PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI
DEFINISI
Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait
dimulai dari perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan,
penghapusan, monitoring dan evaluasi
Latar Belakang
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah unit
yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan
perbekalan farmasi

Komite Farmasi dan Terapi adalah bagian yang

bertanggungjawab dalam penetapan
formularium

Sasaran : Pengeloaan perbekalan farmasi yang

efektif dan efisien akan mendukung mutu
pelayanan kesehatan di rumah sakit
Kebijakan
Pengadaan dan penerimaan
Pengaturan perbekalan farmasi yang dibawa pasien

Pengaturan perbekalan farmasi sumbangan/ hibah

Pengaturan obat-obatan yang diproduksi sendiri dan
tidak ada di pasaran

Pengaturan distribusi Obat

Pengaturan pemberlakuan formularium sebagai dasar
pengadaan obat

Pengaturan uji coba produk baru

Pengaturan harga jual perbekalan farmasi
Kebijakan
Pengelolaan obat satu pintu

Pengaturan perbekalan farmasi khusus

Pengaturan pengelolaan resep kadaluarsa dan

pemusnahannya
ORGANISASI DAN MANAJEMEN : Standar MPO.1

Penggunaan obat di RS sesuai dengan UU, dan peraturan yg

berlaku dan diorganisir secara efisien untuk memenuhi
kebutuhan pasien
Regulasi RS :
1. Kebijakan pelayanan farmasi lengkap
2. Pedoman pengorganisasian farmasi, struktur
organisaasi, uraian tugas masing-masing staf
3. Pedoman pelayanan farmasi
 
Dokumen Implementasi:
 Formularium RS & Sumber info obat di unit

pelayanan
 Bukti review system manajemen obat
KOMPETENSI
 PERENCANAAN

MONITORING & EVALUASI PENGADAAN

PENCATATAN & PENERIMAAN

PELAPORAN

PENYIMPANAN
PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN DISTRIBUSI
 PERENCANAAN

Salah satu fungsi yang menentukan dalam proses

pengadaan perbekalan farmasi

Tujuan : untuk menetapkan jenis dan jumlah

perbekalan farmasi sesuai dengan pola
penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit
PERENCANAAN
1. Pemilihan

Menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar

diperlukan sesuai dengan pasien/ kunjungan dan pola
penyakit di rumah sakit

Kriteria :
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari kesamaan jenis
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat
kombinasi mempunyai efek yang baik dibanding obat
tunggal
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih
berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit
yang prevalensinya tinggi
PERENCANAAN
1. Pemilihan
Rujukan :

Obat:
a. DOEN sesuai kelas RS
b. Formularium RS
c. Formularium Jaminan (JAMKESMAS, ASKES, JAMSOSTEK
dll)
Alat Kesehatan:
d. Data pemakaian user
e. Standar ISO
f. Daftar Harga Alat
g. Daftar Alat Kesehatan Ditjen Binfar dan Alkes
h. Spesifikasi yang ditetapkan di rumah sakit
PERENCANAAN
2. Kompilasi Penggunaan

Untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-

masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan
selama setahun dan sebagai data pembanding bagi
stok optimum

Informasi :
a. Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada
massing-masing unit pelayanan
b. Prosentas penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi
terhadap total penggunaan setahun seluruh unit pelayanan
c. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenus perbekalan
farmasi
PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan

Tepat Jenis
Tepat Jumlah
Tepat Waktu
Tersedia saat dibutuhkan
PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan

Metoda Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi
didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan
farmasi periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi

Hal yang perlu diperhatikan

a. Pengumpulan dan pengolahan data

b. Analisis data untuk informasi dan evaluasi

c. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

d. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi

dengan alokasi dana
PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan
Contoh :
Total pengadaan Ranitidin tahun 2012 sebanyak
2.000.000 (habis dalam 10 bulan = 2 bulan kosong)

Sisa stock 31 desember 2012

a. Pemakaian rata-rata per bulan 2.000.000/ 10 = 200.000
b. Kebutuhan pemakaian 12 bulan= 200.000 x 12 = 2.400.000
c. Stock pengamanan (10-20%) = 20% x 2.400.000 = 48.000
d. Lead time 3 bulan = 3 x 200.000 = 600.000
e. Kebutuhan ranitidin tahun 2013 = b+c+d
=2.400.000+48.000+600.000 = 3.048.000
f. Pengadaan 2013 adalah 3.048.000 - sisa stock = 3.048.000 Tab.
PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan
Metoda Morbiditas/ Epidemologi
Perhitungan didasarkan atas jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
yang digunakan untuk beban kesakitan ( morbidity load) yang harus
dilayani
Metoda ini perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan
pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu ( lead
time)

Langkah-langkah :
a. Menentukan jumlah pasien yang akan dilayani

b. Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi

penyakit
c. Menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi

d. Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

e. Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia

PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan
Contoh
a. Menghitung masing-masing obat yang diperlukan
perpenyakit
1. Tetapkan kebutuhan obat untuk satu siklus pengobatan

