PERENCANAAN & PENGADAAN OBAT

(PEMESANAN OBAT) DI APOTEK

Kelompok 3 :
1. Agung Gumilar (21344115)
2. Sakinah Ayu Illahi (21344116)
3. Luh Putu Kencana wulan (21344117)
4. I Wayan Adi Guna (21344118)
5. Tita Sidatunisa (21344119)
APOTEK
Apotek menurut peraturan menteri kesehatan nomor 35 tahun 2014 tentang standar
pelayanan kefarmasian di apotek, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat
praktik kefarmasian dilakukan oleh apoteker, pelayanan kefarmasian merupakan
pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien terkait sediaan farmasi
dengan tujuan mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas hidup pasien
Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis
habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat.

Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasiaan maka pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, bahan medis habis pakai harus melalui jalur resmi sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang – undangan

PERENCANA
PENGADAAN PEMESANAN
AN
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
• Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yaitu untuk menjamin
kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan perbekalan farmasi yang efisien,
efektif, dan rasional, dan juga untuk melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

• Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
suatu proses yang merupakan siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan,
pengadaan, pendistribusian, pengawasan, pemeliharaan, penerimaan, penghapusan,
pemantauan, administrasi, pelaporan, dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan
pelayanan.
PERENCANAAN
• Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemeliharaan jenis, jumlah dan
harga sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
dalam rangka pengadaan yang dilakukan dengan metode untuk menghindari
kekosongan obat yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar pelaksanaan
yang telah ditentukan.

• Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah
perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan
di Apotek, meningkatkan penggunaan obat secara rasional, dan dapat meningkatkan
efisiensi penggunaan obat
PEDOMAN PERENCANAAN OBAT
• DOEN ( Daftar Obat Essensial Nasional)
• Formularium Nasional (Fornas)
• Gambaran corak resep yang masuk
• Kebutuhan masyarakat setempat
• Anggaran yang tersedia
• Siklus penyakit
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode lalu
• Kecepatan perputaran barang

(Permenkes RI NO 58 tahun 2014).

METODE PERENCANAAN PERBEKALAN
FARMASI
1. Metode Konsumsi

Metode konsumsi yaitu perencanaan berdasarkaan data pengeluaran barang

periode sebelumnya. Data tersebut diklasifikasikan menjadi kelompok cepat
beredar (fast moving) dan lambat beredar (bergerak lambat).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung

jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah:
a. Pengumpulan dan pengelohan data.
b. Analisis data untuk informasi dan evaluasi.
c. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
d. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi
dana.
 Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode konsumsi

▪ Daftar nama sediaan farmasi

▪ Stok awal
▪ Penerimaan
▪ Pengeluaran
▪ Sisa stok
▪ Daftar sediaan farmasi hilang, rusak, kadaluarsa
▪ Kekosongan sediaan farmasi
▪ Pemakaian rata-rata sediaan farmasi per tahun
▪ Waktu tunggu (lead time)
▪ Stok pengaman (buffer stock)
▪ Pola kunjungan
 Contoh laporan pengeluaran obat pasien
bulan maret di Klinik Trimedika

No Nama Obat Total Jumlah

Contoh perhitungan dengan metode Pengeluaran
konsumsi: Selama bulan maret 2022 1
pemakaian Parasetamol tablet sebanyak Paracetamol tab 500 mg 4289
4.289 tablet. Sisa stok per 1 April 2022 2
adalah 2.681 tablet (E). Calcifar Plus 1949
3 Coparcetin Tab BPJS (Pct,
1. Pemakaian rata-rata (B) guaiafenesin, efedrin, CTM) 1961
Paracetamol tablet perbulan maret 4
2022 adalah 4.289:2= 2.145 tablet Vitamin C 25mg 2548
per 2 minggu. 5
2. Misalkan berdasarkan evaluasi data Mixalgin 2821
buffer stock (C), ditetapkan buffer 6
Metformin 500 mg 2343
20%= 20% x 4.289 tablet = 858
7
tablet. Dexamethasone 0,5 mg 3435
3. Misalkan lead timestock (D) 8
diperkirakan 2 minggu = 2 x 1.073 Amoxicillin 500 mg 1841
tablet= 2.145 tablet. 9
Asam mefenamat 500 mg 1561
 Rumus
A = (B + C + D) - E

4. Sehingga kebutuhan Paracetamol bulan April tahun 2022 (A) adalah B + C

+ D, yaitu: 4.289 tablet + 858 tablet + 2.145tablet= 7.292 tablet.

5. Jika sisa stock (E) adalah 2.681 tablet, maka rencana pengadaan
Paracetamol untuk bulan April tahun 2022 adalah: A = (B + C + D) - E =
7.292 tablet – 2.681 tablet = 4.611 tablet.

Untuk bulan berikutnya perhitungan menyesuaikan dengan sisa stok bulan

sebelumnya.
2. Metode Epidemiologi

Perencanaan berdasarkan pola penyebaran penyakit dan pengobatan.

Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban
kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yang ada
di rumah sakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat.

