriksaan barang:
 Memeriksa surat perintah kerja (SPK) untuk transaksi ≤ 50 jt
atau surat perjanjian jual beli untuk transaksi  50 jt
 Memeriksa faktur
 Memeriksa dan meneliti PF :
 Jenis dan jumlah
 Bentuk sediaan
 Kemasan
 Harga (satuan dan total)
 Masa pembayaran
 Spesifikasi (ED/ No Batch)
 Kualitas barang (baik/ tidak)
 Untuk B3 ada Material Safety Data Sheet (MSDS) atau tidak
 Sertifikat QA atau Certificate of origin
 PENERIMAAN
Langkah jika telah sesuai :
Menandatangani faktur barang, dengan disertai tanggal
terima, nama penerima, no SIK, bubuhkan stampel
Informasi pada pihak terkait jika PF tidak sesuai atau tidak
memenuhi standar, serta mengambalikan ke distributor untuk
disesuaikan
Mengambil salinan faktur sebagai arsip

Pedoman penerimaan PF:

Distributor resmi
Pabrik harus memiliki CA
Memiliki MSDS untuk B3
Alkes harus punya certificate of origin
ED min 2 th, kecuali PF tertentu dengan ED singkat
 PENERIMAAN
Kegiatan saat penerimaan barang :
a. Mencatat barang datang di buku penerimaan/ komputer
 Nama distributor
 Nama pabrik
 Nomor faktur
 Tanggal barang datang
 Jenis dan jumlah barang datang
 harga satuan dan harga total
 Nomor batch
 Tanggal ED
 MSDS untuk B3
b. Menandai barang dengan stampel
c. Menyimpan di tempat penyimpanan sesuai dg kondisi
penyimpanan yg sesuai
 PENERIMAAN

Parenteral (cairan iv, ampul, serbuk untuk direkonsitusi, suspensi

untuk injeksi):
 Larutan jernih
 Serbuk harus bebas dari partikel asing
 Tidak ada kerusakan wadah (botol/ ampul)
 PENERIMAAN

Tablet & Kapsul :

 Ukuran sesuai
 Bentuk sesuai
 Warna sesuai (tiap no batch warnanya sama)
 Penandaan sesuai
 Untuk Tablet Tidak ada kerusakan (patah, bintik, sumbing,
retak, tepi tidak rata dll)
 Untuk Kapsu tidak ada kerusakan (lubang, patah, bintik, tepi
tidak rata dll)
 Tidak berbau asing
 PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan

memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi
yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian
serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat

Tujuan :
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang

Faktor yang perlu dipertimbangkan:

1. Kemudahan bergerak
a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat karena
akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunkan sekat perhatikan posisi dinding
dan pintu untuk mempermudah gerakan
b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang
gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L
2. Sirkulasi udara yang baik
Faktor penting adalah adanya sirkulasi udara yang cukup dalam
gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari
perbekalan farmasi
3. Rak dan pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet akan dapat meningkatkan sirkulasi
udara dan perputaran stock perbekalan farmasi
 PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang

Faktor yang perlu dipertimbangkan:

3. Rak dan pallet
Keuntungan menggunakan palet :
a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
b. Peningkatan efisiensi penanganan stock
c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
d. Pallet lebih murah dari pada rak
4. Kondisi penyimpanan khusus
a. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu
terkunci
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan
khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk
 PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang

Faktor yang perlu dipertimbangkan:

5. Pencegahan kebakaran
Perlu hindari adanya penumpukan bahan-bahan mudah terbakar
seperti dus, karton dll.
APAR agar diperiksa secara berkala untuk dipastikan masih
berfungsi atau tidak
 PENYIMPANAN
Penyusunan Stock Perbekalan Farmasi

Disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis

1. Gunakan prinsip FEFO , LIFO dan FIFO
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara
rapi dan teratur
3. Gunakan lemari khusus penyimpanan narkotika
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh
temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat
yang sesuai
5. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak
dengan rapi
6. Apabila persediaan masih banyak, maka biarkan dalam box masing-
masing
 PENYIMPANAN
Letak Gudang :
 Letak terisolasi (jauh dari bangsal dan pelayanan)
 Terdapat akses jalan masuk ke gudang
 Akses gudang ke tempat pelayanan mudah
 Bebas banjir
 Mudah dicapai kendaraan dari luar (memudahkan penerimaan dan
pengiriman
 Gedung terpisah dari bangunan lain
 Gudang untuk bahan kimia dan berbahaya letaknya harus terpisah dari
penyimpanan obat/ alkes