2. Berapa jumlah insiden penyakit tersebut

b. Perhitungan juga harus memperhitungkan kunjungan, lead

time dan stock pengamanan
PERENCANAAN
3. Perhitungan Kebutuhan
Komparasi
Konsumsi
Pilihan pertama dalam
perencanaan dan pengadaan
Lebih mudah dan cepat dalam
perhitungan
Kurang tepat dalam penentuan
jenis dan jumlah
Mendukung ketidak bijakan
dalam penggunaan
Morbiditas
Lebih akurat dan mendekati
kebutuhan yang sebenarnya
Pengobatan lebih bijak
Perhitungan lebih rumit
Tidak dapat digunakan untuk
semua penyakit
Data yang diperlukan :
a. Kunjungan pasien
b. Sepuluh besar pola penyakit
c. Prosentase dewasa dan anak
PERENCANAAN
4. Evaluasi Perencanaan

Cara evaluasi
1. Analisa nilai ABC (aspek ekonomi)

2. Pertimbangan/ kriteria VEN (aspek medik/ terapi)

3. Kombinasi ABC dan VEN

4. Revisi daftar perbekalan farmasi

PERENCANAAN
4. Evaluasi Perencanaan
1. Analisa nilai ABC (aspek ekonomi)
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan
farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis dan
memakan anggaran terbanyak
a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari
salah satu metoda perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi
dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokan
dalam jenis/ katagori dan jumlahkan jenis/ kategori perbekalan
farmasi
b. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total
c. Urutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi diatas, mulai
dengan jenis yang memakan prosentase biaya terbanyak
d. Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan
seterusnya
e. Identifikasi jenis perbekaln farmasi apa yang menyerap ± 70%
anggaran total
PERENCANAAN
4. Evaluasi Perencanaan

2. Pertimbangan/ kriteria VEN (aspek medik/ terapi)

VEN adalah singakatan V=vital ; E=esensial ; N=non-
esensial
Jadi  menentukan prioritas kebutuhan suatu
perbekan farmasi dengan kata lain menentukan apakan
suatu jenis perbekalan farmasi termasuk vital (harus
tersedia), esensial (perlu tersedia) atau non-esensial
(tidak prioritas untuk disediakan)
Vital Perbekalan farmasi diperlukan untuk menyelamatkan hidup ( life saving
drugs) dan bila tidak tersedia akan meningkatkan kematian
Esensial Perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan
penyakit atau mengurangi penderitaan pasien
Non-Esensial Perbekalan farmasi yang digunakan untuk self-limiting desease,
diragukan manfaatnya, mahal namun tidak ada kelebihan manfaat
PERENCANAAN
4. Evaluasi Perencanaan

Cara evaluasi
3. Kombinasi ABC dan VEN
Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimana anggaran
yang tidak sesuai dengan kebutuhan
Perbekalan farmasi kategori A adalah yang diperlukan untuk penanggulangan
penyakit terbanyak dalam hal ini statusnya harus E dan sebagian V. Jenis
perbekalan farmasi dengan status N harus masuk kategori C

Golongan A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
PERENCANAAN Golongan A B C
4. Evaluasi Perencanaan V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Cara evaluasi
3. Kombinasi ABC dan VEN
Metoda gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat :
 Obat masuk NC masuk prioritas pertama untuk dikurangi, selanjutnya NB,
lanjut NA
 Jika masih kurang maka dimulai lagi dengan EC, EB dab EA
PERENCANAAN
4. Evaluasi Perencanaan
Cara evaluasi
4. Revisi daftar perbekalan farmasi
Jika langkah-langkah di ABC maupun VEN sulit dilakukan atau
perlu tindakan cepat, maka langkah awal dapat dilakukan suatu
evaluasi cepat (rapid evaluation) co. Dengan revisi daftar
perencanaan perbekalan farmasi
Perlu dipertimbangkan :
a. Kembangkan kriterianya
b. Perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang dapat
dikeluarkan adri daftar
c. Pertimbangkan manfaat tidak hanya asspek ekonomik namun
juga medik
d. Bagaimana dampak positif pada beban penanganan stock
PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui :
1. Pembelian
2. Produksi/ pembuatan sediaan farmasi
3. Sumbangan/ droping/ hibah