1. Menentukan beban penyakit

2. Menentukan pedoman
Tahap-tahap pengobatan
3. Menentukan obat dan
jumlahnya
3. Metode Kombinasi

Metode kombinasi merupakan gabungan metode konsumsi dan metode

epidemiologi. Metode kombinasi digunakan untuk obat dan alat
kesehatan terkadang fluktuatif. maka dapat menggunakan yang koreksi-
koreksi pola penyakit. metodekonsumsi dengan perubahan jenis atau
jumlah tindakan, perubahan pola, peresapan, perubahan kebijakan
pelayanan.
 ANALISA RENCANA KEBUTUHAN SEDIAAN FARMASI
1. Analisa ABC

Kelompok A adalah Kelompok B adalah

Kelompok C adalah
kelompok jenis sediaan kelompok jenis sediaan
kelompok jenis sediaan
farmasi yang jumlah nilai farmasi yang jumlah
farmasi yang jumlah nilai
rencana pengadaannya nilai rencana
rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan pengadaannya
menunjukkan penyerapan
dana sekitar 70% dari menunjukkan
dana sekitar 10% dari
jumlah dana obat penyerapan dana sekitar
jumlah dana obat
keseluruhan. 20%.
keseluruhan.
 2. Analisa VEN

Kelompok E adalah Kelompok N merupakan

kelompok sediaan farmasi sediaan farmasi
Kelompok V adalah yang bekerja pada sumber penunjang yaitu sediaan
penyebab penyakit dan
kelompok sediaan paling dibutuhkan untuk
farmasi yang kerjanya
farmasi yang mampu pelayanan kesehatan. ringan dan biasa
menyelamatkan jiwa Contoh: Sediaan farmasi dipergunakan untuk
(life saving). Contoh: untuk pelayanan kesehatan menimbulkan
pokok (contoh: anti kenyamanan atau untuk
obat shock diabetes, analgesik, mengatasi keluhan
anafilaksis antikonvulsi) dan sediaan ringan. Contoh:
farmasi untuk mengatasi suplemen.
penyakit penyebab
kematian terbesar.
 3. Analisa Kombinasi

A B C

V VA VB VC

E EA EB EC

N NA NB NC

Jenis sediaan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah
benar-benar jenis sediaan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan
penyakit terbanyak. Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dari
VEN. Sebaliknya, jenis sediaan farmasi dengan status N harusnya masuk
kategori C. Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan sediaan
farmasi dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.
PENGADAAN

• Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan agar

tersedianya sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai
dengan kebutuhan pelayanan. Proses manajemen obat dapat terbentuk
dengan baik apabila didukung dengan kemampuan sumber data yang
terseda dalam suatu system

• Tujuan utama pengadaan adalah tersedianya sediaan farmasi yang

berkualitas baik, tersebar secara merata, jenis dan jumlah sesuai dengan
kebutuhan pelayanan kesehatan
 4 PROSES METODE PENGADAAN
1. Tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria
yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini lebih menguntungkan. Untuk
pelaksanaanya membutuhkan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian yang penuh

2. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup hanya dilakukan pada rekanan tertentu
yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan,
tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan denda lelang terbuka.

3. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item yang biasanya tidak terlalu
dibutuhkan tidak banyak atau biasanya dilakukan pendekatan langsung dengan item
tertentu.

4. Pembelian langsung, pembelian dalam jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu
relatif lebih mahal.
PROSES PENGADAAN EFEKTIF
1. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat.
2. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin.
3. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar yang
berkualitas.
4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), dan menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan
persediaan.
5. Meyakini kehandalan penyalur dalam hasil pemberian serius dan kualitas.
6. Mengatur jadwal pembelian obat tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai keseluruhan yang lebih rendah.
 ALUR PEMESANAN
Obat keras,Obat bebas, obat bebas terbatas, food suplement/OAI
Menggunakan SP Reguler

Pengecekan stok obat

Buku defecta atau data komputer

Penulisan surat pesanan dan ditandatangani oleh

Obat datang sesuai surat pesanan APA (SP min rangkap 2 dan diperbolehkan
menuliskan lebih dari 1 item obat)

Surat pesanan dikirim ke Pedagang Besar Farmasi (sales)

atau melalui telepon
CONTOH SURAT PESANAN OBAT
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat kami simpulkan dalam pembuatan makalah ini
diantaranya :
▪ Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yaitu untuk menjamin
kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan perbekalan farmasi yang efisien,
efektif, dan rasional, dan juga untuk melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
▪ Metode perencanaan perbekalan farmasi ada 3 yaitu metode konsumsi, metode
epidemiologi dan metode kombinasi
▪ Analisa kebutuhan sediaan farmasi ada 3 yaitu analisa ABC, analisa VEN dan
analisa kombinasi
▪ Dalam pengadaan sediaan farmasi terdapatr 4 metode yaitu tender terbuka, tender
terbatas, pembelian dengan tawar-menawar dan pembelian langsung
▪ Apoterker wajib melakukan pemantauan terhadap pemesanan obat baik perencanaan
maupun pengadaan.
TERIMA KASIH