Pengellola gudang harus seorang apoteker karena :

 Farmasis mengetahui tentang obat meliputi tempat penyimpanan, ED dan
info lait terkait obat
 Salah satu prosesnya adalah pengadaan perbekalan farmasi dimana surat
pesanan hanya bisa ditanda tangani oleh farmasis
 PENYIMPANAN
Tatalaksana Penyimpanan:
A. Perbekalan Farmasi
B. B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun)
C. GAS Medis
D. Obat Kanker
 PENYIMPANAN
A. Perbekalan Farmasi
1. Mengelompokan perbekalan farmasi menjadi 5 kelompok :
1. Disimpan dalam ruangan dengan temperatur khusus
2. Disimpan dalam temperatur kamar
3. Kelompok bahan baku obat
4. Kelompok bahan berbahaya dan mudah terbakar
5. Kelompok infus, alat kedokteran, disinfektan
2. Menyimpan pada rak yg telah ditentukan sesuai dg kelompoknya serta
sesuai ukuran barangnya
3. Menyusun secara alfabetis, jenis sediaan, serta FIFO dan FEFO
4. Mencatat pada kartu stock, tanggal datang, nama barang, jumlah,
nama distributor, no batch serta tanggal kadaluarsa
5. Penyimpanan perbekalan farmasi khusus (narkotika, sitostatika, B3
dan Gas medis)
6. Menyertakan MSDS untuk B3
 PENYIMPANAN
B. Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
1. Menyimpan B3 di ruangan terpisah
2. Meletakan B3 di tempat penyimpanan dengan kondisi sejajar dengan
mata atau lebih rendah agar dapat terlihat oleh petugas
3. Memberikan logo tanda bahan berbahaya
4. Ventilasi dan sirkulasi yang baik
5. Suhu ruangan tidak terlalu tinggi dan mengkondisikannya
6. Ada tanda dilarang merokok
7. Alat pemadam kebakaran dalam jumlah cukup dan siap digunakan
8. Meletakan lembar MSDS pada masing-masing penyimpanan B3
9. Ada tempat pembuangans ementara B3 yang telah rusak atau
kadaluarsa
10. Melakukan pembuangan dan pemusnahan limbah B3 dg instalasi
pembuangan limbah
 PENYIMPANAN

C. Gas Medis
1. Menyimpan tabung gas medis di ruangan gas sentral serta
ruangan lain yg menggunakan gas medis
2. Menjauhkan tabung gas medis dari bahan-bahan yg mudah
terbakar, api, sumber panas lain, loncatan listrik dan petir
3. Memelihara ruangan penyimpanan agar selalu dalam
kondisi kering dan berventilasi baik
4. Melakukan penandaan pada ruang penyimpanan dengan
logo oksidator, logo bahan mudah meledak
 PENYIMPANAN

D. Obat Kanker
1. Disimpan terpisah dari obat lain
2. Terdapat lembar pengaman di dekat penyimpanan
3. Letak obat sitostatik diusahakan minimal sejajar dengan
mata atu lebih rendah agar mudah terlihat (ada tanda bahan
berbahaya)
4. Tanda bahan berbahaya oada kemasan agar berada pada
posisi luar
5. Bila disimpan dalam lemari pendingin, maka dipisahkan
dengan obat lainnya atau di masukkan dalam wadah
tertutup rapat dari bahan anti bocor.
 PENYIMPANAN
Pengawasan Mutu Obat Selama Penyimpanan
Pada saat penyimpanan dapat terjadi perubahan baik fisik maupun
kimiawi. Pengawasan dapat diamati secara visual, tanda tanda bisa
sebagai berikut :
Tablet :
1. Terjadi perubahan warna
2. Kerusakan berupa noda, lubang, sumbing, pecah, retak dll
Kapsul
3. Perubahan warna
4. Kapsul terbuka, rusak, bocor atau melekat satu sama lain
Injeksi
5. Kebocoran wadah
6. Terdapat partikel asing
7. Larutan tidak jernih
PENYIMPANAN
Obat disimpan dengan baik dan aman.

Elemen Penilaian MPO.3

1. Obat disimpan dalam kondisi yg sesuai bagi stabilitas produk.

2. Bahan yg terkontrol dilaporkan secara akurat sesuai UU dan peraturan yg
berlaku
3. Obat dan bahan kimia yg digunakan untuk menyiapkan obat diberi label
secara akurat untuk isi, tanggal kadaluwarsa dan peringatan
4. Seluruh tempat pernyimpanan obat diinspeksi secara berkala sesuai
kebijakan RS untuk memastikan obat disimpan secara benar
5. Kebijakan RS menjabarkan cara identifikasi dan penyimpanan obat yg dibawa
oleh pasien
PENYIMPANAN
Obat disimpan dengan baik dan aman.