Tujuan : mendapatkan perbekalan farmasi

dengan harga yang layak, dengan mutu yang
baik, pengiriman barang terjamin dan tepat
waktu, proses berjalan lancar dan tidak
memerlukan tenaga serta waktu berlebihan
PENGADAAN
Hal yang harus dipertimbangkan :
1. Pengadaan yang dipilih bila tidak teliti dapat menjadikan
“biaya tinggi”
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting
untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu,
harus ada MSDS untuk B3 dan certificate of origin untuk
alkes
3. Order pemesanan barang agar barang dapat sesuai macam,
waktu dan tempat
PENGADAAN
Guna tatakelola yang baik:
1. Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan
2. Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang ditolak penawarannya
3. Standar prosedur opersaional untuk pemeriksaan rutin consignmens (pengiriman)
4. Pedoman mengenai metoda pengadaan bagi panitia pengadaan
5. Pernyatan dari anggota panitia pengadaan bahwa yang berkepentingan tidak mempunyai
komnflik kepentingan
6. SPO pengadaan
7. Kerangka acuan bagi panitia pengadaan
8. Pembatasan masa kerja panitia pengadaan
9. Standar kopetensi bagi anggota tim
10. Kriteria tertentu (integritas; kredibilitas dan rekam jejak yang baik
11. Sistem manajemen informasi yang digunakan untukmelaporkan produk perbekalan farmasi
yang bermasalah
12. Sistem yang efisien untuk memonitor post tender dan pelaporan kinerja pemasok kepada
panitia pengadaan
13. Audit rutin pada proses pengadaan
PENGADAAN
1. Pembelian

4 metoda proses pembelian

1. Tender terbuka : berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan
sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Butuh staf yang kuat,
waktu yang lama serta perhatian penuh
2. Tender terbatas/ lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik
3. Pembelian dengan tawar menawar ; dilakukan bila item tidak
penting, tidak hanya banyak dan biasanya dilakukan pendekatan
langsung untuk item tertentu
4. Pembelian langsung ; pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia
PENGADAAN
2. Produksi

Produksi perbekalan farmasi merupakan kegiatan membuat, merubah

bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril
uttuk memenui kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit

Kriteria :
1. Sediaan farmasi dengan formula khusus
2. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga yang lebih murah
3. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
4. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
5. Sediaan farmasi untuk penelitian
6. Sediaan nutrisi parenteral
7. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
8. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
PENGADAAN
2. Produksi
Jenis Sediaan Farmasi yang di produksi

Produk Steril Produk Non Steril

1. Sediaan steril 1. Pembuatan puyer
2. TPN 2. Pembuatan sirup
3. Pencampuran obat suntik/ 3. Pembuatan salep
sediaan intravena 4. Pengemasan kembali
4. Rekonstitusi sediaan 5. Pengenceran
sitostatika
5. Pengemasan Kembali
PENGADAAN
2. Produksi
Persyaratan Teknis

Produk Steril Produk Non Steril

1. Ruangan aseptis 1. Ruangan khusu
2. Peralatan : LAF, autoclave, untuk pembuatan
oven, cytoguard, APD 2. Peralatan :
3. SDM petugas terlatih peracikan,
pengemasan
3. SDM petugas terlatih
PENGADAAN
2. Produksi
PRODUKSI STERIL
1. Pembuatan sediaan steril
Contoh : pembuatan methylen blue, triple dye, paten blue, aqua steril
2. Total Parenteral Nutrisi (nutrisi parenteral lengkap)
TPN adalah nutrisi dasar yang diperlukan bagi penderita secara intravena
yang kebutuhan h=nitrusinya tidak dapat dipenuhi secara enteral. Contoh :
campuran karbohidart, protein, lipid, vitamin, mineral untuk individual.
Mengemas kedalam kantong khusus untuk nutrisi
3. Pencampuran obat suntik (IV-admixture)
Persyaratan produk intravena
a. Sesuai secara terapeutik dan farmasetik
b. Bebas dari kontaminan mikroba dan pirogen
c. Bebas dari partikulat pada tingkat yang dapat diterima dan kontaminan
toksis lainya
PENGADAAN
2. Produksi
3. Pencampuran obat suntik (IV-admixture)
Contoh :
a. Mencampur sediaan intravena kedalam cairan infus

b. Melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang

sesuai
c. Mengemas menjadi seddiaan siap pakai

Keuntungan :
a. Terjaminnya sterilitas produk obat suntik

b. Terkontrolnya kompatibilitas perbekalan farmasi

c. Terjaminnya kondisi penyimpanan yang optimum sebelum dan sesudah pencampuran

d. Efisiensi

e. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan pencampuran perbekalan farmasi

f. Terjaminnya mutu produk

g. Terjaminnya keamanan petugas terhadap keterpaparan dan kontaminan produk

PENGADAAN
2. Produksi

PRODUKSI NON STERIL

1. Pembuatan sirup; ; sirup yang umum di rumah sakit : OBH, inadryl
loco, kloralhidrat
2. Pembuatan salep ; salep sulfadiazin, salep AAV, salep 2-4
3. Pengemasan kembali : Alkohol, H2O2, Povidon Iodin, Washbensin
4. Pengenceran ; antiseptik dan desinfektan
PENGADAAN
3. Sumbangan / Hibah/ Droping

Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari

hibah/sumbangan mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan
farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk
menunjang pelayanan kesehatan di saat situasi normal
PENERIMAAN

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima

perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai
dengan aturan peraturan kefarmasian, melalui
pembelian langsung tender, konsinyasi atau
sumbangan

