Pengelolaan Sediaan Farmasi

Perencanaan, Pengadaan dan

Pemesanan

Deka rusadi (22340160)

Riskiani Bassang (22340165)
Timothy Zefanya Poluan (22340173)
Jeinica Nintiasari (22340174)
 
 Latar Belakang
Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang dimaksud
dengan sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
Sediaan farmasi merupakan komponen paling penting dari pelayanan kesehatan
di apotek, terutama obat. Selain itu, terdapat Permenkes Nomor 73 Tahun 2016
untuk menyusun petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek yang
diharapkan dapat menjadi pedoman apoteker di Apotek dalam melaksanakan
pelayanan kefarmasian yang sesuai standar. Pengelolaan Sediaan Farmasi yang
meliputi alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dilakukan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu perencanaan, pengadaan dan
pemesanan.
 BAB II

Perencanaan Pengadaan Pemesanan

 Perencanaan

Perencanaan obat merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode

pengadaan sesuai hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria
tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien

Perencaan adalah tahap awal pada pengadaan obat.

Berikut adalah metode perencanaa: Rumus : A = (B+C+D)-E
1. Metode Konsumtif
Dengan metode konsumsi didasarkan atas A = Rencana kebutuhan
B = Stok Kerja (Pemakaian rata-rata x 12 bulan)
analisa data konsumsi sediaan farmasi periode C = Buffer stok
sebelumnya ditambah stok penyangga (buffer D = Lead Time Stock (Lead time x pemakaian
stock), stok waktu tunggu (lead time) dan rata-rata)
memperhatikan sisa stok. E = Sisa stok
2. Metode Morbiditas
Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah
kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan
untuk beban kesakitan (morbidity load), yang
didasarkan pada pola penyakit, perkiraan
kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead
time)

3. Metode Proxy Consumtion

Metode proxy consumption adalah metode
perhitungan kebutuhan obat menggunakan data
kejadian penyakit, konsumsi obat, permintaan,
atau penggunaan, dan/atau pengeluaran obat
dari Apotek yang telah memiliki sistem
pengelolaan obat dan mengekstrapolasikan
konsumsi atau tingkat kebutuhan berdasarkan
cakupan populasi atau tingkat layanan yang
diberikan
 Analisi Perencanaan Kebutuhan Obat
1. Analisis ABC
suatu penamaan yang menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan
dimulai dengan yang terbaik/terbanyak. Analisis ABC mengelompokkan item
obat berdasarkan kebutuhan dananya.

a. Kelompok A: Adalah kelompok jenis obat dengan jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.
b. Kelompok B: Adalah kelompok jenis obat dengan jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%. c. Kelompok.
c. Kelompok C: Adalah kelompok jenis obat dengan jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan .
 Analisi Perencanaan Kebutuhan Obat
2. Analisis VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang
terbatas dengan mengelompokkan obat berdasarkan manfaat tiap jenis obat
terhadap kesehatan

a. Kelompok Vital (V), adalah kelompok sediaan farmasi yang mampu menyelamatkan jiwa
(life saving). Contoh: obat shock anafilaksis.

b. Kelompok Esensial (E), adalah kelompok sediaan farmasi yang bekerja pada sumber
penyebab penyakit dan paling dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan. Contoh: 1. Sediaan
farmasi untuk pelayanan kesehatan pokok (contoh: anti diabetes, analgesik, antikonvulsi)
2. Sediaan farmasi untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar

c. Kelompok Non Esensial (N), merupakan sediaan farmasi penunjang yaitu sediaan farmasi
yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau
untuk mengatasi keluhan ringan. Contoh: suplemen
 Analisi Perencanaan Kebutuhan Obat
3. Analisis Kombinasi
Jenis sediaan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah benar-benar jenis
sediaan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan penyakit terbanyak. Dengan kata
lain, statusnya harus E dan sebagian V dari VEN. Sebaliknya, jenis sediaan farmasi dengan
status N harusnya masuk kategori C. Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk
pengadaan sediaan farmasi dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.

A B C

V VA VB VC

E EA EB EC

N NA NB NC
 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang telah direncanakan dan disetujui, melalui pembelian

Siklus Pengadaan:
Siklus pengadaan antara lain dengan cara seleksi obat, menentukan jumlah yang
dibutuhkan, menyesuaikan kebutuhan dengan dana, memilih metode pengadaan,
memilih distributor, menetapkan persyaratan kontrak, monitor pesanan, menerima
dan memeriksa obat-obatan, pembayaran, mendsritibusikan dan laporan pemakaian.
Metode Pengadaan sebagai berikut:
a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria, pada penentuan
harga metode ini lebih menguntungkan.
b. Tender terbatas atau lelang tertutup, hanya dilakukan pada reknanan tertentu yang sudah terdaftar dan
memiliki Riwayat yang baik.
c. Pembelian dengan cara tawar menawar, dilakukan bila item yang dibeli ntidak terlalu dibutuhkan banyak
atau dilakukan pendekatan langsung dengan item tertentu.
d. Pembelian langsung, dilakukan dengan cara pembelian dalam jumlah kecil perlu segera tersedia, harga
tertentu.
a) Metode pembelian langsung merupakan sistem pembelian yang pembayaraanya secara langsung saat
barang datang ke apotek. Pembayaran pembelian tunai dilakukan ketika obat membeli di apotek lain.
b) Metode pembelian secara tempo merupakan sistem pembelian yang pembayarannya dilakukan atas
kesepakatan antara apotek dengan PBF atau sesuai dengan persyaratan tanggal jatuh tempo yang telah
ditetapkan oleh PBF.
 Pemesanan