Regulasi :
 Pedoman penyimpanan obat lengkap untuk masing masing area penyimpanan
 Kebijakan pelabelan obat obat dan bahan kimia yang digunakan menyiapkan obat
 Kebijakan pelaporan obat dari unit
 
Dokumen implementasi :
 Laporan narkotik & psikotropik
 Bukti pelabelan obat dan bahan kimia yang digunakan menyiapkan obat
 Dokumen/catatan inspeksi berkala
 Formulir rekonsiliasi obat yang dibawa dari rumah
 Contoh Kebijakan Umum Penyimpanan Perbekalan Farmasi

Kebijakan Penyimpanan Obat RS XYZ:

 Disesuaikan dengan bentuk Sediaan dan jenisnya, suhu penyimpanan dan
stabilitasnya,sifat bahan, danketahanan terhadap Cahaya (lihat petunjuk
penyimpanan masing-masing obat
 Obat disusun alphabetis
 Sistem FIFO (First in first out} atau FEFO( first expired first out)
 Obat-obatan dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat
diberi label: isi, tanggal kadaluwarsa dan peringatan
 Elektrolit pekat konsentrat dilarang disimpan di unit pelayanan
 Unit tertentu yang dapat menyimpan elektrolit konsentrat harus dilengkapi
dengan SPO Khusus untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati
 Obat high alert diberi stiker HIGH ALERT, obat NORUM/LASA diberi stiker
NORUM/LASA
 Obat yang dibawa pasien dari rumah harus dicatat dalam formulir rekonsiliasi
obat dan disimpan di farmasi
OBAT OBATAN NORUM (NAMA OBAT RUPA UCAPAN MIRIP)
LASA (LOOK ALIKE SOUND ALIKE)

INSTALASI FARMASI MEMILIKI DAFTAR OBAT-OBATAN NORUM/

LASA DAN TERDAPAT DALAM SPO OBAT-OBATAN NORUM/LASA
CONTOH OBAT LOOK ALIKE ADALAH OBAT DENGAN TAMPILAN
MIRIP NAMUN SEBENARNYA BERBEDA KANDUNGAN SEDIAAN
ATAU BERBEDA DOSIS
SEHINGGA DALAM PENYIMPANAN DIBERIKAN LOGO LASA
DALAM LINGKARAN KUNING
 OBAT OBATAN NORUM (NAMA OBAT RUPA UCAPAN MIRIP)
LASA (LOOK ALIKE SOUND ALIKE)

INSTALASI FARMASI MEMILIKI DAFTAR OBAT-OBATAN NORUM/ LASA DAN TERDAPAT

DALAM SPO OBAT-OBATAN NORUM/LASA

SEDANGKAN SOUND ALIKE ADALAH UCAPANNYA MIRIP SEPERTI

AZITHROMYCIN DAN ERITHROMYCIN ;
LEVOFLOXACIN DAN OFLOXACIN
ATARAX DAN ATAROX

Allopent Aluvent Cortidex Neurodex

Alprazolam Midozolam Cefixime Cetirizine
Amitriptyllin Aminophilin
Flamicort Pulmicort
Asam Asam
mefenamat tranexamat
Hidrokortisone Hidroclortiazid
Betahistine Interhistine e

Astatine caps Asthine force

Catapres Cataflam
caps
Combiven Constipen
 !
OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs) HIGH
ALERT
 !
HIGH
ALERT

OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs)

 !
OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs) HIGH
ALERT
 DAFTAR OBAT HIGH ALERT !
OBAT SPESIFIK HIGH
ALERT

1 Amiodarone IV
2 Colcichine Injection
3 Heparin, Low moluculer weigt injection
4 Heparin Unfractionated IV
5 Insulin SC dan IV
6 Lidocaine IV
7 Magnesium SUlfat Injecion
8 Methotrxate oral non oncologic use
9 Netiride
10 Nitroprusside sodium for injection
11 Potasium Cloride for injection concentrate
12 Potasium Phospate injection
13 Sodium Chloride injection hypertonic >0.9%
14 Warfarin
 CONTOH:
KEBIJAKAN PENANGANAN OBAT HIGH ALERT