Tujuan : untuk menjamin perbekalan farmasi

yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi
mutu, jumlah maupun waktu kedatangan
PENERIMAAN

Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan

disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit.
Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat
persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus
segera disimpan dalam lemari atau tempat lain yang aman
Perbekalan farmasi harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang
telah ditetapkan

Hal yang harus diperhatikan :

1. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
untuk bahan berbahaya (B3)
2. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
Certificate of Origin
3. Sertifikat analisa produk
PENERIMAAN
Kegiatan pada pemeriksaan barang:
 Memeriksa surat perintah kerja (SPK) untuk transaksi ≤ 50 jt
atau surat perjanjian jual beli untuk transaksi  50 jt
 Memeriksa faktur
 Memeriksa dan meneliti PF :
 Jenis dan jumlah
 Bentuk sediaan
 Kemasan
 Harga (satuan dan total)
 Masa pembayaran
 Spesifikasi (ED/ No Batch)
 Kualitas barang (baik/ tidak)
 Untuk B3 ada Material Safety Data Sheet (MSDS) atau tidak
 Sertifikat QA atau Certificate of origin
PENERIMAAN
Langkah jika telah sesuai :
Menandatangani faktur barang, dengan disertai tanggal
terima, nama penerima, no SIK, bubuhkan stampel
Informasi pada pihak terkait jika PF tidak sesuai atau tidak
memenuhi standar, serta mengambalikan ke distributor untuk
disesuaikan
Mengambil salinan faktur sebagai arsip

Pedoman penerimaan PF:

Distributor resmi
Pabrik harus memiliki CA
Memiliki MSDS untuk B3
Alkes harus punya certificate of origin
ED min 2 th, kecuali PF tertentu dengan ED singkat
PENERIMAAN
Kegiatan saat penerimaan barang :
a. Mencatat barang datang di buku penerimaan/ komputer
 Nama distributor
 Nama pabrik
 Nomor faktur
 Tanggal barang datang
 Jenis dan jumlah barang datang
 harga satuan dan harga total
 Nomor batch
 Tanggal ED
 MSDS untuk B3
b. Menandai barang dengan stampel
c. Menyimpan di tempat penyimpanan sesuai dg kondisi
penyimpanan yg sesuai
PENERIMAAN

Parenteral (cairan iv, ampul, serbuk untuk direkonsitusi, suspensi

untuk injeksi):
 Larutan jernih
 Serbuk harus bebas dari partikel asing
 Tidak ada kerusakan wadah (botol/ ampul)
PENERIMAAN

Tablet & Kapsul :

 Ukuran sesuai
 Bentuk sesuai
 Warna sesuai (tiap no batch warnanya sama)
 Penandaan sesuai
 Untuk Tablet Tidak ada kerusakan (patah, bintik, sumbing,
retak, tepi tidak rata dll)
 Untuk Kapsu tidak ada kerusakan (lubang, patah, bintik, tepi
tidak rata dll)
 Tidak berbau asing
PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan

memelihara dengan cara menempatkan perbekalan
farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat

Tujuan :
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggungjawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang
Faktor yang perlu dipertimbangkan:
1. Kemudahan bergerak
a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-
sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunkan sekat
perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan
b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan
farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis
lurus, arus U atau arus L
2. Sirkulasi udara yang baik
Faktor penting adalah adanya sirkulasi udara yang cukup
dalam gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan
umur hidup dari perbekalan farmasi
3. Rak dan pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stock perbekalan
farmasi
 PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang
Faktor yang perlu dipertimbangkan:
3. Rak dan pallet
Keuntungan menggunakan palet :
a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
b. Peningkatan efisiensi penanganan stock
c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
d. Pallet lebih murah dari pada rak
4. Kondisi penyimpanan khusus
a. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus
disimpan dalam ruangan khusu, sebaiknya disimpan di bangunan
khusus terpisah dari gudang induk
PENYIMPANAN
Pengaturan Tata Ruang
Faktor yang perlu dipertimbangkan:
5. Pencegahan kebakaran
Perlu hindari adanya penumpukan bahan-bahan
mudah terbakar seperti dus, karton dll.
APAR agar diperiksa secara berkala untuk
dipastikan masih berfungsi atau tidak
 PENYIMPANAN
Penyusunan Stock Perbekalan Farmasi
Disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis
1. Gunakan prinsip FEFO dan FIFO
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara
rapi dan teratur
3. Gunakan lemari khusus penyimpanan narkotika
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh
temperatur, udara, cahay dan kontaminasi bakteri pada tempat yang
sesuai
5. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak
dengan rapi
6. Apabila persediaan masih banyak, maka biarkan dalam box masing-
masing
7. Yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi
stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada
dibelakang
8. Item yang sama ditempatkan pada satu lokasi meskipun dari
sumber anggaran yang berbeda
PENYIMPANAN
Letak Gudang :
 Letak terisolasi (jauh dari bangsal dan pelayanan)
 Terdapat akses jalan masuk ke gudang
 Akses gudang ke tempat pelayanan mudah
 Bebas banjir
 Mudah dicapai kendaraan dari luar (memudahkan penerimaan dan
pengiriman
 Gedung terpisah dari bangunan lain
 Gudang untuk bahan kimia dan berbahaya letaknya harus terpisah dari
penyimpanan obat/ alkes