Setiap surat pesanan, sebaiknya minimal dua rangkap, yang satu diberikan kepada PBF yang harus
dilampirkan dengan faktur pada waktu pengiriman barang dan surat pesanan yang satu diberikan kepada
petugas Gudang untuk mengkontrol apakah barang yang dikirim sesuai dengan pesanan

Obat Bebas, Obat Bebas

Terbatas dan Obat Keras
Surat Pesanan
Prekursor

Psikotropika

Narkotika

Obat-obat Tertentu
BAB III
Simulasi

Seorang Apoteker melakukan perencanaan dan

pengadaan tablet Methylprednisolon 4 mg untuk
persediaan 6 bulan ke depan dengan buffer stock
sebanyak 800 tablet. Pemakaian setahun adalah
40%36.000 tablet dan lead time pemesanan selama 14
60% hari. Jika 1 bulan dianggap 30 hari dan sisa stok 400
tablet, berapa tablet yang harus dipesan?
 Contoh soal perhitungan perencenaan

Seorang Apoteker melakukan perencanaan dan pengadaan tablet

Methylprednisolon 4 mg untuk persediaan 6 bulan ke depan dengan buffer stock
sebanyak 800 tablet. Pemakaian setahun adalah 36.000 tablet dan lead time
pemesanan selama 14 hari. Jika 1 bulan dianggap 30 hari dan sisa stok 400 tablet,
berapa tablet yang harus dipesan?
 BAB IV
Pembahasan
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan seleksi sediaan
farmasi untuk menentapkan jenis dan jumlah obat. Salah satunya
dengan menggunakan metode yang sering digunakan yaitu metode
konsumsi, metode ini sering dijadikan perkiraan yang paling tepat
dalam perencaan sediaan farmasi.
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang telah direncanakan dan disetujui, melalui pembelian.
Pengadaan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan cara
pembelajaan tahunan, terencana dan harian. Proses pengadaan yang
efektif ialah Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang
tepat, harga pembelian serendah mungkin, Merasa yakin bahwa
seluruh obat yang dibeli memiliki standar yang berkualitas.
Pemesanan dilakukan menggunakan Surat Pesanan (SP) untuk
setiap supplier. SP ada beberapa macam yaitu surat pesanan standar,
surat pesanan prekursor,surat pesanan psikotropika, surap pesanan
obat-obat tertentu dan surat pesanan narkotika
 BAB IV
Pembahasan
Pemakaian obat = 36.000 tablet/tahun, atau 3000 tablet/bulan, atau 100 tablet/hari.
Safety Stock = LT(lead time) x pemakaian rata-rata/hari
= 14 hari x 100 tablet = 1.400 tablet
Buffer stock sebanyak 800 tablet
Diketahui:
B = 6 bulan D = 1400
C = 800 E = 400
Jadi, jumlah tablet yang harus dipesan adalah :

A = (B+C+D)-E = ((3000x6) + 800 + 1400) – 400 tablet

A = 19.800 tablet

Jadi tablet Methylprednisolon 4 mg yang harus dipesan Apoteker untuk persediaan selama 6 bulan kedepan
adalah 19.800 tablet
 BAB V Kesimpulan

Perencanaan sediaan farmasi perlu memperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat. pengadaan tidak dapat dipisahkan dari proses perencanaan yang terdiri dari
thap pemilihan, kompilasi pemakaian, perhitunganm proyeksi kebutuhan dan tahap penyesuaian
rencana dapat dilakukan menggunakan analisis ABC, VEN.
Pengadaan sediaan farmasi dapat menggunakan dengan beberapa metode yaitu tender terbuka,
859 1000
tender tertutup, pembelian dengan cara tawar menawar dan pembelian langsung. Pengadaan yang
efektif, efisien dan sesuai peraturan yang telah berlaku untuk menjamin ketersediaan sedian farmasi
dan pelayanan Kesehatan yang berkualitas.
541
Alur pemesanan pemesanan sediaan farmasi, terutama obat berbeda-beda. Apoteker sangatlah
berperan dalam pemeseanan sediaan farmasi, hal ini dapat dilihat dari pemesanan yang memerlukan
tanda tangan Apoteker penanggung jawab.
Terimakasih