 DEFINISI:
HIGH
ALERT

 Obat berisiko tinggi yang menyebabkan bahaya yang bermakna bila digunakan
secara salah
 KETENTUAN :
1. Setiap unit yan obat harus punya daftar obat high alert, Obat LASA,
Elektrolit Konsentrat, serta panduan penata laksanaan obat high alert
2. Setiap staf klinis terkait harus tahu penata laksanaan obat high alert
3. Obat high alert harus disimpan terpisah, akses terbatas, diberi label yang
jelas
4. Instruksi lisan obat high alert hanya boleh dalam keadaan emergensi, atau
nama obat harus di eja perhuruf
 ! CONTOH:
HIGH
ALERT
KEBIJAKAN PENYIMPANAN OBAT HIGH ALERT
DI INSTALASI FARMASI

1. Tempelkan stiker obat high alert pada setiap dos obat

2. Beri stiker high alert pada setiap ampul obat high alert yang akan diserahkan
kepada perawat
3. Pisahkan obat high alert dengan obat lain
4. Simpan obat sitostatika secara terpisah dari obat lainnya dan diberi stiker high
alert
5. Simpan Obat Narkotika secara terpisah dalam lemari terkunci double, setiap
pengeluaran harus diketahui oleh penanggung jawabnya dan dicatat
6. Sebelum perawat memberikan obat high alert lakukan double check kepada
perawat lain untuk memastikan 5 benar (pasien, obat, dosis , rute, waktu)
7. Obat hig alert dalam infus: cek selalu kecepatan dan ketepatan pompa infus,
tempel stiker label nama obat pada botol infus. Dan di isi dengan catatan
sesuai ketentuan

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
Look-Alike High Alert Drugs

LOOK ALIKE
HIGH ALERT
 Contoh: Kebijakan Penyimpanan Obat Emergensi

 Tempat menyimpan : TROLI/KIT/LEMARI/KOTAK OBAT

EMERGENSI
 Akses terdekat dan selalu siap pakai .
 Terjaga isinya/aman kunci plastik dg no register
 Isi sesuai standar di masing-masing unit
 Tidak boleh dicampur obat lain
 Dipakai hanya untuk emergensi saja dan sesudah akai harus
melaporkan untuk segera diganti
 Di cek secara berkala apakah ada yg rusak/kadaluwarsa
TROLI EMERGENSI

Kunci Plastik
Disposable dengan nomor
register
TAS EMERGENSI
Standar MPO.3.3
RS mempunyai sistem penarikan (recall) obat

Elemen Penilaian MPO.3.3

1. Ada sistem penarikan obat
2. Kebijakan dan prosedur mengatur setiap penggunaan
obat yang diketahui kadaluwarsa
3.  Kebijakan dan prosedur mengatur pemusnahan obat
yang diketahui kadaluwarsa
4. Kebijakan di implementasikan
 DISTRIBUSI

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekaln farmasi di rumah sakit untuk

pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawta jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis

Tujuan : tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah

Hal yang dipertimbangkan :

 Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
 Metode sentralisasi atau desentralisasi
 Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau
kombinasi
 DISTRIBUSI
Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
system persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan,
sistem unit dosis dan system kombinasi oleh instalasi Farmasi

Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
system resep perorangan oleh instalasi farmasi Rumah Sakit
 DISTRIBUSI

Pendistribusian Perbekalan Farmasi diluar jam kerja

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien di luar jam kerja
 Apotik rumah sakit / instalasi farmasi yang dibuka 24 jam
 Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi
 DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi

1. Resep Perorangan
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
3. Distribusi Dosis Unit
4. Distribusi Kombinasi
 Jenis Sistem Ditribusi
1. Resep Perorangan
Order/ resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien, perbekalan farmasi
disiapkan dan distribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep
Keuntungan :
2. Semua resp ditelaah langsung oleh apoteker dan informasi langsung
ke pasien
3. Ada inetraksi antara apoteker, dokter dan perawat
4. Memungkinkan pengendalian lebih ketat
5. Mempermudah biaya penagihan
Kelemahan :
6. Memerlukan waktu yang lebih lama
7. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
 Jenis sistem ditribusi
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
 Tatanan kegiatan penghataran sediaan farmasi sesuai
dengan yang ditulis dokter pada order perbekalan
farmasi, oleh perawat dengan mengambil dosi/ unit
perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang
langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut
 Semua perbekalan farmasi yang dibutuhkan pasien
tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan
farmasi, kecuali perbekalan farmasi yang jarang
digunakan
 DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
Keuntungan :
3. Pelayanan lebih cepat
4. Menghindari pengembalian perbekaln farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
5. Mengurangi penyalinan resep perbekalan farmasi
Kelemahan :
6. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena resep tidak dikaji apoteker
7. Persdiaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan
yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu kurang diperhatikan oleh
perawat
8. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi meningkat
9. Penambahan fasilitas penyimpanan
10. Waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
11. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit (Unit Dose dispensing/UDD)
 Perbekalan farmasi yang diresepkan oleh dokter untuk pasien, terdiri
atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam
kemasan dosis unti tunggal dalam hal persediaan yang cukup untuk
suatu waktu tertentu
Opsi :
4. Sistem dosis unit sentralisasi : hanya satu IFRS tanpa depo/ satelit
5. Sitem dosis unit desentralisasi : ada beberapa depo/ satelit
6. Sistem distribusi kombinasi sentralisasi dan desentralisasi : dosis
awal/ dosis darurat oleh depo/ sateli, selanjutnya oleh IFRS sentral
 DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit
Keuntungan :
4. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
5. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
6. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
7. Menghindari duplikasi peresepan perbekalan farmasi yang berlebihan
8. Meningkatkan profesionalisme
9. Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
10. Memperluas cakupan dan pengendalian distribusi perbekaln farmasi bertambah
baik
11. Apoteker dapat melakukan visite
12. Peningkatan pengendalian dan pemantauan
13. Ada peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi
 DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit
Kelemahan :
4. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
5. Meningkatnya biaya operasional
 Sistem One Daily Dose (ODD)
Merupakan modifikasi dari sisten UDD. Perbedaannya pbat
disiapkan dalam satu unit dosis untuk 1 hari (24 jam) yang
dihantarkan oleh tenaga kefarmasian lasung ke pasien di bangsal
keperawatan
Kelebihan :
Lebih simpel dibanding dengan UDD

Kekurangan :
Kesalahan penggunaan obat lebih besar dibanding UDD

Solusi :
Mengoptimalkan edukasi dan informasi penggunaan obat
Jenis sistem ditribusi
4. Distribusi Kombinasi
 Menerapkan sistem ditribusi peresepan individual
sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di
ruangan yang terbatas
Keuntungan :
1. Semua resep perorangan dikaji oleh apoteker
2. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara
apoteker dan dokter perawat pasien/ keluarga pasien
3. Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera
tersedia bagi pasien
Jenis sistem ditribusi
4. Distribusi Kombinasi
Kelemahan :
 Ada kemungkinan keterlambatan obat sampai ke pasien
 Kemungkinan terjadi medications errors dan kebocoran obat

Solusi Mengatasi Kekurangan

 Membuat kebijakan dalam tatalaksana penulisan resep yg efisien

dan sistem pembiayaan obat

 Menempatkan apotek rawat inap yang strategis dan mudah

ditemukan oleh pasien

 Mendesain agar tempat penyimpanan obat yg satu dengan yg

lain diberi pembatas yg jelas dan tulisan nama obat yg jelas

 HANDLING CYTOTOXIC DRUG

Sutoto.KARS
BIOLOGICAL SAFETY CABINET 86
 PERSIAPAN DAN PENYALURAN (dispensing)
Obat dipersiapkan dan dikeluarkan dalam lingkungan yg aman
dan bersih

Regulasi :
 Pedoman/ prosedur pelayanan tentang penyiapan dan
penyaluran obat dan produk steril sesuai ketentuan
 
Dokumen Implementasi
 Sertifikat pelatihan teknik aseptic untuk petugas terkait
 Contoh Formulir telaah resep
NO TELAAH RESEP YA TDK KETERANGAN/
TINDAK
LANJUT
1 KEJELASAN TULISAN RESEP
2 TEPAT OBAT
3 TEPAT DOSIS
4 TEPAT RUTE
5 TEPAT WAKTU
6 DUPLIKASI
7 ALERGI
8 INTERAKSI OBAT
9 BERAT BADAN (PASIEN ANAK)
10 KONTRA INDIKASI LAINNYA

NAMA DAN TANDA TANGAN PENELAAH

 Pemberian Obat yang Aman Harus Dilakukan Verifikasi
terhadap:

1. Obat dengan resep/pesanan

2. Waktu dan frekuensi pemberian dengan resep/pesanan
3. Jumlah dosis dengan resep/pesanan
4. Route pemberian dengan resep/pesanan
5. Identitas pasien