Pengellola gudang harus seorang apoteker karena :

 Farmasis mengetahui tentang obat meliputi tempat penyimpanan, ED dan
info lait terkait obat
 Salah satu prosesnya adalah pengadaan perbekalan farmasi dimana surat
pesanan hanya bisa ditanda tangani oleh farmasis
PENYIMPANAN
Tatalaksana Penyimpanan:
A. Perbekalan Farmasi
B. B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun)
C. GAS Medis
D. Obat Kanker
PENYIMPANAN
A. Perbekalan Farmasi
1. Mengelompokan perbekalan farmasi menjadi 5 kelompok :
1. Disimpan dalam ruangan dengan temperatur khusus
2. Disimpan dalam temperatur kamar
3. Kelompok bahan baku obat
4. Kelompok bahan berbahaya dan mudah terbakar
5. Kelompok infus, alat kedokteran, disinfektan
2. Menyimpan pada rak yg telah ditentukan sesuai dg kelompoknya serta
sesuai ukuran barangnya
3. Menyusun secara alfabetis, jenis sediaan, serta FIFO dan FEFO
4. Mencatat pada kartu stock, tanggal datang, nama barang, jumlah,
nama distributor, no batch serta tanggal kadaluarsa
5. Penyimpanan perbekalan farmasi khusus (narkotika, sitostatika, B3
dan Gas medis)
6. Menyertakan MSDS untuk B3
PENYIMPANAN
B. Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
1. Menyimpan B3 di ruangan terpisah
2. Meletakan B3 di tempat penyimpanan dengan kondisi sejajar dengan
mata atau lebih rendah agar dapat terlihat oleh petugas
3. Memberikan logo tanda bahan berbahaya
4. Ventilasi dan sirkulasi yang baik
5. Suhu ruangan tidak terlalu tinggi dan mengkondisikannya
6. Ada tanda dilarang merokok
7. Alat pemadam kebakaran dalam jumlah cukup dan siap digunakan
8. Meletakan lembar MSDS pada masing-masing penyimpanan B3
9. Ada tempat pembuangans ementara B3 yang telah rusak atau
kadaluarsa
10. Melakukan pembuangan dan pemusnahan limbah B3 dg instalasi
pembuangan limbah
PENYIMPANAN
C. Gas Medis
1. Menyimpan tabung gas medis di ruangan gas sentral serta
ruangan lain yg menggunakan gas medis
2. Menjauhkan tabung gas medis dari bahan-bahan yg mudah
terbakar, api, sumber panas lain, loncatan listrik dan petir
3. Memelihara ruangan penyimpanan agar selalu dalam
kondisi kering dan berventilasi baik
4. Melakukan penandaan pada ruang penyimpanan dengan
logo oksidator, logo bahan mudah meledak
PENYIMPANAN
D. Obat Kanker
1. Disimpan terpisah dari obat lain
2. Terdapat lembar pengaman di dekat penyimpanan
3. Letak obat sitostatik diusahakan minimal sejajar dengan
mata atu lebih rendah agar mudah terlihat (ada tanda bahan
berbahaya)
4. Tanda bahan berbahaya oada kemasan agar berada pada
posisi luar
5. Bila disimpan dalam lemari pendingin, maka dipisahkan
dengan obat lainnya atau di masukkan dalam wadah
tertutup rapat dari bahan anti bocor.
PENYIMPANAN
Pengawasan Mutu Obat Selama Penyimpanan
Pada saat penyimpanan dapat terjadi perubahan baik fisik maupun
kimiawi. Pengawasan dapat diamati secara visual, tanda tanda bisa
sebagai berikut :
Tablet :
1. Terjadi perubahan warna
2. Kerusakan berupa noda, lubang, sumbing, pecah, retak dll
Kapsul
3. Perubahan warna
4. Kapsul terbuka, rusak, bocor atau melekat satu sama lain
Injeksi
5. Kebocoran wadah
6. Terdapat partikel asing
7. Larutan tidak jernih
 Contoh Kebijakan Umum Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Kebijakan Penyimpanan Obat RS XYZ:
 Disesuaikan dengan bentuk Sediaan dan jenisnya, suhu penyimpanan dan

stabilitasnya,sifat bahan, danketahanan terhadap Cahaya (lihat petunjuk

penyimpanan masing-masing obat
 Obat disusun alphabetis

 Sistem FIFO (First in first out} atau FEFO( first expired first out)

 Obat-obatan dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat

diberi label: isi, tanggal kadaluwarsa dan peringatan

 Elektrolit pekat konsentrat dilarang disimpan di unit pelayanan

 Unit tertentu yang dapat menyimpan elektrolit konsentrat harus dilengkapi

dengan SPO Khusus untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-

hati
 Obat high alert diberi stiker HIGH ALERT, obat NORUM/LASA diberi stiker

NORUM/LASA
 Obat yang dibawa pasien dari rumah harus dicatat dalam formulir rekonsiliasi

obat dan disimpan di farmasi

OBAT OBATAN NORUM (NAMA OBAT RUPA UCAPAN MIRIP)
LASA (LOOK ALIKE SOUND ALIKE)

INSTALASI FARMASI MEMILIKI DAFTAR OBAT-OBATAN NORUM/

LASA DAN TERDAPAT DALAM SPO OBAT-OBATAN NORUM/LASA
CONTOH OBAT LOOK ALIKE ADALAH OBAT DENGAN TAMPILAN
MIRIP NAMUN SEBENARNYA BERBEDA KANDUNGAN SEDIAAN
ATAU BERBEDA DOSIS
SEHINGGA DALAM PENYIMPANAN DIBERIKAN LOGO LASA
DALAM LINGKARAN KUNING
 OBAT OBATAN NORUM (NAMA OBAT RUPA UCAPAN MIRIP)
LASA (LOOK ALIKE SOUND ALIKE)

INSTALASI FARMASI MEMILIKI DAFTAR OBAT-OBATAN NORUM/ LASA

DAN TERDAPAT DALAM SPO OBAT-OBATAN NORUM/LASA

SEDANGKAN SOUND ALIKE ADALAH UCAPANNYA MIRIP SEPERTI

AZITHROMYCIN DAN ERITHROMYCIN ;
LEVOFLOXACIN DAN OFLOXACIN
ATARAX DAN ATAROX

Allopent Aluvent Cortidex Neurodex

Alprazolam Midozolam Cefixime Cetirizine
Amitriptyllin Aminophilin
Flamicort Pulmicort
Asam Asam
mefenamat tranexamat
Hidrokortisone Hidroclortiazid
Betahistine Interhistine e

Astatine caps Asthine force

Catapres Cataflam
caps
Combiven Constipen
UPAYA PENCEGAHAN KESALAHAN PENANGAN OBAT LASA

 TallMan Lettering:
◦ Smart Pumps, Automated Dispensing Cabinets,
Medication Administration Record, Central
pharmacy, Storeroom, IV room and satellites
 Labelling similar products
◦ Example: Ephedrine and Promethazine
OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs) !
HIGH
ALERT

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs)
!
HIGH
ALERT

Sutoto.KARS 62
Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
OBAT HIGH ALERT: KATAGORI OBAT (ISMPs)
!
HIGH
ALERT
 DAFTAR OBAT HIGH ALERT !
HIGH
OBAT SPESIFIK ALERT

1 Amiodarone IV
2 Colcichine Injection
3 Heparin, Low moluculer weigt injection
4 Heparin Unfractionated IV
5 Insulin SC dan IV
6 Lidocaine IV
7 Magnesium SUlfat Injecion
8 Methotrxate oral non oncologic use
9 Netiride
10 Nitroprusside sodium for injection
11 Potasium Cloride for injection concentrate
12 Potasium Phospate injection
13 Sodium Chloride injection hypertonic >0.9%
Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
CONTOH:
KEBIJAKAN PENANGANAN OBAT HIGH ALERT
 DEFINISI:
◦ Obat berisiko tinggi yang menyebabkan bahaya yang
bermakna bila digunakan secara salah
 KETENTUAN :
1. Setiap unit yan obat harus punya daftar obat high alert,
Obat LASA, Elektrolit Konsentrat, serta panduan penata
laksanaan obat high alert
2. Setiap staf klinis terkait harus tahu penata laksanaan
obat high alert
3. Obat high alert harus disimpan terpisah, akses terbatas,
diberi label yang jelas
4. Instruksi lisan obat high alert hanya boleh dalam keadaan
!
emergensi, atau nama obat harus di eja perhuruf HIGH
ALERT

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
CONTOH: !
KEBIJAKAN PENYIMPANAN OBAT HIGH ALERT HIGH
ALERT
DI INSTALASI FARMASI
1. Tempelkan stiker obat high alert pada setiap dos obat
2. Beri stiker high alert pada setiap ampul obat high alert yang akan
diserahkan kepada perawat
3. Pisahkan obat high alert dengan obat lain
4. Simpan obat sitostatika secara terpisah dari obat lainnya dan diberi
stiker high alert
5. Simpan Obat Narkotika secara terpisah dalam lemari terkunci
double, setiap pengeluaran harus diketahui oleh penanggung
jawabnya dan dicatat
6. Sebelum perawat memberikan obat high alert lakukan double
check kepada perawat lain untuk memastikan 5 benar (pasien,
obat, dosis , rute, waktu)
7. Obat hig alert dalam infus: cek selalu kecepatan dan ketepatan
pompa infus, tempel stiker label nama obat pada botol infus. Dan
di isi dengan catatan sesuai ketentuan
Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
Look-Alike High Alert Drugs

LOOK ALIKE
HIGH ALERT

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
CONTOH STIKER OBAT HIGH ALERT PADA BOTOL INFUS

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
Contoh: Kebijakan Penyimpanan Obat Emergensi

 Tempat menyimpan : TROLI/KIT/LEMARI/KOTAK

OBAT EMERGENSI
 Akses terdekat dan selalu siap pakai .
 Terjaga isinya/aman kunci plastik dg no

register
 Isi sesuai standar di masing-masing unit
 Tidak boleh dicampur obat lain
 Dipakai hanya untuk emergensi saja dan sesudah

akai harus melaporkan untuk segera diganti

 Di cek secara berkala apakah ada yg

rusak/kadaluwarsa

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat
TROLI EMERGENSI

Kunci Plastik
Disposable dengan nomor
register
TAS EMERGENSI
DISTRIBUSI
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan
perbekaln farmasi di rumah sakit untuk pelayanan
individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap
dan rawta jalan serta untuk menunjang pelayanan
medis

Tujuan : tersedianya perbekalan farmasi di unit-

unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan
jumlah

Hal yang dipertimbangkan :

 Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
 Metode sentralisasi atau desentralisasi
 Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau
kombinasi
DISTRIBUSI
Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
system persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan,
sistem unit dosis dan system kombinasi oleh Satelit Farmasi

Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
system resep perorangan oleh Apotik Rumah Sakit
DISTRIBUSI
Pendistribusian Perbekalan Farmasi diluar jam kerja
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien di luar jam kerja
 Apotik rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka 24 jam
 Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi

1. Resep Perorangan
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
3. Distribusi Dosis Unit
4. Distribusi Kombinasi
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
1. Resep Perorangan
Order/ resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien, perbekalan farmasi
disiapkan dan distribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep
Keuntungan :
2. Semua resp ditelaah langsung oleh apoteker dan informasi
langsung ke pasien
3. Ada inetraksi antara apoteker, dokter dan perawat
4. Memungkinkan pengendalian lebih ketat
5. Mempermudah biaya penagihan
Kelemahan :
6. Memerlukan waktu yang lebih lama
7. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
1. Resep Perorangan
Solusi Mengatasi Kekurangan
 Membuat kebijakan dalam tatalaksana penulisan resep

yg efisien
 Menempatkan apotek rawat inap yang strategis dan

mudah ditemukan oleh pasien

 Memaksimalkan kinerja staf farmasi
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
 Tatanan kegiatan penghataran sediaan farmasi sesuai

dengan yang ditulis dokter pada order perbekalan

farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh
perwwat dengan mengambil dosi/ unit perbekalan
farmasi dari wadah persediaan yang langsung diberikan
kepada pasien di ruang tersebut
 Semua perbekalan farmasi yang dibutuhkan pasien

tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi,

kecuali perbekalan farmasi yang jarang digunakan
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
Keuntungan :
3. Pelayanan lebih cepat
4. Menghindari pengembalian perbekaln farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
5. Mengurangi penyalinan resep perbekalan farmasi
Kelemahan :
6. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena resep tidak dikaji apoteker
7. Persdiaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas
ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu kurang
diperhatikan oleh perawat
8. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi meningkat
9. Penambahan fasilitas penyimpanan
10. Waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
11. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
2. Distribusi Persedian Lengkap di Ruang
Solusi Mengatasi Kekurangan
 Mendesain agar tempat penyimpanan obat yg satu

dengan yg lain diberi pembatas yg jelas dan tulisan

nama obat yg jelas
 Lebih teliti dalam perencanaan dan pengadaan serta

meningkatakan frekuensi pemeriksaan oleh staf IFRS

 Memberi pelatihan tentang cara penyimpanan obat yg

baik
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit
 Perbekalan farmasi yang diresepkan oleh dokter untuk pasien, terdiri
atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam
kemasan dosis unti tunggal dalam hal persediaan yang cukup untuk
suatu waktu tertentu
Opsi :
4. Sistem dosis unit sentralisasi : hanya satu IFRS tanpa depo/ satelit
5. Sitem dosis unit desentralisasi : ada beberapa depo/ satelit
6. Sistem distribusi kombinasi sentralisasi dan desentralisasi : dosis
awal/ dosis darurat oleh depo/ sateli, selanjutnya oleh IFRS sentral
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit
Keuntungan :
4. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
5. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
6. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
7. Menghindari duplikasi peresepan perbekalan farmasi yang berlebihan
8. Meningkatkan profesionalisme
9. Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
10. Memperluas cakupan dan pengendalian distribusi perbekaln farmasi
bertambah baik
11. Apoteker dapat melakukan visite
12. Peningkatan pengendalian dan pemantauan
13. Ada peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
3. Distribusi Dosis Unit
Kelemahan :
4. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
5. Meningkatnya biaya operasional
Sistem One Daily Dose (ODD)
Merupakan modifikasi dari sisten UDD. Perbedaannya pbat
disiapkan dalam satu unit dosis untuk 1 hari (24 jam) yang
dihantarkan oleh tenaga kefarmasian lasung ke pasien di bangsal
keperawatan

Kelebihan :
Lebih simpel dibanding dengan UDD

Kekurangan :
Kesalahan penggunaan obat lebih besar dibanding UDD

Solusi :
Mengoptimalkan edukasi dan informasi penggunaan obat
Sistem One Daily Dose (ODD)
Merupakan modifikasi dari sisten UDD. Perbedaannya pbat
disiapkan dalam satu unit dosis untuk 1 hari (24 jam) yang
dihantarkan oleh tenaga kefarmasian lasung ke pasien di bangsal
keperawatan

Kelebihan :
Lebih simpel dibanding dengan UDD

Kekurangan :
Kesalahan penggunaan obat lebih besar dibanding UDD

Solusi :
Mengoptimalkan edukasi dan informasi penggunaan obat
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
4. Distribusi Kombinasi
 Menerapkan sistem ditribusi peresepan individual
sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan
di ruangan yang terbatas
Keuntungan :
1. Semua resep perorangan dikaji oleh apoteker
2. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara
apoteker dan dokter perawat pasien/ keluarga pasien
3. Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera
tersedia bagi pasien
DISTRIBUSI
Jenis sistem ditribusi
4. Distribusi Kombinasi
Kelemahan :
 Ada kemungkinan keterlambatan obat sampai ke pasien
 Kemungkinan terjadi medications errors dan kebocoran obat
Solusi Mengatasi Kekurangan
 Membuat kebijakan dalam tatalaksana penulisan resep yg efisien

dan sistem pembiayaan obat

 Menempatkan apotek rawat inap yang strategis dan mudah

ditemukan oleh pasien

 Mendesain agar tempat penyimpanan obat yg satu dengan yg

lain diberi pembatas yg jelas dan tulisan nama obat yg jelas

DISTRIBUSI
Rancangan Sistem Distribusi
Hal yang diperlukan
1. Analisis sistematik dari rasio manfaat-biaya dan
perencanaan operasional. Lalu dilakukan
pemantaun kinerja dari evaluasi mutu pelayanan
tetap diperlukan guna memastikan sistem
berfungsi sebagaimana dimaksudkan
2. Jumlah ruangan dalam sistem, cakupan geografis
dan tata ruang rumah saakit, populasi pasien
3. Kualifikasi dan kuantititas staf IFRS
Sistem One Daily Dose (ODD)
Merupakan modifikasi dari sisten UDD. Perbedaannya pbat
disiapkan dalam satu unit dosis untuk 1 hari (24 jam) yang
dihantarkan oleh tenaga kefarmasian lasung ke pasien di bangsal
keperawatan

Kelebihan :
Lebih simpel dibanding dengan UDD

Kekurangan :
Kesalahan penggunaan obat lebih besar dibanding UDD

Solusi :
Mengoptimalkan edukasi dan informasi penggunaan obat
Sistem One Daily Dose (ODD)
Merupakan modifikasi dari sisten UDD. Perbedaannya pbat
disiapkan dalam satu unit dosis untuk 1 hari (24 jam) yang
dihantarkan oleh tenaga kefarmasian lasung ke pasien di bangsal
keperawatan

Kelebihan :
Lebih simpel dibanding dengan UDD

Kekurangan :
Kesalahan penggunaan obat lebih besar dibanding UDD

Solusi :
Mengoptimalkan edukasi dan informasi penggunaan obat
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
PELAYANAN FARMASI RS

Permenkes 1197/2004 Tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit

Sutoto.KARS 91
HANDLING CYTOTOXIC DRUG

BIOLOGICAL SAFETY CABINET

Sutoto.KARS 92
STANDAR KOMPETENSI APOTEKER
Contoh Formulir telaah resep

NO TELAAH RESEP YA TDK KETERANGA

N/TINDAK
LANJUT
1 KEJELASAN TULISAN RESEP
2 TEPAT OBAT
3 TEPAT DOSIS
4 TEPAT RUTE
5 TEPAT WAKTU
6 DUPLIKASI
7 ALERGI
8 INTERAKSI OBAT
9 BERAT BADAN (PASIEN ANAK)
NAMA DAN TANDA TANGAN PENELAAH
10 KONTRA INDIKASI LAINNYA
Pemberian Obat yang Aman Harus Dilakukan
Verifikasi terhadap:

1. Obat dengan resep/pesanan

2. Waktu dan frekuensi pemberian dengan
resep/pesanan
3. Jumlah dosis dengan resep/pesanan
4. Route pemberian dengan resep/pesanan
5. Identitas pasien

Akreditasiversi2012/managemenpenggunaan obat